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Sistema Integrado de Trámite Documentario
Sistema Integrado de Trámite Documentario
INDICE
INTRODUCCION ................................................................................................................. 4
I.
Definicin ...................................................................................................................... 39
5.2.2.
Funcionalidad ............................................................................................................... 40
2
5.2.3.
Naturaleza .................................................................................................................... 42
5.2.4.
Caracterstica ............................................................................................................... 42
5.2.5.
Usos ............................................................................................................................... 43
5.2.6.
5.3.2.
5.3.3.
5.3.4.
5.3.5.
5.4.2.
INTRODUCCION
Los lineamientos para el desarrollo del Gobierno Electrnico en el Per promueven el avance de la Sociedad de la Informacin y del Conocimiento, en base a la
integracin y optimizacin de sus procesos y servicios, facilitando el cumplimiento de sus obligaciones y el desarrollo de sus actividades al servicio del ciudadano, tanto de manera individual o en sus diversas formas de organizacin privada.
Es por tanto necesario, llevar adelante un enfoque de integracin y calidad de
los procesos, con el apoyo de las tecnologas de la informacin y de la comunicacin, transformando la gestin del Estado, aumentando la competitividad global as como el desarrollo empresarial, procurando lograr una sociedad ms
equitativa, integrada y democrtica. En el RENIEC, este enfoque se ha fortalecido con la mejora de procesos internos y con el desarrollo de aplicativos informticos para su mayor eficiencia y eficacia, en un contexto de mejora continua.
En tal sentido, el RENIEC ha desarrollado el Sistema Integrado de Trmite
Documentario SITD, basado en una plataforma informtica que permite la
integracin y la interoperabilidad de la documentacin que generan las diferentes
unidades orgnicas que conforman la Entidad, as como con la diversas entidades del Estado, adems de Entidades privadas, que remiten al RENIEC algn
tipo de informacin que debe ingresar como parte de los procedimientos de la
tramitacin de documentos. El SITD permite un gran ahorro en el uso de papel y
de tinta de impresin, ya que todos los documentos que ingresan a la institucin
y que circulan por funcin, entre las diversas unidades orgnicas estn digitalizados y son direccionados hacia las personas que lo van atender.
El SITD genera pues ahorros en tiempo y recursos que pueden ser destinados
hacia otras tareas prioritarias, as como el menor gasto de papel y tner para la
impresin, apoya las actividades orientadas a la conservacin del medio ambiente.
Es importante sealar que a travs de este sistema se puede realizar un eficiente control del flujo de documentos y del envo de los mismos en formato electrnico protegido con firma digital, lo que permite darle validez legal al documento,
identificar al remitente; y gracias al proceso de almacenamiento de documentos
digitales, garantizar la integridad de los mismos.
Asimismo, permite una total accesibilidad a la informacin, puesto que facilita
consultar cualquier documento, referencia, sustento, documentos relacionados,
etc., sin necesidad de recurrir a archivos fsicos. El aplicativo notifica respecto al
estado de los documentos y plazos de cumplimiento de las disposiciones dadas,
constituyndose en una herramienta fundamental de apoyo a la gestin de todos
los funcionarios. El aplicativo emite todo tipo de reportes estadsticos y nominales, que permiten mejorar la gestin y seguimiento a los documentos.
4
tructura y en general, el apoyo a la poblacin ms vulnerable. Durante los ltimos aos, como resultado del crecimiento econmico y la mejora de los ingresos fiscales, se ha producido un incremento notable del presupuesto pblico, especialmente en lo que se refiere al gasto social (incluyendo obligaciones
previsionales), el cual pas de S/. 25 a S/. 41 mil millones entre el 2005 al
2010, es decir, un incremento equivalente a 63,2%. Si bien el balance de las
metas planteadas en materia social del ltimo ao es positivo, tambin es claro que queda mucho por avanzar.
El Per se encuentra en los pases que redujo ms aceleradamente la pobreza en los ltimos aos en Amrica Latina. Entre el 2005 y 2009 la regin mostr un buen desempeo en lo que se refiere a la reduccin de la pobreza pues
esta se redujo en 6,7 puntos porcentuales y la pobreza extrema lo hizo en 3,6
puntos porcentuales. Como se mencion anteriormente, el efecto del crecimiento econmico se manifiesta en un aumento de los ingresos de los hogares, el cual proviene especialmente de fuentes laborales a travs de una mayor ocupacin o de mejoras salariales.
De otro lado, en los ltimos 5 aos el Per subi 24 puestos en la lista que
mide el ndice de Desarrollo Humano (IDH) al pasar del puesto 87 en el 2005
al 63 en el 2010. Lo que indica importantes mejoras en materia educativa, esperanza de vida as como en los ingresos de los hogares.
Como se mencion anteriormente, uno de los canales de reduccin de la pobreza es el incremento del empleo. As, el empleo urbano en empresas de 10
a ms trabajadores tuvo un crecimiento promedio de 4,2% en el 2010 superior
al 1,3% del 2009 pero todava sin alcanzar las tasas de crecimiento del 2008
9
(8,3%). Adems, los frutos del crecimiento se observan en los mayores ingresos de la poblacin as como en la mejor calidad de vida, que se refleja en
mejoras en indicadores de educacin y salud. En este sentido, si bien se han
dado importantes avances, todava queda mucho por avanzar.
1.4. Reforma y Modernizacin de la Gestin del Estado
El problema actual del Estado no es el de su gran tamao, su supuesta hipertrofia, ni tampoco su aparente excesivo intervencionismo. El tamao del Estado en el Per resulta claramente insuficiente comparado con el tamao del
Estado de pases vecinos o de pases desarrollados teniendo en cuenta la
participacin del Gasto Pblico en el PBI o la proporcin del empleo pblico
sobre en el empleo total. Tambin lo es al reparar en el enorme dficit de
atencin a la poblacin en servicios sociales indispensables. Al revs de lo
que algunos afirman, tambin se sostendr que cuanto ms desarrollada es
una nacin, mayor es el nivel del gasto pblico respecto al PBI, siendo por el
contrario ms bajo en los pases muy atrasados.
La relacin entre el tamao del Estado y el nivel de desarrollo econmico y
social es positiva o complementaria y no a la inversa.
