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MS Excel
INTRODUCCIN
La hoja de clculo Excel de Microsoft es una aplicacin integrada en el entorno Windows
cuya finalidad es la realizacin de clculos sobre datos introducidos en la misma, as
como la representacin de estos valores de forma grfica. A estas capacidades se suma
la posibilidad de utilizarla como base de datos.
Excel trabaja con hojas de clculo que estn integradas en libros de trabajo. Un libro de
trabajo es un conjunto de hojas de clculo y otros elementos como grficos, hojas de
macros, etc. El libro de trabajo contiene 16 hojas de clculo que se pueden eliminar,
insertar, mover, copiar, cambiar de nombre, etc.
Cada una de las hojas de clculo Excel es una cuadrcula rectangular que tiene 16.384
filas y 256 columnas. Las filas estn numeradas desde el uno y las columnas estn
rotuladas de izquierda a derecha de la A hasta la Z, y con combinaciones de letras a
continuacin. La ventana muestra slo una parte de la hoja de clculo. La unidad bsica
de la hoja de clculo es una celda. Las celdas se identifican con su encabezamiento de
columna y su nmero de fila. La hoja de clculo se completa introduciendo texto, nmeros
y frmulas en las celdas.
Con Excel pueden hacerse distintos tipos de trabajos: Hojas de Clculo, Bases de Datos y
Grficos, de lo que se tratar en este manual, pero tambin Macros (un documento similar
a una hoja de clculo que contiene grupos de instrucciones para realizar tareas
especficas.
MS EXCEL
PRACTICA No. 1
MANEJO DE EXCEL
CONSIDERACIONES TEORICAS:
Microsoft Excel es un programa de hoja de clculo electrnica que funciona en las
computadoras que utilizan Windows como plataforma. Una hoja de clculo
electrnica se utiliza para preparar documentos con acabado profesional
realizando clculos numricos con rapidez y precisin. Generalmente, los clculos
se realizan de forma automtica para que la informacin disponible siempre sea
exacta.
La hoja de clculo electrnica que se produce al usar Microsoft Excel, tambin se
denomina hoja de trabajo. Las hojas individuales se guardan dentro de un libro,
que es un archivo con la extensin xls. Cada libro nuevo contiene tres hojas,
mismas que pueden ser incrementadas de acuerdo a las necesidades de trabajo.
Entre las ventajas de usar Excel estn:
1. Introduccin rpida y precisa de datos.
2. Fcil actualizacin sobre los datos.
3. Realizacin de anlisis de escenarios.
4. Modificacin del aspecto de la informacin
5. Creacin de grficos
DESARROLLO:
1. Iniciar Microsoft Excel.
2. En la barra de mens oprima el botn Archivo
seleccione la opcin guardar como
, al desplegarse la ventana
.
de la barra de
y sin
y observe
, para
, guarde, cierre su
MS EXCEL
PRACTICA No. 2
PLANEACION, DISEO Y MODIFICACION DE DATOS
CONSIDERACIONES TEORICAS:
Antes de comenzar a introducir datos en una hoja de clculo, se necesita
identificar el propsito y la distribucin aproximada de la hoja de clculo. Existen
lineamientos de planeacin que permiten crear hojas de trabajo con una
distribucin ptima, mismos que se enlistan a continuacin:
1) Determinar el propsito de la hoja de clculo y darle un ttulo significativo.
2) Determinar el resultado que se busca para la hoja de clculo.
3) Reunir toda la informacin que producir el resultado buscado.
4) Determinar los clculos o frmulas necesarios para obtener el resultado
buscado.
5) Esbozar en papel cmo se desea ver la hoja de clculo; identificar dnde
colocar los rtulos y los valores.
6) Crear la hoja de clculo.
An despus de planificar correctamente una celda, pueden existir errores al
momento de crearla, situacin que no debe generar preocupacin, ya que en todo
momento se puede modificar el contenido de cualquier celda. Para hacerlo,
primero hay que seleccionar la celda que se va a modificar. Despus se tienen dos
opciones:
, haga clic a la
en la barra de herramientas
en la barra de Inicio y
13. Haga clic en la celda B3, en la Barra de herramientas Inicio, oprima el botn
Alinear en medio
14. Repita la misma accin para las celdas C3, D3, E3 y F3.
15. Lleve su Mouse al margen derecho de la columna A
clic, observe lo que sucede.
y haga doble
16. Utilizando el botn derecho el Mouse, haga clic sobre el nombre Hoja1 y
cmbielo por Captura.
17. Oprima el botn guardar
en la barra de herramientas acceso rpido para
salvar su prctica, a continuacin cierre Excel.
