Riesgo - Exterior - Iso 31000 - Cosmoagro - Vargas - 2013 PDF

SISTEMA DE GESTIN DEL RIESGO:
COMPRAS Y COMERCIO EXTERIOR, BAJO ISO 31000/2013.

EMPRESA COSMOAGRO S. A.

ANDREA PALACIOS VARGAS

UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS
PROGRAMA DE CONTADURA PBLICA
SANTIAGO DE CALI
2013

SISTEMA DE GESTIN DEL RIESGO:
COMPRAS Y COMERCIO EXTERIOR, BAJO ISO 31000/2013.
EMPRESA COSMOAGRO S. A.

ANDREA PALACIOS VRAGAS

Proyecto de grado para optar por el titulo de Contador Publico

Asesores
GHERSON GRAJALES LONDOO
RICARDO ZAMORANO HO

UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS
PROGRAMA DE CONTADURA PBLICA
SANTIAGO DE CALI
2013

NOTA DE ACEPTACIN

Firma del Director

Firma del Jurado

Firma del Jurado

Santiago de Cali 28 de Mayo de 2013

AGRADECIMIENTOS

De manera muy especial se agradece al asesor Gherson Grajales Londoo,
por su incondicional apoyo y acompaamiento durante la realizacin de este
proyecto, aspectos fundamentales tanto para el desarrollo como para su
finalizacin.

Igualmente a la empresa en la cual surgi el problema, por haber confiado y
brindado la informacin necesaria para la realizacin del proyecto,
especialmente al gerente de Suppl y Chai n y a la persona encargada de
las compras nacionales y extranjeras, quienes brindaron solucin a las
dudas surgidas y en todo momento estuvieron dispuestos a colaborar con el
desarrollo del proyecto.

Finalmente, y no menos importante, se agradece a la familia Palacios por su
soporte y acompaamiento incondicionales. As mismo, a la universidad
San Buenaventura por los conocimientos brindados durante la formacin
profesional.

DEDICATORIA

En especial a mi amigo Carlos Andrs Cadavid, quien me introdujo al mundo de
los sueos, aqul en el cual solo ingresan aquellas personas especiales teniendo
la conviccin y la certeza profunda que no hay nada imposible.

A mi madre Lucila Palacios quien con su rectitud y su constante lucha por la vida
me enseo que una sola persona tambin puede transformar el mundo.

A mi prima ngela Mara Snchez, quien con sus enseanzas y apoyo econmico
aporto a la finalizacin de este pregrado.

A los profesores Gherson Grajales y Ricardo Zamorano, porque me tendieron su
mano como buenos padres del conocimiento en los momentos ms difciles de la
elaboracin de este proyecto.

A Laura Clemencia Delgado y familia, amigos especiales quienes me cuidaron en
mi estado convaleciente, quienes me ensearon el mundo de la fe y abrieron las
puertas de su corazn para que yo entrara como uno ms de la familia.

A los Colaboradores de la empresa Cosmoagro, propietarios, familias, todos y
todas miembros de esta organizacin, porque se mantienen en pie de lucha por un
pas ms justo, porque soy de ustedes y porque soy una fiel colaboradora.

Andrea Palacios Vargas.

INDICE O CONTENIDO
INTRODUCCIN. ................................................................................................... 4
1.1. Gestin del Riesgo - ISO 31000/2013. .......................................................... 5
1.2. Clases de riesgos - ISO 31000/2013............................................................. 7
1.3. Cuadros de Mando. .................................................................................... 10
2. JUSTIFICACIN. .............................................................................................. 13
3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. .............................................................. 15
4. OBJETIVOS. .................................................................................................... 16
4.1. Objetivo General. ........................................................................................ 16
4.2. Objetivos especficos. ................................................................................. 16
5. CARACTERIZACIN DE LOS PROCESOS. .................................................... 17
5.1. Poltica de Compras: Proceso asignar roles y responsabilidades claves. ... 17
5.2. Polticas de compra: Proceso de cotizar. .................................................... 19
5.3. Operacin del comit de compras. .............................................................. 20
6. LA GESTIN DEL RIESGO EN EL PROCESO DE COMPRAS. ...................... 27
6.1. Poltica de gestin del riesgo en el producto. .............................................. 27
6.2. Poltica de gestin del riesgo en proveedores. ............................................ 28
6.3. Procedimiento de compras de material productivo. ..................................... 30
7. GENERALIDADES DEL PAGO A PROVEEDORES. ........................................ 37
7.1. Reglas de la Informacin entrante. ............................................................. 37
7.2. Definiciones. ............................................................................................... 41
7.3. Descripcin sub proceso pago a proveedores. ........................................... 42
7.5. Esquema de Seguimiento para facturas no soportadas. ............................. 48
8. MODELO DE PROCESOS DE COMPRA Y COMERCIO EXTERIOR. ............. 49
8.1. Organigrama. .............................................................................................. 49
8.2. Mapa de procesos ................................................................................... 51
8.3. Polticas. .................................................................................................. 53
8.4. Otras polticas de evaluacin de riesgos. ................................................. 59