La falta de cobertura y de calidad en la atencin de las necesidades de los
ciudadanos, especialmente de los ms vulnerables, se explica en gran medida por la excesiva concentracin del Estado en Lima y las principales ciudades y la consiguiente inadecuada asignacin de recursos, lo que ha empezado a corregirse con el proceso de descentralizacin en marcha y seguir con
la reforma del Estado.
Los principales problemas identificados en la gestin del Estado son, adems
de la sealada falta de cobertura en la prestacin de servicios, la falta de eficacia en cumplir sus objetivos, la falta de transparencia en su administracin y
la falta de eficiencia en el uso de los recursos. Esto quiere decir que el funcionamiento del Estado genera ms costos que beneficios, que no se conoce
bien qu es lo que hace el Estado, ni cmo lo hace, ni quines son los que
ms pagan y quines los que se benefician ms. No es que el Estado deba intervenir ms o menos sino que debe intervenir bien.
En el plano econmico, la necesidad de reformar el Estado y mejorar la calidad de sus intervenciones, resulta indispensable para elevar la productividad
y la competitividad de las empresas del pas, reduciendo el dficit de empleo
digno y los altos niveles de pobreza. Un Estado moderno es un pilar fundamental para orientar la nacin hacia el desarrollo.
El Estado debe reformarse, entre otras razones, porque:
Primero, subsiste la ineficiencia del sector pblico. Esta ineficiencia se observa mayormente, no tanto en el nmero de trmites a realizar para obtener un
servicio del Estado, sino en el tiempo que tarda la realizacin de cada trmite.
10
Por ejemplo, para instalar una empresa en el Per se requieren 8 procedimientos, siendo la duracin de todo el trmite de 83 das (casi 3 meses); en
Chile los procedimientos son 10 pero la duracin total del trmite es de solo
28 das (menos de un mes). Este conocido caso del largo tiempo necesario
para constituir una empresa en el Per, es un botn de muestra de la muy baja eficiencia de buena parte del aparato estatal peruano para dejar trabajar a
los agentes econmicos.
En segundo lugar, existe an una gran distancia entre el Estado y los ciudadanos. Este alejamiento se origina en la falta de informacin accesible a los
potenciales agentes econmicos y a la sociedad en general y a la falta de
mecanismos de participacin. Existe adems una marcada asimetra en el acceso a la informacin sobre las opciones en las decisiones sobre las polticas
pblicas, los costos que stas suponen y los beneficios que deberan brindar
a la sociedad en su conjunto. Esta falta de acceso para la mayora y la asimetra de informacin restan eficacia a las decisiones polticas, e influyen negativamente en la percepcin de los ciudadanos respecto del Estado.
Estas "fallas" se originan en la manera en que se ha ido configurando la relacin entre el Estado, la economa y la sociedad nacional y en cmo se ha ido
conformando la organizacin interna del Estado. El exceso de regulaciones y
de demoras en los procedimientos limita severamente las oportunidades, traba una relacin eficiente entre Estado y el mercado y fomenta la corrupcin y
la informalidad. La falta de transparencia en la organizacin del aparato estatal impide la fiscalizacin y permite la ocupacin de clientelas polticas en cargos pblicos.
Qu se entiende por un Estado moderno y eficaz?
Un Estado moderno es aquel que orienta su accin al servicio de los ciudadanos y de los agentes econmicos, aumentando progresivamente su capacidad
de gestin, con austeridad y transparencia, sobre la base de una administracin y de instituciones pblicas slidas y transparentes.
En concreto para qu Reformar?
Para tener un Estado ms eficaz, que aporte el mayor beneficio a la poblacin
al menor costo posible. De esta manera se podr ampliar la cobertura en educacin bsica y mejorar su calidad, en salud, en resguardo de la propiedad y
de la seguridad de los ciudadanos. Para tener un Estado ms eficiente, satisfaciendo adecuadamente y a menores costos las necesidades que el sector
privado no cubre con bienes y servicios.
Para tener un Estado que se acerque ms a las personas, cuyas funciones
puedan ser vistas y conocidas por todos, permitiendo fiscalizar el desempeo
institucional de los organismos estatales, institucionalizando la rendicin de
cuentas de todos los funcionarios pblicos, dndole a conocer al contribuyen11
Objetivo 5: Incrementar la productividad y competitividad a travs de la innovacin en la produccin de bienes y servicios, con el desarrollo y aplicacin de las TIC
Objetivo 6: Desarrollar la industria nacional de TIC competitiva e innovadora y con presencia internacional
Objetivo 7: Promover una Administracin Pblica de calidad orientada a la
poblacin
Objetivo 8: Lograr que los planteamientos de la Agenda Digital Peruana
2.0 se inserten en las polticas locales, regionales, sectoriales, y nacionales a fin de desarrollar la Sociedad de la Informacin y el Conocimiento
Normas de E-Government
Ley N 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales. Reglamento de la
Ley de Firmas y Certificados Digitales aprobado mediante Decreto Supremo N 052-2008-PCM, modificado mediante Decreto Supremo N
070-2011-PCM.
Notificaciones Electrnicas, regulada mediante Ley N 27444, (Articulo
20.4), modificada mediante Decreto Legislativo N 1029.
Ley N 28612, Ley que norma el Uso, Adquisicin y Adecuacin del
Software en la Administracin Pblica.
ii.
13
iii.
iv.
v.
14
15
III.
Visin
"El Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil es la Institucin ms
avanzada de Latinoamrica en los aspectos de identificacin y registro civil,
que cuenta con la confianza de la ciudadana y con el reconocimiento internacional por la calidad en la prestacin de sus servicios, al lograr que todos
los peruanos estn identificados y accedan con plena confianza, a travs
del uso de su documento nacional de identidad, a los diversos servicios
Ley N 26300 Ley de los Derechos de Participacin y Control Ciudadanos y su Modificatoria Ley N
29313.
16
Misin
iii.
Mantener actualizado el Registro nico de Identificacin de las Personas Naturales, emitiendo los documentos que acrediten su identidad
con un alto nivel tecnolgico, de calidad y plena seguridad.
Inscribir los nacimientos, matrimonios, defunciones y otros actos que
modifican el estado civil.
Hacer accesible a la poblacin, los servicios pblicos y privados a travs de la certificacin digital, con seguridad tecnolgica y jurdica.
Preparar y mantener actualizado el Padrn Electoral.
