Reinaldo E. Zambrano V.

Universidad de Los Andes

Funciones de la
administracin
P
O
D
E
R

Planificacin.
Organizacin.
Direccin.
Ejecucin.
Retroalimentacin:
Evaluacin.
Control.

Qu es planificar?
Predecir el futuro y concebir los medios para

llegar a el: "clculo que precede y preside la

accin"
Accin y efecto de elaborar un plan o
programa.
Anticipar la toma de decisiones antes de
realizar cualquier accin.
Preveer las acciones que se deben lograr
para alcanzar un objetivo o meta
preestablecida.

Clasificacin:
Segn el contexto en que
aplica:
1. Estatal o gubernamental.
2. Blica o militar.
3. Empresarial.

Clasificacin.....Continuacin.
Segn el nivel jerrquico de
la organizacin:
1. Estratgico.
2. Funcional o tctico.
3. Operativo.

NIVELES JERRQUICOS DE UNA ORGANIZACIN:

Niveles
Jerrquicos

Niveles de
Responsabilidad

Nivel
Estratgico

Nivel
Funcional

Nivel
Operativo

Segn
Tiempo

Tipo de
Plan

Conduccin y toma
de decisiones

Largo Plazo

Plan
Estratgico

Desagregacin de
directrices y
coordinacin de
reas funcionales

Mediano Plazo

Plan
Funcional

Corto Plazo

Plan
Operativo

Concrecin de
objetivos y
metas.
Ejecucin de
Acciones.

Clasificacin.....Continuacin.
Segn la forma de abordar
el problema o situacin:
1. Normativa.
2. Estratgica.

Diferencias:
NORMATIVA

ESTRATGICA

La accin se rige por etapas o fases

algortmicas que son normadas.

Se establece momentos para la accin

que son oportunos e interrelacionados.

Existe un sujeto planificador que decide

la accin antes de que se ejecute.

No existe un planificador sino un

conjunto de actores sociales que
deciden la accin.

Se considera slo los recursos

econmicos o materiales disponibles
para la accin.

Se consideran los recursos de poder de

los actores comprometidos con la accin
donde se incluyen los recursos
econmicos o materiales.

Los clculos de la accin se hacen sobre Los clculos de la accin se hacen sobre
una situacin ideal. (Factible)
una situacin intermedia entre lo ideal y
lo posible. (Viable)
Los sujetos afectados por la accin son
considerados como aliados.

Los sujetos afectados por la accin son

considerados como aliados u oponentes.

NORMATIVO

V
Plan

ESTRATGICO

PLANIFICACIN ESTRATGICA:
MOMENTOS
Explicativo
Distancia al
objetivo

Ver / Ser

Normativo

Estratgico

Tctico
operacional

Deber / Ser

Poder / Ser

Hacer

Anlisis de
Viabilidad /
Factibilidad

Anlisis
Tctico

Mayor
Globabilida
d

Anlisis de
situacin

Identificacin
de la visin y
misin

Mayor
Especificida
d

Investigacin
de problemas

Formulacin
de proyectos
u objetivos

Diseo de
estrategias

Plan
operacional

Construccin y representacin intelectual

de los hechos o fenmenos de la situacin y
por qu? y por quines? suceden.
Expresa y explica deseos y valores de los actores sociales
que planifican para resolver los problemas.
Movimientos que intentan articular el deber ser con el poder ser
para poner al alcance el objetivo.
Organizacin de las operaciones tcticas requeridas por los objetivos y estrategias
establecidas en el deber ser y el poder ser.

ANLISIS DE LA SITUACIN
Qu nos est pasando?
Por qu nos est pasando?
Por quines nos est pasando?

Sujetivo o posicional
Posicionamiento

Intersujetivo
Objetivo
Histrico

ANLISIS

GENOESTRUCTURA
Planos

FENOESTRUCTURA
FENOPRODUCCIN

Investigacin de
problemas:
1.

