Gestin de Proyectos

Gestin de Proyectos
Elementos Bsicos a Tener en Cuenta como Punto
de Partida para Realizar Eficazmente su Proyecto

El Autor
Lorena Casal Otero es licenciada con grado en Ciencias
de la Educacin (USC). Ha participado en varios
proyectos de investigacin en la Universidad de Santiago
de Compostela relacionados con el uso de las TIC para la
formacin. Temtica sobre la que sigue trabajando en la
actualidad en su Tesis Doctoral.
Es mster en e-Learning y su trayectoria profesional ha
estado vinculada al trabajo en proyectos de investigacin
relacionados con las TIC y la Formacin.
En la actualidad es Tcnico de Proyectos en una empresa
con amplia experiencia en el desarrollo e investigacin
de proyectos europeos, estatales y autonmicos.

Ficha de catalogacin bibliogrfica

Gestin de proyectos. Elementos bsicos a tener en cuenta
como punto de partida para realizar eficazmente su proyecto
1 Edicin
Ideaspropias Editorial. Vigo, 2006
ISBN 10: 84-934607-8-8
ISBN 13: 978-84-934607-8-5
Formato: 17 x 24 cm. Pginas: 120

GESTIN DE PROYECTOS. ELEMENTOS BSICOS A TENER EN CUENTA

COMO PUNTO DE PARTIDA PARA REALIZAR EFICAZMENTE SU PROYECTO
No est permitida la reproduccin total o parcial de este libro, ni su tratamiento informtico,
ni la transmisin de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrnico, mecnico, por
fotocopia, por registro u otros mtodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares
del Copyright.
DERECHOS RESERVADOS 2006, respecto a la primera edicin en espaol, por
Ideaspropias Editorial.
ISBN 10: 84-934607-8-8
ISBN 13: 978-84-934607-8-5
Depsito Legal: C-80-2006
Autores: Lorena Casal Otero e Ideaspropias Editorial
Diseo: Ideaspropias Publicidad, S. L.
Produccin Editorial: Gesbiblo, S. L.
Impreso en Espaa - Printed in Spain

NDICE
1

Fundamentos........................................................................................
1.1. Introduccin ...............................................................................
1.2. Las bases de la gestin de proyectos............................................
1.3. El entorno del proyecto...............................................................
1.4. El jefe de proyecto.......................................................................
1.5. El equipo de proyecto..................................................................
EJERCICIO 1 .......................................................................................
SOLUCIONES ....................................................................................
1.6. Resumen de contenidos ..............................................................
AUTOEVALUACIN 1 .....................................................................
SOLUCIONES ....................................................................................

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El equipo ..............................................................................................
2.1. Introduccin ...............................................................................
2.2. Jefe del proyecto..........................................................................
2.3. Planificacin organizativa de proyectos ......................................
2.3.1. Elementos a tener en cuenta en la planificacin .............
2.3.2. Finalidad de la planificacin ...........................................
2.4. Dotacin de personal y la cohesin del equipo ..........................
EJERCICIO 2 .......................................................................................
SOLUCIONES ....................................................................................
2.5. Resumen de contenidos ..............................................................
AUTOEVALUACIN 2 .....................................................................
SOLUCIONES ....................................................................................

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Coordinacin .......................................................................................
3.1. Introduccin ...............................................................................
3.2. Integracin del proyecto .............................................................
3.3. Desarrollo de un plan .................................................................
3.4. Implementacin de un plan ........................................................
3.5. Control de cambios.....................................................................
EJERCICIO 3 .......................................................................................
SOLUCIONES ....................................................................................
3.6. Resumen de contenidos ..............................................................
AUTOEVALUACIN 3 .....................................................................
SOLUCIONES ....................................................................................

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El proceso............................................................................................. 49
4.1. Introduccin ............................................................................... 49

4.2. El proceso en la gestin de proyectos..........................................

4.2.1. Procesos estratgicos de la gestin de proyectos..............
4.2.2 Procesos de soporte de la gestin de proyectos................
4.2.3. Procesos operacionales de la gestin de proyectos...........
4.3. Inicio y planificacin de proyectos..............................................
4.4. Ejecucin y control .....................................................................
4.5. Cierre ..........................................................................................
EJERCICIO 4 .......................................................................................
SOLUCIONES ....................................................................................
4.6. Resumen de contenidos ..............................................................
AUTOEVALUACIN 4 .....................................................................
SOLUCIONES ....................................................................................

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Estimacin de costes ............................................................................

