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Excel Manual
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MANUAL DE EXCEL
INTRODUCCIN
Qu es una Planilla de Clculo?
Las planillas de clculo u hojas de clculo tambin podemos encontrarlas con la siguiente denominacin: spreadsheet o worksheet.
En una planilla de clculo se pueden ingresar valores, rtulos, frmulas matemticas, estadsticas, financieras, clculos de ingeniera, etc.
Al aplicar las frmulas sobre los datos de entrada nos devolver los resultados.
La principal ventaja de una planilla de clculo es que una vez establecidas las frmulas, al cambiar los datos de entrada podremos ver
inmediatamente las consecuencias del cambio en los resultados. De esta forma podremos analizar inversiones, esquemas de tiempo,
organizaciones de produccin y en base a esto tomar las decisiones correspondientes.
Los programas dedicados a las planillas de clculo fueron evolucionando, el primero se llama Lotus 123, el cual le pone a sus archivos la
extensin .WK1, el segundo se llama Quattro Pro, el cual le pone a sus archivos la extensin .WQ1, cabe destacar que estos dos programas
corren bajo entorno D.O.S., y tercero el que trataremos de estudiar nosotros, el EXCEL, que le pone a sus archivos la extensin .XLS y corre
bajo entorno Windows.
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Teclas de Movimiento
Una Celda a derecha/izquierda
Flecha derecha/izquierda
Flecha arriba/abajo
Al comienzo de la Fila
Al fin de la Fila
Al comienzo/fin de la Columna
Al comienzo de la Columna
Al Fin de la Columna
A la Hoja anterior
CTRL + PgUp
A la Hoja siguiente
CTRL + PgDn
Al comienzo de la Hoja
CTRL + HOME
Pantalla abajo/arriba
PAGE Down/up
Tenemos dos formas de ir a una celda determinada en forma rpida: si pulsamos F5 nos aparece un cuadro de dilogo que dice Ir a , en el lugar
donde dice referencia indicamos a que celda queremos ir, por ejemplo G14 o AB23 o Hoja2!B7 y luego ACEPTAR. La otra forma es mas
simple. Observemos que arriba de la celda A1 hay un indicador que nos dice en que celda estamos en ese momento, si llevamos el puntero del
Mouse hasta ese lugar vemos que este se transforma en cursor, en ese momento al presionar podemos borrar la direccin que dice y escribirles
nosotros la direccin de la celda a la que queremos ir, luego pulsamos ENTER.
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El Men Contextual se activa, estando con el puntero del Mouse dentro de la planilla, presionando el Botn derecho.
1. Ubiquemos el puntero del Mouse dentro de la ventana del documento.
2. Presionemos el Botn derecho.
Dependiendo del modo en que estemos trabajando (planilla, grfico, dibujo) tendremos una serie de comandos usuales para ese modo.
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E1 numero 1) indica que es la 1 sugerencia. En el caso que tengamos ms de una sugerencia podemos ver las sugerencias para acciones
anteriores pulsando en el botn que sealahacia arriba y para ver las sugerencias siguientes pulsamos el botn que seala hacia abajo.
Como esta sugerencia implica que se puede emplear un botn, el mismo se nos muestra a la derecha de la ventana de sugerencias.
En el caso de necesitar mayores explicaciones sobre la sugerencia pulsaremos en la Lamparita que tiene un signo de pregunta de esa misma
ventana.
E1 cuadro del Asistente de ideas queda activo, y aparecer una sugerencia cada vez que EXCEL detecte la posibilidad de mejorar nuestra forma
de trabajar.
Para desactivar el Asistente de ideas, pulsamos en la lamparita en la barra de herramientas, sea que de esta forma podemos dejarlo siempre
activo o activarlo cuando queramos.
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Observemos que todas las frmulas han sido recalculadas con los valores correctos, ya que al copiar se ha adaptado cada frmula para que
tome los datos del mismo rengln en donde esta ubicada.
