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Diseño de La Implementación Del Módulo Sales &
Diseño de La Implementación Del Módulo Sales &
Presentado por:
CYNTHIA GIULIANA CUBA LEGUA
Lima Per
2006
RESUMEN
ii
NDICE
Pg.
Resumen......................................................................................................................... i
Agradecimiento ...............................................................................................................ii
ndice ............................................................................................................................ii
ndice de Figuras ...........................................................................................................vi
ndice de Tablas............................................................................................................vii
Introduccin ................................................................................................................... 1
CAPTULO 1
MARCO TERICO ........................................................................................................ 3
1.1
1.2
1.3
1.2.2
1.3.2
1.3.3
1.3.4
iii
CAPTULO 2
ESTUDIO DE CASO.................................................................................................... 19
2.1
CAPTULO 3
PROPUESTA DE PROCESOS APOYADA EN EL MDULO SALES &
DISTRIBUTION............................................................................................................ 45
3.1. Integracin de Procesos ..................................................................................... 45
3.1.1. Ventas .................................................................................................. 45
3.1.2. Expedicin o Despacho........................................................................ 46
3.1.3. Facturacin........................................................................................... 48
3.2. Programacin y Planificacin .............................................................................. 49
3.2.1. Principales Segmentos (sub-etapas) del Proyecto............................... 49
3.2.2. Equipos de Trabajo .............................................................................. 51
3.3. Procesos de Distribucin .................................................................................... 55
3.3.1. Definicin de los Procesos ................................................................... 55
3.3.1.1. Distribucin de una Venta Normal ............................................... 55
3.4. Configuraciones en el Men Customizing........................................................... 72
3.5. Definicin de Indicadores, Reportes y Consultas empleados en la gestin
de la Expedicin.................................................................................................. 93
iv
4.2
NDICE DE FIGURAS
Pg.
Figura 1.
Figura 2.
Figura 3.
Figura 4.
Figura 5.
Figura 6.
Figura 7.
Figura 8.
Figura 9.
Figura 10.
Figura 11.
Figura 12.
Figura 13.
Figura 14.
vi
NDICE DE TABLAS
Pg.
Tabla 1.
Tabla 2.
Tabla 3.
Tabla 4.
Tabla 5.
Asignacin de ruta................................................................................... 18
Tabla 6.
Tabla 7.
Tabla 8.
Tabla 9.
Tabla 10.
Tabla 11.
Tabla 12.
Tabla 13.
Tabla 14.
Tabla 15.
Tabla 16.
Tabla 17.
Tabla 18.
Tabla 19.
Tabla 20.
Entregas: Bloquear.................................................................................. 81
Tabla 21.
Tabla 22.
Tabla 23.
Tabla 24.
Tabla 25.
Tabla 26.
Tabla 27.
Tabla 28.
Tabla 29.
Tabla 30.
Tabla 31.
Tabla 32.
vii
Tabla 33.
Tabla 34.
Tabla 35.
Tabla 36.
Tabla 37.
Tabla 38.
Tabla 39.
Tabla 40.
Tabla 41.
Tabla 42.
Tabla 43.
Tabla 44.
Tabla 45.
viii
INTRODUCCION
CAPTULO I
MARCO TERICO
1.1. Entreprise Resources Planning.
Traducido al espaol como Planificacin de los recursos de la empresa, los
sistemas ERP son capaces de maximizar eficacia, eficiencia y minimizar costos travs
de la obtencin de mejor informacin para la toma de decisiones.
1.1.1. Definiciones Generales: Papel en la Cadena de Suministro.
Zheng et alli (2000) coincide con Bowersox (2002) en que la fortaleza de un
Sistema Enterprise Resources Planning ERP recae sobre su habilidad de integrar
informacin a travs de la organizacin a la vez de modelar y automatizar sus
procesos principales, por ende mejora la eficiencia de la gestin de decisiones y de los
planes de operacin a la vez que incrementa la flexibilidad con ajustes de
funcionalidad para reaccionar a los cambios en las necesidades del negocio.
La filosofa de la Cadena de Suministro es tener el producto correcto en el lugar
correcto, al precio correcto, a la hora precisa y en la condicin deseada. Por eso
(Zheng et alli 2000:85) muestra la relacin entre el ERP y SCM ya que el ERP
optimiza las prcticas internas de la compaa y mejora la interaccin con sus
proveedores y consumidores, orienta todas las actividades logsticas, relaciones
proveedores-consumidor, desarrollo de nuevos productos, gestin de inventarios, de
almacenes, transportes, procesamiento de rdenes, programacin de la produccin y
servicios al consumidor, as todo el manejo de los procesos es dirigido hacia la misma
meta: lograr un envo de productos econmicos y eficientes que lleguen a su destino
en el momento apropiado y en las condiciones correctas.
Segn el estudio se han recogido de Gutirrez (1998) y (Zheng et alli 2000) las
siguientes definiciones de Cadena de Suministros SCM y Planificacin de los
Recursos de la Empresa ERP.
Supply Chain Management
Red de facilidades y opciones de distribucin que disea las funciones de
programacin de materiales, su transformacin a productos intermedios y terminados,
y la distribucin de stos ltimos a los consumidores.
La Cadena de Suministro est conducida y enfocada al consumidor con la meta
de encontrar y superar las necesidades y expectativas del consumidor. Adems est
orientado a proyectar, producir y enviar productos en un proceso total integrado.
modo que se reduzca la resistencia al cambio, tambin Weston (2001) expone que si
una organizacin por primera vez implementa algn mdulo debe dejar que un equipo
de expertos realice las configuraciones de modo que se llegue a la meta propuesta.
En nuestro pas las grandes empresas cuentan con la posibilidad de
implementar un sistema ERP debido a los altos costos del software, licencias por
usuario y la adecuacin del sistema estndar al sistema, adems de la complejidad del
armado del sistema de acuerdo a los requerimientos de la empresa, para eso en
nuestro pas existen empresas consultoras que aseguran una correcta implementacin
del sistema debido a sus constantes capacitaciones brindadas por SAP AG de
acuerdo a la divisin a la que pertenezca.
La implementacin de un ERP demanda mucho esfuerzo por reducir la
resistencia al cambio debido a que los trabajadores de la empresa consideran que
automatizacin es sinnimo de desempleo, pero en realidad no es as (Black, 2004).
1.1.3. SAP R/3 como Sistema ERP.
La empresa SAP AG en su revista A la Conquista de la Pequea y Mediana
Empresa muestra una gama de soluciones ERP que se ajustan a cualquier tipo de
negocio y presupuesto, son de implementacin rpida y flexibles ya que pueden crecer
y expandirse al ritmo de las necesidades de la empresa que la adquiera debido a que
son modulares y basadas en una plataforma abierta; as por ejemplo segn SAP AG
(2001a) SAP posee una familia de soluciones mySAP All-in-One apropiada para
pequeas y medianas empresas, uno de sus productos SMB (Small and Midsize
Businesses) permite que stas tengan acceso a una mayor eficiencia en sus procesos
de negocio tales como control efectivo de obras, gestin del flujo financiero, control de
compras, gerencia total de las relaciones con proveedores, mejor manejo para la
participacin en licitaciones y gestin de cronogramas y costos.
Es un sistema de informacin ERP, producto de la compaa SAP AG, lder en
el mercado. La solucin ofrece una presentacin amigable y fcil de comprender,
socios de negocio certificados de SAP (Consultoras) quienes ajustan el sistema a las
necesidades del negocio, reduccin de costos de manejar mltiples programas o
softwares, etc.
El producto est especialmente diseado para ser empleado en empresas del
sector distribucin, consumo, qumicos, farmacuticos, etc. As como hay R/3 hay
otras soluciones apropiadas para cada tipo de negocio.
Otra de sus soluciones ERP y una de las de mayor acogida en el mundo es
SAP R/3.
Las aplicaciones de R/3 pueden trabajar sobre diferentes sistemas operativos como
Windows NT, UNIX, etc. diferentes sistemas de gestin de base de datos y protocolos de
comunicacin.
1.1.6. Principales Mdulos de la Solucin.
Segn SAP AG (2001b) la Solucin SAP R/3 est dividida en 3 reas: Finanzas,
Logstica y Recursos Humanos.
Las aplicaciones estn encargadas de gestionar la Cadena de Suministro desde el
aprovisionamiento de material hasta la entrega del producto y facturacin al cliente.
Existen tambin otros componentes especiales de SAP R/3 que interactan con los
mdulos estndar y estn orientados a cierto tipo de industrias.