8.5. Planta de cargos. ..................................................................................... 63
8.6. Manual de cargos. ................................................................................... 64
8.7. Manual de funciones. ............................................................................... 66
8.8. Manual de calidad. ................................................................................... 68
8.9. Manual de procedimientos. ...................................................................... 79
8.10. Formatos. ................................................................................................ 91
8.11. Manual de instructivos. ............................................................................ 97
8.12. Informe cuadro de mando. ..................................................................... 114
8.13. Procedimiento general de compras y comercio exterior dentro de la
organizacin. ................................................................................................... 128
8.14. Mapa estratgico. .................................................................................. 132
9. CONCLUSIONES. .......................................................................................... 135
10. RECOMENDACIONES. ................................................................................ 137
11. BIBLIOGRAFIA. ............................................................................................ 138

INDICE DE TABLAS

Tabla 1: Poltica de montos y cotizaciones. .......................................................... 19
Tabla 2: Metodologa de trabajo ........................................................................... 21
Tabla 3: Riesgos en procesos de compra por cotizacin. ..................................... 29
Tabla 4: Cargos y responsabilidades en el rea de compras. ............................... 36
Tabla 5: Diagrama de flujo por actividades ........................................................... 42
Tabla 6: Proceso de pago a proveedores y/o anticipos, Organizacin de la
Tesorera. ............................................................................................................. 44
Tabla 7: Proceso de pago a proveedores y/o anticipos, Auxiliar Contable. ........... 45
Tabla 8: Proceso de pago a proveedores y/o anticipos, Jefe de Tesorera. .......... 47
Tabla 9: Organigrama ........................................................................................... 50
Tabla 10: Gerencia de Supply Chain .................................................................... 51
Tabla 11: Mapa de procesos ................................................................................ 52
Tabla 12: Polticas ................................................................................................ 55
Tabla 13: Otras polticas ....................................................................................... 59
Tabla 14: Poltica del semforo de riesgos ........................................................... 60
Tabla 15: Planta de cargos ................................................................................... 63
Tabla 16: Manual de cargos ................................................................................. 64
Tabla 17: Manual de funciones ............................................................................. 66
Tabla 18: Manual de calidad ................................................................................. 68
Tabla 19: Manual de procedimientos .................................................................... 80
Tabla 20: Formatos ............................................................................................... 91
Tabla 21: Manual de instructivos .......................................................................... 97
Tabla 22: Cuadro de mando ............................................................................... 114
Tabla 23: Procedimiento general de la cadena de abastecimiento ..................... 129

TABLA DE ILUSTRACIONES

Ilustracin 1: Consideraciones previas a la compra. ............................................. 28
Ilustracin 2: Semforo de Egresos ...................................................................... 61
Ilustracin 3 Mapa del ciclo econmico ................................................................. 62
Ilustracin 4: Ejecucin del plan de compras ...................................................... 118
Ilustracin 5: Calidad de proveedores ................................................................. 119
Ilustracin 6: Oportunidad en el trmite de ordenes de compra .......................... 120
Ilustracin 7: Elaboracin y liquidacin de contratos ........................................... 121
Ilustracin 8: Actividades para la ejecucin del plan de compras ........................ 122
Ilustracin 9: Oportunidad en la atencin de solicitudes de elementos devolutivos y
de consumo. ....................................................................................................... 123
Ilustracin 10: Grado de satisfaccin de los servicios de mantenimiento locativos,
transporte y cafetera .......................................................................................... 124
Ilustracin 11: Rotacin de cuentas por pagar .................................................... 125
Ilustracin 12: Oportunidad en el manejo de los procesos precontractuales,
contractuales y pos contractuales ....................................................................... 126
Ilustracin 13: Razn de endeudamiento ............................................................ 127
Ilustracin 14: Mapa estratgico ......................................................................... 134

1

RESUMEN

Este proyecto recopila el proceso de compras y de comercio exterior de la
empresa Cosmoagro; explica cmo funciona el proceso de suministro a las reas
de la compaa, tanto lo referente al material productivo, como de los elementos
de apoyo administrativo que son necesarios para apoyar su labor.

Este manual servir como apoyo a la labor de compra con proveedores del
exterior mediante la contratacin de los servicios de comercio exterior prestados
por parte de proveedores y terceros autorizados, logrando el cumplimiento de
manera eficiente con los acuerdos establecidos en la negociacin; Garantizando la
eficacia y oportunidad del pago de las obligaciones a los proveedores contratados;
mejorando las ventajas de la negociacin de la compaa y la relacin mutua con
nuestros afiliados en el suministro de bienes/servicios y desarrollar la actividad de
pagos bajo una planificacin que favorezca un sano balance en el flujo de caja de
la compaa.

