GUA DE DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS

EN MILLENNIUM
Versin 1.0

Servicio de Tecnologas de la Informacin

y Sistemas Bibliotecarios

diciembre de 2004

Biblioteca de la Universidad Complutense

NDICE
1

INTRODUCCIN ...................................................................................................................................1

ASOCIAR CONJUNTOS DE MEDIA ....................................................................................................1

2.1.1
2.1.2
2.1.3
2.1.4
2.1.5

Asociar ficheros de media mediante una direccin url............................................................... 5

Importar ficheros de media......................................................................................................... 6
Escanear documentos................................................................................................................ 8
Asociar una imagen reducida a un conjunto de media ............................................................ 11
Formato de la informacin referente a los ficheros asociados ................................................ 12

MANIPULAR FICHEROS DE IMAGEN...............................................................................................13

BORRAR FICHEROS O CONJUNTOS DE MEDIA............................................................................18

RESERVAS DE CURSOS ELECTRNICOS (BIBLIOGRAFAS RECOMENDADAS).....................19

VISUALIZAR FICHEROS DE MEDIA EN EL OPAC ..........................................................................20

ESTADSTICAS DE ACCESOS A RESERVAS DE CURSOS ELECTRNICOS .............................23

NORMAS TCNICAS DE DIGITALIZACIN .....................................................................................27

8.1

Caractersticas de los escneres................................................................................................. 27

8.1.1
Calidad de imagen ................................................................................................................... 27
8.1.2
Prioridad de los enlaces frente a la importacin o a la digitalizacin....................................... 27
8.2
Cundo establecer un control de acceso? ................................................................................ 27

Gua de digitalizacin de documentos. Versin 1.1

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1 Introduccin
La aplicacin de Millennium para la digitalizacin de imgenes, texto, archivos sonoros, de vdeo, etc.,
denominados a partir de ahora media, para abreviar, permite mejorar el acceso de los usuarios a
colecciones de imgenes, documentos digitalizados y otros tipos de ficheros electrnicos. Con ella se
pueden asociar a un registro bibliogrfico imgenes escaneadas y almacenadas posteriormente en el
servidor Cisne (artculos de profesores, siempre que el autor d su autorizacin, ndices de libros,
partituras musicales, fotografas, etc.), o importadas desde el disco duro del PC o desde un servidor
externo al servidor Cisne. Asimismo, es posible asociar ficheros alojados en un servidor remoto mediante
la consignacin de su direccin url. Los usuarios que recuperen estos registros bibliogrficos desde el
opac web podrn visualizar (o escuchar, en caso de que sean archivos sonoros) los ficheros asociados a
ellos pinchando en el vnculo correspondiente.
Millennium Media permite asociar los siguientes tipos de ficheros:

de imgenes (BMP, GIF, JPEG, PNG, TIFF)

de sonido (MP3, WAV)

de vdeo (AVI, MOV)

de animacin (MPEG)

de texto (DOC, PDF, PPT, TXT)

HTML

direcciones url

Por otro lado, esta aplicacin permite controlar el acceso a todos estos documentos electrnicos si se
estima conveniente, en funcin de las caractersticas del documento en cuestin.
El acceso a ficheros electrnicos o a imgenes digitalizadas se puede lograr tambin mediante la
introduccin en el registro bibliogrfico del campo MARC 856XX, pero la aplicacin de Millennium para la
digitalizacin de imgenes y texto permite adems visualizar una imagen reducida de stos al recuperar
en el opac web el registro bibliogrfico al que estn asociados y manipular la imagen: aumentar o
disminuir su tamao, girarla, imprimirla o guardarla en el disco duro del PC o en un disquete, mediante
una herramienta de Java que se descarga automticamente cuando se pincha sobre la imagen.
Por otro lado, los registros bibliogrficos que contienen imgenes u otros documentos digitales pueden
asociarse con un registro de curso para formar parte de una bibliografa recomendada.

2 Asociar conjuntos de media

Las operaciones de escanear documentos o importar imgenes u otros ficheros para asociarlos a un
registro bibliogrfico, as como la asociacin de documentos alojados en un servidor web remoto se
pueden realizar desde Guicat, como se explica en la Gua de digitalizacin de documentos pero tambin
pueden ser llevadas a cabo desde cualquier mdulo de Millennium (circulacin, publicaciones
peridicas, adquisiciones o catalogacin) como se explicar a continuacin.
Como ya se ha dicho, una imagen, un texto digitalizado o cualquier otro fichero debern estar asociados
a un registro bibliogrfico. Por ello, antes de comenzar el proceso hay que crear el registro bibliogrfico
al que quiere asociarse y grabarlo en la base de datos. Si el bibliogrfico ya existe, se recuperar
mediante una bsqueda por cualquiera de los criterios disponibles.
Una vez creado o recuperado el registro bibliogrfico, debe pincharse el icono Media para proceder a
asociar el fichero deseado. El nmero entre parntesis que aparece bajo el icono indica la cantidad de
conjuntos de media que se han asociado al bibliogrfico que est en pantalla.

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Al pinchar este icono, el programa muestra la siguiente pantalla:

Como puede observarse, ahora la pantalla est dividida en tres secciones: en la seccin superior
izquierda aparece un resumen del registro bibliogrfico al que se van a asociar los distintos media, en la
seccin inferior izquierda se muestra el Gestor de media, que proporciona una representacin grfica en
forma de rbol desplegable de los media asociados al registro bibliogrfico, y en la seccin derecha, en
lo que llamaremos panel de presentacin de imgenes, se presenta la informacin relacionada con el
fichero seleccionado en la seccin del Gestor de media. Asimismo, en la barra de estado se muestran
las caractersticas de la imagen que se est visualizando en ese momento: dimensiones, tamao en
disco, especificaciones de color, porcentaje del tamao real y, si la imagen tiene formato TIFF, los puntos
por pulgada (dpi).