El rea de aplicacin Logstica posee los siguientes mdulos:
Logstica General (LO)
Gestin de Materiales (MM)
Planificacin de la Produccin (PP)
Gestin de la Calidad (QM)
Ventas y Distribucin (SD)
Gestin de Proyectos (PS)
Mantenimiento de Planta (PM)
El rea de aplicacin de Recursos Humanos gestiona los procesos que controla y gestiona
las necesidades del rea de Recursos Humanos.
Administracin de Personal (PA)
Desarrollo y Planificacin del Personal (PD)
El rea de aplicacin Financiera gestiona la visin de funciones financieras y contables as
como la generacin de diferentes informes que contribuirn a la toma de decisiones.
Presenta los siguientes mdulos:
Contabilidad Financiera (FI)
Contabilidad de Costos (CO)
Contabilidad Empresarial (EC)
Gestin de inversiones (IM)
Tesorera (TR)
1.1.7. Beneficios y Ventajas de SAP
Es un sistema que satisface las necesidades de informacin de todas las
empresas en sus procesos logsticos, contables y financieros, toda la informacin del
negocio va a estar disponible para todas las personas del rea con excepcin de las
autorizaciones basados en roles.
10
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conjunto de parmetros que sern utilizados por el sistema y que lo dota de unas
caractersticas.
Es necesario definir las tablas, el sistema y los datos maestros.
1.2. Mdulo Sales & Distribution en SAP R/3
1.2.1. Principales Definiciones
Una gestin eficaz de los pedidos de cliente vincula toda la actividad a las exigencias
del cliente en un conjunto de procesos integrados. Este mdulo del sistema SAP posibilita
esta gestin de pedidos (SAP AG 2001d).
Los pasos de un proceso de ventas se reproducen luego mediante documentos
electrnicos vinculados entre s.
SAP AG (2001d) seala que el proceso comercial de SAP empieza con la creacin
y actualizacin de relaciones con el cliente y finaliza con la facturacin de la entrega de
mercancas proporcionada al cliente, la Contabilizacin de los pagos recibidos del cliente
forma parte del componente Contabilidad Financiera del Sistema SAP.
SAP AG (2001e) indica que el ciclo de Gestin de pedidos de cliente puede
empezar con las actividades pre venta, luego se crea un documento de ventas como parte
de la gestin de pedidos.
Durante el aprovisionamiento el SAP determina el centro proveedor de la
mercadera en funcin a datos del sistema.
Luego de la creacin del pedido, se lleva a cabo la entrega de mercadera.
Posteriormente como parte de la gestin de facturacin se crea la factura y se
trasladan los datos necesarios a Finanzas, adems como parte de la gestin de pagos se
comprueban las partidas abiertas y se contabilizan los pagos recibidos SAP AG (2001e).
1.2.2. Sub Mdulos incluidos en Sales & Distribution
Como vimos en el punto anterior este mdulo es muy completo y nos permite
gestionar Pedidos de Cliente, Salida de Mercadera, Facturacin, etc.
Para realizar este ciclo se necesita apoyarse en los sgtes. sub mdulos:
Sub - Mdulo de Ventas SD-SLS Sales.
Funcionalidad que permite gestionar un pedido de cliente que es un documento
electrnico que recoge y registra la peticin de mercadera realizada por el cliente.
Este sub mdulo propone automticamente datos del registro maestro y de las
tablas previamente almacenados, as el sub mdulo asegura la calidad de la informacin ya
que cada ingreso es validado con los datos maestros, tambin la realizacin de ofertas,
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Cdigo
Denominacin
Direccin
PE1
Puesto de Expedicin 1
Puesto de
Condicin de
Grupo de
expedicin
expedicin
carga
PE1
01
01
Centro suministrador
CD1
16
CD1
1000
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Almacn de Picking:
Del cual se van a extraer los productos referidos en la entrega de salida y por ende
del pedido. El sistema asigna este almacn cada vez que encuentra una asociacin entre
Puesto de Expedicin, Centro Suministrador y Condicin de Almacenaje.
Almacn de Picking = Puesto De Expedicin + Centro Suministrador + Condicin de
Almacenaje
Almacn de
Puesto de
Condicin de
picking
expedicin
almacenaje
ALM01
PE1
01
Centro suministrador
CD1
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Son los caminos que debe tomar el transportista desde un punto de origen hasta un
punto de destino.
Ruta
XY2000
Clase de
Denominacin
expedicin
Ruta de Ejemplo
01
Pas
Zona de salida
Grupo Trans.
Pas
Zona entrante
Per
ABC001
0001
Per
ABC002
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CAPTULO II
ESTUDIO DE CASO
2.1
Descripcin de la Empresa
2.1.1. Datos Generales
La empresa en mencin en esta tesis es el lder en distribucin del mercado
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C. Picking:
Los operarios se acercan a la mesa donde se encuentran desplegadas las facturas
con el objetivo de iniciar el despacho.
As se procede a iniciar el Picking que significa la toma de materiales segn lo
indicado en la factura impresa.
Cada operario se hace cargo de un grupo de facturas de acuerdo al canal de
distribucin al que est designado a atender, es decir un operario atiende cadenas, otro
operario atiende supermercados, otro atiende minoristas, otro los pedidos de personal de
oficinas, etc. ya que todos tienen horarios de despachos establecidos.
El Quick Pick es una zona del Almacn donde se encuentran mltiples estanteras
divididas en ubicaciones en las cuales se encuentran los productos en sus menores
unidades de medida, cada producto tiene asignada una nica ubicacin, as se facilita el
trabajo a los operarios de aprovisionamiento y picking.
El Pulmn es una zona del Almacn donde se encuentran los productos en sus
mayores unidades de medida, como sacos, cajas, etc. y desde aqu se abastece al Quick
Pick.
En cada factura impresa aparece por tem el cdigo de la ubicacin del Quick Pick
en la que est ubicado cada uno de los productos.
As el operario de picking se dirige con un carrito a coger los productos que
aparecen en cada una de las posiciones y que est disponible en su ubicacin del Quick
Pick respectiva, verifica si hay stock o no observando el contenido de la ubicacin.
Si lo hay entonces recoge la mercadera y la coloca en el carrito, a continuacin se
dirige a verificar si hay stock del producto que se presenta en el segundo tem de la
impresin de la factura y contina as con el mismo tratamiento para todos los tems de
todas las facturas que tiene asignadas.
Si no hay stock entonces el operario de picking que detecta esta insuficiencia de
stock enciende un foco de luz roja ubicado al final de cada estantera del Quick Pick y a la
vez apunta en un tablero la ubicacin faltante de mercadera, la cantidad faltante y el
operario que detect la falta as cuando el operario de aprovisionamiento de Quick Pick vea
que el foco est encendido entonces se dirigir a revisar el tablero a ver que producto
necesita abastecerse y su respectiva ubicacin y se acercar a la zona del Pulmn donde
se encuentran las cajas de los productos para llevarlos al Quick Pick.
En caso de existir diferencias, es decir se requiere 10 unidades pero en el Quick
Pick solo hay 5 unidades entonces proceden de dos formas: esperan que realicen el
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Que no encontr al cliente por lo que habra que reprogramar esa entrega.
Obviamente todos estos hechos deben ser sustentados con firma del cliente
(excepto la reprogramacin de la entrega pero la mercadera presente en el camin que
testifica que an no ha sido entregada).
La persona encargada de controlar el reparto de los transportistas debe ingresar en
el sistema el estatus de cada una de las facturas, esto lo hace a travs de una lectora de
cdigo de barras ya que cada factura cuenta con un cdigo de barras de la identifica.
De modo que en base a la situacin se puedan tomar acciones comerciales,
logsticas y contables para remediar cualquiera de estos casos.
Acciones comerciales como:
Generar las Notas de Crdito para devolver al cliente el importe de los productos
devueltos.
Evaluar al cliente en trminos de volumen de ventas y vendedor asignado ya que las
devoluciones pueden ser armas utilizadas por el vendedor para incrementar su volumen de
ventas y por ende su comisin de venta, esto puede ser indicador de asociacin con el
cliente.
Acciones contables como:
Anular las facturas en caso de Devoluciones Totales de mercadera lo que implica
reversar los movimientos contables generados en la venta.
Y si la devolucin es parcial tambin generar movimientos contables de reversa a
los de la venta de esos productos especficos.
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Por eso a continuacin se detallarn las funciones que realiza cada uno de estos
recursos:
Jefe de Despacho
Es el encargado de controlar el correcto funcionamiento de la distribucin de la
mercadera vendida asignada a salir del Centro de Distribucin.
Tiene la responsabilidad de responder ante el rea de Ventas en temas referentes a
la efectividad de los despachos y a la oportunidad en la entrega de mercadera.
Supervisor de Despacho
Es quien se encarga de que la operacin diaria se mantenga en los objetivos
operativos trazados. Adems se hace responsable de eliminar los defectos de diferentes
causas que se puedan originar en el Picking o en la generacin del despacho.
