CONTROL INTERNO

UNIDAD I : ELEMENTOS DE CONTROL INTERNO

1. CONTROL INTERNO
CONCEPTO.- Es un sistema que incluye todas las medidas adoptadas por una
organizacin con el fin de:

Proteger los recursos contra despilfarros, fraudes e ineficiencia

Asegurar la exactitud y confiabilidad de los datos contables y operacionales.
Asegurar el estricto cumplimiento de las polticas trazadas por la empresa.
Evaluar el rendimiento en los diferentes departamentos o divisiones de la
empresa.

Control Interno es aquel sistema de control que comprende el plan de la organizacin y

todos los mtodos y medidas coordinadas, adoptadas por la empresa para salvaguardar sus
activos, comprobar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, promover la
eficiencia operativa y fomentar la adhesin a las polticas administrativas prescritas.
CONTROL INTERNO CONTABLE
Son aquellas medidas que se relacionan con la proteccin de los activos y la confiabilidad
de la informacin contable y financiera, ejemplo: los comprobantes contables
prenumerados.
CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO
Son aquellas medidas que se relacionan principalmente con la eficiencia operacional y la
observacin de las polticas establecidas en el rea de la organizacin, ejemplo: las medidas
de seguridad, los accesos restringidos.
Una debilidad de control interno no implica necesariamente que los registros sean errneos
pero si existe la posibilidad que los estados financieros puedan contener errores.
ELEMENTOS DE CONTROL
1) PLAN DE LA ORGANIZACIN: Debe indicar claramente los departamentos o
personas responsables de las diferentes funciones (compras, recepcin de
mercaderas, aprobacin de crditos para clientes), las cuales deben costar por
escrito, la asignacin de cada funcin implica la facultad de tomar decisiones y
adems se debe velar por una adecuada separacin de funciones.
2) TRANSACCIONES: Se deben realizar con el cumplimiento de las siguientes
etapas:
Autorizacin
Aprobacin
Ejecucin
Registro
Por ejemplo en una venta al crditos se pueden observar los siguientes pasos:
1. Autorizacin de la venta por la gerencia, a aquellos clientes
que cumplan ciertos requisitos.
2. El gerente de crditos aprueba la venta por un determinado
monto.

3. Se ejecuta la transaccin y se confecciona la factura y se

entrega la mercadera al cliente.
4. Se registra la venta en el departamento de Contabilidad
CUENTAS POR COBRAR
VENTAS
Para que cada departamento pueda dar cumplimiento requiere tener la totalidad de
la documentacin que corresponda.
3) Separacin de funciones contables y custodia de los activos crea un fuerte control
interno.
4) Separacin de responsabilidades para funciones afines.
Ejemplo en la venta de mercadera se da la siguiente funciones afines sobre las
cuales se debe efectuar una separacin de funciones:
Entrega de mercadera
Registro de Cuentas por Cobrar
Recaudacin de la deuda
5) Cuando se permite a un empleado manejar todos los aspectos de una transaccin
aumentan el peligro de fraude. (robo, retencin de pagos a proveedores, pagos por
mayor valor a los proveedores, fijar precios ms bajos a ciertos clientes)
6) La rotacin de empleados, fortalece el control interno ya que cuando las personas
saben que otro trabajador va a tomar sus funciones, manejaran los registros con
mayor cuidado cindose a los procedimientos establecidos. Exigir a los empleados
a hacer uso de sus vacaciones y que otra persona continu con las funciones
asignadas.
7) Documentacin Prenumerada para ordenes de compra, facturas de venta, cheques,
comprobantes de Ingreso, Egreso y Traspaso
8) Personal competente. El mejor sistema de control interno no funcionar si el
personal no tiene el suficiente nivel de competencia.
9) Pronsticos Financieros. Si la empresa ha fijado metas para sus reas estas pueden
compararse mes a mes con lo real e identificar e investigarse de inmediato si existe
alguna divergencia.
10) Auditora Interna. El auditor interno tiene la responsabilidad de investigar la
eficiencia de las operaciones de cada departamento.
CONSIDERACIONES
1. El control interno debe revisarse continuamente. (actualizacin)
2. Limitacin del control interno. Dos o ms empleados que trabajen coludidos
pueden burlar el sistema.
3. El control interno en pequeos negocios es ms difcil de crear que en una
empresa grande.
4. El control interno no se debe plantear solo en trminos de prevencin de fraudes
sino como un medio para aumentar la eficiencia operacional.
5. Al establecer el control interno no se debe perder de vista el costo los que no
deben ser mayores que los beneficios.
ELEMENTOS CONSTITUTIVOS DEL CONTROL INTERNO
1. CONTABILIDAD: Plan de cuentas, Manual de cuentas, Comprobante y
Formularios, Informes y Estados Financieros.
2. PRESUPUESTOS
3. ESTADSTICAS y equipos mecnicos
4. PERSONAL Seleccin, rotacin, fianzas.

