Espieira, Sheldon y Asociados

Boletn de Asesora Gerencial*

Optimizacin de Procesos:
Reduccin de Costos y Creacin de Valor
No. 11 - 2008

*connectedthinking

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Contenido
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4 Sumario
4 Enfoque Tradicional de la Reduccin de Costos
4 Riesgos del Enfoque Tradicional
4 Enfoque Actual de la Gestin de Costos
4Conclusiones
4 Crditos / Suscribirse

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Optimizacin de Procesos:
Reduccin de Costos y Creacin de Valor

Sumario
La actividad empresarial en el mbito de
produccin de bienes y servicios pareciera estar
signada por una lucha constante entre el
incremento de los costos y la exigencia de calidad
de los productos o servicios en el mercado.
El efecto inmediato coloca a la empresa en la
exigencia de controlar sus costos a niveles
estratgico y operativo, de manera de conservar
el nivel de competitividad tanto en los precios de
sus bienes o servicios como en la calidad.

Otros indicios pueden llevar a las empresas a

tomar acciones para mejorar la gestin de sus
costos, por ejemplo: disminucin de la
rentabilidad o prdida, desmejora de la liquidez,
prdida de mercado, baja capacidad de maniobra
ante los competidores, o simplemente el deseo de
ser ms competitivo.
El presente boletn explicar el enfoque de
Espieira, Sheldon y Asociados, Firma miembro
de PricewaterhouseCoopers para analizar la
gestin de costos a niveles estratgico y
operativo, al tiempo que permite identicar
aquellas actividades generadoras de valor que
pueden ser impulsadas en la organizacin.

Enfoque Tradicional de la Reduccin

de Costos
Tradicionalmente cuando una empresa emprenda
un proyecto de reduccin de costos, se generaba
una gran tensin entre sus empleados y
trabajadores. Los principales anlisis del proyecto
se centraban en la forma de reducir personal o
gastos que afectaban directamente a los
benecios a los que tena derecho el personal,
tales como: caf, ticket de estacionamiento,
viticos y hospedaje de empleados, regalos en
fechas de estas para los hijos de los
trabajadores, entre otros.

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Reduccin de Costos y Creacin de Valor

Enfoque Tradicional de la Reduccin

de Costos (continuacin)
Una pequea evolucin de este tipo de proyectos,
tal como se puede observar en la gura Nro. 1, se
centra en la identicacin de las necesidades de
reducir costos en un rea especca de la
organizacin e identicar la estructura de costos
de esa rea: actividades, componentes de costos
y gastos, personal y tecnologa.

Figura Nro.1:
Enfoque tradicional de
los proyectos de reduccin de costos

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Enfoque Tradicional de la Reduccin

de Costos (continuacin)
Una vez identicada la estructura de costos se
realiza una medicin, y para aquellas ms
prioritarias o de mayor costo se realiza un anlisis
conclusivo en alguna de las tres vas: eliminar,
disminuir o sustituir por otra actividad o
componente menos costoso.
Finalmente, el proyecto concluye con un informe
en el cual se mide los costos disminuidos, de
acuerdo a las actividades o componentes que se
han logrado eliminar, disminuir o sustituir.
Estos dos enfoques tradicionales pudieran
obtener algunos resultados efectivos y puntuales
sobre la reduccin de costos en un rea
especca, sin embargo muchos son los ejemplos
de aquellos efectos secundarios no deseados que
nalmente traen como consecuencia.

Riesgos del Enfoque Tradicional

A continuacin se mencionan algunos de estos
efectos secundarios que han trado consigo
proyectos de reduccin de costos bajo un enfoque
tradicional:
Prdida de talentos: Al hacer reduccin de
personal se pudiera pensar en prescindir de
aquellos ms costosos, pudiendo ser igualmente
aquellos que tambin presentan el mayor
conocimiento de los procesos internos de la
organizacin, la mayor experiencia y el mayor
liderazgo.
Una salida de personal pudiera incrementar las
actividades a realizar por el personal restante
terminando ste descontento, agotado y con una
cantidad de tareas que sobrepasa su capacidad,
llevando a tomar decisiones unilaterales por parte
del trabajador. Otros por su parte buscarn
alternativas antes que se cumpla la amenaza,

pudiendo llegar a existir una verdadera fuga de

talentos en la organizacin.
Disminucin de la calidad y de la produccin:
Algunos proyectos de reduccin de costos optan
por medidas que pueden ahorrar costos pero que
nalmente afectan la calidad del producto o
servicio.
Ejemplo de esto es una organizacin que decidi
cambiar sus proveedores originales de materia
prima e importarla de un pas con mano de obra
ms econmica pero que lamentablemente
tambin posea menores controles de calidad. La
materia prima utilizada no rindi lo mismo que la
anterior y adicionalmente tuvo serios retrasos en
la entrega, afectando tambin la produccin. Al
cabo de un tiempo fue difcil volver con su
proveedor original debido a que ste ya tena su
produccin comprometida, y como consecuencia
no logr cumplir con las metas de entrega a sus
clientes, afectando tambin su reputacin.