Establecer el ciclo de compras y de comercio exterior de forma escrita, para ser
utilizado en cualquier momento como gua y consulta para cualquier funcionario de
la organizacin encontrando de manera detallada todo lo referente a los
procedimientos llevados a cabo en la cadena de abastecimiento.

No solo es importante hacer las cosas bien, tambin es importante que las
organizaciones se regularicen y estructuren una serie de indicadores permitiendo
realizar evaluaciones peridicas sobre el funcionamiento de cada proceso dentro
de ella, por esto en este proyecto tambin se establecen una serie de indicadores,
los cuales sern de mucha ayuda para identificar cuellos de botella y posibles

2

obstculos garantizando as un buen ciclo y posteriormente se puedan tomar
decisiones favoreciendo la empresa.

PALABRAS CLAVES: Gestin del riesgo, ISO 31000/2013, Normalizacin de
Procesos, Compras, Comercio Exterior, Cuados de Mando.

3

ABSTRACT

This project collects in a clear and substantial procurement process and foreign
trade Cosmoagro S. A. Company, explains how the process of supply to areas of
the company both in terms of productive material and administrative support
elements are necessary to support its work.
Once this manual will serve as support for the work of buying foreign suppliers by
hiring foreign trade services provided by third party suppliers, thus achieving that
efficiently meets with the arrangements in negotiation, ensuring the effectiveness
and timeliness of payment of obligations contracted providers, thereby improving
the advantages of trading of the company and the mutual relationship with our
affiliates in the supply of goods / services and develop payment activity under a
plan that promotes a healthy balance in the cash flow of the company.
Establish the procurement cycle of foreign trade and plasma form, to be used at
any time for guidance and consultation to any member of the organization since
here are found in detail everything about the procedures carried out in the chain of
supply.
Not only is it important to get it right, it is also important for organizations to
organize and structure a series of indicators to conduct periodic evaluations of the
performance of each process within an organization, so in this project also
establishes a series of indicators that will be very helpful to identify possible
bottlenecks and obstacles ensuring a good cycle and then can make decisions that
favor the company.

KEY WORDS: Risk management, ISO 31000/2013, Process Standardization,
Shopping, Foreign Trade Command priate.

4

INTRODUCCIN.

El presente trabajo de grado recopila los procesos llevados a cabo en el rea de
compras nacionales y de comercio exterior en la empresa Cosmoagro S. A., bajo
la parametrizacin de la norma internacional ISO 31000/2013 los cuales se han
identificado con base en los aportes de los actores y lderes de los procesos
actuales.

El levantamiento de este trabajo de grado responde originalmente a la necesidad
de hacer mayor control sobre los costos y gastos de compras, la inclusin del
comit de compras. Las verificaciones de la operacin se constituyen en los
principales elementos de respuesta a esta necesidad, no obstante se han incluido
otros requerimientos de reas particulares con el fin de desarrollar la manera ms
eficiente y eficaz la operacin.

Se han asimilado algunos cambios que se consideran estn basados en acuerdos
de servicios entre las reas pero se han excluidos de la presente versin, algunos
cambios implicando mayores componentes de recurso, por tanto deben ser
considerados en una siguiente revisin de los procesos.

5

1. ESTADO DEL ARTE Y METODOLOGIA.

El presente trabajo est basado tericamente en 3 hiptesis:
La primera una teora general de las organizaciones sociales, donde se detallan
claramente las reas de una empresa, y a su vez cada una de estas reas como
debe estar subdividida y cuales con sus principales papeles dentro del rol de la
organizacin, expuesto por Oscar Johansen Bertoglio en su libro: ANATOMIA DE
LA EMPRESA
1

Un segundo referente es el planteado por Jos Antonio Prez Fernndez de
Velasco en su libro GESTION POR PROCESOS. Este autor en su libro plasma
como es importante conocer el pasado y el presente para dar un diagnstico de
cambio de sus ventajas e inconvenientes, as como tambin deja ver claro de
forma general cada uno de los procesos que forman parte de las organizaciones,
sus principales caractersticas y como debe estar estructurado
2
, por tanto en su
desarrollo debe observarse la metodologa del ISO 9000/2008.

Y una tercera teora en la cual ser apoyado principalmente es la normatividad
expuesta en la ISO 31000/2013 y servir de principal marco debido a que es un
documento de apoyo para las organizaciones en el desarrollo de sus enfoques
para la GESTION DEL RIESGO, permitiendo a las empresas comparar sus
prcticas de gestin del riesgo con un punto de referencia reconocido a nivel
internacional, proporcionando slidos principios para la gestin eficaz.

1.1. Gestin del Riesgo - ISO 31000/2013.

1 Oscar Johansen Bertoglio, Kast Fremont E. y Rosenzweig James E, Anatoma de la empresa PAG 125.

2 Jos Antonio Prez, La alternativa Gestin por Procesos PAG 85

6

Las organizaciones de todo tipo y tamao enfrentan factores e influencias, internas
y externas, creando incertidumbre sobre si ellas lograrn o no sus objetivos. El
efecto ocasionado por esta incertidumbre tiene en los objetivos de una
organizacin es el "riesgo".