Brindar servicios de calidad a la poblacin, sustentado en un Sistema
de Gestin de la Calidad orientado a la permanente mejora continua.
Estructura Organizacional
17
ORGANIGRAMA
SISTEMA INTEGRADO DE TRMITE DOCUMENTARIO
- SITD ESTRUCTURAL DEL RENIEC
HASTA EL TERCER NIVEL ORGANIZACIONAL
OFICINA DE
SEGURIDAD Y
DEFENSA NACIONAL
SUB GERENCIA DE
AUDITORIA
ADMINISTRATIVA
SUB GERENCIA DE
AUDITORIA
OPERATIVA
CONSEJO
CONSULTIVO
JEFATURA NACIONAL
RGANO DE
CONTROL
INSTITUCIONAL
SUBJEFATURA NACIONAL
PROCURADURA
PBLICA
Sub Gerencia de
Planificacin
SECRETARA GENERAL
GERENCIA DE
PLANIFICACIN Y
PRESUPUESTO
Sub Gerencia de
Administracin
Documentaria y
Archivo
Sub Gerencia de
Racionalizacin
Sub Gerencia de
Presupuesto
Sub Gerencia de
Estadstica
CENTRO DE ALTOS
ESTUDIOS
REGISTRALES
GERENCIA DE IMAGEN
INSTITUCIONAL
GERENCIA DE
ADMINISTRACIN
GERENCIA DE
INFORMTICA
GERENCIA DE
RECURSOS
HUMANOS
Sub Gerencia de
Capacitacin
Sub Gerencia de
Prensa y
Comunicaciones
Sub Gerencia de
Contabilidad
Sub Gerencia de
Planificacin e
Innovacin
Tecnolgica
Sub Gerencia de
Administracin de
Personal
Sub Gerencia de
Investigacin
Acadmica
Sub Gerencia de
Relaciones
Pblicas
Sub Gerencia de
Tesorera
Sub Gerencia de
Operaciones
Telemticas
Sub Gerencia de
Desarrollo Humano
Sub Gerencia de
Logstica
Sub Gerencia de
Ingeniera de Software
Sub Gerencia de
Asuntos Laborales
Sub Gerencia de
Servicios Generales
Sub Gerencia de
Soporte Tcnico
Operativo
Sub Gerencia de
Control
Patrimonial
Sub Gerencia de
Gestin de Base de
Datos
GERENCIA DE
OPERACIONES
REGISTRALES
GERENCIA DE
REGISTROS
CIVILES
GERENCIA DE
PROCESOS DE
REGISTROS
CIVILES
GERENCIA DE
REGISTROS DE
IDENTIFICACIN
GERENCIA DE
ASESORA JURDICA
GERENCIA DE
RESTITUCIN DE LA
IDENTIDAD Y APOYO
SOCIAL
Sub Gerencia de
Sistematizacin
Jurdica
GERENCIA DE
CERTIFICACIN Y
REGISTRO DIGITAL
Departamento de
Evaluacin Registral
Sub Gerencia de
Apoyo
Administrativo
Sub Gerencia de
Gestin Tcnica
Normativa de
Registros Civiles
Sub Gerencia de
Integracin de
Registros Civiles
Sub Gerencia de
Control y
Fiscalizacin
Sub Gerencia de
Fiscalizacin y
Evaluacin de
Registros Civiles
Sub Gerencia de
Procesamiento de
Registros Civiles
Sub Gerencia de
Actividades
Electorales
Jefaturas Regionales
Sub Gerencia de
Depuracin de
Registros Civiles
Sub Gerencia de
Procesamiento de
Identificacin
Sub Gerencia de
Restitucin de la
Identidad
Sub Gerencia de
Certificacin Digital
Sub Gerencia de
Apoyo Social
Sub Gerencia de
Registro Digital
Sub Gerencia de
Depuracin de
Identificacin
Sub Gerencia de
Archivo Registral Fsico
18
iv.
19
v.
Producto
Seguimiento
Poblacin
Registro de Identificacin
DNI
Mayores de 18 aos
Menores de 18 aos
Registros
Civiles
Certificacin
Digital
Certificado
Digital
Padrn Electoral
Padrn Electoral
Otorgamiento de
Servicios
Suministro de
Informacin
Total de la Poblacin
Personas Naturales
Personas Jurdicas
Sistema Electoral
Entidades Pblicas y
Privadas
Entidades Pblicas y
Privadas
Ciudadana
Organizaciones Polticas
Ciudadana
20
Digital
Electoral
de Servicios
Procesos de Soporte
Soporte
Administrativo
Planeamiento
Estratgico
Soporte
Tecnolgico
Control de
Gestin
Recursos
Humanos
Mejoramiento
Procesos de Gestin
Mejora
Continua
Mejora
Continua
CertificacinCertificacin
PadrnEmisin deOtorgamiento
Actualizacin
Otorgamiento
de Datos
Digital
Documentos
de Servicios
Proveedores
A travs del Mapa de Procesos podemos definir quines son los clientes y
proveedores del RENIEC, los Procesos Clave y los Procesos Estratgicos
(Planeamiento Estratgico, Control de Gestin, Mejoramiento Continuo) y de
Soporte (Administrativo, Tecnolgico, de Recursos Humanos).
Para una mejor comprensin de las Actividades que realiza el RENIEC, se
presenta a continuacin los flujogramas de los Procesos Clave siendo estos:
Registros de Identificacin
Registros Civiles
Padrn Electoral
Certificacin Digital
Otorgamiento de servicios
21
Oficina
Registral
SGAA
Inicio 2
Inicio 3
Fin
Solicitud de
Tramite de DNI
Solicitud de DNI
Duplicado va Agencia
Solicitud de DNI
Duplicado va Web
Recibe DNI
Captura de datos
del ciudadano
Ficha Registral
Despacho
de Fichas
Registrales
Aprobacin y
Evaluacin en
Ventanilla
Entrega DNI
al ciudadano
Ficha Registral
desaprobada
Recepcin
de DNI
Despacho
DNI
SGPI
SGDI SGTIG
Digitalizacin
formulario
para DNI
Evaluacin
de Fichas
Registrales
DNI
Conforme?
Despacho de
Fichas
Registrales
Impresin
del DNI
NO
Suplantacin?