MS EXCEL
PRACTICA No. 3
OPERACIONES DE EDICION
CONSIDERACIONES TEORICAS:
Cortar y pegar, insertar y eliminar. Deshacer y rehacer. Todo esto parece
elemental, pero como suele suceder en Microsoft Excel, hay caractersticas
ocultas tras los mtodos obvios hasta para la tarea ms sencilla, as como
soluciones a tareas que nunca habra pensado.
Cuando se copia un elemento, Excel lo guarda en memoria usando un rea
temporal de almacenamiento llamada portapapeles. Se puede capturar el
contenido, as como el formato de cualquier objeto o comentario incluido. Cuando
se cortan o copian celdas, aparece una marca alrededor de la celda (se suele
llamar a esta marca de puntos mviles como hilera de hormigas). Esta marca
indica el rea copiada o cortada. Inclusive se pueden pegar las celdas cortadas o
copiadas a otras hojas o libros sin perder la marca.
Al copiar, se puede pegar ms de una vez. Mientras la marca sea visible se puede
seguir pegando la informacin de las celdas copiadas. Se puede copiar la
informacin a otras hojas o libros sin perder la marca del rea de copia. La marca
persiste hasta que se pulse escape o se realice otra accin de edicin.
Utilizando la caracterstica recopilar y copiar, se pueden copiar o cortar hasta 24
PARA
COPIAR
CORTAR
PEGAR
DESHACER
REHACER
y centrar
de
10
de la barra de
y al desplegarse
seleccionar
de la Barra de
11
herramientas Inicio.
de la Barra de herramientas
18. Cambie el nombre de Hoja1 por Datos, guarde su libro y compare el resultado
obtenido con la siguiente figura.
de la barra de
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MS EXCEL
PRACTICA No. 4
FORMATO DE DATOS
CONSIDERACIONES TEORICAS:
Formatear hojas de clculo es fcil en Excel, basta con seleccionar la celda o el
rango y elegir los comandos apropiados del men formato. El comando Formato,
Celdas, presenta el cuadro de dilogo que controla la mayora de caracterstica de
formato que puede aplicarse a las celdas de las hojas de clculo.
Es necesario tener en cuenta los siguientes puntos para dar formato a las celdas
de una hoja de clculo:
1. Una celda formateada permanece as hasta que aplique un nuevo formato o
borre el que posee.
2. Cuando se sobrescribe o edita un dato de entrada, no se necesita volver a
formatear la celda.
3. Cuando copia o corta una celda, los formatos aplicados a dicha celda viajan
con ella.
13
DESARROLLO:
1. Inicie Excel, abra un libro nuevo al que llamar Prctica4, gurdelo en la
unidad de disco extrable y capture los siguientes datos en la hoja (ajuste el ancho
de las columnas de forma automtica, haciendo clic con el Mouse a la derecha de
cada columna
, tal como lo ha hecho anteriormente).
14
; en cuanto se despliegue la
escoja verde.
botn contorno
, presione el
y oprima aceptar.
y centrar
de la Barra de herramientas
15
hoja
16
23. Haga doble clic sobre una celda para obtener el mensaje que se muestra en la
figura siguiente.
de la barra de
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MS EXCEL
PRACTICA No. 5
FORMATO CONDICIONAL
Aplicar formato condicional a las celdas de una hoja de clculo, para que
stas tengan un aspecto profesional.
CONSIDERACIONES TEORICAS:
Al elegir formato condicional se pueden aplicar formatos que permanecen
inactivos hasta que los valores de dichas celdas alcanzan un estado
predeterminado. A esto se le llama detectar un valor. En ocasiones estas tablas
se denominan tablas semforo, ya que se usan a menudo para llamar la atencin
sobre posibles problemas en un modelo de negocio. Por ejemplo, podra aplicar un
formato condicional a una tabla, o rango de celdas, que contiene totales de ventas,
especificando que si alguno de los totales cae por debajo de 10,000, el formato de
la celda cambie para destacarse de las celdas restantes. Para aplicar el formato
condicional, debemos seguir el siguiente procedimiento:
1. Seleccionar las celdas que se desean formatear.
2. En la Barra de herramientas Inicio, elegir formato condicional, lo que abrir
una ventana en la que se muestran las distintas opciones de reglas que
podremos seleccionar de acuerdo al problema planteado, que abarcan
desde reglas condicionales, hasta escalas de color y conjuntos de iconos,
tal como se observa en la siguiente figura.
18
19
1
2
3
4
5
6
7
8
9
A
B
GASTOS DE PUBLICIDAD
No.