Operario de Picking
Normalmente los operarios de Picking y Verificacin son los mismos solo que rotan
sus papeles con cierta frecuencia de modo que se pueda disminuir la monotona o el
cansancio.
El Operario de Picking es el encargado de realizar las labores de picking es decir de
recoleccin de la mercadera que se indica en la Factura del cliente o Gua de Remisin.
Operario de Desglose
Como ya se haba indicado anteriormente las Facturas y Guas de Remisin son
impresas en formatos continuos como lo dicen las normas legales, as que debido a la
frecuencia de generacin de Facturas por el volumen de ventas que maneja la empresa es
necesario que haya una persona especialmente dedicada a desglosar las facturas de modo
que se agilice la operacin de despacho, obviamente esta persona orden segn el criterio
de canal de distribucin.
Operario de Verificacin
El Operario de Verificacin es el encargado de las operaciones de chequeo y
embalaje del pedido, as este operario debe verificar que el operario de picking haya
recolectado la mercadera correcta en las cantidades correctas, contrastando la factura
impresa con la mercadera que observa.
Operario de Despacho
Este operario se encarga de asignar al transportista una mercadera a fin de que
ste la lleve al cliente, para esto debe emitir las Guas de Remisin para entregar la
mercadera. Debe asegurar que los transportistas tengan los recursos necesarios para
transportar la mercadera y sta llegue en buen estado al cliente.
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39
Si es medido por el nmero de bultos los clculos de los pagos son ms racionales.
Se cuenta en la empresa con varias zonas de venta que a la vez son consideradas
zonas de transporte, empricamente se cuenta con una asignacin de transportista a zona
de transporte pero esto no es automatizado, es decir que el supervisor de despacho es el
encargado de asignar los transportes a los transportistas de acuerdo a criterios irregulares y
no estandarizados, muchas veces informal ocasionando conflictos entre los transportistas
quienes desean llevar mercadera a una zona y a otra no.
Otro problema que se presenta es porque los transportistas cuentan con unidades
de diferentes capacidades (para transportar mayor o menor volumen) entonces surge el
problema de la asignacin de recursos, esto tambin lo coordina el supervisor de despacho
manualmente y debera hacerse automticamente quien muchas veces no optimiza los
transportes y enva transportes de gran capacidad con poca mercadera sin hacer mucho
anlisis por apremio de entrega o por que simplemente se le pas, generando mayores
costos porque implica mayor nmero de transportes generados.
Se cuenta con un documento llamado Gua de Reparto que se genera manualmente
en la zona de despacho donde se inscriben los documentos como facturas y guas de
remisin que acreditan el transporte de esa mercadera, pero este documento no contiene
ms informacin que la razn social de la empresa de transporte y su RUC (los cuales se
inscriben manualmente tambin) pero por ejemplo no se cuenta con informacin sobre la
unidad o vehculo como la placa adems del nombre y licencia de conducir del chofer que
podra servir de input para llevar un control sobre efectividad de transportistas ms que de
empresas proveedoras de transporte.
F. Control de Reparto:
Debido al manejo de guas de reparto hechas manualmente no se puede establecer
indicadores realistas en el sistema de informacin sino que ms bien cada vez que un
transportista llegue a la zona de Control de Reparto recin se puede identificar en el sistema
de informacin que facturas llev el transportista (se lleva registro manual pero el sistema
desconoce su status) ya que son pasadas por una lectora de cdigo de barras (cada factura
cuenta con un cdigo de barras) y de esta manera permite ingresar su status en el sistema,
es decir si est completamente entregado o si se genera devolucin total o parcial.
De acuerdo a lo reportado por el transportista se puede tomar acciones como las
que indicamos.
As el transportista puede acercarse a la Caja del Centro de Distribucin y pagar lo
que le entregaron los clientes, sino no se le puede cancelar a l su pago.
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41
42
Diferencias entre los lotes que figuran en la factura que son propuestos por
el cliente.
43
C. Picking:
Puntos crticos
No hay forma automtica de identificar prioridades de despacho
No hay retroalimentacin en informacin de stocks, solo predeterminacin
Falta automatizacin en la asignacin de labores a los operarios
Centralizacin de la asignacin de labores en el operario de desglose de facturas
D. Embalaje y Verificacin:
Puntos crticos
Necesidad de paso adicional para confirmar el supuesto generado en la impresin
(se despacha la cantidad que indica la factura).
Insatisfaccin del cliente que hace varios pedidos y le llegan facturas embaladas
separadamente.
E. Transporte:
Puntos crticos
Clculo de peso total de una factura para que sirva de indicador para el pago al
transportista
Carencia de asignacin automtica de transportista a zona de transporte
Carencia de asignacin automtica de capacidad de transporte para lograr
optimizacin del nmero de transporte
Falta de estadsticas de efectividad de transportistas
F. Control de Reparto:
Puntos crticos
Guas de Reparto deben ser impresiones de informacin ingresada al sistema como
la asignacin de zonas a transportista
Necesidad de trazabilidad de un documento
Adicionalmente podramos indicar puntos crticos generales como respecto a:
Aspecto Administrativo:
El personal administrativo de la empresa parece tener una definicin equivocada de
los procesos ya que manejan este concepto como procesos ejercidos dentro de un rea
como podra ser: Contabilidad, Ventas, Almacenes, Compras, etc. por separado, y por ende
se preocupan por mejorar sus procesos sin fijarse en los impactos que pudieran tener sobre
44
otras reas, evalan indicadores internos al rea por lo tanto sus decisiones son tomadas
muchas veces equivocadamente. En conclusin no observan los procesos de manera
integral.
La informacin para el personal administrativo no es suficiente para planear
estrategias cuyo fin sea cubrir al mximo las expectativas de los clientes.
Sistemas Informticos:
Existen procesos con deficiencias de soporte informtico o con sub utilizacin.
El rea de Tecnologas de Informacin resulta muchas veces indispensable para la
solucin de problemas operativos del da a da, el sistema de informacin que usan
actualmente no resulta accesible a cualquier usuario final.
Muchos de los procesos en el almacn se realizan manualmente y luego son
cargados al sistema aumentando el tiempo que los operarios o supervisores emplean.
Personal Operativo:
El personal operativo se encuentra desmotivado debido a la excesiva carga de
trabajo producida por la gran demanda del mercado.
La tecnologa insuficiente imposibilita una mayor rapidez en las operaciones que se
realizan en el almacn, se requiere incrementar un factor adicional a sus operaciones:
automatizacin.
Los operarios de despacho debido a que rotan con los de aprovisionamiento deben
realizar actividades que requieren mucho esfuerzo fsico y mental, algunos operarios no se
encuentran preparados para afrontar estas capacidades.
Se justifica entonces la implementacin del mdulo SD del ERP SAP R/3 ya que con
la reingeniera de procesos que trae consigo la implementacin de SAP se mejorara los
procesos, mtodos y tiempos empleados actualmente, para Comercializadora S.A. sera
considerado un gran paso debido a que SAP trae consigo las mejores prcticas
internacionales.
Y colocara a la empresa en un nivel tecnolgico de talla mundial, adems de invertir
en desarrollo tecnolgico que a mediano plazo se traduce en ahorros operacionales
verdaderos.
45
CAPTULO III
PROPUESTA DE PROCESOS APOYADA EN EL MDULO SALES &
DISTRIBUTION
3.1.
Integracin de Procesos
La implementacin de la herramienta tiene como principal objetivo mejorar los
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Verificacin de Disponibilidad
Entrega de programacin
Creacin
de
documentos
impresos
transmitidos
electrnicamente
(confirmaciones, etc.)
Los datos que resultan de estas funciones bsicas (por ejemplo: fechas de envo,
cantidades confirmadas, precios y descuentos) son almacenados en el documento de
ventas en donde pueden ser visualizados o cambiados manualmente durante el
procesamiento subsiguiente.
3.1.2. Expedicin O Despacho
A. Entrega De Salida
La distribucin o envo de mercadera al cliente es una parte importante para el
negocio en estudio. Las transacciones de envo se inician con la generacin de un
documento SAP llamado Entrega de Salida.
Funciones de Envo
El mdulo de Envo soporta las siguientes funciones,
Monitoreo de fecha lmite para documentos de referencia vencidos para el envo
(rdenes de venta, rdenes de compra, etc.)
Creacin y procesamiento del sistema de entrega externo
Empaque o embalaje de entregas
Soporte de informacin para planificacin de transporte
Impresin y transmisin de documentos de envo (Gua de Remisin)
Cuando la entrega es creada, las actividades de envo tales como la clasificacin o
programacin de entrega, son iniciados y los datos que son generados durante el
procesamiento de envo son incluidos en la entrega.
