Procedimiento

Especfico
Administracin de
Bodega
(PE 03)

Elaborado por: lvaro Cabrera

Revisado por: Felipe Boetsch

Aprobado por: Gonzalo Lira

Administrador
de
central y maquinaria

Gerente tcnico

Gerente general

Firma:

Firma:

Firma:

Fecha: Agosto de 2008

Fecha: Agosto de 2008

Fecha: Agosto de 2008

bodega

Cdigo: PE - 03

Procedimiento Especfico
Administracin de Bodega

Revisin: 01
Fecha: Agosto de 2008
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NDICE
1.

OBJETIVO .................................................................................................................... 2

2.

ALCANCE ..................................................................................................................... 2

3.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................................... 2

4.

DEFINICIONES ............................................................................................................ 2

5.

DESARROLLO............................................................................................................... 2
5.1. CONTROL DE MATERIALES ........................................................................................ 2
5.1.1. Inventarios ....................................................................................................... 2
5.1.2. Compras de insumos .......................................................................................... 3
5.1.3. Solicitud de insumos .......................................................................................... 3
5.1.4. Recepcin de insumos ........................................................................................ 3
5.1.5. Almacenamiento de insumos ............................................................................... 5

6.

RESPONSABILIDADES ................................................................................................. 8

7.

REGISTROS ................................................................................................................. 9

8.

ANEXOS....................................................................................................................... 9

Cdigo: PE - 03

Procedimiento Especfico
Administracin de Bodega
1.

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OBJETIVO

El presente procedimiento tiene como objeto definir y establecer las directrices para el proceso de
administracin de bodega: los criterios de almacenamiento, inventario y abastecimiento de los insumos y
recursos en bodega central y verificacin del insumo comprado/solicitado con los requisitos de compra
establecidos.
2.

ALCANCE

Este procedimiento es aplicable a todo tipo de insumo, correspondiente a materiales, herramientas y

maquinarias que se considere necesario para el desarrollo de las obras que ejecuta Tasco Ltda., Boetsch
S.A. y Boetsch Lira y Cox Ltda. Abarca la recepcin de los insumos y recursos en bodega central y obra,
almacenamiento, mantenimiento, manejo y retiro, incluyendo el control de su documentacin (gua de
despacho, orden de compra, control de stock, etc).
3.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Manual de Gestin de Calidad de Tasco Ltda., Boetsch S.A. y Boetsch Lira y Cox Ltda., captulo 7.4
compras.

NCh 9001.Of2001 ISO 9001: 2000 Sistemas de gestin de la calidad. Requisitos.

NCh 9000.Of2001 ISO 9000: 2000 Sistemas de gestin de la calidad. Fundamentos y Vocabulario.

Procedimiento especfico PE 07 Compras.

Procedimiento especfico PE 01 Elaboracin planes de calidad.

4.

DEFINICIONES

Proveedor: persona, empresa o institucin encargada de suministrar los insumos necesarios para un fin
determinado.
Insumo: materiales o conjunto de materiales
Recurso: herramientas, equipos y maquinaria que se requiere para desarrollar una obra.
5.

DESARROLLO

5.1.

CONTROL DE MATERIALES

5.1.1.

Inventarios

a)

Bodega Central:

Todo material existente en bodega, nuevo o proveniente de las obras, se debe incorporar a un Listado de
materiales. Los inventarios se realizarn utilizando la herramienta Iconstruye, el que incluye cdigo y
nombre del material o insumo.
El Jefe de Bodega central es el encargado de controlar y mantener este listado cada vez que exista un
movimiento.
b)

Obra:

Al inicio de cada obra, y con la finalidad de que el bodeguero mantenga un control y seguimiento de todos
los insumos de la obra, el Administrador de obra solicitar la documentacin establecida en la siguiente
tabla, la que ser entregada al bodeguero.

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Administracin de Bodega

DOCUMENTACIN

RESPONSABLE DE PREPARAR Y
ENTREGAR

Especificaciones tcnicas del proyecto

Departamento de estudios

Procedimiento PE 03 Manejo de bodega

Responsable de calidad

Listado de materiales programados para instalacin de

faena

Departamento de estudios

Guas de despacho timbradas por SII

Contabilidad

Vales foliados para control de materiales

Administrativo de obra

Vales para control de maquinarias

Administrativo de obra

Control de entrega y recepcin de herramientas

Bodeguero y/o Administrativo de obra

En base a la documentacin entregada, el bodeguero de obra elabora un Listado de materiales de

obra. El listado se llevar segn la herramienta Iconstruye y ser controlado por ste.
5.1.2.