Evaluacin
Habilitaciones
y
Cancelaciones
SGARF
Notificacin
al
Ciudadano
Componer de
Fichas Registrales
Aprobadas
SGSTO
Gerencia
Informt.
Gerencia de Registros de
Identificacin - GRI
NO
Ingreso de datos
de ciudadanos y
registro de fichas
registrales
Aprobacin
Sistemtica
A
NO
Verificacin
AFIS
A
Generacin
de Lotes de
Impresin
Inicio 1
Solicita Registro de
Hecho Vital
Recepcin de Primera
copia de Acta
NO
Recepcin de Solicitudes de
Registro de hechos vitales
Cumple
requisitos?
Registro en
lnea?
SI
Recepcin de copia
de Acta
Fotocopiado de
Acta manual
NO
Jef. Regionales
Gerencia de
Operaciones
Cliente
SI
Fin 1 - 2
Acta Registral
(Copia)
Acta Registral
(Primera copia)
Impresin de Acta
y fotocopiado
SGPRC
Evaluacin Previa y
Generacin de OP
SI-
Recepcin y Etiquetado
Registro
Desempaste
Empate
Siste
ma de
RRCC
Digitacin
Evaluacin Registral
Reposicin?
Recepcin de los
libros de las OREC
Impresin de Actas
Registrales
Inventariado de
Registros de Actas
Reposicin a
ORECs
Fin 3
A ORECs
Reposicin de Actas
Inicio 3
Devolucin a
SNA
Solicitud de Libros de
Actas R. al Sistema
Nacional de Archivos
Fin 3
A SNA
SGGTNRC
Evaluacin
Coordina Distribucin de
Libros en blanco a
ORECs
Actualizacin de
Registradores Civiles
Fin 4
A ORECs
Represent
ante de la
FE Pblica
Recepcin de solicitud
de creacin de OREC
Gerencia de
Identificacin
SGARF
SGSTO
Control de Calidad a
muestra aleatoria
Gerencia de
Informtica
JNAC
Reposicin o
RAR?
SI
Inicio 2
Inicio 4
Gerencia
RR CC
Digitalizacin y
Control de Imgenes
A
-
SGIRC
Incorporacin de ORECs
Aprobacin y Firma
Digital
Archivo SGARF
Generacin Y Grabacin
De Microformas
Preparacin de
FileSystem
Aprobacin
22
Recepcin
de Listas del
Padrn
Inicial
Previa Verificacin
del Padrn Inicial en
el RUIPN
Entrega de Listas
y Kits Electorales
a Publicadores
Publicacin del
Padrn Inicial a
Nivel Nacional
Coordina con el
JNE y la ONPE la
entrega
Elaboracin de
la Lista Previa
Procesamiento de
Depuracin
SGGBD
SGDI
SGPI
SGAE
SGADA
Impresin del
Padrn Inicial
RUIPN
Generacin del
Padrn Electoral
SGAP
Contratacin de
Publicadores para el
Despliegue de
Publicacin
SGLG
JNAC
RENIEC
JNE
Recepcin del
Padrn Electoral a
90 das antes de elecciones
Compra de los
Kit`s Electorales
Fin
Solicitud de Modificacin /
Revocacin / Suspensin
de Certificado Digital
Solicitud de Emisin
de Certificado Digital
Persona Natural
Gerencia de
Registro de
Identificacin
Oficina
Registral
(GOR)
Inicio 1
Verificacin de
Capacidad
Generacin de
Certificado Digital
Gerencia de
Certificacin y
Registro Digital
Inicio 2
Gerencia
de
Informtica
Entrega de
Certificado Digital
Solicitud de Emisin
de Certificado Digital
Persona Jurdica
Inicio 4
Solicitud de Modificacin /
Revocacin / Suspensin
de Certificado Digital
Inicio 5
Notificacin de Vencimiento
al Ciudadano o Persona
Jurdica
Autenticacin
de Identidad
(AFIS)
Modificacin /
Revocacin / Suspensin
de Certificado Digital
Entrega de
Certificado
Digital
Re emisin de
Certificado Digital
Mantenimiento de
Servicios de Certificacin
Digital
23
Servicios Informticos
o Servicio de Telefona IP
25
o Servicio de Internet
26
3.4.2.
Consultas
Emis
in y
Recep
cin
de D
ocum
ento
27
1
Carga Input
Afis
APROBACIONES
Motor
Biometrico
Central
Interface
de envio
de
busquedas
Estacin de
Verificacin de
Apoyo a los peritos
Dactiloscopicos
AFIS
Interface
de
recepcion
de
Resultado
s
ACTUALIZA
ANI
3
PAAF
GENERA
2D5
GENERA
LOTES DE
IMPRESION
2
Examen Pericial
sumario
Aplicativo de ejecucin
presupuestal
Usuario GC
www
Registro de Compromisos
Servidor de reportes
WAN
SIAF
Datos
Registro de Acreditaciones
Usuario GPP
Base de datos
Administrativo
www
Aplicativo de control
presupuestal
28
o Solucin WORM
29
o Sistema Unicenter
3.4.4.
Infraestructura de telecomunicaciones
o Servidor de Dominio
o Telefona IP
o Video Vigilancia IP
30
o Radioenlaces
3.4.5.
Base de Datos
o Base de datos de Identificacin (Registro nico de Identificacin de Personas
Naturales - RUIPN)
o Base de datos de Registros Civiles
(RRCC)
3.4.6.
31
32
3.4.7.
Adopcin de estndares
6.3 Aseg.
de la Calidad
Calidad
5.3 Desarrollo
EVS
ASI
DSI
CSI
IAS
6.4 Verificacin
5.4 Operacin
6.5 Validacin
5.3
Desarrollo
6. PROCESOS DE APOYO
DEL CICLO DE VIDA
6.1 Documentacin
5.1 Adquisicin
5.5 Mantenimiento
5.5
Mantenimiento
6.7 Auditora
MSI
Planificacin de
Sistemas
de Informacin
PSI
7.2 Infraestructura
7.3 Mejora
7.4 Recursos
Humanos
o Estndares AFIS
33
3.4.8.
Prospectiva tecnolgica
Base de Datos
RUIPN
Servicios
EXTERNOS
RUIPN
(1) Control de
calidad de los
sistemas
informticos en
la base de
datos.
