COLEGIO REGIONAL DE LICENCIADOS EN

ADMINISTRACIN JUNN

Lic. Adm. Oscar Tern Garcilazo De La Vega

Alicia: Qu camino debo tomar?

Gato: Eso depende del lugar donde vayas!
Alicia: No s para donde voy.
Gato: Entonces no importa cual camino
debes tomar.

Lewis Carrol: Alicia en el Pas de las Maravillas.

Misin
Indicadores de
Desempeo

Cmo sabemos
que llegamos

Objetivos
Quines somos, qu
hacemos y para
quienes
Dnde
queremos ir
Cmo podemos

llegar

Estrategias
3

Proceso que se sigue para determinar los

objetivos y las metas de una organizacin y las
estrategias que permitirn alcanzarlas.
(*)

La Planificacin estratgica fija los lmites

dentro de los cuales tiene lugar el control y
evaluacin de gestin.

(*) Anthony Robert N. El Control de Gestin Marco, Entorno Proceso. Harvard Business School. Ed. Deusto.

Directrices que ayudan a elegir las acciones adecuadas para

alcanzar las metas de la organizacin.

Proporcionan una base para la toma de decisiones respecto de los cursos

de accin propuestos.

Constituyen un medio para

establecer el PROPSITO
ORGANIZACIONAL en
trminos de:

OBJETIVOS
PROGRAMAS DE ACCIN
PRIORIDADES EN LA ASIGNACIN
DE RECURSOS
5

 Marco

de referencia para la
asignacin de recursos del
presupuesto a los objetivos y
metas prioritarias de las
organizaciones pblicas.

Puede
ser:

Un proceso de formulacin
de estrategias
Un proceso de revisin de
estrategias

En este contexto la Planificacin Estratgica es un proceso de

toma de decisiones sobre modificaciones que deben ser
incorporadas en las estrategias existentes.

PLANIFICACIN ESTRATGICA GENERAL DEBE SER COHERENTE

Planificacin
Estratgica Direccin
Planificacin Estratgica
DIVISIONES/DEPARTAMENTOS

REAS DE APOYO

8
8

Planificacin
Estratgica

Control de Gestin

Control de actividades

CICLO DEL CONTROL DE GESTION

PLANIFICION
ESTRATEGIA

EVALUACION

Revisin de
presupuestos y
programas

PRESUPUESTO

Consideracin de
nuevos productos y
objetivos estratgicos

METAS / PROGRAMACION

Medidas
correctivas

EJECUCION

(*) Adaptado de Figura: Las cuatro etapas del control de gestin. Anthony Robert N. El Control de Gestin Marco, Entorno Proceso.
Harvard Business School. Ed. Deusto.

10

PLANIFICACIN
ESTRATGICA

QUE SE HAR EN UN FUTURO

CERCANO PARA LOGRAR LOS
RESULTADOS CON EL MXIMO DE
EFICIENCIA, EFICACIA, CALIDAD

MISIN

PRODUCTOS

USUARIOS

VISIN

OBJETIVOS
ESTRATGICOS

PARA QUE EXISTE LA ORGANIZACION

METAS

PARA QUIN

INDICADORES

PROPSITO FUNDAMENTAL

CMO

11

Para lograr una formulacin consistente

de la misin QUE-PARA QUIEN, deben
definirse cuales son los:

PRODUCTOS ESTRATGICOS.
USUARIOS/
CLIENTES/BENEFICIARIOS.

12

Principal bien o servicio que la institucin

proporciona directamente a un usuario
externo.

Tangibilidad o intangibilidad.
Prioridad Estratgica: relacionado con el mandato legal, las
prioridades de gobierno, las prioridades institucionales.
Demanda de los usuarios: continua, sistemtica, permanente,
cautiva.
Nmero de transacciones.
Recursos que se consumen en su generacin (porcentaje del
presupuesto destinado a la provisin del servicio) o de recursos
humanos (porcentaje de funcionarios afectados a la provisin del
servicio.
13

Principal bien o servicio que la institucin

proporciona directamente a un usuario externo:
Servicios pagados: tarifas por certificados.
Servicios no pagados: fiscalizaciones, informaciones.
Financiamiento de los servicios (autofinanciado,
presupuesto nacional).