5.1. Introduccin ...............................................................................
5.2. Aproximacin de costes..............................................................
5.3. Presupuesto de costes..................................................................
5.4. Control de costes ........................................................................
EJERCICIO 5 .......................................................................................
SOLUCIONES ....................................................................................
5.5. Resumen de contenidos ..............................................................
AUTOEVALUACIN 5 .....................................................................
SOLUCIONES ....................................................................................

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Estndares de calidad...........................................................................
6.1. Introduccin ...............................................................................
6.2. Conceptos generales de calidad ..................................................
6.3. Planteamiento de la calidad........................................................
6.4. Evaluacin de la calidad .............................................................
6.5. Control de la calidad ..................................................................
EJERCICIO 6 .......................................................................................
SOLUCIONES ....................................................................................
6.6. Resumen de contenidos ..............................................................
AUTOEVALUACIN 6 .....................................................................
SOLUCIONES ....................................................................................

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RESUMEN .............................................................................................................. 97
EXAMEN................................................................................................................. 99
BIBLIOGRAFA...................................................................................................... 105

Gestin de Proyectos 1

Gestin de Proyectos

1.1.

Fundamentos

Introduccin

La gestin de proyectos puede resultar una tarea compleja, pero, a la vez

gratificante debido a la cantidad de obstculos que ser necesario superar para
lograr el objetivo final.
En esta unidad didctica, considerada como introductoria y bsica a partir de
la cual se podr seguir construyendo los conocimientos necesarios para alcanzar
una visin de conjunto de lo que es la gestin de proyectos.
En un primer momento sentaremos las bases de lo que nosotros entendemos por
gestin de proyectos, estableceremos la definicin y las caractersticas de un proyecto para, a continuacin, profundizar en concepto de gestin de proyectos.
A continuacin, nos centraremos en los elementos que forman parte del entorno
del proyecto, como algo intrnseco a las posibilidades de desarrollo del mismo.
Despus trataremos de clarificar un poco el concepto, las funciones y las tareas
de jefe del proyecto. Y, ya por ltimo realizaremos unas breves pinceladas acerca
de todo el equipo que forma parte del proyecto, destacando la importancia de
su constitucin, la adecuacin de los perfiles de los miembros del equipo, etc.

1.2.

Las bases de la gestin de proyectos

Nos parece interesante, antes de comenzar a desarrollar en profundidad este

tema, establecer lo que entendemos por proyecto.

2 Gestin de Proyectos

Tras la revisin de la literatura especializada, hemos comprobado la existencia

de mltiples y variadas definiciones de proyecto. Nosotros, hacemos nuestra
la definicin de la Norma Internacional ISO 10006, en la que se afirma
que el proyecto es un proceso nico, que consiste en un conjunto de actividades
coordinadas y controladas con fechas de inicio y finalizacin, llevadas a cabo para
lograr un objetivo conforme con requisitos especficos y requerimientos especficos,
incluyendo las limitaciones de tiempo, coste y recursos.
A un conjunto de proyectos, orientados a un objetivo superior se le denomina
programa, y un conjunto de programas constituyen un plan.
A partir de estas matizaciones, podemos clarificar un poco ms el concepto que
nos ocupa. As, cuando hablamos de proyecto, nos referimos a:
- Algo que sale de lo ordinario.
- Algo orientado a un objetivo.
- Con una limitacin temporal.
- Algo que tiene como exigencia previa una planificacin.
La definicin establecida para proyecto nos permite sentar las bases que
establezcan sus caractersticas. Para ello, tambin nos hemos apoyado en la
clasificacin realizada por Perea (1996), quien de forma esquemtica, las
presenta del siguiente modo:

Entidad, tamao, alcance:

Un proyecto supone un gran esfuerzo porque requiere inversiones cuantiosas
y porque, al mismo tiempo, est encaminado a producir un resultado de gran
entidad y consecuencias, posiblemente transcendentes, para la empresa e,
incluso, para el conjunto de la sociedad.
Aunque no todos los proyectos son del mismo tamao y trascendencia, s se
caracterizan todos como una obra de una enorme importancia, pues, de lo
contrario, estaramos hablando de una rutina, que no justificara establecer
toda la sistemtica de control de los proyectos complejos.

Gestin de Proyectos 3

Medios importantes, variados y cambiantes:

Debido a que un proyecto est encaminado a la realizacin de una obra de
envergadura, requiere la aportacin de medios importantes, en cantidad y
calidad, tanto humanos como materiales y econmicos. Un proyecto implica
utilizar un conjunto de recursos que pueden suponer un gran esfuerzo
para la empresa, tanto a nivel econmico como de recursos humanos y
materiales.
Este hecho, provoca que, en muchos proyectos, aunque no sean excesivamente grandes, la dificultad de gestin deriva ms de tener que implicar
conjuntamente a diferentes recursos muy diversos que el hecho de que la
cantidad de cada recurso sea ms o menos importante.

