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Por
GUILLERMO RAMON CAAL CHUPINA
Secretario:
Vocal Primero:
Vocal Segundo:
Vocal Tercero:
Vocal Cuarto:
Vocal Quinto:
rea de Auditora
rea de Contabilidad
EXAMINADOR
EXAMINADOR
A DIOS
A MI MADRE
Francisca de Paniagua
Por su esfuerzo, ejemplo de vida
A MI ESPOSA
Grethel de Caal
Por su amor incondicional
A MI HIJA
Grethel Mara
Por inspirarme en la vida
A MIS HERMANAS
Lucky y Betty
Por acompaarme en las buenas y malas
A LA USAC
Por
otorgarme
la
oportunidad
profesional
EN ESPECIAL
de
conocimiento
INDICE
Pgina
1.1 Antecedentes
1.1.1. Inicios del Comercio Electrnico
1.1.2. Internet en Guatemala
1.2 Conceptos del Comercio Electrnico
1.3 Elementos del Comercio Electrnico
1.4 Caractersticas del Comercio Electrnico
1.5 Clasificacin
1.5.1. Comercio Electrnico Indirecto
1.5.2. Comercio Electrnico Directo
1.5.3. Otra clasificacin del Comercio Electrnico
1
4
5
6
7
8
8
8
8
9
11
12
12
13
15
16
1.9.1. Encriptacin
17
17
19
19
1.9.5. Criptografa
19
2.1 Conceptos
21
2.1.1. Ingreso
21
2.1.2. Ventas
22
22
22
23
23
24
26
27
28
28
29
29
29
30
32
3.1 Antecedentes
36
37
38
39
40
42
42
42
44
45
45
48
3.6 Aplicacin
49
49
50
51
51
51
52
53
3.9 Metodologa
54
55
3.9.2 Operaciones
56
3.9.3 Metodologa
57
3.9.3.1
58
Familiarizacin
3.9.3.1.1 Estudio
ambiental
de
Organizacin
3.9.3.1.2 Estudio
3.9.3.2
59
de
la
Gestin 59
Administrativa
60
61
Investigacin y anlisis
3.9.3.2.1 Entrevistas
3.9.3.2.2 Evaluacin
61
de
la
Gestin 62
Administrativa
3.9.3.3
la 58
63
63
Diagnstico
64
64
3.9.4
65
65
Informe
66
3.9.4.1
Importancia y concepto
66
3.9.4.2
Naturaleza
68
3.9.4.3
Estructura
68
3.9.4.3.1 Evaluacin
efecto
de
los 69
problemas
3.9.4.3.2 Responsabilidad
70
3.9.4.4
Forma
72
3.9.4.5
informe
3.10 Auditora operacional de ingresos
4.1 Definiciones
4.1.1 Planeacin
4.1.2 Especialista
4.1.3 Experto
4.2 Objetivos de la planeacin
4.3 Importancia de la planeacin
4.4 Caractersticas de la planeacin de la Auditora Operacional
4.5 Proceso de la planeacin
4.6 Responsabilidad de la planeacin
4.7 Elementos del proceso administrativo a contemplarse en la
planeacin de la auditora operacional en el rea de ingresos
4.7.1 Planeacin
4.7.2 Organizacin
4.7.3 Direccin
73
73
73
73
74
75
76
77
84
85
85
86
87
4.7.4 Control
88
89
90
91
92
4.9.2.1
Propuesta Tcnica
92
4.9.2.2
Programa de trabajo
93
94
95
95
necesarios
para
97
la
adecuada 98
98
utilizacin de un especialista
4.12
"
Planeacin de la auditora operacional en el rea de ingresos de
una empresa que utiliza el comercio electrnico
5.1 Antecedentes
5.2 Descripcin del Caso Prctico
5.3 Desarrollo del Plan de Auditora Operacional de Ingresos
104
106
113
CONCLUSIONES
173
RECOMENDACIONES
175
BIBLIOGRAFA
177
ANEXOS
INTRODUCCION
La metodologa de la auditora operacional experimenta una significativa
transformacin paralela a la evolucin tecnolgica en las empresas. De la amplia
definicin de "auditora de actividades, sistemas y controles de cada unidad dentro
de una empresa para alcanzar la eficiencia, eficacia, economa y otros objetivos", se
est pasando a la evaluacin especialmente enfocada en la capacidad y el
desempeo de la organizacin. Las empresas de clase mundial de todos los pases
han reconocido esto y, por ende, estn cambiando la metodologa de sus auditoras
operacionales. Quiz la modificacin ms importante de todas, es que los
Contadores Pblicos y Auditores tienen que enfrentarse al reto continuo de probar
que en realidad estn brindando "valor" a las organizaciones de la actualidad.
La apertura de operaciones mercantiles por medio del comercio electrnico
ha requerido que los procesos relacionados con la publicidad, ventas, facturacin,
cobro, y otros, se acomoden a la tecnologa de la informacin actual; de esa cuenta
surge la necesidad de realizar evaluaciones con el apoyo de especialistas en
tecnologa, dirigido a los procesos crticos de las empresas, con el nimo de medir
su desempeo.
Da a da se incrementa el uso de la red para hacer transacciones
comerciales, realidad que no escapa de la actividad en la profesin del Contador
Pblico y Auditor, en tal sentido, el presente trabajo presenta los elementos para la
elaborar la planeacin de una auditora operacional, partiendo del planteamiento
siguiente: Cules son los elementos del proceso administrativo a ser considerados
por el Contador Pblico y Auditor independiente y la necesidad de la utilizacin de
un especialista, al planear una auditoria operacional en el rea de ingresos de una
CAPITULO I
COMERCIO ELECTRNICO
1.1 Antecedentes
La red naci en 1969. Fue creada por un grupo de investigadores del
gobierno de los Estados Unidos de Norteamrica, para establecer un sistema de
comunicacin con otras agencias del gobierno en un proyecto para comunicar
algunos centros computacionales alrededor del pas. El temor a que un ataque
pudiera destruir la informacin almacenada en un mismo lugar, oblig a que no
fuera solamente un poderoso computador central el que la almacenara, sino el
resultado de la conexin de muchos. El proyecto llamado ARPANET (11), consista
en desarrollar un sistema de informacin militar, el cual mantuviera su operacin,
incluso si alguno de estos centros computacionales fuera bombardeado. De manera
que si uno o dos de estos centros fueran destruidos, el resto pudiera mantenerse
comunicado.
Cada nodo de la red, recibi una identificacin numrica, conocida como
direccin, lo cual permita que las computadoras se diferenciaran unas de otras para
facilitar la puesta en marcha de procesos simultneos. El esquema se basa en
"paquetes" de informacin enviados a diferentes computadoras de acuerdo con el
protocolo estndar de Internet (IP). Cada paquete lleva incluida la direccin de la
computadora a la cual fue enviada, de manera que, el "paquete" puede ir siendo
desviado hasta su destino. Con el paso de los aos, ARPANET fue abriendo sus
estndares de comunicacin a las universidades, centros de investigacin y
dependencias de gobierno, as como a instituciones extranjeras, convirtindose en
una red cosmopolita llamada Internet
A medida que pasaba el tiempo, Arpanet creca y creca en computadores
conectados y, a comienzos de los 80 aparecen numerosas redes. Aquello era un
gigantesco banco de datos en el que resultaba muy difcil encontrar lo que se
necesitaba y haba demasiados formatos incompatibles. As naci Internet, que
unific lo que antes era un "rosario" de pequeas redes y, lo que es ms importante,
2
introdujo las herramientas necesarias para su manejo, creando diferentes
programas de acceso.
La demanda de estar conectado aumento con rapidez y pronto se evidencio
que la red tendra otros fines que los pensados originariamente, y que estos
dependan de las necesidades de los nuevos usuarios. Para solucionar el problema
de los distintos cdigos se desarrollaron protocolos de comunicacin que
permitieron que los ordenadores se comunicaran de modo transparente a travs de
distintas redes interconectadas. As se desarrollaron los protocolos TCP/IP
(Transmision Control Protocol/Internet Protocol). Una vez encontrada la solucin a
la compatibilidad se fueron aadiendo ms redes con nuevos servicios, como el
correo electrnico, las listas de correos, entre otros.
Hasta finales de los aos ochenta, Internet era utilizada principalmente por
investigadores y acadmicos estadounidenses, pero en la actual dcada, desde que
empez a popularizarse entre todo tipo de personas, ha crecido a un ritmo
desenfrenado.
Sin embargo, llevar a cabo un censo en Internet es como intentar contar las
cabezas de los asistentes a una gran manifestacin. Teniendo en cuenta la anterior
observacin, la poblacin de Internet podra estar entre 10 y 100 millones, ms o
menos.
Por extrao que parezca, no existe una autoridad central que controle el
funcionamiento de la red, aunque existen grupos que se dedican a organizar de
alguna forma el trfico en ella. Tampoco pertenece a una entidad privada o
gubernamental. La mayora de sus servicios y recursos son ofrecidos en forma
gratuita a sus usuarios.
Una razn fue la popularidad para consultar informacin con herramientas
como Gopher (11) y Archie (11) las cuales fueron opacadas con el desarrollo del
World Wide Web (WWW) en 1991 por CERN, (European laboratory for Particle
Physics). (1)
4
1.1.1 Inicios del comercio electrnico:
El comercio electrnico, como intercambio electrnico de datos, se origin en
los Estados Unidos en los aos sesentas con iniciativas independientes en los
sectores del ferrocarril, verduleras y fbricas de automviles y fue diseado para
fortalecer la calidad de los datos que ellos estaban intercambiando con otros en la
cadena de proveedores y usndolo para sus procesos internos.
En los aos setentas la transferencia electrnica de fondos a travs de redes
de seguridad privadas dentro de las instituciones financieras expandi el uso de las
tecnologas de telecomunicacin para propsitos comerciales, permitiendo el
desarrollo del intercambio computador a computador de la informacin operacional
comercial en el rea financiera, especficamente la transferencia de giros y pagos.
El intercambio electrnico de datos, usa documentos electrnicos con
formato estndar que reemplazan los documentos comerciales comunes, tales
como, facturas, conocimientos de embarque, rdenes de compra, cambios en
rdenes de compra, requerimientos de cotizaciones y recepcin de avisos - los 6
tipos ms comunes de documentos de transacciones comerciales internacionales.
Asimismo, se generarn nuevas oportunidades de negocios, tanto para los
consumidores y usuarios como para las empresas. Para ambos, el mercado se
potencia con una cantidad y variedad impresionante de nuevos productos, que se
pueden adquirir en cualquier parte del planeta. Las empresas a su vez llegan a
consumidores y lugares nunca antes imaginados; adems surgen nuevas
oportunidades de negocios.
Por ltimo, en el comercio electrnico no se requiere una infraestructura
fsica sofisticada para poder operar. El ejemplo ms claro de esto es Amazon Inc.,
una librera que comenz operando en el garaje de una casa y en muy poco tiempo
despus posea ya una oferta de ms de 2,5 millones de libros, juguetes, ropa,
entre otros artculos.
6
simultneamente apareci la primera empresa comercial que fue Cybernet. A la
fecha hay varias empresas que ofrecen el servicio comercialmente, entre ellas
podemos citar a: TikalNet, Infovia, Prodata, Corpotel, GBM. (22)
los
cuales
incluyen
servicios
financieros
bancarios
La importancia del bien no necesariamente debe pasar por las aduanas (en
el comercio electrnico directo).
1.5 Clasificacin
1.5.1 Comercio Electrnico Indirecto: Consiste en adquirir bienes
tangibles que necesitan luego ser enviados fsicamente usando
canales tradicionales de distribucin. (3)
1.5.2 Comercio Electrnico Directo: En este caso, el pedido, el pago y el
envo de los bienes intangibles y/o servicios se producen on line. (3)
9
Grfico 1
Intermediacin en el Comercio Electrnico
Fabricante
Exportador
Barco
Transporte
Terrestre
Aduana
Aduana
Transporte
Terrestre
Transporte
Martimo
Vendedor
Local
Consumidor
Importador
Fabricante
Exportador
Barco
Transporte
Terrestre
Aduana
Aduana
Transporte
Terrestre
Transporte
Martimo
Consumidor
Mayorista
Fabricante
Consumidor
10
Planeacin de logstica
Administracin de ordenes
Administracin de Inventario
Soporte al cliente
Compra en lnea
Cobro en lnea
Atencin personalizada
11
Tambin
conocido
como
"Administration
to
Business/Consumer
12
Dinero en efectivo
Cheques
13
vendedores y estos a su vez a los clientes. Ello torna inconveniente el sistema
para compras de poco valor.
14
Notas electrnicas, las cuales son emitidas una vez que han sido pagadas
previamente por el consumidor y son promocionadas en general como medio de
pago de sumas de escaso monto;
15
La generalizacin en la utilizacin del dinero electrnico y otros medios
electrnicos de pago depender en gran parte de:
16
Hacker:
Son personas que pretenden encontrar brechas de seguridad en el software
o en la configuracin para penetrar en el sistema.
Tipos de ataques:
Usar troyanos, es una forma de ingresar a un sistema, este suele estar oculto
en un programa aparentemente inofensivo que se ejecuta cuando se utiliza el
software. El troyano funciona en segundo plano y rene informacin acerca
del sistema y los usuarios. Despus enva esa informacin al hacker para
entrar al sistema.
17
forma el vendedor necesita asegurarse de que los datos enviados sean de quien
dice ser.
Los problemas ms comunes de seguridad en el comercio electrnico por la
internet son:
a) Identidad de los usuarios
b) Privacidad
c) Hackers
d) Alteracin de la informacin en trnsito
e) Modificacin de datos privados
f) Acceso no autorizado
Por tales motivos se han desarrollado sistemas de seguridad para transacciones
por Internet: Encriptacin, Firma Digital y Certificado de Calidad, que garantizan la
confidencialidad, integridad y autenticidad respectivamente.
La firma digital, evita que la transaccin sea alterada por terceras personas
sin saberlo.
1.9.1 Encriptacin
Es el conjunto de tcnicas que intentan hacer inaccesible la informacin a
personas no autorizadas. Por lo general, la encriptacin se basa en una clave, sin la
cual la informacin no puede ser descifrada. (20)
1.9.2 Protocolo SET (Transaccin Electrnica Segura)
18
Es un conjunto de especificaciones desarrolladas por las empresas
transnacionales VISA y MasterCard, con el apoyo y asistencia de las empresas
GTE, IBM, Microsoft, Netscape, SAIC, Terisa y Verisign, que da paso a una forma
segura de realizar transacciones electrnicas, en las que estn involucrados:
usuario final, comerciante, entidades financieras, administradoras de tarjetas y
propietarios de marcas de tarjetas.
SET constituye la respuesta a los muchos requerimientos de una estrategia
de implantacin del comercio electrnico en Internet, que satisface las necesidades
de consumidores, comerciantes, instituciones financieras y administradoras de
medios de pago.
Por lo tanto, SET dirige sus procesos a:
19
La base matemtica sobre la cual trabajan los algoritmos, permite que,
mientras un mensaje es encriptado con la clave pblica, es necesaria la clave
privada para su desencriptacin.
El mensaje original es encriptado con la clave pblica del destinatario; este
podr obtener el mensaje original despus de aplicar su clave privada al mensaje
cifrado.
Para evitar que la clave pblica de un usuario sea alterada o sustituida por
otro no autorizado, se crea una entidad independiente llamada Autoridad
Certificadora (Certifying Authority, CA), cuya labor consiste en garantizar y custodiar
la autenticidad de las claves pblicas de empresas y particulares, a travs de la
emisin de certificados electrnicos.
20
canales seguros, a travs de los certificados de autenticidad, emitidos por las
Autoridades Certificadoras. (20)
1.9.5 Criptografa
Es la ciencia que trata del enmascaramiento de la comunicacin de modo
que slo resulte inteligible para la persona que posee la clave, o mtodo para
averiguar el significado oculto, mediante el criptoanlisis de un texto aparentemente
incoherente. En su sentido ms amplio, la criptografa abarca el uso de mensajes
encubiertos, cdigos y cifras.
La palabra criptografa se limita a veces a la utilizacin de cifras, es decir,
mtodos de transponer las letras de mensajes (no cifrados) normales o mtodos
que implican la sustitucin de otras letras o smbolos por las letras originales del
mensaje, as como diferentes combinaciones de tales mtodos, todos ellos
conforme a sistemas predeterminados. Hay diferentes tipos de cifras, pero todos
ellos pueden encuadrarse en una de las dos siguientes categoras: transposicin y
sustitucin. (20)
La mayora de las amenazas en Internet puede clasificarse en alguna de las
siguientes categoras:
21
CAPITULO II
AREA DE INGRESOS
2.1
Conceptos
2.1.1 Ingreso:
Cantidad que entra en poder de uno, y que es cargo en las cuentas
(19:267)
Dentro del Marco Conceptual para la Preparacin y Presentacin de los
Estados Financieros, emitido por el Comit de Normas Internacionales de
Contabilidad (IASC), al referirse a los ingresos indica La definicin de ingresos
incluye tanto a los ingresos ordinarios como las ganancias. Los ingresos ordinarios
surgen en el curso de las actividades ordinarias de la empresa, y corresponden a
una variada gama de denominaciones, tales como ventas, honorarios, intereses,
dividendos, alquileres y regalas.
La Norma Internacional de Contabilidad nmero 18 emitida por el Comit de
Normas Internacionales de Contabilidad (IASC) define a los ingresos como: Ingreso
es la entrada bruta de beneficios econmicos, durante el perodo, surgidos en el
curso de las actividades ordinarias de una empresa, siempre que tal entrada d
lugar a un aumento en el patrimonio neto, que no est relacionado con las
aportaciones de los propietarios de ese patrimonio.
