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Lync-Guia de Uso
Lync-Guia de Uso
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Gerencia de Sistemas y Tecnologas 2013
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Gerencia de Sistemas y Tecnologas 2013
Tabla de Contenido
1. Introduccin__________________________________________________________________ 5
2. Principales caractersticas de Lync 2013__ _________________________________________ 7
2.1. Cul es la apariencia de mi nuevo Lync? ____________________________________ 7
2.2. Men rpido de Lync_____________________________________________________ 9
2.3. Defina cmo organizar sus Contactos________________________________________10
2.4. Tenga a mano a sus Favoritos en la lista de Contactos __________________________11
2.5. Nuevos conos en la ventana de conversacin ________________________________12
2.6. Conversaciones en pestaas ______________________________________________13
2.7. Nuevas caractersticas de video ____________________________________________14
2.8. Nuevas caractersticas de reunin __________________________________________15
2.9. Lync para clientes mviles_________________________________________________18
3. Iniciar sesin y comenzar a utilizar Lync____________________________________________19
4. Qu significa la opcin Restablecer Estado, en el men de disponibilidad? _______________21
5. Descripcin de los estados del men de disponibilidad ________________________________22
6. Encontrar a un usuario INACAP __________________________________________________23
7. Gestin de la lista de contactos __________________________________________________26
7.1. Agregar personas a mi lista de contactos _____________________________________26
7.2. Diferentes vistas de los contactos___________________________________________29
7.3. Crear un nuevo Grupo en la lista de contactos_________________________________33
7.4. Ms sobre la gestin de contactos __________________________________________35
8. Mensajera Instantnea_________________________________________________________36
8.1. Enviar y recibir mensajes instantneos_______________________________________36
8.2. Invitar a ms personas a una conversacin ___________________________________37
8.3. Ms opciones en una conversacin de mensajera instantnea____________________39
9. Iniciar una llamada de voz a travs de Lync_________________________________________40
10. Iniciar una videollamada_______________________________________________________42
11. Compartir actividades _________________________________________________________45
11.1. Compartir el escritorio de su equipo ________________________________________45
11.2. Conceder el control del escritorio a otra persona ______________________________47
11.3. Compartir un programa de su equipo _______________________________________48
12. Iniciar una reunin en lnea no programada________________________________________49
13. Reuniones en lnea programadas________________________________________________52
13.1. Programar una reunin en lnea ___________________________________________52
13.2. Unirse a una reunin programada__________________________________________54
14. Grabar conversaciones, llamadas o reuniones en lnea_______________________________55
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Gerencia de Sistemas y Tecnologas 2013
1. Introduccin
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Trabajo Colaborativo
Puede realizar reuniones virtuales, utilizando todas las herramientas que dispone Lync para facilitar
esta tarea.
Tiene la posibilidad de compartir el escritorio de su equipo, un programa o un archivo; adems,
cuenta con una pizarra virtual donde todos los participantes de una conversacin pueden escribir
simultneamente!
En esta gua encontrar las principales caractersticas de Lync 2013 y orientaciones respecto a su uso.
Lo invitamos a descubrir todas las posibilidades que entrega esta nueva herramienta de comunicacin
a los Colaboradores INACAP.
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Cuadro de Notas
Su nombre de usuario
Su imagen.
El color de la franja del
costado izq., indica su
estado de disponibilidad.
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Note que al costado izquierdo de la imagen que lo identifica, hay una franja de color que vara segn su
estado de disponibilidad. En este caso, el color verde indica que se encuentra Disponible.
Bajo el men de disponibilidad se muestra el cuadro de ubicacin. Usted puede proporcionar ms
detalles sobre dicha ubicacin, cambindole el nombre a trabajo, casa, etc; as, siempre que trabaje
desde ese lugar sus contactos sabrn dnde se encuentra.
Men de disponibilidad
Cuadro de ubicacin
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Por ltimo tenemos el cono opciones y el cuadro de bsqueda, lo que se muestra ms abajo en la
ventana principal de Lync depender de qu cono se encuentre seleccionado: contactos, salones de
chat persistentes, conversaciones o telfono.
El cono opciones (
) permite ajustar
algunas configuraciones de nuestro Lync
personal: audio, video, desviacin de
llamadas, entre otros. A travs del cuadro
de bsqueda, puede buscar a una persona
dentro de INACAP por su nombre o
telfono- o una sala de chat.
cono opciones
Cuadro de bsqueda
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Si mantiene el mouse posicionado sobre uno de estos conos, ver las opciones que tiene disponibles.
Al hacer clic en el cono, el mensaje instantneo pasa al modo de comunicacin seleccionado.