2.
3.

IDENTIFICACIN:
- Indicadores cuantitativos.
- Registros cualitativos.
- Tcnicas mixtas.
JERARQUIZACIN. (Matriz)
ANLISIS CAUSAL:
- Diagrama de Ishikawa.
- rbol de problemas.
- Red explicativa.

MATRIZ DE JERARQUIZACIN
PROBLEMA
S

VARIABLES
A

VARIABLES:
A: Magnitud.
B: Frecuencia.
C: Gravedad.
D: Vulnerabilidad.
E: Recursos.
F: Impacto.

PONDERACIN:
0: Baja.
1: Moderada.
2: Alta.

DIAGRAMA DE ISHIKAWA: 6 M
Mtodos de
trabajo
Mano de obra

Materiales

CAUSAS

Maquinaria

PROBLEMA

Medio
ambiente

Medicin

DIAGRAMA DE ISHIKAWA: Flujo de

procesos

Recepcin

Diagnstico

Exmenes
complementarios

Tratamiento

Dolor pulpar

DIAGRAMA DE ISHIKAWA: Enumeracin

?

CAUSAS

PROBLEMA

RBOL DE PROBLEMAS:

EFECTO-1

EFECTO-2

EFECTO-3

PROBLEMA
FENMENO

GENESIS
CAUSA-1

CAUSA-11

CAUSA-12

CAUSA-2

CAUSA21

CAUSA-3

CAUSA-31

CAUSA-32

La atencin asistencial es
insuficiente para los grupos de
riesgos

Atencin
insuficiente al
paciente

Carpetas familiares e historias

clnicas incompletas

Los servicios de
salud prestados a
la comunidad no
son ptimos

No existe control
secuencial integral
(mdico-odontolgico)
de salud del paciente

Insuficiente equipamiento
del centro asistencial

Fallas en la implementacin de la Poltica de

Atencin Integral en la comunidad de
Motatn Edo. Trujillo

Insuficiente capacitacin
del personal sobre la PAI

Actitud
paternalist
a de la
sociedad
frente a
los
problemas
de salud

Falta
de
moti
vaci
n de
la
com
unid
ad

No hay una
asistencia
representa
tiva del
equipo de
salud a los
talleres de
informaci
n

Falta de integracin del equipo Mdico del

Ambulatorio y el personal Odontolgico del
C.O.I.M.

Diferenc
ias de
ideolog
a
poltica
Falta de
informaci
n de la
P.A.I.

Problema
s
personale
s entre la
coordinad
ora
asistencia
l y el
personal
del
ambulato
rio

Interes en
que no se
ejecute la
politica
por las
exigencias
de carga
horaria
Falta de
recurso
humano
para cubrir
los dos
turnos

Uso
aislado de
la
papeleria
por parte
de l
ambulatori
o y el
COIM

Falta de integracin poltica

entre el ambulatorio y la
Alcalda de Motatn

Falta de
volunta
d
poltica

Escasa
participaci
n

Falta de
motivaci
n

Falta de
inters en
cuanto al
conocimient
o de la
P.A.I.

Desentendimien
to

MOMENTO NORMATIVO: VISIN

Estrategia

?
?
?
RAZON DE SER

EL SUEO POSIBLE

MOMENTO NORMATIVO:
MISION

LOS OBJETIVOS PERMITEN OPERAR LA MISIN

PARA APROXIMAR LA SITUACIN OBJETIVA ENTORNO A LA VISIN

VISIN

MISIN
OBJETIVOS
METAS

LAS METAS PERMITEN CUANTIFICAR EL GRADO

DE APROXIMACIN ALCANZADO ENTORNO A LA
MISIN

MOMENTO ESTRATGICO ANLISIS DE PROYECTOS 1

VIABILIDAD POLTICA
ALIADOS
Anlisis de actores

NEUTROS
OPONENTES

POSIBILIDADES DE GANAR ALIADOS (Alianzas)