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Se pueden asociar ficheros de media a un registro bibliogrfico de tres formas distintas:

a) asociacin de la direccin url en la que estn ubicados,
b) importacin del fichero desde cualquier directorio (local o remoto) al servidor Cisne,
c) digitalizacin de un documento o una imagen por medio de un escner.
Para aadir un fichero de media de cualquiera de las tres formas mencionadas en el apartado anterior,
en la pantalla que se abre al pinchar el icono Media, deber pulsarse el botn Aadir conjunto de
media, que se muestra por defecto en el panel de presentacin de imgenes si el bibliogrfico an no
tiene media asociados.

Si ya tiene algn fichero de media asociado, en primer lugar deber seleccionarse con el ratn la carpeta
del Gestor de media. Al hacerlo, el botn Aadir conjunto de media se mostrar en el panel de
presentacin.

Al pulsar el botn Aadir conjunto de media, en el panel de presentacin de imgenes aparece un

formulario para introducir los datos correspondientes al fichero que se va a asociar y los botones que
permitirn asociar el fichero media de las tres formas mencionadas.

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Lo primero que debe hacerse es escribir en el campo Title el nombre del conjunto de ficheros que se van
a asociar al registro bibliogrfico.
El siguiente campo, Publisher code, permite establecer un control de acceso a los documentos: si este
campo se rellena con un cdigo alfanumrico de hasta 10 caracteres distinto del que existe por defecto
(000), cuando un usuario quiera acceder a travs del opac al documento contenido en el fichero de
media asociado, el sistema le pedir su identificacin (nombre y apellidos, cdigo de barras de su
carn y PIN). Asimismo, permite recoger estadsticas de dichos accesos, mediante el generador de
informes de Millennium (con la opcin User access E-reserves, vase el apartado 7. Estadsticas de
accesos a reservas de cursos electrnicos). En nuestro caso, en este campo se har constar el
cdigo numrico de tres dgitos que identifica a la sucursal que asocia el fichero. Los campos
correspondientes a los cargos por distintas operaciones (ver la primera pgina del documento, ver el
resto de las pginas, visualizar el documento completo, imprimir la primera pgina, imprimir el resto de
las pginas, imprimir el documento completo) pueden rellenarse con el importe de cada una de ellas
(excepto si los documentos o las imgenes residen en un servidor externo, en cuyo caso el programa no
tendr en cuenta los cargos impuestos y stos no tendrn efecto) o pueden dejarse con los valores por
defecto (EU 0,00).

Nota
En la Biblioteca Complutense, por ahora, no se establecer cargo alguno por ver o imprimir los ficheros de media
asociados a un registro bibliogrfico, pero, en funcin del tipo de documento que contenga el fichero, el campo
Publisher code deber ser rellenado con el cdigo numrico de la biblioteca que introduce el documento (220,
700, 830, etc.) o dejar el valor por defecto 000, lo cual condicionar que el sistema pida o no la identificacin del
usuario, aunque no se le impongan cargos.

La casilla de verificacin Use viewer slo tiene dos contenidos posibles: se marcar la casilla si se
desea que Millennium utilice el Image Viewer (una herramienta de Java que permite manipular las
imgenes, grabarlas o imprimirlas, cuando se accede a ellas a travs del opac web, vase el apartado 6.
Visualizar ficheros de media en el opac de esta gua) para visualizar el documento contenido en el
fichero de media, y si se desea que sea el propio navegador o un programa determinado el que abra
dicho documento, la casilla deber desmarcarse.

Nota
La casilla deber marcarse si los archivos en cuestin son BMP, TIFF, GIF, PNG o JPEG (stos son los tipos de
archivo que soporta el Image Viewer), y dejarse desmarcada si los archivos tienen cualquier otro formato (por
ejemplo, pdf, doc) o si el fichero est en un servidor externo y se accede a l a travs de la direccin url.

Una vez que se han rellenado los campos mencionados, en funcin de la forma en la que se vaya a
asociar al registro bibliogrfico el fichero de media en cuestin, se deber seguir uno u otro de los
procedimientos que se especifican a continuacin.

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2.1.1 Asociar ficheros de media mediante una direccin url

Si el fichero de media se va a asociar mediante una direccin url, en el
panel de presentacin de imgenes deber pulsarse el botn Enlace
URL. Al hacerlo, se abrir una ventana donde se har constar la
direccin url del fichero (por ejemplo, el texto completo de Don Quijote),
en el campo URL, y la url de la imagen reducida (miniatura o
thumbnail), si se desea, en el campo Thumbnail URL.
A continuacin se pulsar el botn OK y el icono Guardar. Si se desea comprobar la correccin de la
direccin url, se puede pulsar el botn Lanzar aplicacin asociada. Al hacerlo, se abrir la pgina web
correspondiente.

Nota
Si la direccin url que se ha asociado contiene una imagen que se quiere tambin asociar como imagen reducida
(thumbnail), deber procederse como sigue:
Situar el cursor sobre la imagen en cuestin.
Pulsar el botn derecho del ratn y seleccionar la opcin Propiedades.
Seleccionar con el ratn el contenido del campo Direccin (URL).
Pinchar sobre l con el botn derecho del ratn y seleccionar Copiar (o
pulsar Ctrl + C).
Volver a Millennium y pegar el contenido en el campo Thumbnail URL.

El resultado en el opac web sera el siguiente:

Al pinchar en la imagen reducida, se abrir la pgina web correspondiente a la direccin url que se
escribi en el campo URL.
El programa tambin da la oportunidad de importar una direccin url al
servidor Cisne, pulsando el botn Importar URL. Al hacerlo, se abre una
ventana para introducir dicha direccin. No obstante, no se recomienda este
mtodo porque cuando se accede a la direccin url desde el opac web, en la
mayora de los casos no se visualizan las imgenes u otros componentes
animados de la pgina en cuestin.