Replicacin
ONLINE de
datos DATAGUARD
Servicios de la
Lnea de
Produccin del
DNI
(2) Pase a
produccin del
Sistema
Informtico
Sistemas
Informaticos
Verificados
Base de Datos de
Procesamiento histrico
(solo datos)
Base de Datos
RUIPN
Servicios
EXTERNOS
Discover
RUIPN
Replicacin
ONLINE de
datos DATAGUARD
Cotejo Masivo
Servicios de la
Lnea de
Produccin del
DNI
Padrn
electoral
Informacin
estadistica
Instalacin de nuevas
herramientas para
explotacin de datos
histrica.
o Auditoria y Seguridad de las bases de
datos del RENIEC en base a la Norma
Tcnica Peruana ISO/IEC 17799
34
IV.
tura comercial y la inversin extranjera directa, establecer reformas estructurales, invertir en capital humano, contar con infraestructura fsica de calidad y
promover la descentralizacin.
Son polticas que deben mantenerse en el tiempo e independientes del gobierno de turno.
Por esta razn, el objetivo del pas es incrementar de manera permanente la
productividad lo cual debe ser considerado como una poltica de estado.
El sector telecomunicaciones es uno de los principales receptores de la inversin extranjera directa (I+D), pues a diciembre de 2009 ha captado el
19,5% del total del stock, que asciende a US$ 18.840 millones. Solo la minera supera ligeramente a este sector, al absorber el 21% de las inversiones.
Del mismo modo, el acceso a telefona fija a nivel de hogares mantiene una
presencia cercana al 30% en los ltimos aos. La disponibilidad de telefona
mvil (celular) en los hogares experimenta una tendencia al alza, pasando de
16% en 2004 a 73% en 2010. Por otro lado, el 25,1% tiene acceso a la televisin por cable, el 23,5% cuenta con computadora y 13,4% tiene instalado internet en sus hogares.
Amrica Latina se encuentra rezagada respecto a la asignacin de recursos
a favor de la investigacin y desarrollo (I+D). Los pases latinoamericanos
gastan mucho menos en I+D que los pases de altos ingresos. El promedio
de la regin en cuanto a la asignacin de estos recursos es de 0,6% de su
producto bruto interno (PBI), estando el Per por debajo, pues apenas asigna
el 0,15% de su PBI. En trminos de gasto en I+D por habitante, la brecha del
Per frente al resto del mundo es enorme.
Los Estados Unidos gasta 138,8 veces ms que el Per en esta materia; Canad, 80,6; Espaa, 43,6; Portugal, 31,2; y, Brasil, 12. Asimismo, se destaca
la relevancia y el presupuesto asignados por las empresas en los pases
desarrollados al gasto en investigacin y desarrollo, en comparacin con lo
limitado que es en nuestra regin, resaltando que dentro de los limitados recursos que esta ltima aplica a I+D el mayor porcentaje corresponde a los
gobiernos y no a las empresas.
De acuerdo a lo antes expuesto, podemos concluir que el aporte de las TIC
en el desempeo de la economa peruana se sita por debajo del promedio
de Amrica Latina y muy lejana en relacin con economas desarrolladas,
siendo recomendable que las TIC tengan una mayor trascendencia en la
agenda econmica para la productividad, especialmente en sectores como el
agropecuario, pesca, comercio y servicios. Finalmente, se debe de introducir
agresivamente la TIC en las instituciones educativas a todo nivel, creando
una conciencia y un clima que tenga como objetivo incrementar la productividad, la competitividad y por esta va la tasa de crecimiento del PBI, generando ms y mejor empleo productivo, mayores ingresos y, por ende, reducir de
36
37
V.
La LPAG regula en el Sub-Captulo III, artculos 76 y siguientes, la Colaboracin entre entidades; al respecto, en el numeral 76.1 del citado artculo 76
indica que: Las relaciones entre entidades se rigen por el criterio de colaboracin, sin que ello importe renuncia a la competencia propia sealada por
ley.
38
Atendiendo a dicho criterio de colaboracin, en el numeral 76.2.2 del artculo 76 de la LPAG se manifiesta que las entidades deben: Proporcionar directamente los datos e informacin que posean, sea cual fuere su naturaleza
jurdica o posicin institucional, a travs de cualquier medio, sin ms limitacin que la establecida por la Constitucin o la ley, para lo cual se propender a la interconexin de equipos de procesamiento electrnico de informacin, u otros medios similares.
En ese sentido el RENIEC, desarrolla polticas de desarrollo, investigacin,
innovacin y accesibilidad para la mejora de su gestin interna y externa, as
como la concientizacin de las TIC para el acceso a la informacin y comunicacin, en favor de todas las clases sociales.
5.2. Descripcin del servicio
5.2.1. Definicin
El Sistema Integrado de Trmite Documentario (SITD) es un software automatizado de gestin administrativa y de uso interno (dentro de la institucin),
el cual tiene como caracterstica principal, el reconocimiento jurdico de los
documentos emitidos, mediante la incorporacin de la credencial digital (Certificado Digital) y el registro de la Firma Digital en los documentos digitales en
formato PDF, emitidos por el personal de la organizacin a nivel de todas las
dependencias funcionales; constituyndose en uno de los primeros sistemas
innovadores en su gnero en la administracin pblica en Amrica Latina.
A travs de este sistema se puede realizar un eficiente control del flujo de
documentos y del envo de los mismos en formato electrnico protegido con
firma digital, lo que permite darle validez legal al documento, identificar al remitente; y gracias al proceso de almacenamiento de documentos digitales,
garantizar la integridad de los mismos.
Asimismo, permite una total accesibilidad a la informacin, puesto que facilita
consultar cualquier documento, referencia, sustento, documentos relacionados, etc., sin necesidad de recurrir a archivos fsicos. El aplicativo notifica
respecto al estado de los documentos y plazos de cumplimiento de las disposiciones dadas, constituyndose en una herramienta fundamental de apoyo a
la gestin de todos los funcionarios. El aplicativo emite todo tipo de reportes
estadsticos y nominales, que permiten mejorar la gestin y seguimiento a los
documentos.
De esta manera, al administrar el archivo electrnico de manera centralizada,
se dispone de manera inmediata de toda la documentacin, permitiendo
acortar al mximo los tiempos de espera y obteniendo en tiempo real, informacin del estado y lugar exacto de un documento, as como del responsable de la gestin del mismo.