Discontinuidad:
Una de las caractersticas inherentes al concepto de proyecto es la discontinuidad. Un proyecto, tiene un comienzo y un final predeterminado y se
trata de una actividad espordica que no tiene un carcter repetitivo.

Un proyecto es una operacin especial que siempre produce un cambio

importante y que suele tener un carcter de excepcionalidad, o, al menos de
falta de familiaridad, de inusual, de inhabitual.

Dinamismo y evolucin:
El proyecto est en continua evolucin, derivada de su carcter de operacin
inusual, tendente a crear algo nuevo. A diferencia de otros trabajos continuos, que pueden llegar a ser ms estables o rutinarios, el proyecto est en
constante movimiento y ello requiere un gran dinamismo y agilidad por
parte de cuantos trabajan en l.
En el proyecto, se suceden hechos imprevistos; por su carcter de operacin
poco familiar, se incorporan nuevos recursos o se retiran los que ya han
cumplido su tarea; se terminan las fases parciales o se acometen nuevas, etc.
En definitiva, se vive en una situacin de inestabilidad permanente, con
frecuentes cambios y con momentos en que se requiere un ritmo de actividad
casi frentico.

4 Gestin de Proyectos

Irreversibilidad:
A lo largo de la vida del proyecto es necesario tomar muchas decisiones, para
hacer progresar y avanzar la operacin. Estas decisiones son generalmente
irreversibles o, al menos, con mayor grado de irreversibilidad que en las
decisiones que suelen adoptarse en las decisiones continuas.
En algunos casos la decisin puede no ser tan irreversible, pero la marcha
atrs suele hacerse debido a importantes perjuicios econmicos o en
detrimento de los plazos en los que ha de finalizarse el proyecto.
A estos efectos es indiferente que la decisin adoptada fuese o no tcnicamente la correcta, el hecho de tener que modificarla y adoptar una decisin
diferente es un importante contratiempo, cuando no entraa consecuencias
dramticas para todo el proyecto o para toda la empresa.

Influencias externas:
Es muy frecuente, sobre todo si se trata de operaciones de gran envergadura,
que el proyecto est sometido a fuertes influencias externas ejercidas por
el entorno social, poltico o econmico, de forma que los responsables de
su ejecucin pueden verse incapaces de dominar algunas de las variables
que resultan esenciales para el xito del proyecto aunque trabajen de forma
correcta los aspectos tcnicos o gerenciales.

Riesgo:
Algunos proyectos suponen un fuerte riesgo, econmico o de otra
naturaleza, estando sometidos a contingencias difcilmente dominables e
incluso azarosas.
Si el proyecto es trascendental, su gestin resulta compleja, inusual y sometida
a fuertes influencias externas. En estos casos no es de extraar que pueda
finalizar en ocasiones en un fracaso estrepitoso y, ms frecuentemente, sin
conseguir los objetivos de resultado, coste o plazo previstos.
Casi todo proyecto implica, por tanto, riesgos importantes que es necesario
prever, para poder prevenirlos con anticipacin y estar preparados para tomar
las medidas que permitan, al menos, reducir el impacto de dichas amenazas.

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Un proyecto es un elemento complejo, es un tipo de actividad con la que,

en algn momento, se encuentra cualquier empresa u organizacin, en el que
intervienen una gran cantidad de factores, y estos factores actan, todos ellos,
de forma interrelacionada.
Cada vez ms, debido a las exigencias de la sociedad en la que vivimos, sometida
a profundas y constantes transformaciones, se hace ms necesario acometer
proyectos que respondan a esos cambios y transformaciones rpidas.
As, y siguiendo a Lewis (2004), podemos decir que la gestin de proyectos
consiste en facilitar la planificacin, el calendario y el control de todas las
actividades que tienen que realizarse para conseguir los objetivos del mismo.
Cuando hablamos de gestin de proyectos, no aludimos nicamente a la programacin de un calendario, es necesario un paso ms, ya que el calendario, aunque
considerado como una herramienta importante para la gestin de proyectos,
no es la nica y tampoco es tan importante como desarrollar un conocimiento
compartido sobre el objetivo del proyecto y cmo alcanzar ese objetivo.
Cuando pensemos en una adecuada gestin de proyectos, tendremos que
preocuparnos en alcanzar los siguientes objetivos:
- Concretar el proyecto y optimizar la estructura organizativa del equipo.
- Establecer, convenientemente, los objetivos y la planificacin del proyecto.
- Hacer valoraciones razonables de tiempo, costes y recursos.
- Pronosticar los posibles riesgos que puedan surgir.
La gestin de proyectos supone, por tanto, un conjunto de procedimientos
explcitos, cuya finalidad es mejorar la toma de decisiones en relacin con la
asignacin de recursos, para el logro de objetivos a travs de la movilizacin
de medios adecuados para su obtencin. Su concrecin se verifica en el
denominado ciclo de gestin de los proyectos, que supone una atencin
detallada e integral de todos los pasos por los que un proyecto transita: desde
su concepcin como idea hasta la evaluacin final o posterior. Pasando por
todas las etapas correspondientes.