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2.1.2 Importar ficheros de media

Nota
Siempre que se pueda, se aconseja asociar ficheros de media mediante una direccin url (como se acaba de
explicar) y no mediante las opciones de importar ficheros o escanear imgenes o documentos, puesto que los
ficheros de media importados o escaneados se almacenan en un directorio del servidor Cisne y, por tanto,
ocupan espacio en el disco del sistema (que tiene una capacidad limitada).

Si lo que se desea es importar al servidor Cisne un fichero de media alojado

en el propio PC o en un servidor interno, debe pulsarse el botn Importar
fichero. Al hacerlo, se abrir el cuadro de dilogo Abrir en el que deber
buscarse el directorio que contiene el fichero que se desea importar,
pinchando en el men desplegable Buscar en:

Una vez seleccionado el directorio, se seleccionar el fichero y se har doble

click sobre l o se pulsar el botn Abrir:

Si en la ventana no se muestra el tipo de archivo que se quiere importar, en

el men desplegable Archivos de tipo puede determinarse la extensin del
archivo:

Tras esto, el programa importa el fichero seleccionado, crea por defecto una imagen reducida
(Thumbnail) si el fichero importado es una imagen y muestra el panel de presentacin de imgenes en
el que aparecer informacin sobre el fichero importado si ste no es un archivo de imagen (tipo y
tamao del archivo) o la imagen si el fichero importado es un archivo de imagen:

A continuacin se pulsar el icono Guardar para que el fichero quede asociado definitivamente al
registro bibliogrfico. Si se desea aadir otros ficheros a un conjunto de media, deber seleccionarse con
el cursor la carpeta que contiene el ttulo del conjunto y al hacerlo, en el panel de presentacin de
imgenes se mostrar el formulario para la introduccin de los datos (que ya aparecer relleno con los
datos que se introdujeron al crear el conjunto) y los botones para asociar ficheros, entre ellos el de
Importar fichero.

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Notas importantes
A la hora de importar ficheros de media hay que tener en cuenta las siguientes consideraciones:

Un conjunto de media que contenga un fichero pdf no puede contener ms

ficheros pdf, ni uno o ms ficheros de otro tipo. Por este motivo, Millennium no
permitir aadir un fichero pdf a un conjunto de media que ya contenga un
fichero de cualquier otro tipo. Si se intenta, el sistema emitir el mensaje Los
conjuntos tipo PDF slo pueden contener un fichero:

Puesto que el formato GIF es un formato propietario, al importar un fichero GIF,

el sistema obliga a convertirlo a un fichero con alguna de las siguientes
extensiones: BMP, PNG, JPEG o TIFF.

Un conjunto de media puede contener varias imgenes, pero stas deben ser del mismo tipo. Por ejemplo, si
un conjunto contiene ya un fichero de imagen JPEG, slo se podrn aadir imgenes JPEG. Esto afecta a la
lista de tipos de archivos que pueden importarse y que aparece en el cuadro de dilogo Abrir (vase la pgina
anterior): si un tipo de fichero es incompatible con los que ya existen en el conjunto de media seleccionado, no
aparecer en la lista de tipos de archivos.
No obstante, al aadir a un conjunto un tipo de fichero distinto de los que ya
contiene (pero compatible con ellos), Millennium informa de que va a convertir el
tipo de fichero que se est importando al que ya existe en el conjunto. Por
ejemplo, si el conjunto contiene ya un fichero JPEG y se est intentando importar
un fichero BMP, el sistema avisar de que va a cambiar el fichero de BMP a
JPEG.

Si se pulsa el botn Cancelar se interrumpir la operacin. Si se quiere que Millennium convierta

automticamente los ficheros que se importen al tipo de fichero que ya exista en el conjunto, deber marcarse
la casilla de verificacin No mostrar este aviso la prxima vez.
Si se han seleccionado mltiples ficheros para importar y uno o ms de ellos no
pueden ser convertidos y aadidos al conjunto de media, el sistema muestra un
mensaje en el que anuncia que no puede importar el fichero porque su tipo es
incompatible con el que ya existe en el conjunto:

Si se desea, se puede cambiar la extensin de todos los ficheros contenidos en un conjunto de

media. Para ello, deber seleccionarse con el ratn la carpeta que muestra el nombre del conjunto
y, a continuacin, seleccionar la opcin Change type del men Herramientas o del men
contextual que se muestra al pulsar el botn derecho del ratn. En ese momento, se abre la
ventana para seleccionar la extensin deseada. Una vez elegida la nueva extensin, se pulasar el
botn OK y el programa cambiar de una sola vez la extensin de todos los archivos del conjunto.
El orden en el que los distintos ficheros de un conjunto se visualizarn en el opac ser aquel en el
que se hayan introducido en Millennium. Por ello, de cara a la ordenacin correcta, hay que tener
en cuenta lo siguiente:
o Si los ficheros se aaden de la forma mencionada al final de la pgina anterior (seleccionando
la carpeta que contiene el nombre del conjunto y pulsando el botn Importar fichero), stos se
colocan en orden inverso al de introduccin, es decir, el ltimo importado se visualizar el
primero. Mientras no se guarden las operaciones realizadas, el programa numera los sucesivos
ficheros en orden inverso (JPEG 3, JPEG 2, JPEG 1). Al pulsar el icono Guardar, el sistema
renumera los ficheros, pero no modifica su orden: ahora mostrar
JPEG 1, JPEG 2, JPEG 3, pero, en realidad, el fichero JPEG 1 es el
que se cre como JPEG 3.
o Para que los ficheros importados se dispongan (y se visualicen) en
el orden en el que se introducen deben agregarse marcando el
ltimo fichero aadido y seleccionando la opcin File set Import
file del men que se despliega al pulsar el botn derecho del ratn.
De esta manera, el fichero aadido se situar detrs del ltimo. Para
insertar un fichero entre dos ya existentes se har de esta misma
forma, marcando el fichero detrs del cual se desea situar el nuevo.