47
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Contabilidad Financiera
Emisin de Notas de Crdito y Dbito
Cancelar transacciones de facturacin
Funciones de clculo de precio global
Transferir datos de clculo a Contabilizacin Financiera
Las facturas se pueden crear con referencia a una entrega si es el caso de la
facturacin de mercadera despachada o a un documento de venta si refiere a la facturacin
de un servicio.
Los costos e ingresos pueden ser contabilizados a las siguientes cuentas:
Cuentas por cobrar del cliente
Libro mayor (por ejemplo, una cuenta de compensacin de efectivo)
Ingreso
Deducciones de ventas
Inventario
El sistema automticamente contabiliza los montos apropiados a las cuentas por
medio de la Determinacin de Cuenta.
Flujo de Documentos
El Flujo de Documentos es una funcionalidad que brinda SAP que permite observar
los diferentes documentos producidos a raz de la generacin de un Documento de Venta.
Grficamente es el siguiente:
49
Programacin y Planificacin
La elaboracin de un proyecto de implementacin del Sistema de Informacin ERP
buscara lograr la excelencia en todas las operaciones y alcanzar ventajas competitivas que
permitan adelantarse respecto a sus competidores; orientarlos ms hacia sus clientes
proveedores, clientes compradores y clientes internos, adems eliminar las barreras que
pudiesen dificultar el trabajo o aquellos factores que hacen que se requiera ms tiempo del
necesario.
Consistira bsicamente en la redefinicin de procesos de negocio de las empresas
para luego soportarlos con una potente herramienta de tecnologa de informacin (ERPPlaneamiento de recursos de la Empresa).
Obviamente debido a que es un proyecto en el que se invierte una gran cantidad de
dinero y va a repercutir en cambios en la empresa tambin es necesario que sta designe
personas del negocio para apoyar en la definicin de procesos, responder ante el Directorio
acerca del avance de las actividades del proyecto, obviamente se debe contar con el apoyo
de una consultora externa en desarrollo e implantacin del sistema SAP debido a que la
herramienta sera nueva y desconocida se debe contar con un equipo de personas que se
encarguen del manejo del manejo del cambio que va a ocurrir en la organizacin.
3.2.1. Principales Segmentos (sub-etapas) del Proyecto
Segn la metodologa ASAP1 se realizaran dos (2) grandes etapas, con la finalidad
de implementar las mejoras en los procesos de Ventas y Distribucin de manera gradual.
La primera etapa abarca todo lo relacionado con Ventas y Distribucin
1
50
51
las reas de la empresa, con la finalidad de ayudar a los usuarios a utilizar el sistema y los
nuevos procesos.
3.2.2. Equipos de Trabajo
Para lograr una exitosa realizacin del proyecto, como ya se mencion
anteriormente, en la ETAPA 1 se debera contar con diversos integrantes de la empresa,
adems de los consultores externos en desarrollo del sistema y de manejo del cambio si lo
desea la empresa.
Estos integrantes a su vez conformaran equipos de trabajo, dentro de los cuales se
realizaran diversas tareas especficas. Los principales equipos de trabajo son: Manejo del
Cambio, Procesos, ABAP y Datos y Conversin.
Manejo de Cambio, quienes se encargaran de facilitar la asimilacin de los
cambios por parte del personal de la empresa, auspiciando eventos de informacin y
recopilacin de feedback, definiendo estrategias de capacitacin, entre otros temas.
El Equipo ABAP, se encargara de realizar las modificaciones en la programacin
de SAP, nicamente en caso de ser requerido y que no sea factible de lograr las
especificaciones por medio de la configuracin bsica o para realizar programas que
agilicen los procesos operativos slo modificando los estndares.
El Equipo HW & Basis se encarga de la puesta en funcionamiento de todos los
aspectos de la plataforma tecnolgica (hardware, software y comunicaciones) requeridos
para el ptimo funcionamiento de SAP R/3.
El Equipo de Datos y Conversin, se encargara de la preparacin y depuracin
de todos los datos a ser cargados en nuevos sistema SAP R/3.
Por ltimo, el Equipo Procesos, se encargara de analizar los procesos actuales y
de redisear los procesos con la finalidad de optimizarlos para el futuro. De igual forma se
encarga de configurar el sistema y de realizar las pruebas necesarias para que funcione de
acuerdo a las especificaciones. Asimismo, se encargan de capacitar y dar soporte al
personal de las reas en materia de procesos y del sistema SAP R/3.
52
53
54
55
3.3.
Procesos de Distribucin
Esta tesis est dirigida a evaluar y redisear los procesos de Distribucin, si bien en
el captulo anterior hemos explicado someramente los procesos de Ventas y Cobranzas nos
sirvieron para darnos cuenta del macro y de la integracin y el valor que dan los procesos de
Distribucin a otros procesos. En las pginas predecesoras a esta se encuentran los
grficos de la Propuesta de Procesos detallados en trminos de funciones.
A continuacin es necesario ahondar ms en los procesos y la informacin a ser
optimizada con la herramienta.
3.3.1. Definicin de los Procesos
SAP da la facilidad a la empresa de integrar los procesos propios con las
herramientas que ofrece otorgando as ms flexibilidad para que el personal pueda
adaptarse rpidamente al uso de la herramienta.
Entonces una vez cubierta la etapa del Business BluePrint se tienen definidos los
procesos de la empresa adaptados al uso del sistema de informacin ERP.
As se generara la siguiente versin del proceso principal de la empresa:
3.3.1.1. Distribucin de una Venta Normal
Como vimos en el punto anterior, la empresa en estudio debera adquirir los
procesos SAP, esto se logra configurando el sistema con el objetivo de adaptarlo a las
necesidades de la empresa.
Debido a que lo que vamos a disear en esta etapa es el producto del anlisis realizado de
la problemtica ms lo obtenido de los procesos estndares de SAP, as el flujo se da de la
siguiente manera:
A. Ventas
Se mantuvo las 2 modalidades de envo de pedidos, por call center y por
vendedores asignados a zonas de ventas.
Se automatiz el envo de pedidos por call center creando un desarrollo
denominado Pantalla Rpida a travs de la cual el personal del call center completa solo
informacin necesaria para el pedido como: Cliente, Materiales, Cantidades, Condicin de
Pago, Condicin de Expedicin para indicar si es con transporte o sin transporte relevante,
esta pantalla logr el objetivo de crear en menor tiempo la mayor cantidad de pedidos de
acuerdo a la demanda del negocio, esta pantalla fue de fcil comprensin para el personal
del call center.
El envo de pedidos por vendedores mviles tambin se automatiz debido al uso
intensivo de PALMS que trabajan con tecnologa CLARO, los vendedores visualizan en sus
equipos pantallas de creacin de pedidos de clientes en SAP pero con la trama necesaria
que requiera los datos precisos, esos datos son enviados a una interfaz con SAP
56
desarrollada que a travs de un proceso en batch con frecuencia definida crea los pedidos
de venta en menos de un segundo. Por ende es posible tener esta informacin en lnea y la
riqueza de datos que esto genera. Adicionalmente el stock que se visualiza es ms
confiable debido a que los datos estn en lnea.
Los pedidos estn sujetos a aprobaciones del rea de Crditos debido a que es
necesario verificar si excede el nmero de partidas abiertas o si ha sobrepasado un lmite de
crdito, la funcionalidad del bloqueo es un estndar de SAP para asegurar que no se le
pueda despachar a los clientes que en el sistema figuran como morosos.
Tambin pasan por aprobaciones comerciales ya que muchas veces los
vendedores ofrecen descuentos, bonificaciones, etc. que estn fuera del plan comercial y
necesitan ser autorizados por los supervisores o personas responsables para que puedan
ser despachados.
Una vez que un pedido o documento de venta est libre de todo bloqueo y por ende
est dispuesto a despacho entonces se pueden iniciar las labores en el almacn.
B. Expedicin o Despacho
El inicio de labores en almacn se da con la generacin del documento de
expedicin o despacho llamado Entrega de Salida.
En SAP se cuenta con la opcin de generar documentos de forma individual o
masiva, esto quiere decir que a travs de una transaccin el sistema puede encontrar
aquellos pedidos de venta que estn listos para despacho y generar las entregas
respectivas a cada pedido.
Esto implicara tener que ingresar a la transaccin cada cierto perodo de tiempo a
ejecutar la generacin de entregas a partir de los pedidos de venta, lo cual se traduce en
una actividad operativa repetitiva que disminuye el tiempo al supervisor para analizar el flujo
del proceso. Por esto usamos en SAP una herramienta denominada Jobs que son trabajos
en fondo que ejecutan la transaccin con la frecuencia que se le indique, en este job se le
indica qu es lo que se desea generar, de tener restricciones o particularidades entonces se
deben definir.