22
Los ingresos comprenden solamente las entradas brutas de beneficios
econmicos recibidos y por recibir, por parte de la empresa, por cuenta propia. Las
cantidades recibidas por cuenta de terceros, tales como impuestos sobre las ventas,
sobre productos o servicios o sobre el valor aadido, no constituyen entradas de
beneficios econmicos para la empresa y no producen aumentos en su patrimonio
neto. Por tanto, tales entradas se excluirn de los ingresos.
Philip L. Defliese, Kenneth P. Johnson y Roderick K. Macleod en su obra
Auditora Montgomery definen el ingreso como: es el trmino general que se aplica
a las percepciones, producto de las operaciones mismas, a diferencia de las
percepciones que se originan en lo que se llama transacciones de capital.
Ingreso es un trmino general que abarca ms que otros que se usan
profusamente, tales como ventas brutas, ingresos brutos o ingresos de operacin.
(8:216)
2.1.2 Venta:
Contrato en virtud del cual se transfiere a dominio ajeno una cosa propia por
el precio pactado. (19:546)
Conjunto de actividades que realiza una empresa para satisfacer las
necesidades y deseos de los clientes, atendiendo al mismo tiempo sus objetivos
econmicos (13:56)
2.1.3 Cuentas por cobrar:
Son reclamaciones o derechos contra clientes y terceros que provienen de
las actividades de negocio de la empresa. En otras palabras, son ingresos que no
se han recibido en efectivo todava. (8:216)
23
Representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados,
otorgamiento de prstamos o cualquier otro concepto similar.
2.1.4 Documentos por cobrar:
"Son evidencia formal de cantidades que se deben a la empresa. Por lo
general son negociables con mayor facilidad que las cuentas por cobrar; sin
embargo, no es necesariamente mejor su cobrabilidad. (8:216)
2.1. 5 Ingresos no realizados y diferidos:
Son los trminos generales que se usan para las cuentas que representan
varios tipos de cobros anticipados a cambio de artculos o servicios que an no se
han entregado o proporcionado. (8:216)
24
El uso, por parte de terceros, de activos de la empresa, da lugar a ingresos que
adoptan la forma de:
(a) intereses - cargos por el uso de efectivo, de otros medios equivalentes al
efectivo o por el mantenimiento de deudas para con la empresa;
(b) regalas - cargos por el uso de activos a largo plazo de la empresa, tales
como patentes, marcas, derechos de autor o aplicaciones informticas; y
(c) dividendos - distribuciones de
25
adems el importe del ingreso puede medirse con fiabilidad. En definitiva, esto
significa que tal reconocimiento del ingreso ocurre simultneamente con el
reconocimiento de incrementos de activos o decrementos de pasivos (por ejemplo,
el incremento neto de activos derivado de una venta de bienes y servicios, o el
decremento en los pasivos resultante de la renuncia al derecho de cobro por parte
del acreedor).
Los procedimientos adoptados normalmente en la prctica para reconocer
ingresos, por ejemplo el requisito de que los mismos deban estar acumulados (o
devengados), son aplicaciones de las condiciones para reconocimiento fijadas en
este Marco Conceptual. Generalmente, tales procedimientos van dirigidos a
restringir el reconocimiento como ingresos slo a aquellas partidas que, pudiendo
ser medidas con fiabilidad, posean un grado de certidumbre suficiente.
Por su parte la NIC 1 Presentacin de Estados Financieros, indica: Salvo
en lo relacionado con la informacin sobre flujos de efectivo, la empresa debe
preparar sus estados financieros sobre la base contable de acumulacin (o
devengo).
Utilizando la base contable de acumulacin o devengo, las transacciones
y dems sucesos econmicos se reconocen cuando ocurren (y no cuando se recibe
o paga efectivo u otro medio lquido equivalente), registrndose en los libros
contables e incluyndose en los estados financieros de los ejercicios con los cuales
estn relacionados.
Asimismo, la NIC 18 Ingresos, presenta como objetivo lo siguiente: La
principal preocupacin en la contabilizacin de ingresos es determinar cundo
deben ser reconocidos. El ingreso es reconocido cuando es probable que los
beneficios econmicos futuros fluyan a la empresa y estos beneficios puedan ser
medidos con fiabilidad.
26
Adems indica: Los ingresos procedentes de la venta de bienes deben
ser reconocidos y registrados en los estados financieros cuando se cumplen todas y
cada una de las siguientes condiciones:
a. La empresa ha transferido al comprador los riesgos y ventajas, de tipo
significativo, derivados de la propiedad de los bienes;
b. La empresa no conserva para s ninguna implicacin en la gestin corriente
de los bienes vendidos, en el grado usualmente asociado con la propiedad, ni
retiene el control efectivo sobre los mismos;
c. El importe de los ingresos puede ser medido con fiabilidad;
d. Es probable que la empresa reciba los beneficios econmicos asociados con
la transaccin, y
e. Los costos incurridos, o por incurrir, en relacin con la transaccin pueden
ser medidos con fiabilidad.
2.4 Monto de los ingresos a reconocer
Cuando se proporciona un servicio o se transmite un ttulo de propiedad a
un cliente surge una reclamacin legal o derecho contra l.
Tcnicamente, la
27
durante todo el perodo que dure la cobranza.
La
Algunas
28
descripcin generalizada de los pasos y de sus relativos controles que el auditor
puede encontrar: (8:239)
2.5.1 Recepcin y aceptacin de pedidos de clientes
El pedido del cliente comprende tres o cuatro autorizaciones para que se
efecte una venta:
Esta
Las
Uno de ellos es la
29
2.5.3 Confirmacin de pedidos
Para evitar errores y malentendidos requiere que se confirme el pedido
con el cliente, cuando esto sea posible;
validacin.
despus de que ha sido procesado es tan importante que justifica con creces el
costo del proceso de confirmacin; en otros casos requiere un contrato formal.
Sin
embargo, en algunas empresas el tiempo de procesar una orden es tan corto que la
confirmacin no resulta prctica y en otros, el costo de la confirmacin excede a sus
ventajas.
embarque para que el departamento respectivo prepare las rutas, programe los
medios te entrega necesarios y autorice la salida de la mercanca.
Cada
30
Debe
validacin con listas de precios, cotizaciones y los pedidos originales de los clientes.
El registro para fines contables por lo general principia con este paso, en
muchos sistemas modernos, las facturas se registran como parte de las
operaciones que las origina; en otros deben ser pasadas a los registros; los
controles ms comunes y frecuentes son la numeracin progresiva y los totales de
control.
31
2.5.7 Cobro de facturas
Por lo general, se supone que el cobro de la factura se efectuar de
acuerdo con sus condiciones y trminos, pero se necesitan controles para identificar
aquellas facturas que se atrasan, que contienen algn error o que estn vencidas.
Un paso conveniente dentro del proceso de cobranza es la preparacin
de estados de cuenta de los clientes en forma peridica un medio de chequeo de
validacin-; otro es el anlisis de antigedad de saldos de las cuentas por cobrar y
que el departamento de crdito realice la prosecucin de las cuentas vencidas.
Debe existir una aprobacin apropiada, por una persona calificada, respecto a las
cancelaciones, los ajustes, los crditos y cualesquiera otras formas de acreditar a
las cuentas por cobrar en que no intervenga efectivo.
Los
saldos
de
las
32
33
oferente), hasta entonces puede proceder a realizar el despacho del bien objeto de
venta.
Existe la posibilidad de llevar al ambiente web aquellos registros
operacionales y de control de ingresos por la venta de bienes o servicios que se
describen en el punto anterior, para ello existen sistemas informticos o
aplicaciones que ayudan a las empresas a automatizar sus procesos de venta y por
ende a optimizar su eficiencia y efectividad; una de esas aplicaciones ms utilizada
es el Electronic Data Interchange - EDI (Intercambio Electrnico de Datos) el cual
no es ms que un sistema y protocolos estandarizados de intercambio de datos a
travs de la red utilizado sobre todo por empresas.
EDI es un conjunto de procedimientos y normas que permiten la
comercializacin, control y registro de las operaciones y actividades (transacciones)
comerciales electrnicas. Es el intercambio electrnico de datos y documentos de
computador a computador, en un formato estndar universalmente aceptado, que
se realiza entre una empresa y sus asociados comerciales. Para quien haya
implementado el comercio electrnico en su empresa, el EDI, es un componente
vital y estratgico para el intercambio seguro y a tiempo de la informacin de
negocios.
El EDI extrae directamente la informacin de los programas y transmite
los documentos de negocios en un formato comprendido por el computador, a
travs de lneas telefnicas u otros mecanismos de telecomunicaciones, sin el uso
del papel. Esta informacin se recibe y se carga automticamente en las redes de
los asociados comerciales, en cortsimo tiempo y sin teclear ni procesar
manualmente los datos recibidos.
Su impacto puede recaer sobre diversas reas empresariales como:
Mercadeo
34
Ventas
Promocin de ventas
Subcontratacin
Financiacin y seguros
Transacciones comerciales
Ordenes de compra
Pagos
Envos
Transportes y logstica
Licitaciones pblicas
Contabilidad
Archivos e inventarios
35
36
CAPITULO III
Auditora Operacional
3.1 Antecedentes
Con el transcurso del tiempo la auditora ha ido evolucionando en cuanto a
su objetivo como consecuencia del desarrollo y tecnificacin del Control Interno, que
a la vez ha ido impactando la extensin del examen o de la verificacin.
El objetivo de la auditora, en los comienzos de esta disciplina era
primordialmente el de detectar y divulgar fraudes, circunstancias que dej la imagen
negativa de un auditor polica o detective que an, a pesar del desarrollo
internacional y reconocimiento de la profesin de la Contadura Pblica, no se ha
superado totalmente.
Este objetivo evolucion notablemente en las primeras cuatro dcadas del
pasado siglo, hacia un objetivo ms profesional como es el de determinar y dar
opinin pblica sobre la presentacin razonable de los estados financieros, que a su
vez incorpor dentro de sus procedimientos la auditora de cumplimiento. Tal
objetivo se consolida en las dcadas de los aos cuarenta y cincuenta. Si bien
hasta esta ltima dcada, este objetivo fue el de la auditora profesional o
tradicional, a partir de 1960, con el florecimiento de nuevos enfoques, esta clase de
auditora se afianza con el nombre de Auditora de Estados Financieros o Auditora
Financiera.
37
A partir de 1960, se empieza a plantear en la literatura profesional la
necesidad de darle un mayor alcance al objetivo de la auditora; se habla de la
auditora en funcin del hombre de negocios y se comienza a sealar la
importancia de que la auditora sea ms til al desarrollo de los entes pblicos o
privados, ampliando la cobertura de su accin al examen de las operaciones en
trminos de eficacia o efectividad, economa y eficiencia. Surge as un nuevo
objetivo de auditora, que finalmente ha configurado una nueva clase de auditora
que hoy se le denomina auditora operacional.
Es importante tener en cuenta respecto al descubrimiento de fraudes por el
Auditor, que al evolucionar el objetivo de la auditora, evolucionaron las tcnicas, los
procedimientos y en general la metodologa para alcanzar los nuevos propsitos, de
tal forma que un trabajo de auditora realizado profesionalmente debe tener un alto
grado de probabilidad de detectar las irregularidades o ilcitos; asimismo, esto no
significa que la misin primordial de una auditora sea tal descubrimiento.
3.1.1 Evolucin de la Importancia del Control Interno
El mencionado desarrollo de la auditora en su objetivo o propsito primordial,
tiene principal fundamento en la evolucin del control interno y en su grado de
importancia, pues en un principio cuando el propsito de la auditora era el de
divulgar los fraudes, el control interno no era reconocido como un elemento
fundamental de las organizaciones.
Es a comienzo del siglo anterior, que con el surgimiento de los principios de
la administracin cientfica y con la formulacin de recomendaciones por los
auditores para evitar la repeticin de fraudes, empieza a reconocerse un grado de
significacin al control interno dentro de las organizaciones, que culmina a inicios de
los aos cuarenta con su definicin por el Instituto Americano de Contadores
Pblicos (AICPA), hoy conocida por todos profesionales del ramo y considerada
como uno de los conceptos ms trascendentes de la teora del control.
En la actualidad se estima que el control interno tiene una importancia
primordial en el desarrollo de todas las organizaciones.
38
El desarrollo del control interno, permiti que el objetivo de la auditora de
descubrir fraudes pasara a un plano secundario, ya que la relacin control-fraude
tiene importancia, ms desde un punto de vista preventivo, que desde el enfoque de
la divulgacin o del descubrimiento.
En otras palabras, lo significativo de la relacin entre el control y las
irregularidades o ilcitos, es que el fraude no se suceda o por lo menos reducir al
mximo la posibilidad de su acontecimiento.
Corresponde por tanto al control interno, por definicin, prevenir que ocurra el
fraude y el error, responsabilidad que por consecuencia recae en la administracin
de la entidad, reservndose a la auditora la misin de evaluar la eficacia del control
interno y de formular las recomendaciones pertinentes para mejorarlo.
3.1.2 Evolucin de la Extensin del Examen o Auditora
Por otra parte, el proceso de reconocimiento de la importancia del control
interno permiti la evolucin de la extensin del trabajo de auditora.
Cuando no exista control interno como elemento fundamental de las
organizaciones o su importancia no era reconocida, el auditor para poder detectar
los posibles fraudes, tena que recurrir a exmenes exhaustivos de todo lo sucedido
en el perodo auditado dando origen a la llamada auditora detallada, que era
altamente costosa y sus resultados totalmente inoportunos.
Pero al evolucionar el reconocimiento del control interno, progresivamente
fue desapareciendo la necesidad de practicar dicho tipo de exmenes, pues el
auditor encontr una forma tcnica de reducir la extensin de su trabajo, que es la
de evaluar el grado de eficacia del control interno vigente en la entidad auditada
para sobre la base del grado de adecuacin, poder determinar la extensin de las
pruebas a realizar, adems de la naturaleza de las mismas; circunstancia que
deriv en la auditora en base de pruebas selectivas o por muestreo.
En sntesis, la auditora arrib a la ltima dcada del Siglo XX en condiciones
totalmente diferentes a las dadas a comienzos del Siglo. Hoy la auditora tiene como
39
propsitos fundamentales la determinacin de la razonabilidad de los estados
financieros y la evaluacin de la eficacia, economa y eficiencia de las operaciones,
como parte de la auditora con un enfoque integral; el control interno es la mdula
de toda organizacin porque interrelaciona los dems sistemas administrativos; y el
trabajo de auditora se realiza basndose en el examen de operaciones
seleccionadas con apoyo del muestreo estadstico.
3.2 Definicin de Auditora Operacional
Servicio que presta el contador pblico cuando examina ciertos aspectos
administrativos, con la intencin de hacer recomendaciones para incrementar la
eficiencia operativa de la entidad. (13:9)
Funcin de direccin cuya finalidad es analizar y apreciar, con vistas a las
eventualidades acciones correctivas, el control interno de las organizaciones para
garantizar la integridad de su patrimonio, la veracidad de su informacin y el
mantenimiento de la eficiencia de sus sistemas de gestin. (15:28)
Es un examen comprensivo y constructivo de la estructura de una empresa,
de una institucin o de cualquier parte de un organismo, en cuanto a los planes y
objetivos, sus mtodos y controles, su forma de operacin y sus equipos humano y
fsico. (15:28)
Es una funcin tcnica, realizada por un experto en la materia, que consiste
en la aplicacin de diversos procedimientos, encaminados a permitirle emitir un
juicio tcnico (15:28)
Es una actividad realizada por un profesional de la Contadura Pblica que
con los conocimientos necesarios, revisa los procesos operativos que desarrolla
una empresa, con la firme intencin de detectar deficiencias que le provoquen emitir
40
recomendaciones para incrementar la eficiencia de sus operaciones, aunque ste
requiera de la participacin de profesionales de otras disciplinas (21:24)
41
El
objetivo
de
la
auditora
operacional
se
cumple
al
presentar
42
El auditor operacional hace las veces del mdico general, que diagnostica las
fallas (enfermedades) dando pie a la participacin del especialista, que puede ser l
mismo u otro contador pblico, el que promover las soluciones concretas. Esto
ltimo corresponde a los niveles de apoyo segundo y tercero mencionados
anteriormente. (13:10)
3.4 Alcance de la auditora operacional
Tomando en cuenta la definicin de Auditora Operacional, se puede
identificar el alcance desde dos puntos de vista, los cuales se mencionan a
continuacin:
3.4.1 Alcance Lgico:
Son todas las operaciones que se realizan dentro de una empresa en
donde se relacionan de alguna manera el uso de recursos financieros y humanos de
la misma.
3.4.2 Alcance Conceptual:
Este se refiere estrictamente a las actividades que delimitan la prctica de la
Auditora Operacional, considerando que la funcin principal de sta es presentar
recomendaciones derivadas de las revisiones efectuadas, con el propsito de
corregir las debilidades del sistema.
Algunos autores afirman que la auditora operacional no debe presentar
recomendaciones, que slo debe conjuntar hechos, ayudar a la administracin a
evaluar desempeos y determinar qu tipo de investigaciones adicionales deben
hacerse para lograr avances. El diseo de las recomendaciones es, en opinin de
tales autores, responsabilidad de los encargados de reas o especialistas en las
actividades sometidas a evaluacin.
43
La anterior
referencia es un antecedente del nfasis que se desea aadir para aclarar de mejor
manera lo que es una operacin, evitando dar nuevas definiciones pero incluyendo
en su lugar ciertas comparaciones y reglas simples, que faciliten la formacin de un
mejor juicio:
44
1. No es lo mismo un departamento que una operacin. En una operacin
pueden intervenir varios departamentos, bien sea en forma total o solamente
una parte de ellos.