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2.1.3 Escanear documentos

Si se desea escanear una imagen, una serie de imgenes o un documento de texto, debe disponerse de
un escner, ya sea conectado directamente al PC o disponible en red desde varios PCs (ambas
posibilidades dependen del tipo de software que gestiona el escner). Asimismo, el PC desde el que se
vaya a escanear el documento debe tener instalado el software de utilizacin de dicho escner. Para
comenzar el proceso, se seguirn las instrucciones dadas en el apartado 2. Asociar ficheros de media,
para crear un conjunto de media nuevo, o seleccionar la carpeta que contiene
el ttulo del conjunto si lo que se desea es aadir un fichero a un conjunto
existente. En ambos casos, en el panel de presentacin de imgenes se
pulsar el botn Scan. Al hacerlo, si el documento que se va a escanear es el
primero que se aade a un conjunto de media, el sistema presentar un
pequeo men para elegir el formato en el que se guardar.

Nota
No es conveniente elegir el formato BMP, puesto que es el que ocupa un mayor espacio en disco. El resto de los
formatos comprimen la informacin y ocupan menos y, de todos ello, el ms aconsejable es el PNG.

Una vez seleccionado el formato deseado, se abrir la siguiente ventana:

Si el conjunto al que se va a aadir el documento escaneado ya contiene otros ficheros, el programa lo

guardar automticamente en el mismo formato que stos (pues, como hemos dicho en la nota de la
pgina anterior, no es posible que un conjunto contenga ficheros de distinto tipo) y mostrar
directamente dicha ventana. A partir de aqu, deber seguirse este procedimiento:
Colocar el documento en el escner.
Realizar los ajustes necesarios en funcin de las caractersticas del documento:
o Resolucin: deber seleccionarse una de las tres disponibles (75, 150 o
300 pxels por pulgada):
o Tipo scan: se seleccinar 1-bit BW (imagen en blanco y negro, 1 bit por
pxel; esta opcin no est disponible para los ficheros JPEG); 8-bit
Grayscale (escala de grises, 8 bits por pxel) o 24-bit RGB Color (imagen
en color RGB, 24 bits por pxel).
o Orientacin: se elegir Portrait (vertical) o Landscape (horizontal).
o Tamao papel: las opciones son 8,5 x 11 o A4.
o Escanear: se puede elegir Pixels o Inches (pulgadas).
Para escanear ininterrumpidamente todas las pginas de un documento o una serie de imgenes (slo si
el escner tiene un alimentador automtico de papel) la casilla Use alimentador automtico
documentos debe estar marcada.

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El botn Prescan ofrece una pequea muestra del documento que se va a escanear, pero para que
funcione correctamente, en el campo Escanear hay que seleccionar Inches (pulgadas) (vase la pgina
anterior). Si se deja Pixels (que es la opcin por defecto), cuando se pulsa el botn Scan para realizar la
operacin definitiva, el programa escanea solamente el pequeo fragmento del documento que ha
tomado como muestra.
El botn Scan escanea el documento directamente, pero hay que tener en cuenta las siguientes
consideraciones: con las resoluciones 75 y 150, hay que elegir Inches en el campo Escanear, pues si se
deja Pixels, se escanea la imagen incompleta, y con la resolucin 300, slo funciona si se selecciona en
Tipo scan la escala de grises, porque si se elige imagen en color, el programa se cierra, no guarda el
documento escaneado y deja el registro bibliogrfico en uso por el sistema. Por ello, si se desea
escanear un documento con la resolucin de 300, se recomienda que, despus de seleccionar las
condiciones, se utilice el botn Avanzado.

Nota
En este momento, el programa funciona de la manera indicada. No obstante, se comunicar oportunamente
cuando el problema se haya solucionado.

El botn Avanzado abre la aplicacin asociada con el escner y escanea el documento en modo de
prueba.

Nota
Las opciones disponibles al pulsar el botn Avanzado dependern de la aplicacin asociada con el escner
utilizado. En este caso, la aplicacin es HP PrecisionScan Pro.

Cuando la operacin de prueba haya finalizado, deber seleccionarse la imagen completa o, si se desea,
un fragmento solamente y escoger la opcin Regresar a JavaTwain32 del men Explorar (como hemos
dicho, sta es la opcin disponible en la aplicacin HP PrecisionScan Pro; si la aplicacin asociada con
el escner es otra, la forma de volver a Millennium ser distinta):

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En este momento, la aplicacin escanea de forma definitiva la imagen completa o el fragmento

seleccionado y vuelve a Millennium, donde se mostrar en el panel de presentacin de imgenes:

Una vez que se han finalizado las operaciones de escanear o importar imgenes se pulsar el icono
Guardar.

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2.1.4 Asociar una imagen reducida a un conjunto de media

Millennium ofrece la posibilidad de asignar una imagen reducida (thumbnail) a un conjunto de media.
Esta imagen reducida se muestra en el opac web como un identificador visual del conjunto de media
asociado a un bibliogrfico y tambin como un vnculo que permite al usuario acceder a los ficheros
contenidos en el conjunto en cuestin.
Al aadir un fichero de imagen a un nuevo conjunto de media, Millennium crea automticamente una
imagen reducida de dicha imagen.
Si el conjunto de media contiene varias imgenes, se puede seleccionar cul de ellas deber mostrarse
en el opac como imagen reducida. Para ello, deber seguirse este procedimiento:
Recuperar el registro bibliogrfico al que est asociado el conjunto y pulsar el icono Media.
Seleccionar el conjunto de media y hacer doble clic con el ratn para desplegar su contenido.
Pinchar una vez con el ratn sobre la imagen en cuestin (al hacerlo, sta se mostrar en el panel de
presentacin de imgenes; as, ser fcil asegurarse de que es esa imagen y no otra la que se quiere
establecer como imagen reducida).
Con la imagen seleccionada, pulsar el botn derecho del ratn y elegir la
opcin Set as thumbnail. Al hacerlo, la imagen aparecer en el opac como
imagen reducida. Para comprobarlo, puede pincharse una vez con el ratn en
el fichero Thumbnail, y la miniatura se mostrar en el panel de presentacin
de imgenes.