Por ejemplo si a cierta hora AA PM precisa se inicia el despacho solo de los
pedidos de los clientes de la Zona de Transporte X entonces se debe indicar al momento
de crear el job que debe ejecutarse a las AA PM y debe tomar en cuenta los pedidos de
los clientes de la Zona de Transporte X entonces el sistema se abocar a realizar lo
configurado.
Cmo adaptar la generacin de entregas SAP al despacho de la empresa?
Surge entonces la necesidad de definir cmo se iba a organizar la generacin de
entregas.
57
58
59
C. Picking
Las entregas se van generando entonces progresivamente de acuerdo a como van
lanzndose los jobs.
El Centro de Distribucin en estudio no contar con la funcionalidad brindada del
sub-mdulo de WM (Warehouse Management), este sub-mdulo facilita esta operacin ya
que permite gestionar la estructura del almacn, es decir que mientras que la Gestin de
Stocks maneja los stocks por cantidad y valor, el sub-mdulo de Gestin de Almacenes
refleja la estructura especial de un almacn y monitorea la asignacin de las ubicaciones y
movimientos dentro del almacn.
Todas las funcionalidades del sub-mdulo de WM afectan directamente a la forma
como se va a manejar el picking, ste tendra un mayor grado de automatizacin porque el
trabajo se hara con equipos que emplean tecnologa de Radio Frecuencia que permitira
controlar los movimientos de una manera ms precisa, pero al saber que no se va contar
con la implementacin de este sub-mdulo debemos plantear una contingencia para realizar
el picking.
El Picking es una actividad cuyo fin es la recoleccin de mercadera para despachar
a los clientes. El Centro de Distribucin en estudio contara entonces con la denominada
Lista de Picking que servir de apoyo para esta actividad como ya mencionamos en la
ltima parte del punto anterior.
Contando con la Lista de Picking los operarios revisan la primera posicin de la
misma, luego se dirigen a las estanteras para buscar la ubicacin exacta que se indica en la
primera posicin de la Lista de Picking. Se revisa que haya stock suficiente del material
requerido para la venta, si se encuentra diferencia entonces sta debe anotarse en la Lista
de Picking de modo que luego se pueda transmitir al operario de chequeo y embalaje quien
debe modificar la entrega de salida y colocar la correcta cantidad a despachar, por ejemplo:
si el operario recolectara 10 unidades del material A cuando la Lista de Picking le solicita
A+n entonces se debe reportar. Adicionalmente se debe revisar el estado del producto ya
que ste puede tener defectos que si no son detectados en el picking o en la verificacin de
picking seran detectados por el cliente quien devolvera la mercadera generando una
prdida de venta. Si el material se encuentra en mal estado entonces el operario debe
reportar al supervisor, luego llevar el material en mal estado a un almacn especial del
Centro de Distribucin: Almacn de Mal Estado, entonces el operario de control logstico
deber generar un movimiento de traspaso de almacn en el sistema.
Si el material est en buen estado entonces se debe revisar la Fecha de
Vencimiento y el Lote debido a que si ste es diferente a lo que se indica en la Lista de
Picking entonces se detecta un error de carga de stocks ya que al crearse las entregas
60
asignan para recoleccin materiales a aquellos que fueron primeros en ingresar, es decir se
aplica la estrategia FIFO en la generacin de la entrega, es por esto que en el picking no
existe o se reduce el problema de la fecha de vencimiento cercana ya que siempre saldrn
los ms antiguos y es necesario seguir los mismos pasos que se siguen cuando se
encuentra un material en mal estado, pero si stos coinciden entonces continuar con la
siguiente posicin hasta terminar todas las posiciones de la Lista de Picking.
Luego con la mercadera recolectada dirigirse al mdulo de verificacin de picking.
Se debe tener en cuenta que una correcta carga de stocks en el sistema elimina o
reduce las diferencias en cantidad, lotes, fecha de vencimiento, etc.
De lo explicado se ilustrar en la pgina siguiente el diagrama de flujo del proceso
propuesto de Picking de Mercadera.
61
62
63
Nmero de Entrega
Cantidad de Bultos
Diferencias
Output
64
65
66
F. Generacin de Transporte
En SAP el mdulo de Transportes permite una administracin automatizada de los
despachos al punto que la empresa desea.
En el caso de la empresa en estudio se implement este mdulo solo hasta cierto
punto ya que el rubro de la empresa lo requera as, es decir la generacin de transportes no
es planificada ya que los transportes son a demanda. Los expertos del negocio sugirieron se
mantenga esta modalidad ya que les facilita el trabajo y les costara en trminos de esfuerzo
adaptarse a nueva forma de trabajo.
As actualmente se trabaja en coordinacin con los transportistas ya que se efecta
un programa de despacho por zonas que va de acuerdo al programa que se elabora para
organizar el picking de modo que la mercadera est lista para ser despachada de acuerdo
a la zona correspondiente.
Los transportistas son quienes definen de acuerdo a la capacidad de sus camiones
y la carga a transportar qu camiones van a emplear para transportar a las zonas.
Se genera el documento de transporte en base a las entregas que pertenecen a
dicha zona, en SAP para la generacin de transporte el valor clave para la asignacin de
documentos es la ruta relevante para transporte, es decir se genera un documento de
transporte por ruta, cada entrega tiene inscrita en SAP una ruta en la cabecera que se
determina automticamente en base a la zona de salida, zona de llegada, condicin de
expedicin y grupo de transporte.
As al ejecutar la transaccin de generacin de documentos de transporte, se elige la
ruta para la cual se desea generar los despachos, entonces en el sistema automticamente
se asignarn las entregas de salida que contengan esa ruta.
Existe una configuracin en SAP donde se inscriben qu transportistas trabajan para
qu ruta que da mayor flexibilidad al usuario para hacer los cambios que requiera sin afectar
al sistema. Pero tambin es posible modificar manualmente en el mismo documento de
transporte SAP la asignacin de agente de transporte.
Este documento de transporte se imprime automticamente en una impresora
matricial mostrando los siguientes datos:
Transportista
Ruta a despachar
67
Cliente
68
69
G. Control de Reparto
Este proceso se realiza bajo la premisa de que los transportistas tienen un
compromiso con la empresa de regresar a reportar los status de sus entregas, durante este
reporte de status se realiza una actualizacin de los documentos de transporte, facturas o
entregas segn sea el caso.
Es decir se actualiza lo indicado por el transportista y los auxiliares de despacho, el
transportista indica cuales fueron las facturas devueltas total o parcialmente y el auxiliar de
despacho confirma las cantidades de cada material que han sido devueltas, sta ltima es
una gran responsabilidad ya que de esto depende la confiabilidad del stock.
Qued definido que este desarrollo sera bastante similar al proceso manejado
actualmente ya que al haber interaccin con mltiples agentes transportistas se requiere
mantener a la vista un procedimiento similar. Entonces se usaran los status siguientes:
Devolucin Parcial, Devolucin Total, Fin del Transporte y Reprogramacin.
La solucin planteada para este proceso incluye el empleo de un desarrollo SAP
(programa en lenguaje ABAP) que internamente ejecute los ciclos estndares de devolucin
parcial, total, fin del transporte y reprogramaciones.
Esto debido a que en SAP los ciclos mencionados arriba incluyen muchos pasos
que seran realizados por el operario de control de reparto, adicionalmente dado que se
estima una gran cantidad de devoluciones ya sea parciales o totales en base a los
resultados de aos anteriores y a la naturaleza del negocio se requiere evitar errores
cometidos por el responsable de este proceso.
Durante este proceso se realizan mltiples contabilizaciones en SAP tales como
entradas de mercancas, anulacin de facturas (y sus correspondientes documentos
financieros), por esta razn es conveniente que el desarrollo posea un rendimiento correcto
de modo que sea gil para el usuario y no genere insatisfaccin para el transportista que
debe liberarse de esta tarea lo ms pronto posible para continuar con sus labores de
despacho.
Entonces, la secuencia es la siguiente: el responsable de Control de Reparto revisa
las facturas y los documentos de transporte que trae consigo en transportista.
Luego ingresa uno a uno los documentos de transporte, ordena sus documentos y
elige qu va a procesar primero si devoluciones parciales, totales, fin de transporte o
reprogramaciones, inmediatamente despus coloca un check a aquellas facturas o guas de
remisin que cumplen el criterio que eligi.
Al grabar estos documentos se realizan los ciclos de cualquiera de las 4 opciones
tomando como fecha y hora la misma del sistema en dicho momento. Esta fecha es muy
importante porque es considerada como la fecha base para calcular la fecha de vencimiento
de una factura.
70
71
72
3.4.
Expedicin
Transporte
Por ende en cada configuracin que se liste en esta tesis encontrarn las rutas indicadas
con fines didcticos.
