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Plantilla Acta de Revisión Gerencial
Plantilla Acta de Revisión Gerencial
ACTA
ANEXO 1
Version: 03
Fecha: 19/10/2011
ASISTENTES
1
2
NOMBRE
Gustavo Enrique Garca Bate
Andrs Mauricio Jimnez Pava
CARGO
Secretario General
Jefe Oficina Asesora de Planeacin
Profesional Especializado
4
5
6
7
8
9
10
No
11 Martha Cordero
Contratista
Contratista
REPRESENTA
Jefe de la Oficina
de Control Interno
Directora de
Gobierno y Gestin
Territorial
Viceministro para la
Participacin e
Igualdad de
Derechos
Director de Asuntos
para Comunidades
Negras,
Afrocolombianas y
Palenqueras
Coordinador Grupo
de Mejoramiento
Continuo
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Jhonatan Obregoso
1
2
3
4
5
AUSENTES
Director de Asuntos para Comunidades
Boris Felipe Zapata Romero
Negras, Afrocolombianas y Palenqueras
Sandra Patricia Devia
Direccin Gobierno Y gestin territorial
Gloria Ins Muoz Parada
Jefe Oficina Control Interno
Viceministro para la Participacin e
Anbal Fernndez de Soto
Igualdad de Derechos
Juan Camilo Restrepo Gmez Viceministro de Relaciones Polticas
Grupo de
Mejoramiento
Continuo
Grupo de
Mejoramiento
Continuo
Grupo de
Mejoramiento
Continuo
JUSTIFICADO
SI
SI
SI
SI
SI
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Cerrar las acciones correctivas vencidas de las Auditoras Internas y Externas y las
de la Revisin por la Direccin en lo posible para final de ao.
Consolidar un Nomograma en la pgina web para consulta general.
Entregar el reporte de seguimiento del Plan de Accin con corte a 30 de
Septiembre a la Oficina Asesora de Planeacin de las dependencias que faltan.
Realizar compromisos para mejorar la percepcin del cliente en los puntos que se
tocaron anteriormente.
Organizar las Bases de datos de las dependencias que tengan informacin de los
clientes externos.
Organizar las Bases de datos de las dependencias que tengan informacin de los
clientes externos.
Informar al solicitante, cuando su solicitud sea transferida a otra entidad.
Definir la responsabilidad con respecto al seguimiento de las Quejas, reclamos y
sugerencias.
Revisar las cargas de trabajo y las funciones del grupo de Vigilancia y Control para
determinar las necesidades del talento humano.
Elaborar Directiva Ministerial con el fin de que alleguen la informacin solicitada a
tiempo a la Direccin de Asuntos Legislativos.
Revisar el esquema para facilitar el seguimiento a los indicadores de la entidad.
La Direccin de Consulta Previa deber desarrollar un Plan de Mejoramiento con el
fin de eliminar los productos no conformes en los certificados de presencia.
Revisar el procedimiento de Viticos con el fin de minimizar los tiempos de
respuesta para realizar las comisiones.
Revisar y ajustar el procedimiento de la Direccin de Comunidades negras,
afrocolombianas Raizales y palenqueras.
Revisar las cargas de trabajo y las funciones del Grupo de Gestin de lo
Contencioso para determinar las necesidades de talento humano.
Elaborar circulares para comunicar a todo el personal los procedimientos para el
entrada y salida de bienes a las sedes del Ministerio del Interior.
Fortalecer el compromiso de los participantes en los procesos para reportar a
tiempo la informacin para consolidar los informes.
Instalar el antivirus en todos los equipos del Ministerio del Interior y realizar su
respectiva contratacin con tiempos prudentes.
Organizar las Bases de datos de las dependencias que tengan informacin de los
clientes externos.
Organizar el archivo del Ministerio del Interior de cada una de las dependencias y
las TRD.
Cumplir con todos los compromisos que se encuentran vencidos y en ejecucin en
el mes de Diciembre de 2012.
CONCLUSIONES
De acuerdo a lo encontrado en la Conformidad del producto o servicio se muestra la
apropiacin del concepto de producto No conforme, sin embargo es preciso continuar
mejorando para reducir la presencia de productos no conformes en los diferentes
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procesos de la entidad.
Es importante se revisen los requisitos del producto o servicio para determinar con mayor
claridad el producto NO Conforme y a su vez que se facilite la medicin de la satisfaccin
del cliente.