Millennium permite asimismo asociar una imagen reducida a un conjunto de media que no la contena
previamente o que no contiene imgenes en absoluto. Para especificar como miniatura de un conjunto
una imagen externa a l, debe procederse de la siguiente forma:
Recuperar el registro bibliogrfico al que est asociado el conjunto y pulsar el icono Media.
Seleccionar con un nico clic la carpeta en la que se muestra el nombre del conjunto de media.
Seleccionar Herramientas Field Thumbnail y, a continuacin, el
modo de asociar la imagen (Import file, Scan, Import URL o Enlace
URL). Segn el modo elegido, se proceder como se ha explicado para
importar o escanear documentos. De esta manera, la imagen
seleccionada quedar asociada al conjunto como imagen reducida.

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2.1.5 Formato de la informacin referente a los ficheros

asociados
La informacin de los ficheros de media asociados se almacena en el registro bibliogrfico en un campo
952__ por cada conjunto de media. Este campo recoge la siguiente informacin:
cdigo del centro (o 000 si no se ha introducido ninguno),
nmero de ficheros de los que consta el conjunto (en caso de que los ficheros se hayan asociado
mediante una direccin url, este nmero ser 0),
tipo (o extensin) de los ficheros contenidos en el conjunto (si stos se han importado o escaneado),
nmero del registro bibliogrfico al que est asociado,
nmero del conjunto (es asignado automticamente por el sistema segn se van introduciendo en la
base de datos),
cargos por ver o imprimir los documentos,
nombre del conjuto (en un subcampo |t),
si se utiliza el Image Viewer para abrir los ficheros (y o n en el subcampo |v),
url del fichero (si ste se ha asociado de esta forma) en un subcampo |u,
url de la imagen reducida, en un subcampo |e.

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3 Manipular ficheros de imagen

Cuando se aade una imagen a un conjunto de media, sta se puede editar y manipular usando una
serie de funciones de las que dispone Millennium.
Para acceder a estas funciones, debe seguirse este procedimiento:
Recuperar el registro bibliogrfico al que est asociado el conjunto y pulsar el icono Media.
Seleccionar el conjunto de media y hacer doble clic con el ratn para desplegar su contenido.
Pinchar una vez con el ratn sobre la imagen en cuestin (al hacerlo, sta se mostrar en el panel de
presentacin de imgenes).
Cuando la imagen se est mostrando en el panel de presentacin de imgenes, las funciones de edicin
y manipulacin estn disponibles en el men Herramientas Image o bien pulsando el botn derecho
del ratn sobre la imagen:

Men Herramientas Image

Botn derecho del ratn sobre la imagen

Estas funciones son las siguientes:

Resize (modificar el tamao): modifica la anchura y/o la altura de una imagen. Al seleccionar esta
opcin se abre el cuadro de dilogo para la modificacin. Por defecto, la escala de proporcin de la
imagen se muestra en pxeles, pero el campo Seleccionar tipo de escala presenta un pequeo
men desplegable que permite elegir que la escala se muestre en forma de porcentaje. Para efectuar
el cambio, debern modificarse las cantidades que aparecen en los campos Ancho y Altura. Si la
casilla de verificacin Mantener proporcin de aspecto est desmarcada, habr que introducir los
valores deseados de anchura y altura. Sin embargo, si esta casilla est marcada, slo ser necesario
modificar una de las dos cantidades, puesto que el programa calcular la otra para mantener la
misma proporcin del tamao original:

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Una vez realizados los cambios, se pulsar el icono Guardar.

Crop (recortar): permite seleccionar un fragmento de la imagen y convertirlo, a su vez, en una
imagen que sustituir a la original. Para ello, se debe seleccionar el fragmento de la imagen que se
desea recortar pinchando con el botn izquierdo del ratn en el ngulo superior izquierdo del
fragmento y moviendo el ratn (sin soltar el botn) hasta el ngulo inferior derecho. Al soltar el botn,
se despliega automticamente un pequeo men con dos opciones: Zoom, para aumentar el tamao
del fragmento seleccionado, y Crop, para recortarlo. Al elegir esta ltima opcin, se mostrar un
cuadro de dilogo con las coordenadas del rea seleccionada. Si se pulsa aqu el botn OK,
desaparecer el rea de la imagen original no contenida en el fragmento seleccionado y ste
quedar como la nueva imagen. Este cambio se har permanente al pulsar el icono Guardar:

Zoom (acercar o alejar): aumenta o disminuye el tamao de la imagen que se muestra. La

diferencia que hay entre esta funcin y la de Resize es que en este caso, el cambio afecta al tamao
real de la imagen, mientras que la funcin Zoom slo afecta a su visualizacin. Al elegir esta opcin,
se abre un cuadro de dilogo en el que debe introducirse el porcentaje del tamao original al que
quiere visualizarse la imagen: un porcentaje por debajo de 100, disminuir el tamao; un porcentaje
por encima de 100, lo aumentar.

Como hemos dicho anteriormente, si se selecciona un fragmento de la imagen con el ratn, al soltar
el botn izquierdo aparece un pequeo men en el que si se selecciona la opcin Zoom, el rea
seleccionada aumentar de tamao en una proporcin determinada por el propio programa.

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Rotate (girar): permite girar la imagen alrededor de un punto, en el sentido de las agujas del reloj, el
nmero de grados especificado en la pequea ventana que se abre cuando se selecciona esta
opcin (90 la coloca en posicin horizontal, 180 la coloca en posicin vertical boca abajo y 360 la
devuelve a su posicin original). La siguiente imagen ha sido rotada 45:

DPI (dots per inch puntos por pulgada): permite modificar la resolucin (puntos por pulgada) de
una imagen en formato TIFF. Al seleccionar esta opcin (que est desactivada si el fichero de
imagen es de tipo JPG, BMP o PNG), se muestra una ventana para modificar el nmero de puntos
por pulgada, pero, sea cual sea la resolucin que se introduzca, la diferencia es inapreciable.