6 Gestin de Proyectos

En particular, la gestin de proyectos puede dividirse en la gestin de subreas,

en trminos de Domingo (2000):
Subreas de la Gestin de Proyectos segn Domingo (2000)

Gestin del
alcance y
contenido

Abarca las actividades orientadas a garantizar que se

satisfagan todas las tareas necesarias, y slo las necesarias
para completar el proyecto, incluyendo la identificacin
del alcance completo, la verificacin de su cumplimiento,
y la gestin de los cambios al mismo que puedan producirse
durante los trabajos.

Gestin
tcnica

Incluye actividades necesarias para garantizar que el

resultado del proyecto satisface los requisitos y necesidades
planteadas por el cliente, y que las mismas se organizan y
resuelven de manera adecuada y eficiente.

Gestin de
recursos
temporales

Comprende las actividades necesarias para asegurar que

el proyecto se ejecuta en el plazo previsto, y los resultados
estn a disposicin del cliente en la fecha comprometida.
Se incluyen en este apartado la identificacin de las
actividades proyectuales, la estimacin de su duracin,
su secuenciamiento, la supervisin de la ejecucin en el
tiempo, y la correccin de las desviaciones.

Gestin
de costes

Trata los procesos orientados a asegurar que los trabajos se

llevan a cabo dentro de los lmites econmicos impuestos
al proyecto, e incluye las actividades de planificacin de
recursos, estimacin de costes y control de costes y gastos.

Gestin de
la calidad

Comprende las actividades orientadas a asegurar que el

proyecto satisface los requisitos bajo los que se contrat, e
incluye la elaboracin de un plan de calidad, su aplicacin
y seguimiento.

Gestin de
los recursos
humanos

Incluye las actividades orientadas a hacer un uso lo ms

eficiente posible de las personas que participan en el
proyecto, incluyendo la organizacin jerrquica y funcional
del mismo, la seleccin del equipo de trabajo, la asignacin de
las responsabilidades y la supervisin del grupo. A diferencia
de la actividad de direccin, la gestin de recursos humanos
no comprende las actividades propias del liderazgo, tales
como la motivacin, la interrelacin, etc.

Gestin de Proyectos 7

Subreas de la Gestin de Proyectos segn Domingo (2000) (Cont.)

Gestin de la
comunicacin

Tiene como objeto garantizar que la informacin del

proyecto, formal e informal, se genera, se recoge, se
almacena, se disemina y se utiliza de forma adecuada, en
volumen y tiempo.

Gestin
de riesgos

Identifica, analiza y cuantifica los riesgos propios de un

proyecto y anticipa mecanismos de correccin de los
potenciales efectos negativos, asociados a los mismos.

Gestin
de compras

Adquisiciones y subcontratos, en proyectos de cierto

tamao, se hace necesario un conjunto de procesos
orientados a la correcta definicin y obtencin de bienes y
servicios procedentes de fuera de la empresa.

La divisin en cada una de estas reas se hace ms patente en grandes proyectos,

debido a la complejidad de su estructura. En pequeos proyectos, pueden unirse
varias reas.

1.3.

El entorno del proyecto

El entorno del proyecto se considera un elemento de vital importancia, ya que

ser la clave para que su gestin sea un elemento de xito.
Aludimos, en este caso, a la necesidad de que dentro de un proyecto se cumplan
una serie de requisitos que garanticen una cierta armona a lo largo de todo
el proyecto.
Diversos autores, especialistas en la materia, coinciden en considerar que los
factores de xito en el entorno interno del proyecto son:
- Reconocimiento y elogio a la participacin de todos los miembros.
- Asuncin de riesgos.
- Reconocimiento de esfuerzos y logros.
- Buenas relaciones laborales.
- Comunicacin abierta entre todos los integrantes del proyecto.
- Confianza.

