SEMINARIO DE ADMINISTRACIN ECLESIASTICA

SECRETARA DE IGLESIA
Segn el Manual de la Iglesia (Edicin 2010)
Es un cargo importante
Gran parte del funcionamiento eficiente de la iglesia depende de la obra del secretario. Debido a las funciones
importantes y especialidades de este puesto, es sabio elegir a alguien que pueda ser reelegido por repetidos periodos,
con el fin de dar continuidad al mantenimiento de los registros y a la informacin. En las iglesias grandes, se pueden
elegir tantos vicesecretarios como como se necesite. MI. Pg. 79:8
Cuatro actividades bsicas de la secretaria (Gua para Secretara de Iglesia, pgs. 19-22)
1. Administrar: El secretario es miembros de la Junta directiva de la iglesia y acta como secretario de todas las
reuniones administrativas de la iglesia. Tambin la admisin y exclusin los de miembros.
2. Registrar: El secretario es responsable de la redaccin de las actas y registros: El Libro de Actas, el Libro
Miembros, el Libro de Eventos y el Libro de Registro de Casamientos.
3. Conservar: El secretario es responsable por el trabajo de conservacin de la situacin los miembros, de los
registros y de los documentos de la iglesia.
4. Informar: El secretario debe informar a los miembros y a la Asociacin, mensual o trimestralmente, los acuerdos,
estadsticas, de las actividades, datos, eventos, etc.
El secretario y las actas
Las notas tomadas en la sesiones de la Junta Directiva de la iglesia deben registrarse en el Libro de Actas de la iglesia, o
en algn otro sistema apropiado de registro adoptado por la iglesia, indicando la fecha y la hora de la sesin, el nmero
de personas que asistieron y un informe de todas las decisiones tomadas. El secretario debe, tambin, hacer la lista de
las comisiones que sean nombradas por la Junta Directiva, y dar al presidente de la comisin junto con las tareas que la
comisin deba realizar. MI. Pg. 168.1.
Modelo de un acta:
1. Ttulo: Reunin ordinaria de la Junta Directiva Reunin extraordinaria de la Junta Directiva
2. Lugar, fecha y hora: Acta de la Junta Directiva de la Iglesia Adventista de Las Orqudeas, realizada en el
Templo de la Orqudeas, el da 30 de Noviembre del 2011 a horas 7:00 p.m.
3. Miembros presentes: Juan Lescano, Jos Aramatea, Etc.
4. Oracin inicial: Hna. Ana la profetiza.
5. Meditacin: Pastor
6. Acuerdos:
Acuerdo N 01: Acordado, aprobar el informe de la tesorera...
7. Oracin de despedida: Jos Montaez
8. Nombre y firma del presidente y el Secretario.
Conservacin de las actas de la iglesia
El secretario de la iglesia prepara las actas de la iglesia. Estas actas deben conservarse cuidadosamente. Todos los
registros y libros de contabilidad de los diversos oficiales de la iglesia son propiedad de la iglesia; y el secretario debe
entregarlos al finalizar su perodo de servicio al nuevo secretario que haya sido elegido, o a la iglesia en cualquier
momento del perodo, a pedido del pastor o del anciano. MI. Pg. 80:6.
EL secretario y el libro de feligresa
Este libro tiene espacio para registrar la lista de miembros de la iglesia, con las columnas necesarias para indicar cmo y
cundo fueron recibidos o excluidos. Este registro debe llevarse cronolgicamente, y la informacin de apoyo
correspondiente a cada nuevo ingreso tambin debe registrase en la seccin donde se conservan los votos referentes a
la feligresa. Esta lista debe llevarse con exactitud y mantenerse al da, con el fin de mostrar la situacin oficial de cada
miembro. MI. Pg. 168:2
Cada iglesia debe tener una sola lista de miembros. En ninguna circunstancia debe seguirse la prctica de llevar una
lista de los miembros retirados aparte. MI. Pg. 55:3
Admisin y exclusin de miembros
1. ADMISIN: Bautismo, Traslado y Profesin de fe
2. EXCLUSIN: Traslado, Apostasa, Paradero desconocido, y Muerte.
No debe aadir o borrar nombres sin el voto de la iglesia
El secretario no tiene autoridad para agregar o eliminar un nombre de la lista de miembros sin un voto de la iglesia,
excepto en el caso de muerte de uno de ellos. Cuando un miembro fallece, el secretario debe, lo ms pronto posible,
registrar la fecha de su deceso al lado del nombre en el Libro de Registro (Vase la P. 55) MI. Pg. 80:1
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Transferencia de miembros.
