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LA INDUSTRIA DE LA ORGANIZACIN DE
EVENTOS: PRESENTE, EVOLUCIN Y

TENDENCIAS
LA INDUSTRIA DE LA ORGANIZACIN DE EVENTOS:

PRESENTE, EVOLUCIN Y TENDENCIAS
1.- Turismo de negocios: algunos conceptos bsicos

2.- Clasificacin del mercado: tipos de eventos.
3.- Factores y actores en el mercado de reuniones.
4.- Algunos datos del mercado
5.- Principales tendencias en el MICE
6. El sector MICE y la crisis econmica mundial

La organizacin mundial del turismo (OMT) reconoce, al hablar de la

actividad turstica, seis (6) motivaciones fundamentales de los
visitantes a la hora de viajar:
Ocio y vacaciones
Visitas a familiares y amigos
Salud
Religin
Negocios
Otros motivos

El turismo de negocios es la actividad turstica que se produce por

actividades profesionales generando un volumen de negocio que supone ms
del 15 % del turismo internacional en el mundo

Las razones profesionales que tienen particulares y empresas para viajar son
innumerables.
Algunos ejemplos pueden ser:
Asistencia a un congreso, convencin o jornada.
Acciones de Marketing y Comunicacin: presentacin de un producto, una rueda
de prensa, asistencia a una Feria, etc.
Un viaje de incentivo.
Una visita de inspeccin.
Fam-trip, Press-trip, Workshop.
Actividades de formacin.
Relaciones mercantiles con otras empresas.
Acciones internas de la empresa.
Acciones relacionadas con la responsabilidad social corporativa
Otras..

Algunos de estos ejemplos tienen por objeto el asistir a diferentes actos o encuentros con
otros colectivos y/o personas.
Por tanto, Es lo mismo el turismo de negocios y el turismo de reuniones?
Negocios: cualquier viaje por motivos profesionales.
Reuniones: Un conjunto de personas congregadas para realizar unas actividades comunes
con unos fines preestablecidos, que cumplen las siguientes caractersticas:
Se producen en un lugar predeterminado.
Tienen una duracin limitada.
Siguen un programa concreto.
Existe un responsable pblico o privado de la reunin.
Se celebran con un objetivo o intencionalidad.
Tocan una temtica definida.

Pregunta 2: Es lo mismo el turismo de reuniones y el turismo de congresos?

Reuniones: Un conjunto de personas congregadas para realizar unas actividades comunes
con unos fines preestablecidos que cumplen determinadas caractersticas.
Congresos: Son reuniones que tienen unas caractersticas determinadas:
Evento organizado por Asociaciones, Colectivos profesionales, Federaciones etc. con el

fin de debate y/o divulgacin, intercambio de ideas, comunicacin.
Normalmente con cuota de inscripcin, que paga cada participante.
Cada participante decide si acude o no al evento (la convocatoria es abierta).
Suele haber sponsorizacin de alguna sociedad y/o exposicin comercial.
Su duracin suele ser de 2/3 das.

En la prctica:
Se suelen confundir los tres trminos, ya que ni siquiera los profesionales
del sector se ponen muy de acuerdo en lo que es cada cosa.
Internacionalmente, se suele utilizar la terminologa inglesa y la
denominacin de sector MICE (Meetings, Incentives, Conferences and
Exhibitions).
Otra carencia estructural del sector son las estadsticas, que no son nada
fiables y no permiten una investigacin ms profunda sobre el mercado y sus
tendencias. Fuentes fiables:
ICCA (International Congress and Convention Association)
UIA (Union of International Associations)
SCB y METURE (Espaa)

Independientemente de los aspectos econmicos de la industria, los

congresos y reuniones nacen como consecuencia de la necesidad de
personas y colectivos de comunicarse
De los colectivos hacia fuera
De los colectivos entre s
De los colectivos hacia dentro
CONGRESO, EVENTO = COMUNICACIN

Para el participante, el congreso supone:

1. Conocer a sus colegas de otros pases
2. Intercambiar experiencias y conocimientos
3. Tener la perfecta excusa para dejar a su clientela sin atender
4. Conocer, tursticamente otras ciudades y pases
5. Disfrutar de acontecimientos artsticos y culturales especiales para el
congreso y no repetibles para el resto del pblico
6. Muy probablemente, viajar gratis, en unos casos como invitado y en otros,
deduciendo el importe de su cuota y viaje como un gasto profesional en si
declaracin de renta

Para terminar la introduccin:
Las cifras siguen creciendo ao a ao (salud del sector inquebrantable).
Hay una apuesta cada vez ms inequvoca de las administraciones pblicas por
apostar por el turismo de reuniones.
No se equivocan, ya que ofrece muchas ventajas:
Desestacionalizacin (o estacionalidad inversa).