Por ejemplo:
Ruta: IMG R/3 Customizing/Estructura de la empresa/Definicin/Logistic Execution/Definir,
copiar, borrar, verificar puesto de expedicin/Definir puesto de expedicin
Esta ruta indica que dicha configuracin pertenece a la Estructura de la Empresa
relacionada a la Ejecucin Logstica y se define el parmetro de Puesto de Expedicin.
A continuacin se detalla la parametrizacin de la estructura Logstica de la Empresa.
A.
organizacional fsico logstico al sistema, por ende se detallarn los parmetros asociados a
la expedicin como: Puesto de Expedicin y Puesto de Planificacin del Transporte.
A.1.
Puesto de expedicin
A travs de esta configuracin se definen los puestos de expedicin para los
73
Puesto
Denominacin
Expedicin
PE01
P.E. CD1 F&C
Tabla 7. Definicin de Puesto de Expedicin
A.2.
74
B.1.
Centro
B.2.
productos de Farma y Consumo para clientes de los canales mayorista, minoristas, cadenas
de supermercados, etc.
Entonces
75
Gestin de Expedicin
La configuracin correspondiente a este punto refiere a las determinaciones
automticas que se deben lograr al ejecutar los procesos de expedicin en SAP
Tmese como proceso de expedicin la generacin de entregas de salida,
contabilizaciones de salida de mercanca y determinacin del stock disponible.
C.1.
Bases
Las bases estn referidas a la determinacin de parmetros bsicos para la
76
C.1.1.2.
de ventas
Tambin es posible asignar las condiciones de expedicin a las clases de
documento de ventas.
Realizando esta configuracin se lograr por ejemplo que cada pedido que se
genere con clase de documento de ventas ZDL4 tome la condicin de expedicin
independientemente de la condicin que tenga el cliente, pero es posible modificar la misma
en el pedido de venta.
Ruta: IMG R/3 Customizing/Logistic Execution/Expedicin/Bases/Determinacin de puestos
de expedicin recepcin de mercaderas/Definir condiciones de expedicin por clase
documento de ventas
Tabla: Contenido de la tabla (TVAK)
Cl. Doc.
Cond.
Denominacin
Denominacin
Ventas
Exped.
ZDL1 Cl.ped. dev.
01
Estndar
ZDL4 Cl. Ped.Tras
07
Traslado urgente
ZP10 Pedido Instituciones
02
Institucional
ZP11 Pedido "Pre-pedido"
01
Estndar
ZP13 Venta Mostrador
05
Sin transporte
ZP34 Instituciones No CVt
02
Institucional
ZP40 Ped Institucin S/VD
02
Institucional
ZP44 Instituc. N CVt S/VD
02
Institucional
Tabla 12. Definir condiciones de expedicin por clase documento de ventas
C.1.1.3 Definir Grupos de Carga
La configuracin de grupos de carga sirve para poder diferenciar por que puesto de
expedicin se despachar una entrega desde un centro de distribucin.
En el caso del Centro de Distribucin en estudio se expiden materiales de 2 grupos
de carga Farma y Consumo.
Ruta: IMG R/3 Customizing/Logistic Execution/Expedicin/Bases/Determinacin de puestos
de expedicin recepcin de mercaderas/Definir grupos de carga
Tabla: Contenido de la tabla (TLGR)
Grupo
Denominacin
Carga
0001
Farma
0002
Consumo
Tabla 13. Definir grupos de carga
77
78
Dependiente de la ruta
')
Pto. Exp.
C.1.3.
Cal. Fabr.
Verificacin de Disponibilidad
C.1.3.1 Configurar Control de la verificacin de disponibilidad
Es la configuracin de las reglas de control que sirven para verificar la disponibilidad
Verif.Dispon
.
Regla Verif.
Stock
Segur.
Rexserv.
Mat.
Reserv.
Dep.
Neces. Cial.
Nota
Entrega
S/Verfi. po.
Reaprov.
Neces. rden
Entrega
Sin
Subcontrat.
01
02
CH
B
X
X
X
X
X
X
A X
Tabla 17. Configurar control de la verificacin de disponibilidad
79
C.2
Entregas
Cl. Entrega
Denominacin
ZEG1
Pre EM
ZEL1
Entrega entrante
ZLF1
Entrega de salida
ZLF2
ZLF3
Entr.p.fact.prstamos
ZLF5
ZLR1
ZLR2
ZLR3
Entr.Dev.Total Repar
ZNL1
Entrega Traslados
ZNL2
ZNL3
ZRL1
Devol. Proveedor
80
Tp Pos
Entrega
Denominacin
ZEG1
Pre EM
ZEL1
Entrega entrante
ZLF1
Entrega de salida
ZLF2
ZLF3
Entr.p.fact.prstamos
ZLF5
ZLR1
ZLR2
ZLR3
Entr.Dev.Total Repar.
ZNL1
Entrega Traslados
ZNL2
ZNL3
ZRL1
Devol. Proveedor
81
Desde N
A Nmero
82
Esq
.
Tabla Nom. Cpo.
Err.
Denominacin
Pant.
MP: se puede
grabar
G - Cab. Entr. K1
V50UC DGOODS2 MP imposible grabar
Lotes no asignados
V50UC
BTREF
CHSP_T
completamente
Ctd.picking mayor
H Pos. Entr. L1 V50UC
OVPIK
PIOV_T
que ctd.entrega
Oblig.de nm.de
V50UC SERIAL
PSER_T
serie no cumplida
VBEP
LDDAT
Fecha de carga
EID2
Fecha puesta
VBEP
MBDAT
EID2
dis.Mat
30
VBEP
TDDAT
Fecha planif.transp.
EID2
VBEP
WADAT Fecha salida mcas.
EID2
C Dist. Vtas.
VBEP
BNFPO Pos.solic.pedido
EID2
VBEP
LDDAT
Fecha de carga
EID2
Fecha puesta
31 VBEP
MBDAT
EID2
dis.Mat
VBEP
TDDAT
Fecha planif.transp.
EID2
VBEP
WADAT Fecha salida mcas.
EID2
Tabla 22. Definir esquemas de datos incompletos
V50UC DGOODS1
Statu Advert
Jer.
s
.
G1
G2
D8
D8
D1
02
02
02
02
04
04
0
0
0
0
04
04
04
0
0
83
84
General
01
02
03
04
05
06
16
30
32
58
D1
D2
D8
G1
G2
PP
Z1
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
C.3
Entrega
Factura
Prc.
Mov.
Merc.
Pick /
Alm.
Embalar
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Tabla 25. Definir grupo de status
Picking
Como ya se explic terica y prcticamente en los captulos anteriores el
para
que
se asigne
automticamente
debe realizarse la
siguiente
configuracin.
La Regla
MALA: Es la regla que se define en base a Puesto de
Expedicin/Centro/Condicin de Almacenaje
YY: Es la regla que se define en base a un Exit de Usuario (Es anlago a una
puerta que permite modificar cierta parte del programa estndar generado por SAP) en el
programa MV50AFZZ.
Ruta: IMG R/3 Customizing/Logistic Execution/Expedicin/Picking/Determinacin del
almacn de picking/Definir reglas para la determinacin de almacn de picking
85
86
Centro
CD01
C.4
Almacn
0001
Estas
entregas deben configurarse teniendo en cuenta los criterios que se mencionan en los
siguientes puntos.
C.4.1 Configuracin de documentos de ventas especiales
Para procesos que no tienen relacin con despachos por ventas, es necesario
configurar ciertas clases de pedidos especiales que el sistema utilizar para poder generar
las entregas. Es necesario crear clases de pedidos, tipos de posicin y clases de reparto
que se utilizarn en las clases de entregas que no sean para despachos a clientes.
C.4.1.1 Cabecera de documento de ventas
Es la configuracin de la clases de documentos de ventas pero enfocado para
entregas que no son para despachos a clientes.
Ruta: IMG R/3 Customizing/Comercial/Ventas/Documento de ventas/Cabecera de
documento de ventas/Definir clases de documento de ventas
Transaccin: VOV8
Tabla: Contenido de la tabla (TVAK)
Cl.
Docum.
Ventas
DL
ZDL1
ZDL2
ZDL3
ZDL4
ZDL5
Tp.
Bloq.
Decalaje Prop.
Rango
Incr.
Incr.
Doc.
Doc.
Negat en Fecha
N Int.
Pos. Subpos
Com.
Ventas
das
Entr.
Cl.pedido entrega
C
01
X
100
1
0
X
Cl.ped. dev.
C
01
X
100
1
0
X
Cl.ped.entr.Licitac.