Compras de materiales

El proceso de compra de los materiales, ya sea para bodega central y/o para las obras, se harn en
conformidad a lo descrito en el Procedimiento Especfico PE - 07 Compras.
5.1.3.

Solicitud

El bodeguero de obra, utilizando la herramienta Iconstruye, debe consultar el inventario de bodega

central sobre la existencia de los materiales requeridos. En caso de que estn, debe realizar la solicitud
utilizando la misma herramienta. De lo contrario, debe realizar la solicitud de materiales al Departamento
de Adquisiciones, va Iconstruye.
5.1.4.

a)

Recepcin de materiales
Bodega Central:

Materiales, equipos o herramientas de proveedores

Cada vez que llegue a la bodega una entrega de materiales, el Jefe de bodega o quien l designe,
deber cotejar la gua de despacho con lo recibido. Luego, el Jefe de bodega, debe dar los vistos
buenos correspondientes de los ingresos efectivos, en el mdulo de bodega de Iconstruye, en la opcin
Ingreso por orden de compra. Esto tiene como finalidad que el material recibido quede ingresado al
inventario de bodega central.
Materiales, equipos o herramientas devueltos a bodega central luego de finalizada una obra
Cada vez que finalice una obra, el Bodeguero en conjunto con el Administrador de obra o quien l
designe, catalogarn los materiales que debern ser almacenados en cajas para respaldo de garanta.
Cada una de ellas deber ser rotulada utilizando el formato Material para garanta que se encontrar
disponible en la intranet de la empresa. Este debe pegarse en forma visible en una de las caras
laterales de cada caja, de tal manera de facilitar su identificacin.
Para el resto de los excedentes se utilizar el mismo procedimiento de recepcin de material a bodega.
Ser la obra la encargada de deshacerse de sus escombros, basura y cualquier tipo de material
inservible, los cuales no sern recibidos en bodega central.

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b)

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Obra:

Materiales de proveedores
El bodeguero es el responsable de revisar que los insumos llegados a obra sean los descritos en la
orden de compra, y adems que sean los indicados en la respectiva gua de despacho.
Se debe revisar la cantidad y calidad de los insumos llegados a obra. Si existiese alguna discrepancia
de cualquier ndole en cantidad o calidad, se debe dejar constancia escrita de la observacin en la
misma gua de despacho. Cuando un insumo presente problemas de calidad, el bodeguero debe
notificar al Administrador de obra o a quien ste designe, para que en conjunto se tome alguna
resolucin al respecto.
Es de responsabilidad del Jefe de obra prestar apoyo logstico, cuando el bodeguero lo solicite, para la
descarga, carga y traslado de insumos.
Una vez recibidos los insumos respectivos, el Administrador de Obra o quien l designe, deber hacer
la incorporacin de stos al mdulo Ingreso a bodega del sistema Iconstruye para alimentar el stock
de la bodega de obra.
Materiales provenientes de bodega central
El bodeguero es el responsable de revisar que los insumos llegados a obra sean los descritos en la
orden de compra, y adems que sean los indicados en la respectiva gua de despacho.
Se debe revisar la cantidad y calidad de los insumos llegados a obra. Si existiese alguna discrepancia
de cualquier ndole en cantidad o calidad, se debe dejar constancia escrita de la observacin en la
misma gua de despacho. Cuando un insumo presente problemas de calidad, el bodeguero debe
notificar al Administrador de obra o a quien ste designe, para que en conjunto se tome alguna
resolucin al respecto.
Es de responsabilidad del Jefe de obra prestar apoyo logstico, cuando el bodeguero lo solicite, para la
descarga, carga y traslado de insumos.
Una vez recibidos los insumos respectivos, el Administrador de Obra o quien l designe, deber dar el
visto bueno de los insumos efectivamente ingresados a la obra en el mdulo Ingreso por traspaso
del sistema Iconstruye, para alimentar el stock de la bodega de obra.
5.1.5.

a)

Entrega de materiales
Bodega Central:

Recibe y almacena los materiales que llegan de los proveedores, adems de los pertenecientes a Tasco
Ltda., Boetsch S.A. y Boetsch Lira y Cox Ltda., como moldajes, fierros, maderas, etc. La gua de
despacho es el instrumento a travs del cual se controlan todas las entradas y salidas de material y es
deber del Jefe de bodega, o de quien l designe, completar la gua incluyendo al menos cantidad del
material, descripcin, origen, destino, chofer, patente y fecha.
Bodega deber generar un Traspaso en trnsito, desde la herramienta Iconstruye, a travs del cual
la bodega de la obra solicitante incluye este material al stock de la obra. Adems, esto ser
descontado automticamente del stock de la bodega central.
Para solicitar la entrega de materiales a obra se debe tener en cuenta que el despacho de camiones se
realiza, siempre y cuando, ste salga de la bodega central a su mxima capacidad.

b)

Obra:

La solicitud de materiales a la bodega de obra debe realizarse mediante la Orden de entrega de

materiales. Esta debe estar foliada, y debe indicar la fecha y obra, la actividad, destino, cantidad,
unidad, descripcin, quien ordena, quien entrega y quien recibe el material, la que debe ser llenada

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por Jefe de obra y/o los capataces respectivos. El bodeguero deber chequear los antecedentes antes
indicados, entregar los materiales si as correspondiese y dejar constancia en el krdex o sistema
computacional (Iconstruye) de las salidas de materiales.

5.2.

ALMACENAMIENTO DE MATERIALES

5.2.1.

Criterios de almacenamiento

Tanto para bodega central como para las bodegas de obra, los insumos sern clasificados de acuerdo a
niveles de almacenamiento. Estos niveles se establecen para prevenir daos, deterioros o
contaminacin, de acuerdo a la importancia de sus caractersticas fsicas y funcionalidad. Es
responsabilidad del Jefe de las bodegas respectivas hacer cumplir estos criterios al momento de
almacenar los materiales.
Los insumos cubiertos por este procedimiento podrn clasificarse de acuerdo a los siguientes niveles,
de no haber indicacin explcita del fabricante o proveedor.

Nivel A:

Insumos que corresponden a unidades de difcil control por su pequeo tamao en la obra. Requieren ser
protegidos contra:
-

Humedad (Contacto directo con el piso, otros)

Dao fsico

Gases

Lluvia

Ejemplo: griferas, sellos, etc.

Las condiciones de almacenamiento deben ser locales cubiertos, impermeables, estancos y bien
ventilados. Lugares sin riesgo de inundaciones; suelo en buenas condiciones y con un adecuado sistema
de drenaje.

Nivel B:

Insumos que corresponden a unidades de gran volumen y/o gran cantidad de ellos en la obra. Requieren
ser protegidos contra:
-

Humedad (Contacto directo con el piso, otros)

Dao fsico

Gases

Lluvia

Ejemplo: cemento, bekron, frages, artefactos sanitarios, etc.

Los insumos en este nivel pueden ser almacenados bajo cubierta o intemperie, dependiendo de las
condiciones ambientales. En el ltimo caso se debern mantener dentro de su embalaje, separado del
piso, y si se requiere, debern estar cubiertos con elementos de proteccin tales como: carpas, toldos o
cubiertas de polietileno en caso de lluvia.

Nivel C:

Corresponden a insumos que requieren ser protegidos principalmente de daos fsicos.

Ejemplo: Planchas fenlicas, planchas de fibrocemento, cermicas, sanitarios, vidrios, etc.

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Los insumos se pueden almacenar a la intemperie en una zona delimitada y controlada. Zona ubicada en
lugares de escaso trfico y donde se tenga buena visibilidad de ella desde la bodega y/u oficinas.
Nivel D:

Corresponden a insumos del tipo sustancias peligrosas e inflamables, tales como pinturas, solventes,
combustibles, etc. Estas reas deben estar ventiladas, marcadas con un distintivo que las identifique
como tal y separadas del resto de los materiales y equipos.
Nivel E:

Corresponden a artculos o elementos menores, tales como clavos, pernos, alambres, fitting PVC, etc.
stos se colocarn en estanteras, jaulas o cajas, por medio de apoyos y soportes que reciban el peso,
para evitar deterioro en los artculos.
5.2.2.