2. No deben confundirse las funciones fundamentales de la administracin con
las principales operaciones o funciones de una entidad; lo que s es
importante resaltar es que al revisar las operaciones, debe considerarse la
forma en que ellas son planeadas, organizadas, dirigidas y controladas.
3. Los lmites que se establezcan a una operacin en una entidad, deben dar
consideracin a la posibilidad de realizar una investigacin completa y lgica,
que aporte sugerencias integrales y no una visin parcializada y
eventualmente errnea de los hechos.
La segregacin de operaciones de una entidad est ms acorde a las
funciones tradicionales de la misma (vender, comprar, producir, cobrar, almacenar,
otorgar crdito, invertir) que a cualquier otra consideracin.
3.5 Diferencia bsica entre auditora operacional y otras auditoras
Antes de presentar las diferencias de la auditora operacional con otros tipos
de auditora, es importante presentar sus caractersticas fundamentales que
indudablemente marcan las diferencias con aquellas, as:
a)
b)
c)
45
d)
e)
46
El examen del control interno que realiza el contador pblico independiente
para dictaminar los estados financieros, se enfoca a la medida en que el control
interno permite la obtencin de informacin financiera, veraz y confiable,
salvaguarda de los activos, promocin de la eficiencia en las operaciones,
cumplimiento de polticas administrativas, normas y leyes y la prevencin y
deteccin de fraude o error que son los objetivos del control interno.
El nfasis del auditor externo al revisar el control interno, en consecuencia,
es juzgar la efectividad de ste en materia de su contribucin a la confiabilidad de la
informacin financiera; por ello, la auditora financiera tiene un propsito prioritario
perfectamente determinado: proporcionar elementos para que el auditor pueda
emitir un juicio sobre la razonabilidad de la informacin mostrada en los estados
financieros.
Consecuentemente, la revisin del control interno, realizada como parte de la
auditora financiera, no debe confundirse con la auditora operacional, toda vez que
sus propsitos y metodologa son diferentes; sin embargo, para su ejecucin se
basan en normas internacionales de auditora en comn.
En el siguiente cuadro se presentan de manera esquemtica las diferencias
entre ambos tipos de auditora:
47
Cuadro No.1
En Cuanto a:
Objetivo
Operacional
Determinar el grado de eficacia,
economa y eficiencia de las operaciones
para formular las recomendaciones para
corregir deficiencias o para mejorar dicho
grado de eficacia, economa y eficiencia.
Interesados
Quienes la Ejecutan
Larga existencia
Alcance
Orientacin
Medicin
Mtodo
Objetivo de la Evaluacin
del control Interno
Historia
48
Fuente: Rangel Humberto. Auditora. Mxico. Consultado el: 14 de febrero 2005. Disponible en:
www.universidadabierta.edu.mx/Biblio/R/Rangel Humberto-Auditora.htm
Diagrama No.1
Tipos de Auditora
Auditora
Financiera
Auditora
Organizativa
Auditora
Operativa
Auditora
Condiciones
de trabajo
Recursos
Econmicos
Estructura
Procesos
Recursos
Materiales
Recursos
Humanos
Fuente: Mas Jordi y Ramio, Carles. La Auditora operativa en la prctica, Pag.30 Espaa, Editorial Alfamega. 1997.
Como ya se ha mencionado, el
49
50
anlisis,
verificacin,
investigacin
evaluacin;
pero
51
ltimas cinco citadas, entre las cuales se encuentran la tcnica PERT y el CPM,
utilizadas fundamentalmente junto con el conocido mtodo GANTT, en control
interno operacional, tcnicas cuyo manejo se facilita en la actualidad con el uso de
paquetes computacionales. Una breve explicacin de estas tcnicas se presenta a
continuacin:
3.8.1 Tcnica de PERT (Proyect Evaluation and Review Technique).
Se utiliza en operaciones, actividades o proyectos complejos en que hay
incertidumbre en cuanto a tiempos de terminacin (actividades u operaciones en
empresas o entidades dedicadas a la investigacin).
3.8.2 Tcnica CPM (Critical Path Method)
Es aplicable a las operaciones en las cuales sea posible estimar los tiempos
y costos y lo que interesa es saber cual es la combinacin costo duracin de cada
actividad, para lograr el costo total mnimo de las operaciones.
3.8.3 Diagramas de flujo
Una herramienta de gran utilidad en la investigacin administrativa es la
diagramacin de las operaciones, y tiene por objeto obtener una explicacin
esquemtica de la secuencia de pasos de las acciones que se llevan a cabo, as
como de los elementos que se utilizan, y del personal que interviene en cada una de
ellos.
As mismo, es importante enfatizar que debido a que todo procedimiento
administrativo est sujeto a complementarse con las polticas aprobadas de cada
una de las operaciones que se manejan, anexo a cada procedimiento debern estar
las polticas relativas. En la tcnica de diagramacin se utilizan elementos de criterio
y de juicio personal del auditor, para lograr el objetivo primordial de obtener la
descripcin de un procedimiento administrativo, con todos sus elementos esenciales
y en la forma ms resumida posible para tener al propio tiempo una visin
panormica de la operacin de que se trata.
52
Se utiliza para
53
Diagrama de Ishikawa
EFECTO
54
que cuenta con una posicin privilegiada frente a la competencia. Recursos que se
controlan, capacidades y habilidades que se poseen o actividades que se
desarrollan positivamente.
Oportunidades: son aquellos factores que resultan positivos, favorables,
explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que acta la empresa, y
que permiten obtener ventajas competitivas.
Debilidades: son aquellos factores que provocan una posicin desfavorable frente
a la competencia. Recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen, o
actividades que no se desarrollan positivamente.
Amenazas: son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar
a atentar incluso contra la permanencia de la organizacin. (10)
3.9 Metodologa
Entendindose el objetivo de la auditora operacional y poseyendo la
capacidad
profesional
adecuada,
lo
nico
necesario
para
ejercerla,
55
El boletn nmero dos de Auditora Operacional emitido por el Instituto
Mexicano de Contadores Pblicos (IMCP), divide en cuatro secciones la
metodologa de la auditora operacional las cuales son:
a) Directrices de actuacin
b) Operaciones
c) Metodologa
d) Informe
3.9.1 Directrices de actuacin
La auditora operacional no es privativa del contador pblico, ni tiene que ser
desarrollada por un profesional independiente. Sin embargo, el concepto de
mantener una actitud objetiva es vlido. Esto evitar influencias o presiones por
parte de las personas a quien se va a informar o de las personas que tienen a su
cargo las operaciones, objeto del examen. En este sentido, la tradicional
independencia del contador pblico, como auditor o consultor externo, aunque no es
un requisito, si resulta conveniente.
El contador pblico, antes de aceptar su designacin como auditor
operacional, debe precisar si tiene los conocimientos y la experiencia que requiere
el caso particular. Cabe destacar que por la naturaleza de la auditora operacional,
el auditor, en ocasiones, trabaja en coordinacin con especialistas de otras
disciplinas; en estos casos, podr tomar como suya la labor realizada por otros
profesionales y aceptar la responsabilidad correspondiente cuando tenga la
capacidad de supervisarlo. Adems, deber indicar claramente en su informe, que
se ha apoyado en el trabajo de otros profesionales.
Por todo lo anterior, debe insistirse en la necesidad de una actitud mental,
conocimiento y experiencia adecuados por parte del contador pblico a fin de que
est en posibilidades de llevar a cabo auditoras operacionales.
56
Al igual que en cualquier otro trabajo profesional, cuando se delega poder de su
ejecucin a colaboradores, el contador pblico tiene la obligacin de cerciorarse de
su capacidad y experiencia, y debe ejercitar una adecuada supervisin de sus
labores.
Por ltimo, es necesario indicar que el contador pblico deber obtener
evidencia suficiente que respalde las opiniones o sugerencias que contenga su
informe; dicha evidencia debe quedar debidamente documentada en los papeles de
trabajo del auditor operacional.
3.9.2 Operaciones
En auditora operacional se define a una operacin como al conjunto de
actividades orientadas al logro de un fin u objetivo particular dentro de la empresa,
tales como vender, comprar o producir.
En el enfoque de trabajo de la auditora operacional, las operaciones que
realiza una empresa deben considerarse de manera integral, independientemente
de que en la mayora de los casos la ejecucin de una operacin en particular est
asignada a varios departamentos, oficinas, secciones o dependencias.
As, la operacin de ventas, por ejemplo, ser estudiada en todas sus etapas,
ya sea que se desarrollen en el propio departamento o rea de ventas, o en otros
departamentos, como pueden ser contabilidad, crdito y cobranzas, produccin o
embarques. Aunque el enfoque descrito establece el estudio de las operaciones
directamente y no del personal que las realiza, la investigacin deber determinar si
el personal encargado de la operacin tiene capacidad para ejecutarla.
Para contar con un marco de referencia ms especfico de la aplicacin de la
auditora operacional, a continuacin se utilizarn las operaciones de una empresa
57
de carcter comercial que utiliza el comercio electrnico y sus sub operaciones ms
sobresalientes solamente como gua:
Cuadro No.2
Tipos de Operaciones
OPERACIONES GENERALES
OPERACIONES ESPECFICAS
Comercializacin
- Investigacin de mercado
- Ventas
- Publicidad
- Distribucin y envos
Compras:
- Cotizacin
- Importacin
- Solicitud de crdito
- Club de Compradores
- Reclutamiento y seleccin
- Capacitacin y Desarrollo
- Administracin de sueldos y salarios
Finanzas:
Sistemas:
- Organizacin y mtodos
- Procesamiento electrnico de informacin
- Seguridad fsica y lgica
- Administracin de Riesgos
Fuente: Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, A.C., MX. Auditora Operacional. Pag. 26 Mxico 2005.
3.9.3 Metodologa
Segn el boletn nmero dos de Auditora Operacional emitido por el Instituto
Mexicano de Contadores Pblicos (IMCP), dirigido a la metodologa, se simplifica en
tres pasos fundamentales: familiarizacin, investigacin y anlisis y diagnstico;
tiene un carcter genrico y deber adecuarse a las situaciones especficas que se
encuentren en el desarrollo de la revisin.
58
3.9.3.1 Familiarizacin
El auditor debe familiarizarse con la operacin u operaciones que revisar
dentro del contexto de la Empresa que est auditando a travs de estudio de:
a. Los problemas especiales inherentes al ramo de la actividad econmica en
que se desenvuelve la Empresa y que inciden en la administracin de la
operacin que se revisa.
b. La infraestructura especfica establecida para hacer frente a la administracin
de la operacin (planeacin, organizacin, direccin y control), y
c. Los antecedentes respecto de deficiencias detectados a travs de cartas, de
sugerencias u otros informes emitidos en el pasado por auditores internos,
externos o consultores.
Enseguida se incluyen algunos lineamientos que permitirn al auditor
sistematizar sus esfuerzos para familiarizarse con la Empresa en general y con la
operacin que se revisar en lo particular:
3.9.3.1.1 Estudio ambiental de la organizacin
En esta primera fase puede llegarse a obtener informacin orientadora de
gran vala que permita al auditor diagnosticar las reas crticas. El grado de
profundidad en esta investigacin inicial ser definido por el criterio del auditor.
Los principales aspectos a investigar sern los siguientes:
a) La importancia que para la empresa representa la operacin que se
audita, medida de acuerdo a las repercusiones financieras que tendra si
se mejorara su eficiencia;
59
b) Indicadores tales como rotaciones o razones financieras;
c) Estructura de la organizacin y polticas aplicables a la operacin que se
revisa;
d) Reglamentacin estatal y municipal que rigen las prcticas de manejo de
la operacin;
e) Informacin de la forma como la competencia resuelve los problemas de
una operacin similar.
3.9.3.1.2 Estudio de la gestin administrativa
Respecto
la
gestin
administrativa
de
la
empresa
(planeacin,
60
as en posibilidad de delegar parte de las investigaciones y de supervisar su
realizacin.
3.9.3.2 Investigacin y anlisis
El objetivo de esta segunda fase de la metodologa es analizar la informacin
y examinar la documentacin relativa para evaluar la eficiencia y efectividad de la
operacin en cuestin.
En esta fase, se realizan pruebas de detalle de muy diversa ndole, utilizando
especialmente pruebas selectivas a juicio del auditor o por medio de muestreo
estadstico.
La utilizacin de estadsticas resulta particularmente efectiva en esta fase y al
respecto es recomendable que aqullas sean verificadas antes de ser utilizadas. En
el caso de que la empresa carezca de informacin respecto de la competencia o de
las estadsticas necesarias para evaluar la operacin el auditor deber efectuar los
estudios e investigaciones necesarios para obtener elementos de juicio suficientes.
El tipo de investigaciones o estudios que se desarrollen para lograr dicha
informacin puede revestir una gama muy amplia de posibilidades tales como:
entrevistas formales, revisin de expedientes, revisin de documentacin,
observaciones directas, investigacin en las Cmaras y Asociaciones a los que
pertenezca la empresa, actualizacin de estadsticas, seguimiento y comparacin
de hallazgos.
Cualquiera que sea el caso, el auditor deber cuidar que sus investigaciones
se planeen y desarrollen de tal manera que en el menor tiempo necesario, obtenga
la informacin ms objetiva posible. Esta caracterstica comn a cualquier revisin
de eficiencia, debe ser especialmente cuidada en vista de la diversidad de criterios
existentes para interpretar los resultados de las medidas tomadas para administrar.
61
Consecuentemente el auditor debe buscar hechos y evitar distorsionarlos con
interpretaciones e inferencias de cualquier naturaleza hasta no tener todos los
elementos necesarios para formarse una opinin de conjunto a fin de que el
diagnstico final sea lo ms objetivo posible.
Para lograr la objetividad aludida es recomendable la utilizacin de tcnicas
como las que enseguida se explican:
3.9.3.2.1 Entrevistas:
Las entrevistas formales son una de las tcnicas de mayor uso en la auditora
operacional, toda vez que a travs de ellas se obtiene la informacin de primera
mano respecto de la operacin.
Cuando se utiliza esta herramienta deber cuidarse:
62
deber estudiarse fundamentalmente el grado de efectividad logrado para anticipar
problemas y programar actividades eficientemente; en cuanto a la organizacin, de
especial inters es la crtica detallada de la estructura de la organizacin, la clara
definicin de lneas de autoridad y responsabilidad, la coordinacin del o los
departamentos encargados de la operacin entre s y con otras reas de la
empresa, as como los niveles jerrquicos y actitud aparente de los empleados y
funcionarios encargados de la operacin; respecto de la direccin, interesan al
auditor operacional los indicios que hablen de la calidad directiva de los ejecutivos,
la efectividad del sistema de informacin que respalde las decisiones de la direccin
y la oportunidad de stas; en cuanto al control, que no es ms que la comparacin
de lo planeado con lo ejecutado, especial inters tiene para el auditor operacional
los mecanismos de programacin y presupuestacin as como su contenido y
oportunidad como instrumentos de evaluacin.
3.9.3.2.3 Examen de la documentacin:
La finalidad de esta tcnica es coadyuvar a la verificacin objetiva de la
informacin sujeta a anlisis o bien la obtencin de algunos datos especficos. Es
decir, que el auditor debe observar caractersticas de organizacin y control incluida
en la documentacin del proceso objeto de examen, como por ejemplo:
Autorizacin de la documentacin
Color de la documentacin
63
3.9.3.3 Diagnstico
Una vez estudiada y evaluada la infraestructura administrativa, se integrarn
los hallazgos y se sealar la interpretacin que se hace de ellos, reportndose
aquellos que sean indicios de notorias fallas de eficiencia. El auditor debe alejarse
del detalle, y con base en los hallazgos especficos, ensayar el resumen de los de
mayor relevancia; el mtodo que se explica en los siguientes incisos, resulta de
utilidad a este propsito:
3.9.3.3.1 Fase creativa:
En esta fase se precisar si los problemas detectados son congruentes con
la realidad de la empresa, y con su misin y visin. Esta fase no representa, de
ninguna manera la solucin detallada de los problemas.
Sumarizados los hallazgos se proceder como sigue:
a) Ensayar un modelo conceptual de la estrategia administrativa que ms
convenga a la empresa para la operacin estudiada de acuerdo con las
circunstancias que le rodean, o bien, compararlos con modelos ya establecidos;
para ello, puede utilizar tcnicas como el Diagrama de Ishikawa (Espina de
Pescado de Ishikawa o Diagrama Causa - Efecto) o bien en la herramienta
FODA que no es ms sino las fortalezas, oportunidades, debilidades y
amenazas que permite conformar un cuadro de la situacin actual de la empresa
u organizacin, permitiendo de esta manera obtener un diagnstico preciso que
permita en funcin de ello tomar decisiones acordes con los objetivos y polticas
de la misma.
b) Precisar la prioridad que debe darse a los elementos del modelo anterior;
c) Considerar el costo - beneficio del modelo diseado.
64
Este modelo puede ser tan simple como lograr una panormica previa de los
problemas y sus soluciones conceptuales, antes de precisar las sugerencias
detalladas.
3.9.3.3.2 Reverificacin de hallazgos:
El modelo desarrollado anteriormente, se sujetar a una nueva verificacin
para separar con mayor precisin los hechos de las interpretaciones y avanzar
hacia el diagnstico definitivo como sigue:
a) Comparar el esquema con el modelo vigente y asegurarse que las
diferencias son importantes;
b) Listar las excepciones encontradas en la confrontacin y compararlas con
las que se haban listado al iniciarse la fase creativa;
c) Ratificar la existencia de los problemas diagnosticados mediante
comentarios con las personas directamente involucradas;
d) Asegurarse que se trata de problemas cuya solucin es factible porque
existen tcnicas disponibles para ello;
e) Interrelacionar los problemas encontrados con los que pudieran haber
detectado en otras reas y asegurarse que las alternativas de solucin
propuestas no generarn mayores o ms complejos problemas o
agravarn los existentes.
