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HoJa de Calculo
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Mdulo N 1
Conceptos Bsicos
I.- Presentacin
Este mdulo comprende la presentacin de los conceptos y operaciones bsicas de la hoja de clculo y que son una informacin necesaria para que el
usuario pueda manejarse de manera ptima.
Con ello podr identificar el uso, mover datos, ampliar y reducir filas y columnas segn corresponda.
II.- Objetivos
Conocer las operaciones bsicas para manejar la hoja de clculo, identificando conceptos propios de la hoja de clculo.
III.- Contenidos
Hoja de Clculo Microsoft Excel
Ventana Inicial y trminos bsicos (celda, fila, columna, rango, etc)
Desplazarse en la hoja de clculo
Seleccionar celdas
Introducir dato y modificar el contenido una celda
Copiar, pegar y mover el contenido de una celda
Formato de celdas
Ordenar los datos en la hoja de clculo
Insertar filas y columnas
Guardar
Ayuda en Microsoft Excel
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Columna
Barra de Frmulas
Barra
de Herramientas
Estndar
Cuadro
de Nombre
Celda
Fila
Barra de Desplazamiento
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Barra de Men: Esta barra permite visualizar menes tales como Archivo,
Edicin, Ver, etc., los cuales permiten acceder a todas las opciones que nos
proporciona Excel.
Barra de herramientas Estndar: Esta barra proporciona accesos directos
a funciones, tales como Nuevo, Abrir, Guardar, Imprimir, Autosuma, Ayudante de Office, etc.
Barra de Herramientas de Formato: Proporciona accesos ms directos a
funciones tales como Fuente, Tamao de Fuente, Negrita, Aumentar decimales, Disminuir Decimales, etc.
Barra de Frmulas: Permite ingresar los datos y visualizar la celda o rango
seleccionado.
Cuadro de Nombres: Indica la celda que est activa.
Filas y Columnas: La hoja de clculo tiene un formato cuadriculado que
est dado por filas y columnas. Las filas son horizontales y, las cabeceras de
filas se identifican por un nmero. Las columnas son verticales y, las cabeceras de columnas se identifican por una letra.
Celda: Es la interseccin de una fila y una columna, y es aqu donde
se registra y visualiza la informacin que se introduce en la hoja.
Rango: Grupo de celdas seleccionadas en forma contigua y se identifican
por las direcciones de las celdas superior izquierda e inferior derecha separadas por dos puntos, como lo muestra la imgen siguiente (A7:H7) :
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Nombre de la celda
seleccionada
Nombre de la fila
seleccionada
Celda seleccionada
Para seleccionar una celda o desplazarse de una celda a otra, usted puede:
Usar las teclas de movimiento del cursor (flecha arriba, flecha abajo, flecha
izquierda, flecha derecha).
Usar el Mouse; realizando un clic sobre la celda elegida.
Indicar el Nombre de la celda. Para ello, hay que ubicarse en el lugar del
Cuadro de nombres, digitar el nombre de la celda a la cual se desea trasladar. Este procedimiento se utiliza, sobre todo, cuando est muy lejos de la
celda.
La celda se activar resaltando sus bordes, lo mismo que la columna (letra) y la
fila (nmero) a que corresponde la celda seleccionada.
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Botn Pegar
Botn Cortar
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Alternativa A:
Ubicarse en el nmero correspondiente a la fila o en la letra de la columna,
segn sea lo que desea insertar y, hacer clic. Toda la fila o columna quedar
seleccionada.
Luego, del men Insertar elija la opcin Filas o Columnas, segn sea
el caso.
Ahora tendr una nueva fila o columna en blanco, donde podr ingresar la
informacin deseada.
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Alternativa B:
Ubicarse en el nmero correspondiente a la fila o en la letra de la columna,
segn sea lo que desea insertar y, hacer clic. Toda la fila o columna quedar
seleccionada.
Presionar el botn derecho del mouse para desplegar el men flotante.
Elegir Insertar.
Aparecer una nueva fila o columna.
Nota:
La opcin Guardar como, permite hacer una
copia del archivo, ya sea para darle otro nombre
u otra direccin (carpeta, disquette, disco duro).
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Mdulo N 2
Frmulas
I.- Presentacin
Este mdulo estar referido a frmulas, sus caractersticas y funciones. Se
darn conceptos tericos para su aplicacin por parte de los profesores.
II.- Objetivos
Conocer e identificar la aplicacin de las frmulas.