14

Productos intermedios dirigidos a clientes/usuarios

internos/externos de la institucin:

Relacin con los usuarios externos de la institucin.

Importancia en el proceso productivo general.

Recursos consumidos para la provisin del servicio (financieros,
recursos humanos, etc).

Requerimientos de servicios de las otras unidades de la

organizacin: rapidez, oportunidad, precisin.
Quin ms provee el servicio/ producto en la institucin.

15

Receptor directo de los servicios/productos.

Quien tiene acceso a los servicios a travs
de un trato directo con los proveedores
de estos.
A travs de la experiencia directa del
Servicio o transaccin el usuario evala su
grado de satisfaccin en la entrega del
servicio.

16

 rea/funcionario que depende del trabajo

realizado por el otro.

Se inserta en una idea integrada de gestin

orientada al servicio y satisfaccin al usuario.
ptimo nivel de satisfaccin de cliente interno
como Factor crtico para el logro de calidad
de los servicios dirigidos hacia clientes externos.

17

Producto Estratgico

Subsidios Habitacionales
1

Clientes/ Usuarios
/Beneficiarios
Familias y/o pobladores de escasos
recursos (1er al 3er decil) que no
poseen viviendas.
Familias que viven en
condiciones de allegados o
arrendatarios.
Discapacitados.
Adulto mayor.
Organizaciones Comunitarias.
Corporaciones.
Fundaciones
que
representan poblaciones de
escasos recursos.
Familias de ciudades que viven en
condiciones de allegados o
arrendatarios.
Fundaciones que representen
poblaciones de escasos recursos.
Familias y/o pobladores de
sectores pobres y medios (4 al 6
decil) que no poseen viviendas.
Familias y/o pobladores de
sectores emergentes medios (7 al
8 decil) que no poseen viviendas.

18

Producto Estratgico

Viviendas

Clientes/ Usuarios
/Beneficiarios
Familias y/o pobladores de escasos
recursos (1er al 3er decil) que no
poseen viviendas.
Familias
que
viven
en
condiciones de allegados o
arrendatarios.
Discapacitados.
Adulto mayor.
Familias de ciudades que viven en
condiciones
de
allegados
o
arrendatarios.
Familias y/o pobladores de sectores
pobres y medios (4 al 6 decil) que
no poseen viviendas.
Familias y/o pobladores de sectores
emergentes medios (7 al 8 decil)
que no poseen viviendas.
19

Producto Estratgico

Obras Urbanas
Concursables

Programas

Clientes/ Usuarios
/Beneficiarios
Habitantes de Condominios de
Vivienda Sociales que postulan a
programas de condominios.
Organizaciones Comunitarias.
Corporaciones.
Fundaciones que representan
poblaciones de escasos recursos.
Usuarios de calles urbanas de la
regin.
Intendencias, Gobiernos Regionales,
Gobiernos
Provinciales
y
Municipalidades.

20

MISIN
ANLISIS
EXTERNO
CONTEXTO

OBJETIVOS
ESTRATGICOS

Factores
Institucionales
Marco Legal

Econmicos

Tecnolgicos

Marco
Presupuestario

REAS CLAVES DE
DESEMPEO
E,E,E,C

ANLISIS
INTERNO:
Estructura
Organizacional
Procesos
Funciones

Recursos
Humanos,
tecnolgicos

METAS

Fortalezas y debilidades

Amenazas /Oportunidades

VISIN

PROGRAMAS, PLANES,
PROYECTOS

INDICADORES
21

Valores y principios de la organizacin que orienta y

dar el marco para el accionar de su propsito, imagen
objetivo.
SER LA INSTITUCIN DE SEGURIDAD SOCIAL DEL
ESTADO, GIL, EFICIENTE Y PROACTIVA,
FOCALIZADA EN LA ATENCIN DE SUS
USUARIOS Y CON UNA PRESENCIA DESTACADA
EN LA COMUNIDAD.
Instituto de Normalizacin Previsional.
22

Declaracin fundamental que le da el

carcter constitutivo a la organizacin y a su
accin, establece su mandato.

Fija los propsitos, fines y lmites de la

organizacin.
Seala la direccin de las acciones a seguir.
23

PARA QU EXISTE LA INSTITUCIN/PROGRAMA?