POSIBILIDADES DE REDUCIR OPOSICION (Negociaciones,Alianz

POSIBILIDAD DE IMPONER POSICIONES (Entrenamiento)
VOLUNTAD POLTICA

MOMENTO ESTRATGICO ANLISIS DE PROYECTOS 2

FACTIBILIDAD
INFRAESTRUCTURA
RECURSOS HUMANOS
TCNICA

RECURSOS TECNOLGICOS
TIEMPO
RECURSOS PRESUPUESTARIOS

FINANCIERA

FUENTES ALTERNAS DE FINANCIAMIENTO

DETERMINACIN DE VIABILIDAD

MATRIZ D.O.F.A O F.O.D.A

INTERNAS
Externas
Oportunidad
es
(1 o ms)

Fortalezas
(1 o ms)

Debilidades
(1 o ms)

Alternativas FO

Alternativas DO

Alternativas:
Fortalezas

Alternativas:
Debilidades

DOFA
Alternativas ms de dos fuerzas

Amenazas
(1 o ms)

Alternativas FA

Alternativas DA

Alternativas:
Fortalezas

Alternativas:
Debilidades

FORTALEZAS Y DEBILIDADES
FORTALEZAS

ACTIVIDADES O SITUACIONES INTERNAS DE LA ORGANIZACIN

QUE SE REALIZAN BIEN Y QUE CONSTITUYEN ELEMENTOS FAVORABLES
PARA SU DESEMPEO.

DEBILIDADES
ACTIVIDADES O SITUACIONES INTERNAS QUE DIFICULTAN
O COMPROMETEN EL DESEMPEO DE LA ORGANIZACIN,
TALES COMO: LIDERAZGO, MOTIVACIN, TECNOLOGAS, ETC

ELEMENTOS A CONSIDERAR

GERENCIA, DIRECCIN, LIDERAZGO.

RECURSOS HUMANOS.
ORGANIZACIN.
TECNOLOGA.
INVESTIGACIN.
PRODUCTOS Y SERVICIOS (MERCADEO).
CALIDAD COMPETITIVIDAD Y PRODUCTIVIDAD.
INFORMACIN.
SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS.
IMAGEN.

OPORTUNIDADES Y AMENAZAS
OPORTUNIDADES
TENDENCIAS O HECHOS EXTERNOS DE CARCTER SOCIAL, POLTICO,
ECONMICO, TECNOLGICO, DE MERCADO QUE PODRAN
FAVORECER EL DESEMPEO DE LA ORGANIZACIN

AMENAZAS
TENDENCIAS O HECHOS EXTERNOS QUE SERAN POTENCIALMENTE
PERJUDICIALES PARA LA ORGANIZACIN,
TANTO EN EL PRESENTE COMO EN EL FUTURO

ELEMENTOS A CONSIDERAR

ASPECTOS ECONMICOS (MACRO Y MICRO).

ASPECTOS POLTICOS.
ASPECTOS GUBERNAMENTALES.
ASPECTOS SOCIALES, CULTURALES, DEMOGRFICOS.
ASPECTOS TECNOLGICOS.
USUARIOS.
COMPETIDORES ACTUALES Y POTENCIALES.
GRUPO DE INTERS.
FUERZAS REGULATORIAS.

VECTOR DE DEFINICION DE PROBLEMA (V.D.P) EJEMPLO

Fortalezas:

Debilidades:

1.- Prestigio del programa en las

comunidades rurales.
2.- Motivacin del personal.
3.- Dispone de proyectos de
vivienda
con tecnologas alternativas
de
bajo costo.

1.- No hay misin y visin

compartida.
2.- Faltade planificacin.
3.- Faltan relaciones
institucionales
con la Gobernacin del Estado.
4.- Baja Recuperacin de
crditos.
5.- Ausencia de sede propia.