III.- Contenidos
Copiar una frmula
Las Series
Trabajar con las funciones
La Autosuma
Creando frmulas lgicas
Presentacin de la planilla
Dando formatos a los valores
Cambiar la alineacin de las celdas
Cambiar el tipo de fuente
Asignar bordes a una celda
Incorporar trama a las celdas
Proteger datos para que no sean modificados
Ajustar el alto de las filas
Ajustar el ancho de una columna
Dar formato a la hoja
Imprimir datos
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Operador Aritmtico
Suma
(+)
Resta
(-)
Multiplicacin
(*)
Divisin
(/)
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Las series
Excel ofrece varias opciones para copiar datos. Una de ellas es la que se mostr en la seccin anterior donde, para copiar una frmula, la frmula se arrastra hacia las celdas donde se quera incorporar. Existe otra forma de acceder a
esta opcin de copia o, mejor dicho, de relleno; lo interesante es que se puede determinar con qu tipo de informacin se quiere rellenar las celdas, puede ser con una frmula, pero tambin puede ser con una serie de datos.
Por ejemplo, si desea asignar nmero a cada alumno de una planilla, se debe:
Seleccionar el rango de columna o fila, que quiere rellenar. Los datos que se quieren rellenar son
la numeracin de los alumnos. Entonces, al primer alumno del listado se le pone 1 y se selecciona el resto de las celdas de la columna.
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Seleccione las alternativas deseadas. Por ejemplo, puede elegir Series en:
Columnas; tipo: Lineal; e incremento: 1. Esto, quiere decir que usted desea
que la serie sea de tipo lineal, que rellene en la columna, con un incremento
de 1.
Para terminar, presione Aceptar y observe el resultado.
Puede explorar las otras opciones de series que este men le ofrece.
Nota:
constante es un
valor de celda
que no comienza
por un signo igual
(=). Por ejemplo,
la fecha 10/9/96,
el nmero 210 y el
texto Ganancias
trimestrales son
constantes. Una
frmula o un valor resultado de
una frmula no es
una constante.
Las funciones son los elementos con los que se cuenta, en una hoja de clculo, para realizar diversas operaciones sobre los datos. Existen funciones financieras, estadsticas, lgicas, de fecha y hora, etc. Estas funciones ejecutan
clculos utilizando valores especficos, denominados Argumentos.
Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos como verdadero o falso, rangos de celdas o referencias de celda. El argumento que se
ingrese en la funcin, deber generar un valor vlido para sta, de lo contrario Excel dar un mensaje de Error. Por ejemplo, si se est trabajando en
una frmula de fecha y se le ingresa como argumento un texto, la frmula no
se podr calcular y el programa dar un mensaje de error. Los argumentos
pueden ser constantes, frmulas o incluso otras funciones.
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El orden lgico de una funcin comienza por el nombre de la funcin, seguido de un parntesis de apertura; los argumentos de la funcin van separados
por punto y coma y finaliza con un parntesis de cierre.
Nombre de la funcin
Smbolo igual
(si la funcin
est al
principio de
la frmula)
Argumentos
=SUMA (A10;B5:B10;50;37)
Los parntesis encierran
los argumentos
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Pegar funcin
La Autosuma
La Autosuma es una de las herramientas ms fciles de usar de Excel. Esta
frmula, permite sumar un rango de valores, adems de ser punto de partida
para otras operaciones como calcular promedios. Para utilizar la autosuma,
usted debe:
Seleccionar el rango que quiere sumar.
Hacer clic en el botn de Autosuma de la barra de herramientas.
Observar que en la celda final aparece la suma del rango de valores que
usted seleccion.
Si quiere sacar promedio, puede editar esta frmula. Para ello deber:
Seleccionar la celda donde apareci el resultado de la suma.
Hacer clic en la Barra de frmula y editar la frmula que all aparece; agregue
/ por la cantidad de notas que quiere promediar (ejemplo: D8/F8/G8 ).
Despus, arrastre la frmula al resto de las celdas.
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En la ficha Nmero, se visualizan distintas categoras de formato, cuya utilidad se describe a continuacin:
General
Nmero
Moneda
Fecha
Hora
Porcentaje
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Para ello debe: ir al men Archivo y seleccionar Configurar pgina; aparecer una ventana de dilogo que posee varias opciones: Pgina, Mrgenes, Encabezado y pie da pgina y Hoja. Usted conocer y manejar estas opciones,
en la medida en que se familiarice con este programa.
Dentro de las opciones
que puede seleccionar
estn:
Para la orientacin
que desea tenga la
hoja, estn las opciones Vertical u Horizontal.