CULES SON LOS PRINCIPALES PRODUCTOS QUE

GENERA?

CULES SON
INTERNOS?

PUEDEN
OTROS
OFRECER
PRODUCTOS/SERVICIOS? SI ES AS.

CUL ES LA ESPECIFICIDAD DE LA INSTITUCIN/

PROGRAMA?

LOS

USUARIOS

EXTERNOS
LOS

MISMOS

24

CUL

ES LA POBLACIN OBJETIVO Y LA
COBERTURA ACTUAL?

CUL ES LA PERCEPCIN DEL EQUIPO

DIRECTIVO Y CUL DE LOS FUNCIONARIOS
RESPECTO DE LA INSTITUCIN/PROGRAMA?

25

Sern necesarias estas

funciones y estos
productos?

El valor de una organizacin no se limita al

valor operativo de la MISIN ACTUAL

26

Nivel de concrecin o abstraccin:

Ejemplos: Humanizar el trato a los jvenes
Departamento Juvenil de Massachusetts. USA

Reduccin de la contaminacin
Departamento Medio Ambiental. USA
.

Riesgo implcito en los compromisos

asumidos: Cmo se rinde cuentas de los
resultados comprometidos?
27

Establecen el marco que justifica la

intervencin
pblica en el mbito de
responsabilidad.

Capacidad de mantener el foco directivo en

lo importante.

Lograr encauzar los apoyos polticos y

capacidades administrativas de la institucin.

Mostrar a los grupos de inters la creacin de

valor pblico esperado.

28

El SERVIU XI Regin de Aysn tiene como misin

contribuir a mejorar la calidad de vida de la
poblacin regional, a travs de la
materializacin de Planes y Programas
propuestos por la Secretara Regional de
Vivienda y Urbanismo, generando igualdad de
oportunidades que permitan acceder a una
vivienda apropiada para la rigurosidad climtica
local y ciudades ms seguras y equitativas para la
comunidad de nuestra regin, focalizando
nuestro trabajo en el sector ms carente y
de escasos recursos.
29

Son logros que la organizacin persigue en un plazo

determinado. Estos deben ser coherentes con la misin y
orientaciones de las polticas ministeriales
La definicin de los objetivos permitir seleccionar las
actividades prioritarias para el mejoramiento de la
organizacin y aprovechar las ventajas.
Los objetivos estratgicos surgen como respuesta a una
pregunta esencial:
Qu debemos lograr en el corto, mediano y largo
plazo, para tener un accionar coherente con la
misin?

30

Su definicin debe permitir identificar acciones en

mbitos de:
Programacin

Procesos
Cobertura
Calidad

Oportunidad del servicio, etc

Mejorar, ampliar, redisear, optimizar, alcanzar, generar,

adecuar.
31

Optimizar la calidad de las obras definiendo,

analizando
y
mejorando
los
procesos
constructivos.

Mejorar la atencin al usuario, reduciendo los

tiempos de espera en la tramitacin y
otorgamiento de los beneficios.

Promover el desarrollo personal y profesional

de los funcionarios, su motivacin y adhesin
hacia el servicios.
32

Se fortalecer la accin normativa, de control,

prevencin y promocin de salud.

Se focalizar la asistencia mdica gratuita hacia los

sectores de poblacin indigentes y de escasos
recursos.

Se promover la reforma gradual de gestin de las

prestaciones de los Hospitales Pblicos, fundado a
travs de la descentralizacin operativa.

Ministerio de Salud PblicaUruguay.

33

Mejorar el servicio de asistencia tcnica, disminuyendo el

tiempo de entrega del servicio, a travs de la informatizacin
del registro de solicitudes de asistencia.

Ampliar instrumentos de Asistencia Tcnica y uso efectivo

de stos.

Servicio de Cooperacin Tcnica. Chile

34

SERVICIO DE VIVIENDA Y URBANISMO

Descripcin
Priorizar la focalizacin de nuestros productos y servicios, en la
poblacin regional de escasos recursos, sin desatender otros
grupos demandantes del sector.