CONTROL DEL EFECTIVO

Se entiende por efectivo: monedas, billetes, cheques, giros bancarios, y dinero depositado
en bancos.
El efectivo es el ms corriente y liquido de todos los activos.
RESPOSABILIDAD DE LA GERENCIA FRENTE AL EFECTIVO

Evitar prdidas por concepto de fraudes o robos,

Garantizar la exactitud contable de los ingresos, pagos y saldos del efectivo,
Mantener el saldo suficiente para hacer los pagos necesarios y afrontar emergencias,
Evitar mantener cifras grandes de dinero ocioso.

CONTROLES SOBRE EL EFECTIVO

Custodia de los activos separados del registro de transacciones.
La funcin de registro debe estar subdividida en varios empleados.
CARACTERSTICAS

Existencia de un Plan de Organizacin.

Existencia de Polticas y Procedimientos integrados
Personal adecuado
Ejecucin adecuada a los procedimientos

OBJETIVOS
1. Que todos los ingresos sean depositados integra y oportunamente. /100% al da
siguiente a ms tardar)
2. Arqueos sorpresivos. ( por personal ajeno)
3. Que todos los egresos se cancelen con cheque.
4. Asignacin de un Fondo Fijo adecuado.
5. Que todos los ingresos que debieran recibirse efectivamente se reciban.
6. Que existan formularios prenumerados para Ingresos y Egresos.
7. Que exista un Plan de Cuentas adecuado que permita contabilizar correctamente los
ingresos y egresos.
8. Que exista un sistema de autorizacin de Egresos.
Situaciones que pueden presentarse para encubrir fondos:
1. Cancelar gastos ficticios
Contabilizar y pagar facturas falsas
Contabilizar y pagar duplicados de documentos
2. Postergar depsitos.
3. Adulterar documentos corrigiendo cifras.
4. Adulterar la suma de los reembolsos de Fondos Fijos.
5. Cuando se utiliza dinero de cobranzas para efectuar pagos personales, adulterando la
suma de los cobro y retirando la diferencia.
6. Adulterar depsitos y alterar posteriormente las conciliaciones bancarias.
7. Adulterar boletas de depsito y notas de debito bancario (cargos) por sumas
equivalentes.

Medidas que se deben tomar para evitar estas situaciones:

Adecuada separacin de funciones entre el que paga y el que registra.
Separar las funciones de preparacin de pagos y su realizacin.
Emitir cheques nominativos ( borrar a la orden de y al portador)
Aplicar polticas de que todos los comprobantes de fondos fijos indiquen los montos
en nmeros y letras.
Aplicar polticas de que todos los fondos fijos sean examinados por una persona
distinta al cajero.

Otras medidas de separacin de funciones:

Personal encargado de caja:
Que no lleven o no tengan acceso a los registros indirectos de Cuentas por Cobrar
especialmente de Clientes.
Que no puedan aprobar descuentos o devoluciones de clientes.
Que no tengan la custodia de documentos, acciones u otros valores.
Que no tengan la autoridad suficiente para autorizar pagos o preparar comprobantes.
Que no aprueben los castigos de deudores.
Que no preparen, firmen, o despachen cheques, especialmente de proveedores.
Que no preparen nominas de remuneraciones ya que podran: adulterar su propia
remuneracin o incluir empleados inexistentes.
Que no reciban cheques pagados devueltos por el banco.
Que no reciban las cartolas bancarias.
Que no sean la misma persona que determina los montos a circularizar.

Reglas con respecto al Fondo Fijo

Todo pago debe respaldarse con un comprobante confeccionado a tinta o a mquina
registrando en l los montos en nmeros y letras as como tambin el concepto del
pago y fecha del mismo.
El cajero no debe hacer pagos cuando no se encuentran autorizados los
comprobantes por el funcionario encargado.
Los vales y recibos por prestamos temporales, cheques personales, no deben formar
parte del fondo fijo.
Peridicamente el cajero debe rendir cuenta preparando un listad de los
comprobantes pagado. Se reembolsara mediante cheque, los comprobantes se
revisaran por funcionarios asignados para esta labor.
Los comprobantes se inutilizarn con un sello fechador pagado y se archivaran.
Regularmente conviene practicar arqueos por el auditor interno o empleados
responsables, ajenos al departamento de Contabilidad o Caja.
CUENTA CAJA
Es una cuneta de Activo Circulante que registra todo el movimiento de efectivo o valores
que los representen. La cuenta Caja recibe la informacin de:
SISTEMA JORNALIZADOR
Comprobantes
DEBE :