3.9.3.3.3 Elaboracin del informe:
Elaborado el borrador del informe, el auditor deber proceder a:
a) Discusin del borrador con los involucrados
El discutir con los involucrados el borrador del informe persigue el
doble propsito de asegurarse de que se trata de hallazgos reales y de que
65
los involucrados coinciden con su existencia precisamente en la forma en que
se describe en el borrador.
Un objetivo adicional de esta discusin es convencer a los
involucrados a fin de que hagan frente comn con el auditor al presentar el
diagnstico definitivo a la alta gerencia;
b) Informe definitivo
Este informe de la auditora operacional debe contener:
3.9.4 Informe
3.9.4.1 Importancia y concepto
El informe sobre auditora operacional es el producto terminado del trabajo
realizado y frecuentemente es lo nico que conocen los altos funcionarios de la
empresa de la labor del auditor.
Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente, en su caso, los
problemas detectados en relacin con la eficiencia operativa de la Empresa y con
los controles operacionales establecidos, lo que coincide fundamentalmente con la
finalidad del examen realizado. Este enfoque permitir as mismo, que d la
solucin dada a dichos problemas, surjan oportunidades que coadyuven al logro de
mejoras en la eficiencia operativa y en ltima instancia, en la productividad.
Para que la Auditora Operacional sea til a la Empresa, el informe debe ser
gil y orientado hacia la accin. Adems, siempre que sea posible, debe
cuantificarse el efecto de los problemas existentes y de los posibles cambios.
66
3.9.4.2 Naturaleza
Por las caractersticas de la Auditora Operacional, el informe debe tener la
naturaleza equivalente a un diagnstico, en el cual se plasmen los hallazgos
derivados del trabajo, relacionados con la eficiencia operacional y el efecto y las
consecuencias de los problemas detectados.
Congruentemente con la afirmacin anterior debe precisarse que no es posible que
como resultado final del trabajo se presente una opinin fundamentada tipo
dictamen sobre estados financieros, sobre el grado de eficiencia existente en la
Empresa.
El informe de Auditora Operacional no tiene la finalidad de emitir un
dictamen, no es posible darle tal alcance, a pesar de que si contiene certeza.
Por otra parte, tambin debe quedar claro que el informe de la Auditora
operacional es distinto al producto terminado de un proyecto de consultora en
administracin pues en este ltimo, el resultado final implica necesariamente
proporcionar sugerencias especficas, el diseo de las formas, procedimientos y
sistemas necesarios, la instalacin de ellos y posteriores visitas de supervisin; todo
ello con el propsito de que las ideas presentadas funcionen a plenitud y aporten los
beneficios deseados.
En algunos casos, el informe de Auditora Operacional puede ser el inicio de
un trabajo de consultora en administracin a cargo de consultores externos e
internos.
3.9.4.3 Estructura
67
El contenido bsico del informe normalmente debe incluir los tres elementos
siguientes:
a) Alcance y limitaciones del trabajo;
b) Situaciones que afectan desfavorablemente la eficiencia operacional;
c) Sugerencias para mejorar la eficiencia.
A continuacin se dan algunas orientaciones en relacin con cada uno de estos
elementos:
a) Alcance y limitaciones del trabajo
Esta seccin debe ser breve y en ella deben identificarse los objetivos del
trabajo realizado; las operaciones sujetas a examen (as como las que se excluyen
cuando pudiera existir alguna confusin); el criterio de prioridades establecido, la
contratacin especfica, en su caso; las limitaciones; la participacin de otros
profesionales si la hubo, y la responsabilidad asumida sobre las labores que hayan
realizado.
68
operacin. Dichas sugerencias podrn ser especficas en los casos en que se
tengan elementos para ello; en otras ocasiones las recomendaciones tendrn un
carcter general.
Estas recomendaciones deben estar enfocadas a que se mejore la eficiencia
citando casos especficos en los cuales puedan modificarse los procedimientos o
criterios, cuantificando en lo posible los resultados previsibles de un cambio.
3.9.4.3.1 Evaluacin y efecto de los problemas
El enfoque que conviene dar al informe debe tender a resaltar objetivamente
siempre que sea posible el efecto cuantificado que provocan las ineficiencias
detectadas, sus causas y consecuencias.
Conviene presentar muy claramente a los administradores de las Empresas
el efecto de la ineficiencia existente (cunto les cuesta o dejan de ganar), a fin de
motivar la toma de las medidas correctivas conducentes.
El efecto y consecuencias de los problemas a que se hace referencia,
pueden corresponder a una prdida; en tanto que las sugerencias que se presenten
deben estar orientadas a un aumento de productividad, ahorros que podran
lograrse, o bien otros aspectos susceptibles de provocar nuevas fuentes de
utilidades o evitar prdidas.
Generalmente el mencionar en el informe la causa de la ineficiencia,
proporciona las bases para los cambios que deban efectuarse para eliminarla.
3.9.4.3.2 Responsabilidad
La responsabilidad del auditor operacional consiste en informar sobre los
problemas detectados y sugerir posibles soluciones. La implantacin de las medidas
69
necesarias para solucionar los problemas detectados, en trminos generales, queda
fuera del alcance del trabajo de auditora operacional, incluso en aquellos casos en
que el auditor haya presentado recomendaciones especficas.
La solucin de los problemas es responsabilidad directa de la Empresa, la
que podr recurrir a consultores externos para ese objetivo.
Sin embargo, es posible que la misma firma le proporcione un servicio de
seguimiento a las sugerencias de posibles soluciones con el objeto de que la
empresa se garantice que resultados u objetivos se alcancen y hagan valedero el
trabajo de Auditora Operacional.
3.9.4.4 Forma
Los hallazgos de la Auditora Operacional pueden irse comunicando en el
curso del examen o su trmino; esto depender en gran parte de la trascendencia
de los problemas detectados y de la urgencia de que se apliquen las medidas
correctivas. Una observacin de menor importancia puede no ameritar su inclusin
en una comunicacin formal, bastar hacerla del conocimiento del funcionario
responsable del rea para que ste proceda a tomar las medidas necesarias.
Cuando se detecte un problema grave que requiera de una solucin urgente, ser
necesario informarlo de inmediato sin esperar el trmino de la auditora.
Para que el informe de Auditora Operacional cumpla con su cometido, el
auditor deber pensar en la persona a quien se dirige, en su preparacin o posicin
dentro de la organizacin, y de acuerdo a las circunstancias, decidir la forma en que
debe presentarse. Lo que hay que recordar es que se debe ser tan verstil como
sea necesario para lograr una adecuada comunicacin.
El auditor debe dar especial consideracin a la conveniencia de utilizar
recursos audiovisuales, tales como pizarrones, lminas o proyecciones. El tipo de
70
presentacin y los equipos a utilizar deben de escogerse tomando en consideracin
cul va a ser el auditorio, el rea de que se dispone, el tiempo con que se cuenta,
costo, entre otros. Debe recordarse que una presentacin audiovisual siempre se
debe complementar con un informe escrito.
3.9.4.5 Recomendaciones prcticas para elaborar el informe
Adems de los conceptos anteriores, a continuacin se presentan algunas
recomendaciones prcticas para elaborar el informe:
A quien se dirige
71
I)
II)
III)
VI) Discutir el informe con todos los responsables que se vean afectados
por sus observaciones y recomendaciones.
VII) En la medida de lo posible, obtener el acuerdo de los funcionarios
afectados por las recomendaciones, y en su caso, presentarlos como
sugestiones conjuntas.
VIII) Si no se cuenta con la aprobacin de los afectados, cuando menos
asegurarse que si hay acuerdo a las circunstancias y hechos que se
informan. As los directivos superiores podrn ver la posicin del
afectado y la del auditor y tomar una decisin (accin).
IX) Enviar copia (o sntesis) del informe final a todos los encargados de
departamentos operativos que se vean afectados, as como al
funcionario superior responsable de la operacin auditada, (si se usan
sumarios, debe tenerse cuidado que sean lo suficientemente amplios
para dar una idea adecuada de los antecedentes y de las razones para
la recomendacin.
X)
72
73
CAPITULO IV
Planeacin de la Auditora Operacional y el uso del especialista
4.13 Definiciones
4.1.1 Planeacin
Segn el diccionario de la real academia espaola, planear es: Trazar o
formar el plan de una obra.
La norma de auditora Internacional (financiera) nmero 300 define la
planeacin como: significa desarrollar una estrategia general y un enfoque
detallado para la naturaleza, oportunidad y alcance esperados de la auditora. El
auditor planea desempear la auditora de manera eficiente y oportuna.
Es una forma organizada de manejar el futuro para que ste suceda de
acuerdo con una finalidad o un propsito.
determina racionalmente dnde se encuentra uno a dnde quiere ir, cmo se quiere
llegar y cundo va a estar all (5:103)
4.1.2 Especialista
Segn el diccionario de la real academia espaola, define a un especialista
como: dcese del que con especialidad cultiva un ramo de determinado arte o
ciencia y sobresale en l
4.1.3 Experto
Segn el diccionario de la real academia espaola, experto es:
74
experto como: significa una persona o firma que posee habilidad, conocimiento y
experiencia especiales en un campo particular distinto del de la contabilidad y la
auditora.
4.14 Objetivos de la planeacin
La planeacin de un trabajo de auditora tiene como objetivo principal
desarrollar estrategias adecuadas y conducir al auditor a decisiones apropiadas
acerca de la naturaleza, alcance y oportunidad de las pruebas de auditora.
Adicionalmente, permite prever situaciones de riesgo, evitando la duplicidad
de esfuerzos y funciones, facilitando al Contador Pblico y Auditor prestar un
servicio de calidad y a un costo razonable.
El
trabajo
de
auditora
debe
economa
eficiencia
de
las
operaciones
para
formular
las
75
entidad, la disponibilidad de los auxiliares y el involucramiento de otros auditores o
expertos.
76
El grado de planeacin variar de acuerdo con el tamao de la entidad, la
complejidad de la auditora y la experiencia del auditor con la entidad y
conocimiento del negocio.
4.16 Caractersticas de la planeacin de la Auditora Operacional
A continuacin se listan algunas de las caractersticas importantes que debe
contemplarse en la planeacin de una auditora operacional: (5:176)
Proceso
sistemtico
de
evaluaciones
que
concluye
formular
recomendaciones constructivas.
77
El mtodo general para realizar una auditora operacional es similar al
utilizado en una auditora financiera. Est dado por normas, tcnicas, y
procedimientos que se desarrollan mediante el programa de trabajo.
Aunque no
existen normas especficas de aceptacin general que regulen todos los aspectos
relativos el ejercicio de la auditora operacional, se adoptan las normas
internacionales de auditora para su ejecucin, las que sean aplicables.
La planeacin y programacin del trabajo de campo, siempre deber ser a la
medida del ente auditado y se debern obtener evidencias suficientes y
competentes sobre los hallazgos y conclusiones de auditora operacional.
Segn sea el alcance que se d a la auditora operacional, ya sea por
limitaciones de auditabilidad del ente sujeto a auditora o por limitaciones de
recursos humanos, el auditor deber estar en capacidad de elaborar un informe
tcnico de acuerdo a las circunstancias.
Por ltimo, el auditor debe ser muy imaginativo, convincente, analtico,
objetivo y tener vocacin para trabajar en equipos multidisciplinarios. (18)
4.17 Proceso de la planeacin
Segn la Norma de Auditora
indica: Los asuntos que tendr que considerar el auditor al desarrollar el plan global
de auditora incluyen:
a. Conocimiento del negocio
Factores econmicos generales y condiciones de la industria que afectan al
negocio de la entidad.
Caractersticas importantes de la entidad, su negocio, su desempeo
financiero y sus requerimientos para informar incluyendo cambios desde la
fecha de la anterior auditora.
78
El nivel general de competencia de la administracin.
79
f. Otros asuntos
La posibilidad de que el supuesto de negocio en marcha pueda ser
cuestionado.
Los trminos del trabajo y cualesquiera responsabilidades estatutarias.
La naturaleza y oportunidad de los informes u otra comunicacin con la
entidad que se esperan bajo trminos del trabajo.
Levantamiento de informacin
Diagnstico o informe
80
Por su parte Humberto Rangel Esquivel en su trabajo Auditora
Administrativa a las Organizaciones (Auditora Operacional) publicado en la internet
(18) presenta como Esquema Bsico de la Auditora Operacional el siguiente
grfico:
Grfico No. 3
81
82
El grado de dificultad en la identificacin y seleccin de las reas depende de
las circunstancias. Por ejemplo: la entidad auditada puede tener razones vlidas y
justificadas para sugerir el rea a ser examinada; o la Administracin de la entidad
conoce previamente problemas o debilidades especficas en la entidad; o en la
entidad existen reas que por la naturaleza de sus operaciones no han sido sujetas
de auditora financiera y sea conveniente un examen operacional; o los resultados e
informes de auditora financiera indican que reas se consideran crticas para ser
sometidas a auditorias operacionales.
Si no existe ninguno de los indicios mencionados se debe recurrir a la
evaluacin del sistema de control interno para establecer las reas con debilidades
en el sistema de control, lo cual resulta un buen camino pues es fcilmente
demostrable que en una unidad, rea, operacin o actividad que presente
deficiencia de controles internos, el logro de las metas no se d (efectividad o
eficacia), los costos son excesivos y consecuentemente la eficiencia no ser ptima.
Adems, la evaluacin del sistema de control interno, como medio de
identificacin de reas criticas, reduce la subjetividad y garantiza la independencia
de la accin de auditora. Por otra parte, si la Administracin ha realizado auditora
financiera previamente a la auditora operacional que se practicar, la evaluacin
del control interno que se haya efectuado debera indicar las reas dbiles de la
entidad, resultado que sera utilizado en la auditora operacional, evitando repetir
dicho trabajo y permitiendo que en esta fase se reduzca a la seleccin del rea a
examinar y evaluar.
FASE IV: EXAMEN DETALLADO DE REAS CRTICAS
Esta etapa es la ms extensa en un proceso de auditora operacional. Tiene
por objetivo evaluar los posibles hallazgos que puedan existir en el rea o reas
crticas seleccionadas, para determinar el grado de eficacia o efectividad, economa
y eficiencia de las operaciones y para formular recomendaciones para mejorar dicho
83
grado. Sin embargo, cuando los recursos humanos de auditora son limitados para
examinar en detalle todas las operaciones del rea o existen limitaciones de tiempo
para la ejecucin del examen detallado, el alcance del trabajo se podr limitar a
algunas de las operaciones ms significativas, de tal forma que se puedan obtener
resultados en un tiempo prudencial.
FASE V: COMUNICACIN DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORA
OPERACIONAL
El auditor operacional debe ir comunicando los resultados de su examen,
verbalmente durante el transcurso de la cuarta etapa, para obtener el punto de vista
de los funcionarios de la empresa, y para debatir con ellos los hallazgos de
auditora. Igualmente, al final del trabajo el auditor debe tener una conferencia, un
ciclo de conferencias o un seminario con los funcionarios principalmente
responsables de las operaciones examinadas para comunicarles y discutir los
resultados de su examen.
La comunicacin oficial y formal de los resultados de la auditora operacional,
se efecta en un informe escrito en el cual el auditor presenta debidamente
documentados dichos resultados, teniendo cuidado de que las expresiones sean
efectivamente convincentes al lector de la importancia de los hallazgos, la
razonabilidad
de
las
conclusiones
la
conveniencia
de
aceptar
las
recomendaciones.
Asimismo, la comunicacin oficial de los resultados debe incluir los puntos de
vista de los funcionarios de la empresa o entidad, cuando sean diferentes o
contrarios al criterio del auditor. La presentacin equitativa de los distintos puntos de
vista
contribuye
notablemente
aumentar
la
posibilidad
de
que
las
84
El auditor operacional debe tener en cuenta al redactar los resultados del
trabajo, los principios para redaccin de los informes y si es el caso consultar
bibliografa al respecto, para asegurarse de la adecuada presentacin del informe
final.
En consecuencia, debe tener en cuenta por lo menos, los siguientes
requisitos:
Importancia.
Utilidad y Oportunidad
Conviccin
Objetividad y Concisin
Integridad
Tono Constructivo
85
bajo la direccin del profesional encargado o del director de auditora porque se
requiere un alto grado de juicio profesional. (5:104)
4.19 Elementos del proceso administrativo a contemplarse en la planeacin de
la auditora operacional en el rea de ingresos
Tal y como se describe en el prrafo 17 del boletn nmero 1 Esquema Bsico
de Auditora Operacional emitido por el Instituto Mexicano de Contadores Pblicos
(IMCP): ...los elementos del proceso administrativo que deben ser tomados en
cuenta en un examen de auditora operacional son la planeacin, organizacin,
direccin y control; la revisin debe ser integral, abarcando todos los pasos de dicho
proceso y no debe restringirse slo al control.
En tal sentido, a continuacin se describen dichos elementos del proceso
administrativo que el auditor operacional debe tomar en cuenta:
4.19.1 Planeacin
Dentro de la ciencia administrativa, el planeamiento es pieza fundamental
para lograr los fines y objetivos deseados.
86
anlisis o una proposicin pero no un plan real. Planear es decidir con anticipacin
qu hacer, cmo hacerlo, cundo hacerlo y quin debe hacerlo.
