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Acuerdo 02 de 2004 FDA
Acuerdo 02 de 2004 FDA
002
( Enero 23 de 2004 )
Por el cual se establecen los lineamientos bsicos para la organizacin de fondos
acumulados
ARTICULO PRIMERO.- Establecer los lineamientos bsicos que deben seguir las entidades del
Estado en sus diferentes niveles y las empresas privadas que cumplen funciones pblicas, para la
organizacin de sus fondos acumulados y la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Valoracin
Documental.
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1. Bsqueda preliminar de documentos del ente o entes productores, con el objeto de identificar y
conocer las unidades administrativas que produjeron la documentacin.
2. Bsqueda y recuperacin de Manuales de Funciones y Procedimientos, Estatutos y
organigramas ( en el evento de no encontrar los organigramas es preciso reconstruir la evolucin
de la estructura orgnica de la institucin, a partir de los materiales obtenidos en la bsqueda
preliminar y de la misma documentacin, objeto de organizacin).
3. Adicionalmente, se deben buscar otras fuentes como, testimonios, bases de datos, informes
estadsticos y entrevistas a funcionarios de entidades con las que se haya relacionado.
4. Datos del Archivo: nombre del archivo, ubicacin fsica, fecha de creacin,
ubicacin en la estructura Administrativa.
5. Planta fsica: Verificar en las reas de depsito y de trabajo, las condiciones
ambientales, locativas y materiales del mobiliario.
6. Conservacin de la documentacin: Se debe constatar si se presenta deterioro biolgico,
qumico o fsico; tambin se requiere determinar en qu unidades de
Continuacin Acuerdo No.
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conservacin (Carpetas, AZ, legajos, tomos, libros, paquetes, entre otros) se encuentra la
documentacin.
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de
CONVENCIONES
Carrera 6 No. 6-91 3373111 Fax: 3372019 A.A. 37555 E-MAIL: agnnal@attglobal.net Bogot. D.C.
Pgina Web: www.archivogeneral.gov.co
CT = Conservacin Total
E = Eliminacin
M = Microfilmacin
S = Seleccin
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