31.

LLEVA UN REGISTRO DE TU
USO DEL TIEMPO
Cuanto ms capaz sea una persona de dirigir conscientemente su vida, mayor
ser su tiempo disponible para utilizarlo de un modo constructivo.
ROLLO MAY, MANS SEARCH FOR HIMSELF
[EL HOMBRE EN BUSCA DE S MISMO]
Tengo la certeza de que pasamos la mitad de nuestro tiempo con personas que
no nos gustan particularmente y haciendo cosas que nos dan poco placer. En
consecuencia, no disponemos de tiempo para las personas y las cosas que
realmente nos interesan.
ALEC WAUGH, ON DOING WHAT ONE LIKES
[HACIENDO LO QUE NOS GUSTA]
Cuando no sabes en qu se te ha ido el dinero, la solucin es llevar un registro
de gastos durante un mes. Lo mismo sucede con el tiempo. Trabajas
arduamente, llegas temprano al trabajo y te marchas tarde y no te alcanza el
tiempo para todo lo que debes hacer? Sientes que el da no tiene suficientes
horas para cumplir con todas tus tareas? Pasas demasiado tiempo ocupndote
de los asuntos rutinarios y no puedes dedicarte a los proyectos importantes
tanto en el trabajo como en casa?
Durante una semana, anota cada 15 minutos en qu utilizas tu tiempo.
Escribe todo lo que hagas desde el momento en que te levantes hasta que te
vayas a dormir, incluso las llamadas telefnicas y los descansos para ir al bao
o tomar un caf. Ya s que es una tarea tediosa, pero slo necesitas hacerlo
durante una semana, y luego puedes extrapolar los datos y reorganizar tu vida
de acuerdo con los resultados. Para facilitarte esta tarea, consigue una agenda
que ya tenga marcados intervalos de quince minutos, de modo que slo tengas
que apuntar la actividad que realices. Adems, escoge una semana normal,
que refleje tus horarios habituales, no una de vacaciones. Entonces ya estars
en condiciones de comenzar tu registro del uso que haces del tiempo.
Eres la nica persona que ver estas anotaciones, de modo que no
cambies tus horarios para mejorar el resultado. Registra con la mayor exactitud
posible lo que haces durante una semana normal. Por supuesto, incluye cosas
como ducharte, vestirte, secarte el cabello, preparar el desayuno para la
familia, tomarlo, leer el peridico, conducir al trabajo, charlar con los colegas,
planificar el da, responder el correo electrnico, enviar faxes, etc. Apntalo