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Transpose (cambiar de posicin, dar la vuelta): permite invertir la posicin de la imagen. Cuando
se sita el cursor sobre esta opcin, el programa da a elegir si se desea invertir la posicin horizontal
o verticalmente. En el primer caso, la posicin de la imagen se invierte horizontalmente sobre el eje
vertical:

En el segundo, la posicin de la imagen se invierte verticalmente sobre el eje horizontal:

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Exportar: permite exportar una imagen (o un fichero de cualquier tipo) desde Millennium a una
carpeta del propio PC o de cualquier otro servidor. Cuando se selecciona esta opcin, se abre una
ventana en la que debe elegirse la extensin con la que se desea guardar el fichero (en el men
desplegable Archivos de tipo), su nombre y el directorio o subdirectorio en el que se va a guardar:

Nota
Los ficheros de imagen pueden exportarse con las extensiones TIFF, JPEG, PNG o BMP,
independientemente de cul sea la suya (es decir, un fichero con extensin TIFF puede exportarse
con la extensin JPEG). Los ficheros que no son imgenes (pdf, doc, mpeg, etc.) slo pueden
exportarse con la extensin correspondiente al fichero que se quiere exportar.
Imprimir: imprime la imagen que se est visualizando en el panel de presentacin de imgenes. Si
previamente se ha seleccionado una impresora por defecto en el men Fichero Seleccionar
impresora Impresora estndar, la imagen se imprimir en dicha impresora. Si no se ha
seleccionado una impresora, cuando se elige Imprimir, se abrir un cuadro de dilogo para hacerlo:

Al pulsar el botn OK, la imagen se imprimir en la impresora seleccionada.

Nota
En este momento un problema en el funcionamiento del programa no permite imprimir. Se
comunicar oportunamente cuando esta operacin pueda realizarse correctamente.
Revert (restaurar la imagen a los valores de la ltima versin guardada): permite deshacer
todas las operaciones de modificacin que no se hayan guardado y recuperar la imagen tal y como
se guard la ltima vez.
Set as thumbnail (establecer como miniatura): esta funcin se explic en la pgina 11.

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4 Borrar ficheros o conjuntos de media

Si se desea eliminar un fichero de media contenido en un conjunto deber procederse como sigue:
Recuperar el registro bibliogrfico al que est asociado el conjunto y pulsar el icono Media.
Seleccionar el conjunto de media y hacer doble clic con el ratn para desplegar su contenido.
Pinchar una vez con el ratn sobre el fichero en cuestin.
Pulsar el botn derecho del ratn (o desplegar el men Herramientas Image) y seleccionar la
opcin Eliminar.

Un conjunto de media puede mantenerse asociado a un registro bibliogrfico slo si contiene al menos
un fichero (sea de imagen o de otro tipo). Si se eliminan todos los ficheros contenidos en un conjunto
pero no se elimina el conjunto propiamente dicho, al guardar los cambios (o al querer salir del registro
bibliogrfico al que est asociado dicho conjunto), el sistema avisa de que ste no es vlido y que, por
tanto, ser eliminado:

Para eliminar directamente un conjunto de media, contenga ficheros o no, se seleccionar con el ratn la
carpeta que muestra el nombre del conjunto y a continuacin se elegir la opcin Eliminar del men que
se muestra al pulsar el botn derecho:

Sin embargo, no se podr eliminar de una sola vez el contenido completo del Gestor Media. Si se quiere
realizar esta operacin, ser necesario borrar uno a uno cada conjunto.

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5 Reservas de cursos electrnicos (bibliografas

recomendadas)
Cualquier registro bibliogrfico al que est asociado un artculo o una imagen puede incluirse en una
bibliografa recomendada mediante la funcin Reservas de cursos del mdulo de circulacin de
Millennium. El tipo de documentos con archivos grficos asociados que son susceptibles de ser incluidos
en una bibliografa recomendada son programas de los cursos, documentos especficos para el curso
confeccionados por los profesores (apuntes, colecciones de problemas, materiales de prcticas etc.),
avisos relacionados con el curso (calendario de exmenes, calificaciones), convocatorias de actividades
relacionadas con el contenido del curso (congresos, ciclos de conferencias, masters o cursos de
especializacin, etc.).

Nota
Al digitalizar o importar un documento que posteriormente vaya a asociarse a un curso deber dejarse
desmarcada la casilla No charges, no patron verification para que el sistema pida siempre la
identificacin del usuario, pues todos estos documentos deben estar accesibles solamente para los
usuarios de la BUC y no para cualquier usuario.
Para ello, es imprescindible que el bibliogrfico tenga asociado al menos un registro de ejemplar, puesto
que, en realidad, lo que se incluye en las bibliografas recomendadas son los ejemplares.
No obstante, aunque el registro bibliogrfico ya tenga asociados otros registros de ejemplar, debe
crearse uno especficamente para el caso de que se quiera incluir en una bibliografa recomendada un
artculo o una imagen (ya sea importada, escaneada o vinculada a una url), puesto que las
caractersticas de un ejemplar de este tipo son distintas de las del resto de los ejemplares. As pues,
cuando se quiera incluir en una bilbiografa recomendada un registro bibliogrfico que tenga imgenes o
artculos digitalizados, deber crearse un registro de ejemplar con las siguientes caractersticas:

sin cdigo de barras,

sin signatura,

con el cdigo z (recurso electrnico) en el campo TIPO PRSTAMO,

con el cdigo 100 (recurso electrnico) en el campo CONDICIN,

con la ubicacin 080 (Biblioteca Digital Complutense).

