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1. LA ADMINISTRACIN.
1.2 Etimologa de la Palabra Administracin .La palabra Administracin viene del latn ADMINISTRATIONE que significa
accin de administrar. Deriva de AD y ministrare que conjuntamente significa
SERVIR. Lleva implcito en su sentido una actividad cooperativa, tiene el
propsito de servir.
1.3. Qu es la Administracin?
La administracin se define en varias formas, dependiendo del punto de vista,
circunstancias y comprensin del que la define. Algunos la definen como la fuerza
que dirige un negocio y que es responsable de su xito o fracaso. Otros afirman que
la administracin es el desempeo para concebir y lograr los resultados deseados
por medio de los esfuerzos de un grupo, que consisten en la utilizacin del talento
humano y los recursos. Tambin se dice que la administracin es un proceso
distintivo que consiste en planear, organizar, ejecutar y controlar, desempeado para
determinar y lograr objetivos manifestados, mediante el uso de seres humanos y de
otros recursos.
Existen diversas definiciones sobre la Administracin y consideramos que las que
mejor se ajusten a los requerimientos del presente mdulo autoinstructivo son las
siguientes :
1) La administracin es una ciencia social compuesta de principios, tcnicas y
prcticas y cuya aplicacin a conjuntos humanos permite establecer sistemas
racionales de esfuerzo cooperativo, a travs de los cuales se puede alcanzar
propsitos comunes que individualmente no es posible alcanzar.
2) Administracin es un conjunto de conocimientos referidos a las organizaciones,
integrados por nociones concernientes a la explicacin cientfica de su
comportamiento y nociones concernientes a su tecnologa de conduccin.
En sta ltima definicin se tiene en cuenta :
a) Que el objeto de estudio de la Administracin son las organizaciones.
b) Que los conocimientos de los que est compuesta la Administracin pertenecen
a dos esferas :
Tomar decisiones.
Gerenciar.
e) Gerenciar .
Que permita el mantenimiento y la vigencia de la organizacin, asegurando una
actividad y servicio eficiente, respondiendo adecuadamente a las demandas y
expectativas de los dems miembros de la institucin y del usuario.
En pocas palabras, administrar esencialmente es dirigir un grupo humano
cualquiera y organizar las actividades que realiza o pretende realizar.
1.6. Propsitos de la Administracin .
Tradicionalmente se afirma que la EFICIENCIA es el propsito de la administracin;
sin embargo la eficiencia en el trabajo y en la prestacin de servicios no ser posible
si es que no se dan los siguientes presupuestos :
a) Relaciones humanas ptimas al interior de la organizacin
b) Racionalizacin de medios materiales y recursos humanos.
c) Personal idneo y capacitado.
d) Recurso humano identificando con la organizacin y comprometido con los
objetivos y metas por alcanzar.
La eficiencia de la administracin se manifiesta cuando :
1 Se brinda un servicio satisfactorio al usuario, que implica:
a) Igualdad en el trato.
b) Oportunidad y cumplimiento en la prestacin de servicios.
c) Ms y mejores actividades.
d) Acercamiento al usuario.
2 Responsabilidad en las actuaciones y superacin de los problemas, tratando de mantener un buen clima institucional.
2. LA ADMINISTRACIN CIENTFICA
3.1 Aspecto Generales
A finales del siglo XIX mucho se haba escrito, practicado y predicado sobre la
administracin; sin embargo, casi todo el material era muy simple, limitado a la
industria particular del autor-entrenador basado en su experiencia y prctica
continua. El cuerpo de conocimientos sobre administracin, se debi gracias a las
contribuciones de un grupo heterogneo de ejecutivos y administradores empricos,
que registraron sus experiencias y observaciones, as como de acadmicos
especializados.
Con el advenimiento de F. Taylor, Fayol y otros, en los albores de nuestro siglo,
aparece la administracin cientfica, imbuida de un amplio conjunto de
conocimientos, cuyos enfoques ponen marcado nfasis en la productividad. Durante
la primera mitad del siglo XX, la corriente funcional enfatiza los principios
administrativos, desarrolla macroconceptos y pone de relieve la importancia de la
coordinacin de rganos especializados. Con el correr de los aos, paulatinamente
ha ido ensanchando sus perfiles en virtud a las aportaciones de las ciencias del
comportamiento, que han enfatizado los aspectos psicosociales de la administracin,
provocando una profunda reestructuracin conceptual de la administracin, difcil
incluso de objetivar.