TIPO
1
PERIODICO
ANUNCIO
REVISTA
PLUMAS
TARJETAS
DIRECTORIO
CARTELERA
C
COSTO
65.11
11.00
100.92
0.12
0.17
152.94
101.87
CANTIDAD
5
15
12
250
230
4
20
SUBTOTAL
325.55
165.00
1,211.04
30.75
39.56
611.76
2,037.40
IMPUESTO
27.38
13.88
101.85
2.59
3.33
51.45
171.35
G
TOTAL
352
178
1,312
33
42
663
2,208
botn Formato
Formato condicional
; en la ventana que se despliega seale la
opcin Resaltar reglas de celdas y espere a que aparezca una nueva ventana,
20
21
PRACTICA No. 6
FORMULAS
Copiar frmulas.
Auditar datos.
CONSIDERACIONES TEORICAS:
Las frmulas son el corazn y el alma de una hoja de clculo y Microsoft Excel
ofrece un rico entorno en el cual desarrollar frmulas complejas. Armado de unos
cuantos operadores matemticos y de unas cuantas reglas para la entrada de
datos en las celdas, se puede convertir la hoja en una potente calculadora.
Todas las frmulas en Excel comienzan con un signo igual. El signo igual indica a
Excel que los caracteres siguientes constituyen una frmula. Si se omite el signo
igual, Excel podra interpretar la entrada como un texto.
Los operadores son smbolos que representan operaciones matemticas
especficas, incluyendo el signo ms (+), el signo menos (-), el signo de dividir (/) y
el signo de multiplicacin (*). Cuando realizamos estas operaciones en una
frmula, Excel sigue ciertas reglas de precedencia.
1. Se procesan en primer lugar las expresiones que se encuentran entre
parntesis.
2. La multiplicacin y la divisin se ejecutan antes que la resta.
22
23
de la Barra de
de la Barra de
, de la Barra de
la
celda
G4
presione
el
botn
Rastrear
precedentes
la
celda
B4
y oprima
el botn
Rastrear
dependientes
24
25
MS EXCEL
PRACTICA No. 7
FUNCIONES
CONSIDERACIONES TEORICAS:
Las funciones de hoja de clculo son herramientas que ejecutan clculos de forma
fcil y rpida. Son como las teclas especiales de las calculadoras sofisticadas que
calculan races cuadradas, logaritmos y evaluaciones estadsticas, salvo que
Microsoft Excel dispone de cientos de estas funciones especiales. Algunas de
ellas, como SENO y FACT, son equivalentes a las largusimas frmulas
matemticas que podra desarrollar a mano. Otras funciones, como SI y
BUSCARV, no pueden duplicarse con frmulas. Cuando ninguna de las funciones
predefinidas hace lo que necesita, entonces se puede crear una funcin
personalizada.
La mayora de las funciones utilizadas normalmente estn disponibles al instalar
Excel, pero existen otras funciones en las Herramientas para anlisis, un conjunto
de herramientas y funciones complementarias diseadas para el anlisis de datos.
Aunque esta macro incluye algunas herramientas sofisticadas de anlisis
estadstico basadas en macros, tambin incluye funciones de la hoja de clculo
disponibles a travs del cuadro de dilogo Insertar funcin.
Las funciones de la hoja de clculo tienen dos partes: el nombre de la funcin
seguido de uno o ms argumentos. Los nombres de la funcin, como, por ejemplo,
SUMA y PROMEDIO, describen la operacin ejecutada por la funcin. Los
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argumentos especifican los valores o celdas utilizados por la funcin. Por ejemplo,
la funcin REDONDEAR tiene la siguiente sintaxis: REDONDEAR (nmero;
nm_decimales), como e la frmula =REDONDEAR(M30;2). M30 es una
referencia de celda introducida como el argumento nmero, el valor a redondear.
El 2 es el argumento nm_decimales. El resultado de esta funcin es un nmero
(el nmero que haya en M30) redondeado a dos decimales.
Cuando se utilizan ms de un argumento en una funcin, es conveniente
separarlos con puntos y comas (;). Por ejemplo, la frmula
=PRODUCTO8C1;C2,C5), le indica a Excel que debe multiplicar los nmeros de
las celdas C1, C2 y C5. Algunas funciones, como PRODUCTO y SUMA, aceptan
un nmero no especificado de argumentos. Se pueden utilizar hasta 3 argumentos
en una funcin, siempre que la longitud total de la frmula no sobrepase los 1,024
caracteres. Sin embargo, se puede utilizar un nico argumento, o un rango, que
haga referencia a cualquier nmero de celdas de la hoja. Por ejemplo, la funcin
=SUMA(A1:A5;C2:C10;D3:D17), solo tiene tres argumentos pero totaliza los
nmeros de 29 celdas (el primer argumento A1:A5 hace referencia al rango de
cinco celdas que van desde A1 a A5 y as sucesivamente). Las celdas
referenciadas pueden, a su vez, contener frmulas que hagan referencia a ms
celdas o rangos.