La planeacin
4.19.2 Organizacin
Las personas que trabajan en grupos para lograr alguna meta deben tener
papeles que desempear, de la misma manera que los actores desempean
papeles en un drama, ya sean que estos papeles se improvisen, que sean
accidentales o azarosos o que estn definidos y estructurados por alguna persona
que desea asegurarse de que la gente contribuye de manera especfica al esfuerzo
grupal.
objetivo definido.
que ellos saben cul es el ajuste entre el objetivo de su puesto y el esfuerzo grupal,
que tienen la autoridad necesaria para efectuar la tarea y que tienen las
herramientas y la informacin necesaria para lograrla.
En conclusin, la
87
organizacin es aquella parte de la administracin que implica establecer una
estructura intencional de papeles que las personas de una empresa deben
desempear.
tareas necesarias para lograr las metas y para que stas se puedan desempear de
la mejor manera. (14:33)
Por lo tanto, algunos elementos que se pueden considerar dentro de la
organizacin del rea de ingresos, inmerso en el proceso administrativo que al
auditor operativo le ser til para su evaluacin, pueden ser:
Esquema
Organizacional
Organigrama
(por
puestos
nombres)
Manuales:
o De puestos
o De funciones
o Operativos de cada proceso
o De sistemas informticos
o De los planes de contingencia y continuidad
4.19.3 Direccin
La direccin consiste en influir sobre las personas para que luchen
voluntariamente y entusiastamente para el logro de metas grupales y de la
organizacin.
seguir a quienes contemplan como un medio para satisfacer sus propios deseos,
necesidades y aspiraciones, es comprensible que la direccin implique motivacin,
estilos y enfoques de liderazgo y comunicaciones. (14:34)
Por lo tanto, algunos elementos que se pueden considerar dentro de la
direccin del rea de ingresos, inmerso en el proceso administrativo que al auditor
operativo le ser til para su evaluacin, pueden ser:
88
Programas de motivacin
Programas de incentivos
4.19.4 Control
El control es la medicin y la correccin de las actividades de los
subordinados para asegurar que los hechos se ajusten a los planes. Por ello, se
compara el desempeo con metas y planes, se muestran las desviaciones
negativas y, al emprender medidas para corregir las desviaciones, se ayuda a
asegurar el logro de los planes. Aunque la planeacin debe preceder al control, los
planes no se logran por si mismos; el plan gua a los administradores en el uso de
los recursos para lograr metas especficas, despus se observan las actividades
para determinar si se ajustan a las acciones planificadas. (14:34)
Por lo tanto, algunos elementos que se pueden considerar dentro del control
del rea de ingresos, inmerso en el proceso administrativo que al auditor operativo
le ser til para su evaluacin, pueden ser:
Metas cuantitativas
Por lo indicado en el inciso 4.7 destinado a presentar los elementos del
89
4.20 Contratacin del servicio de Auditora Operacional
Cuando una organizacin toma la decisin de contratar a un auditor
operacional, normalmente el primer contrato se lleva a cabo mediante una
entrevista, en la cual se precisan las siguientes condiciones:
El Auditor prepara
una propuesta tcnica y un plan de trabajo para llevar a cabo la auditora, en el que
adicionalmente incluye:
Beneficios esperados
Requerimiento
de
recursos
humanos,
materiales,
financieros
tecnolgicos
Cronograma de actividades
90
4.8.1 Instrumentos normativos
Para formalizar y fundamentar jurdicamente las condiciones en que se
aplicar una auditora operacional, se requiere de la firma de un convenio o
contrato, en el que se plasme el objeto, naturaleza, duracin y costo de la auditora,
as como de las condiciones y responsabilidades de las partes.
Para cumplir con este requisito, cliente y auditor pueden definir la clase y
contenido del documento en la forma que estimen ms conveniente a sus
necesidades; incluso pueden apoyarse en un asesor jurdico o en un especialista en
la materia, lo que posibilita garantizar el compromiso efectivamente.
Los modelos de este tipo de documento pueden ser:
Carta convenio
91
informacin que debe reunirse y los pasos ms importantes para la evaluacin ya
sea de la eficacia, economa o de la eficiencia.
Es necesario destacar que los programas de trabajo deben de conducir a
desarrollar las evidencias que se obtengan, de tal forma que se puedan formular
recomendaciones validas y pertinentes, producto esencial de la auditora
operacional. Por lo tanto los programas de auditora deben planificarse con el
mximo cuidado profesional, pero sin llegar a una rigidez absoluta, pues en
auditora operacional se requiere mantener una actitud mental despierta y amplia
que permita cambiar de rumbo en la ejecucin de un programa cuando las
circunstancias as lo aconsejen. Esto ltimo no quiere decir que la flexibilidad de un
programa llegue al extremo de justificar una planificacin inadecuada.
4.9.1 Investigacin preliminar
Definida la direccin y los factores a auditar, la secuencia lgica para su
desarrollo requiere de un reconocimiento o investigacin preliminar para
determinar la situacin administrativa de la organizacin.
Esto conlleva la necesidad de revisar la literatura tcnica y legal, informacin
de campo de trabajo, y toda clase de documentos relacionados con los factores
predeterminados, as como el primer contacto con la realidad, algunas fuentes
de estudio pueden ser:
Internas:
rganos de gobierno
Socios
Niveles de la organizacin
Sistemas de informacin
92
Externas:
Normativas
Redes de informacin
Proveedores
Clientes y usuarios
Alcance:
reas de aplicacin
Antecedentes:
Objetivos:
Justificacin:
Acciones:
93
Recursos:
Resultados:
Informacin complementaria:
Material e investigaciones que pueden servir como elementos
de apoyo
Responsable(s):
rea(s):
Clave:
Actividades:
Fases:
Calendario:
94
95
capacidad de iniciativa y de anlisis, sus conocimientos adicionales a los que da la
formacin bsica profesional, sus estudios de auditora operacional y el
entrenamiento que haya tenido en aula en la ejecucin de esta clase de auditora.
Igualmente, dicho Auditor deber tener el cuidado de integrar un grupo
multidisciplinario que, desde luego, incluya auditores profesionales y otros
profesionales en disciplinas afines como administradores, ingenieros o analistas de
sistemas y de ser posible se incorporarn desde el inicio un especialista de acuerdo
a la naturaleza de las operaciones de la entidad que se va a auditar. La cantidad de
profesionales que integrarn el equipo estar dada por el alcance que tendr la
auditora y la oportunidad en que se desean obtener los resultados; pero en general
la experiencia indica que un equipo de auditora operacional debe estar integrado
por lo menos por cinco profesionales calificados. (18)
4.23 Consideracin del uso de un especialista
Tal y como se describe en el prrafo 7 del boletn nmero 2 de Auditora
Operacional emitido por el Instituto Mexicano de Contadores Pblicos IMCP: La
auditora operacional no es privativa del contador pblico, ni tiene que ser
desarrollado por un profesional independiente. Sin embargo el concepto de
mantener una actitud objetiva es vlido. Esto evitar influencias o presiones por
parte de las personas a quien se va a informar o de las personas que tienen a su
cargo las operaciones, objeto del examen. En este sentido la tradicional
independencia del contador pblico, como auditor o consultor externo, aunque no es
un requisito, si resulta conveniente.
El contador pblico, antes de aceptar su designacin como auditor
operacional, debe precisar si tiene los conocimientos y la experiencia que requiere
el caso particular. Cabe destacar que por la naturaleza de la auditora operacional,
el auditor, en ocasiones, trabaja en coordinacin con especialistas de otras
disciplinas; en estos casos, podr tomar como suya la labor realizada por otros
96
profesionales y aceptar la responsabilidad correspondiente cuando tenga la
capacidad de supervisarlo. Adems, deber indicar claramente en su informe, que
se ha apoyado en el trabajo de otros profesionales.
Por todo lo anterior, debe insistirse en la necesidad de una actitud mental,
conocimiento y experiencia adecuados por parte del contador pblico a fin de que
est en posibilidades de llevar a cabo auditorias operacionales.
Al igual que en cualquier otro trabajo profesional, cuando se delega poder de
su ejecucin a colaboradores, el contador pblico tiene la obligacin de cerciorarse
de su capacidad y experiencia, y debe ejercitar una adecuada supervisin de sus
labores.
97
resultados del empleado pero ordinariamente no necesitar evaluar para cada
compromiso la pericia y competencia del empleado.
Tomando en cuenta que la planeacin de la auditora operacional se enfoca
a una empresa que utiliza el comercio electrnico como medio para vender sus
productos en la internet, se considera imperante la participacin de un especialista
en tecnologa y sistemas de informacin, ya que es un rea que dentro de la
formacin tanto acadmica como profesional del Contador Pblico y Auditor no est
incluida.; de esa cuenta, es necesario apoyarse a lo establecido en la NIA 620.
4.23.2 Requerimientos al especialista para ser contratado
Segn la Norma Internacional de Auditora (financiera) nmero 620 presenta
las siguientes consideraciones por parte del auditor ante el uso del trabajo de un
experto:
Al planear el uso del trabajo de un experto, el auditor deber evaluar la
competencia profesional del experto. Esto implicar considerar:
(a)
(b)
98
a) Entender los mtodos y procedimientos usados por el especialista,
b) Hacer pruebas apropiadas de la informacin proporcionada por el
especialista, tomando en cuenta la valoracin de auditor del control del
riesgo, y
c) Evaluar si los hallazgos del especialista soportan las presunciones relativas
de los estados financieros.
99
(b)
100
Confidencialidad
Integridad
Disponibilidad
Autenticacin y no repudiacin
Optimiza costos
101
Mecanismos de Firewall
Firmas digitales
Plan de continuidad
102
Verificacin de que si los datos se cifran (encripcin)
Las firmas electrnicas deben transmitirse para identificar al originador y
al destinatario
Debern existir cdigos de autenticacin de mensajes para asegurar lo
que es enviado y recibido
103
De acuerdo a lo expuesto en los incisos 4.11 y 4.12 relacionados a la
consideracin del uso de un especialista y a la identificacin de los requerimientos
al especialista en la planeacin de la auditora operacional en el rea de ingresos,
se confirma lo considerando en el planteamiento de la hiptesis de este trabajo de
investigacin.
104
CAPITULO V
Caso Prctico
Planeacin de la auditora operacional en el rea de ingresos de una empresa
que utiliza el comercio electrnico
5.1
Antecedentes
La empresa Compraya.com, Sociedad Annima funciona desde el 01 de julio de 2000,
fundamentada en las leyes que son aplicables, con domicilio en el Departamento de Guatemala, con
sede en la ciudad, pero cuenta con agencias en todo el departamento.
Su objetivo es lucrativo por medio de la comercializacin de equipo computacional
(hardware) y accesorios, con patrimonio propio, dividido en acciones y amparada por las leyes del
pas y regida por sus propios estatutos y reglamentos. Su tiempo de duracin es indefinida y slo
podr disolverse si los socios fundadores as lo acordaren en asamblea general extraordinaria y si
ellos poseen al menos el 70% del capital autorizado, suscrito y pagado.
La empresa es afiliada a una empresa extranjera quien es su principal proveedor de
mercadera; ofrece sus productos por medio de sala de ventas y por medio de su portal en la Internet
(www.compraya.com) de lo cual la relacin de ventas es del 60% y 40% respectivamente.
El 60%
Q.11,625,600 60%
Contado
Q. 9,791,600
A 10 das plazo
Q. 1,834,000
Portal de Internet
Total Ingresos por Ventas
Q.7,750,400 40%
Q.19,376,000 100%
La empresa ha observado que las ventas en su sala de ventas se han mantenido en un nivel
estable razonable; sin embargo, sus ventas por medio de la Internet han incrementado
105
considerablemente, por lo que ha iniciado una campaa de publicidad para sostenerlo, por lo cual
espera incrementar anualmente un 5%; esta estrategia ha requerido incrementar la disponibilidad de
accesos y certificaciones para nuevos clientes, as como incrementar su control, seguridad y
asegurar la continuidad implcita en los procesos de pedidos, autorizacin, venta, envo, facturacin y
cobro.
Este ltimo proceso es de vital importancia para la empresa ya que an no cuenta con el
control interno adecuado para los ingresos y la conciliacin de saldos de los clientes.
Por la inversin realizada para montar la infraestructura en el portal en internet y para mantener
operando las ventas e ingresos en condiciones normales por esta va, la empresa estima que las
ventas por medio de su portal no pueden ser menores al 28% respecto al total anual.
El detalle de las transacciones y volumen de ingresos por ventas, durante el ao 2005 es el
siguiente:
Sala de Ventas
Transacciones
Enero
447
Febrero
Marzo
Internet
Q.
Transacciones
Q.
1,256,000
278
1,067,000
246
386,500
306
1,116,000
496
1,712,000
165
785,000
Abril
183
234,900
69
211,290
Mayo
221
219,500
90
184,500
Junio
399
1,490,100
198
691,900
Julio
187
330,200
256
778,890
Agosto
682
2,020,120
367
1,400,100
Septiembre
524
1,567,900
73
214,900
Octubre
245
195,000
98
456,000
Noviembre
219
213,380
109
345,000
Diciembre
731
2,000,000
96
499,820
4,580
Q11,625,600
2,105
7,750,400
La empresa tiene como poltica utilizar el dlar estadounidense (US$) como referencia en el
precio de sus productos, pero factura en Quetzales al tipo de cambio del da en que se efecte la
transaccin.
106
mercanca y elabora el Balance General, el Estado de Ingresos y Egresos, el Estado de Flujo de
Efectivo y Notas.
Las transacciones que realiza se registran sobre la base de las Normas Internacionales de
Contabilidad (NICs) y las Normas de Interpretacin de Informacin Financieras (NIIFs).
Fue
5.2
107
f)
Estructura Organizacional
Empresa Compraya.com, S.A.
Al 31 de diciembre 2005
Junta Directiva
Gerencia General
Gerencia Financiera
Gerencia Administrativa
Gerencia de Ventas
Crditos
RRHH
Sala de Ventas
Contabilidad
Mantenimiento
Por Internet
Visita a las instalaciones de la sala de ventas y el recinto en donde se controlan las ventas
por Internet.
108
109
Conforme la Empresa Compraya.com, S.A. con los servicios ofrecidos por la Firma de Auditora
GRG & Asociados, firman la siguiente carta convenio:
CARTA CONVENIO
Guatemala, 21 de Noviembre de 2005
Ing. Haroldo Cuevas Navas
Representante Legal
Compraya.com, S.A.
1 Calle B 5-03 Zona 9, Ciudad, Guatemala
Estimado Ing. Cuevas:
La presente confirma nuestro acuerdo concerniente a los trminos del convenio y la
naturaleza de los servicios que llevar a cabo para efectuar Auditora Operacional al proceso de
ingresos. Las condiciones son las siguientes:
Perodo: Este convenio ser por un perodo de tres meses, inicindose el 1 de diciembre de 2005 y
finalizar el 28 de febrero del 2006. Ninguna de las partes puede finalizar el contrato antes de treinta
(30) das de entregar el aviso por escrito correspondiente a la contraparte.
Obligaciones: Mis obligaciones incluyen:
a) Aplicacin de una auditora operacional en el proceso de ingresos.
b) Presentacin de reportes semanales sobre el progreso del proyecto.
c) Preparacin del diagnstico en un informe y exposicin ante la directiva de la institucin,
incluyendo observaciones y recomendaciones para implementacin de los cambios
propuestos.
Compensacin: La compensacin por mis servicios ser de una tarifa de Q.2,314.00 diarios,
pagaderos y facturados mensualmente. Otros costos, como de transporte, viticos, hospedaje o
tiempo extraordinario se facturarn por separado.
Adjunto a ste, una copia del convenio para sus registros. Favor de firmar el original y devolverlo a
esta oficina en el sobre adjunto.
Atentamente,
110
Derivado del convenio suscrito el 21 de noviembre de 2005, ambas partes deciden suscribir un
documento en donde dejarn definido a detalle las condiciones que regirn el trabajo a realizar por
parte de la Firma de Auditora y los compromisos de la Empresa Compraya.com, S.A., el cual queda
de la siguiente forma:
111
OCTAVO: Compensacin
El Cliente deber pagar al Auditor la compensacin por los servicios prestados de acuerdo con las
tarifas establecidas al respecto.
Tales tarifas estn sujetas a cambios, con aviso por escrito al
Cliente con diez (10) das de anticipacin. La tarifa actual es de quinientos treinta y tres quetzales
(Q.533.00) por hora, estimando ocho horas diarias, pero si se utilizaren ms horas diarias, el cliente
no debe realizar ningn pago adicional al valor de la tarifa indicada.
NOVENO: Plazo del convenio
El plazo del presente convenio iniciar el da uno de diciembre del 2005, y deber continuar hasta su
finalizacin el veintiocho de febrero del 2006.
DECIMO: Retribuciones: Condiciones
La retribucin monetaria por este trabajo y las fechas estimadas para completarlo estn basadas en
las especificaciones acordadas por el Cliente y el Auditor. Cualquier cambio de especificaciones por
parte del cliente implicar un ajuste en la retribucin y en la fecha de terminacin del trabajo del
Auditor.
DECIMO PRIMERO: No-interferencia con los auditores
El cliente sabe de antemano que todos los auditores que colaboran con el Auditor, se integraron a
travs de un proceso formal de seleccin, de ah que el Cliente no deber contratar o pretender
contratar a ninguno del equipo de auditores.
DECIMO SEGUNDO: Honorarios y costos de abogado
Si se requiere cualquier accin legal para interpretar y respaldar el presente convenio, la parte
imperante tendr derecho a honorarios y costos de un abogado y a cualquier otro gasto que de lo
anterior se derive.
