Universidad de San Carlos de Guatemala Escuela de Historia Tcnico en Archivos Legislacin Archivstica Licda. Consuelo Ruano Estudiante !

uan Carlos Garrido G. Carnet "##$ % &"'(( GUA DE ESTUDIO &. )*u im+ortancia tiene ,ormar una red de archivosUna red de archivos +ermite esta.lecer la/os 0 +ro0ectos de cola.oracin en el ramo1 con la ,inalidad de cum+lir las ,unciones necesarias +ara la +reservacin de la documentacin1 entre las ,unciones de cola.oracin se +uede mencionar com+artir asesoramiento1 ,ormacin 0 a+o0o tcnico como tam.in a nivel +ro,esional en la e2+eriencia1 mane3o de normas internacionales e im+lementacin de tecnologas emergentes. ". )*u +rinci+ios de.en regir la legislacin archivsticaComo +rimer o.3etivo en la legislacin archivstica es la conservacin del +atrimonio documental 4archivos5 como testimonio 0 memoria de la Historia de la 6acin1 es decir su ,uncin histrica social. 7or otro lado1 el segundo o.3etivo de la legislacin archivstica es la e,icacia 0 la trans+arencia de la administracin +u.lica en el desarrollo de sus actuaciones 0 +rocedimientos administrativos1 lo cual se vincula estrechamente con los +rocesos democr8ticos en la +oltica 0 la iniciativa +u.lica1 0a 9ue se demuestra la ,uncin de la estructura social en el marco administrativo 0 econmico. (. )Cu8les son los dos o.3etivos 9ue de.e cum+lir la legislacin archivsticaEn +rimer lugar se +lantea como o.3etivo el an8lisis 0 desarrollo de los +rinci+ios de la legislacin archivstica 49ue ,ueron e2+uestos en el inciso anterior51 con la ,inalidad de regular 0 asegurar la conservacin del +atrimonio documental histrico 0 el +lanteamiento del acceso 0 consulta de estos1 3unto con los +rocesos relacionados1 +or ultimo tomando en cuenta la documentacin 0 administracin electrnica. !unto con la dualidad de estos elementos1 en +arte inscrita a los as+ectos culturales como tam.in en lo administrativo. En segundo lugar1 los archivos se encuentran incrustados en una realidad histrica es+eci,ica1 en la actualidad se encuentran en sociedades de tendencia democr8tica1 .a3o la cual1 los ciudadanos solicitan un ma0or acceso a la in,ormacin 9ue los archivos resguardan1 3unto con el hecho de la res+onsa.ilidad del go.ierno 0 la iniciativa +:.lica en su accionar 0 +roceder administrativo.

$. ;ndi9ue dos ra/ones +or las 9ue se de.e regular los documentos electrnicosComo +rimer +unto1 la necesidad de cum+lir con los elementos de inters general +ara la administracin +:.lica1 de.ido al desarrollo de nuevas herramientas 0 elementos tecnolgicos1 9ue +ermiten un alto grado de agili/acin en los +rocesos de in,ormacin administrativa. Como segundo +unto1 con la ,inalidad de o,recer al ciudadano un ma0or 0 m8s e,ectiva ,orma de acceder a la in,ormacin de los archivos1 se +lantea la necesidad de im+lementar la a+licacin de documentos electrnicos. <el +unto anterior se +uede 3usti,icar1 a la ve/1 9ue se vuelve necesario el regular 0 legislar so.re los documentos electrnicos1 +ara validar su im+lementacin 0 de,inir su a+licacin. =. )7or9ue en +oca de con,licto o guerra ha0 ,alta de normas adecuadas +ara conservar los documentosE2isten muchos as+ectos a tomar en cuenta1 en un +rimer caso1 el mane3o 0 cuidado de los documentos histricos 9ueda relegado a un +lano secundario en la agenda del go.ierno en una situacin de esta magnitud1 en,ocando los recursos en las actividades relacionadas a esta situacin. 7or otro lado1 en estos casos se vuelve carente la ca+acidad del go.ierno +ara garanti/ar la a+licacin de normas adecuadas +ara la conservacin de los archivos. A nivel social1 la a+licacin de las normas 0 la +reservacin 9uedan sin relevancia ante un con,licto. >. )7or 9u es im+ortante actuali/ar la legislacin como lo de la ,irma electrnicaLa im+ortancia de actuali/ar este ti+o de legislacin1 es el creciente grado 0 desarrollo tecnolgico 9ue se esta a+licando en los distintos as+ectos de la sociedad1 en este caso en +articular so.re el ti+o de documentacin 9ue se ha utili/ado 0 se esta utili/ando? 3unto con la necesidad +resentar alternativas a las consecuencias am.ientales 9ue se han generado +or la de+endencia al +a+el. <e estos elementos +arte la necesidad de asegurar 9ue la documentacin electrnica +osea ciertas caracteristicas minimas 9ue +ueda asegurar su legitimidad como su +roceder 0 su destino1 en ,orma 3uridica. '. )*u clases de ,irmas electrnicas e2istenSe de,inen tres ti+os de ,irmas electrnicas A5 Simple Con datos +ara identi,icar al ,irmante del documento 4autenticidad5. @5 Avanzada !unto con el hecho de la autenticidad del ,irmante1 se +uede garanti/ar la integridad tanto del documento como de la clave usada +ara validar los datos1 a +artir de dis+ositivos de creacin de ,irmas. C5 Reconocida Se de,ine como una ,irma avan/ada 0 am+arada +or certi,icado reconocido.

