Documentacin

Formato Documentacin General de

Conversin de Datos

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MIG-001
23-Abr-2015

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1. Informacin General del Proyecto en el Frente de Datos

1.1.

Nombre
Proyecto ERP SAP

1.2.

Objetivo
Poblar los datos requeridos en el sistema SAP con informacin de calidad de las Empresas
que garantice una ptima operacin del sistema SAP cuando este entre en productivo.

1.3.

Alcance
Conseguir los datos correctos para los siguientes mdulos del sistema SAP a implementar:
FI (Finanzas), CO (Costos), MM (Materiales), SD (Ventas) y HCM (Recursos Humanos
Nomina) para las Empresas.
Las fuentes principales de informacin se conseguirn de los actuales sistemas de las
Empresas y de la definicin de datos estandarizados que en el proceso de implementacin
del sistema SAP se establezcan entre los representantes de las Empresas y los consultores
que asesoran dicha implementacin.

1.4.

Material de Referencia
Se detallan los documentos que se utilizaran en este proyecto, la cual estar disponible en
la red del proyecto PETI:

1.5.

Estndares de codificacin de documentos definida por la PMO

Procedimiento de Migracin y Conversin de Datos de las Empresas alineada con los
controles SOX.
Asignacin de recursos definida en todos los otros frentes del proyecto.
Estndares de datos para efectos de futuras consolidaciones de estados financieros.

Definiciones, acrnimos y abreviaturas

Empresas: son las empresas que utilizaran el sistema SAP, las cuales se detallaron arriba
en el alcance.
Objeto: es la representacin conceptual de un elemento del mundo real que se describe
mediante varios campos o datos que detallan su comportamiento. Ejemplos de Objetos:
Casa, Silla, Libro, etc.
Dato, Campo: es la mnima unidad de informacin que representa una caracterstica de un
objeto y posee atributos que lo describen como su tamao o longitud, su tipo (numrico,

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texto, fecha, decimal,etc.), su nombre y su descripcin. Ejemplo de Campos del Objeto

Libro: Autor, Fecha de Impresin, Titulo, Casa Editorial, etc.
Dato de Parametrizacin: Dato que normalmente es general a todo el sistema destino y es
referenciado por otros objetos. Ejemplo: Moneda principal, Porcentaje de IVA actual.
Dato Maestro: Dato que no cambia generalmente en el tiempo, pero que es referenciado
en Datos histricos y transaccionales. Ejemplo: Proveedor, Cliente, Material.
Dato Transaccional: Dato que contiene informacin acerca del funcionamiento diario del
negocio. Ejemplo: Facturas, Pagos, Asiento Contable, etc.
Dato Histrico: Dato transaccional que no es actualizable y que normalmente es utilizado
para informacin estadstica.

2. Planeacin de la conversin
2.1.

Estructura Organizacional
A continuacin se presenta una descripcin de la estructura organizacional requerida para
el proyecto de migracin. En principio se detalla la descripcin de los roles y
responsabilidades de la estructura y seguidamente se presenta el organigrama con las
personas asignadas a cada rol:

2.1.1.

Roles y responsabilidades
Roles

Lder de Frente
de Datos

Lder de Datos
Maestros x LDC

Responsabilidades
Asegurar el cumplimiento del objetivo del Frente
de Datos para el proyecto.
Elaborar el cronograma detallado de migracin
de datos del proyecto.
Definir la Estructura y Organizacin del Frente
de Datos
Proveer la metodologa de trabajo del Frente de
Datos, que incluye procedimientos, estrategias,
formatos y documentacin.
Participar en la definicin de estndares de
conversin o transformacin de datos.
Resolver y Gestionar los issues que se generen
en este frente.
Informar al Gerente del Proyecto y a la PMO del
estado del Frente de Datos.
Cumplir con los requerimientos solicitados por el
Gerente del Proyecto y la PMO
Participar en las definiciones de estndares de
conversin o transformacin de datos.
Tener la claridad de cules son los sistemas de
la LDC de donde se va a extraer la informacin.
Dar los lineamientos para la extraccin y