Para el tamao del papel, primero verificar
el papel de la impresora que utilizar. Si
no coincide, hay que
cambiarlo desplegando las opciones de
Tamao de papel.
Opcin Mrgenes, como muestra la imagen a continuacin:
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Mdulo N 3
Grficos
I.- Presentacin
Una de las formas ms recurrentes y fciles, con la cual es posible interpretar
la informacin, es a travs de una representacin grfica. Excel, adems de
ser una poderosa herramienta calculando, ofrece la posibilidad de transformar toda esa informacin en grficos de alta calidad.
II.- Objetivo
Conocer y aplicar los procedimientos para transformar datos de la hoja de
clculo Excel en grficos.
III.- Contenidos
Las partes de un grfico.
Seleccionar la informacin que se desea graficar.
Creando grficos en la planilla de clculo Excel.
Asistente para grficos.
Modificar el tamao de un grfico.
Modificar los atributos de una leyenda.
Modificar el fondo de un grfico.
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Eje de valores
Ttulo de Eje
de Valores
Rtulo
Leyenda
Series
Eje de Categorias
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El siguiente paso es, definir la forma en que el grfico ordenar la informacin, es decir, por filas o por columnas. Usted debe seleccionar una de las
alternativas y luego, hacer clic en Siguiente.
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Mdulo N 4
II.- Objetivos
Crear una base de datos; ingresar informacin a una base de datos realizando
bsquedas.
III.- Contenidos
Conceptos iniciales
Campos y Registros
Ingresar datos
Ver como Formato
Ordenar registros
Buscar informacin
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Segundo Campo
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Para continuar, Ud. debe estar en una hoja de Excel. En seguida, en la celda
A1 ingrese el texto Nombres. En la celda B1, debe digitar Apellidos. En la
celda C1, escriba Curso. A continuacin, deber digitar Edad en la celda
D1. Para finalizar, en la celda E1 escriba Taller.
Lo que Ud. ha ingresado han sido los campos de la base de datos. Resumiendo, tiene definida la estructura que tendr la base de datos.
Ingresar datos
Para ingresar los datos, existen dos formas de proceder. Una de ellas es, ingresar la informacin bajo los campos creados. Si Ud. lo desea, tome como
referencia la imagen modelo para ir completando la informacin.
Otra opcin de ingreso de datos es a travs de la opcin Formulario.
Usando la opcin Formulario, podr trabajar con los datos de un registro a
la vez.
Para esto, Ud. debe:
Activar una de las celdas que contiene informacin de la base de datos.
Hacer clic en el men Datos. Despus, dirjase a la opcin Formulario.
Aparecer en pantalla una ventana
en donde podr ver los datos.
Si selecciona la opcin Nuevo, aparecer un nuevo registro, que usted
podr completar.
Al lado derecho del formulario, hay
un indicador de la posicin del registro dentro de la base de datos.
Haga un clic en el botn Buscar siguiente o, en el botn Buscar anterior, para recorrer los datos de cada registro.
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Observe que en la primera fila, al lado derecho del nombre de cada campo,
aparece una pequea flecha de seleccin.
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Bsquedas Personalizadas
La bsqueda de informacin es una de las acciones ms poderosas que poseen los manejadores de bases de datos. Permiten procesar informacin en
cuestin de segundos, teniendo slo algunas referencias de lo que se desea
buscar.
La forma de proceder en las bsquedas personalizadas se describe a continuacin. Los ejemplos estn basados en las imgenes siguientes:
Presionar la punta de flecha al costado del campo. Luego, seleccione Personalizar.
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Lo que se busca es una opcin que nos permita encontrar los apellidos que
empiezan con alguna letra en particular. Para ello, se debe desplegar el
men de la caja de dilogo y seleccionar Comienza por. Luego, se debe
escribir en el cuadro correspondiente la letra inicial que a Ud. le interesa
buscar.
Para poder visualizar todos los registros nuevamente, haga clic en la punta
de flecha del campo y elija Todas.
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Agregar ms alumnos a la base de datos; completar 20 alumnos, manteniendo los cursos y talleres que ya existen.
Eliminar un registro.
Ordenar los registros de la base de datos.
- Por edad.
- Por Apellido.
- Por Taller y luego, por apellido.
- Por Taller, luego por edad y finalmente por apellido.
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Crear una base de datos del curso, con nombres, apellido paterno, apellido
materno, edades, promedios del primer y segundo semestre de cada asignatura.
Por ejemplo:
Nombre
Apellido P
Apellido M
Mat1
Mat2
Cast1
Cast2
Hist1
Hist2
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Biol2