De acuerdo con el resultado de la medicin de los procesos se observa que el sistema es
conveniente y adecuado con respecto a la Eficacia, Eficiencia y Efectividad con un
porcentaje promedio del 87%, resultado arrojado por la medicin de los indicadores de
Procesos.
Respecto al tema de riesgos, es preciso decir existen los instrumentos y se estn
aplicando por parte de cada uno de los responsables de los procesos, lo cual se puede
evidenciar con los mapas de riesgos y los correspondientes seguimientos realizados. Lo
anterior seala la conveniencia y adecuacin de la aplicacin de este instrumento dentro
del sistema integrado de gestin institucional.
Se muestra que hay una actitud de mejora para que la entidad sea ms eficaz, eficiente y
efectiva en cada una de nuestras actividades estratgicas, misionales, de apoyo y de
evaluacin relacionadas con el Sistema Integrado de Gestin institucional.
Se evidencia el compromiso de la direccin en su afn por tomar acciones de mejora que
conlleven a una mejor prestacin del servicio, para la satisfaccin de las necesidades y
expectativas de nuestros, usuarios, beneficiarios o clientes.
Finalmente es sabido que las debilidades que hoy existen, se convertirn en
oportunidades para la mejora continua.
El Ministerio del Interior cuenta con un Sistema de Gestin de la Calidad formalmente
establecido e implementado que requiere que se contine con la cultura orientada hacia el
mejoramiento continuo.
COMPROMISOS
RESPONSABLE
Comit de Gerencia.
ACCIONES
Consolidar un Nomograma en
Todos los lderes de proceso la pgina web para consulta
general.
Dependencias que an no
28 de Junio de
2013
20 de noviembre
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han enviado
Entregar
el
reporte
de
seguimiento del Plan de
Accin con corte a 30 de
Septiembre a la Oficina
Asesora de Planeacin.
RESPONSABLE
ACCIONES
de 2012
Confiabilidad
de
la
informacin de la pgina
web del Ministerio del
Interior.
1 de Abril de
2013
Oficina de Informacin
Pblica
28 de Junio de
2013
Grupo de Servicio al
Ciudadano.
Que se le d respuesta o
copiar al solicitante cuando la
solicitud se transfiera a otra
entidad.
1 de Abril de
2013
1 de Abril de
2013
Subdireccin de Gestin
Humana y Direccin para la
Democracia, la Participacin Revisar las cargas de trabajo
28 de Junio de
2013
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y la Accin Comunal
RESPONSABLE
Direccin de Asuntos
Legislativos.
ACCIONES
Elaborar Directiva Ministerial
con el fin de que alleguen la
informacin
solicitada
a
tiempo a la Direccin de
Asuntos Legislativos.
1 de Abril de
2013
1 de Abril de
2013
1 de Abril de
2013
Subdireccin de Gestin
Humana.
Revisar el procedimiento de
Viticos con el fin de
minimizar los tiempos de
respuesta para realizar las
comisiones.
1 de Abril de
2013
Direccin de Comunidades
negras, afrocolombianas y
palenqueras.
Revisar y ajustar el
procedimiento de la Direccin
de Comunidades negras,
afrocolombianas y
palenqueras.
1 de Abril de
2013
1 de Abril de
2013
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Subdireccin Administrativa
y Financiera.
RESPONSABLE
Fortalecer el compromiso de
los participantes en los
procesos para reportar a
tiempo la informacin para
Todos los lderes de proceso
consolidar los informes de
Mapa de riesgo, Plan de
Accin, Indicadores y
Conformidad del Producto.
1 de Abril de
2013
FECHA LIMITE ENTREGA
TIPO
CUMPLIMIENTO*
1 de Abril de
2013
Oficina de Informacin
Pblica-Grupo de Sistemas
1 de Abril de
2013
Subdireccin Administrativa
y Financiera y todos los
lderes de proceso.
28 de Junio de
2013
Subdireccin Administrativa
y Financiera
Aplicar el instrumento de
anlisis de causa raz para
eliminar no conformidades.
1 de Abril de
2013
1 de Abril de
2013
Agilizar la aprobacin y
publicacin de la gua para
formulacin y adopcin de
Polticas y Sensibilizarlo.
ACCIONES
1 de Abril de
2013
FECHA LIMITE ENTREGA
TIPO
CUMPLIMIENTO*
Oficina de Informacin
Pblica.
Oficina de Informacin
Pblica.
Fortalecer el manejo de la
lnea de atencin al cliente.