39
El uso del Sistema Integrado de Trmite Documentario (SITD) propicia la reduccin de costos asociados a la Gestin Documentaria y al uso del papel,
contribuyendo con la Gestin Administrativa Digital Cero Papel, as como
con la preservacin del medio ambiente debido a su alto ndice de omisin de
uso de papel.
5.2.2. Funcionalidad
El Sistema Integrado de Trmite Documentario (SITD) soporta el flujo documentario para la atencin de trmites administrativos, partiendo de la recepcin y digitalizacin de los documentos fsicos recibidos en Mesa de Partes y
dirigidos a las distintas Unidades Orgnicas de la institucin, los cuales, una
vez llevados a su forma digital siguen el flujo de trabajo respectivo para su
atencin.
40
5.2.3. Naturaleza
Su eficiencia radica en que utiliza tecnologa actual para brindar una comunicacin eficiente, segura y confiabilidad en el manejo de los documentos de la
institucin, lo cual ha generado un cambio de paradigma destinado a combatir los problemas generados por el manejo burocrtico de la gestin documentaria. Al ser utilizado en una Intranet o en la Internet, se consigue la independencia geogrfica en la administracin de los trmites documentarios,
permitiendo la disponibilidad de los mismos en cualquier momento y desde
cualquier lugar durante las 24 horas del da, garantizndose que los datos
que viajan por la web estn protegidos de accesos no autorizados al utilizar
mtodos seguros en la transmisin de datos.
Con el uso de este sistema automatizado de gestin documentaria, se reducen los problemas generados por el manejo burocrtico del trmite documentario. Adems, la integracin al Certificado Digital del DNI electrnico y la extensin de la Firma Digital con el Documento Nacional de Identificacin electrnico (DNI-e), permitirn la autenticacin de la persona usuaria sistema de
manera indubitable, lo que lo convierten en uno de los sistemas innovadores
en su gnero en la administracin pblica en el Per y Amrica Latina el
mismo que se encuentra registrado y patentado en INDECOPI.
El SITD del RENIEC es un sistema automatizado que genera documentos a
lo largo del trmite en formato PDF y los firma digitalmente. Como consecuencia del uso de firmas digitales es posible garantizar la autenticidad de los
documentos generados, lo que soluciona el problema de la existencia de una
sola copia fsica del expediente en aquellas instituciones que an siguen
apostando por el sistema manual. De esta manera, permite el acceso inmediato y concurrente a cualquier documento generado en el sistema, de cualquier persona involucrada en el trmite, sin importar el lugar en la que se encuentre; a la vez que contribuye a un factor importante en la preservacin del
medio ambiente y contribuyendo con la eco eficiencia.
5.2.4. Caracterstica
El Sistema Integrado de Trmite Documentario (SITD) es un aplicativo web
que forma parte del Sistema Integrado Administrativo del RENIEC (SIA), enlazando 146 oficinas del RENIEC a nivel nacional, mediante una comunicacin de lnea dedicada.
El Sistema Integrado de Trmite Documentario (SITD) presenta las siguientes principales caractersticas tcnicas:
Consultas
Emis
in y
Rece
pcin
d e Do
cume
n
tos
5.2.5. Usos
El Sistema Integrado de Trmite Documentario (SITD) es de uso interno en la
institucin, y debido a su diseo tecnolgico y al grado de madurez que ha
alcanzado su uso, est preparado para ser usado en los diferentes organismos del sector pblico, actualmente se encuentra instalado en el Consejo
Nacional de la Magistratura, en la Corte Superior del Distrito Judicial de Lima
Sur, se ha firmado convenio de transferencia de este aplicado con el Ministerio del Interior y se encuentra en proceso de firma de convenio con el Despacho de la Presidencia de Republica, as como con la Academia de la Magistratura, y en proceso de evaluacin con la SUNAT e INGEMET, pudiendo
tambin adaptarse para el sector privado.
Se estima que la aplicacin del producto se extender en forma dinmica a
nivel del sector pblico, en los prximos meses con la puesta en produccin
de la Planta de Certificacin Digital PKI (Public Key Infrastructure), a cargo
del RENIEC en el Per, de la Infraestructura de Clave Pblica con lo cual se
abrir paso al uso progresivo de los certificados digitales y la firma digital facilitando el comercio electrnico.
43
El Sistema Integrado de Trmite Documentario (SITD) ha sido desarrollado ntegramente en el Per por profesionales de la Gerencia de Informtica del
Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil (RENIEC). Luego de realizar
un anlisis prospectivo de las innovaciones tecnolgicas, congruentes con
las megas tendencias en lo referente a la modernizacin y la gestin pblica,
teniendo como objetivo el brindar apoyo en las actividades administrativas de
la institucin en dos rubros principales: el Flujo de Documentos y de Expedientes.
El RENIEC es la nica Institucin del Sector Pblico que hace uso de un sistema automatizado que implica el uso de tecnologas de firmas y microformas
digitales, considerndose este sistema uno de los ms innovadores en su gnero en la administracin pblica en Amrica Latina.
5.3.2.
45
Grafico N 5.3.2.1: Uso del SITD en las 14 Jefaturas Regionales del RENIEC
5.3.3.
a. Originalidad
El Sistema Integrado de Trmite Documentario (SITD) es original debido a
que ha sido desarrollado ntegramente por profesionales del RENIEC, en
base al flujo de negocio institucional y como respuesta a las perspectivas
de competitividad para facilitar la gestin por resultados bajo un enfoque de
procesos.
b. Tecnologa Utilizada
Este aplicativo integra una serie de herramientas tecnolgicas, como base
de datos Oracle, lenguaje de programacin Oracle Forms/Reports, software
de oficina Office Word y Acrobat Professional, as como un software propio
para la generacin de la Firma Digital, en caso que no se contara con licencias Acrobat Professional. Todo esto operando en una infraestructura
computacional distribuida a nivel nacional.
46
Para el desarrollo del Sistema Integrado de Trmite Documentario se tomaron en cuenta los siguientes conceptos tecnolgicos:
Cliente /
Servidor
Base de Datos Web
Aplicaciones
Criptografa
Cliente
de
(terminales usuarios)
Clave Pblica
Compilados
Servidores
Plataformas
de Desarrollo
Software
Software
Sistema Operativo
Requerimiento mnimo:
Equipo InformQuad Core Intel 2.67 Mhz, RAM 6 GB, 500 GB
tico
Disco Duro.