Mayor gasto medio (casi 600 /da, Espaa 2009 ).
Servicios de gama alta siempre.

Posibilidad de repetir (fidelizacin).
Imagen de marca para las ciudades.


3.- Factores y actores en el mercado de reuniones.

Hay una infinita variedad de reuniones y eventos pero algunos poseen

caractersticas comunes y ello nos permite establecer ciertas
categoras bien diferenciadas.
La mayora de los autores distingue, en primer lugar, entre el segmento de

las reuniones eventos cuya motivacin principal es el ocio actos
culturales, deportivos o sociales organizados con tal fin y el mercado de
congresos, convenciones, ferias e incentivos propiamente dicho.
Otra categora claramente diferenciada es la de los Mega-Eventos, aquellos

eventos que requieren la accin directa de Gobiernos y Administraciones
pblicas por su magnitud e importancia: Exposiciones Universales, Juegos
Olmpicos, Campeonatos Mundiales, etc.
LA INDUSTRIA DE LA ORGANIZACIN DE EVENTOS: PRESENTE,

EVOLUCIN Y TENDENCIAS
Este cuadro nos permite entender mejor el mercado:
MERCADO DE
REUNIONES
CONGRESOS,
CONVENCIONES
E INCENTIVOS
OCIO
CULTURALES
DEPORTIVOS
OTROS
CONGRESOS
CONVENCIONES
FERIAS Y
EXPOSICIONES
INCENTIVOS
JORNADAS
LOS EVENTOS COMO HERRAMIENTA DE MARKETING:

CONGRESO
Evento organizado por Asociaciones, Colectivos profesionales,
Federaciones etc. con el fin de debate y/o divulgacin, intercambio de
ideas, comunicacin.
Normalmente con cuota de inscripcin, que paga cada participante.
Cada participante decide si acude o no al evento (la convocatoria es
abierta).
Suele haber sponsorizacin de alguna sociedad y/o exposicin
comercial.
Su duracin suele ser de 2/3 das.

CONVENCIN
Evento convocado normalmente por una empresa privada

Participantes: sus empleados, fuerza de ventas, distribuidores propios etc.
Objetivo: presentacin de temas vinculados con su actividad.
Duracin aproximada de 2 das, suelen ser laborables
El participante no decide su asistencia, la convocatoria es de carcter
restringido
El desplazamiento y alojamiento corre por cuenta de la organizacin.

INCENTIVO:
Promovidos por empresas privadas como premio o reconocimiento al logro
de unos objetivos predeterminados, normalmente comerciales.
El asistente es invitado por la organizacin.
Normalmente son actividades de ocio.
Cada vez se combina ms con actividades de formacin / motivacin para
los empleados.
Objetivo: Fidelizacin interna (personal
(proveedores, colaboradores etc.)
de
la
empresa)
externa

FERIAS PROFESIONALES:
Exposiciones de diversa ndole (habitualmente con claros fines comerciales)
que pueden durar uno o varios das y que se realizan en espacios o locales
amplios, habitualmente recintos feriales, con una temtica determinada.
Econmicamente, son acontecimientos que ponen en contacto a la oferta y
la demanda de productos y servicios.
Son un escaparate para las empresas e instituciones.
Comercialmente hablando, son un centro global de contactos.
Son un medio para conocer las tendencias del mercado y de la competencia.
A nivel meditico, un gran centro para que los medios de comunicacin
puedan transmitir mensajes.
Gran fuente de ingresos para las empresas organizadoras y el destino.

A partir de ah, podemos diferenciar una innumerable
tipologa de eventos en el mercado:
Presentaciones de producto
Road-shows
Jornada de puertas abiertas
Juntas de accionistas
Ruedas de prensa
Reuniones de empresa
Teambuilding
Formacin
Inauguraciones
Aniversarios
Campeonatos y Eventos deportivos
Cenas, comidas, banquetes, bodas etc.
Mega eventos

Algunas consideraciones:
Estas categoras no son departamentos estancos ya que algunos eventos

mezclan caractersticas de varios tipos.
Algunos operadores se suelen especializar en algn tipo de evento.
Cada tipo de evento encaja mejor tambin en un determinado tipo de sede.
Todo vale si lo pide el cliente, se cumplen objetivos, est bien
gestionado y reporta beneficios.


