Calabozo, abril de 2013

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL P. P. PARA LA EDUCACIN UNIVERSITARIA
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA DE LOS LLANOS
P. N. F. - EN INFORMTICA
CALABOZO ESTADO GURICO
SISTEMA DE INFORMACIN PARA EL CONTROL DE REGISTRO DE DOCUMENTOS EN EL
DEPARTAMENTO DE ARCHIVO DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LAS
FUERZAS ARMADAS, UNEFA APURE, SAN FERNANDO DE APURE
Profesor:
Ing. Jorge Prieto
Autores:
Garca Marisol C.I. V-10.266.417
Gonzlez Luis C.I. V-12.547.495
Hidalgo John C.I. V-15.512.364
Pulido Pablo C.I. V-12.322.677
Revern Carlos C.I. V-14.925.626
Descripcin del problema.
La Universidad Nacional Experimental de las Fuerzas Armadas
Ncleo - Apure cuenta con un departamento de Archivo y correspondencia
con funciones especificas de resguardar expedientes, datos e informacin
de gran valor para la institucin, dicho departamento es el encargado de
almacenar todo lo referente a documentos, memos, programas de
estudios, y toda la informacin que se genera en el ncleo bien sea sta
desarrollada por la universidad, procesada o recibida. Dicho departamento
es una entidad perteneciente a
Descripcin del problema.
la Divisin de Secretara de la universidad. La mayora de los departamentos
pertenecientes a sta divisin, generan informacin y documentacin que
debe ser archivada constantemente. Y en las ocasiones en que hay
inscripciones en la universidad, mucho ms. Cada vez que alguna de las
oficinas de la divisin solicita informacin, se llena una solicitud para ser
entregada al departamento de archivo; dando la orden de bsqueda o
ubicacin de los expedientes requeridos en unos extensos archivos.
Descripcin del problema.
En consecuencia se implant un sistema de informacin para el
control de registro en este departamento, que permite ofrecer las bondades
de ahorro de tiempo y recursos en el desarrollo de las diferentes actividades
realizadas, tomando en consideracin que se utilizan los recursos tecnolgicos
ya existentes en dicha universidad, procurando aun ms la factibilidad tcnica,
facilidad de uso y robustez de la informacin manejada.
Objetivo General
Actualizar el sistema de informacin para el control de
registros de documentos del Departamento de Archivos de la
Universidad Nacional Experimental Politcnica de la Fuerza Armada
Nacional (UNEFA), Ncleo Apure.
Objetivos Especficos
Mejorar el mdulo de Sesiones; aplicando una rutina ms estricta
de seguridad y encriptacin.
Modificar el mdulo Histrico de Expedientes por un mdulo ms
compacto basado en Procedimientos Almacenados (Triggers).
Agregar triggers (disparadores) a las tablas restantes en la base de
datos.
Realizar un Filtro de Reportes de Expediente ya que el existente es
muy bsico.
La alternativa propuesta en este caso; es la actualizacin del
sistema implantado mediante la creacin de un historial de todas las
operaciones realizadas en los expedientes por medio de procedimientos
almacenados directamente en el motor de la base de datos, adems de
mejoras en la seguridad y el control de usuarios. Esto, agilizara la
bsqueda de informacin en el departamento de archivo, y por
supuesto; en todo el ncleo. Gracias a la disminucin del tiempo de
bsqueda de los expedientes.
Alternativas de la Solucin
Justificacin e Impacto Social
El diseo del sistema desarrollado en el departamento de Archivos de la
Universidad Nacional Experimental de las Fuerzas Armadas, Ncleo Apure, Estado
Apure, cubri la necesidad de llevar de manera automatizada todos los procesos
administrativos del departamento.
Es importante mencionar que una de las ventajas en la implantacin de
dicho sistema es que el departamento cuenta con hardware (computador,
impresora, entre otros), software bajo plataforma libre; adems de recurso
humano capacitado.
Su impacto se evidenci dentro de la institucin debido al buen
funcionamiento operativo del sistema implementado evaluando a profundidad los
resultados obtenidos y su aplicacin en el medio laboral, as como su interaccin
con el usuario y el personal en general, logrando establecer como premisa
fundamental que pudiera cubrir las necesidades antes mencionadas y as ofrecer
un mejor servicio operacional al usuario o empleados del departamento de
Archivo y Correspondencia.
Justificacin e Impacto Social
A continuacin se mencionan algunas de las bondades obtenidas
de la implementacin de la propuesta:
1. Fiabilidad y Seguridad: El sistema cuenta con restricciones de acceso
de forma que el usuario tiene acceso solamente luego de introducir la clave
y se muestra la informacin que debe conocer. Este manejo evitar la prdida
de informacin valiosa o su acceso por parte de personal no autorizado. El
usuario del sistema acceder al mismo con su identificacin, generada por el
identificador de seguridad segn la permisologa, validando el nombre de
usuario y la clave ingresada por ste.
2. Facilidad de Uso: El sistema provee una interfaz de usuario que permite
la interaccin con los usuarios, la cual es amigable y de fcil uso, permitiendo
que la capacitacin en el manejo del mismo se haga en el menor tiempo.
3. Robustez: Se almacena la informacin de forma segura y sin
redundancia de datos.
Conclusin
2. La interaccin con los usuarios permiti a los investigadores conocer el
foco de la problemtica y las necesidades o requerimientos para de esta
manera cumplir con la resolucin de los mismos, as mismo, la captura de
los requerimientos del Departamento permiti definir los requisitos del
sistema en base a las necesidades detectadas dentro del mismo.
3. El empleo de UML (Lenguaje de Modelado Unificado) para la
elaboracin del diseo del sistema permiti visualizar y explicar en forma
detallada los requisitos del sistema, apoyado en los diagramas que
proporciona este lenguaje para describir la arquitectura del mismo.
Conclusin
4. El desarrollo del sistema cumple con las necesidades del Departamento
de Archivo y Correspondencia, gracias a que optimiza los procesos de
envo, recepcin y control de la correspondencia as como tambin agiliza
la elaboracin de informes, obteniendo como resultado un mejor
desempeo en las labores, una mayor calidad y eficiencia en el servicio
prestado.
5. En lo que respecta a la construccin del producto de software se
obtuvo la especificacin de requerimientos del sistema, el diseo
arquitectnico, diseo detallado, y las interfaces de usuario, logrando
desarrollar un sistema sencillo, fcil de manejar y que permite una mejora
importante en los procesos del Departamento de Archivo y
Correspondencia.