A. )En 9ue se di,erencia la ,irma electrnica de la digitalA nivel 3urdico1 la ,irma digital tiene un ma0or +eso 3urdico 0a 9ue e9uivale a una ,irma manuscrita1 esto es +osi.le 0a 9ue este ti+o de ,irma +osee certi,icados digitales 9ue aseguran su autenticidad1 0a 9ue esta autori/ado +ara tal actividad. B. )*u criterios de.en llenar los documentos electrnicosLos documentos electrnico de.en llenar como mnimo los siguientes re9uisitos A5 El contenido 0 estructura del documento electrnico de.e ser inaltera.le. @5 El documento de.e ser +lenamente accesi.le1 de manera directa o a travs de una herramienta adecuada. C5 <e.e +oseer una vida :til igual o su+erior a la del +a+el. &#. )*u as+ectos negativos se le atri.u0en al documento electrnicoTres +ro.lemas ,undamentales o as+ectos negativos se +ueden encontrar en la documentacin electrnica En +rimer lugar se encuentra el +unto negativo de su veracidad1 0a 9ue +uede carecer de este de.ido a los avances 9ue e2isten en el ramo de tecnologa 0 los +rogramas +ara edicin 0 modi,icacin1 esto lleva al segundo +unto 9ue es la seguridad de los documentos electrnicos1 0a 9ue si no ha0 veracidad en este1 su ,alsi,icacin es +osi.le. 7ero estos elementos no se encuentran e2entos de la documentacin en +a+el1 en el cual se ha encontrado tam.in estos dos +untos negativos. &&. )*u +ro.lemas ha0 en nuestro +as so.re el acceso a la in,ormacin7ara el caso +articular de nuestro +as1 un +ro.lema o +unto negativo +articular es la ca+acidad 9ue se +uede .rindar +ara la sociedad en general +ara el acceso a la in,ormacin de este ti+o1 0a 9ue la im+lementacin de este ti+o de medios tecnolgicos +ueda +resentar una .arrera +ara los ciudadanos. &". )*u venta3as tienen los documentos electrnicos en relacin a los ,sicosUna ma0or ca+acidad de divulgacin1 a.arcando grandes gru+os de +ersonas como destinatarios con la ,inalidad de li.re acceso de la in,ormacin1 a la ve/1 esto im+lica 9ue este ti+o de documentos +ueden estar dis+oni.les las "$ horas del da 0 desde cual9uier estacin 9ue +osea los re9uisitos +ara consultar. 7uede tener una vida media mucho ma0or 9ue el so+orte +a+el 0 no carece de degradacin.

&(. )*u n:mero de decreto es el de la le0 de ,irma electrnica<ecreto $'%"##A. &$. )Cmo se llama la le0 9ue regula la ,irma electrnica en GuatemalaLe0 +ara el Reconocimiento de las Comunidades 0 Cirmas Electrnicas. &=. );ndi9ue " as+ectos interesantes de la le0 de ,irma electrnica&5 *ue la le0 de ,orma electrnica no elimina la utili/acin del +a+el como so+orte1 e incluso avala en situaciones 9ue sean necesarias 0 9ue la le0 mande su utili/acin1 +or lo cual no elimina este ti+o de so+orte. "5 En caso 9ue el rece+tor no indi9ue Dacuse de reci.idoE en un +la/o +rudente1 el iniciador tiene 9ue solicitar al destinatario 9ue este noti,i9ue el ha.er reci.ido el documento1 en caso de no reci.ir noti,icacin1 se considera 9ue no ,ue reci.ido 0 el iniciador +uede tomar las decisiones +ertinentes 0 e3ercer los derechos 9ue sean necesarios.