8 Gestin de Proyectos

Sin embargo, en todo proyecto tambin ser necesario prestar atencin a los
elementos externos que pueden afectar a nuestro proyecto.
As, por ejemplo, destacamos los siguientes elementos externos:
- El ambiente de la empresa.
- La organizacin principal.
- El entorno poltico en el que desarrolla el proyecto.
- La ubicacin geogrfica de la organizacin.

1.4.

El jefe de proyecto

Un jefe de proyecto, con las aptitudes y actitudes adecuadas para que pueda
gestionarlo y dirigirlo, de una forma adecuada, con el objeto de que se alcancen
los objetivos establecidos previamente, es un elemento fundamental.
El jefe del proyecto tiene un papel de gran relevancia en las fases de planificacin, ejecucin y control del proyecto. Acta como elemento fundamental,
como impulsor de la accin mediante la toma de decisiones oportunas para la
consecucin de los objetivos fijados.
La denominacin del puesto, afirma Perea (1996), pone de relieve una
caracterstica que conviene destacar y es que el jefe del proyecto es un verdadero
jefe, es decir, tiene poder ejecutivo y autoridad para mandar y tomar decisiones
dentro del mbito y objetivos del proyecto.
Cuando hablamos de jefe del proyecto, aludimos
a un rol que supera el de coordinador o animador,
de esta forma no podra tomar decisiones, y, tan
slo podra llegar a ser el responsable de la
obtencin de los resultados obtenidos.

Gestin de Proyectos 9

El jefe del proyecto tendr que tomar una serie de decisiones a lo largo del
proyecto. Las ms relevantes segn Gmez, Coronel, Martnez de Irujo y
Llorente (2000) son:

Identificacin y descripcin de actividades:

Es una de las ms importantes tareas del jefe del proyecto. Consiste en hacer
una relacin de las actividades y tareas a ejecutar, intentando no olvidar
ninguna que pueda resultar importante para el proyecto global.
La realizacin de todas las actividades y tareas identificadas es una exigencia
obligatoria y suficiente para alcanzar el resultado final que persigue el
proyecto.
El jefe del proyecto, podr ser, en este punto, asesorado y aconsejado por
otros expertos de su propia empresa o del exterior.

Cuantificacin de los recursos necesarios:

Este punto puede llegar a ser especialmente delicado y conflictivo, por
diversas razones:
- Los proyectos requieren, frecuentemente, el empleo de recursos muy
diversos y especialistas en diversas materias.
- Esos recursos no se mantienen de una forma estable en el tiempo, sino
que se van modificando en funcin de las actividades.
- El tipo de recursos necesarios y la cantidad determinan los costes del
proyecto.
- Los recursos necesarios, sean stos materiales o humanos, son siempre
limitados.
La decisin sobre qu recursos conviene utilizar en cada fase del proyecto
es compleja, y requiere siempre un profundo conocimiento tcnico de la
materia, una gran dosis de experiencia y unas capacidades gerenciales
destacadas.

10 Gestin de Proyectos

Por lo tanto, en todo proyecto es necesario prever:

- Qu tipo de recursos se van a usar.
- En qu cantidad.
- Durante cunto tiempo.
Sin embargo, como toda previsin, puede verse afectada por errores y presentarse
como inadecuada cuando vayamos a ejecutar el proyecto, pero, en cualquier
caso, esta previsin resultar siempre imprescindible porque servir de gua para
la actuacin posterior.
El jefe del proyecto tendr que tener un perfil que le permita asumir funciones
y tareas amplias y complejas, por lo que ser necesario un jefe de proyecto con
un triple perfil:
Perfil del Jefe de Proyecto
Gestor

Tiene que dirigir a personas con perfiles diferentes, tratando

de comprender su visin y tratando de ajustar los recursos
necesarios.

Tcnico

Segn Perea (1996), cualquier proyecto tiene una dimensin

tcnica muy importante que hara muy difcil que una persona
desconocedora de la tecnologa dominante de ese proyecto
pudiese dirigirlo con eficacia y autoridad.

Relaciones
personales

El jefe del proyecto deber relacionarse con diferentes personas,

formen parte o no del proyecto, para lo cual sern necesarias
ciertas habilidades comunicativas y contactos personales.

Como actividad temporal que es un proyecto, el jefe del proyecto tambin

tiene un carcter temporal, directamente relacionado con el carcter temporal
del proyecto.

1.5.

El equipo de proyecto

Entendemos por equipo a un grupo de individuos que trabajan en conjunto, con

la finalidad de alcanzar un objetivo comn prefijado con anterioridad.