3.- Factores y actores en el mercado de reuniones

La confluencia de algunos factores es imprescindible para que se desarrolle

el turismo de reuniones de manera adecuada.
Los ms importantes son:
Infraestructuras bsicas o de soporte

Sedes para la realizacin de eventos
Organizadores de congresos
Promocin pblico / privada del destino (CB)
Recursos tursticos
Empresas de servicios tursticos y complementarios
Clientes


Son aquellas que, sin formar parte de la oferta, conforman su entorno
convirtindose en un factor capital para cualificar la misma. Nos
referimos a:
Las comunicaciones: medios de transporte, aeropuertos, carreteras,

etc.
Oferta hotelera y alojamientos tursticos.
Servicios pblicos, las telecomunicaciones, la sanidad, la seguridad,
etc.


(2- tendencias)
Gran desarrollo de las infraestructuras en pases emergentes para alcanzar los

estndares de desarrollo adecuados.
Masiva construccin de sedes y palacios de congresos (algunos difciles de

rentabilizar)
Oferta hotelera cada vez ms orientada a congresos.
Nuevos actores: las lneas areas de bajo coste.

Sedes para la organizacin de reuniones
Imprescindibles para albergar los eventos: palacios de congresos,

hoteles, centros de convenciones, recintos feriales, universidades,
centros culturales, sedes singulares, etc.
Cada tipo de sede registra caractersticas diferentes y se orientan,
por tanto, a diferentes nichos de mercado.
Las grandes sedes (especialmente Palacios de Congresos y Recintos
Feriales) requieren, en muchos casos, de la intervencin del sector
pblico para su planificacin, construccin y explotacin. Tambin
suelen ser un emblema y un motor econmico para la ciudad.

Sedes para la organizacin de reuniones

(2- tendencias)
Gran aumento de las reuniones de todo tipo en sedes singulares.

Proliferacin de palacios de congresos en ciudades grandes, medianas
y pequeas.
Importante
actividad
en
la
construccin
de
sedes
en
zonas
emergentes.
Las cadenas hoteleras se especializan a travs de los departamentos
corporativos (departamentos de CCI)
La enorme competencia exige un valor aadido de las sedes.

Organizadores de reuniones
Segn la legislacin vigente en la mayora de los pases, cualquiera puede

organizar un evento en la actualidad.
Gran
diversidad
de
operadores:
OPC,
AAVV,
DMC,
agencias
de
comunicacin y eventos, departamentos de eventos de empresas y

asociaciones, iluminados, etc.
Son la clave para dinamizar el sector.
Las empresas OPC son los verdaderos especialistas en la industria.

Organizadores de reuniones
(2- tendencias)
Las grandes acaparan el mercado dejando cada vez menos espacio a los operadores
locales.
Los clientes son ms exigentes y competitivo generando nuevos modelos de

gestin en la organizacin de congresos: CORE PCO, Inhouse Meeting Planner
(IMP) y Association Management (AMC).
El evento es, cada vez ms, una Herramienta de MK y comunicacin para la

empresa o institucin que lo organiza: ms incidencia en aspectos como la decoracin,
puesta en escena, efectos visuales, animacin, etc. (25% de MK budget para eventos
en US).
Crece el inters por el control sobre el ROI de cada evento.

Promocin del destino (los Convention Bureaux)
Las administraciones tursticas apuestan cada vez ms por la diversificacin (y,

por tanto, por el turismo de reuniones) para mantener / mejorar la calidad de los
destinos.
Por ello, es fundamental la labor que realizan los CB locales, que realizan las
siguientes funciones:
Punto de Informacin Especializada
Departamento de Promocin Exterior
Agencia de Apoyo a Candidaturas
Centro de Control de la Calidad

Promocin del destino (los Convention Bureaux)

(2- tendencias)
Crecimiento del nmero de CB: casi todas las ciudades y regiones se van
concienciando de las ventajas del turismo de reuniones.
Algunos CB se atreven a organizar reuniones y no es su verdadera funcin.
La competitividad del mercado exige CB ms activos: pro-actividad en el apoyo a

candidaturas y cada vez ms una empresa de MK y menos una oficina de turismo.
Es bsica la colaboracin en un destino entre los CB y las empresas (sedes,

OPC y dems).

Los recursos tursticos
La captacin y organizacin de eventos en un entorno turstico

adquiere un evidente valor aadido que le proporciona mltiples posibilidades
de cara al programa social y de acompaantes de un congreso.
Los recursos culturales, naturales, gastronmicos, etc, son el complemento

perfecto para una reunin.
Se tiende a incluir actividades distintas y dinmicas en los eventos, al

igual que ocurre con la oferta turstica genrica (clases de cocina, actividades
de aventura, encuentros literarios, cualquier cosa nueva y distinta).