C
01
X
100
1
0
X
Cl.pedido entrega
C
01
X
100
1
0
X
Cl. Ped.Tras
C
01
X
100
1
0
X
Cl. Ped.Tras
C
01
X
100
1
0
X
Tabla 29. Definir clases de documento de ventas
Denominacin
87
LB
RN
ZU
ZY
ZZ
Entrega en StockMat.
X
541
30
Devol.sin plan.nec.
X
161
Traslados Normal
X
641
31
Traslados Licitacin
X
915
31
Devol.sin plan.nec.
X
161
Tabla 30. Definir tipos de reparto
X
X
X
Nec.
Montaje
Verif.
Disp.
Esq. Dat.
Incompl
Cl.
Movim.
Susc.
Entr.
Tipo
Reparto
Denomin
.
X
X
Car. Plan.
Def. Tp.
Reparto
LB
ZY
ZU
ZU
ZZ
Tp. Rep.
Man.
RN
88
Centro
Cl. Entrega
Reg. Verif.
Disp.
Prog. Exped.
UB
CD01
ZNL1
01
ZTEM
CD01
ZNL3
92
ZTLI
CD01
ZNL2
01
Gestin de Lotes
La gestin de lotes mencionada en los siguientes puntos se genera cuando la
determinacin de lotes se maneja por mdulo de SD, es decir que se determina el lote en
las entregas.
C.5.1 Procedimiento para la bsqueda de lotes
En esta seccin se configura las estrategias de bsquedas de lotes segn las
secuencias que se definan.
C.5.1.1 Tabla de Condiciones
Son tablas especiales en las cuales se definen los campos que el sistema utilizar
para las estrategias de determinacin de lotes.
Aqu se define qu campos se deben llenar.
Por ejemplo: En la Tabla 901 Centro/Material se usar la combinacin de los
campos Centro y Material para determinar el lote.
89
Denominacin
Periodos
Validez
Campos
Campo
Lnea
Campo
Texto
001
Material
Material
901
902
Centro
Material
X
Centro
Centro / Organ. Vtas
X
Org. Vtas
X
Tabla 33. Definir tabla de condiciones para determinacin de lotes
Centro / Material
X
X
90
ZSD0
ZSD1
ZSD2
Status
Nmero Imagen
Propuesta Ctd.
Visualizar UM
Modif. Permit.
Ctd. Particiones
Sec. Clasif.
Clase Selecc.
Clase
Categ. Clase
Sec. Acceso
Aplicacin
Cl. Cond.
lotes en Comercial
V ZSD0 022
999 X
B
X
1 3000 CUA_V
V ZSD1 022
999 X
B
X
1 3000 CUA_V
V ZSD2 022
999 X
B
X
1 3000 CUA_V
Tabla 35. Definir clase de estrategia de determinacin de lotes en Comercial
Esquema
ZSD001
Cl.
Denom. Cl. Cond.
cond.
4
0
ZSD0 Det. Lotes p. Centro
Esquema bsqueda
5
0
ZSD1 Material
SD (estndar)
6
0
ZSD2 Centro / Material
Tabla 36. Esquema de bsqueda para determinacin de lotes
Denom. Esquema
Nivel
Cont.
91
Transaccin: CL01
Clase
CLASE_Q
CLASE_QS
Cat.
Clase
Denominacin
Stat.
Vlido
de
Vlido a
No
Verif.
Caracterstica
LOBM_VFDAT
022
1
18.05.04 31.12.99
X
FECHA_EM
STATUS
LOBM_RLZ
LOBM_VFDAT
Clase WM 022
1
20.01.05 31.12.99
X
FECHA_EM
RL/FEFO/FIFO
STATUS
LOBM_LFDAT
Tabla 37. Definir Clase de seleccin para determinacin de lotes
Clase FEFO
FIFO
Den. Sec.
Clasif.
Status Caracterstica
Denom.
Caract.
LOBM_VFDAT
ZIM0001
Secuencia de
clasificacin IM
Asc.
Desc.
FECHA_ EM
Fecha de la
ltima entrada
de
STATUS
Lote en stock
no libre
D. Gestin de Transporte
El transporte es un elemento esencial de la cadena logstica de la empresa en
estudio. Afecta tanto a las mercancas de entrada como a las de salida. La
planificacin y gestin eficaz del transporte garantizan su envo puntual y su llegada a
tiempo. Los gastos de transporte tienen un papel esencial en el clculo del precio de
un producto. Es importante que los gastos de transporte sean mnimos para que el
Entr.
Oblig.
X
X
X
92
precio del producto sea competitivo. La planificacin y gestin eficaz del transporte
permiten mantener bajos los costes.
D.1.
Transporte
En esta seccin se detallan los parmetros bsicos del componente de
Desde N
A Nmero
01
1000
999999
39271
Ext.
93
3.5
Rutina Copia
Var. Selecc.
Cl. Mensaje
Unidad Volumen
Unidad Peso
Verif. Picking
Esq. Msj.
Aplicac.
3
3
1
Transp. Despachos
Tr. Devol.Cliente
Tr.Recojo Compras
Determ. Tramo
01
01
01
Denominacin
Tomar Ruta
Cl. Exped.
1
1
2
Ind. Tramo
01
01
01
Ctrl. Gestin
Rango
ZP01 8
ZP02 8
ZP03 8
Cl. Transp
Tp. Dc.Com.
Cl.
Transporte
ZP01
ZP02
ZP03
94
Consultas estndares:
Por cada proceso de negocio que existe en SAP existen reportes establecidos
por SAP para que el usuario consulte, por ejemplo en el mdulo de Ventas se cuenta
con los reportes estndares: Lista de Pedidos, Lista de Facturas, Entregas de Salida
pendientes de contabilizacin de SM, Entregas pendientes para planificacin de
transporte; en el mdulo de Gestin de Almacenes se tiene los reportes estndares:
Listado de ubicaciones vacas, Lista colectiva de picking, Ordenes de transporte por
ubicacin.
Usando cualquiera de las 2 primeras herramientas, la estructura de los reportes
debe ser definida por el usuario dependiendo de la informacin que necesite obtener,
los datos pueden ser extrados de documentos comerciales como: pedido, entrega de
salida, documento de material, factura, documento de transporte, etc.
En el estudio de caso se desarrollaron los siguientes reportes desarrollados:
Cumplimiento de entregas a clientes. SCM
Reporte resumen que cuenta el tiempo tomado para realizar la entrega de los
pedidos a los clientes desde la toma del pedido hasta la entrega fsica.
Productividad en la preparacin
Reporte basado en entregas con picking ya realizado, entregas ya verificadas
por encargados de chequeo y embalaje, facturas emitidas, facturas asignadas a
reparto por cada transportista.
Y se utilizaran los siguientes reportes estndares:
Lista de Pedidos
En este reporte se detallan todos los pedidos generados para las
organizaciones de ventas mostrando el status de las posiciones.
Documentos de venta bloqueados para entrega
En esta transaccin encuentran qu pedidos estn bloqueados para entrega
identificando si el bloqueo es comercial o de verificacin crediticia.
Monitor de Entregas
En este reporte se muestran las entregas generadas por fecha, destinatario de
mercancas, clase de entrega, etc.
Lista entregas general: Entrega de salida
Este reporte muestra solo las entregas de salida por puesto de expedicin,
status totales, etc.
Entregas de salida a confirmar
95
Este reporte muestra solo las entregas de salida que tienen pendiente una
confirmacin de picking es decir aquellas entregas cuyo status de confirmacin de
picking es No Tratado, por puesto de expedicin, status totales, etc.
Salida de mercancas de entregas a contabilizar
Este reporte muestra solo las entregas de salida que tienen pendiente una
contabilizacin de salida de mercancas pero con el picking ya realizado, es decir
aquellas entreas cuyo status de movimiento de mercancas es igual a No Tratado y
status de confirmacin de picking es Tratado Completamente, por puesto de
expedicin, material, etc.
Entregas planificacin transporte
Este reporte muestra solo las entregas de salida que tienen pendiente una
asignacin de transportes, es decir aquellas entregas cuyo status de movimiento de
mercancas es igual a No Tratado y status de confirmacin de picking es Tratado
Completamente, por puesto de expedicin, material, etc.
Lista de Facturas
En esta lista de Facturas se puede obtener todas las entregas de salida que
estn pendientes de Facturacin y ejecutar la facturacin desde la misma.
3.6.
OPERACIN
ANTES
DESPUS
MEJORA
Generacin de
Pedidos
Se generaba el pedido
y la factura
inmediatamente, as en
el Centro de
Distribucin se
imprima y se
empezaba el
despacho.
El picking se realizaba
con la impresin de la
Factura.
La operacin de
Facturacin se dara
luego de realizar el
picking.
El proceso sera ms
claro y slo se
convertiran en
facturas los pedidos
correctamente
trabajados.