Todas las actividades de una organizacin implican riesgo. Las organizaciones
gestionan el riesgo mediante su identificacin y anlisis y luego evaluando si este
riesgo se debera modificar por medio del tratamiento del riesgo con el fin de
satisfacer los criterios del riesgo. A travs de este proceso, las organizaciones se
comunican y consultan con las partes involucradas, monitorean y revisan el riesgo
y los controles que lo estn modificando con el fin de garantizar el no
requerimiento de tratamiento adicional del riesgo. Esta norma describe este
proceso sistemtico y lgico en detalle
3
.

Aunque todas las organizaciones gestionan el riesgo en algn grado, esta norma
establece un nmero de principios que es necesario satisfacer para lograr la
gestin del riesgo sea eficaz. Esta norma recomienda conseguir las
organizaciones desarrollen, implementen y mejoren continuamente un marco de
referencia cuyo propsito sea integrar el proceso para la gestin del riesgo en los
procesos globales de gobierno, estrategia y planificacin, gestin, procesos de
presentacin de informes, polticas, valores y cultura de la organizacin.

La gestin del riesgo se puede aplicar a toda la organizacin, en todas sus
muchas reas y niveles, en cualquier momento, as como a funciones, proyectos y
actividades especficos
4
.

3
Administracin en las organizaciones enfoque de sistemas y de Contingencia", McGraw-
Hill/Interamericana
4
La organizacin en la era de la informacin", McGraw-Hill/Interamericana

7

Aunque la prctica de la gestin del riesgo se ha desarrollado con el paso del
tiempo y en muchos sectores para satisfacer diversas necesidades, la adopcin de
procesos consistentes dentro de un marco de referencia exhaustivo puede ayudar
a garantizar que el riesgo se gestiona eficaz, eficiente y coherentemente en toda la
organizacin. El enfoque genrico, se describe en esta norma suministra los
principios y las directrices para la gestin de cualquier forma de riesgo en una
manera sistemtica, transparente y creble, y en cualquier alcance y contexto.
Cada sector especfico o cada aplicacin de la gestin del riesgo traen consigo
necesidades, audiencias, percepciones y criterios individuales. Por lo tanto, una
caracterstica clave de esta norma es la inclusin del "establecimiento del
contexto" como una actividad al inicio de este proceso gentico para la gestin del
riesgo. Al establecer el contexto se capturaran los objetivos de la organizacin, el
entorno en el cual ella persigue sus objetivos, sus partes involucradas y la
diversidad de criterios de riesgo; todo en conjunto ayudar a revelar y evaluar la
naturaleza y la complejidad de sus riesgos
5
.

1.2. Clases de riesgos - ISO 31000/2013.

Para que la gestin del riesgo sea eficaz, la organizacin debera cumplir con
todos los siguientes principios en todos los niveles:

La gestin del riesgo crea y protege el valor de las organizaciones empresariales,
bajo las siguientes premisas:

a) La gestin del riesgo contribuye al logro demostrable de los objetivos y a la
mejora del desempeo en, por ejemplo, la salud y la seguridad humana, la
conformidad legal y reglamentaria, la seguridad, la aceptacin pblica, la

5
Gestin del Riesgo ISO 31000, Icontec

8

proteccin del ambiente, la calidad del producto, la gestin de proyectos, la
eficiencia en las operaciones, el gobierno y la reputacin.

b) La gestin del riesgo es una parte integral de todos los procesos de la
organizacin.

La gestin del riesgo no es una actividad independiente que se separa de las
actividades y los procesos principales de la organizacin. La gestin del riesgo es
parte de las responsabilidades de la direccin y una parte integral de todos los
procesos de la organizacin, incluyendo la planificacin estratgica y todos los
procesos de gestin de proyectos y de cambio
6
.

c) La gestin del riesgo es parte de la toma de decisiones.

La gestin del riesgo ayuda a quienes toman las decisiones a hacer elecciones
informadas prior izar acciones y distinguir entre cursos de accin alternativos.

e) La gestin del riesgo aborda explcitamente la incertidumbre.

La gestin del riesgo toma en consideracin explcitamente a la incertidumbre, su
naturaleza y la forma en que se puede tratar.

f) La gestin del riesgo es sistemtica, estructurada y oportuna.

Un enfoque sistemtico, oportuno y estructurado para la gestin del riesgo
contribuye a la eficiencia y a resultados consistentes, comparables y confiables.

6
La sistmica como Weltanchauung", Asociacin Argentina de teora general de sistemas y
ciberntica, Realizado en un Seminarios taller de nuevos paradigmas para la direccin global de la
organizacin. Universidad Nacional del Altiplano Puno- Per. (1998).

9

g) La gestin del riesgo se basa en la mejor informacin disponible.