DECIMO TERCERO: Legislacin, totalidad del convenio, Invalidacin parcial
Este acuerdo ser legislado por las leyes de la Repblica de Guatemala. Constituye la totalidad del
convenio entre las partes que estn sujetas al mismo. Si alguna disposicin del convenio se trata
de invalidar en una corte o si no se puede cumplir, no obstante, las disposiciones restantes deber
continuar en vigor.
F_____________________
Lic. Jorge Garca
Socio
GRG & Asociados
F________________________
Ing. Haroldo Cuevas Navas
Representante Legal
Compraya.com, S.A.
112
Asimismo, la Firma de Auditora, conjuntamente con las consideraciones sealadas en la Norma
Internacional de Auditora nmero 210 y en el convenio de servicios previamente suscrito emite la
carta de entendimiento siguiente:
Junta Directiva
Compraya.com, S.A.
Ustedes nos han solicitado que realicemos una auditora operacional al rea de ingresos por el
perodo terminado el treinta y uno de diciembre de 2005. Por medio de la presente, tenemos el
agrado de confirmar nuestra aceptacin y nuestro entendimiento de este compromiso. Nuestra
auditora operacional ser realizada con el objetivo de determinar el grado de eficiencia, economa y
eficacia de las operaciones, expresado en un diagnstico y formular las recomendaciones para
corregir deficiencias o para mejorar el grado de dichos atributos.
Efectuaremos nuestra auditora operacional de ingresos de acuerdo con Normas Internacionales de
Auditora NIAS-. Dichas normas requieren que planeemos y desempeemos la auditora
operacional de ingresos para obtener un diagnstico objetivo sobre las operaciones relacionadas al
proceso de ingresos y especialmente sobre la eficiencia, eficacia y economa del mismo. Una
auditora operacional incluye el examen, sobre una base de pruebas selectivas, indagaciones y
observaciones a la forma de operar. Una auditora operacional tambin incluye evaluacin a los
elementos del proceso administrativo como lo son la planeacin, organizacin, direccin y control
practicados por la gerencia.
En virtud de la naturaleza comprobatoria y de otras limitaciones inherentes de una auditora, junto
con las limitaciones inherentes de cualquier sistema de proceso administrativo y control interno, hay
un riesgo inevitable de que an algunas representaciones errneas importantes puedan permanecer
sin ser descubiertas.
Adems de nuestro diagnstico sobre el estado del proceso administrativo operacional, esperamos
proporcionarle una carta por separado, referente a cualesquiera debilidades sustanciales en el
proceso operativo de ingresos, que interfieran para lograr eficiencia, eficacia y economa.
Esperamos una cooperacin total con su personal y confiamos en que ellos pondrn a nuestra
disposicin todos los registros, documentacin, y otra informacin que se requiera en relacin con
nuestra auditora operacional de ingresos. Nuestros honorarios que se facturarn a medida que
avance el trabajo, se basan en el tiempo requerido por las personas asignadas al trabajo ms gastos
directos. Las cuotas por hora individuales varan segn el grado de responsabilidad involucrado y la
experiencia y pericia requeridas.
Favor de firmar y devolver la copia adjunta de esta carta para indicar su comprensin y acuerdo
sobre los arreglos para nuestra auditora operacional al rea de ingresos.
F_______________
Ing. Haroldo Cuevas Navas
Representante Legal
Guatemala, 28 de noviembre de 2,005
5.3
Plan de Auditora Operacional de Ingresos
113
La
planeacin tiene por objeto principal desarrollar estrategias adecuadas y conducir al auditor a
decisiones apropiadas acerca de la naturaleza, alcance y oportunidad de auditora.
La planeacin de una auditora operacional en el rea de ingresos, debe incluir las pruebas a
realizar a los elementos del proceso administrativo, es decir, la planeacin, organizacin, direccin y
control destinados al rea a evaluar; debe incluir todas las pruebas necesarias para cumplir con los
requerimientos hechos por el cliente por medio de sus trminos de referencia, adems define al
equipo de auditores y especialista que participar en la auditora, las pruebas a realizar por parte de
cada uno del equipo, el tiempo a invertir en cada prueba y la metodologa a usar para alcanzar los
objetivos predefinidos.
En ese sentido, a continuacin se presenta el Memorando de planeacin de auditora
operacional en al rea de ingresos y su programa de trabajo, diseados para la empresa
Compraya.com, S.A.:
114
PT
Introduccin
115
IV. Alcance
La auditora operacional en el rea de ingresos se realizar sobre la base de las polticas y planes
operacionales que la Administracin de la Empresa Compraya.com, S.A. tiene definidos, nuestra
misin es elaborar una evaluacin operacional al rea de ingresos y emitir un diagnstico de su
situacin actual, los detalles se describen en la carta convenio, el convenio de servicios
profesionales y la carta de entendimiento que se suscribi entre nuestro cliente y la firma.
V. Informacin bsica a considerar:
Fundamento Normativo y Legal:
1. Organigrama Funcional de toda la empresa
2. Organigramas detallados de las reas sujetas a evaluar
a. Ventas
b. Facturacin y Cobros
c. Contabilidad
d. Sistemas
3. Misin y Visin de la Empresa
4. Plan Estratgico
5. Plan Operativo Anual
6. Polticas o directrices relacionadas al proceso de ingresos
7. Cronograma de Actividades
8. Reportes e Indicadores de Gestin
9. Manuales de Operacin de las reas a evaluar, incluye flujogramas
10. Manuales de Registro de los sistemas de informacin, incluye flujogramas
11. Perfiles de puestos del personal involucrado en los procesos a evaluar
12. Polticas sobre la organizacin y administracin de la tecnologa de informacin
Gerentes:
o Lic. Rigoberto Chacn (Gerente General)
o Lic. Armando Guerra (Gerente Financiero)
o Lic. Carlos Enrique Roldan (Gerente Administrativo)
o Licda. Perla de Paz (Gerente de Ventas)
116
VI. Equipo de trabajo que participa en la auditora operacional de ingresos:
Categora
Siglas
Socio
Gerente de Auditora
Encargado de Auditora
Asistentes de Auditora
JG
JP
JLF
GP
SL
PC
AC
Especialista
Aos totales de
experiencia en el
tipo de negocio del
Cliente
8
6
5
3
3
3
3
Aos en este
trabajo
Nombre
Lic. Jorge Garca
Lic. Julio Priego
Lic. Juan Luis Fox
Lic. Guillermo Paz
Licda. Silvia De Len
Lic. Pedro Castro
Ing. Andrs Castillo
21
10
6
6
5
4
5
Experto en TI
Asistentes (3)
Auditora
Auditores
Auditora
Encargado de
Gerente de
Actividad a atender
Socio Principal
Total
Horas
Carta compromisos
Visitas preliminares
16
16
48
16
104
Conocimiento general
16
16
48
16
96
Planeacin y Programacin
24
36
68
63
68
96
43
285
16
40
120
40
216
15
Familiarizacin
24
72
24
128
Investigacin y Anlisis
16
160
1104
200
1480
16
40
120
40
232
24
24
64
Diagnstico
16
24
48
16
28
76
316
1440
324
2,184
TOTAL
43
139
384
1536
367
2,469
Costo Q HH
500.00
400.00
200.00
120.00
100.00
100.00
180.00
Total HH
43
139
384
512
512
512
367
2,469
Total Q
21,500.00
55,600.00
76,800.00
61,440.00
51,200.00
51,200.00
66,060.00
383,800.00
117
ACTIVIDADES
COMPRAYA.COM, S.A.
OPERACIONAL
INGRESOS
DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2005
DEL 1 DE DICIEMBRE 2005 AL 28 DE FEBRERO 2006
PERSONAL ASIGNADO
NOMBRE
CARGO
FECHAS
DEL
AL
HH
EST. REAL
Jorge Garca
Socio
15 NV
15 NV
Jorge Garca y
Julio Priego
Socio y
Gerente Auditora
22 NV
22 NV
Visitas preliminares
Todo el equipo
Todo el equipo
23 NV
24 NV
104
Todo el equipo
Todo el equipo
25 NV
28 NV
96
Planeacin y Programacin
Julio Priego,
Juan Luis Fox y
Andrs Castillo
Gerente,
Encargado y
Experto
29 NV
29 NV
29 NV
30 NV
30 NV
29 NV
24
36
8
Julio Priego,
Juan Luis Fox,
Guillermo Paz y
Andrs Castillo
Gerente,
Encargado,
Asistente y
Experto
01 DC
01 DC
01 DC
01 DC
02 DC
07 DC
07 DC
07 DC
16
40
120
40
7
7.1
7.2
7.3
Familiarizacin
Estudio de ambiente
Estudio de la Gestin Administrativa
Visita a las instalaciones
Julio Priego
Juan Luis Fox
Guillermo Paz
Silvia de Len
Pedro Castro
Gerente
Encargado
Auditor Asistente
Auditor Asistente
Auditor Asistente
08 DC
08 DC
08 DC
08 DC
08 DC
08 DC
12 DC
12 DC
12 DC
12 DC
8
24
24
24
24
Investigacin y Anlisis
8.1
Entrevistas
8.2
8.3
Examen a la documentacin
Julio Priego,
Juan Luis Fox,
Guillermo Paz
Andrs Castillo
Silvia de Len
Andrs Castillo
Pedro Castro
Andrs Castillo
Gerente
Encargado
Auditor Asistente
Experto
Auditor Asistente
Experto
Auditor Asistente
Experto
13 DC
13 DC
13 DC
13 DC
13 DC
03 EN
13 DC
16 EN
14 DC
11 EN
16 FB
02 EN
16 FB
13 EN
16 FB
16 FB
16
160
368
60
368
20
368
120
9
9.1
Diagnstico
Fase creativa
Confirmacin de hallazgos
9.2
Julio Priego
Juan Luis Fox
Guillermo Paz
Silvia de Len
Pedro Castro
Juan Luis Fox
Andrs Castillo
Gerente
Encargado
Auditor Asistente
Auditor Asistente
Auditor Asistente
Encargado
Experto
17 FB
17 FB
17 FB
17 FB
17 FB
17 FB
17 FB
20 FB
23 FB
23 FB
23 FB
23 FB
20 FB
23 FB
16
40
40
40
40
16
40
10
Julio Priego
Juan Luis Fox
Guillermo Paz
Silvia de Len
Pedro Castro
Andrs Castillo
Gerente
Encargado
Auditor Asistente
Auditor Asistente
Auditor Asistente
Experto
24 FB
24 FB
24 FB
25 FB
26 FB
26 FB
24 FB
26 FB
24 FB
25 FB
26 FB
26 FB
8
24
8
8
8
8
11
Revisin de Informe
Jorge Garca
Julio Priego
Juan Luis Fox
Andrs Castillo
Socio
Gerente
Encargado
Experto
27 FB
27 FB
27 FB
27 FB
27 FB
27 FB
28 FB
27 FB
8
8
24
8
12
Jorge Garca
Julio Priego
Juan Luis Fox
Andrs Castillo
Socio
Gerente
Encargado
Experto
28 FB
28 FB
28 FB
28 FB
28 FB
28 FB
28 FB
28 FB
4
4
4
4
1 Dc 05
28 Fb 06
2,469
TOTALES
118
X. Programas de Auditora Operacional
PT
Hecho por:__JLF___
Fecha: 29/11/2005
Revis: ____JP_____
Fecha:__ 30/11/2005
2
2.1
2.2
DESCRIPCION
Hecho
por:
Tiempo H
Est. Real
Fecha Inicio
Fecha Fin
2.3
Narrativas
Elabore una cdula narrativa del proceso de ingresos
OBJETIVO:
Conocer y evaluar el cumplimiento el ambiente de
control, el control contable y los procedimientos de
control, con el objeto de que con base al resultado de
mismo, se pueda definir la naturaleza, alcance y
oportunidad de nuestras pruebas de auditora en el rea
de ingresos.
PROCEDIMIENTO:
Evaluacin al Control Interno rea de Ingresos
Elabore un cuestionario de control interno y con nfasis
al rea de ingresos. Use modelo de cdula CG-3
2.1
Ref.
PT
JP
JLF
16
16
25 NV 05
25 NV 05
GP
SL
PC
AC
8
8
8
8
25 NV 05
25 NV 05
GP
SL
PC
AC
8
8
8
8
28 NV 05
28 NV 05
119
PT
Hecho por:__JLF___
Fecha: 29/11/2005
Revis: ____JP_____
Fecha:__ 30/11/2005
No.
DESCRIPCION
PLANEACION:
Corresponde a las acciones previamente definidas,
tomas y recursos utilizados por la administracin para
cumplir sus objetivos
OBJETIVO:
Identificar y conocer el curso de accin seguido y
recursos utilizados por la administracin para alcanzar
sus metas operacionales en el rea de ingresos.
PROCEDIMIENTO:
Recopilacin y conocimiento de los planes del cliente
Obtenga y examine los siguientes elementos utilizados
en la planeacin y analice toda la informacin obtenida:
Plan Estratgico
3.1
ORGANIZACIN:
Es la forma de organizacin, jerarquizacin, segregacin
de funciones y asignacin de responsabilidades en la
empresa.
OBJETIVO:
Identificar y conocer la estructura organizacional, los
puestos y funciones, la jerarquizacin y la asignacin de
responsabilidades del personal de la empresa
PROCEDIMIENTOS:
Recopilacin y conocimiento de la organizacin del
cliente
Obtenga los siguientes elementos:
Manual contable
6.1
Ref.
PT
Hecho
por:
Tiempo H
Est. Real
Fecha Inicio
Fecha Fin
JP
JLF
GP
SL
PC
AC
JLF
4
10
10
10
10
10
10
01 DC 05
07 DC 05
JP
JLF
GP
SL
PC
AC
JLF
4
10
10
10
10
10
10
01 DC 05
07 DC 05
120
6.2
DIRECCIN:
Corresponde a la estrategia de la gerencia para dirigir y
orientar las operaciones al cumplimiento de objetivos de
la empresa
OBJETIVO:
Conocer la estrategia, estilo y enfoque de liderazgo de la
empresa para alcanzar sus objetivos planeados.
PROCEDIMIENTOS:
Recopilacin y conocimiento de la direccin del
cliente
Solicite informacin y evale los siguientes elementos:
9.1
10
CONTROL:
Son las acciones tomadas por la gerencia para medir y
corregir las operaciones, con el objeto de alinearlas a lo
planeado.
11
OBJETIVO:
Identificar y conocer el control de la gerencia sobre las
operaciones en el rea de ingresos, y las acciones para
ajustarlas a lo planeado
12
PROCEDIMIENTOS:
Recopilacin
y
conocimiento
del
control
implementado
1. Identifique las medidas de control de calidad de la
operatividad en el proceso a evaluar (Sala de ventas
e Internet)
2. Solicite y analice los informes de los indicadores de
gestin mensual y anual.
3. Solicite y conozca los Informes de desempeo versus
metas o planes
4. Identifique desviaciones positivas o negativas y las
medidas correctivas adoptadas.
5. Identificacin de los puntos de control en:
a. Manuales de operacin (Sala de ventas e
Internet)
b. Manuales de registro de ingreso y salida de
informacin en los sistemas de informacin
JP
JLF
GP
SL
PC
AC
JLF
4
10
10
10
10
10
10
01 DC 05
07 DC 05
JP
JLF
GP
SL
PC
AC
JLF
4
10
10
10
10
10
10
01 DC 05
07 DC 05
121
(Sala de ventas e Internet)
6. Solicite los informes de auditora interna relacionados
a errores o irregularidades establecidas y las medidas
implementadas para enmendarlas.
7. Solicite y conozca las polticas de control sobre los
sistemas de informacin como:
a. Identificacin y control de usuarios (Internos y
Externos)
b. Definicin de perfiles y privilegios de los
usuarios
c. Clasificacin de la informacin
i.
Sensible
ii.
Privada
iii.
Pblica
d. Seguridad de la red
e. Control de entradas y salidas de la red
f.
Encripcin de los datos transmitidos y
recibidos
g. Resguardo y acceso al cuarto de servidores
8. Solicite y conozca los reportes de cuadre diario de
ingresos (Sala de ventas e Internet)
9. Solicite y conozca los reportes mensuales de cuentas
por cobrar
10. Compruebe que elaboran estados de cuenta de
clientes
11. Compruebe que elaboran conciliaciones bancarias
mensuales
122
PT
Hecho por:__JLF___
Fecha: 29/11/2005
Revis: ____JP_____
Fecha:__ 30/11/2005
No.
DESCRIPCION
OBJETIVO:
Obtener conocimiento y comprensin de los elementos
del proceso administrativo -Planeacin, Organizacin,
Direccin y Control-, como operan y son desarrollados
en la prctica por la empresa.
PROCEDIMIENTOS:
Ref.
PT
Hecho
por:
Tiempo H
Est. Real
Fecha Inicio
Fecha Fin
JP
JLF
4
4
08 DC 05
08 DC 05
2.2
JP
2.3
JLF
2.4
JLF
09 DC 05
2.5
JLF
09 DC 05
JLF
GP
SL
PC
AC
8
16
16
16
16
08 DC 05
09 DC 05
GP
SL
PC
AC
8
8
8
8
12 DC 05
12 DC 05
2.1
2.6
2.7
2.8
2.9
2.10
123
PT
Hecho por:__JLF___
Fecha: 29/11/2005
Revis: ____JP_____
Fecha:__ 30/11/2005
No.
DESCRIPCION
1
1.1
OBJETIVOS:
Analizar y examinar minuciosamente la informacin
obtenida en las fases anteriores, enfatizando sobre el
grado de eficiencia y eficacia de las operaciones.