Gestin de Proyectos 11

Cuando hablamos de equipo de proyecto, aludimos a la importancia de que

todos los miembros del equipo se identifiquen y comprometan con los objetivos
que persiguen. De otro modo, es improbable que el proyecto tenga xito, ya que
de esto depender, en gran medida, la formacin de un equipo eficaz que sepa
desarrollar el proyecto con una gran profesionalidad.
Es fundamental la necesidad de implicacin y de compromiso de todos los
miembros en el desarrollo del proyecto.
Lewis (2004) nos recuerda la importancia de organizar el equipo antes de definir
lo, para lo que recomienda seguir estas cuatro fases:
- Decidir qu tiene que hacerse: utilizando la estructura del desglose del
trabajo (EDT), las definiciones del problema y otras herramientas de
planificacin.
- Determinar los requisitos de personal para lograr las tareas identificadas en
el primer paso.
- Reclutar a los miembros del equipo del proyecto.
- Completar el plan del proyecto con la participacin de los miembros
del equipo.
Tomadas estas decisiones, y como ya hemos visto, el proyecto suele requerir la
participacin de un equipo interdisciplinar de personas, las cuales forman el
equipo del proyecto. Es importante que este equipo se implique en el desarrollo
del proyecto y aporte una cantidad adecuada de tiempo y esfuerzo.
Para determinar el personal que formar parte del equipo del proyecto es
importante que consideremos que la persona elegida tendr que:
- Poseer las habilidades y conocimientos necesarios para poder aportarlos en
el plazo previsto.
- Satisfacer sus inquietudes profesionales con la participacin en el
proyecto.
- Conciliar con los dems miembros del equipo y con el jefe del proyecto,
ya que ser con ellos, con quien pase gran parte del proceso del desarrollo
del proyecto.

12 Gestin de Proyectos

- Tener la predisposicin a trabajar lo que sea necesario, si es preciso fuera de

los horarios preestablecidos, para cumplir siempre los objetivos que se hayan
planteado en el proyecto.
El equipo, por tanto, est compuesto tanto por personas subordinadas directamente al jefe, como por personas de otras unidades de organizacin, que han
sido denominadas para el proyecto en calidad de responsables.
As, nos encontramos con dos grupos diferenciados en la configuracin del
equipo del proyecto:
- Las personas que formarn parte del equipo desde el principio hasta el final.
Estarn a lo largo de todo el proceso. Suelen ser miembros principales y los
responsables de que se completen todas las fases del proyecto en los momentos
que, previamente, se han considerado oportunos.
- El grupo de personas que formaran el resto del equipo. Sus actuaciones
quedaran sometidas a actuaciones especficas y puntuales a lo largo
del proceso. Hablamos de perfiles como marketing, formacin, calidad,
administracin, etc.

Gestin de Proyectos 13

EJERCICIO 1
1. Cuando pensemos en una adecuada gestin de proyectos, qu objetivos
tendremos que tratar de perseguir?

2. Cuando hablamos de gestin de proyectos, aludimos nicamente a la

programacin? Razone su respuesta.

3. Complete la siguiente frase:

Entendemos por equipo a un grupo de individuos que trabajan en conjunto,
con la finalidad de alcanzar un
prefijado
.

14 Gestin de Proyectos

SOLUCIONES

EJERCICIO 1:
1.
- Concretar el proyecto y optimizar la estructura organizativa del equipo.
- Establecer convenientemente los objetivos y la planificacin del proyecto.
- Hacer valoraciones razonables de tiempo, costes y recursos.
- Pronosticar los posibles riesgos que puedan surgir.
2.
La gestin de proyectos consiste en facilitar la planificacin, el calendario y
el control de todas las actividades que tienen que realizarse para conseguir los
objetivos del proyecto. No se trata slo de establecer un calendario, es necesario
un paso ms, ya que el calendario, aunque considerado como una herramienta
importante para la gestin de proyectos, no es la nica y tampoco es tan
importante como desarrollar un conocimiento compartido sobre el objetivo
del proyecto y cmo alcanzar ese objetivo.
3.
Entendemos por equipo a un grupo de individuos que trabajan en conjunto con
la finalidad de alcanzar un objetivo comn prefijado con anterioridad.

Gestin de Proyectos 15

1.6.