Las entradas para el proceso de gestin del riesgo se basan en fuentes de
informacin tales como datos histricos, experiencia, retroalimentacin de las
partes involucradas, observacin, previsiones y examen de expertos. Sin
embargo, quienes toman las de-cisiones deberan informarse y tomar en
consideracin todas las limitaciones de los datos o de los modelos utilizados, o la
posibilidad de divergencia entre los expertos.

h) La gestin del riesgo est adaptada.

La gestin del riesgo se alinea del contexto externo e interno y del perfil de riesgo
de la organizacin.

i) La gestin del riesgo toma en consideracin los factores humanos y culturales.

La gestin del riesgo reconoce las capacidades, percepciones e intenciones de
individuos externos e internos, los cuales pueden facilitar o dificultar el logro de los
objetivos de la organizacin.

j) La gestin del riesgo es transparente e inclusiva.

La correcta y oportuna intervencin de las partes involucradas y, en particular, de
aquellos que toman las decisiones en todos los niveles de la organizacin,
garantizando la gestin del riesgo siga siendo pertinente y se actualice. Esta
intervencin tambin permite a las partes involucradas estar correctamente

10

representadas y logrando la aceptacin de sus puntos de vista, tomando en
consideracin al determinar los criterios del riesgo
7
.

j) La gestin del riesgo es dinmica, reiterativa y receptiva al cambio.

La gestin del riesgo siente y responde continuamente al cambio. A medida que
se presentan los eventos externos e internos, el contexto y el conocimiento
cambian, tienen lugar el monitoreo y la revisin de los riesgos, emergen riesgos
nuevos, algunos cambian y otros de:

k) la gestin del riesgo facilita la mejora continua de la organizacin.

Las organizaciones debern desarrollar e implementar estrategias para mejorar la
madurez de su gestin de riesgos junto con todos los otros aspectos de su
organizacin
8
.

1.3. Cuadros de Mando
9
.

El sistema de medicin El sistema de medicin de una organizacin afecta
muchsimo al comportamiento de la gente, tanto del interior como del exterior de la
organizacin. Si las empresas han de sobrevivir y prosperar en la competencia de
la era de la informacin, han de utilizar sistemas de medicin y de gestin,
derivados de sus estrategias y capacidades. Desgraciadamente, muchas
organizaciones adoptan estrategias con respecto a las relaciones con los clientes,
las competencias centrales y las capacidades organizativas, mientras que motivan
y miden la actuacin solo con indicadores financieros. El Cuadro de Mando

7
Gestin del Riesgo ISO 31000/2013, Icontec
8
Gestin del Riesgo ISO 31000/2013, Icontec
9
Fernndez Hatre, Alfonso. Indicadores de gestin y Cuadro de Mando Integral. Asturias: IDEPA

11

Integral conserva la rendicin financiera como un resumen crtico de la actuacin
gerencial, pero realza un conjunto de mediciones ms generales e integradas,
vinculando al cliente actual, los procesos internos, los empleados y la actuacin de
los sistemas con el xito financiero a largo plazo.
El cuadro de mando integral proporciona a los ejecutivos un amplio marco que
traduce la visin y estrategia de la empresa, en un conjunto coherente de
indicadores de actuacin. Muchas empresas han adoptado declaraciones de
misin, para comunicar valores y creencias fundamentales a todos los empleados.
La declaracin de misin trata las creencias fundamentales e identifica mercados
objetivos y productos fundamentales.
Las declaraciones de misin deben proporcionar inspiracin. Deben proporcionar
energa y motivacin a la organizacin. Pero las declaraciones de misin,
inspiradoras y los slogans no son suficientes. Tal y como Peter Senge observo:
muchos lderes tienen visiones personales que nunca se traducen en visiones
compartidas para galvanizar a una organizacin, hemos estado careciendo de una
disciplina para traducir la visin individual en una visin compartida.
El mando integral transforma la misin y la estrategia en objetivos e indicadores
organizados en cuatro perspectivas diferentes:
Finanzas
Clientes
Procesos interno
Y formacin y crecimiento.

12

El cuadro de mando proporciona un marco, una estructura y un lenguaje para
comunicar la misin y la estratgica, utiliza las mediciones para informar a los
empleados sobre las causantes del xito actual y futuro
10
.
Finalmente la metodologa que se tomara para la realizacin de este proyecto es
la descriptiva, esta permite hacer un levante de informacin y darle una forma
para ser prcticamente detallada y a su vez se muestre el impacto en las personas
relacionadas haciendo parte del proceso objeto del trabajo.
Las unidades que la integran pueden ser individuos, hechos o elementos de otra
ndole. Una vez identificada la poblacin con la cual se trabajar, entonces se
decide si se recogern datos de la poblacin total o de una muestra representativa
de ella. El mtodo elegido depender de la naturaleza del problema y de la
finalidad para la cual se desee utilizar los datos.

