ANLISIS FUNCIONAL

Nivel 2
El propsito de las herramientas presentadas en la sesin anterior, aplicadas al
estudio y anlisis de procesos, consiste en comprender los siguientes aspectos:
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Razn de ser del proceso

Cmo se gestiona
Cmo se ejecuta y secuencia, y cules son las actividades que lo componen
Con qu y con quines se realiza
Con qu y con quines interacta
De quin depende cada actividad
Quin decide, quin ejecuta y quin apoya
Quin concentra actividades y decisiones
Quin no aporta
Qu actividades agregan valor
Por qu se aplica tal o cul mtodo de trabajo

Para ello se requiere de un anlisis crtico del proceso, de sus componentes, de sus
factores y sus interacciones con otros procesos. Claro est que, en el caso del
diseo de un nuevo proceso, el anlisis que se propone en esta sesin no podr ser
realizado al no contarse con mediciones de la realidad concreta con la que se
pueda contrastar.
Se deben revisar, contrastar y cuestionar las actividades y los intercambios de
recursos, buscando justificaciones y propsitos concretos, objetivos y vlidos frente
a las necesidades de la empresa, de las etapas o actividades, a fin de identificar las
relaciones causa-efecto e impactos de los siguientes elementos:

Obstculos
Limitaciones
Ausencias
Excesos
Redundancias
Retrabajos
Informalidad
Variabilidad
Incapacidad
Sobrecargas de trabajo
Anormalidades en general

El anlisis es un proceso complejo en el cual comparamos y contrastamos datos,

conceptos, referencias y modelos: por ello, debemos reconocer que el xito de esta

etapa de diagnstico depende de nuestro nivel de conocimientos y experiencia, de

nuestro levantamiento de datos y de criterios y conceptos prefijados de lo que debe
ser o no debe ser (a manera de guas de pensamiento crtico), tal como en los
siguientes ejemplos:

Eliminar antes que simplificar, simplificar antes que estandarizar (mejora)

Asegurar antes que controlar (prevencin)
No trabajo intil (efectividad)
Cero errores (eficacia)
Cero desperdicios (eficiencia)
Respuesta rpida (cambio)
Basarse en evidencias verificables (aseguramiento)

El aspecto de la informacin y la generacin de conocimiento, a partir del anlisis,

depender de la calidad de los datos colectados y del proceso de captura cuyos
parmetros son los siguientes:
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Seleccin y determinacin (qu datos tomar)

Fuentes (internas, externas)
Medios (documentos, grabaciones, entrevistas)
Periodos y horizonte en el tiempo (meses, aos)
Validacin (cruce de datos, constatacin)
Organizacin e integracin (relevancia y pertinencia)

Estamos pues, frente a una tarea de investigacin en la que deseamos obtener

hallazgos no obvios, sino, al contrario, ms all de lo evidente.
Luego de tal anlisis, podremos contar con una relacin de problemas bien
caracterizados para proceder a la bsqueda de soluciones. Por ello es que el
anlisis es parte intrnseca del diagnstico, tema que veremos ms adelante ya de
manera integral.
Cuando expresemos los hallazgos producto de nuestro anlisis, debemos poner
especial cuidado en expresarlos de manera clara, concreta y que haga efectiva la
toma de decisiones. Por ejemplo:
"Los errores administrativos son excesivos, es un enunciado
muy genrico, poco til. En cambio, si tenemos el siguiente:
Los errores de facturacin del mes de junio se incrementaron en un 5%
respecto de mayo y 15% ms altos que en el mismo mes del ao pasado,
notamos que la expresin contiene mayor informacin til.
Durante el anlisis, debe evitarse confundir las manifestaciones con los problemas,
es decir, los efectos con las causas que los originan.

Por ejemplo:
Efectos (sntomas)

Causas (problemas)

Falta de informacin

Falta de organizacin de la informacin

Exceso de urgencias

Ausencia de criterios de priorizacin

Exceso de reuniones

Falta de delegacin

Exceso de horas extras

Impuntualidad, descontrol, demoras, ineficiencia

A continuacin presentamos un listado de evidencias comunes de problemas:

Verificaciones y chequeos innecesarios

Exceso de aprobaciones, visados o vistos buenos
Ms de una firma para aprobar o despachar un documento
Documentos con correcciones, tachaduras, tags, etc.
Copias innecesarias, solicitadas, hechas y/o archivadas
Gente que no participa significativamente en el proceso
Correspondencia innecesaria
Procedimientos que interfieren en el flujo del proceso
Demasiada gente involucrada para tomar decisiones en determinada etapa o
paso
Misma actividad ejecutada en diferentes etapas o pasos
Misma actividad ejecutada por si acaso
Misma actividad ejecutada por diferentes personas
Actividades incompletas o parciales que exijan otra para iniciar el siguiente
paso
Manejo de los errores (oportunidad y frecuencia de deteccin, identificacin,
derivaciones, decisiones, definicin de re-procesos, sub-procesos, etc.)
Acciones remediales aplicadas (preventivas, correctivas, paliativas)

Como conclusin sobre la gestin de un proceso o de un rea, podemos sintetizar

los resultados sobre la base de las expresiones de rendimiento que manejamos,
tales como eficacia y eficiencia, por citar dos, tal como se muestra en el diagrama
relacional a continuacin:
Objetivos
Objetivos
y y metas
Manejo
Manejo
eficaz
Eficaz

Hacer
cosas correctas
Hacer
laslas
cosas
Niveles
altos
Niveles
altos
dede logro
Inputs
Inputsy y Outputs

Manejo
eficiente

Hacerlas
lascosas
cosas correctamente
Hacer
Reduccin
Reduccin
dede desperdicios

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de su curso se encuentra la carpeta Anuncios, en ella podr ver
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