Reportaje extrado de

PREREQUISITOS (V): Control de proveedores

2009-07-19
Tanto las materias primas como los materiales que se utilicen en una cocina deben cumplir unos
requisitos mnimos que garanticen la seguridad alimentaria. Por esta razn las empresas deben
conocer a sus proveedores y exigirles el cumplimiento de las especificaciones de compra.

La finalidad del plan de Control de Proveedores es

garantizar el origen y la seguridad alimentaria
de los productos y servicios que nos suministran las
empresas que abastecen a la cocina o servicios
anexos a la restauracin. Al igual que otros
prerrequisitos, este Plan est compuesto por el
documento principal que nos indica cmo llevarlo a
cabo, as como por los registros que se deben
cumplimentar para dejar registro escrito de los
controles realizados. Este Plan debe aplicarse tanto a
proveedores de alimentos y bebidas como a
proveedores de materiales y utillaje, logstica y otros
servicios (laboratorios, empresas de DDD, empresas externas de limpieza)
En primer lugar la empresa deber definir los criterios de evaluacin y seleccin
de proveedores, as como las especificaciones de compra. En ninguno de los dos
casos los requisitos estarn por debajo de lo que exige la legislacin. Son muchos
los factores que afectan a la hora de seleccionar un proveedor, a continuacin
mostramos algunos de los datos que se pueden pedir:
Registro Sanitario o Autorizacin Sanitaria
Este documento es imprescindible para cualquier
proveedor, por lo que nos debern facilitar una
fotocopia del documento completo par a comprobar
que el RSI contina en vigor.
Implantacin de APPCC
La implantacin del os APPCC es obligatoria y la
empresa debe exigirlos a todos aquellos proveedores
que nos suministren materias primas o productos que
vayan a estar en contacto con ellos. Ser necesario
que presenten el documento que acredite su correcta
implantacin.
Fichas Tcnicas de los Productos
Adems de los catlogos, el proveedor puede disponer
de documentos de cada producto en el que se
describan las caractersticas de dichos productos. En
caso de que el proveedor disponga de ellos puede ser
un aspecto favorable para su eleccin.
Certificados de Calidad
En caso de que la empresa proveedora est certificada
por algn sistema de calidad y/o gestin (sea ISO
9001/2000, ISO 22000, BRC, IFS,) debemos
solicitarles una copia del documento. La implantacin
de estos sistemas nos ofrecen ms garantas de buen
servicio y cumplimiento del marco legal por parte del
proveedor, as como mayor facilidad a la hora de
incluirlo en nuestro sistema de gestin y/o calidad.

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En las empresas pequeas es frecuente que el proveedor sea tan slo un

distribuidor, es decir, un intermediario entre el productor y nosotros. En este caso
debemos exigirle que nos acredite que la empresa que le suministra los productos
cumple los requisitos exigidos.
Adems, en cualquiera de los casos, nosotros mismos, como clientes, podemos
exigir que nuestros proveedores acepten auditoras independientes realizadas por
personas cualificadas de nuestra empresa o por una empresa auditora externa.
Este es el sistema que utilizan las grandes superficies, garantizando as que todos
sus productos cumplen el 100% de las exigencias de compra definidas por la
empresa a sus proveedores. La documentacin que la empresa debe reunir para
cumplir con el Plan de Proveedores es:
Listado de Proveedores
Lista con los datos de cada proveedor para su rpida
identificacin y localizacin. Deber incluir: nombre
comercial, datos de contacto, productos que
suministra y nmero del registro sanitario. Tambin es
conveniente incluir la fecha del vencimiento del
contrato o de la prxima revisin de los requisitos.
Ficha de proveedor
Es el documento que rene toda la informacin
necesaria sobre el proveedor. Incluir todo lo
mencionado para el listado de proveedores, el detalle
de productos o servicios que realiza, adems de los
datos fiscales y los datos de la evaluacin inicial
realizada para su eleccin. En esta ficha tambin se
deben ir reuniendo las incidencias detectadas durante
el periodo de contrato y las medidas adoptadas.

Complementariamente,
ser
necesaria la evaluacin continua de los
proveedores. Para ello ser necesario
realizar el control de las materias
primas (o los controles estipulados
para cada tipo de proveedor de
servicio) y, de forma peridica, volver
a realizar una valoracin completa del
cumplimiento de los requisitos.
El control de las materias primas se
realizar a la recepcin de cada pedido.
En general, es suficiente con tomar
una muestra-control de temperatura
(para
productos
refrigerados
y
congelados).
Sin
embargo,
es
importante revisar todos los envases
del lote comprobando que no estn
mojados, sucios, rotos o deformados.
Tambin
comprobaremos
que
el
etiquetado es correcto, el aspecto de
los productos y que los datos del
albarn son correctos y corresponden al pedido.

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Cada vez que se recepcione mercanca tambin se debe comprobar la limpieza

y el correcto almacenamiento dentro del vehculo del transportista, comprobando
adems que no se transportan producto son alimentarios junto a alimentos y
bebidas. En resumen, la documentacin que debemos reunir para cada lote de
mercanca recibida por proveedor, es la siguiente:
Registro de control de materias primas cumplimentado
Albarn original y copia del pedido (controlar que aparece fecha de entrega,
productos detallados e identificacin completa del proveedor)
Informe de incidencias, en caso de que se detecten
En caso de que cualquiera de las exigencias legales o por parte de la empresa
no se cumpliera se debe tomar nota de la incidencia y de la accin correctiva
llevada a cabo (es muy frecuente optar por la devolucin del producto).
Peridicamente se comunicar a cada proveedor las incidencia detectadas y las
medidas adoptadas en cada caso. De esta forma disponemos de una prueba
documental de que el proveedor ha sido avisado de las anomalas ocurridas. La
empresa deber definir cuando un proveedor es dado de baja en funcin de las
incidencias recogidas.
La parte documental inicial del Plan de Control de Proveedores es sencilla y
viable incluso para empresas pequeas. Los registros de control de la recepcin
exigirn que haya una persona disponible para realizar el control de temperaturas
y el control visual y documental ante el proveedor.

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