10
Fernndez Hatre, Alfonso. Indicadores de gestin y Cuadro de Mando Integral. Asturias: IDEPA

13

2. JUSTIFICACIN.

El presente proyecto surge con el objeto de plantear una serie de cambios a
realizar en el departamento de compras para adecuar a la compaa con relacin
a:
Elegir el proveedor con los productos y/o servicios de mayor calidad, a un
menor costo.
Tener claridad con respecto a los procesos a implementar para realizar una
compra en cuanto a autorizaciones, numero de cotizaciones, forma de pago
anticipada o a crdito, documentos que se deben anexar, tiempos de
entrega, entre otros.
Que el comit de compras creado anteriormente tenga claridad acerca de
sus deberes dentro de la organizacin (l para que fue creado) y se
cumplan con ellos.

Pero el beneficio no ser nicamente para COSMOAGRO S.A, tambin traer
beneficios en mi vida personal y profesional porque ser una excelente
oportunidad para aplicar lo aprendido a lo largo de mi carrera, principalmente en el
rea de auditora, as como tambin es un reto personal para mi dar soluciones a
una serie de inconvenientes que se presentan actualmente en el rea de compras,
Permitindome a su vez tener una visin mucho ms global de la empresa.

Esta monografa se justifica como una necesidad sentida por la organizacin pero
slo se limita bsicamente a tres (3) propsitos fundamentales:
Formalizar todo el proceso las compras,
Cumplir con las recomendaciones hechas por la Revisora Fiscal de la
empresa.

14

Elaborar los manuales documentando los procesos de compras y comercio
exterior de la empresa COSMOAGRO S.A bajo la norma ISO 31000; el cual
servir de gua a su vez para todos los funcionarios que de una u otra forma
participen en este proceso y va desde la determinacin de los
requerimientos de materias primas, materiales, envases y empaques, etc.,
hasta su compra, recibo y pago, adems de servir como mecanismo
efectivos de control interno y soporte a la gestin de compras.

15

3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.

Actualmente la empresa COSMOAGRO S.A presenta un gran inconveniente en el
rea de compras y suministros, una de las principales debilidades es que las reas
encargadas de solicitar los bienes o servicios necesarios para el funcionamiento
de la organizacin, no llevan a cabo los requisitos de compra, y se utilizan
diferentes procedimientos porque no se tiene un nico modelo establecido dentro
de un documento escrito.

Las compras no se proyectan con anterioridad, es decir, solo hasta cuando ese
bien se agota es cuando se pide y entonces se requiere de manera rpida, sin
oportunidad para el rea de compras de poder lograr hacer una buena
negociacin previa, y por la urgencia de dicha necesidad es equivalente a la
compra a un precio mucho mas elevado.

Otra problemtica que se presentada es, las personas del rea de comercio
exterior no se encuentran con la suficiente claridad en cuanto las negociaciones
con los proveedores del exterior, los acuerdos, la responsabilidad y gestin de la
importacin.

16

4. OBJETIVOS.

4.1. Objetivo General.

Documentar la gestin del riesgo para los procesos de compras y comercio
exterior, de acuerdo con la ISO 9.000/2.008 y hacer la medicin del riesgo con
base en la ISO 31.000/2013.

4.2. Objetivos especficos.

Enumerar las polticas institucionales para los procesos de compras y
comercio exterior.
Describir la planta del personal involucrado en los procesos, con sus
correspondientes manuales de perfiles y responsabilidades.
Direccionar las funciones del personal involucrado en los procesos, con sus
correspondientes manuales de calidad u operacionales.
Proponer los procedimientos asociados a los procesos, con sus
correspondientes formatos de control interno y sus manuales de
instructivos.
Disear los indicadores para monitorear y hacer seguimiento a los procesos
organizacionales inherentes a las compras y el comercio exterior.

17

5. CARACTERIZACIN DE LOS PROCESOS.

5.1. Poltica de Compras: Proceso asignar roles y responsabilidades claves.

Los roles y responsabilidades claves son una serie de generalidades previas que
tanto la jefatura de compras nacionales como la de comercio exterior deben tener
presentes para facilitar la gestin de compra y para mantener un adecuado control
cumpliendo con las polticas de la organizacin.

Autorizacin o Visto Bueno de las compras.
Requerido para validar la solicitud de compra. La autorizacin proviene del
Jefe de rea o la gerencia del rea solicitante. La autorizacin debe llegar
como una firma en el Formato de Solicitud de Compras.

Aprobacin de las compras.
La aprobacin, a diferencia de la autorizacin, consiste en dar va libre a la
realizacin de la compra y por ende a incurrir en el costo / gasto que la compra
implique. Esta se hace por niveles previamente definidos y dados a conocer en
el reglamento de las compras y pagos.

La aprobacin puede otorgarse firmando el acta de aprobacin de las compras,
por firma directa de la orden de compra, por medio de un correo electrnico.

