GESTION INTEGRAL DE PROYECTOS

Administracin del Alcance del Proyecto

JAVIER MARENCO

Tabla de Contenido
1.

Gestin del alcance del proyecto

GESTION DEL ALCANCE

DEL PROYECTO

Gestin del Alcance del

Proyecto

Incluye los procesos necesarios para

asegurarse de que el proyecto contenga
todo y solamente el trabajo necesario para
completar el proyecto.

Alcance del producto y del proyecto

alcance del producto.

Aspectos y funciones que
caracterizan un producto o
servicio.
Se mide contra los requisitos del
producto

alcance del proyecto.

El trabajo que debe ser hecho con
la finalidad de obtener el producto
de acuerdo con las
especificaciones.
Se mide contra el plan del
proyecto.

Gestin del Alcance del

Proyecto

Entregables, son los productos producidos como parte

de un proyecto, tales como el hardware o el software,
documentos de planificacin o minutos de reunin

Alcance, se refiere a todo el trabajo necesario para

crear los productos del proyecto y los procesos
necesarios para crearlo. Define lo que debe y no debe
de hacerse.

El equipo de proyecto y los stakeholders deben tener el

mismo entendimiento de qu productos sern
producidos como resultado de un proyecto y cmo se
producirn

Procesos

Procesos
1.

2.
3.

4.
5.

Planificacin del alcance: crea el plan de gestin

de alcance del proyecto que indica cmo se
definir, verificar y controlar.
Definicin de alcance: desarrolla el enunciado
del alcance del proyecto
Crear EAP (definicin): subdividir los entregables
del proyecto mayor en componentes ms
pequeos, en componentes manejables.
Verificacin del alcance: formalizar aceptacin
del alcance de proyecto
Control de cambio de alcance: controla los
cambios del alcance del proyecto

Planificacin del Alcance

Permite crear el plan de gestin del

alcance del proyecto que refleje
cmo se definir, verificar y
controlar el alcance del proyecto.

Define cmo se crear la EAP

El plan de gestin del alcance

orienta sobre cmo el equipo
definir, documentar, verificar,
gestionar y controlar el alcance
del proyecto.

El plan de gestin del alcance est

dentro del plan de gestin del
proyecto, puede ser formal o
informal.

Planificacin del alcance

Entradas
factores ambientales de la
empresa
Activos de los procesos de la
organizacin
Acta de constitucin del
proyecto
Enunciado del alcance del
proyecto preliminar
Plan de gestin del proyecto
Herramientas
juicio de expertos
plantillas, formularios y normas
Salidas
Plan de gestin del alcance del
proyecto

Plan de Gestin del Alcance del

Proyecto
Incluye los siguientes procesos (cmo se definirn):
Preparar el enunciado del alcance del proyecto
detallado, basado en el enunciado del alcance del
proyecto preliminar.
Crear la EAP a partir del enunciado del alcance del
proyecto
detallado
y
cmo
se
har
el
mantenimiento y aprobar la EAP
Especificar cmo se obtendr la verificacin y
aceptacin formal de los procesos entregables
completados del proyecto
Cmo se procesarn las solicitudes de cambio en
el enunciado del alcance del proyecto detallado

Definicin del Alcance

Este proceso es crtico, dado que es

la referencia de los productos
entregables, supuestos y
restricciones.
Durante la planificacin el alcance
del proyecto se define y describe
cada vez con mayor detalle por que
se tiene ms informacin sobre el
proyecto.

Se conocen las necesidades

Los supuestos y restricciones
se analizan
Se agregan supuestos y
restricciones
Se involucra a los interesados

Definicin del alcance

Entradas
Activos de los procesos de la
organizacin
Acta de constitucin del proyecto
Enunciado del alcance del
proyecto preliminar
Plan de gestin del alcance del
proyecto preliminar
Solicitud de cambio aprobadas
Herramientas
Juicio de los expertos
Anlisis del producto
Identificacin de alternativas
Anlisis de los interesados
Salidas
Enunciado del alcance del
proyecto
Cambios solicitados
Plan de gestin del alcance del
proyecto actualizado

Enunciado del Alcance del

Proyecto

Describe en detalle los productos entregables

del proyecto y el trabajo necesario para lograrlo.
Proporciona un entendimiento comn del
alcance del proyecto
Describe los objetivos del proyecto
Permite desarrollar un plan detallado, gua el
trabajo del equipo del proyecto durante la
ejecucin
Proporciona una lnea de base para evaluar las
solicitudes de cambio o trabajo adicional.
Define el grado de xito del proyecto.