En las ltimas dcadas el avance de este tipo de administracin se ha profundizado
con el empleo de la cuantificacin, los modelos matemticos y la aplicacin de la
ms diversa tecnologa. La influencia de la administracin cientfica, puede notarse
por el inters que muchas empresas hacen en el diseo del trabajo, en la seleccin
cientfica y el desarrollo de los trabajadores, es decir se busca alcanzar la eficiencia,
Cooperar con el potencial humano de tal manera, que todo trabajo se haga de
acuerdo a los principios cientficos, asegurando la. adaptacin del trabajador a
su puesto, mediante una cuidadosa especializacin.
efectiva,
generando
muchos
cambios
en
las
estructuras
y millones de libros, revistas, folletos, etc., escritos en todos los idiomas sobre
Administracin. Polticos, socilogos, psiclogos, economistas, ingenieros, etc. han
tratado sobre el tema, apareciendo teoras que van desde las llamadas teoras clsicas,
pasando por la Teora de Sistemas hasta las Teoras de Calidad y Reingeniera.
Razones muy fundadas para reconocer a estos dos grandes autores y su repercusin
histrica en el campo administrativo.
CLASIFICACIN
La Administracin Pblica en el Per, segn el rea donde desarrolla sus
actividades, se clasifica en:
1. Administracin Nacional, que abarca todas las dependencias ministeriales, las
instituciones pblicas y las empresas estatales.
2. Administrativa Regional, que cubre el rea de las Regiones y de las
circunscripciones departamentales.
3. Administracin Local, que cubren el rea denominada Municipal o Comunal.
Semejantes :
-
Diferencias :
-
LA PLANIFICACIN
En trminos generales, puede decirse que planificacin es la actividad que partiendo
del conocimiento de la situacin actual y teniendo en cuenta las previsiones de,
evolucin de las diversas variables que intervienen en un proceso, establece cual es
la orientacin, entre las diversas posibles, que debe inferrsele para una mejor
consecucin de tos objetivos a que est encaminado. Su concrecin en un plan
supone el establecimiento de que debe hacerse, como, dnde, por quien y con qu.
La planificacin consciente o inconsciente, se aplica y se ha aplicado en todos los
niveles ejecutivos de cualquier organizacin. Las diferencias son nicamente de
grado y de la consecuente utilizacin de elementos ms o menos sofisticados para su
realizacin.
La moderna administracin ha aumentado considerablemente la consideracin
prestada a la planificacin en parte por el ambiente de cambio continuo existente,
pero en parte tambin porque slo mediante una adecuada planificacin el
administrador puede anticipar el impacto de las diversas fuerzas concurrentes y
controlar en cierta medida su influencia, de forma que la eficacia de la actividad
desarrollada por la organizacin, medida en grados de aproximacin a sus fines
reales, se mantenga siempre dentro de unos lmites adecuados.
La administracin es as cada vez, mas, una actividad de identificacin de objetivos,
planificacin y coordinacin que una simple actividad esttica orientada a la
decisin operativa diaria.
LA ORGANIZACIN
Con el vocablo "Organizacin" se alude tanto a la totalidad de una institucin, como
a la plasmacin estructural de su actividad o al conjunto de relaciones formales e
informales existentes en su seno.
Prescindiendo de posturas extremas y siguiendo el orden secuencial lgico del
proceso administrativo, entendemos que, definidos los objetivos, establecido el plan
de actividades para su consecucin, el siguiente paso es la agrupacin de estas
actividades en torno a centros de decisin, la delegacin de autoridad y asignacin
de responsabilidades y el establecimiento de las relaciones horizontales y verticales
que se estime convenientes y de los condicionamientos adecuados para fomentar o
restringir las relaciones informales que se puedan.