todo. Al final de la semana, sabrs con exactitud en qu gastas tu tiempo y

podrs tomar algunas decisiones inteligentes basadas en la realidad. Muchas
personas se quedan consternadas cuando descubren la cantidad de tiempo que
pasan haciendo tareas en apariencia importantes que en realidad no son
satisfactorias, o que podran delegar con facilidad.
Eso fue lo que descubri un cliente mo, Michael, un director de recursos
humanos, despus de revisar las actividades que haba registrado. Michael
viva con su mujer y sus dos hijos en una hermosa casa en las afueras de
Londres. Todos los das viajaba una hora y cuarenta minutos para ir y otro tanto
para volver de su trabajo. En total eran 16,6 horas semanales slo para
desplazarse, casi tanto como un trabajo a tiempo parcial. Michael habl con su
jefe acerca del tiempo que perda y lleg a un acuerdo con l para trabajar dos
das por semana en su casa, lo cual le ahorraba 6,6 horas semanales. A fin de
aprovechar al mximo el tiempo que pasaba en el coche, tena libros o textos
de autoayuda grabados en casetes que peda en prstamo a la biblioteca local.
Las llamadas telefnicas representaban otra gran fuente de tiempo
perdido. Se pasaba once horas por semana al telfono. Cierto es que buena
parte de su trabajo implicaba esas llamadas, 138 COACHING PARA El XITO
pero Michael descubri adems que luego tambin le llevaba tiempo pasarles a
sus empleados las informaciones recibidas en ellas. Asimismo perda mucho
tiempo haciendo llamadas innecesarias y personales. Lleg a la conclusin de
que una conversacin por telfono de dos minutos era ms productiva que una
de doce. Decidi decirles a los que le llamaban que dispona slo de unos
minutos. De esa manera, elimin los detalles innecesarios y logr que sus
interlocutores fuesen concisos.
Michael se sorprendi al comprobar que se pasaba dos horas y quince
minutos mandado faxes y controlando que todos los documentos pasaran
correctamente. Su ordenador tena un fax, pero nunca haba aprendido a
utilizarlo. Le pidi a un colega que le enseara (le llev diez minutos) y
comenz a beneficiarse de las ventajas de la tecnologa. Finalmente, le
molestaba el hecho de pasarse tres buenas horas por semana buscando
documentos e informes en su escritorio. Tena notas pegadas por todas partes,
tanto en el escritorio como en el ordenador, y tantos papeles que le quedaba
muy poco espacio para trabajar. Pensaba que estaba muy bien organizado
porque encontraba las cosas rpidamente, pero el registro de su tiempo revel
que no era tan organizado como crea. Michael decidi entonces aprovechar
esas tres horas. Cada da, dedicaba una hora a eliminar los montones de
papeles de su escritorio, creando carpetas para guardar los proyectos y
enviando los documentos viejos al archivo o descartndolos (consejo 17). Sac
todas las notas que tena pegadas y decidi guardar la lista de asuntos
pendientes en el ordenador.

La otra gran fuente de prdida de tiempo surga de las interrupciones de

su jefe y sus compaeros de trabajo. Era un director apreciado y se
enorgulleca de su estilo abierto y de estar disponible, de modo que su equipo
tena la costumbre de entrar en su despacho en cualquier momento. El tiempo
que esto le supona era de cuatro horas y cuarto por semana. Michael decidi
que quera seguir con este sistema, pero combinado con una cierta poltica de
puerta cerrada. Cuando tenia que trabajar en un proyecto que exiga un alto
grado de concentracin, cerraba la puerta y pona un cartel que deca: Estoy
ocupado. Comunic a su equipo que, a menos que se tratase de una
emergencia, no deba molestrsele cuando la puerta estaba cerrada. Logr tal
productividad en las dos horas que su puerta permaneca cerrada, que su
equipo comenz a hacer lo mismo. Como resultado, se produjo un aumento del
25 por ciento de la productividad del departamento.
En cuanto a su jefe, Michael abri un archivo llamado: Entrevistas con
el jefe, en el que apuntara las preguntas que tuviera que hacerle y los temas
que quisiera plantearle. Si tena alguna duda que consultarle, apuntaba la
pregunta directamente en el informe y lo colocaba en el archivo
correspondiente, archivo que luego llevaba a la entrevista. Le pidi a su jefe
que mantuvieran una reunin semanal de media hora. En esa conversacin,
tocaba todos los temas apuntados. As, se ahorraba dos horas y media
semanales.
Con respecto a su hogar, Michael se dio cuenta de que llegaba a casa
agotado y se sentaba frente al televisor durante media hora antes de cenar y
luego otras dos horas y media. Un total de quince horas semanales (vase el
consejo 32). Una enorme prdida de tiempo! Decidi que poda dedicarse a
hacer algo ms satisfactorio y gratificante. Despus de cenar, dara un paseo
con su esposa y sus hijos para hacer un poco de ejercicio. Luego, en lugar de
sentarse frente al televisor, leera algn libro o jugara al ajedrez o al Scrabble
con los chicos, una vez que hubieran hecho sus deberes. Era mucho ms
relajante y divertido para toda la familia.
Calcula con exactitud el empleo de tu tiempo y comprueba lo que haces
realmente. Pregntate si quieres pasarte la vida de esta manera o no. Luego,
comienza a automatizar, delegar y eliminar las fuentes de prdida de tiempo.
Dedica el tiempo que ganes de este modo a trabajar en uno de los grandes
objetivos de tu vida (consejo 51).