DESARROLLO:
1. Abra un nuevo libro de Excel, al que nombrar como Prctica7 y capture los
siguientes datos; centre los encabezados, aumente el ancho de las columnas y fije
el formato de nmero con cero decimales y separador de miles a las celdas del
rango B2:D9.
, presione
27
el botn Lgicas
, presione
28
, presione
, presione
17. Active la celda C11, haga clic sobre la opcin pegar de la Barra de
herramientas Inicio y observe lo que sucede. Marque los bordes del rango
C11:C13.
18. Cambie el nombre de la Hoja1 por Funciones, guarde su trabajo que tendr el
siguiente aspecto.
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MS EXCEL
PRACTICA No. 8
GRAFICOS
CONSIDERACIONES TEORICAS:
Microsoft Excel incluye un potente y verstil generador de grficos. A lo largo de
los aos, Microsoft ha continuado aadiendo ms caractersticas analticas y de
presentacin a este componente del programa. Ahora se puede elegir entre un
amplio rango de tipos de grficos estndar, tanto tcnicos como de negocios, y
puede mejorar el aspecto de sus grficos con imgenes, imgenes prediseadas,
WordArt, lneas, flechas y muchos otros elementos que ayudan a obtener un
mayor impacto visual.
El modo ms rpido de crear un grfico, es seleccionar algunos datos y pulsar
F11. Excel representa sus datos (sin preguntar), en un grfico del estilo
predeterminado vigente, poniendo el resultado en una nueva hoja de clculo.
El mtodo abreviado F11, es un remanente de los antiguos das de Excel, cuando
todos los grficos estaban en hojas separadas, y antes de la invencin de los
asistentes. Ahora, el modo en que Excel espera crear un grfico es seleccionando
alguno de los datos que desea representar y haciendo clic en la barra de
herramientas Asistente para grficos (alternativamente se puede elegir Insertar,
Grfico). Estas acciones despiertan al asistente, que presenta una secuencia de
tiles cuadros de dilogo.
Si se es del tipo de personas que prefieren hacer las cosas rpidamente, puede
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32
seleccionar datos
; en el recuadro Rango de datos del grfico, anote
=Hoja1!$A$1:$D$6. Compruebe que en la seccin Entradas de seccin (series),
aparezcan tres series con los aos (una por cada ao) y en la seccin Etiqueta
del eje horizontal (categora), aparezcan los nombres de las actividades
(Agricultura, Comercio, Educacin, Manufactura, Salud); en caso de no ser as
oprima el botn Cambiar fila/columna; al terminar oprima Aceptar.
5. Observe que aparece un nuevo men en la parte superior llamado
Herramientas
de
Grficos
seleccione
ejes
, en la ventana que aparece seleccione Ttulo eje horizontal primarioTtulo bajo el eje y en el cuadro de texto anote SECTOR. Vuelva a oprimir el
botn Rtulos de ejes y ahora seleccione Ttulo del eje vertical primario- Ttulo
girado, en el cuadro de Texto que aparece escriba MILLONES.
y seleccione la opcin
grfico
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Prcticas de Excel
Ing. Guillermo Torres Castaeda/Ing. Jaime C. Torres Castaeda
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Prcticas de Excel
Ing. Guillermo Torres Castaeda/Ing. Jaime C. Torres Castaeda
MS EXCEL
PRACTICA No. 9
IMGENES Y OBJETOS DE DIBUJO
CONSIDERACIONES TEORICAS:
Microsoft Excel ofrece herramientas para crear una gran variedad de objetos
grficos (cuadrados, lneas, valos, arcos, polgonos de forma libre, cuadros de
texto, botones y un amplio surtido de objetos complejos predefinidos llamados
Autoformas). Se pueden especificar fuentes, tramas, colores y formatos de lnea,
adems, posicionar objetos en relacin a la hoja de clculo o a otros objetos.
Tambin se pueden extraer imgenes de las hojas y utilizarlas en otros
documentos de Excel o en documentos creados en otras aplicaciones.
La panoplia de herramientas de dibujo de Excel ofrece muchas potentes
prestaciones incluidas en programas de dibujo. Se pueden usar estas
herramientas para crear curvas suaves, conectar objetos mediante conectores,
formas bsicas y no tan bsicas, como cubos tridimensionales y smbolos
interesantes, una gran variedad de flechas rectas, curvas y con varias puntas, etc.
Una vez creados los objetos grficos, se podr desplazarlos y formatearlos,
controlar sus atributos de proteccin y especificar el modo en que los objetos
responden a cambios en la posicin de las celdas subyacentes.
