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Desarrollo de Procesos
Taller de Proyectos de Procesos
Mdulo I
Desarrollo de Procesos
Contenido
I.
Presentacin.
Objetivo
Objetivos especficos
Diagrama causa-efecto
Diagrama de Pareto
Grfica de Gantt
Mdulo I
Desarrollo de Procesos
I. Presentacin
Objetivo
Fortalecer y consolidar las acciones de desarrollo
administrativo en las dependencias y entidades de la APF, a
travs de la identificacin, revisin, y mejora de sus
procesos; a fin de satisfacer las necesidades de la poblacin,
contribuir a transparentar la gestin gubernamental, as
como prevenir y abatir prcticas de corrupcin.
Mdulo I
Desarrollo de Procesos
I. Presentacin
Objetivos especficos
Mdulo I
Desarrollo de Procesos
servicios
al
ESTRATEGIAS
ENFOQUE PREVENTIVO
MARCO REGULATORIO
Leyes y reglamentos
Normatividad interna
Ambiente de Control
POTCC
CULTURA DE SERVICIO
PRODUCTOS
Y SERVICIOS
DESARROLLAR
PROCESOS DE CALIDAD
Insumos
Oferta
Compromiso
INFRAESTRUCTURA
MEJORA CONTINUA
Anlisis
Rediseo
Mejora
INDICADORES
Y RESULTADOS
Tecnologa
Metodologas
Comunicaciones
Facilidades
Satisfaccin de cliente
Procesos mejorados
Reduccin de costos
Compromiso de
mejora
ISO 9000:2000
ORGANIZACIN
Mdulo I
Nuevos roles
Capacitacin
Competencia laboral
Desarrollo de Procesos
2. Observar
actividades del
proceso
Hoja de trabajo
Ser
METODOLOGA DE
ANLISIS DE PROCESOS
7. Implementar y
vigilar las
mejoras
Grfica de Gantt
6. Desarrollar las
mejoras
Hoja de trabajo
Ser
5. Identificar las
reas de mejora
Registro de
acciones de mejora
Mdulo I
3. Recolectar los
datos relativos al
proceso
Desarrollo de Procesos
Causa efecto
invertido
Hoja Deber Ser
Hoja resumen
6
Mdulo I
Desarrollo de Procesos
acciones
Mdulo I
Desarrollo de Procesos
b.
Mejora continua
Mdulo I
Desarrollo de Procesos
MEJORA
CONTINUA
Grado de cambio
Resultados
Costo
Compromiso
Uso de T.I.
Riesgo
TIEMPO
Taller de Proyectos de Procesos
Mdulo I
Desarrollo de Procesos
10
2. Observar
actividades del
proceso
Hoja de trabajo
Ser
METODOLOGA DE
ANLISIS DE PROCESOS
7. Implementar y
vigilar las
mejoras
Grfica de Gantt
6. Desarrollar las
mejoras