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Tres pestaas de
conversacin activas,
puede desplazarse
fcilmente entre ellas
Para extraer una conversacin a una ventana nueva, puede utilizar el botn emergente (
). Luego,
puede usar el botn desplegar (
), para volver a agregar la conversacin a la ventana principal.
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Puede ver a todos quienes participen de una videoconferencia de forma automtica. Si el vdeo no
estuviera disponible, aparecer la imagen de la persona que est hablando.
Cuando hay ms de cinco participantes en una videoconferencia, las ventanas de video de los
cinco ms activos aparecen en la fila superior y las imgenes de los dems participantes aparecen
abajo. Asimismo, puede seleccionar un participante o ms de uno, para que sean visibles durante
toda la sesin.
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Segn el tipo de reunin, puede decidir si desea activar o desactivar el micrfono de los participantes,
o si quiere permitir o bloquear el uso compartido de video. Estas opciones son de gran utilidad
cuando se trata de reuniones de ms de veinte participantes.
Los controles de la sala de reuniones virtual, son fciles de usar y le permiten activar y desactivar
su micrfono, cambiar los dispositivos de audio e incluso transferir llamadas a otro nmero de
telfono.
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Los usuarios de PC y de Mac se pueden unir a una reunin de Lync desde un explorador web,
utilizando todas las opciones disponibles:
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Tiene la posibilidad de consultar el estado de disponibilidad de otros usuarios y elegir la mejor forma
de conectarse con ellos.
Cuando llama, Lync usa el nmero de Telefona
IP organizacional para que pueda establecer
comunicacin sin costos de llamada.
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En el men Inicio seleccione el link Todos los programas y, a continuacin, busque Lync
2013.
Paso 2
Antes de iniciar sesin usted puede modificar su estado de disponibilidad, de manera que
cuando los usuarios lo vean conectado conozcan esta informacin inmediatamente.
1.Seleccione su estado
de disponibilidad
2. Debe hacer clic en
Iniciar sesin
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Paso 3
Puede establecer una ubicacin para que los dems usuarios sepan desde dnde est trabajando y
escribir en el cuadro de notas cules son sus actividades para el da de hoy.
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Ocupado
No molestar
Vuelvo enseguida
Ausente
No estoy trabajando
Sin conexin
No ha iniciado sesin.
Si ha bloqueado a otros usuarios para que no vean su estado de
presencia, siempre aparecer para ellos como desconectado.
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1.Digite el nombre de la
persona que est buscando
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2. Se levanta la tarjeta de
contacto del usuario
Paso 2
Para ver la versin completa, haga clic en la flecha situada en la esquina inferior derecha
de la tarjeta de contacto.
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Paso 3
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Paso 2
Busque a la persona que desea agregar a su lista de contactos, a travs del cuadro de
bsqueda.
Digite el nombre de la
persona que est buscando
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Paso 3
Una vez que encontr al usuario, debe posicionarse sobre su nombre y hacer clic con el
botn derecho del mouse.
Paso 4
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Paso 5
Nota importante: para ayudarle a organizar la lista de contactos, Lync rellena de forma automtica
la lista de Contactos frecuentes, en funcin de los diez contactos con los que ms a menudo tiene
conversaciones. Usted puede modificar esta lista, siguiendo los pasos antes descritos
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Estado para ver los contactos organizados por disponibilidad: conectado, ausente, no disponible y
desconocido.
Relaciones para verlos agrupados segn las relaciones de privacidad que estableci para ellos:
grupos de trabajos, compaeros, contactos externos, contactos bloqueados, etc.
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Si desea cambiar la relacin de privacidad de uno de sus contactos para definir qu informacin
compartir con l, debe posicionarse sobre el nombre del usuario y hacer clic con el botn derecho del
mouse. Luego, seleccionar en el men desplegable, el link Cambiar relacin de privacidad y elegir
aquella que estime conveniente.
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Nuevo para ver una lista de los usuarios que solicitaron formar parte de su lista de contactos.
En este ejemplo, dos personas lo han agregado a la lista de sus contactos y usted puede decidir si
desea agregarlos tambin a su propia lista de contactos.
Si se posiciona sobre la imagen de una de estas personas, se desplegar el men rpido de Lync con
diferentes opciones: enviar un mensaje instantneo
, agregar a contactos
, borrar solicitud
y
ver la tarjeta de contacto
.
Al seleccionar el botn Agregar a contactos, usted puede escoger a qu grupo de contactos asociarlo
y, simultneamente, se agrega a su lista y desaparece de la categora Nuevo.