Diario General
Movimientos del mes de Ingresos

HABER :

Movimientos del mes de Egresos

SISTEMA CENTRALIZADOR
Comprobantes

Diario Auxiliar de Caja

Mayor

DIARIO AUXILIAR DE CAJA

DEBE
FECHA

DETALLE PARCIAL

TOTAL

HABER
FECHA DETALLE PARCIAL TOTAL

Al termino del mes se confecciona un asiento centralizador; uno por los ingresos y otro por
los egresos
-------------------x ------------------Caja
Clientes
Xxxxxx
Xxxxxxx
----------------- x-------------------Proveedores
Xxxxxxxxxx
Xxxxxxxxxxx
Caja
DEBE
FECHA
1
2
3
4

DETALLE
Pago Clientes
Cobro letra
Cobro arriendo
Venta
mercadera

Total
HABER
FECHA DETALLE
1
2
3
4
Total

Deposito
Pago proveedor
Pago letra
Gtos varios

Cuentas Acreedoras

Cuentas
Deudoras

CONTROL CLIENTES
10.000
15.000
5.000
35.400

10.000

65.400

10.000

L*C

ARR
COB

MERCADERIAS

IVA

30.000

5.400

30.000

5.400

15.000
5.000
15.000

5.000

CONTROL BANCO PROVEEDORES L*P

20.000
10.000
17.000
5.000
52.000

INTERESES GTOS
GRL

20.000
10.000
16.000
20.000

10.000

17.000

1.000
1.000

5.000
5.000

Asientos:
______________x________________
CAJA
65.400
CLIENTE
10.000
L*C
15.000
ARRIENDO COB.
5.000
MERCADERIA
30.000
IVA
5.400
G: por centralizacin debe Libro Caja
______________x_____________
BANCO
20.000
PROVEEDOR
10.000
L*P
16.000
INTERES
1.000
GASTOS GRLS
5.000
CAJA
52.000
G: por centralizacin haber Libro Caja
Operaciones:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Se recibe pago de un Cliente $10.000

Se recibe cheque por pago de letra $15.000
Se recibe pago de arriendo $5.000
Se reciben $35.400 por venta de mercadera
Se deposita en cuenta corriente $20.000
Se paga a un proveedor $10.000
Se paga una letra por $17.000 ($1.000 inters)
Se pagan gastos varios por $5.000

INSTRUMENTOS QUE FACILITAN EL MANEJO DE EFECTIVO

El hecho de cancelar con cheques y depositar los ingresos en cuenta corriente facilita el
control, pero a su vez se pierde agilidad en los pagos especialmente en aquellos de poco
monto, una de las formas de evitar esto es utilizar un Fondo Fijo o una Caja Chica.
Contablemente los conceptos son distintos.
Fondo Fijo: Se entrega a un empleado una cierta cantidad de dinero en efectivo para
atender en forma oportuna pagos que deben cumplir con ciertos requisitos, esto es
deben corresponder a pagos urgentes y por un monto limitado.
La persona encargada del Fondo Fijo debe efectuar una rendicin cuenta demostrada a
travs de documentos, reflejados en una planilla que seale los gastos incurridos. Al
final del mes se totaliza y se adjuntan los comprobantes de respaldo.
Esta rendicin debe ser revisada por otra persona y una vez aprobada se repone el
Fondo Fijo.
MODELO DE RENDICIN DE CUENTA
Identificacin: ..............................................................................
Monto Asignado: .........................................................................
FECHA

DETALLE

N FACTURA O MONTO GASTO

BOLETA

TRATAMIENTO CONTABLE
_____________ 1 __________________
Fondo Fijo
100.000
Banco
100.000
G: por entrega de Fondo Fijo al Sr. Aros
_____________ 2 __________________
Gastos Generales
95.000
Fondo Fijo
95.000
G: por rendicin Fondo Fijo asignado al Sr. Aros
_____________ 3 __________________
Fondo Fijo
95.000
Banco
95.000
G: por reposicin de Fondo Fijo al Sr. Aros
Caja Chica: No se controla el movimiento de ingresos y egresos a travs una cuenta de
mayor, sino que corresponde a un movimiento de caja, generalmente se entregan estos
fondos al cajero.
TRATAMIENTO CONTABLE
_____________ 1 __________________
Caja
100.000
Banco
100.000
G: por entrega de Caja Chica al Sr. Aros
_____________ 2 __________________
Gastos Generales
95.000
Caja Chica
95.000
G: por rendicin Caja Chica del Sr. Aros
_____________ 3 __________________
Caja
95.000
Banco
95.000
G: por entrega de Caja Chica al Sr. Aros
Al final del periodo no es necesario hacer la devolucin del saldo de caja, porque el
banco lo refleja en caja, operacin que si debe realizarse con el Fondo Fijo.