Enunciado del Alcance del

Proyecto

Objetivo del proyecto

Descripcin del alcance
del proyecto
Requisitos del proyecto
Lmites del proyecto
Productos entregables
Criterios de aceptacin
del producto
Restricciones del
proyecto
Supuestos del proyecto
Organizacin inicial

Riesgos iniciales
Hitos del cronograma
Limitaciones de fondos
Estimacin de costos
Requisitos de gestin
de la configuracin del
proyecto
Especificaciones del
proyecto
Requisitos de
aprobacin del
producto.

Crear la EAP

La EAP es una descomposicin

jerrquica del trabajo que ser
ejecutado por el equipo del
proyecto.
La EAP es una descomposicin del
proyecto en elementos menores
que apoyan en la visualizacin y
entendimiento y facilita los
procesos de planeamiento,
ejecucin, monitoreo y control

El EAP debe de contener todo y slo

lo necesario para lograr los
alcances del proyecto.

Es mejor entender al todo por sus

partes constituyentes

Crear EAP
Entradas
Activos de los procesos de la
organizacin
Enunciado del alcance del
proyecto
Plan de gestin del alcance del
proyecto
Solicitud de cambio aprobadas
Herramientas
Plantillas de la EAP
Descomposicin
Salidas
Enunciado del alcance del
proyecto actualizados
Estructura de desglose del
trabajo
Diccionario de la EAP
Lnea de base del alcance
Plan de gestin de los alcances
del proyecto actualizado
Cambios solicitados

Estructura analtica del proyecto

EDT. Estructura de desglose del trabajo.

EAP. Estructura analtica del proyecto.
WBS. Work Breakdown Structure
Es una herramienta grfica para detallar el alcance del proyecto
Se orientada al producto entregable.
Organiza y define el alcance total del proyecto.
Las actividades que no estn en el EAP estn fuera del alcance
del proyecto
Divide el trabajo en trabajos ms pequeos y fciles de manejar.
Cada nivel de la EAP representa una definicin cada vez ms
detallada del trabajo.
El nivel ms bajo se denomina paquete de trabajo.

Modelos
de
la
EAP

Las
estructuras
utilizadas
en
proyectos similares
estn disponibles en
la metodologa y
deben
de
ser
utilizadas como base
para
elaborar
nuevas EAP

Proyecto

Entregables

Elementos
intermedios

Paquetes
de trabajo

Detalles de los especialistas:

Actividades o tareas

Paquete de Trabajo

Trmino genrico para tareas discretas con definicin y

resultados
Tpicamente las hojas de un rbol
La regla de uno-a-dos
Frecuentemente 1 2 personas para 1 2 semanas

La base por controlar e informar el progreso

Pueda ser atado a artculos de costo reducido (nmeros de
carga)
Los recursos (personal) asignados

Idealmente ms corto antes que ms tiempo

Mximo 2-3 semanas para los proyectos de software

Mnimo 1 das ( ocasionalmente medio da)
stos son ms subjetivos que hechos
Mejores estimaciones son hechas en la ejecucin.

Paquete de trabajo

Es un tem del ms bajo nivel del EAP.

Cada paquete de trabajo debe tener:

Un cdigo de identificacin nico

Un entregable especfico y verificable
Un nico responsable de su entrega
De 40 a 80 horas de duracin
Recursos humanos, tecnolgicos y logsticos asignados
Un costo definido cuyo clculo debe considerar los
recursos asignados
Cada entregable tiene un cliente que lo validad, un
formato definido de criterios de aceptacin
previamente acordados con el cliente.

Ejemplo 1

Ejemplo 2

Ejemplo 3

Ejemplo 4

Tipos de EAP

EAP orientado al Procese

Orientado a la actividad
Ejemplo: Requerimientos, anlisis, diseo, pruebas
Tpicamente usado en la DP

EAP orientado al Producto.

Orientado a las entidades.

Ejemplo: Motor financiero, Interfaces del Sistema, DB
Tpicamente usado por administradores ingenieros.

EAP Hbrido

No es inusual.
Ejemplo: las fases del ciclo de vida en alto nivel con
componente o caracterstica especficas dentro de las fases.
Racionalidad: los procesos producen productos

EAP orientado al Producto

EAP orientado al proceso

Tipos de EAP

Menos frecuentemente se usan las siguientes

alternativas:
EAP Organizacional
Investigacin, Diseo del producto, ingeniera,
operaciones.
Pueden ser usados en proyectos altamente
matriciales (cross-functional)
EAP Geogrfica
Puede ser usado con equipos de trabajo distribuidos.
Equipo de NYC, Equipo de San Jos, Equipo de Ro de
Janeiro, Equipo de Managua

Diccionario de la EAP

Es un documento que describe cada

componente de la EAP

Contiene las definiciones de los elementos

que componen la EAP

El cdigo posibilita identificar

individualmente cada elemento de la EAP y
una descripcin de sus paquetes de trabajo.

