Administracién de Series de Expedientes : Clasificacign y Codificacién Un esquema de clasificacién organiza los expedientes y los documentos en una disposicién logica. La clasificacién se efectia en relacién con la procedencia del documento es decit, la funci6n y el contexto en el cual el documento se ha creado. La indexacién, por otra arte, se relaciona con el tema de expedientes y documentos y no establece disdtineién alguna en cuanto a su contexto. Recuerde las definiciones proporcionadas en la Leccién 2. La clasificacién es el proceso de asignar un expediente o un documento a su lugar fisico e intelectual apropiado dentro de un sistema de clasificacién. La indexaci6n es el proceso de etiquetar los documentos individuales de manera que puedan ser consultados y recuperados, Ningiin csquema de clasificacién es perfecto y cualquiera de ellos agrupard inevitablemente algunas piezas que se relacionan con mas de un tema. Un indice (basado normalmente en un_vocabulario controlado) debe compensar esto proporcionando mas de un término de recuperacién para cada documento 0 cada expediente. Muchos sistemas de archivacién del gobierno y de las empresas estan basados en la funcién porque Gta proporciona a’ estructura mas l6gica y més util para el esquema de clasificacién. ‘Tat RTTORES TopTESSnS Tas Soap sabi ldelcs generales y las esferas de trabajo de la organizacién. L je una organizacién estén definidas como sus esferas de negocios principales: Jas funciones son To _que_una fanciones se relacionan con el propésito del organismo, la razén de su existencia. En un nivel més bajo, las actividades son los medios por los que el organismo realiza sus funciones. Un esquema de archivacién basado en las funciones y las actividades asegura que los documentos se mantengan en una clasificacién y ordenacién que refleja el trabajo que llevé a su produccién. Dicho en pocas palabras, el método funcional vineula los documentos que se ionan con las mismas actividades- Sin embargo, es posible que algunos esquemas de clasificacién y codificacién déban tomar n cuenta otros factores, como el departamento que originé los documentos 0 el asunto principal tratado en los mismos. En gran medida, el esquema de clasificacién y codificacion i 1 _andlisi it resariales. Sin embargo, debe existir flexibilidad de incorporar al sistema de manera que las estructuras, Jas func’ responsabilidades_nuevas_o iables puedan ser incluidas. No tiene caso tener un esquema que seifala perfectamente el trabajo de una organizacién, pero que no permite la insercién de nuevos expedientes cuando surgen actividades nuevas. Por consiguiente, el andlisis de sistemas empresariales es un proceso constante; deberdrepetirse de vez en cuando con el fin de mantener actualizados los esquemas de clasificacién y codificacién. El esquema de clasificacién también ofrece normalmente reglas por las cuales se da a cada expediente 0 documento un nimero de referencia singular. A esto se le da el nombre de codificacién. Un sistema de codificacién es una representacién de un esquema de clasificacién con letras y/o niimeros y de acuerdo con un conjunto de reglas preestablecidas Particularmente en el nivel de expediente puede ser dificil predecir qué temas surgiran en el futuro. Un esquema de clasificacion por el cual se asignan cédigos o niimero de referenci los expedientes, como sea necesario, ser més flexible que un esquema de clasificacién’y codificacién predeterminado y rigido. Como regla general, cuanto més refleje un sistema de codificacién las relaciones jerarquicas entre los documentos, mas dificil ser insertar nuevos temas y cédigos. Es necesario tener esto presente al considerar la rapidez del cambio en el medio administrativo actual. Las principales caracteristicas de un sistema de codificacin o de nimeros de referencia son Jas siguientes: © Debe generar mimeros de referencia singulares para cada pieza que se va a clasificar. © Debe ser lo mas simple posible. * Debe proporcionar un orden patente, es decir, Ja clasificacién y ordenacién de las 4a.clasificacion y ordenacién de las piezas en el sistema serdn lgicas y predecibles. ‘© Debe ser inequivoco en su forma o su formato: por ejemplo, no habra opcién entre maylisculas y minusculas o entre la presencia o la falta de un elemento. © Sus elementos se podran distinguir con claridad: por ejemplo, AB/45/89/01. Seleccién de Sistemas de Clasificacién y Codificacién Hay muchos sistemas diferentes de clasificacién y codificacién de expedientes y no hay razones estrictas para escoger un sistema. La eleccidn de un sistema dependerd de una serie de factores como: - «el tamafio ejidad del organismo; e la variedad de sus asuntos;la cantidad de expedientes y otros documentos; la presencia de expedientes de casos; la rapidez de creacién de expedientes y documentos nuevos; el costo de instalacién y mantenimiento del sistema; la facilidad o Ia dificultad con la que los expedientes y documentos pueden ser organizados en categorias mutuamente excluyentes que denotan funciones y actividades especificas: acitacién necesaria para manejar y sostener el sistema; ‘el nivel de capacidades del personal de documentos. Los sistemas de clasificacién y codificacién de expedientes deberén planearse para que satisfagan las necesidades del organismo al, cual sirven. Los requisitos de un sistema de archivacién se establecen con mas detalle en la Figura 1. Requisitos de un Sistema de Archivacién Un sistema de archivacién debe apoyar las necesidades de la empresa o de la organizacién: Debe ser adecuado a la organizacién a la cual sirve y apoyar la toma de decisiones y “Tas actividades de Ta organizacion.— le los usuarios. Debe proporcionar la mejor, més facil y mas simple solucién. Debe ser eficiente en funcién de su costo. Dehe cortespanderse can las recursos, con equipo, fondos o personal adecuados. No debe depender de recursos externas para sus necesidades operativas. Un sistema de archivacién debe ser facil de comprender, usar y mantener: ‘Debe estar basado en Ta Togica o en el sentido comin. Debe_ser_comprendido por Tos operadores (el personal de documentos) y por los -usuarios. Debe ser independier oria humana. Debe usar procesos simples. Debe inspirar confianza a Tos operadores y los usuarios. Un sistema de archivacién debe ser preciso: Debe minimizar Jas d das. sobre donde archivar documentos. lentificacién y recuperacién de los expedientes. -Un-sistemade archivacidn debe ser completo y cabal: todos los expedientes gue necesitan ser incluidos.