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Roles

Analista de Datos
Maestros

Consultor SAP

Usuario
Presencial

Analista TI

Lder
Tecnologa

de

Responsabilidades
validacin de la data.
Coordinar la extraccin de la data segn el
cronograma de trabajo con sus analistas de
datos maestros.
Realizar seguimiento al cumplimiento de su
cronograma de trabajo y reportarlos al Lder del
Frente de Datos.
Identificar los datos requeridos por el sistema
SAP y mapearlos con los de los sistemas
legados.
Construir los programas de extraccin de datos
de los sistemas legados.
Aplicar las reglas de transformacin y derivacin
definidas dependiendo de cada dato en los
programas de extraccin y conversin.
Utilizar las tablas de Homologacin de datos
que se hayan definido.
Validar la consistencia de los datos extrados de
los sistemas legados.
Identificar si las fuentes de datos origen son
fiables y congruentes para entregarlas al
sistema destino.
Cargar la informacin al sistema SAP.
Elaborar las actas de validacin y aceptacin de
los datos cargados al sistema SAP.
Definir y suministrar las plantillas de
especificaciones de campos por objetos del
sistema SAP.
Definir procedimientos manuales de cargue de
datos.
Elaborar las especificaciones tcnicas de los
programas de carga a desarrollar.
Suministrar o elaborar los programas de carga
al sistema SAP.
Apoyar en la carga de datos al sistema SAP.
Identificar si las fuentes de datos origen son
fiables y congruentes para entregarlas al
sistema destino.
Validar y Garantizar la calidad de los datos
antes de ser cargados al sistema SAP y verificar
su correcta incorporacin posterior a la carga.
Identificar si las fuentes de datos origen son
fiables y congruentes para entregarlas al
sistema destino.
Apoyar al usuario en la validacin de los datos
previa y posterior a la carga.
Proveer la infraestructura de equipos,
programas y comunicaciones requerida para la
ejecucin de las actividades de migracin.

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Analista Basis

2.1.2.

Responsabilidades
Proveer los ambientes del sistema SAP donde
se cargaran los datos.
Instalar programas de carga de datos.
Realizar backups de informacin cargada y/o
restaurar backups de informacin consistente si
una carga no deja la informacin consistente o
integra.

Organigrama del proyecto

2.2.

Ambiente Tecnolgico
El Lder de Tecnologa proveer todo el ambiente tecnolgico necesario en lo referente a
equipos, herramientas, documentacin de los sistemas origen de los datos, especificacin
de los recursos del sistema destino, comunicaciones que permitan acceder a dichos
sistemas y los perfiles de acceso requeridos para restringir o permitir el acceso a los
correspondientes recursos para cada rol en el proyecto.
Toda esta informacin estar publicada en la red del proyecto PETI, y estar disponible para
su consulta.
Como mnimo se tendr la siguiente documentacin:
Documentacin del HW y SW de los sistemas origen y del sistema destino
Documentacin de requerimientos de red y conectividad
Requerimientos de almacenamiento
Descripcin de las herramientas a utilizar

2.3.

Identificacin de los tipos de objetos

Para cada objeto se identificara el tipo segn la siguiente clasificacin:
2.3.1.Datos de parametrizacin del sistema destino
2.3.2.Datos Maestros
2.3.3.Datos Transaccionales
2.3.4.Datos Histricos
Se utilizara el Formato Documentacin Detallada de conversin en la hoja Responsables
para su clasificacin.

2.4.

Estrategias de conversin

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Por cada objeto de negocio/dato, se debe explicar cul va a ser la estrategia o estrategias
utilizadas para la conversin de datos (manual, programada usando herramientas
automatizadas, o programada).
Una estrategia adicional que se podra necesitar sera la de generar una tabla de
homologacin de datos, ya sea para homologar datos de varias fuentes de datos de la
misma LDC o para homologar datos de varias Empresas.
Se utilizara el Formato Documentacin Detallada de conversin en la hoja Homologacin.

2.5.

Estndares de conversin
Se debe especificar los estndares de formatos de campo, los tipos de datos (Numrico
corto, Numrico, Alfanumrico, Fecha, Hora, binario, etc.) a utilizar en el sistema destino.
Se utilizara el Formato Documentacin Detallada de conversin en la hoja Homologacin

2.6.