Empresas de servicios tursticos y complementarios
Hablamos de los pies y manos de cualquier evento, de la parte operativa:

imprentas, azafatas, intrpretes, montadores de stands, empresas de animacin, rent
a car, logstica y transporte, guas, merchandising, catering, audiovisuales, seguridad,
tecnologa, etc.
La parte turstica del evento suele requerir de una AAVV para su desarrollo
(billetes de transporte y habitaciones).
Cualquier OPC u organizador de congresos necesita tener proveedores fiables y

probados que le sirvan para proporcionar un servicio global de calidad al promotor de
la reunin.

Clientes
Como hemos visto, empresas, asociaciones, colectivos e instituciones de todo tipo

presentan necesidades manifiestas de comunicacin y, por tanto, de reunirse.
Cuanto ms rico es el tejido empresarial y asociativo de una ciudad / regin, ms

posibilidades de negocio para los OPC y dems empresas del mercado.
Al igual que las personas, estos colectivos estn cada vez ms informados y son
ms exigentes a la hora de contratar un servicio de este tipo.
El mercado se suele segmentar en tres partes: Corporativo, Gubernamental /

Institucional y Asociaciones de diversa ndole.



EVOLUCIN Y TENDENCIAS: DATOS ICCA 2009
Rank
Country
N Meetings
USA
595
GERMANY
458
SPAIN
360
ITALY
350
UK
345
FRANCE
341
BRAZIL
293
JAPAN
257
CHINA
245
10
AUSTRIA
236

Rank
Country
N Meetings
11
HOLANDA
236
12
SUIZA
214
13
CANAD
213
14
SUECIA
184
15
KOREA
176
16
AUSTRALIA
169
17
PORTUGAL
168
18
DINAMARCA
151
19
ARGENTINA
145
20
BLGICA
130

Rank
City
N Meetings
Vienna
160
Barcelona
135
Pars
131
Berln
129
Singapur
119
Copenhague
103
Estocolmo
102
Amsterdam
98
Lisboa
98
10
Pekn
96

Rank
City
N Meetings
11
Buenos Aires
90
12
Sel
90
13
Budapest
87
14
Madrid
87
15
Praga
86
16
Londres
83
17
Estambul
80
18
Sao Paulo
79
19
Bangkok
76
20
Atenas
75

EVOLUCIN Y TENDENCIAS: DATOS SCB









TENDENCIAS DEL MICE 1
Ms reuniones pero ms cortas. Especializacin en la temtica y

segmentacin de la demanda.
Utilizacin masiva de las nuevas tecnologas en los diferentes procesos
de la organizacin de eventos (redes sociales)
Auge del concepto NETWORKING, directo y virtual
Nuevos hoteles= ms salas de reunin
Proliferacin de sedes e iniciativas para reuniones distintas.
Nuevos modelos de gestin en las empresas OPC= Core PCO, AMC,
IMP

TENDENCIAS DEL MICE 2
Crece la importancia de los eventos como herramienta empresarial de

MK y comunicacin.
Se busca un valor aadido en el evento a travs de diferentes
herramientas: animacin, sede, originalidad, decoracin, ponentes, etc.
Crece la preocupacin e inters por medir el ROI del evento.
La sostenibilidad ha llegado tambin a la organizacin de eventos: GO
GREEN
Crece el mercado RSC
Los destinos han adoptado a los eventos como parte imprescindible de su
plan de MK para atraer turistas
Cada vez hay ms formacin reglada sobre la industria de la organizacin
de eventos.



Y como afecta la crisis actual?

Sin duda, el impacto de la crisis va a condicionar la industria en los prximos

meses / aos. Aunque el impacto va a ser global, podemos hacer algunas
consideraciones al respecto
Aunque todos los sectores van a estar afectados, pero la banca, la

construccin y la automocin parecen, sin duda, ms afectados.
Las reuniones y eventos corporativos notarn ms el impacto negativo ya
que muchas empresas reducirn sus presupuestos dedicados a la organizacin
de eventos y reuniones.
Reuniones corporativas, eventos y viajes de incentivos tendern a ser ms
cortos.
El tiempo de planificacin de los eventos se reducir debido a cuestiones
financieras y estratgicas.
Tamao, presupuesto y nmero de asistentes tender a descender.

Y como afecta la crisis actual?

El mercado asociativo (especialmente congresos) no estar tan
afectado ya que se suelen celebrar con una base regular y no se suelen
suspender, aunque:
Se espera menos delegados en la mayora de los congresos.
Presupuestos y tamaos descendern en general.
El gasto por congresista tambin descender (alojamientos menos
caros, menos servicios complementarios, etc.)