Resumen de contenidos

Un proyecto es un proceso nico, que consiste en un conjunto de actividades

coordinadas y controladas con fechas de inicio y finalizacin, llevadas a cabo
para lograr un objetivo conforme con requisitos especficos y requerimientos
especficos, incluyendo las limitaciones de tiempo, coste y recursos.
A un conjunto de proyectos, orientados a un objetivo superior se le denomina
programa, y un conjunto de programas constituyen un plan.
Un proyecto es un elemento complejo, es un tipo de actividad con la que,
en algn momento se encuentra cualquier empresa u organizacin, en el que
intervienen una gran cantidad de factores, y estos factores actan, todos ellos,
de forma interrelacionada.
Segn Lewis (2004) la gestin de proyectos consiste en facilitar la planificacin,
el calendario y el control de todas las actividades que tienen que realizarse para
conseguir los objetivos del proyecto.
Cuando pensemos en una adecuada gestin de proyectos tendremos que
preocuparnos por perseguir objetivos como concretar el proyecto y optimizar
la estructura organizativa del equipo, establecer convenientemente los objetivos
y la planificacin del proyecto y hacer valoraciones razonables de tiempo, costes
y recursos.
- Pronosticar los posibles riesgos que puedan surgir.
La gestin de proyectos supone, por tanto, un conjunto de procedimientos
explcitos cuya finalidad es mejorar la toma de decisiones en relacin con la
asignacin de recursos para el logro de objetivos a travs de la movilizacin de
medios adecuados para su obtencin.
El entorno del proyecto se considera un elemento de vital importancia, ya que
ser la clave para que su gestin sea un elemento de xito. Cuando hablamos
del entorno del proyecto, hacemos referencia a elementos internos y externos.
El proyecto est formado por el equipo del proyecto. Todos los miembros del
equipo deben identificarse y comprometerse con los objetivos que se persiguen,
ya que, de otro modo, es improbable que el proyecto tenga xito.

16 Gestin de Proyectos

AUTOEVALUACIN 1
1. Cuando hablamos de proyecto, nos referimos a:
a.
b.
c.
d.

Algo que sale de lo ordinario.

Algo orientado a un objetivo.
Con una limitacin temporal.
Todas las opciones anteriores son correctas.

2. El jefe del proyecto tendr que tener un perfil que le permita:

a.
b.
c.
d.

Dirigir a personas con perfiles diferentes.

Ordenar las tareas a todos los miembros del equipo.
Delegar responsabilidades.
Ninguna de las opciones anteriores es correcta.

3. El conjunto de proyectos orientados a un objetivo superior recibe la denominacin de programa:

a. Verdadero.
b. Falso.
4. Se considera equipo a un grupo de individuos que trabajan en conjunto con
la finalidad de alcanzar un objetivo comn prefijado con anterioridad.
a. Verdadero.
b. Falso.

Gestin de Proyectos 17

SOLUCIONES

AUTOEVALUACIN 1:
1.d

2.a

3.a

4.a

Gestin de Proyectos 19

2.1.

El equipo

Introduccin

Al trabajar esta unidad didctica, lo que pretendemos es profundizar en

elementos ya trabajados anteriormente, pero que hemos considerado de vital
importancia a la hora de trabajar la Gestin de Proyectos.
As, en las prximas pginas, volveremos de nuevo, pero con un mayor nivel de
profundizacin, sobre la figura del jefe del proyecto, matizando elementos como
sus funciones, las cualidades y los atributos atribuidos a este rol.
A continuacin nos centraremos en la planificacin organizativa de proyectos,
matizaremos la importancia de los procesos de planificacin, enumeraremos las
fases y nos centraremos, de forma esquemtica, en todo el proceso.
Por ltimo, trabajaremos la dotacin de personal y la cohesin del equipo
del proyecto. Estableceremos los perfiles y las personas que forman parte
del equipo. Tambin sealaremos las diferencias ms significativas entre un
grupo y un equipo.
Para finalizar, realizaremos una propuesta de ejercicios con sus soluciones,
un resumen de contenidos y actividades de autoevaluacin, tambin, con
sus soluciones.

2.2.

Jefe del proyecto

Aunque ya hemos abordado el concepto y algunos de sus aspectos fundamentales,

nos parece oportuno retomar este tema en este momento, porque consideramos
que el jefe del proyecto tiene un rol muy relevante en la gestin de proyectos.
Recordamos que el jefe de un proyecto desempea, casi siempre, las mismas
funciones, independientemente del objeto o de la temtica del mismo; est
motivado a satisfacer unos requisitos especficos, de acuerdo siempre son unos
objetivos fijados previamente y teniendo presentes las limitaciones temporales
de costes y recursos.