Condiciones bsicas de almacenamiento

Para todos los niveles de insumos, los elementos o artculos debern estar claramente identificados.
Las cubiertas utilizadas para proteccin debern, facilitar el drenaje y permitir una buena circulacin del
aire.
Se practicarn mtodos de limpieza y cuidado en las reas de almacenamiento. stas debern estar
limpias de basura, restos de embalajes, tierra y otros desperdicios contaminantes, como aceites, grasas,
cidos, etc.
Se debe contar con extintores adecuados contra incendios y en condiciones operables, dependiendo del
tipo de material acopiado en cada rea de almacenamiento.
Se contar con un sistema para evitar la entrada y/o eliminacin de roedores en las zonas de
almacenamiento, que puedan ocasionar daos fsicos o contaminacin material.
Queda estrictamente prohibido fumar, el consumo de alimentos y bebidas en las reas de
almacenamiento.
5.2.3.

Traslado de materiales e insumos

El Administrador de la obra solicitar a bodega central, va email, su necesidad de traslado, la cual ser
respondida por el Jefe de bodega central.
Se debe describir lo trasladado, ya sea de bodega central a obra o entre las obras, en una Gua de
despacho en la cual se deber dejar indicado como mnimo los siguientes antecedentes:

Datos del cliente

Nombre, Rut y firma del transportista

Nmero de la orden de compra (si es que aplica)

Lugar de procedencia y destino

Descripcin de lo trasladado y cdigo (si es que aplica)

Fecha

Otros

5.3.

MAQUINARIAS, EQUIPOS Y HERRAMIENTAS

5.3.1.

Inventarios

a)

Bodega Central:

Toda mquina, equipo y herramienta adquirida se debe incorporar a un Listado de maquinarias,

equipos y herramientas. Este listado incluir datos como tipo, marca, modelo, cdigo, fecha de

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adquisicin, propietario y valorizacin y ser de responsabilidad del Administrador de bodega y

maquinaria, el desarrollo, control y mantencin de este listado.

b)

Obra:

Todas las obras deben controlar sus mquinas, equipos y herramientas, segn lo mencionado en el
Procedimiento especfico de Elaboracin de Planes de calidad, punto 5.2.16.
Las obras deben llevar un Listado de Control de equipos y maquinaria, que incluya todas las
mquinas, herramientas, andamios, moldes y sus accesorios. Este listado debe incorporar la descripcin
del equipo, la cantidad, fecha de recepcin y de devolucin a bodega central. En el caso de los moldes
debe incorporarse adems, la medida y la cantidad total de metros cuadrados.
Este listado debe ser mantenido y actualizado diariamente por el bodeguero de la obra. Adems, debe ser
completado hasta el da veinticinco (25) y enviado, a ms tardar, el da veintisis (26) del mes en curso,
al Administrador de bodega para realizar los cobros correspondientes.
Por otra parte, el Bodeguero de la obra debe mantener y actualizar diariamente un Listado de Control
de hormetros, individual por cada mquina en formato Excel, que incluya un control diario de salida de
petrleo, nmero correlativo del report utilizado en el da, hormetro de inicio y trmino de la jornada y
un subtotal de horas. Este listado debe ser completado hasta el da veinticinco (25) y enviado, a ms
tardar, el da veintisis (26) del mes en curso, al Administrador de bodega central para que se realicen los
cobros correspondientes.
5.3.2.

a)

Solicitud y entrega
Bodega Central:

Cada vez que se confirme el uso de maquinarias y equipos a bodega central, el Bodeguero de obra debe
hacer, va correo electrnico, la solicitud al Administrador de bodega central, con copia al Jefe de bodega
central, con suficiente anticipacin para que Bodega central pueda programar el envo. (Ver punto 5.1.5
del presente documento)
Mientras la mquina est en Bodega central se le deben hacer todas las mantenciones y reparaciones
pertinentes a fin de que al ser despachada a obra, est en ptimas condiciones. Bodega central ser el
responsable de realizar las mantenciones en obra cuando stas lo soliciten.
Tanto al ingreso como a la salida de maquinaria desde Bodega central, el Jefe de bodega o quien el
designe, deben completar el registro Ficha Salida/Ingreso de maquinaria, de tal manera de conocer el
estado de las mquinas al ser despachadas y recibidas desde obra.

b)

Obra:

Ya sea proveniente de bodega central, obras o arrendada, el bodeguero debe chequear el correcto
funcionamiento de la maquinaria al ingresar stas a obra.
Para todas las mquinas seleccionadas por bodega central, con un valor superior o igual a $1.000.000 de
pesos, se encontrar disponible en la intranet de la empresa las Bitcoras de mantencin de cada una
de ellas para consulta del personal de la obra. Es responsabilidad del Administrador de bodega central
desarrollar las mencionadas Bitcoras y mantenerlas actualizadas.
La obra deber informarse, va Intranet, de la periodicidad de mantenciones de cada mquina. Ser
responsabilidad del Jefe de bodega de obra informar va correo electrnico a bodega central cuando falten
50 horas para el cumplimiento de las horas especificadas para la prxima mantencin.
En el caso que obra deba realizar alguna mantencin especfica a maquinaria o equipo, el Jefe de obra, o
quien l designe, debe completar inmediatamente el formulario Bitcora de mantencin, que se
encuentra en intranet.
El proceso de recepcin debe cumplir con lo estipulado en el captulo 5.2.11 del Procedimiento
especfico PE 01 Elaboracin de planes de calidad.

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Una vez terminado el uso de la maquinaria, equipo o herramienta, el bodeguero deber informar, va
correo electrnico, al Administrador de bodega central con copia al Jefe de bodega, el cese del periodo de
arriendo y la disponibilidad para retiro de obra.
5.3.3.

Maquinaria, equipos o herramientas dados de baja

De no ser posible reparar alguna mquina o herramienta en obra, el Bodeguero deber enviarla a Bodega
central para su evaluacin. Si esta evaluacin indica que el costo de reparacin es superior o equivalente
al 50% del costo de reposicin, ser dado de baja y destinado a un lugar especfico identificando su
condicin.
Ser responsabilidad del Jefe de Bodega central llevar el registro, Listado de maquinaria en desuso,
para la maquinaria dada de baja.

6.

RESPONSABILIDADES

Administrador de bodega central

Elaborar, controlar y mantener Listado de maquinarias, equipos y herramientas
Desarrollar y actualizar las Bitcoras de mantencin de las maquinas y equipos que as lo requieran

Jefe de bodega Central

Elaborar, controlar y mantener Listado de materiales existentes
Dar el visto bueno de los materiales efectivamente ingresados a Bodega central
Completar gua de despacho
Generar traspaso en trnsito
Cumplir los criterios de almacenamiento de materiales
Velar por la mantencin y funcionamiento de maquinarias y equipos en Bodega
Mantener y actualizar el Listado de maquinaria en desuso
Completar Ficha de Salida/ingreso de maquinaria

Bodeguero de obra
Elaborar, controlar y mantener Listado de materiales de obra
Catalogar y rotular los materiales que debern ser almacenados para respaldo de garanta
Cotejar orden de compra v/s gua de despacho
Controlar la entrega y recepcin de herramientas
Dar el visto bueno de los materiales efectivamente ingresados a obra
Chequear los materiales entregados y generar la salida de materiales
Cumplir los criterios de almacenamiento de materiales
Completar guas de despacho
Mantener y actualizar el Listado de Control de equipos y maquinarias
Mantener, actualizar y enviar al Administrador de bodega central el Listado de Control de Hormetros
Solicitar despacho de maquinarias
Solicitar mantencin y reparacin de maquinarias a Bodega central
Chequear el correcto funcionamiento de la maquinaria que ingresa a obra
Enviar registro Bitcora de mantencin al Administrador de bodega central
Informar oportunamente a Bodega central de las mantenciones y retiros de las mquinas y equipos

Administrador de Obra
Solicitar documentacin establecida para el inicio de la obra
Catalogar y rotular los materiales que debern ser almacenados para respaldo de garanta
Solicitar traslado de materiales

Jefe de obra/Capataces

Completar Orden de entrega de materiales

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Administracin de Bodega
7.

REGISTROS

Listado de materiales de obra

Vales para el control de materiales

Listado de maquinarias, equipos y herramientas

Listado de Control de equipos y maquinaria

Listado de Control de hormetros

Listado de maquinaria en desuso

Bitcoras de mantencin

Ficha Salida/ingreso de maquinaria

8.

ANEXOS
TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS

FECHA

REV

Marzo 2008

00

Agosto 2008

01

PRRAFO
PAGINA

MODIFICACIN REALIZADA

Realizacin del documento

5.2.3

Eliminar el registro Calendario de transporte