1.2
PROCEDIMIENTOS:
Muestreo de operaciones
Determine la muestra de operaciones de ingresos del
ao 2005 a analizar por medio del muestreo
estadstico (Utilice el Modelo de Cdula No.6)
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
Ref.
PT
Hecho
por:
Tiempo H
Est. Real
Fecha Inicio
Fecha Fin
JLF
15 DC 05
15 DC 05
JLF
15 DC 05
15 DC 05
GP
SL
PC
16
16
16
13 DC 05
14 DC 05
JP
JLF
16
16
13 DC 05
14 DC 05
GP
SL
PC
40
40
40
15 DC 05
21 DC 05
GP
SL
PC
40
40
40
22 DC 05
29 DC 05
124
controles existentes (Utilice el Modelo de Cdula
No.10).
2.7
Confirmacin de informacin:
Verifique y examine la utilizacin de todos los formatos
de los documentos utilizados, sea en papel o
electrnico, en el proceso (Utilice el Modelo de Cdula
No.11)
GP
SL
PC
48
48
48
30 DC 05
09 EN 06
2.8
GP
SL
PC
80
80
80
10 EN 06
23 EN 06
2.9
GP
SL
PC
80
80
80
24 EN 06
06 FB 06
2.10
GP
SL
PC
80
80
80
07 FB 06
16 FB 06
AC
176
13 DC 05
13 FB 06
AC
24
14 FB 06
16 FB 06
2.11
2.12
3
3.1
HERRAMIENTAS DE APOYO:
Para realizar el anlisis de todas las reas
relacionadas en donde se involucren los elementos del
proceso administrativo puede utilizar las siguientes
herramientas:
o
Diagrama de Flujo
o
CPM
o
Diagrama de Ishikawa (Utilice el
Modelo de Cdula No.12)
3.2
125
PT
Hecho por:__JLF___
Fecha: 29/11/2005
Revis: ____JP_____
Fecha:__ 30/11/2005
No.
DESCRIPCION
OBJETIVO:
Integrar y confirmar las debilidades establecidas, elaborar
las recomendaciones plasmadas en un modelo
conceptual de la estrategia administrativa. Elaborar y
entregar el informe que contiene el diagnstico.
PROCEDIMIENTOS:
2.1
Ref.
PT
Hecho
por:
Tiempo H
Est. Real
Fecha Inicio
Fecha Fin
JLF
17 FB 06
2.2
GP
SL
PC
AC
8
8
8
8
17 FB 06
2.3
8
8
8
8
20 FB 06
2.4
GP
SL
PC
AC
JLF
GP
SL
PC
AC
8
16
16
16
16
21 FB 06
22 FB 06
JP
JLF
GP
SL
PC
AC
16
8
8
8
8
8
23 FB 06
JLF
24 FB 06
JG
JP
4
4
28 FB 06
Reverificacin de hallazgos:
El modelo desarrollado anteriormente, se sujetar a una
nueva verificacin para separar con mayor precisin los
hechos de las interpretaciones y avanzar hacia el
diagnstico definitivo como sigue:
2.5
2.6
2.7
2.8
2.9
126
Fecha: _____29/11/2005____
Fecha: _____29/11/2005____
Fecha: _____29/11/2005____
127
PT
Hecho por:________
Fecha:
______
Revis: ___________
Fecha:____________
128
129
PT
Hecho por:________
Fecha:
______
Revis: ___________
Fecha:____________
NO
Ref.
130
Instrucciones para responder el Modelo de Cdula No. CG-2
a)
b)
c)
Si es necesario ampliar la respuesta, es conveniente que elabore una cdula narrativa e indique la
referenciacin correspondiente.
d)
Para satisfacer adecuadamente las respuestas, puede efectuar confirmacin con terceras partes o
e)
f)
g)
funcin al riesgo.
131
PT
Hecho por:________
Fecha:
______
Revis: ___________
Fecha:____________
SI
NO
Ref.
132
PT
Hecho por:________
Fecha:
______
Revis: ___________
Fecha:____________
SI
NO
Ref.
133
Instrucciones para responder el Modelo de Cdula No. CG-3
a)
b)
Durante la cita proceda a emitir las preguntas del cuestionario y respndalas de acuerdo al
ingresos.
comentario del entrevistado.
c)
Si es necesario ampliar la respuesta, es conveniente que elabore una cdula narrativa e indique la
referenciacin correspondiente.
d)
Para satisfacer adecuadamente las respuestas, puede efectuar confirmacin con terceras partes o
recurrir a documentos fuente.
e)
f)
g)
134
PT
Hecho por:________
Fecha:
______
Revis: ___________
Fecha:____________
135
PT
Hecho por:________
Fecha:
______
Revis: ___________
Fecha:____________
Plan
Operativo
Plan
Estratgico
Organigrama
Total
Compras
Ingresos
Gastos
Cobros
Procesamiento
Electrnico de Datos
Contratacin
y
Capacitacin
de
Recurso Humano
= No Importante
= Importancia Baja
= Importancia Media
= Es importante
= Es importante y Determinante
136
Instrucciones para completar el Modelo de Cdula No.2
a)
b)
Esta cdula tiene cono objetivo priorizar los procesos que intervienen en el rea de ingresos.
c)
d)
e)
En otra cdula en limpio traslade los procesos ya en orden de acuerdo a la priorizacin asignada.
f)
137
Nombre de la
Empresa
(Competencia)
Descripcin del
Problema
Cmo lo
solucion
Solucin
aplicable a
nuestro Cliente
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Conclusin:
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
138
Instrucciones para completar el Modelo de Cdula No.3
a) Traslade todos los problemas mayores determinados en la auditora, a la columna
Descripcin del Problema.
b) Seleccione los tipos de problemas que se originen de una misma rea.
c) Identifique a las empresas (competencia) que cuenten con esquemas similares o iguales
en sus operaciones y proceda a indagar o investigar como han solucionado sus
problemas operacionales.
d) Una vez identificada las soluciones de otras empresas ingrselo a la columna como lo
solucion.
e) Indique si o no en la columna Solucin aplicable a nuestro cliente, cuando la solucin
dada por otras empresas a problemas similares son aplicables a nuestro cliente.
f)
139
Modelo de Cdula No 4
PT
Nombre de la Cmara o
Asociacin
Fecha de
afiliacin
Observaciones
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Observaciones:
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
140
Instrucciones para completar el Modelo de Cdula No.4
a) Ingrese el nombre de la Cmara o Asociacin a la que pertenece el cliente.
b) Ingrese la fecha de su afiliacin
c) En la columna de observaciones puede utilizarla para indicar si se encuentra activo o no,
si ocupa algn puesto en su direccin u organizacin.
d) En el rea de observaciones, puede indicar cualquier asunto general relacionado con las
afiliaciones del cliente.
141
PT
Hecho por:_________
Fecha:
_______
Revis: ____________
Fecha:____________
Fecha: ________________________________________
Elaborado por: __________________________________
142
Instrucciones para completar el Modelo de Cdula No.5
a) Esta cdula esta destinada para se utilizada en las ocasiones en que el auditor necesite
dejar una narracin de un procedimiento, la cual puede ser producto de una entrevista o
una observacin al mismo.
b) En el espacio Elemento administrativo redacte si corresponde a la Planeacin,
Organizacin, Direccin o Control.
c) En el espacio A cargo de ingrese el nombre del funcionario o empleado que se
encuentra a cargo del procedimiento que se narra.
d) En el espacio Proceso ingrese el nombre con que se identifica el proceso narrado.
e) En el espacio en blanco, utilcelo para redactar la narracin secuencial del proceso
desde su inicio hasta su conclusin, identifique posibles debilidades en el procedimiento
y por cada debilidad descrbalo en un modelo de cdula No.10 Cdula de
Observaciones.
f)
143
PT
___________
ltima: _____________
___________
Total Universo:
___________
2) Nivel de confianza:
Con base en la informacin recabada en la familiarizacin, el nivel de confianza se ha
determinado en un 95%.
3) Tasa de error esperado
Con base en la informacin recabada en la familiarizacin, la tasa de error esperado se
ha determinado en un 5%.
4) Precisin
La precisin ser + 4%.
5) Intervalo de Confianza:
5% + 4% = 9%
5% - 4% = 1%
Para determinar el tamao de la muestra debe usar la tabla que corresponda al 95% de nivel de
confianza y un 5% de error esperado
El resultado de esta bsqueda es el nmero: ___________
Resultado
Universo = ___
______ = ____________
Muestra
El resultado nos indica que cada bloque de ______ facturas, se seleccionar una de ellas.
144
Instrucciones para completar el Modelo de Cdula No.6
a) Esta cdula esta destinada para realizar muestreo de operacin o documentos utilizados
en las operaciones.
b) Ingrese en el espacio Tipo de operacin el nombre la operacin en donde se realizar
el muestreo.
c) En el numeral 1) Ingrese el nombre y el nmero del primer documento u operacin del
universo; el nombre y nmero del ltimo documento u operacin del universo y
establezca el total del universo, sacando la diferencia entre la primera y la ltima.
d) En el numeral 2) se le indica el nivel de confianza determinada.
e) En el numeral 3) se le proporciona la tasa de error esperado.
f)
g) Con base a la tasa de error esperada y al valor de precisin debe identificar el intervalo
de confianza, sumando y restando a la tasa de error el valor de la precisin definida.
h) Solicite al encargado de la auditora le proporcione la tabla que corresponde de acuerdo
al porcentaje de confianza y de error definidos.
i)
j)
145
PT
Hecho por:_______ _
Fecha:
______
Revis: ___________
Fecha:____________
Cdula de Entrevista
Nombre del Entrevistado: _________________________________________
Puesto: _______________________________________________________
Fecha: ________________________________________________________
Poltica discutida: ______________________________________________
________________________________________________________________
Observaciones:
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
Poltica discutida: ________________________________________________
________________________________________________________________
Observaciones:
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
146
Instrucciones para completar el Modelo de Cdula No.7
a) Esta cdula esta destinada para realizar entrevista a un funcionario o empleado que se
vincule al proceso ingresos y los comentarios respecto a una poltica administrativa
destinada a este proceso.
b) Ingrese en el espacio Nombre del entrevistado el nombre del funcionario o empleado a
quien se entrevista.
147
PT
Hecho por:_________
Fecha:
_______
Revis: ___________
Fecha:____________
148
Instrucciones para completar el Modelo de Cdula No.8
a) Esta cdula esta destinada para realizar el anlisis de procesos y la medicin de tiempos
por medio de la tcnica CPM (Ruta Critica del Proceso).
b) Identifique el proceso del tipo de ingreso sujeto de estudio, entre las siguientes
alternativas:
Por cada ruta establezca el tiempo utilizado entre cada etapa de la ruta.
g) En cada enlace entre cada etapa (flecha) debe indicar el tiempo utilizado entra cada
etapa en el diagrama presentado con un crculo.
h) En cada crculo que aparece en el diagrama, que representa cada etapa presente el
tiempo acumulado en horas de acuerdo a la sumatoria de etapas.
i)
j)
Al finalizar la identificacin del tiempo invertido en todas las rutas, proceda a identificar
cual de ellas es la ms corta en relacin al tiempo total invertido-, y proceda a
identificarla con una lnea punteada, preferentemente en color rojo.
k) Ya identificada la ruta critica del proceso y el total de tiempo mnimo para su conclusin,
este dato le servir para compararlo contra una muestra de operaciones en otra prueba
de auditora.
149
PT
Hecho por:_________
Fecha:
_______
Revis: ____________
Fecha:____________
9 Confirmacin bancaria
10 Pago de cheques personales
11 Vales temporales
Gastos permitidos con efectivo de caja
12
Responsable que autoriza gastos con fondos
de caja
14 Registro auxiliar de recepcin de efectivo
Cumplimiento de polticas de responsabilidad
15
sobre el efectivo recibido
13
150
Instrucciones para completar el Modelo de Cdula No.9
a) Esta cdula esta destinada para realizar un chequeo del cumplimiento de polticas de
direccin y control implementadas en el rea de ingresos.
b) Para completar esta cdula, debe iniciar con la identificacin del medio de pago
efectivo, tarjeta de crdito, transferencia de fondos o depsito a cuenta.
Proceda a marcar con una X o un
Al pie de esta cdula puede ingresar cualquier observacin que estime necesaria
respecto a asuntos relacionados los elementos evaluados en esta lista de chequeo.
151
Hecho por:_________
Fecha:
_______
Revis: ___________
Fecha:____________
NOMBRE DE LA AUDITORIA:
TTULO DEL HALLAZGO
Condicin:
Criterio:
Causa:
Efectos (Riesgos):
Recomendacin:
OBSERVACION
No.
REF. P/T
152
Instrucciones para completar el Modelo de Cdula No. 10
Los campos de este modelo de cdula se deben interpretar y completar de la siguiente forma:
1. Ttulo del hallazgo:
Asignar un nombre o identificacin concisa del hecho a informar
2. Observacin No.:
Corresponde al nmero correlativo de hallazgo establecido.
3. Ref. P/T:
Debe ingresar la referencia del papel de trabajo en donde se soporta lo indicado en la condicin
4. Condicin:
Describir el asunto o hecho establecido en le revisin cuyo grado de desviacin debe quedar
demostrado en los documentos de soporte.
5. Criterio:
Se refiere a la forma como debi funcionar o realizarse el asunto o hecho que se est evaluando.
Generalmente el criterio se sustenta en leyes, reglamentos, manuales, procedimientos; en caso
no se encuentra descrito en documento alguno, el auditor define con base a su experiencia y
conocimiento, tomando en cuenta los requisitos de control que se deben prevalecer en el asunto
que trata.
6. Causa:
Es la razn fundamental por la cual ocurri la condicin, o el motivo por el que no se cumpli el
criterio. Su identificacin requiere de la habilidad de anlisis, investigacin y juicio profesional
del auditor, esto permitir una base para una recomendacin constructiva.
7. Efecto (Riesgo):
Se define como el resultado de la comparacin entre la condicin y criterio para determinar una
situacin real o potencial, cuantitativa o cualitativa, o lesin patrimonial y que tiene impacto
importante en las operaciones, los resultados y en la imagen empresarial. RIESGO
8. Recomendacin
Propuesta que se hace para subsanar la situacin descrita en la condicin, para apegarlo al
criterio, corregir sus causas y disminuir el efecto real o potencial establecido.
153
PT
Hecho por:_________
Fecha:
_______
Revis: ____________
Fecha:____________
ATRIBUTO
SI
Fecha de la transaccin
Nmero correlativo que identifique el documento y la transaccin
Usuario o empleado que realiz la transaccin
Tipo de transaccin realizada
Artculos vendidos
Tipo de pago
Si es crdito, quien autoriz la transaccin
Valores de la transaccin
Total de la transaccin
NO
154
Instrucciones para completar el Modelo de Cdula No.11
a) Esta cdula esta destinada para realizar un chequeo del cumplimiento de caractersticas
de identificacin, registro y control de las formas (papel o magntico) utilizadas en el
proceso de ingresos.
b) Ingrese el nombre, cdigo o forma de identificarlo.
c) Complete el espacio en donde se usa esta forma (ingreso, proceso, salida o consulta)
d) Ingreso un Si o NO se cumple la caracterstica indicada en los espacios de destinados
para su respuesta, no deje ninguno en blanco.
e) Luego parque con una
g) Al pie de la cdula, puede hacer algn comentario que se relacione con la identificacin
del cumplimiento de las caractersticas de la forma sujeta a examen.
155
Hecho por:_________
Fecha:
_______
Revis: ____________
Fecha:____________
Conclusin:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
156
Instrucciones para completar el Modelo de Cdula No.12
a) Esta cdula esta destinada para realizar un anlisis de las causas y efectos de un
problema establecido las operaciones del rea de ingresos, utilizando como referencia el
Diagrama de Ishikawa o Causa-Efecto.
b) Para iniciar ingrese el problema en el cuadro central derecho, el cual ser el efecto
negativo que es producido por diferentes causas de debilidad o inconsistencia en el
proceso operativo.
c) En los cuadros de los extremos superior e inferior del diagrama, ingrese las causas
principales que ha establecido, producto de observacin, confirmacin, entrevista, etc.
En un procedimiento de ingreso.
d) En los espacios intermedios ingrese las sub causas o causas especficas que forman la
causa principal, estas sub causas deben estar documentadas en una cdula de
observaciones.
e) Ya ingresado el problema (efecto) y las causas y sub causas, tendr un marco general
descriptivo de lo que origina el problema y puede redactar la conclusin se su anlisis e
identificar las posibles soluciones para mejorarlo.
157
______________________________________
Fecha: _________________________________________________________________
No.
Atributos y Controles
10
11
12
Razonable
Si
No
Ref.
158
Instrucciones para completar el Modelo de Cdula No.13
a) Esta cdula esta destinada para realizar chequeo de elementos de control en el proceso
de cobranza.
b) Ingrese el nombre del responsable del proceso de cobranza
c) Ingrese la fecha en que se realiza la prueba de verificacin.
d) Marque con una X o un
159
No
Atributo
2
3
Estudios acreditados?
10
12
13
14
Aporte a la operabilidad?
11
Razonable
SI
NO
Punteo
160
Instrucciones para completar el Modelo de Cdula No.14
a) Esta cdula est destinada para evaluar los atributos de control y registro de los
empleados de la empresa que se encuentran asignados al proceso de ingresos.
b) Inicie ingresando el nombre completo del empleado y el usuario asignado para operar
los sistemas informticos.
c) Ingrese el puesto que ocupa dentro de la organizacin.
d) Marque con una X o un
f)
5 = Excelente
4 = Muy Bueno
3 = Bueno
2 = Necesita mejorar
1 = Malo
Redacte una conclusin sobre la evaluacin realizada.