Estratgias (FO):

Estratgias (DO):

(F1-O1-02) Aprovechar el
prestigio del Programa en las
comunidades y la demanda
insatisfecha de viviendas, para la
firma de Convenios con las
Alcaldas y lograr acceder a los
recursos presupuestarios del
FIDES, LAEE y Gobernacin del
Estado.

(D3-O1) Establecer mecanismos

para mejorar las relaciones
institucionales con la
Gobernacin del Estado y a
travs de la participacin
comunitaria, disminuir costos
Que permitan incrementar el
nmero de viviendas ofertadas.

Amenazas:

Estratgias (FA):

Estratgias (DA):

1.- Eliminacin del

presupuesto
coordinado por parte de
la

(F2-A1-A2) Ofrecer a la
Gobernacin del Estado los
proyectos de vivienda con

(D4-A2) Implementar sistema de

cobranza regionalizada y local
que permita incrementar la

Oportunidades:
1.- Participacin
comunitaria
en las distintas etapas
del
proceso de gestin y
construccin de
viviendas.
2.- Firmas de convenios con
Alcaldas para acceder a
los
recursos FIDES, LAEE,
Gobernacin del Estado.

VECTOR DE DEFINICION DE PROBLEMA (V.D.P) EJEMPLO

Fortalezas:

Debilidades:

1.- Prestigio del programa en las

comunidades rurales.
2.- Motivacin del personal.
3.- Dispone de proyectos de
vivienda
con tecnologas alternativas
de
bajo costo.

1.- No hay misin y visin

compartida.
2.- Faltade planificacin.
3.- Faltan relaciones
institucionales
con la Gobernacin del Estado.
4.- Baja Recuperacin de
crditos.
5.- Ausencia de sede propia.

Estratgias (FO):

Estratgias (DO):

(F1-O1-02) Aprovechar el
prestigio del Programa en las
comunidades y la demanda
insatisfecha de viviendas, para la
firma de Convenios con las
Alcaldas y lograr acceder a los
recursos presupuestarios del
FIDES, LAEE y Gobernacin del
Estado.

(D3-O1) Establecer mecanismos

para mejorar las relaciones
institucionales con la
Gobernacin del Estado y a
travs de la participacin
comunitaria, disminuir costos
Que permitan incrementar el
nmero de viviendas ofertadas.

Amenazas:

Estratgias (FA):

Estratgias (DA):

1.- Eliminacin del

presupuesto
coordinado por parte de
la

(F2-A1-A2) Ofrecer a la
Gobernacin del Estado los
proyectos de vivienda con

(D4-A2) Implementar sistema de

cobranza regionalizada y local
que permita incrementar la

Oportunidades:
1.- Participacin
comunitaria
en las distintas etapas
del
proceso de gestin y
construccin de
viviendas.
2.- Firmas de convenios con
Alcaldas para acceder a
los
recursos FIDES, LAEE,
Gobernacin del Estado.

VECTOR DE DEFINICION DE PROBLEMA (V.D.P) EJEMPLO

Fortalezas:

Debilidades:

1.- Prestigio del programa en las

comunidades rurales.
2.- Motivacin del personal.
3.- Dispone de proyectos de
vivienda
con tecnologas alternativas
de
bajo costo.

1.- No hay misin y visin

compartida.
2.- Faltade planificacin.
3.- Faltan relaciones
institucionales
con la Gobernacin del Estado.
4.- Baja Recuperacin de
crditos.
5.- Ausencia de sede propia.

Estratgias (FO):

Estratgias (DO):

(F1-O1-02) Aprovechar el
prestigio del Programa en las
comunidades y la demanda
insatisfecha de viviendas, para la
firma de Convenios con las
Alcaldas y lograr acceder a los
recursos presupuestarios del
FIDES, LAEE y Gobernacin del
Estado.