Hoja de trabajo
Ser
5. Identificar las
reas de mejora
Registro de
acciones de mejora
Mdulo I
3. Recolectar los
datos relativos al
proceso
Desarrollo de Procesos
Causa efecto
invertido
Hoja Deber Ser
Hoja resumen
11
Mdulo I
Desarrollo de Procesos
12
USUARIOS
ENTRADAS
SALIDAS
PROCESOS
Mdulo I
Desarrollo de Procesos
13
ENTRADAS
PROCESO
PROMOVENTE
PETICIN
(POBLACIN, SERVIDORES
PBLICOS DE LA
INSTITUCIN, AREA DE
AUDITORIA DEL OIC, DGAC)
(QUEJAS, DENUNCIAS,
SEGUIMIENTOS DE
IRREGULARIDAD,
SOLICITUDES, SUGERENCIAS
Y RECONOCIMIENTOS)
CAPTACIN
SALIDAS
USUARIOS
REGISTRO EN SEAC
EXPEDIENTE
APERTURADO
AREA DE QUEJAS
OFICIO DE
NOTIFICACIN
PROMOVENTE
AREA DE QUEJAS
EXPEDIENTE APERTURADO
REGISTRO EN SEAC
UNIDADES
ADMINISTRATIVAS
INTERNAS O EXTERNAS
INFORMACIN
COMPLETMENTARIA
EXPEDIENTE
INTEGRADO
AREA DE QUEJAS
ACUERDO QUE
CORRESPONDA
CONFORME A DERECHO
PROMOVENTE
(ARCHIVO,
INCOMPETENCIA,
IMPROCEDENCIA ,
PRESCRIPCIN, INICIO
DE PROCEDIMIENTO)
OIC
(RESPONSABILIDADES,
QUEJAS Y AUDITORIA)
REGISTRO EN SEAC
DGAC
INVESTIGACIN
PROMOVENTE
TESTIGOS
PRESUNTO RESPONSABLE
AREA DE QUEJAS
EXPEDIENTE INTEGRADO
CONCLUSIN
UNIDADES
ADMINISTRATIVAS
INTERNAS O EXTERNAS
Mdulo I
Desarrollo de Procesos
14
Mdulo I
Desarrollo de Procesos
15
Mdulo I
Desarrollo de Procesos
16
Mdulo I
Desarrollo de Procesos
17
Mdulo I
Desarrollo de Procesos
18
MARCO NORMATIVO
REAS
REASDE
DE
OPORTUNIDAD
OPORTUNIDAD
PROCESO
INFRAESTRUCTURA
ENTORNO
Mdulo I
Desarrollo de Procesos
19
MISIN
VISIN
OBJETIVOS
MEJORAS 2004-2006
Mdulo I
Desarrollo de Procesos
20
PND
Indicar la referencia al captulo,
numeral y prrafo en donde se
establezcan acciones para el
rea duea del TySAIC
PROGRAMA
Indicar la referencia al captulo,
numeral y prrafo del (los)
Programa (s) en donde se
establezcan acciones para el
rea duea del TySAIC
FUNDAMENTO JURDICO
Artculos de las Leyes,
Reglamentos, Acuerdos, etc.
aplicables al TySAIC
(Matriz de correlacin)
RFTS
Transcribir el contenido del
RFTS en lo relativo al TySAIC
Mdulo I
Desarrollo de Procesos
21
OPERACIONES
Indicadores del proceso en
lo relativo a su tiempo de ciclo,
frecuencia, recurrencia,
estacionalidad, picos, etc.