161
PT
Hecho por:_________
Fecha:
_______
Revis: _______ ____
Fecha:____________
o
o
o
Identificacin nica
Firmas digitales
Infraestructura PKI:
Autoridad certificadora
Autoridad de registro
Lista de certificados revocados
Razonable
SI
NO
Ref
162
PT
Hecho por:_________
Fecha:
_______
Revis: _______ ____
Fecha:____________
Razonable
SI
NO
Ref
163
Hecho por:_________
Fecha:
_______
Revis: ____________
Fecha:____________
Riesgo 1
Riesgo 2
Riesgo 3
Riesgo 4
Causa 2
Causa 3
Causa 4
Causa 5
Causa Controles
Causas de Riesgos
Controles
Identificados
Que mitigan
el riesgo
Causa 1
Causa 2
Causa 3
Causa 4
Causa 5
Control 1
Control 2
Control 3
Control 4
Controles: Medidas o acciones tomadas o por tomar para disminuir el riesgo.
Calificacin a criterio del evaluador, por ejemplo: Confiable, Efectivo, Poco
Clave de efectividad:
efectivo, No confiable
164
Instrucciones para completar el Modelo de Cdula No.16
Matriz de Riesgos / Riesgo - Causa
a) Esta cdula est destinada para identificar los riesgos identificados a lo largo de la
auditora operacional en el rea de ingresos.
b) En los espacios para riesgos (columnas) describa brevemente el riesgo identificado.
c) En los espacios para causas (filas) describa brevemente la causa que provoca el riesgo
potencial identificado.
d) Marque con una X la celda o celdas donde se intercepten un riesgo con sus causas o
una causa para varios riesgos.
e) Al completar lo anterior, obtendr una matriz de todos los riesgos y sus causas,
pudiendo elaborar una conclusin con base a est anlisis.
165
PT
Hecho por:_________
Fecha:
_______
Revis: ____________
Fecha:_____________
FORTALEZAS
OPORTUNIDADES
DEBILIDADES
AMENAZAS
Y AREA
PLANEACION
ORGANIZACION
DIRECCION
CONTROL
166
Instrucciones para completar el Modelo de Cdula No.17 A
a) Esta cdula est destinada para realizar un anlisis de las Fortalezas, Oportunidades,
Debilidades y Amenazas (FODA) dentro del rea de ingresos.
b) En los espacios correspondientes debe ingresar una descripcin de cada uno de los
elementos del FODA
c) Tome en cuenta que debe asociarlos a uno de los cuatro elementos del proceso
administrativo como Planeacin, Organizacin, Direccin y Control.
d) La descripcin servir para luego realizar un anlisis individual y combinado para poder
definir las estrategias apropiadas para fortalecer y mejorar la eficiencia, eficacia y
economa de los procesos que participan en el rea de ingresos.
167
PT
Hecho por:_________
Fecha:
_______
Revis: ___________
Fecha:____________
Lista de Debilidades
F1
D1
F2
D2
F3
D3
FACTORES
EXTERNOS
Lista de Oportunidades
O1
O2
O3
Lista de Amenazas
FO (Maxi - Maxi)
Describa aqu la Estrategia para
A1
FA (Maxi- Mini)
A2
A3
DO (Mini - Maxi)
DA (Mini - Mini)
Describa aqu la Estrategia para
minimizar tanto las A como las D
168
f)
Esta matriz est destinada para definir las estrategias administrativas para alcanzar los
objetivos se la empresa incrementando eficiencia, eficacia y economa de los procesos
operacionales del rea de ingresos; esta matriz podr servir de base para el diagnstico
y poder presentar el nuevo modelo del proceso de ingresos.
Fortalezas y Amenazas, y
d. Debilidades y Amenazas
j)
Con el anlisis de las combinaciones de los elementos del FODA antes realizado,
elabore una estrategia a seguir para:
a. Maximizar las Fortalezas y Oportunidades
b. Minimizar las Debilidades y Maximizar las Oportunidades
c.
169
Causas
-En este espacio se presenta la razn
fundamental por la cual ocurre la
debilidad establecida, producto del
anlisis, investigacin y el buen
criterio profesional del auditor, esto
permite una base para presentar una
recomendacin constructiva-
Efectos
-En este espacio se presenta una
situacin real o potencial, cuantitativa
o cualitativa, o lesin patrimonial y
que tiene impacto importante en las
operaciones, los resultados o en la
imagen empresarial, de ser posible
debe cuantificarse -
Recomendaciones:
No.
Recomendaciones / Oportunidades de mejora
1
-En este espacio se presentan las propuestas que se hacen para subsanar la situacin descrita
en cada debilidad establecida, para apegarlo a los objetivos de la empresa, corregir sus causas
2
y disminuir el efecto real o potencial establecido.
n...
170
Modelo propuesto:
No.
Modelo de procesos propuestos
1
-En este espacio se presentan las nuevos modelos de los procesos quese proponen y que se
estiman son los adecuados para que la empresa alcance la eficiencia, eficacia y economa
2
planeada, organizada, dirigida y controlada como elementos del proceso administrativos para
alcanzar los objetivos.
n...
Referencia:
Este Modelo de Informe es ilustrativo, para su presentacin se consider: La Norma de Auditora No.33 del IGCPA, El
Boletn No.2 Auditora Operacional del Instituto Mexicano de Contadores Pblicos de Mxico y El Libro La Auditora
operativa en la prctica de Mas Jordi y Ramio, Carles.
171
MODELO DEL INFORME TCNICO (Propuesto)
(Emitido por el Especialista)
Guatemala, (fecha de finalizacin)
Lic. Jorge Garca
Socio
GRG & Asociados
Presente
Introduccin
(En este segmento, debe hacerse referencia a las necesidades que el cliente plantea al requerir
los servicios del especialista para apoyar al Contador Pblico y Auditor en la Auditora
Operacional en el rea de ingresos, dicho apoyo ser utilizado para determinar el grado de
eficiencia, eficacia y economa que aporta la tecnologa de informacin usada en el negocio
tanto en los ingresos provenientes de las ventas de mostrador como las realizadas por medio del
comercio electrnico)
Trminos de referencia / Requerimientos para evaluacin
(Aqu se describen los trminos y condiciones del trabajo que debi realizar el experto en apoyo
al trabajo del Contador Pblico y Auditor a cargo de la Auditora Operacional, indistintamente
si fue contratado por la firma de auditora o por el cliente para tal efecto, estos trminos de
referencia sern la base para la presentacin de los resultados en este informe tcnico)
Metodologa
1. Anlisis de transacciones del modelo de comercio electrnico utilizado en la venta,
facturacin y cobro de sus productos, sseguimiento de transacciones de comercio
electrnico, como las tendencias de venta del sitio web, ingresos diarios, el nmero
de transacciones, el valor medio de los pedidos y generar informes por horas,
determinar cual producto es el ms rentables para su sitio web; las tendencias de
las ventas e ingresos a lo largo plazo; anlisis de usuarios nuevos y los recurrentes
con respecto al nmero de visitas, nmero de transacciones, ingresos totales, valor
medio de visitas y de transacciones.
2. Anlisis de la tecnologa de la informacin utilizada para el proceso de ventas e
ingresos y si sta se adhiere a los propsitos y objetivos del negocio; adems si
proveen y aportan beneficios para mantener o incrementar la eficiencia, la eficacia y
economa en los procedimientos del rea de ingresos.
3. Evaluacin del grado de riesgo respecto a la seguridad de la informacin
Disponibilidad, Confidencialidad e Integridad
4. Evaluacin del plan de continuidad operacional.
Resultados
(Deben presentarse los resultados de manera que exista entendimiento razonable de lo que se
expone entendindose no detalle tcnico- como resultado de todas las pruebas de verificacin,
medicin y confirmacin realizadas por el especialista y con nfasis a la medicin de la
eficiencia, eficacia y economa que aporta la tecnologa de informacin al proceso de ingresos
172
del negocio, debe evitarse ampliar detalles tcnicos y enfocar los resultados a las debilidades de
la tecnologa)
Debilidades
(Deben presentarse las debilidades determinadas en la pruebas del especialista, procurando
asociarlas a cualquiera de los elementos del proceso administrativo Planeacin, Organizacin,
Direccin y Control- que se relacionen con la tecnologa de informacin implementada, y que
deben estar basadas en los trminos de referencia de su intervencin, es conveniente que cuando
sea factible se cuantifique el efecto del la debilidad establecida o la probabilidad de que el
impacto afecte materialmente y por ende a la eficiencia, eficacia y economa del proceso
evaluado)
Recomendaciones
(Se presentan las sugerencias concretas que mejorarn sustancialmente las debilidades
establecidas, es conveniente que el especialista estime el grado de mejora que puede aportar la
sugerencia que puede ser enfocada al proceso operativo de captura, comunicacin, proceso o
salida de la informacin, o bien a la parte tcnica de adquisicin de software o hardware, es este
caso se sugiere cuantificar la inversin)
Anexos / Diagramas y Cuadros
(En este segmento se pueden incluir cualquier detalle para ampliar la informacin presentada en
el cuerpo del informe, como diagramas, cuadros, estadsticas, etc.)
Referencia Tcnica:
Este Modelo de Informe Tcnico es ilustrativo y de aplicacin no obligatoria; se integr con base a lo sugerido por La
Asociacin de Auditoria y Control de Sistemas de Informacin -ISACA-
173
CONCLUSIONES
Derivado del estudio y anlisis del presente trabajo, se determinan las siguientes
conclusiones:
1. No obstante la disponibilidad de los componentes de seguridad en el
comercio electrnico, como la encriptacin, firmas electrnicas, certificados
de autenticacin, entre otros, el nivel de riesgo operacional es alto al utilizar
la tecnologa en la operatoria de ingresos, debido a que dichos componentes
no garantizan absoluta seguridad, confidencialidad e integridad sobre las
operaciones que se registran, especialmente las de origen externo a la
empresa que utiliza el comercio electrnico.
174
en el control interno; sin embargo, cuando la empresa utiliza tecnologa en
sus procesos operativos, debe adicionarse atencin al riesgo tecnolgico,
identificar sus controles y la administracin de dichos riesgos.
175
RECOMENDACIONES
Derivado de las conclusiones antes descritas se presentan las siguientes
recomendaciones:
1. El Contador Pblico y Auditor al planear una auditora operacional de
ingresos en una empresa que utiliza el comercio electrnico, debe considerar
que con el uso de la tecnologa la seguridad implementada puede no
garantizar integridad y confidencialidad en la operatoria, por lo que debe
evaluarla adecuadamente y presentar las recomendaciones para su
fortalecimiento.
176
operativa, el cumplimiento de polticas y procedimientos internos y de leyes y
regulaciones externas.
177
BIBLIOGRAFA
1. Andrada Alejandro, Historia de Internet. Argentina. Consultado el 31 enero
2005. Disponible en:
http://www.alejandroandrada.com/historiadeinternet.htm
2. Arens, Alvin A. y Loebbecke, James K. Auditora
integral. Prentice Hall Inc. Mxico. 1996.
un enfoque
Auditora
178
14. Koontz, Harold,
ODonnell Cyril y Weihrich Heinz. Elementos de
Administracin. Mxico. Editorial McGraw Hill. 1985.
15. Mas Jordi y Ramio, Carles. La Auditora operativa en la prctica, Espaa,
Editorial Alfamega. 1997.
16. Ministerio de Hacienda, Nicaragua, 2004. Consultado el 29 de mayo 2005.
Disponible en:
http://www.hacienda.gob.ni/sigfa/audi/vol2/audioperdes/aspgral/aspgral.htm
179
ANEXO 1
GLOSARIO DE TERMINOS TCNICOS
Arpanet - Red del Organismo de Investigaciones Avanzadas de Estados Unidos de
Norteamrica (Advanced Research Projects Agency Network).
Client (cliente) Un sistema o proceso que solicita a otro sistema o proceso que le preste un
servicio. Una estacin de trabajo que solicita el contenido de un fichero a un servidor de ficheros
es un cliente de este servidor.
Client-server model (modelo cliente-servidor) Forma comn de describir el paradigma de
muchos protocolos de red.
Cookie (cuqui, espa, delator, fisgn, galletita, pastelito, rajn, sopln) Conjunto de
caracteres que se almacenan en el disco duro o en la memoria temporal del ordenador de un
usuario cuando accede a las pginas de determinados sitios web. Se utilizan para que el servidor
accedido pueda conocer las preferencias del usuario.
Cybermarketing (Cibemercadotecnia, Cibermarketing) Trabajo de promocin y/o venta de
productos, servicios o ideas a travs de la red.
Digital signature (firma digital) Informacin cifrada que identifica al autor de un documento
electrnico y autentifica que es quien dice ser.
e-business (negocio electrnico) Cualquier tipo de actividad empresarial realizada a travs de
las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones.
e-commerce (comercio electrnico) Intercambio de bienes y servicios realizado a travs de las
Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones, habitualmente con el soporte de
plataformas y protocolos estandarizados.
Electronic Data Interchange -- EDI (Intercambio Electrnico de Datos) Sistema y protocolos
estandarizados de intercambio de datos a travs de la red utilizado sobre todo por empresas.
Encriptacin, encryption (cifrado, encriptacin) El cifrado es el tratamiento de un conjunto de
datos, contenidos o no en un paquete, a fin de impedir que nadie excepto el destinatario de los
mismos pueda leerlos.
firewall (cortafuegos) Sistema que se coloca entre una red local e Internet. La regla bsica es
asegurar que todas las comunicaciones entre dicha red e Internet se realicen conforme a las
polticas de seguridad de la organizacin que lo instala. Adems, estos sistemas suelen
incorporar elementos de privacidad, autentificacin, etc.
hacker (pirata) Una persona que goza alcanzando un conocimiento profundo sobre el
funcionamiento interno de un sistema, de un ordenador o de una red de ordenadores. Este
trmino se suele utilizar indebidamente como peyorativo, cuando en este ltimo sentido sera
ms correcto utilizar el trmino "cracker".
Son usuarios de la red muy avanzados que por
su elevado nivel de conocimientos tcnicos son capaces de superar determinadas medidas de
proteccin. Su motivacin abarca desde el espionaje industrial hasta el mero desafo personal.
Internet (Internet, La Red) Red de telecomunicaciones nacida en 1969 en los EE.UU. a la cual
estn conectadas millones de personas, organismos y empresas en todo el mundo,
mayoritariamente en los pases ms desarrollados, y cuyo rpido desarrollo est teniendo
importantes efectos sociales, econmicos y culturales, convirtindose de esta manera en uno de
los medios ms influyentes de la llamada "Sociedad de la Informacin" y en la "Autopista de la
180
Informacin" por excelencia. Internet (con "I" mayscula) puede definirse tcnicamente como la
mayor red internet del mundo, tiene una jerarqua de tres niveles formados por redes troncales,
redes de nivel intermedio y redes aisladas (stub networks), y es una red multiprotocolo.
On line shopping (compra electrnica, compra en lnea) Compraventa de bienes y servicios,
materiales o inmateriales, realizado a travs de la red.
Page (pgina) Fichero (o archivo) que constituye una unidad significativa de informacin
accesible en la WWW a travs de un programa navegador. Su contenido puede ir desde un texto
corto a un voluminoso conjunto de textos, grficos estticos o en movimiento, sonido, etc. El
trmino "pgina web" se utiliza a veces, a mi entender de forma incorrecta, para designar el
contenido global de un sitio web, cuando en ese caso debera decirse "pginas web" o "sitio
web".
password (contrasea, palabra de paso) Conjunto de caracteres alfanumricos que permite a
un usuario el acceso a un determinado recurso o la utilizacin de un servicio dado.
PKI en criptografa, una infraestructura de clave pblica (o, en ingls, PKI, Public Key
Infrastructure) es una combinacin de hardware y software, polticas y procedimientos que
permiten asegurar la identidad de los participantes en un intercambio de datos usando
criptografa pblica.
Secure Electronic Transaction -- SET (Transaccin Electrnica Segura) Protocolo creado y
publicado por Visa y MasterCard con el fin de permitir la realizacin de transacciones
electrnicas (compraventas fundamentalmente) a travs de la red.
Secure Socket Layer -- SSL (Capa de Conexin Segura) Protocolo creado por Netscape con
el fin de posibiltar la transmisin cifrada y segura de informacin a travs de la red.
Servidor (server) Sistema que proporciona recursos (por ejemplo, servidores de ficheros,
servidores de nombres). En Internet este trmino se utiliza muy a menudo para designar a
aquellos sistemas que proporcionan informacin a los usuarios de la red.
Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning/ Planeacin de Recursos de la Empresa), integra
los procesos relevantes de una empresa. Las transacciones quedan registradas desde su
captura en una sola base de datos, en la cual se puede consultar en lnea la informacin
relevante
Los sistemas ERP son sistemas inteligentes los cuales ayudan a la toma de decisiones en los
niveles directivos de las empresas, ya que se concentra toda la informacin de varias reas de la
Compaa para poder pronosticar y mantener una mejor organizacin de los datos actuales y
futuros de diferentes procesos del negocio, como son: finanzas, contabilidad, ventas,
mercadotecnia, entre otros.
Web server (servidor web) Mquina conectada a la red en la que estn almacenadas
fsicamente las pginas que componen un sitio web. Dcese tambin del programa que sirve
dichas pginas.
World Wide Web -- WWW, W3 (Telaraa Mundial, Malla Mundial, WWW) Sistema de
informacin distribuido, basado en hipertexto, creado a principios de los aos 90 por Tim
Berners Lee, investigador en el CERN, Suiza. La informacin puede ser de cualquier formato
(texto, grfico, audio, imagen fija o en movimiento) y es fcilmente accesible a los usuarios
mediante los programas navegadores.