(D3-O1) Establecer mecanismos

para mejorar las relaciones
institucionales con la
Gobernacin del Estado y a
travs de la participacin
comunitaria, disminuir costos
Que permitan incrementar el
nmero de viviendas ofertadas.

Amenazas:

Estratgias (FA):

Estratgias (DA):

1.- Eliminacin del

presupuesto
coordinado por parte de
la

(F2-A1-A2) Ofrecer a la
Gobernacin del Estado los
proyectos de vivienda con

(D4-A2) Implementar sistema de

cobranza regionalizada y local
que permita incrementar la

Oportunidades:
1.- Participacin
comunitaria
en las distintas etapas
del
proceso de gestin y
construccin de
viviendas.
2.- Firmas de convenios con
Alcaldas para acceder a
los
recursos FIDES, LAEE,
Gobernacin del Estado.

VECTOR DE DEFINICION DE PROBLEMA (V.D.P) EJEMPLO

Fortalezas:

Debilidades:

1.- Prestigio del programa en las

comunidades rurales.
2.- Motivacin del personal.
3.- Dispone de proyectos de
vivienda
con tecnologas alternativas
de
bajo costo.

1.- No hay misin y visin

compartida.
2.- Faltade planificacin.
3.- Faltan relaciones
institucionales
con la Gobernacin del Estado.
4.- Baja Recuperacin de
crditos.
5.- Ausencia de sede propia.

Estratgias (FO):

Estratgias (DO):

(F1-O1-02) Aprovechar el
prestigio del Programa en las
comunidades y la demanda
insatisfecha de viviendas, para la
firma de Convenios con las
Alcaldas y lograr acceder a los
recursos presupuestarios del
FIDES, LAEE y Gobernacin del
Estado.

(D3-O1) Establecer mecanismos

para mejorar las relaciones
institucionales con la
Gobernacin del Estado y a
travs de la participacin
comunitaria, disminuir costos
Que permitan incrementar el
nmero de viviendas ofertadas.

Amenazas:

Estratgias (FA):

Estratgias (DA):

1.- Eliminacin del

presupuesto
coordinado por parte de
la

(F2-A1-A2) Ofrecer a la
Gobernacin del Estado los
proyectos de vivienda con

(D4-A2) Implementar sistema de

cobranza regionalizada y local
que permita incrementar la

Oportunidades:
1.- Participacin
comunitaria
en las distintas etapas
del
proceso de gestin y
construccin de
viviendas.
2.- Firmas de convenios con
Alcaldas para acceder a
los
recursos FIDES, LAEE,
Gobernacin del Estado.

MOMENTO TCTICO OPERACIONAL

OPERACIONALIZACION DE LAS ESTRATEGIAS
OBJETIVOS

ACCIONES

INDICADOR

RESULTADOS

METAS

RECURSOS

RESPONSABLES

ESTRATEGIA FO (F1-01-O2). EJE DE INTERVENCIONES (EJEMPLO

OBJETIVOS OPERATIVOS
1.- Realizar un estudio de demanda de
viviendas para cuantificar la cantidad de
familias con necesidad de ellas.
2.- Promocionar la creacin de
organizaciones civiles a travs de la
realizacin de reuniones en las comunidades
que les permitan la elaboracin de
proyectos y acceder a los recursos.
3.- Gestionar apoyo financiero a travs de
las Alcaldas, considerando el prestigio del
Programa y su aceptacin dentro de las
comunidades.

INDICADORES
1.- nmero de familias por comunidad que
necesitan vivienda.
2.- Porcentaje de inversin en vivienda
realizada en relacin a todo el presupuesto
del municipio en el ao fiscal.
3.- IFA = ndice de familias atendidas en un
ao.
4.- Nmero de reuniones a realizar en las

OPERACIONES
1.- Realizacin de censo sobre la
demanda de vivienda rural en cada
municipio.
2.- Promocin de reuniones en las
comunidades asesorndolas y
orientndolas para la creacin de
asociaciones civiles.
3.- Gestin de firma de convenios
SAVIR ALCALDIAS que permitan la
asignacin de recursos para la
construccin de viviendas.