USUARIOS
Describir las caractersticas de
la poblacin objetivo
NECESIDADES Y
EXPECTATIVAS
Describir las necesidades y
expectativas de los usuarios
Mdulo I
Desarrollo de Procesos
22
RECURSOS HUMANOS
Enunciar las fuerzas y
debilidades del TySAIC
RECURSOS MATERIALES
Enunciar las fuerzas y
debilidades del TySAIC
RECURSOS TECNOLGICOS
RECURSOS FINANCIEROS
Mdulo I
Desarrollo de Procesos
23
IDENTIFICACIN DE
INVOLUCRADOS
Enunciar los stakeholders
y elaborar diagramas de relacin
BENCHMARKING
Realizar comparacin
referencial y/o enunciar mejores
prcticas nacionales e
internacionales
INFORMACIN OIC
Enunciar reas de oportunidad
identificadas por otras reas del
OIC
BENEFICIOS ESPERADOS
Describir cualitativa y
cuantitativamente los beneficios
esperados por los usuarios
y/o por la institucin y/o APF
Mdulo I
Desarrollo de Procesos
24
2. Observar
actividades del
proceso
Hoja de trabajo
Ser
METODOLOGA DE
ANLISIS DE PROCESOS
7. Implementar y
vigilar las
mejoras
Grfica de Gantt
6. Desarrollar las
mejoras
Hoja de trabajo
Ser
5. Identificar las
reas de mejora
Registro de
acciones de mejora
Mdulo I
3. Recolectar los
datos relativos
al proceso
Desarrollo de Procesos
Causa efecto
invertido
Hoja Deber Ser
Hoja resumen
25
una
herramienta
que
nos
permite
identificar
las
Mdulo I
Desarrollo de Procesos
26
2. Transforma un insumo.
3. Se hace bien desde la primera vez.
R
Operacin
Traslado
Demora Verificacin
Mdulo I
Archivo
Desarrollo de Procesos
Correccin
27
Smbolo
Descripcin
Operacin
Traslado
Demora
Verificacin
Archivo
Correccin
que
puede
ser
Mdulo I
Desarrollo de Procesos
28
Levantamiento de flujos
actividades componentes.
Mdulo I
del
proceso,
Desarrollo de Procesos
listando
las
29
Mdulo I
Desarrollo de Procesos
30
ES NECESARIA?
SI
SI
NO
NO
MEJORAR
TRANSFERIR
Mdulo I
OPTIMIZAR
ELIMINAR
Desarrollo de Procesos
31
2. Observar
actividades del
proceso
Hoja de trabajo
Ser
METODOLOGA DE
ANLISIS DE PROCESOS
7. Implementar y
vigilar las
mejoras
Grfica de Gantt
6. Desarrollar las
mejoras
Hoja de trabajo
Ser
4. Analizar los
datos
recolectados.
Causa -efecto
Diagrama de
Pareto
5. Identificar las
reas de mejora
Registro de
acciones de mejora
Mdulo I
3. Recolectar los
datos relativos al
proceso
Desarrollo de Procesos
Causa efecto
invertido
Hoja Deber Ser
Hoja resumen
32
Mdulo I
Desarrollo de Procesos
33
EQUIPO
MATERIALES
EFECTO
PERSONAL
MEDIO
AMBIENTE
Mdulo I
Desarrollo de Procesos
34
Mdulo I
Desarrollo de Procesos
35
Mdulo I
Desarrollo de Procesos
36
EQUIPO
EXCESIVOS
TRASLADOS
MATERIALES
REGISTROS
INNECESARIOS
PLANEACION
INADECUADA
CENTALIZACION DE
INFORMACION
TRIANGULACION
DE INFORMACION
ELEVADOR
LENTO
INSUFICIENCIA
CAPTURA
INEFICIENTE
INADECUADOS
COMPUTADORA
S OBSOLETAS
EXCESIVOS
TRAMITES
NORMATIVIDAD
INADECUADA
INFORMACION
ERRONEA
MUCHO TRAFICO
PERSONAL
INSUFICIENTE
BAJO NIVEL DE
VALOR AGREGADO
Y EFICIENCIA EN EL
PROCESO
DISPERSION GEOGRAFICA DE
LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
ESTACINAMIENTO
LLENO
DESCONFIANZA
PERSONAL
Taller de Proyectos de Procesos
MEDIO
AMBIENTE
Mdulo I
Desarrollo de Procesos
37