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APLIQUEMOS FORMATOS
3.1 Accedamos a una planilla existente
Para comenzar a trabajar con la planilla que hemos guardado de un ejercicio anterior (en este caso SUELDOS.XLS) tenemos tres posibilidades:
1) Utilizando opciones de men:
1. Abramos el men ARCHIVO y optemos por Abrir
2. Ubiquemos el archivo (SUELDOS.XLS) en la lista, pulsemos sobre el mismo y luego
sobre el botn Aceptar.
2) Utilizando la barra de herramientas:
1. Pulsemos sobre el icono con forma de fichero.
2. dem paso 2 anterior.
3) Utilizando los ltimos cuatro archivos en que trabajamos:
1. Abramos el men ARCHIVO
2. Al final de este men aparecen listados, por orden, los ltimos 4 archivos en los que trabajamos. Si alguno de ellos es el que necesitamos
simplemente pulsemos sobre el nombre, para abrirlo.
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CONFECCIN DE GRFICOS
Los grficos son especialmente indicados para mostrar con mayor claridad las diferencias entre los valores de una tabla o la variacin de un valor
a lo largo del tiempo, ejemplificando la frase "un grfico vale mas que mil nmeros". De ello se desprende que, para crear un grfico, primero
debemos tener una tabla de nmeros.
1. Ingresemos los datos de la figura 4.1 en una nueva hoja de calculo.
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IMPRESIN DE LA PLANILLA
5.1 Como imprimir rpidamente
1. Carguemos la planilla SUELDOS.XLS.
Al pulsar el botn de la impresora Excel realizara una impresin de todas las celdas con algn contenido, incluyendo tambin los grficos y
dibujos existentes. Se tomaran los mrgenes y tamaos de pagina segn los parmetros por omisin de la impresora declarada en el panel de
Control de Windows . Tambin se adjunta un encabezado y un pie de pagina estndar para numerar las paginas y evitar que se traspapelen.
5.2 Como controlar la impresin
No obstante esta facilidad de imprimir pulsando un solo botn, podemos ajustar cada uno de los tems individualmente para que la impresin que
obtengamos se adapte a nuestro gusto y necesidad. De eso trata este Capitulo.
1. Abramos el men ARCHIVO y optemos por Ajustar pagina; aparecer el cuadro de dialogo del mismo nombre con cuatro solapas.
En el recuadro Orientacin podemos imprimir con la orientacin corriente (opcin Vertical) o bien en forma apaisada (opcin Horizontal ).
El porcentaje de escalado:
Podemos definir un porcentaje, para que la planilla impresa sea mas grande o mas pequea
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que lo normal. Esto es muy til cuando el rango que hemos seleccionado no cabe en una
pagina por una columna o varias filas. En contrapartida, podemos definir en que cantidad
de paginas debe acomodarse el rango de celdas a imprimir con la opcin Encajar en:
En el recuadro Tamao del Papel podemos pulsar el botn Flecha hacia abajo y abrir una lista en donde elegiremos el tamao de la pagina:
carta, oficio, A4, etc.
La calidad de impresin:
En el recuadro Calidad de impresin podemos pulsar el botn Flecha hacia abajo y abrir una lista en donde elegiremos la resolucin de
impresin a utilizar. La posibilidad de acceder a esta definicin depende exclusivamente de la impresora seleccionada.
Numeracin:
En el recuadro Primer numero de pagina podemos definir a partir de que numero se debe comenzar a numerar las paginas con el comando que
se coloca en el encabezado o pie pagina. Esto es til cuando deseamos incluir una cartula y la numeracin de las hojas del informe debe
comenzar en dos.
Lneas de divisin:
Si esta casilla esta activada ser impresa una lnea tenue entre las celdas, de forma de obtener impreso un cuadriculado similar al que vemos en el
monitor.
Notas:
Con esta opcin las notas incorporadas saldrn impresas. Es posible incorporar notas ocultas en las celdas.