Si no se tiene tiempo para crear diseos propios, se puede recurrir en un instante
a las imgenes prediseadas de la barra de herramienta dibujo. Las imgenes
prediseadas son esencialmente similares a los objetos que se pueden crear
usando las herramientas d dibujo de Excel. Es posible redimensionar, situar,
aadir bordes y en ocasiones hasta aadir rellenos y tramas a los objetos de
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Prcticas de Excel
Ing. Guillermo Torres Castaeda/Ing. Jaime C. Torres Castaeda
Formas
y oprima el botn
y seleccione un
10. Elija uno de los estilos de Wordart, el que sea de su agrado y pulse el botn
aceptar.
11. En el cuadro de dilogo, escriba el siguiente texto alusivo a la imagen
RECTANGULO EN PROYECCION.
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Prcticas de Excel
Ing. Guillermo Torres Castaeda/Ing. Jaime C. Torres Castaeda
12. Con ayuda de su Mouse, mueva el texto a una posicin que sea de su agrado.
, anote la categora
, observe que la
15. Ubique los objetos de acuerdo con la forma que considere ms adecuada.
16. Guarde su prctica que tendr el siguiente aspecto.
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Prcticas de Excel
Ing. Guillermo Torres Castaeda/Ing. Jaime C. Torres Castaeda
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Prcticas de Excel
Ing. Guillermo Torres Castaeda/Ing. Jaime C. Torres Castaeda
MS EXCEL
PRACTICA No. 10
ELABORACION DE FORMATOS
CONSIDERACIONES TEORICAS:
La forma en que la informacin aparece en la hoja de clculo se puede cambiar si
se cambia el tamao, estilo y color de los datos dentro de esas celdas. El formato
predeterminado que presenta Excel, diferencia entre valores numricos y valores
de texto: basta fijarse en que la alineacin dentro de la celda no es la misma en
los dos casos. Del mismo modo, los formatos aplicables a las celdas por el
usuario, se establecen por separado segn sean de aplicacin sobre nmeros,
texto o ambas cosas.
A una celda se le pude aplicar formato a travs del men Formato en la opcin
Celdas o a travs de la barra de Formato.
1). Barra de formato
El primer recuadro es el tipo de letra, junto con el tamao que se le quiera dar. La
negrita, cursiva y subrayado ayuda a resaltar datos significativos.
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Prcticas de Excel
Ing. Guillermo Torres Castaeda/Ing. Jaime C. Torres Castaeda
Tambin se puede alinear el texto dentro de las celdas, con los botones de la
barra en forma de prrafo se puede alinear el texto o los nmeros, a la izquierda,
en el centro y a la derecha.
Este botn sirve para convertir varias celdas en una sola de modo que sea la
cabecera de distintas columnas.
El botn con monedas, sirve para aadir el smbolo monetario que est definido.
El % sirve para los porcentajes, hay que introducir los datos en tanto por uno, el
ordenador multiplicar por cien el dato que se le introduzca.
Los ceros con flechita hacia la izquierda o hacia la derecha sirven para
aadir o quitar decimales.
El primer botn que es un recuadro sirve para aadir bordes a las celdas,
pinchando sobre este botn se despliega un men donde aparecen diferentes
ventanitas con las diferentes formas de aplicar los bordes.
Con el bote de pintura se puede seleccionar el color del relleno de la celda, y
aplicarlo a la zona en la que se pinche. Y con la letra se selecciona el color de la
letra de la celda, y se aplica. En ambos casos hay que pinchar la flecha de la
derecha para que se despliegue la paleta de colores.
2). Formato
a) Celdas
En el men Formato/Celdas aparecer un cuadro de dilogo donde se encuentran
todas las posibilidades para formatear el contenido de las celdas, de esa forma
conseguir presentaciones de alta calidad.
Todas las celdas en una hoja de clculo nueva tienen formato estndar.
Para cambiar el formato, hay que seleccionar el conjunto de celdas sobre las que
queremos que se apliquen los cambios y elegir el men Formato/Celdas.
b) Nmero
Se selecciona la seccin correspondiente a Nmero haciendo clic en la etiqueta de
la carpeta. Puede emplearse uno de los formatos de nmero incorporados o crear
formatos personalizados.
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Prcticas de Excel
Ing. Guillermo Torres Castaeda/Ing. Jaime C. Torres Castaeda
En el cuadro de dilogo podr elegir Categora. Si elige Todas ver todos los
formatos posibles en cuadro Tipo, para un formato ms concreto como Monedas,
Fecha y Hora, Porcentaje, en el Tipo aparecern las opciones ms especficas.
En el primer recuadro de Tipo muestra el formato seleccionado. Para agregar un
formato personalizado, escriba ah uno nuevo. Este se agregar al tipo de valor
que est seleccionado en ese momento. Hacer clic sobre Aceptar.