Oficina de Informacin
Pblica y Subdireccin
Administrativa y Financiera
Instalar
a
todos
los
contratistas la herramienta
SIGOB y capacitarlos sobre la
operacin de la misma.
28 de Junio de
2013
Oficina de Informacin
Pblica y Subdireccin
Administrativa y Financiera
30 de
Septiembre de
2013
Oficina de Informacin
Pblica y Subdireccin
Administrativa y Financiera
1 de Abril de
2013
Oficina de Informacin
Pblica y Subdireccin
Administrativa y Financiera
28 de Junio de
2013
Oficina de Informacin
Pblica
Noviembre 19 de
Migrar la informacin que se
2012
encuentra en la pgina web
actual al nuevo portal web a
ms
tardar
el
19
de
Noviembre con el objeto de
que est disponible para la
auditora externa.
1 de Abril de
2013
1 de Abril de
2013
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Oficina de Informacin
Pblica junto con todos los
procesos
RESPONSABLE
Actualizar
la
informacin
publicada en la pgina web.
1 de Abril de
2013
FECHA LIMITE ENTREGA
TIPO
CUMPLIMIENTO*
ACCIONES
Oficina de Informacin
Pblica.
Capacitacin
a
los
funcionarios
y
contratista
acerca del nuevo portal del
Ministerio.
1 de Abril de
2013
Oficina de Informacin
Pblica y Subdireccin
Administrativa y Financiera
Definir
estrategia
para
disminuir errores en el envo
de EXT a las dependencias.
1 de Abril de
2013
Oficina de Informacin
Pblica y Subdireccin
Administrativa y Financiera
Revisar
porqu
correspondencia
llegando
tarde
a
dependencias.
1 de Abril de
2013
la
est
las
Direccin de Democracia,
par
la
participacin Enviar a Secretaria General la
ciudadana y la accin lista de las peticiones que se
comunal y Subdireccin respondieron fuera del tiempo.
Administrativa y Financiera
1 de Abril de
2013
Oficina de Informacin
Pblica y Direccin de
consulta previa.
Revisar la posibilidad de
implementacin
de
un
aplicativo para el control de
certificaciones en consulta
previa.
1 de Abril de
2013
Comit de Gerencia
1 de Abril de
2013
Subdireccin de Gestin
Humana y Jefes de
Dependencia
30 de
Septiembre de
2013
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RESPONSABLE
Subdireccin Administrativa
y Financiera
Subdireccin Administrativa
y Financiera
ACCIONES
28 de Junio de
2013
Oficina de Informacin
Revisar y ajustar el riesgo del
Pblica y Oficina asesora de
Grupo de Servicio al
Planeacin
Ciudadano.
28 de Junio de
2013
Subdireccin Administrativa
y Financiera
28 de Junio de
2013
Oficina Jurdica y
Direcciones con demandas
Subdireccin de Gestin
Contractual y la Oficina de
Informacin Pblica
Secretaria General,
Subdireccin de Gestin
Contractual y dependencias
relacionadas.
Secretaria General, Oficina
de Informacin Pblica y
Oficina Asesora de
Planeacin
Secretara General, Oficina
de Informacin Pblica y
Centralizar el ingreso de
Bienes al Ministerio del
Interior.
Mejorar las estrategias de
defensa frente a las
demandas contra el
Ministerio.
Revisar y mejorar el aplicativo
Sistema Interno de
Contratacin.
Analizar y redistribuir las
cargas de trabajo entre los
supervisores de contratos.
Incluir en la planeacin del
presupuesto para 2014 la
implementacin de Seguridad
de la Informacin y de Gestin
ambiental
Implementar para el 2014 la
28 de Junio de
2013
30 de
Septiembre de
2013
1 de Abril de
2013
28 de Junio de
2013
31 de Diciembre
de 2013
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Oficina Asesora de
Planeacin
seguridad de la informacin
institucional y la Gestin
ambiental.
RESPONSABLE
ACCIONES
1 de Abril de
2013
FECHA LIMITE ENTREGA
TIPO
CUMPLIMIENTO*
Anexos:
1. Listado de asistentes
2. Presentacin de la Revisin por la Direccin con corte 30 de Septiembre de 2012
3. Informe de Revisin por la Direccin con corte a 30 de Septiembre de 2012
Transcriptor: Lizbeth Urzola Estrada, Profesional Universitario-Oficina Asesora de Planeacin
TRD:
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