Calidad de borrador:
Activando esta opcin la calidad de la impresin se vera afectada, pero es mas rpida.
Blanco y negro:
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Cuando esta activa, los grisados desaparecen y todo lo que no sea blanco aparecer en negro. Si utiliza una impresora en color, imprimiendo en
blanco y negro se reduce el tiempo de impresin
Activando esta opcin, aparecern en la impresin, rodeando a las celdas, los nombres de las filas y columnas. Tambin sirve para que al
imprimir las Notas, aparezca la referencia de las celdas en las que estn ubicadas.
Permite establecer el orden en que se imprimirn las hojas cuando la planilla excede el ancho de pagina. Es posible imprimir las paginas por
columnas o por bandas horizontales.
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Trucos Excel
FIN
Juegos
Solo deben de entrar y sin hacer nada, ir al men de edicin y darle a: ir a...
una vez dentro solo tienen que escribir esto:
x97:l97
y le dan a aceptar y en el momento que le dan a aceptar se preparan para darle a las teclas:
Ctrl Shift Tab y lo dejan presionado y mientras estn presionando esas tres teclas le dan al
dibujo de grficos que debe de estar puesto como barra de herramientas. En ese momento le
saldr el juego en contra de Bill Gates.
1.Inicia Microsoft Excel.
2.Crea una hoja de calculo.
3.Selecciona completamente la linea 95 y presiona tab para llegar a la
columna B.
4.Selecciona "Acerca de Microsoft Excel..." en el menu "?" y despliega
la ventana "Acerca de Microsoft Excel".
5.Presionando las teclas Ctrl y Mayus (shift) haz click en Soporte
Tecnico.
Una vez hecho esto se abre la ventana "Hall of Tortured Souls" que es un
mundo tipo "DOOM". Si te mueves hacia adelante y subes las gradas veras
los nombres del equipo de desarrollo de Excel. Si giras 180 grados , caminas hasta la pared
blanca en el final del cuarto y escribes EXCELKFA se abrir un pasaje secreto que esconde
nuevas sorpresas.
NOTA.- Este truco solo ha sido probado en la versin 7 de Excel. No garantizo su
funcionamiento en otra versin
1.- Se abre Excel, y se va a la FILA 95
2.- Se selecciona toda la FILA 95 y se apreta la tecla TAB. Si todo va bien, se tiene toda la fila
seleccionada y el cursor se coloca en la segunda columna (B,95)
3.- Se va al MENU ?, y se hace click en ACERCA DE MICROSOFT EXCEL
4.- Se mantiene apretadas las teclas CONTROL y SHIFT, y se hace click sobre SOPORTE
TECNICO
5.- El resultado (si se siguieron los pasos correctamente) es un juego oculto
NOTA.- En cualquier del juego puedes escribir la palabra EXCELKFA y se abrir una pantalla
oculta. Pruebalo
Formatos condicionales
Para establecer por ejemplo un color si el contenido de una celda cumple una condicin,
selecciona un rango de celdas, accede a Formato - Formato condicional. Podemos escribir
Valor de la celda - Mayor que - 5 y pulsar el botn Formato... Desde ese men elegimos
un color. Aceptamos y ahora puedes probar a introducir datos en el rango. Todos los valores
mayores que 5 se convertirn en color rojo.
Sheets("Cotizacion").Range("H7").FormulaR1C1 = a
Sheets("Cotizacion").Visible = False
End Sub
Donde en este caso la hoja se llama Cotizacin y el Rango al cual se auto numerara es "H7"
(es una celda)
_ Tu puedes designar otros nombres y rangos con la precaucin de cambiarlos en este mismo
cdigo
6 Posteriormente Cada vez que necesitas un formulario auto_numerado debes Pinchar
Formato - Hoja - Mostra Seleccionar de la casilla nombre el nombre del rango que contiene tu
formulario -Copiar y luego en una hoja o libro nuevo Pegar y cada vez tendrs un formulario
con un auto numero en la celda que tu dispusiste.
FIN