Cuando se trabaja con el formato Porcentaje Excel multiplica por 100 el valor de la
celda automticamente. Hay que tenerlo en cuenta para introducir bien los
nmeros y tambin en las frmulas de porcentajes: el dato debe estar en tanto por
uno para que la aplicacin del formato sea correcta.
c) Fuentes
Algunos elementos de formato son aplicables a las celdas con independencia del
tipo de valor que contenga. Por ejemplo, la fuente, el tamao o el color.
La opcin Formato Celdas en la carpeta Fuentes es donde se podr elegir el
formato de los caracteres previamente seleccionados.
Dentro del formato de carcter hay distintos componentes: la fuente, que es el tipo
de letra, el estilo: si el texto ir en cursiva, negrita, el subrayado, el color y los
efectos de tachado, superndice y subndice. Todas estas modificaciones ayudan a
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Prcticas de Excel
Ing. Guillermo Torres Castaeda/Ing. Jaime C. Torres Castaeda
poner ttulos, destacar, subrayar, y seleccionar color. Los cambios que se vayan
efectuando se vern reflejados dentro del cuadro Muestra.
d) Bordes y Diseo de celdas
Excel ofrece la posibilidad de crear fcilmente lneas y tramas para organizar y
presentar de forma ms clara la informacin de la hoja de clculo.
Con la seccin Bordes del men Formato/Celdas se puede personalizar; elegir el
borde que se desee para las celdas, el estilo y tambin su color.
En la seccin Diseo se elegirn las tramas y sombreados que permitirn
modificar la presentacin.
e) Alineacin
La informacin tipo texto en las celdas aparece alineada a la izquierda. Se
diferencia de la numrica porque esta aparece alineada a la derecha.
Por defecto la orientacin Horizontal es la general que diferencia texto y nmeros.
Se puede cambiar y alinear nmeros a la izquierda. Para hacerlo bastara con
seleccionar el rango de celdas a que se desea aplicar, elegir Formato/Alineacin y
hacer un clic en el botn Izquierda y Aceptar.
La orientacin Vertical se refiere a la situacin del texto en la celda considerado de
arriba a abajo. Tendr importancia en celdas muy anchas o cuando se quiere
buena presentacin en tablas, etc. Podr elegir superior, cerca del borde superior
de la celda, media, centrada verticalmente, o inferior, cerca del borde inferior de la
celda.
El sentido de la informacin en la celda puede cambiarse. Dentro del cuadro de
dilogo orientacin ver reflejados los cambios que realice en la orientacin del
texto que haya seleccionado. La orientacin del texto se puede cambiar tanto en
una celda, como en un ttulo de un grfico, en un rtulo de un eje, etc.
Para que el texto de una celda se divida en varias lneas se marca la opcin
Retorno Automtico de este cuadro de dilogo.
f) Fila
Al seleccionar Fila dentro del men Formato se despliega un men con diferentes
opciones referentes al tamao y a la vista o no de la fila.
Con Alto se selecciona la altura de toda la fila. Con Ajustar a la seleccin se
ajustar la altura de toda la fila al tamao de una de sus celdas.
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Prcticas de Excel
Ing. Guillermo Torres Castaeda/Ing. Jaime C. Torres Castaeda
Con las opciones Ocultar y Mostrar. Se puede ocultar en pantalla una fila, o
mostrarla. Estos datos no son eliminados de la hoja de clculo, pueden ser
recuperados en cualquier momento. Esto suele ser necesario cuando se trabaja
con muchos datos, y se prefiere ocultar aquello que no sea necesario en ese
momento.
g) Columna
Al igual que en Fila, el men que se despliega al pinchar sobre Columna sirve para
ajustar el tamao de la columna en la que se encuentre el cursor en ese momento.
En el caso de la columna lo que se ajusta es el ancho. Tambin se puede ocultar o
mostrar la columna oculta. Para esto ltimo seleccionar Edicin/Ir a, dar la
referencia de la columna o fila que queramos volver a mostrar. Y sin pulsar en
ninguna celda seleccionar Formato/Columna/Mostrar.
h) Hoja
Esta opcin se refiere a la hoja en la que estemos trabajando en ese momento, se
le puede cambiar el nombre, ponerle un fondo distinto, y al igual que las columnas
y las filas, se puede ocultar o mostrar.
DESARROLLO:
1. Abra un nuevo libro de Excel al que llamar Prctica10.
2. Utilizando el men tablas y formato, realice el diseo que se muestra a
continuacin, inserte las frmulas necesarias en las secciones Total y Total
Acumulado, para obtener la suma automtica de las cantidades anotadas en la
seccin Concepto-Importe.