PRODUCTOS ESPERADOS
1.- Censos elaborados en las distintas
comunidades a atender.
2.- Organizaciones civiles registradas
en las distintas comunidades
atendidas.
3.- Viviendas construidas con los
recursos asignados a travs de
distintos convenios.

ESTRATEGIA FO (F1-O1-O2). EJE DE INTERVENCIONES (EJEMPLO

METAS
1.- Construir 460 viviendas rurales en los 23
municipios del Estado a razn de 20
viviendas por municipio.
2.- Invertir Bs.4.600 millones en el Estado
para construir 460 viviendas a Bs.10
millones\vivienda.
3.- Realizar 138 reuniones en 46
comunidades a razn de 3
reuniones\comunidad

RECURSOS
Humanos:
- 1 ingeniero inspector.
- 3 trabajadores sociales.
- Personal de SAVIR.
- 4 inspectores de construccin.
- 1 topgrafo.
- personal de Alcaldas.
Materiales:
- 8 vehculos.
- Implementos de inspector.
- Equipo audiovisual.

TIEMPO

Ejecucin: Un (1) ao.

Evaluacin: Una (1) Mensual en cada
comunidad.

ACTORES RESPONSABLES
- Jefe de SAVIR.
- Jefe de estudios socio-econmicos.
- Jefe de inspectora de construccin.
- Jefe de administracin de SAVIR.
- Jefes de INMUVI de alcalda.

PLANIFICACIN ESTRATGICA: RESUMEN 1/2

ANLISIS DE LA SITUACIN:
RESPONDE O DEBE RESPONDER BSICAMENTE A LAS PREGUNTAS:
QUE NOS EST PASANDO? Y POR QU Y POR QUIENES NOS EST
PASANDO?. PERMITE
DELIMITAR UNA PROBLEMTICA GLOBAL QUE CONFIGURA LA
SITUACIN.

INVESTIGACIN DE PROBLEMAS:
CONSISTE EN IDENTIFICAR LOS PROBLEMAS ESPECIFCOS Y BUSCAR LAS
EXPLICACIONES DE LOS MISMOS.

IDENTIFICACIN DE LA VISIN:
ES EL MOMENTO EN QUE UNA FUERZA SOCIAL IDENTIFICA Y PRECISA LO
QUE QUIERE LOGRAR, EL SENTIDO GENERAL Y LA DIRECCIN HACIA
DONDE SE MUEVE.

PLANIFICACIN ESTRATGICA: RESUMEN 2/2

DISEO DE PROYECTOS:
ES EL MOMENTO DE CONCEBIR FORMAS CONCRETAS Y ESPECIFCAS DE
INTERVENCIN SOBRE AQUELLOS PROBLEMAS QUE HAN SIDO
PREVIAMENTE SELECCIONADOS POR SU IMPORTANCIA.

CONSTRUCCIN DE VIABILIDAD:
CONSISTE EN ENCONTRAR Y DISEAR MOVIMIENTOS CAPACES DE
ACERCARNOS O PONER AL ALCANCE EL OBJETIVO DESEADO.

PROGRAMA OPERACIONAL:
ES TAMBIN LLAMADO TCTICO OPERATIVO. PERMITE CONDUCIR
NUESTRAS INTERVENCIONES SOBRE LA REALIDAD TRATANDO DE
VERIFICAR LAS CONSECUENCIAS DIRECTAS DE LAS ACCIONES PARA
HACER CORRECCIONES Y AJUSTES.

...EL FUTURO NO SUCEDE, SINO

QUE LO CREAMOS CON LO QUE
HACEMOS Y DEJAMOS DE HACER
AQU Y AHORA...
Giulio Santosuosso
Reinventar a Venezuela