Y adems
La ocupacin hotelera est descendiendo en la mayora de las
regiones.
Las tarifas hoteleras no subirn o bajarn tambin en multitud de
reas geogrficas.
Travel y Event Managers y Meeting Planners tienen un mayor poder
de negociacin con sedes y organizadores y lo aprovechan.
Las polticas de pagos y cancelaciones han pasado a ser un tema de
vital importancia en la negociacin cliente-proveedor.
Las tarifas areas tampoco parece que se vayan a incrementar, aunque
este tem depender, sobre todo, de la evolucin del precio del petrleo.

MUCHAS GRACIAS
POR SU ATENCIN
Ricardo Garca-Viana Brookes
turismo@uem.es

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LA INDUSTRIA DE LA ORGANIZACIN DE EVENTOS:

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La organizacin mundial del turismo (OMT) reconoce, al hablar de la

LA INDUSTRIA DE LA ORGANIZACIN DE EVENTOS:

El turismo de negocios es la actividad turstica que se produce por

LA INDUSTRIA DE LA ORGANIZACIN DE EVENTOS:

LA INDUSTRIA DE LA ORGANIZACIN DE EVENTOS:

Se producen en un lugar predeterminado.

Tienen una duracin limitada.

Siguen un programa concreto.

Existe un responsable pblico o privado de la reunin.

Se celebran con un objetivo o intencionalidad.

Tocan una temtica definida.

LA INDUSTRIA DE LA ORGANIZACIN DE EVENTOS:

Pregunta 2: Es lo mismo el turismo de reuniones y el turismo de congresos?

Evento organizado por Asociaciones, Colectivos profesionales, Federaciones etc. con el

Normalmente con cuota de inscripcin, que paga cada participante.

Cada participante decide si acude o no al evento (la convocatoria es abierta).

Suele haber sponsorizacin de alguna sociedad y/o exposicin comercial.

Su duracin suele ser de 2/3 das.

LA INDUSTRIA DE LA ORGANIZACIN DE EVENTOS:

LA INDUSTRIA DE LA ORGANIZACIN DE EVENTOS:

Independientemente de los aspectos econmicos de la industria, los

CONGRESO, EVENTO = COMUNICACIN

LA INDUSTRIA DE LA ORGANIZACIN DE EVENTOS:

Para el participante, el congreso supone:

LA INDUSTRIA DE LA ORGANIZACIN DE EVENTOS:

Para terminar la introduccin:

Las cifras siguen creciendo ao a ao (salud del sector inquebrantable).

No se equivocan, ya que ofrece muchas ventajas:

Desestacionalizacin (o estacionalidad inversa).

Servicios de gama alta siempre.

LA INDUSTRIA DE LA ORGANIZACIN DE EVENTOS:

1.- Turismo de negocios: algunos conceptos bsicos

LA INDUSTRIA DE LA ORGANIZACIN DE EVENTOS:

Hay una infinita variedad de reuniones y eventos pero algunos poseen

La mayora de los autores distingue, en primer lugar, entre el segmento de

Otra categora claramente diferenciada es la de los Mega-Eventos, aquellos

LA INDUSTRIA DE LA ORGANIZACIN DE EVENTOS: PRESENTE,

Este cuadro nos permite entender mejor el mercado:

LOS EVENTOS COMO HERRAMIENTA DE MARKETING:

LA INDUSTRIA DE LA ORGANIZACIN DE EVENTOS:

Evento convocado normalmente por una empresa privada

El desplazamiento y alojamiento corre por cuenta de la organizacin.

LA INDUSTRIA DE LA ORGANIZACIN DE EVENTOS:

LA INDUSTRIA DE LA ORGANIZACIN DE EVENTOS:

LA INDUSTRIA DE LA ORGANIZACIN DE EVENTOS:

LA INDUSTRIA DE LA ORGANIZACIN DE EVENTOS:

Estas categoras no son departamentos estancos ya que algunos eventos

LA INDUSTRIA DE LA ORGANIZACIN DE EVENTOS:

1.- Turismo de negocios: algunos conceptos bsicos

LA INDUSTRIA DE LA ORGANIZACIN DE EVENTOS:

La confluencia de algunos factores es imprescindible para que se desarrolle

Los ms importantes son:

Infraestructuras bsicas o de soporte

LA INDUSTRIA DE LA ORGANIZACIN DE EVENTOS:

Infraestructuras bsicas o de soporte

Las comunicaciones: medios de transporte, aeropuertos, carreteras,

LA INDUSTRIA DE LA ORGANIZACIN DE EVENTOS:

Infraestructuras bsicas o de soporte