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Prcticas de Excel
Ing. Guillermo Torres Castaeda/Ing. Jaime C. Torres Castaeda
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Prcticas de Excel
Ing. Guillermo Torres Castaeda/Ing. Jaime C. Torres Castaeda
MS EXCEL
PRACTICA No. 11
MACROS
CONSIDERACIONES TEORICAS:
Una macro en un conjunto de instrucciones que le indican a Microsoft Excel (u otra
aplicacin), que realice una accin por el usuario. Las macros son similares a
programas de computadora, salvo que se ejecutan completamente dentro de
Excel. Se pueden utilizar para automatizar tareas tediosas o que se realizan muy
frecuentemente.
Las macros pueden efectuar secuencias de acciones mucho ms rpidamente que
una persona. Por ejemplo, se puede crear una macro que introduzca una serie de
fechas en una fila de la hoja, centre cada fecha en su celda y a continuacin
enmarque la fila con un borde. Tambin se puede crear una macro que defina
unas caractersticas de impresin especiales en el cuadro de dilogo configurar
pgina y enseguida imprimir el documento. Las macros pueden ser muy simples o
extremadamente complejas. Incluso pueden ser interactivas, es decir, se pueden
escribir macros que soliciten informacin al usuario y a continuacin actuar de
acuerdo con dicha informacin.
Hay dos formas de crear una macro: se puede grabar o se puede crear
escribiendo instrucciones en un mdulo. Las instrucciones se escriben en el
mdulo utilizando un lenguaje de programacin especial llamado Microsoft Visual
Basic para aplicaciones (VBA).
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Prcticas de Excel
Ing. Guillermo Torres Castaeda/Ing. Jaime C. Torres Castaeda
DESARROLLO:
1. Abra un nuevo libro de Excel al que llamar Prctica11 y capture los
siguientes datos.
Macros
, oprima el botn
, oprima el
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Prcticas de Excel
Ing. Guillermo Torres Castaeda/Ing. Jaime C. Torres Castaeda
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Prcticas de Excel
Ing. Guillermo Torres Castaeda/Ing. Jaime C. Torres Castaeda
14. Cambie el nombre de la Hoja1 a Origen, el del la Hoja2 a Macros, guarde sus
cambios oprimiendo el botn Guardar
Excel.
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Prcticas de Excel
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MS EXCEL
PRACTICA No. 12
TABLAS DINAMICAS
Activar un formulario.
CONSIDERACIONES TEORICAS:
Un informe de tabla dinmica es un grupo especial de tabla que resume
informacin de campos seleccionados de un origen de datos. El origen puede ser
una lista de Excel, un archivo de una base de datos relacional o varios rangos que
contengan datos similares. Cuando se crea una tabla dinmica, se especifican los
campos en los que se est interesado, la forma en que se desea organizar la tabla
y qu tipo de clculos se desea que la tabla realice. Despus de construir la tabla
se puede reorganizar para ver los datos desde distintas perspectivas. Esta
posibilidad de modificar o pivotar las dimensiones de la tabla, es la que da nombre
a las tablas dinmicas y las convierte en una herramienta de anlisis potente.
Las tablas dinmicas estn vinculadas a los datos de los que proceden. Si la tabla
dinmica est basada en datos externos, se puede optar por que la tabla se
recalcule a intervalos de tiempo regulares, o puede actualizarse manualmente
pulsando un botn de la barra de herramientas tabla dinmica.
Se puede crear un grfico dinmico desde el asistente para tablas y grficos
dinmicos, o se puede crear primero una tabla dinmica y luego, teniendo
seleccionada cualquier celda de la tabla, hacer clic en el botn asistente para
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y observe el
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22. Abra la Hoja Tabla dinmica, active la celda donde estn las Etiquetas de
columna
Seleccionar campo.
23. Seleccione la opcin Filtros de valor y en el men que aparece elija Mayor
que.
24. En la ventana Filtrar por valor anote en el tercer recuadro la cantidad
500,000, oprima Aceptar y observe que la tabla se contrae para visualizar
nicamente los valor mayores o iguales a $500,000, tal como se observa a
continuacin.
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MS EXCEL
PRACTICA No. 13
PROGRAMANDO PRODUCTOS NOTABLES
CONSIDERACIONES TEORICAS:
Las frmulas constituyen el ncleo de cualquier hoja de clculo y por tanto de
EXCEL. Mediante frmulas, se llevan a cabo todos los clculos que se necesitan en
una hoja de clculo. Las frmulas se pueden utilizar para mltiples usos: desde
realizar operaciones sencillas, tales como sumas y restas, hasta complejos clculos
financieros, estadsticos y cientficos.
Las funciones permiten hacer ms fcil el uso de Excel e incrementar la velocidad
de clculo, en comparacin con la tarea de escribir una frmula. Por ejemplo, se
puede crear la frmula:
=(A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8)/8
O usar la funcin MEDIA (A1:A8) para realizar la misma tarea. Siempre que sea
posible, es mejor utilizar funciones que escribir las propias frmulas. Las funciones
son ms rpidas, ocupan menos espacio en la barra de frmulas y reducen la
posibilidad de errores tipogrficos.