El secretario de la iglesia maneja la correspondencia con los miembros individuales y con las iglesias en lo que se
refiere al traslado de miembros (vanse las pp. 52-55). MI. Pg. 80:2
Tiempo para trasladarse
El miembros de la iglesia que traslada su domicilio a otra localidad por un periodo mayor de seis meses debe solicitar
inmediatamente la carta de traslado a una iglesia cercana a su nuevo lugar de residencia. Si la nueva residencia est en
una zona aislada, donde no hay iglesia, debe solicitar unirse a la iglesia de la Asociacin. MI. Pg. 52:3
10 pasos para conceder y recibir cartas de traslado
1. El miembro que se traslada debe solicitar al secretario de la iglesia donde va a ser recibido.
2. El secretario enva el pedido al secretario de donde procede el miembro en traslado.
3. Al recibir la solicitud, el secretario presenta al Pastor o Anciano, quien a su vez presenta el pedido a la Junta
Directiva, al ver procedente la solicitud, recomienda a la iglesia y despus de dos lecturas en un intervalo de una
semana, luego se toma el voto de traslado.
4. Este intervalo tiene el propsito de dar a cualquier miembro la oportunidad de objetar el pedido.
5. Despus del voto tomado por la iglesia, el secretario enva la carta de recomendacin a la iglesia que la solicita.
6. Una vez recibido la carta de recomendacin, el secretario entrega al pastor o al anciano, que a su vez, presenta
a la Junta Directiva, para luego presentar a la iglesia y despus de dos lecturas en el intervalo de una semana se
da el voto de aceptacin.
7. Finalmente el secretario registra el nombre del miembro y la fecha de admisin en el Libro de Feligresa y luego
enva la informacin a la Asociacin.
8. Y la secretaria de la iglesia receptor debe enviar de retorno el certificado de admisin, confirmando que fue
aceptado y registrado.
9. Solamente cuando el certificado de admisin ha sido confirmada puede ser borrado de la feligresa de la iglesia.
10. Al miembro traslado, el secretario debe entregar un certificado de membresa, tambin debe constar en el
informe trimestral.
Razones para recibir por Profesin de fe
Hay cuatro circunstancias bajo las cuales las personas que han aceptado el mensaje adventista del sptimo da pueden
ser aceptadas en la Iglesia por profesin de fe:
1. Un cristiano dedicado proveniente de otra comunin cristiana, que ya fue bautizado por inmersin.
2. Un miembro de la Iglesia IASD, que debido a las condiciones mundiales, no puede conseguir la carta de
traslado.
3. Un miembro de la IASD cuyo pedido de carta de traslado no recibi ninguna respuesta.
4. Una persona que ha sido miembro, pero cuyo registro de feligresa se ha perdido o se ha borrado por paradero
desconocido.
Correspondencia con los miembros
El secretario debe tratar debe mantenerse en comunicacin con los miembros ausentes comunicndoles las noticias
importantes sobre el progreso de la iglesia y animndolos, a su vez, a informar cada trimestre las actividades de la iglesia
por medio de correspondencia. MI. Notas, #5, p. 168.
Debe enviar los informes puntualmente
Es deber del secretario de la iglesia preparar y enviar puntualmente los informes solicitados por la Asociacin. Es
esencial que se enven todos al secretario de la Asociacin dentro del tiempo especificado ya que estos informes son
importantes para la exactitud de los informes preparados por otras organizaciones de la iglesia mundial. El secretario
debe obtener la informacin de los directores de departamentos. MI. Pg. 80:5
Recomendaciones adicionales
Llenar a ficha de bautismos con todos los datos y entregar al pastor lo ms antes posible.
Preparar los certificados de bautismo debidamente llenado, firmado y sellado.
Con anticipacin prepara la agenda para la reunin ordinaria de la Junta Directica.
Leer el Manual de la Iglesia y la Gua para Secretara de Iglesia.
Tenga siempre actualizado los datos estadsticos de la iglesia.
Registre bien los acuerdos y ayude a que cumpla tal como se acord.
Hacer llegar los informes trimestrales puntualmente al pastor.
Implemente los cuatro libros de secretaria y mantenga actualizado.
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