20 Gestin de Proyectos

Guerra, Coronel, Martnez de Irujo y Llorente (2002) apuntan las funciones

que a continuacin se detallan.
Funciones del Jefe de Poyecto

1. Planificar y programar
el proyecto.

Bsicamente, este elemento consistir en

la identificacin y descomposicin de los
trabajos a realizar por l, considerando las
dependencias y ligaduras de cada actividad y
los recursos necesarios para su ejecucin.

2. Organizar y supervisar
el proyecto.

Es decir, identificar y atribuir las responsabilidades de ejecucin y supervisin de cada una

de las tareas que componen el proyecto.

3. Dirigir el proyecto.

Mediante la autorizacin, la priorizacin y la

coordinacin de la ejecucin de cada una de
las tareas del proyecto.

4. Controlar y realizar el
seguimiento del proyecto.

Con el objeto de comparar el progreso, el

desempeo del proyecto con las referencias
establecidas en las fases de inicio y definicin,
a fin de tomar medidas si aparecen desviaciones significativas.

El jefe del proyecto debe tener unas cualidades determinadas, con el objeto de
garantizar el desempeo eficaz y eficiente del mismo. Por regla general, el jefe
del proyecto (Guerra, Coronel, Martnez de Irujo y Llorente, 2002) debe:
- Conocer el entorno tecnolgico en el que se realiza el proyecto y, en
particular, las tecnologas y los procesos utilizados en el proyecto.
- Estar familiarizado con los principios de direccin y, en particular, debe
conocer las metodologas y herramientas propias de la gestin de proyectos,
con objeto de definir, planificar, programar, dirigir, coordinar, controlar y
supervisar, de la forma ms eficaz y eficiente posible, los recursos necesarios
para la ejecucin de los trabajos del proyecto.
- Tener una gran capacidad de negociacin, con objeto de acordar contratos,
plantear soluciones con clientes y otros participantes involucrados.

Gestin de Proyectos 21

- Poseer gran capacidad de comunicacin. El jefe del proyecto debe facilitar

y fomentar el intercambio de informacin entre los integrantes de la
organizacin del proyecto y debe comunicarse de forma adecuada con todos
los participantes involucrados en el proyecto.
- Tener liderazgo y capacidad de trabajo en equipo, con objeto de obtener
resultados de los integrantes de su equipo al mismo tiempo que crea un
equipo compacto con sus colaboradores activos.
- Ser tico y profesional. El jefe del proyecto debe asumir principios ticos,
debiendo desarrollar principios bsicos como la legalidad, la profesionalidad,
la integridad y el respeto a la persona.
Por otro lado, y complementando la idea de los anteriores autores, Lewis (1995)
imputa al jefe del proyecto los siguientes atributos:
- Saber escuchar.
- Prestar apoyo.
- Ser organizado.
- Allanar obstculos.
- Respeto mutuo.
- Crear equipos.
- Conocer sus limitaciones.
- Sentido del humor.
- Dar retroalimentacin.
- Tomar decisiones.
- Comprensin.
- Conocer los puntos fuertes de los miembros del equipo.
- Seguimiento.
- Compartir la experiencia.
- Disponibilidad.
- Conocer los puntos dbiles de los miembros del equipo.

22 Gestin de Proyectos

- Liderazgo visible.
- Conocimientos tcnicos.
- Flexibilidad.
- Apertura.
- Delegar.
- Honradez.
- Estimular el buen trabajo.
- Potenciar el resto de la organizacin.
Por lo tanto, podemos resumir que elementos como la comunicacin, un estilo
de liderazgo que se adapte a las demandas de los clientes, conocer a los miembros
del equipo, unos conocimientos tcnicos para desarrollar con eficacia su trabajo
y entender la tecnologa que est utilizando, la creacin del clima de trabajo del
equipo, su habilidad para tratar los conflictos y para motivar a los miembros
del equipo, se convierten en elementos clave que es necesario que maneje el
jefe del equipo, para que todo el proceso se desarrolle de una forma ptima y se
puedan alcanzar, de este modo, los objetivos propuestos.
Consideramos de vital importancia la necesidad de que el jefe del proyecto tenga buenas
aptitudes para la interaccin y la relacin con
la gente, dado que tendr que trabajar con un
grupo de individuos, con caractersticas muy
diferentes, con ideas que pueden resultar a
veces contradictorias, y con diferentes
actitudes, por lo que el jefe del proyecto
ser el encargado de armonizar todos estos
elementos.

2.3.

Planificacin organizativa de proyectos

Podemos entender la planificacin organizativa de un proyecto como la forma en

la que es necesario enfrentarse al mismo, para que, tras su desenlace, podamos
hablar de criterios de xito.