Software
Oracle Aplication Server 10g.
Sistema Opera- Red Hat Linux Server Enterprise Edition 5.3 o Red
tivo
Had.
Requerimiento mnimo:
Equipo InformQua Core Intel 2.67 Mhz, RAM 6 GB, 500 GB Distico
co Duro.
Sistema Operativo
Windows 2003.
47
Scanner de Produccin
5.3.4.
48
Acciones a
realizar
Alerta de
Documentos
49
b) Emisin - Visualizacin
Visualizacin de documento
firmado
electrnicamente
50
c) Seguimiento
5.3.5.
51
2006
2007
2008
2009
2010
Julio
Septiembre
Octubre
Marzo
Abril
Enero
Julio
Agosto
Enero
2011
Etapa II
2005
Etapa I
2004
Incorporaci de software
propio para la generacin de
firmas digitales
Incorporacin de Certificados
y Firmas Digitales (Uso del
Adobe Acrobat Professional
para la generacin de firmas
digitales)
Leyenda
Etapas
Recursos
Fecha
Desarrollo - Etapa I
5 Recursos (8 horas/da)
Desarrollo - Etapa II
2 Recursos (8 horas/da)
Capacitacin
3 Recursos (4 horas/semana)
Estabilizacin
2 Recursos (2 horas/da)
Mantenimiento
1 Recurso (2 horas/semana)
52
Mant.
Estab.
Capacit.
Desarrollo
3 personas (1 hora/da)
Tiempo
8 meses
2 personas (2 horas/
da)
Personas
Cantidad horas
invertidas
Tiempo
Personas
Cantidad horas
invertidas
24,240
S/. 303,000.00
720
S/. 9,000.00
960
S/. 12,000.00
495
S/. 6,187.50
720 horas
960 horas
66 meses
1 persona (0.25 horas/
da)
495 horas
Costo Total Aproximado en Recursos (Soles):
S/. 330,187.50
Nota:
(1) Se ha considerado para cada mes: 30 das calendario.
(2) Se ha considerado que el costo aprox. por recurso por hora es S/.12.50.
53
Costo de licenciamiento del software Adobe Acrobat Profesional segn la cantidad de usuarios que acceden al sistema.
Licencias
Adobe Acrobat Profesional (Adquisicin)
Adobe Acrobat Profesional (Renova(4)
cin)
Costo
Aproximado
(Soles)
Cantidad Usuarios
(3)
Aproximado
Costo Total
(Soles)
S/. 336
(1)
100
S/. 33,600
S/. 280
(2)
100
S/. 84,000
S/. 117,600
Nota:
(1) El costo aprox. por adquisicin de licencias Adobe Acrobat Reader por usuario es US$120
(T.C: S/2.80 )
(2) El costo aprox. por renovacin anual de licencias Adobe Acrobat Reader por usuario es
US$100 (T.C: S/2.80 )
(3) El nmero de usuarios corresponde al nmero de funcionarios ms algunas personas claves
que requeran firmar documentos. Luego de que se implement el aplicativo propio de RENIEC
para la generacin de firmas digitales, se extendi el nmero de usuarios, segn la necesidad
de cada Unidad Orgnica, y sin restriccin por el licenciamiento del Adobe Acrobat Profesional,
puesto que ya no se requera de su uso.
(4) Se ha considerado la renovacin por 3 aos (2008, 2009 y 2010), debido a que en el 2010
se implement el aplicativo para la generacin de firmas digitales y ya no se requera que los
usuarios cuenten con licencia de Adobe Acrobat Profesional.
54
Por qu es Exitoso
Simplificacin administrativa.
Optimizacin del flujo documentario.
Mejora en los tiempos de atencin y traslado de documentos administrativos.
Eliminacin del archivo fsico.
Reduccin del gasto administrativo.4
Tecnologa de punta
o
o
o
Gobierno Electrnico
o
55
o
o
La administracin de la emisin y recepcin de documentacin administrativa que fluye por la organizacin (workflow documentario).
Eficiente control y seguimiento del flujo de documentos a nivel de
estados y tiempo de atencin, as como el manejo de alertas para
los pendientes y los vencidos enlazados con procesos determinados.
Seguimiento y control para atencin oportuna de los requerimientos.
o
o
Autenticidad de los documentos electrnicos emitidos por el sistema, la cual est respaldada por la utilizacin de firmas digitales, lo
cual asegura la integridad de los mismos.
Seguridad garantizada respecto a la prdida y/o modificacin de
documentos, al contar con registros de auditora en el sistema.
Solucin Integrada
o
o
5.3.7.
57
Cantidad
Aproximada de
Usuarios
Costo Aproximado
de Licenciamiento
por Ao
(2)
(soles)
100
300
S/. 120,000
2010
1525
300
S/. 457,500
(3)
2011
2232
300
S/. 669,600
(3)
Ao
2005-2009
(1)
Nota:
(1) Antes de la implementacin del aplicativo propio de RENIEC para la generacin de
firmas digitales.
(2) Costo promedio aprox. de licenciamiento (adquisicin y renovacin) del Adobe Acrobat Profesional por ao y por usuario: US$110 (T.C.: S/.2.8).
(3) Se ha calculado el valor del costo de licenciamiento del Adobe Acrobat Profesional por
ao y por el nmero total de usuarios, en el supuesto que an no se contara con el aplicativo propio de RENIEC y se tuviera que pagar por el licenciamiento del Adobe Acrobat
Profesional.
58
Del grfico presentado, se observa que el incremento anual de documentos emitidos por el SITD supera los 100,000 documentos respecto al ao
anterior. Dicho de otra forma, el uso del SITD permite prescindir del consumo de ms de 600 millares de hojas de papel cada ao, con una proyeccin creciente en la cantidad de documentos administrativos emitidos.