Negociacin y seguimiento.
La Jefatura de Compras es el rea autorizada para realizar negociaciones con
los proveedores, emitir las rdenes de compra o servicio que formalizan la
negociacin, sin embargo s se podr sugerir el proveedor dependiendo de las
caractersticas tcnicas del bien o servicio requerido.

18

Compras de Emergencia.

Es la compra para situaciones excepcionales, generadas por hechos nuevos e
inesperados, que demanda previsiones inmediatas para evitar el detenimiento de
la operacin o se genere prdida econmica para la Compaa.

Para el caso de compras de emergencia que afecten el proceso productivo,
aunque se haya efectuado la compra, debe de solicitarse una orden de compra a
la Jefatura de Compras para continuidad del proceso.

La Jefatura de Compras presentar los casos ante el Comit de Compras con el
fin de analizar e investigar estas situaciones en busca de su normalizacin.

Seguimiento de las compras

Las compras que se realizan bajo el debido proceso de negociacin y colocacin
de rdenes de compra o servicio, deben contar con el seguimiento de la Jefatura
de Compras.

El seguimiento debe hacerse oportunamente y bajo mecanismos formales de
comunicacin con los proveedores para garantizar el recibo y aceptacin de la
orden de compra, la fecha de entrega del bien o servicio, las condiciones
establecidas en la negociacin y las novedades que se presenten durante el
tiempo de entrega, as como las surgidas en el momento del recibo por parte de la
Compaa.

Las novedades deben ser comunicadas por la Jefatura de Compras a las dems
reas de la Compaa que se vean afectadas.

19

5.2. Polticas de compra: Proceso de cotizar.

Entre las diferentes posturas para direccionar el proceso de compra se tienen las
siguientes premisas con las cuales se fijan las polticas que deben ser observadas
durante el proceso de compras.

Entre las polticas de compras est el de observar los montos en las cotizaciones,
para ello dependiendo del mismo se requieren un nmero de cotizaciones para
respaldar los criterios de seleccin y negociacin, los cuales se formalizan a travs
de cartas, correos electrnicos (e-mail),en algunos casos se verifica por telfono y
se diligencia el formato de solicitud de compra.

Tabla 1: Poltica de montos y cotizaciones.
No. Rango del monto de la cotizacin. Nmero de
cotizaciones.
1 Desde un peso a un SMLMV(*) 1
2 Mayor a un SMLMV, y menor o igual a cinco SMLMV 2
3 Mayor a cinco SMLMV 3
(*) Salario Mnimo Legal Mensual Vigente.
Fuente: Elaboracin propia.

Nota: Se exceptan artculos de proveedores exclusivos o convenios especiales y
en estos casos se consideran como referencia la lista de precios del proveedor.

20

5.3. Operacin del comit de compras.

En la empresa se tiene un comit de compras con el propsito de discutir,
analizar, revisar y conceptuar sobre las cotizaciones la mejor opcin de compra
para la empresa. Dicho comit est conformado por los representantes de las
siguientes reas:

La Gerencia Financiera
La Jefatura de Compras
La Gerencia de operaciones
La Direccin de Cadena de Abastecimiento
La Gerencia General (cuando se requiera)

Para que las sesiones tengan validez, la asistencia al Comit debe contar mnimo
con dos niveles aprobadores, uno identificado entre la Gerencia Financiera o la
Gerencia General y el otro definido entre la Gerencia de Operaciones o la
Direccin Cadena de Abastecimiento.

El Comit de Compras se reunir por solicitud de la Jefatura de Compras, quien
har la citacin teniendo en cuenta los tipos de compra y montos de aprobacin.

La Jefatura de Compras el rea que liderar las reuniones para la presentacin del
plan de compra, y sus actividades se desarrollan de acuerdo al siguiente cuadro
de anlisis:

21

Tabla 2: Metodologa de trabajo
Actividad Responsable
Elaboracin de las rdenes de Compra en el
sistema
Jefatura de Compras
Elaboracin del acta de compras para
aprobacin.
Jefatura de Compras
Presentacin de las propuestas y
recomendaciones de compra
Jefatura de Compras
Decisiones sobre las compras y sus
modificaciones (proveedores, cantidades a
comprar, condiciones de negociacin, etc.)
Gerencia de Supply Chain
Aprobacin del acta de compras Gerencia de Supply Chain
Confirmacin de la Orden de Compra en el
sistema
Jefatura de Compras

5.4. Alcance.

El subproceso inicia con la planificacin mensual de las Compras productiva s en
el marco del Comit de Produccin y va hasta la recepcin del material y el
alistamiento del pago.

Aplica a todas las reas de la Compaa, en Cosmoagro S.A., cubriendo todo el
personal vinculado a las mismas.

Se excluye del alcance de este subproceso los intangibles como marcas, patentes,
goodwill, licencias, activos y las compras y gastos administrativos.

22

Todos los proveedores de bienes y servicios deben estar creados en el maestro
de proveedores del sistema de informacin. La empresa se abstiene de negociar
con proveedores que no tengan una solvencia econmica y moral reconocida.