Mdulo I
Desarrollo de Procesos
38
FRECUENCIA
% DE
FRECUENCIA
ACUMULADA FRECUENCIA
ACUMULADA
TOTAL
Taller de Proyectos de Procesos
100%
Mdulo I
Desarrollo de Procesos
39
FRECUENCIA
FRECUENCIA
ACUMULADA
% DE
FRECUENCIA
ACUMULADA
CENTRALIZACIN DE INFORMACIN
52
52
46%
EXCESIVOS TRASLADOS
39
91
80%
NORMATIVIDAD INADECUADA
14
105
92%
INFORMACIN ERRONEA
108
95%
MUCHO TRFICO
109
96%
DISPERSIN GEOGRFICA
110
96%
DESCONFIANZA
111
97%
EXCESIVOS TRMITES
112
98%
PERSONAL INSUFICIENTE
113
99%
EQUIPO OBSOLETO
114
100%
Mdulo I
Desarrollo de Procesos
40
92%
50
95%
96%
96%
97%
98%
99%
100%100%
90%
80%
80%
70%
40
60%
30
50%
46%
40%
20
30%
20%
10
10%
0%
Mdulo I
Desarrollo de Procesos
41
2. Observar
actividades del
proceso
3. Recolectar los
datos relativos al
proceso
Hoja de trabajo
Ser
Hoja de trabajo
Ser
METODOLOGA DE
ANLISIS DE PROCESOS
7. Implementar y
vigilar las
mejoras
Grfica de Gantt
6. Desarrollar las
mejoras
Causa -efecto
Diagrama de
Pareto
5. Identificar las
reas de mejora
Registro de
acciones de mejora
Mdulo I
Desarrollo de Procesos
Causa efecto
invertido
Hoja Deber Ser
Hoja resumen
42
PROPUESTAS DE
MEJORA
ACCIN DE
MEJORA
Mdulo I
Desarrollo de Procesos
43
Mdulo I
Desarrollo de Procesos
44
Mdulo I
Desarrollo de Procesos
45
EQUIPO
DETERMINAR
PERFIL
REDISTRIBUIR
ELABORAR
INVENTARIO
REDISTRIBUIR
DETERMINAR
NECESIDADES DE
CAPACITACIN
ELABORAR PROGRAMA
DAR
MANTENIMIENTO
INSTALAR RED
EJECUTAR PROGRAMA
PROMOVER EL USO DE
MEDIOS ELECTRONICOS
PARA LA PRESENTACIN
DE QUEJAS
DAR SEGUIMIENTO
EVALUAR PROGRAMA
DEFINIR POLTICAS
IDENTIFICAR MEDIOS
DISEAR
PROCEDIMIENTOS
SELECCIONAR MEDIOS
IMPLANTAR PROCEDIMIENTOS
DISEAR CAMPAA
EJECUTAR CAMPAA
EVALUAR IMPACTO
METODO
Taller de Proyectos de Procesos
Mdulo I
DIFUSIN
Desarrollo de Procesos
46
Actividad
Smbolos
de Flujo
Tiempo
Mdulo I
Desarrollo de Procesos
47
Antes
Paso
Operacin
15
1210
13
800
Traslado
15
1200
315
Demora
13
2880
123
Verificacin
20
510
58
150
12
30
Total
65
5980
24
1308
Archivo
Correccin
Mdulo I
Desarrollo de Procesos
48
2. Observar
actividades del
proceso
Hoja de trabajo
Ser
METODOLOGA DE
ANLISIS DE PROCESOS
7. Implementar y
vigilar las
mejoras
Grfica de Gantt
6. Desarrollar las
mejoras
Registro de
acciones de mejora
Mdulo I
Desarrollo de Procesos
3. Recolectar los
datos relativos al
proceso
Hoja de trabajo
Ser
5. Identificar las
reas de mejora
Causa efecto
invertido
Hoja Deber Ser
Hoja resumen
49
Mdulo I
Desarrollo de Procesos
50
INDICADORES:
META:
Mdulo I
Desarrollo de Procesos
51
2. Observar
actividades del
proceso
Hoja de trabajo
Ser
METODOLOGA DE
ANLISIS DE PROCESOS
7. Implementar y
vigilar las
mejoras
Grfica de Gantt
6. Desarrollar las
mejoras
Hoja de trabajo
Ser
5. Identificar las
reas de mejora
Registro de
acciones de mejora
Mdulo I
3. Recolectar los
datos relativos al
proceso
Desarrollo de Procesos
Causa efecto
invertido
Hoja Deber Ser
Hoja resumen
52
Mdulo I
Desarrollo de Procesos
53
PROG.
No.
ACTIVIDADES
FEBRERO
MARZO
ABRIL
MAYO
JUNIO
RESPONSABLES
REAL
P
R
P
R
P
R
P
R
P
R
P
R
Mdulo I
Desarrollo de Procesos
54
Mdulo I
Desarrollo de Procesos
55