59
Ao
2005
180,528
1,083,168
S/. 0.15
S/. 162,475
2006
360,235
2,161,410
S/. 0.15
S/. 324,212
2007
497,056
2,982,336
S/. 0.15
S/. 447,350
2008
591,401
3,548,406
S/. 0.15
S/. 532,261
2009
695,895
4,175,370
S/. 0.15
S/. 626,306
2010
871,747
5,230,482
S/. 0.15
S/. 784,572
2011
960,686
5,764,116
S/. 0.15
S/. 864,617
24,945,288
(3)
1,995.62
COSTO TOTAL
DOCUMENTOS
(SOLES):
S/. 3,741,793
Nota:
(1) Se ha considerado que cada documento est compuesto aproximadamente por 6 hojas,
teniendo en cuenta que en la emisin de documentos fsicos se adjuntan anexos y referencias fotocopiadas.
(2) El Costo aproximado en nuevos soles por hoja impresa incluye el costo de las hojas y el
costo de los cartuchos de tinta (Fuente: Sub Gerencia de Logstica - Gerencia de Administracin - RENIEC).
(3) Se ha considerado que cada hoja pesa 80 gr.
SITD -RENIEC
Documentos Emitidos
Entre Sedes
[1]
2005
46,020
S/. 3.00
S/. 138,060
2006
111,615
S/. 3.00
S/. 334,845
2007
207,753
S/. 3.00
S/. 623,259
2008
263,249
S/. 3.00
S/. 789,747
2009
317,625
S/. 3.00
S/. 952,875
2010
452,449
S/. 3.00
S/. 1,357,344
2011
544,385
S/. 3.00
S/. 1,633,155
Costo Total De
Envo (Soles)
[1] X [2]
S/. 5,829,285
Nota:
1) El Costo aproximado de envo por sobre entre Lima y provincias es de
S/.6.43 hasta 1 Kg. Se ha considerado que cada sobre puede contener
hasta dos documentos y que cada documento puede contener hasta 6 hojas en formato A4 de 80 gr. cada hoja. (Fuente: Sub Gerencia de Logstica
- Gerencia de Administracin - RENIEC).
61
Indicador de Resultados
5.4. Replicabilidad
Se ha tomado como base el indicador que son 15 los rboles que la industria papelera demanda para
fabricar una tonelada de papel.
62
El proceso gradual y gratuito de la licencia de uso del software a las instituciones del Estado, mediante la firma de convenios con el RENIEC, facili63
VI.
El Sistema Integrado de Trmite Documentario (SITD) es un software automatizado de gestin administrativa y de uso interno (dentro de la institucin), el cual tiene como caracterstica principal, el reconocimiento jurdico
de los documentos emitidos, mediante la incorporacin de la credencial
digital (Certificado Digital) y el registro de la Firma Digital en los documentos digitales en formato PDF, emitidos por el personal de la organizacin a
nivel de todas las dependencias funcionales; constituyndose en uno de
los primeros sistemas innovadores en su gnero en la administracin pblica en Amrica Latina.
A travs de este sistema se puede realizar un eficiente control del flujo de
documentos y del envo de los mismos en formato electrnico protegido
con firma digital, lo que permite darle validez legal al documento, identificar al remitente; y gracias al proceso de almacenamiento de documentos
digitales, garantizar la integridad de los mismos.
Asimismo, permite una total accesibilidad a la informacin, puesto que facilita consultar cualquier documento, referencia, sustento, documentos relacionados, etc., sin necesidad de recurrir a archivos fsicos. El aplicativo
notifica respecto al estado de los documentos y plazos de cumplimiento
de las disposiciones dadas, constituyndose en una herramienta fundamental de apoyo a la gestin de todos los funcionarios. El aplicativo emite
todo tipo de reportes estadsticos y nominales, que permiten mejorar la
gestin y seguimiento a los documentos.
De esta manera, al administrar el archivo electrnico de manera centralizada, se dispone de manera inmediata de toda la documentacin, permitiendo acortar al mximo los tiempos de espera y obteniendo en tiempo
real, informacin del estado y lugar exacto de un documento, as como del
responsable de la gestin del mismo.
El uso del Sistema Integrado de Trmite Documentario (SITD) propicia la
reduccin de costos asociados a la Gestin Documentaria y al uso del
papel, contribuyendo con la Gestin Administrativa Digital Cero Papel,
64
65
VIII. Siglas
AFIS
BID
BM
BNDES
CEPAL
CIAT
CNL
CODESI
COMTRADE
CRI
CT&I
DB
DNI
DNI-e
EFTA
ENAHO
EsSalud
FMI
FSV
GRADE
I+D
IDH
IEC
IED
IFC
IGC
ILPES
INDECOPI
INEI
INFOLEG
IOFE
IP
ISO
IVA
JUNTOS
MINSA
MMM
MTC
NGE
NTP
OCDE
ONPE
ORA
PAAF
PBI
PCM
PEA
PEA
Pe-CERT
PISA
PNP
PSC
PVM
RENIEC
RICYT
RRCC
RUIPN
SEGIB
SIO
SITD
SMS
SPAM
SUNARP
SUNAT
SVB
TIC
TLC
TPC
UNESCO
VPN
WEF
IX.
Anexos
68
Nombres y Apellidos
Mariano Cucho
Espinoza
Unidad Orgnica
Sub Jefatura Nacional
Cargo
Sub Jefe Nacional
Actividades que
desarrollo
Lder del Proyecto
E-mail /Telfono
mcucho@reniec.gob.pe
511-3152700 anexo 1105
Francisco Rios
Villacorta
Amparo Ortega
Campana
Adelmo Cancino
Cancino
Sub Gerente de
Planificacin
Especialista en
Gestin por
Procesos
Desarrollo del
Informe
Especialista en
Gestin de
Proyectos y
Procesos
Desarrollo del
Informe
Especialista en
Procesos
Desarrollo del
Informe
Desarrollo del
Informe
frios@reniec.gob.pe
511-3152700 anexo 1032
hlanda@reniec.gob.pe
511-3152700 anexo 1126
aortega@reniec.gob.pe
511-3152700 anexo 1125
acancino@reniec.gob.pe
511-3152700 anexo 1112
Gonzalo Snchez
Lorenzo
Gerencia de Informtica
Especialista en
Gestin por
Procesos y de
Calidad
Desarrollo del
Informe
Especialista en
Tecnologa de
Informacin
Desarrollo del
Informe
Sub Gerente de
sistematizacin
Jurdica
gsanchezl@reniec.gob.pe
511-3152700 anexo 1113
nbravo@reniec.gob.pe
511-3152700 anexo 1351
uortiz@reniec.gob.pe
511-3152700 anexo 1070
69
70
71