Esta determinacin y ordenacin de todos los elementos que deben intervenir en el
proceso es lo que consideramos organizacin. Constituye e! aspecto ms visible del
proceso administrativo y en cierto grado es su plasmacin fsica. Esto ha llevado a
identificar no pocas veces administracin con organizacin administrativa y ha
sustantivar lo que es adjetivo. No es la organizacin la que debe desarrollar una
actividad, sino que es la actividad la que requiere una organizacin y por lo tanto
esta debe supeditarse a aquella. La organizacin debe pues tener un sentido
dinmico, cambiante y flexible.
LA EJECUCIN
La funcin de la ejecucin consiste en conseguir que los diferentes elementos que
intervienen en el proceso administrativo lleven a cabo sus tareas.
La eficacia de un grupo de personas para conseguir sus metas es directamente
proporcional a la eficacia con que un grupo es dirigido. La ejecucin es para el
proceso administrativo lo que la administracin es para un sistema cualquiera, esto
es, el elemento latente o impulsor.
La funcin directiva no es privativa de ningn nivel sino que penetra a toda la
estructura administrativa. All donde dos o ms personas deben realizar una tarea
completa se requerir el ejercicio de una funcin directiva que slo en grado diferir
de la de alto nivel.
De hecho esta funcin se ha ejercido siempre que ha existido un esfuerzo corporativo
para alcanzar alguna meta. Pero su naturaleza y forma de realizarse han variado
enormemente. De ah incluso las modificaciones terminolgicas de su denominacin:
"mando", jefatura, direccin, impulsin, animacin. La idea de coaccin o
imposicin han ido dando paso a la de integracin y cooperacin, al mismo tiempo
que las rgidas lneas jerrquicas son sustituidas por el concepto de equipo. La
orientacin, la informacin, la motivacin y el liderazgo estn hoy ntimamente
ligadas al proceso de direccin, o ejecucin.
EL CONTROL
Es esta quiz la funcin a la que ms ha afectado el desarrollo de las modernas
teoras de la administracin. La planificacin ha ganado atencin y tecnicismo, la
organizacin ha perdido sustantividad, la ejecucin ha variado sus puntos de apoyo,
pero todas ellas conservan su sentido.
El Control por el contrario ha visto modificarse profundamente su naturaleza. Ha
dejado de ser funcin derivada de la responsabilidad de la administracin en el
cumplimiento de las misiones encomendadas y de estar orientada a la vigilancia,
examen y sancin de comportamientos desacertados.
Continua siendo medida de rendimiento. Investiga los desajustes entre el esquema
terico plasmado en e! momento planificador y la situacin rea! alcanzada a nivel
de ejecucin. Pero no se orienta a la bsqueda de responsabilidades sino a la
introduccin de elementos correctores. De elemento final de un proceso administrativo esttico y secuencia!, pasa a elemento inicial e impulsor en un proceso
administrativo dinmico y cclico. Se convierte en pieza clave de retroaccin y
presupone la incorporacin a la teora administrativa de los principios de la
ciberntica.
As concebido, en el concepto de control se encuentra implcita la utilizacin de
"ciertas medidas" o "standars" que permiten comparar las salidas o resultados del
sistema con el producto deseado, previamente establecido, y poner en marcha los
mecanismos, restaurar el sistema para que se produzca de acuerdo con los planes
establecidos.
Todo proceso administrativo por referirse a la vida social, es de suyo nico. Forma
un continuo inseparable. Cada parte, acto, etapa, esta indisolublemente unido con
los dems.
Entendemos por elementos de la administracin, de acuerdo a la terminologa usada
por Fayol Los pasos o etapas bsicas a travs de los cuales se realiza aquella.
La divisin de 4 elementos es la ms difundida y generalizada, 2 en la mecnica
(planeacin y organizacin) y 2 en la dinmica (ejecucin y control).
Urwich en su libro Teora de la Organizacin distingue la mecnica administrativa como los aspectos de estructuracin y que trata de cmo deben ser las
relaciones, mirando siempre el futuro, en algo que debe hacerse.
La Mecnica Administrativa
Considerada como la administracin esttica, basada en los aspectos de
estructuracin, trata de como deben ser las relaciones, mirando siempre al
futuro, en algo que debe hacerse
3.6.2
La Dinmica