Avanzar en la superacin del dficit habitacional, a travs de

la ejecucin y administracin de Planes y Programas
Habitacionales, orientados a satisfacer necesidades territoriales
de nuestros beneficiarios.
Avanzar en la superacin del dficit urbano, mediante la
materializacin de proyectos urbanos integrales y la
recuperacin del patrimonio urbano, para que aporten nuevos
espacios pblicos y mejoren la calidad de vida del habitante
urbano.

35

Facultades, flexibilidad
Recursos presupuestarios
Apoyo poltico
Comprensin del Ministro, Usuarios,
Ciudadana
ETC.

36

Constituyen la expresin concreta, cuantificable, de

los logros que se planean alcanzar en el ao (u
otro periodo de tiempo) con relacin al objetivo y
producto identificado.

Contienen declaracin explicita de niveles de

actividad que se quiere alcanzar tienen un
horizonte limitado de tiempo.

Tienen un horizonte limitado de tiempo.

37

Deben tener un componente de realismo: que puedan ser

alcanzadas con los recursos humanos y financieros.

38

Implica la generacin de compromisos internos, por lo

que su cumplimiento no debe depender de otras
entidades o factores exgenos.

39

Abarcar el conjunto de dimensiones de la gestin:

eficiencia, eficacia, calidad, economa.

40

Metas ambiguas

Mejoremos el sistema de tramitacin de quejas.

Compraremos la mayor cantidad de libros posibles para las escuelas.

Llegaremos a tener el mejor servicio de buses de la regin.

Lograremos que nuestros usuarios estn completamente satisfechos con

nuestros servicios.

Metas adecuadas

Aumentar a un 10% la cobertura de beneficiarios del Programa Salud

para todos.

Mejorar el tiempo promedio de atencin a los usuarios, reduciendo a

30 minutos el trmite de iniciacin de actividades comerciales.

Aumentaremos el nmero de visitas a las bibliotecas locales en un 20%

antes del 31 de Diciembre de 2006.
41

 Instrumentos

de medicin de las
variables asociadas a las metas.

Medidas

que describen como una

institucin esta alcanzando sus

objetivos y metas.

42

43

44

CHILE: INSTRUMENTOS DE EVALUACIN E INTEGRACIN AL

CICLO PRESUPUESTARIO

PROCESO PRESUPUESTARIO
BALANCE GESTION INTEGRAL

INDICADORES DE
DESEMPEO

EVALUACIN DE
PROGRAMAS

PROGRAMA DE
MEJORAMIENTO DE
GESTIN

EVALUACIN
INTERNA
DIPRES

FORMULACIN

LEY DE PRESUPUESTOS

Presentacin
Proyecto

DEFINICIONES
ESTRATGICAS

EJECUCIN

Aprobacin
Ley

Misin: Productos, usuarios

Objetivos Estratgicos
Metas, Indicadores

FONDO
CONCURSABLE

BALANCE GESTIN
INTEGRAL

45

Consideraciones para la aplicacin de la

planificacin estratgica en instituciones
pblicas.
Cmo utilizar el plan estratgico para que
sea til en una institucin pblica.
Quines deben participar.
Cada cunto tiempo debe hacerse.
Consultora externa/recursos propios.
Otras alternativas para apoyar la toma de
decisiones estratgicas?
46

 Compromiso y liderazgo de directivos : Ms que

hacer un Plan ASEGURARSE QUE FUNCIONE.
Regularidad y continuidad en la aplicacin.
Internalizacin de la PE en los procesos de la
institucin.
Capacidad de desagregar los objetivos
estratgicos en metas concretas monitoreadas.

47

Existencia de una unidad responsable por el

control de gestin y con directa interaccin
con la jefatura mxima de la institucin.

Profesionales capacitados en las tcnicas de

gestin
(planificacin,
indicadores,
evaluacin).
Tecnologas de informacin (simples y
accesibles) para asociar la planificacin
estratgica al control de gestin.

48

 Capacidad de retroalimentar a los niveles

directivos (centros de responsabilidad) el nivel
de logros de compromisos alcanzados y
generar acciones correctivas.
Alinear la planificacin estratgica al ciclo
presupuestario y considerarlo como insumo
para su formulacin.

Comunicacin de los resultados

planificacin estratgica.

de

la
49