Una vez creado el ejemplar se seguir el proceso para crear bibliografas recomendadas a travs de
Reservas de cursos, segn se explica en las pginas 80-85 de la Gua de circulacin en Innopac o en
la Circular sobre reservas de cursos.

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6 Visualizar ficheros de media en el opac

Cuando en el opac web se recupera un registro bibliogrfico que tiene asociados ficheros de media se
mostrar de la siguiente forma:

Al recuperar en el opac web una bibliografa recomendada a travs de una bsqueda por curso o
profesor, los materiales recomendados se visualizan de la siguiente forma:

Si sta tiene asociados ficheros digitalizados, en la columna Formato se mostrar el texto, VERSIN
ELECTRNICA DISPONIBLE. Al pinchar en el vnculo del ttulo del material se accede al registro
bibliogrfico:

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Se puede acceder a las imgenes pinchando en cada una de ellas. En ese momento, el Image Viewer
abrir una ventana similar a la de un editor de imgenes, que permitir manipularla, guardarla o
imprimirla:

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Las herramientas de manipulacin de imgenes que proporciona el Image Viewer son las siguientes:
Muestra la pgina anterior a la que se est mostrando en la pantalla.
Muestra la pgina siguiente a la que se est mostrando en la pantalla.
Aumenta el tamao de la imagen.
Reduce el tamao de la imagen.
Selecciona y aumenta el rea deseada de la imagen.
Mueve la imagen aumentada en la ventana de visualizacin.
Gira la imagen 90 a la izquierda.
Gira la imagen 180 sobre su eje vertical.
Gira la imagen 90 a la derecha.
Muestra el cuadro de dilogo que permite imprimir la imagen:
Al pulsar el botn OK se mostrar el dilogo de impresin estndar de Windows.

Muestra el cuadro de dilogo que permite guardar la imagen:

Al pulsar el botn OK aparecer el cuadro de dilogo

estndar de Windows para guardar ficheros lo cual permitir
al usuario especificar el directorio en el que quiere guardarla:

Si alguna de las miniaturas est asociada a un fichero distinto de una imagen (puede ser un vdeo, un
documento .pdf o .doc, un archivo de sonido midi, etc.), es necesario que en el PC desde el que se est
haciendo la consulta estn instalados los programas que permiten abrir este tipo de ficheros (Adobe
Acrobat, Microsoft Word, etc.). Si es as, el programa correspondiente en cada caso se abrir y permitir
leer, or o ver el fichero en cuestin. Si los ficheros de media no tienen asociada una imagen reducida,
los vnculos aparecern bajo el texto Acceso al recurso electrnico.

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7 Estadsticas de accesos a reservas de cursos

electrnicos
Se pueden consultar las estadsticas de acceso a los documentos electrnicos asociados a un curso a
travs del Generador de Informes Estadsticos de Millennium, en la direccin:
http://cisne.sim.ucm.es/manage
A dichas estadsticas se accede desde la pantalla principal del generador, pinchando en la opcin
E-Reserves, tras lo cual se muestra la siguiente pantalla:

Las opciones de consulta que aparecen bajo el epgrafe REPORTS (INFORMES) deben ser combinadas con
las que aparecen bajo el epgrafe DATE RANGE (RANGO DE FECHAS) puesto que cualquiera de los informes
disponibles debe solicitarse para un periodo de tiempo determinado.
Los rangos de fechas a los cuales se pueden limitar los informes son los siguientes:

Yesterday (Ayer). Datos del da anterior al que se solicita el informe.

2 days ago (Dos das antes). Datos de dos das antes al momento de solicitar el informe.

MTD [Month to date] (Mes en curso). Datos desde el primer da del mes en curso hasta el
momento en el que se solicita el informe.

YTD [Year to date] (Ao en curso). Datos desde el primer da del ao en curso hasta el momento
en el que se solicita el informe.

User spec (Fecha especificada por el usuario). El sistema da la

opcin de seleccionar un periodo distinto de los anteriores. Al pinchar
esta opcin se muestra un cuadro en el que debe especificarse el mes
y ao de comienzo (Beginning month and year) y el mes y ao de
finalizacin (Ending month and year) del rango deseado.

Last month (ltimo mes). Datos del mes anterior a aquel en el que se
solicita el informe.

Una vez especificado el periodo sobre el cual se desea obtener datos, deber seleccionarse el tipo de
informe que se quiere extraer y pulsar el botn Submit. Los informes disponibles son los siguientes:
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Daily activity (Actividad diaria). Ofrece datos de los documentos que han sido visualizados o
impresos en el periodo de tiempo especificado, ordenados por fecha. Por cada artculo que aparece
en el informe se muestra la siguiente informacin:
Article number (Nmero de artculo). Nmero que asigna el sistema automticamente a los
documentos electrnicos en el momento de su creacin.
Bib rec number (Nmero de registro bibliogrfico). Nmero del registro bibliogrfico al que
est asociado el documento electrnico.
Article title (Ttulo del artculo).
Publisher code (Cdigo del editor). Cdigo del centro que se haya introducido en el campo
Cdigo del editor en el momento de crear el documento electrnico (vase la pgina 3 de esta
gua).
Patron number (Nmero de usuario). Nmero del registro de usuario que ha accedido al
documento. Este dato slo se muestra si para acceder a los documentos se exige la
identificacin del usuario.
P/W [Print/View] (Impreso/Visualizado). Especifica si el documento en cuestin ha sido
impreso o solamente visualizado en la pantalla.
Page range printed (Rango de pginas impreso).
Total patron charge (Total de cargos al usuario). Total de dinero cargado al usuario por ver o
imprimir documentos electrnicos asociados a un curso. En nuestro caso, de momento no se va
a establecer ningn cargo por ninguna de esas operaciones, por lo que dicho dato siempre ser
0.