El usuario se agrega a su
lista de contactos y
desaparece de la vista
Nuevo
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En la seccin Grupos, posicinese sobre Favoritos y haga clic con el botn derecho del
mouse.
Posicinese en Favoritos
y haga clic con el botn
derecho del mouse
Paso 2
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Paso 3
Se habilita un espacio para que ingrese el nombre del grupo que desea crear.
Paso 4
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Contacto
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8. Mensajera Instantnea
8.1 Enviar y recibir mensajes instantneos
Siga los siguientes pasos para enviar y recibir mensajes instantneos:
Paso 1
En la ventana principal de Lync haga doble clic sobre un contacto, o bien seleccione el
cono de mensajera instantnea
del men rpido de Lync que se despliega al
posicionarse sobre la imagen del usuario-.
Paso 2
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Nota: cuando alguien quiera comunicarse con usted y le enve un mensaje instantneo, aparecer
una alerta en la esquina inferior derecha de su pantalla. Usted podr ignorar, redirigir la invitacin
a otra persona o responder.
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Paso 2
Paso 3
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Paso 4
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Paso 3
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Posicione el cursor
sobre la imagen del
contacto
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Paso 2
Paso 3
Se despliega una vista previa de su video, para cerciorase de que se vea correctamente
antes de comenzar la conversacin. A continuacin, seleccione la opcin Iniciar mi video.
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Paso 4
Una vez que la otra persona acepte su invitacin, podr comenzar la videollamada. As,
puede reunirse con compaeros de trabajo que se encuentren en otras dependencias de
INACAP y resolver rpidamente alguna tarea, inquietud, etc.
Para poner trmino a la videollamada, basta con hacer clic en el cono del telfono que se
encuentra en el costado derecho de la ventana
.
Para finalizar la
llamada debe hacer
clic en el cono
Note que esto tambin lo puede realizar desde la aplicacin Lync instalada en su telfono
mvil, sin costo de llamada para usted.
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En la ventana principal de Lync, en la lista de Contactos, haga doble clic en el nombre del
usuario con quin desea compartir el escritorio.
Paso 2
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Paso 3
Paso 4
Se despliega un mensaje que indica que el usuario seleccionado podr ver todo el contenido
de su pantalla. Para compartir el escritorio, debe seleccionar el botn Aceptar.
Una vez que el otro usuario acepte su invitacin a compartir escritorio, ste podr ver la pantalla de
su equipo. Mientras esto suceda, en la parte superior de la ventana se mostrar la barra de uso
compartido y en ella el mensaje: Est compartiendo.
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Paso 5
Para dejar de compartir su escritorio, en la barra de uso compartido haga clic en el botn
Dejar de Presentar.
2. Seleccione al usuario a
quin ceder el control
Si desea que cualquier persona de la reunin tome el control de su equipo, haga clic en Aceptar
automticamente las solicitudes de control.
Paso 2
2. Seleccione la opcin
Recuperar el control
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Una vez que el usuario acepte su invitacin, ste podr ver el programa o archivo que usted desea
compartir.
De este mismo modo, usted podr compartir una presentacin de power point o una pizarra virtual,
revise todas las opciones que estn disponibles en el men Compartir.
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Paso 2
En el men desplegable debe hacer clic en la opcin Reunirse ahora, tal como se muestra
en la imagen.
Seleccione la opcin
Reunirse ahora
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Paso 3
Paso 4
Busque a las personas que desea invitar a esta reunin no programada, ya sea en su lista
de contactos o a travs del cuadro de bsqueda. Puede seleccionar a varios usuarios a la
vez, utilizando la tecla CTRL.
Finalmente, debe hacer clic en el botn Aceptar.
Una vez que los usuarios acepten su invitacin, podr comenzar su reunin. Recuerde que
puede utilizar todas las herramientas disponibles: audio, video, etc.
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Note que tambin tiene la posibilidad de enviar una convocatoria a travs de Microsoft Outlook para
aquellos usuarios que no se encuentren conectados. Para ello debe seleccionar la opcin Invitar por
correo electrnico, disponible en la pestaa ACCIONES. As, el usuario recibir un correo electrnico
con un vnculo a la reunin.
1. Seleccione la pestaa
ACCIONES
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1. Seleccione el botn
Nuevos elementos
Paso 2
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Paso 3
En el rea de reunin, puede escribir la agenda o temas a tratar, siempre teniendo precaucin
de no cambiar nada de la informacin respecto a la reunin de Lync. Finalmente seleccione
el botn Enviar.
Debe hacer
clic en Enviar
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1. Seleccione el men
Ms opciones
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