ARQUEO
Consiste en verificar peridicamente los saldos que mantiene el cajero y constatarlos
con los registros contables, operacin que se debe realizar mediante el recuento del
dinero en poder del cajero.

ARQUEO DE CAJA
AL 31/03/03
BILLETES
20.000
10.000
5.000
1.000

NUMERO
1
2
10
5

MONTO
20.000
20.000
50.000
5.000

TOTAL

MONEDAS
500
100
50
10
5
1

NUMERO
1
2
10
5
10
20

MONTO
500
200
500
50
50
20

TOTAL

Documentos:
N CHEQUE
053
076
021

BANCO
Chile
Estado
Santander

MONTO
1.200.000
500.000
800.000

FECHA
31/12/02
20/03/03
31/03/03

Total arqueo al 31/03/03

95.000

1.320

$ 2.596.320
CUENTA BANCO

Los principales movimientos de la Cuenta de Mayor Banco son producidos por los
siguientes conceptos:
DEBE
Depsitos
Cobranzas
Descuento de letras
Prestamos Bancarios
Cargos por comisiones
Liquidacin por operaciones de cambio

HABER
Giro de cheques
Cheques depositados y devueltos
Letras Descontadas impagas
Amortizacin de prestamos
Intereses
Comisiones
Gastos Bancarios
Traspasos varios

Depsitos: Documentos que la empresa entrega directamente al banco para que sean
ingresados a la cuenta corriente, pueden ser en efectivo o documento.
Cobranzas: La empresa puede ingresar letras al banco para que este al fecha de
vencimiento efecte la cobranza del documento.
Descuento de letras: Valores que recibe la empresa y son presentada al banco para que
este adelante el dinero que se obtendra a la fecha del vencimiento.
Prestamos bancarios: Son prestamos solicitados por la empresa al banco que este
deposita directamente en la cuenta corriente.
Comisiones de confianza: Se pueden originar por cobros a terceros encargados por la
empresa al banco.
Liquidacin por operaciones de cambio: La empresa puede ejecutar operaciones de
comercio exterior y en ese caso debe liquidar sus divisas en la entidad bancaria.

Giro de cheques: Corresponde a los cheques emitidos por la empresa.

Cheques depositados y devueltos: Son aquellos documentos recibidos por la empresa,
depositados en su cuenta corriente, enviados en canje por el banco y regresados por
disconformidad. (fondos insuficientes, firma girador no corresponde, cuenta corriente
cerrada, caducado, etc.)
Letras descontadas impagas: Cuando se produce el descuento el banco carga en la
cuenta corriente de la empresa el monto determinado, en caso de no pago del
documento el banco procede al cobro a la empresa, por lo que abona la cuenta.
Amortizacin de prestamos: El banco descuenta directamente de la cuenta corriente de
la empresa las cuotas correspondientes al prstamo.
Intereses: corresponde a cobros realizados por el banco por el uso de su capital.
(sobregiro)
Comisiones: Cobros del banco por servicios prestados.(Letras en cobranza)
Gastos Bancarios: Son gastos inherentes a la cuenta bancaria.(Impuesto de cheques)
Traspasos: La empresa puede tener otros productos del banco como lnea de crdito,
depsitos a plazo, otra cuenta corriente etc.
CONTROL INTERNO DEL BANCO
Evitar fraudes
Registros confiables
Las cuentas bancarias deben ser bipersonales
Los egresos del banco deben ser debidamente justificados
Deben existir normas precisas del manejo fsico de cheques y documentacin
que entrega el banco
Los talonarios de cheques deben ser guardados en forma separada de los que
estn en uso.
Las cuentas corrientes deben ser conciliadas peridicamente.
CONCILIACIN BANCARIA
Es una comparacin que se hace entre los antecedentes que tiene la empresa y los que
entrega el banco respecto de la cuenta corriente, con el fin de verificar que no existan
omisiones y determinar el saldo real vale decir la disponibilidad en la cuenta bancaria.
Generalmente el saldo entregado por el banco no coincide con el de la empresa por:
Depsitos no registrados por el banco
Cheques girados y no cobrados
Abonos efectuados por el banco no cargados por la empresa
Cargos efectuados por el banco no registrados por la empresa