Seguimiento
Se har por cuenta de cada responsable el seguimiento de problemas en caso de que al
realizar pruebas, se presenten inconvenientes.
Se utilizara el Formato Documentacin Detallada de conversin en las hojas Homologacin,
Inv. Pruebas, Log Pruebas, Inv. De Carga y Plan de Corte.

3. Mapeo de Datos
3.1.

Deficiencias de los datos

3.1.1.

Valores por defecto

Describir los valores por defecto que se deben incluir en el sistema, cuando los campos a
diligenciar no posean informacin previa.
Se utilizara el Formato Documentacin Detallada de conversin en la hoja Homologacin

3.1.2.

Requerimientos mnimos de datos

Se debe identificar los datos mnimos u obligatorios que deben existir en el sistema destino.
Se colocara un * en el nombre del campo en el Formato Documentacin Detallada de
conversin en la hoja Homologacin.

3.2.

Depuracin y normalizacin de datos

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Despus de identificar que datos de los sistemas origen son requeridos, se debe verificar
que las fuentes de informacin tengan la informacin actualizada y consistente, ya que el
sistema destino no puede recibir informacin incongruente o informacin que se considere
basura o no fiable.
Por lo tanto el Analista de Datos Maestros y/o el Analista de TI y/o el Usuario presencial
debern describirse los esfuerzos necesarios requeridos para depurar y/o normalizar cada
uno de los objetos de negocio a ser migrados.
Esto se considera un control de calidad previo a la extraccin de los datos.

3.3.

Homologacin de datos
Se define como se cruzar la informacin actual con la informacin que se requiere para el
sistema destino. Para ello se especificara en el Formato Documentacin Detallada de
conversin en la hoja Homologacin

4. Diseo y construccin
4.1.

Programas de Extraccin, Conversin, Validacin y Carga.

EL insumo principal de esta etapa es la identificacin precisa de los datos de cada objeto
que requiere el sistema destino, lo cual se detalla en la Hoja Homologacin del Formato
Documentacin Detallada de conversin.
Otro insumo es las dependencias de campos relacionados entre los diversos objetos y las
reglas de derivacin que se definan.
Adems se debe estimar los tiempos de ejecucin de cada programa.
La lista de los programas en detalle con los responsables de su elaboracin, prueba y
ejecucin, debe quedar en el formato de Documentacin detallada de conversin de datos
en la Hoja de Listado de Programas.

5. Pruebas
5.1.

Listado de Pruebas
El Lder de Datos Maestros elaborara el plan de pruebas en conjunto con el Analista de TI y
el Usuario presencial y lo documentara en el Formato de Documentacin detallada de
conversin de datos en la Hoja Inv. Pruebas, para listar las pruebas requeridas y hacerle
seguimiento del estado de las mismas.

5.2.

Log de Pruebas
Los Analistas de Datos Maestros y los Usuarios Presenciales, utilizaran el Formato de
Documentacin detallada de conversin de datos en la Hoja Log. Pruebas, para llevar el
control de los problemas, errores, eventos o situaciones encontradas durante las pruebas y
permitir que el Lder de Datos Maestros le pueda hacer seguimiento a cada uno de estos.

6. Corte y Carga a Productivo

6.1.

Plan de corte

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El Gerente del Proyecto en conjunto con el Lder del Frente de Datos utilizaran el Formato
de Documentacin detallada de conversin de datos en la Hoja Plan de Corte, para listar
las actividades requeridas en cada LDC y sus responsables que permita organizar hasta
que fecha se harn los cortes de informacin y procesos, previo a la migracin definitiva de
los datos al ambiente de produccin

6.2.

Inventario de carga
Los encargados de realizar las cargas de datos al sistema SAP, utilizaran el Formato de
Documentacin detallada de conversin de datos, en la Hoja Inv.de Carga, para llevar el
inventario de objetos de negocio y transaccionales a cargar en ambiente productivo,
adems de la ejecucin de programas de carga automtica y procedimientos de carga
manual. El Lder de Datos Maestros har el seguimiento de las cargas de datos validando
que se cumplan las fechas estimadas para las cargas definitivas y asegurara la calidad de
la informacin definitiva antes de la puesta en produccin.