Las funciones actan sobre los datos contenidos en una celda o conjunto de
celdas de la misma forma que las frmulas lo hacen sobre los nmeros. Las
funciones aceptan informacin, a la que se denominan argumentos, y devuelven
un resultado. En la mayora de los casos, el resultado es un valor numrico, pero
tambin pueden devolver resultados con texto, referencias, valores lgicos, matrices o informacin sobre la hoja de clculo.
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DESARROLLO:
1.
Programemos Excel para que expanda el producto notable (x+a)2,
considerando cualquier valor numrico de a. Para ello, inicie un nuevo libro de
Excel al que llamar Prctica13.
2. Site el cursor del Mouse en la celda B2, tal como se observa a continuacin.
4. La celda C2 va ser usada para los valores numricos de a. Para indicar que
esta celda es especial, vamos a colorearla de amarillo. Seleccione con el ratn la
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MS EXCEL
PRACTICA No. 14
COMBINAR CORRESPONDENCIA
CONSIDERACIONES TEORICAS:
Una lista de Datos no es ms que un rango de celdas de la hoja de clculo. La
primera fila del rango, que puede estar situada en cualquier fila de la hoja de
clculo, contiene los rtulos de las columnas e inmediatamente debajo de ella, sin
ninguna fila en blanco, las filas con la informacin deseada.
Los rtulos de los campos se recomienda que sean cortos, aunque pueden estar
formados por cualquier combinacin de caracteres, incluidos espacios en blanco,
hasta un total de 65536, y ocupar ms de una lnea. No pueden usarse como
nombres de campos de funciones o frmulas que produzcan valores numricos,
pero s texto.
Una vez diseada la estructura de la lista de Datos, se procede a introducir los
registros. Cada columna de la fila puede contener texto, nmeros frmulas y
funciones, al igual que suceda en la hoja de clculo, pero un registro no puede
ocupar ms de un lnea.
La informacin se introduce, alinea formatea de la misma forma que en la hoja de
Datos. Lo mismo sucede cuando hay que borrar o insertar filas o columnas.
Para combinar un texto con Excel slo se debe indicar donde esta la hoja de
clculo, abrir origen de datos del men combinar correspondencia, abrir la hoja
de clculo e indicar cual es la hoja de datos a combinar junto con sus campos.
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En este men buscamos el archivo de Excel con los datos a combinar desde
Examinar.
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Al seleccionar el archivo nos pide seleccionar la hoja con los datos a combinar
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El resto de pasos son iguales que en la combinacin con datos solo de Word.
Para imprimir sobres a partir de una lista de direcciones, bastar seguir los
siguientes pasos:
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El resto de pasos son iguales que en la combinacin con datos solo que
imprimir sobres y no cartas.
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El resto de pasos son iguales que en la combinacin con datos solo que
imprimir etiquetas y no cartas.
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DESARROLLO:
1. Abra un nuevo libro de Excel al que llamar Prctica14.
2. Construya la siguiente tabla, procurando dar el formato que se muestra como
ejemplo a continuacin.
Presente.
Con relacin al asunto referente a la compra efectuada por Usted a esta
compaa, le informamos que est en proceso de ser aprobada, en virtud de
que su comportamiento crediticio est siendo valorado en forma extensa.
En caso de ser autorizado el crdito, la entrega se efectuar en tres partes:
La primera contra la autorizacin del crdito.
La segunda, en cuanto liquide de la forma convenida la primera
mensualidad.
La tercera, quince das posteriores al pago de la cuarta
mensualidad.
Lo anterior para que Usted pueda programar debidamente los pagos, ya que
en caso de no efectuarlos se dar por cancelado el compromiso y deber
liquidar al momento el material surtido, conforme a lo en las clusulas I, II y
III del contrato de crdito.
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oprima el botn
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campos combinados
, para proceder a insertar uno a uno los campos
que se dieron de alta en el archivo de Excel.
16. Seleccione el campo Nombre y oprima el botn insertar campo combinado, a
continuacin Apellido Paterno y vuelva a oprimir insertar campo combinado,
finalmente elija Apellido Materno (trate de dejar un espacio en blanco entre estos
campos).
17. Baje el cursor a siguiente lnea para que, procediendo igual que en el paso
anterior, inserte los campos Calle y No.
18. Procediendo de forma semejante, en la siguiente lnea inserte los campos
Colonia y Municipio.
19. Finalmente y de igual forma que en los pasos anteriores, en la ltima lnea
inserte los campos C.P. y Estado.
20. Separe los campos que insert con espacios en blanco con objeto de que no
queden juntos al combinar. El aspecto de su documento puede ser el siguiente.
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