Nivel de Detalle

El nivel de detalle depende de la complejidad y

caractersticas del proyecto

El EAP debe ser descompuesto hasta un nivel que

permita la efectiva gerenciacin del proyecto

El nmero de frentes debe ser entre 5 a 9 (capacidad

de gerencia de los humanos)

La mayora de las estructuras poseen entre 3 a 6 niveles

No todos los frentes deben de tener el mismo nmero

de niveles

Elaboracin Participativa

Enfoques para desarrollar

EAP

Orientaciones: Algunas organizaciones, como el DoD,

proporcionan orientaciones para preparar EAP

Analoga: Revisar EAP de proyectos similares y construya

su proyecto

De arriba hacia abajo: Inicie con los entregables ms

grandes del proyecto y divida hacia abajo

De abajo hacia arriba: Inicie con las tareas detalladas y

avance hacia arriba.

Mapas mentales: Escriba las tareas en un formato no

lineal y entonces cree la estructura la EAP

Mapas Mentales

Principios para crear EAP

1.
2.

3.
4.

5.

6.

7.

Una unidad del trabajo debe aparecer en slo lugar en la EAP.

El contenido de trabajo de un tem debe ser la suma de items
inferiores.
Un item de la EAP es la responsabilidad de una sola personas.
La EAP debe ser consistente con la manera en que el trabajo
est avanzando en la actualidad.
Los miembros del equipo de proyecto deben ser involucrados
en el desarrollo de la EAP para asegurar consistencia y su
compromiso
Cada item de la EAP debe documentarse para asegurar su
entendimiento exacto del alcance del trabajo incluido y no
incluido.
La EAP debe ser una herramienta flexible para acomodarse a
los cambios inevitables.

Verificacin del Alcance

Es un proceso formal para

obtener la aceptacin formal
de los interesados
Verificar el alcance incluye
revisar los productos
entregables para asegurarse
de que cada uno se
complete
satisfactoriamente.

Verificacin del alcance

Entradas
Enunciado del alcance del
proyecto actualizados
Diccionario EAP
Plan de gestin de los alcances
del proyecto actualizado
Productos entregables
Herramientas
Inspeccin
Salidas
Productos entregables
aceptados
Cambios solicitados
Acciones correctivas
recomendadas

Verificacin y control de
calidad

La verificacin del alcance se diferencia del

control de calidad en que:
La verificacin del alcance se relaciona con la
aceptacin de los productos entregables.
El control del calidad se relaciona con cumplir
los requisitos de calidad especificados para los
productos entregables

El control de calidas es previo a la

verificacin del alcance, pero pueden
Control de
del
desarrollarseCalidad
en paraleloVerificacin
alcance

Inspeccin

Incluye actividades como medir, examinar y

verificar

Se hace para determinar si el trabajo y

productos entregables cumplen con los
requisitos y criterios de aceptacin del
producto.

Se pueden denominar revisiones, revisiones

del producto, auditorias o revisiones generales.

Control del Alcance

Se encarga de influir en los

factores que crean cambios
en el alcance del proyecto y
de controlar el impacto de
dichos cambios.
Asegura que todos los
cambios solicitados y las
acciones correctivas
recomendadas se procesen
a travs del proceso control
integrado de cambios.
Los cambios no controlados
se denominan corrupcin
del alcance del proyecto.
Los cambios son
inevitables

Control del alcance

Entradas
Enunciado del alcance del proyecto

actualizados
Estructura de desglose del trabajo

Diccionario de la EAP

Plan de gestin de los alcances del proyecto

Informes de rendimiento

Solicitudes de cambios aprobadas

Informacin sobre el rendimiento del trabajo

Herramientas
Sistema de control de cambios

Anlisis de la variacin

Re-planificacin

Sistema de gestin de la configuracin

Salidas
Enunciado del alcance del proyecto

actualizados
Estructura de desglose del trabajo actualizado

Diccionario de la EAP actualizado

Lnea de base del alcance actualizado

Acciones correctivas recomendadas

Activos de los procesos de la organizacin

actualizada
Plan de gestin del proyecto actualizado

Factores que causan cambios en TICs