Por ejemplo, ste es el aspecto de un informe de actividad diaria para el mes en curso:

Publisher code (Cdigo del editor). Proporciona los datos de los documentos consultados en el
periodo de tiempo especificado ordenados por el cdigo del editor, en nuestro caso, el cdigo del
centro. Se muestran los siguientes datos:
Article number (Nmero de artculo). Nmero que asigna el sistema automticamente a los
documentos electrnicos en el momento de su creacin.
Bib rec number (Nmero de registro bibliogrfico). Nmero del registro bibliogrfico al que
est asociado el documento electrnico.
Article title (Ttulo del artculo).
Date time (Fecha y hora). Fecha y hora del acceso al documento.
Cpyrt PChg1, Cpyrt PChg2, Cpyrt PChg3. Cargos por imprimir 1, 2 pginas o el documento
entero, respectivamente.
Cpyrt VChg1, Cpyrt VChg2, Cpyrt VChg3. Cargos por ver 1, 2 pginas o el documento entero.
Cpyrt TotCg. Total de los cargos anteriores.
Patron number (Nmero de usuario). Nmero del registro de usuario que ha accedido al
documento. Este dato slo se muestra si para acceder a los documentos se exige la
identificacin del usuario.

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Lib Ptch. Cargos que aplica la biblioteca por imprimir el documento (no por razones de
copyright, sino, por ejemplo, para cubrir los gastos de papel, etc.).
# pg. Nmero de pginas que contiene el documento.
Total Chg. Total de todos los cargos.
P/W [Print/View] (Impreso/Visualizado). Especifica si el documento en cuestin ha sido
impreso o solamente visualizado en la pantalla.
Count. Nmero de veces que se ha consultado el documento.

Summary statistics by date (Resumen de estadsticas por fecha). Muestra un informe de las
veces que se ha consultado o impreso un documento en el periodo especificado, ordenado por
fecha.

Summary statistics by Pub (Resumen de estadsticas por editor). Muestra un informe de las
veces que se ha consultado o impreso un documento en el periodo especificado, ordenado por
cdigo del editor (cdigo del centro).

En este informe se muestra:

Pub Code (Cdigo del editor). Cdigo del centro.
Pub Year (Ao de publicacin). rea de publicacin del registro bibliogrfico al que est
asociado el documento.
Number Pages (Nmero de pginas). Nmero total de pginas de las que consta el
documento (rea de descripcin fsica del registro bibliogrfico al que est asociado).

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Total Pages Printed (Nmero de pginas impresas). Nmero total de pginas impresas del
documento (el sistema calcula esta cantidad multiplicando el nmero de pginas que se han
impreso por el nmero de veces que se han impreso dichas pginas).
Number of Copies (Nmero de copias). Nmero de veces que el documento ha sido impreso
o visualizado.
Article Title (Ttulo del artculo). Ttulo del documento.
Journal/Book Title (Ttulo del libro/revista). Ttulo del libro o revista del que se ha tomado el
artculo (en caso de que lo sea).

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8 Normas tcnicas de digitalizacin

8.1 Caractersticas de los escneres
Se puede utilizar cualquier escner que funcione bajo Windows. El mdulo de Millennium accede
directamente a los controladores de Windows, por lo que no es necesario utilizar un software especial de
tratamiento de imgenes. Adems tiene su propia pantalla de manipulacin de documentos escaneados.
Si se quiere acceder al escner desde diferentes ordenadores, aqul debe permitir ser compartido en
red. No obstante, la mayora de los escneres modernos (dos aos a esta parte) la incluyen.
El acceso a un escner desde diferentes equipos nunca va a ser simultneo: eso significa que si un
usuario est utilizando el escner, cuando otros quieran acceder a l les aparecer un error que les
impedir su manejo hasta que el primer usuario haya terminado.
Si el escner no tiene la posibilidad de ser compartido en red, es necesario manejarlo desde el PC al que
est conectado. No existen utilidades que permitan compartir un escner si ste no posee esa funcin de
fbrica.

8.1.1 Calidad de imagen

Debe tenerse en cuenta que la calidad de los documentos o de las imgenes digitalizadas con estos
escneres no es perfecta. Por ello, antes de tomar la decisin de escanear un documento se debe
valorar si sus caractersticas son adecuadas para esta operacin (dimensiones, tipo de imagen, etc.).
Si se trata de documentos antiguos o de especial valor artstico se deber estudiar la posibilidad de
escanearlos a travs del proyecto Dioscrides.

8.1.2 Prioridad de los enlaces frente a la importacin o a la

digitalizacin
Siempre que no sea necesario manipular el documento, se aconseja vincular imgenes o
documentos electrnicos mediante una direccin url y no mediante las opciones de importar o
escanear, puesto que las imgenes o documentos escaneados se almacenan en un directorio del
servidor Cisne y el espacio destinado a tal efecto es limitado.

8.2 Cundo debe establecerse un control de acceso?

Deber establecerse el control de acceso cuando se digitalicen obras sujetas a propiedad intelectual (en
general, los derechos de autor sobre una obra duran toda la vida del autor, ms setenta aos despus
de su muerte. En cuanto a los derechos de edicin de una obra en dominio pblico [por ejemplo, la
edicin actual de una obra de Cervantes] se extienden a 25 aos, contados a partir del 1 de enero del
ao siguiente a la edicin).
Sin embargo, podrn digitalizarse sin control de acceso todas las obras que estn en dominio pblico,
por estar excluidas de propiedad intelectual1 o por haber transcurrido el plazo de proteccin legal de los
derechos de autor, o partes no significativas de ellas (ndices, cubiertas, portadas, lminas, fotos,
ilustraciones, etc., siempre y cuando no estn sujetos al copyright de la obra que las contiene2).

Disposiciones legales o reglamentarias y sus correspondientes proyectos, resoluciones de rganos jurisdiccionales... (at 13 LPI).

Por ejemplo, podemos reproducir una pintura de Goya, siempre y cuando la fotografa haya sido obtenida de una publicacin que
ya est en dominio pblico, haya sido realizada por nosotros o tomanda de un sitio web, archivo de imgenes, etc., que lo permita.

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