El picking se
realizara con Listas
de Picking.
Mayor exactitud y
rapidez en el proceso
de recoleccin de la
mercadera
Picking de
Mercadera
96
OPERACIN
ANTES
DESPUS
Chequeo y
Embalaje
Se embalaba todo lo
que perteneca a una
factura sin verificar
diferencias que causan
insatisfaccin al
cliente.
Se requerira
aprobacin a travs
de la verificacin de
picking para la
contabilizacin de
salida de mercancas
e impresin de la
Factura.
Chequeo y
Embalaje
Se escribe el nmero
de bultos y el peso en
kilos en la Factura
impresa.
El nmero de bultos
sera ingresado en el
sistema al chequear
la mercadera y el
peso en kilos es
calculado por el
sistema a partir de
los pesos y
cantidades de
material.
Despacho
En la Gua de Reparto
no se contaba con
informacin de: Datos
del cliente, nmero de
bultos y peso.
Generacin del
Pedido
No se impriman los
cdigos de artculos de
clientes.
Ventas
Antes la fuente de
informacin para
estadsticas de ventas
era directa de la
factura.
Se imprimiran datos
del cliente, direccin,
nmero de bultos y
peso en el
Documento de
Transporte.
A travs de registros
info se pueden hacer
equivalencias entre
el cdigo de material
de la empresa y el
del cliente.
Ahora desde el
pedido o desde la
factura.
MEJORA
Ahorro en
documentos en la
empresa, originados
por las actuales reimpresiones por
diferencias de
inventario o cualquier
otro motivo.
Mayor
responsabilidad del
operario de Chequeo
y Embalaje.
Control adicional para
evitar errores en
preparacin y
despacho de pedidos.
Las Facturas se
imprimiran limpias sin
anotaciones
manuales y los
clientes se mostraran
satisfechos de recibir
documentos limpios.
Los despachadores y
transportistas
identificaran ms
rpidamente los
destinos.
Se lograra un mejor
servicio e imagen
ante los clientes.
Toda la informacin
de ventas para
incentivos o premios
por llegar a metas,
debern considerar
que la venta facturada
slo se generar
despus de que se
preparen los pedidos
en el almacn.
97
SEM1
SEM2
SEM3
SEM4
SEM5
MES
PEDIDOS DIGITADOS
SEGUIMIENTO DESPACHOS
834
1135
1376
1035
1635
6015
ENTREGAS GENERADAS
792
1112
1327
975
1820
6026
FACTURAS GENERADAS
688
1108
1377
983
2091
6247
DOCUMENTOS DE TRANSPORTE
79
96
95
68
86
424
FACTURAS ENTREGADAS OK A
CLIENTES
388
423
592
508
565
2476
FACTURAS REPROGRAMADAS
12
34
DEVOLUCIONES TOTALES
11
16
12
10
57
DEVOLUCIONES PARCIALES
21
47
85
60
66
37
295
SEGUIMIENTO DESPACHOS
SEM1
SEM2
SEM3
SEM4
SEM5
MES
PEDIDOS DIGITADOS
100
984
1314
1484
2012
5894
ENTREGAS GENERADAS
105
1006
1309
1385
2051
5856
FACTURAS GENERADAS
365
980
1429
1543
2237
6554
DOCUMENTOS DE TRANSPORTE
33
78
94
99
107
411
FACTURAS ENTREGADAS OK A
CLIENTES
443
502
735
668
594
2942
FACTURAS REPROGRAMADAS
11
21
DEVOLUCIONES TOTALES
15
28
18
16
86
DEVOLUCIONES PARCIALES
24
25
55
66
30
179
98
MARZO
ABRIL
Diferencia
PEDIDOS DIGITADOS
6015
5894
-121
ENTREGAS GENERADAS
6026
5856
-170
FACTURAS GENERADAS
6247
6554
307
DOCUMENTOS DE TRANSPORTE
424
411
-13
FACTURAS ENTREGADAS OK A
CLIENTES
2476
2942
466
FACTURAS REPROGRAMADAS
34
21
-13
DEVOLUCIONES TOTALES
57
86
29
DEVOLUCIONES PARCIALES
21
24
295
179
-116
99
RUTA DE
TRANSPORTE
Ciudad AM
PAC300 / PAC301
22:00
13:00
145
127
88%
Ciudad PM
PAC300 / PAC301
13:00
20:00
231
204
88%
Piura
PBC800 AL PBC807
17:00
20:00
416
416
100%
Trujillo
PBC701 AL PBC709
17:00
20:00
678
678
100%
Alrededores
PAC303
22:00
10:00
58
58
100%
17:00
20:00
124
114
92%
Chepn
17:00
20:00
77
77
100%
PBC700
95%
RUTA DE
TRANSPORTE
HORA
HORA DE ENTREGAS
DE
ATENDIDAS
MEDICION GENERADAS
CORTE
Ciudad AM
PAC300 / PAC301
22:00
13:00
218
165
76%
Ciudad PM
PAC300 / PAC301
13:00
20:00
228
194
85%
Piura
PBC800 AL PBC807
17:00
20:00
556
556
100%
Trujillo
PBC701 AL PBC709
17:00
20:00
828
828
100%
Alrededores
PAC303
22:00
10:00
50
50
100%
17:00
20:00
125
118
94%
Chepen
17:00
20:00
36
36
100%
PBC700
94%
100
CAPTULO IV
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
4.1
CONCLUSIONES
101
102
El caso de estudio se orient a contar con una mejor calidad de datos debido
a que los movimientos de almacn y las ventas son ahora controladas bajo una
misma solucin, logsticamente se cuenta con datos en lnea que permiten hacer
anlisis de la repercusin de las ventas en la gestin de stocks.
Finalmente, una ventaja adicional conseguida fue hacer posible la medicin
de productividad real de los operarios y la generacin de reportes y herramientas de
control para realizar el seguimiento de las operaciones del almacn.
103
4.2
RECOMENDACIONES
la
funcionalidad
del
mdulo
WMS
(Warehouse
Management System)
Considero esto Una ptima mejora a futuro ya que este mdulo permite
gestionar la logstica dentro del almacn de manera automatizada empleando
herramientas tecnolgicas como equipos de radiofrecuencia, estas ltimas facilitan
las labores de manipuleo de mercadera y transmisin de datos.
El almacn se estructura identificando las zonas donde se almacenan los
diferentes tipos de artculos.
Se pueden lograr las siguientes mejoras:
Visibilidad por ubicacin de cantidades y condiciones de la mercadera,
al momento de la recepcin de la mercadera, cada material es ingresado en una
ubicacin vaca en el momento y como la informacin est en lnea en todos los
reportes se visualiza la cantidad que existe y el estado en el que se encuentra (si
tuviera alguno especial).
Planificacin de carga con recorridos optimizados, debido a que es
posible estimar el peso de cada artculo se puede tener en cuenta la carga para
minimizar el movimiento de aquellos artculos pesados, esto se logra ubicando los
artculos pesados en estanteras que estn ubicadas cerca de la puerta.
Asignacin de tareas por colas de trabajo en el almacn, debido a la
utilizacin intensiva de equipos de radiofrecuencia en la operacin del almacn, se
podra controlar las tareas de cada uno de los operarios del almacn y asignarlo a
diferentes actividades, sea picking, entrada de mercancas, reaprovisionamiento,
etc. as si un operario est libre de una funcin fcilmente se le puede asignar a otra
actividad.
Obtencin de reportes y monitoreo de operaciones de detalle en
almacn.
Especficamente el mdulo de WMS mejorara as los procesos de
despacho:
104
105
106
Caractersticas:
Org. Vtas
Canal de Distribucin
Solicitante (cliente)
Clase Doc. Vta
Material
Ratios:
Entrada de Pedidos.- La suma del valor neto de todos los pedidos de venta.
Valor Bruto.- La suma del valor bruto de todos los pedidos de venta.
Costos Internos.- La suma del valor del costo de todos los pedidos de venta
Cantidad de Pedidos.- Contador que se actualiza con la generacin de todos
los pedidos de venta.
Posiciones pedidos.- Contador que se actualiza con la generacin de todas
las posiciones de los pedidos de venta.
Y otros ratios ms que estn predefinidos tales como fecha de actualizacin.
A.2.
107
108
109
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
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Project Management Journal, Vol. 32 Issue 1, p10, 10p
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CHANESKI, W. (Marzo 2004). Tips For Executing Your Improvement Plans. Modern
Machine Shop, Vol. 76 Issue 10, p44, 2p
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ERP.
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Ms
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integracin
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procesos.
Disponible
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J.
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Qu
es
SAP
R/3?.
<http://espanol.geocities.com/emoly188/que_es_sap_r3.htm>
Disponible
en
110