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Riesgos del Enfoque Tradicional

(continuacin)
Disminucin del control interno: En una
organizacin se decidi eliminar algunas
actividades que aparentemente no generaban
valor a la cadena productiva. Una vez eliminadas
estas actividades se comenzaron a presentar
debilidades de control interno que afectaron
seriamente la conabilidad de los procesos
internos de la organizacin. Estas actividades
eran realmente mecanismos de control que
permitan prevenir registros inadecuados a los
sistemas de informacin de la compaa que
nalmente afectan los registros contables.
Aumento del costo en otras actividades: Otra
organizacin intent sustituir parte de sus costos
de licenciamiento de su sistema de informacin
realizando algunas tareas a travs de hojas de
clculo. El costo en horas hombre para realizar

estas tareas, de controles adicionales y de

disponibilidad de la informacin, nalmente se
incrementaron en una escala mayor a la que se
disminuyeron los costos por licenciamiento.
Finalmente, el ms grave de los riesgos es la
prdida de clientes, debido a que siente el efecto
de la reduccin de costos que ha llevado a cabo
la organizacin. Un aspecto clave que no se debe
dejar de lado es que la reduccin de costos es un
proceso interno que por nada debera afectar al
cliente nal.

Enfoque Actual de la Gestin de

Costos
El enfoque actual avanza sobre la reduccin de
costos tradicional y se transforma en la gestin de
costos. Algunas caractersticas que sobresalen en
el segundo concepto son las siguientes:
- Toma en cuenta la misin y visin de la
organizacin
- Las acciones se enfocan a nivel estratgico y
operativo
- Ampla la visin parcializada del tema o sobre
un rea especca
- Utiliza ampliamente indicadores de medicin
- Se establecen mecanismos de seguimiento
sobre las decisiones tomadas en el proyecto
- Adopta soluciones adaptadas a los procesos de
la organizacin

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Enfoque Actual de la Gestin de

Costos (continuacin)
- Se involucra al personal de la organizacin y su
conocimiento
- Toma en cuenta la curva de aprendizaje
- Toma en cuenta el control interno
La metodologa para la gestin de costos incluye
una serie de etapas donde se involucra a la gente,
los procesos y la tecnologa disponibles en la
organizacin. Adicionalmente, la gestin de
costos implica que reducir costos no es el n que
se debe lograr sin importar los medios, sino que
cada accin debe ser medida en sus
consecuencias y de ser necesario tomar medidas
paliativas o alternas para evitar los riesgos arriba
mencionados. Otra caracterstica fundamental es
que piensa no solo en reducir costos sino tambin

en maximizar el benecio y en algunos casos en

maximizar los ingresos, ambos orientados a la
creacin de valor en la organizacin.

Conclusiones
Como se puede observar en la Figura No. 2, la
gestin de costos es un concepto integral que
permite tomar decisiones a niveles estratgico y
operativo, de acuerdo a un diagnstico realizado
en las distintas cadenas de valor de la
organizacin y con una visin alineada con las
relaciones entre todos los procesos de negocio, el
personal y la tecnologa disponible en la
organizacin.
(ver la Figura No. 2 en la pgina siguiente)

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Reduccin de Costos y Creacin de Valor

Conclusiones (continuacin)

6 Figura Nro.2: La Gestin de Costos como un enfoque integral

4
4
4
4

En este marco, vale reconocer que las

organizaciones luchan constantemente entre dos
corrientes bsicas como parte de sus objetivos
estratgicos: Aumentar los ingresos y reducir sus
costos. El enfoque de Gestin de Costos, permite
coordinar estos dos objetivos al incluir la creacin
de valor como uno de sus horizontes principales.
Por una parte la maximizacin del benecio es una
consecuencia directa de la reduccin de costos y
de decisiones estratgicas en cuanto a
diversicacin o concentracin de los productos o
servicios, mejoramiento del margen de rentabilidad,
entre otros, y por otra parte, la maximizacin de
ingresos resulta de la identicacin de fugas de
ingresos durante las fases de anlisis y
cuanticacin de la metodologa. Las fugas de
ingresos es dinero que por algn motivo no fue
registrado en los estados nancieros, a pesar de
poseer todos los derechos sobre el mismo.

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El Boletn Asesora Gerencial es publicado
mensualmente por la Lnea de Servicios de Asesora
Gerencial (Advisory) de Espieira, Sheldon y
Asociados, Firma miembro de
PricewaterhouseCoopers.
El presente boletn es de carcter informativo y no
expresa opinin de la Firma. Si bien se han tomado
todas las precauciones del caso en la preparacin
de este material, Espieira, Sheldon y Asociados no
asume ninguna responsabilidad por errores u
omisiones; tampoco asume ninguna responsabilidad
por daos y perjuicios resultantes del uso de la
informacin contenida en el presente documento.
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