El rea de Compras atender el proceso de negociacin de todo material,
teniendo en cuenta aquellos que tienen un proveedor nico cuya aprobacin ser
responsabilidad nicamente de la Gerencia de Produccin.

Se requiere mnimo, tres cotizaciones de proveedores para definir un proveedor
nico cuando se requiera comprar materia prima o material de empaque nuevos.
Las especificaciones del material inventariable reposan en el rea de Coordinacin
de Calidad.

El solicitante es responsable de planear con anticipacin sus solicitudes de
compra con el fin de garantizarse as mismo que stas llegarn en el tiempo
esperado. Para ello considerar los tiempos de aprobacin del trmite ms los
establecidos por las reas compradoras. En cuanto a las materias primas y
material de empaque, el requerimiento planteado donde el departamento de
Compras verifique conjuntamente con el Coordinador de Calidad, la vigencia de
las especificaciones tcnicas de cada material.

La Compaa cuenta con bodegas ubicadas fsicamente en Palmira, Bogot y
Zona Franca del Pacifico, en la cual se hace la recepcin de las compras. Esta
recepcin debe hacerse efectiva, esto es, debe ingresarse al sistema UNO

23

ENTERPRISE por parte de las bodegas, a ms tardar, dentro de los tres (3) das
hbiles siguientes a la fecha de recibo de la mercanca.

Los lmites de tolerancia establecidos son: 10% para material de empaque y
materias primas. Para los dems recursos siempre se requiere la autorizacin de
la Gerencia de Produccin 6 del rea de compras para su recepcin.

Para el caso de las importaciones, se carga lo recibido realmente y se, informa al
rea de Comercio Exterior, Compras y Gestin Calidad para que realicen la
reclamacin correspondiente, si procede.

Est prohibido recibir mercancas y/o servicios sin la correspondiente orden de
compra aprobada en el sistema No hay Excepciones.

Las compras de material productivo cuyo precio se hay negociado por encima del
presupuestado en la Compaa deben tener un proceso precio de aprobacin el
cual ser coordinado por el rea de Compras y contar con el aval de las
Gerencias Financiera y de la Gerencia General.

Las solicitudes deben elaborarse por proveedor, no se admiten solicitudes de
vanos proveedores en el mismo documento.
Nivel de Autorizacin de las compras ver la tabla de Autorizacin y Aprobacin de
las Compras en el Reglamento de las Compras y Pagos.

Por caractersticas de control del sistema:
No se aceptan facturas de proveedores donde se relacionen entregas de tems
que se hayan contratado a travs de ms de una orden de compra Las facturas
deben relacionar entregas totales o parciales de una nica orden de compra.

24

Las rdenes de compra no contendrn lneas de compra que vayan dirigidas a
ms de un proveedor y silo se podr usar el espacio de observaciones si es
requerido hacer alguna clase de mencin al respecto.
Las facturas se recibirn a los proveedores hasta 2 das hbiles antes del
cierre de cada mes, despus de esa fecha solo se podrn recibir con fecha del
siguiente mes. La Gerencia Financiera adelantar cualquier comunicado que
vare esta poltica.

5.5. Definiciones.

Comit de Produccin: Organismo planificador de los requerimientos de
produccin y compra del material productivo. Conformado por las reas de
Cadena de Abastecimiento (Compras, Logstica, Produccin), Ventas nacionales e
internacionales, Mercadeo, <y/ Operaciones. Su principal responsabilidad es la
proyeccin de las ventas del trimestre siguiente la cual se ajusta mes a mes, y la
definicin de los requerimientos de produccin y <compra de la empresa. Toda
definicin del Comit de Produccin estar sentada en Acta o en informe firmado
por los participantes.

Comit de Compras: rgano decisor, encargado de analizar y evaluar las
compras productivas y algunas de las compras administrativas (segn su monto)
que estn en curso con el fin de determinar su aprobacin, rechazo o
postergacin. Su rol se extiende hasta negociaciones especiales inclusive y
determinacin de proveedores. Se encuentra conformado por la Gerencia
Financiera, Direccin de Cadena de Abastecimiento, Jefatura de Compras.
Jefatura de logstica, Gerencia de Produccin y en casos donde sea requerido se
invitar a los solicitantes de las compras de mayor impacto e igualmente quedar
a criterio de la gerencia general su participacin. El comit de compras se reunir

25

semanalmente para evaluar tanto compras productivas como las administrativas
donde estn programadas y cuyo monto amerite de su revisin y aval (ver la
operatividad del Comit de Compras en el reglamento de Compras y Pagos)

Documentos de la Compra: Es el conjunto de documentos usados a lo largo del
proceso de la Compra y que son evidencia y formalidad de los pasos
implementados. Algunos pueden ser fsicos, pero en su mayora se presentan de
manera electrnica.

Explosin de materiales: Informacin obtenida con base en las frmulas de
fabricacin de los productos y que sealan las necesidades de material requerido
por el proceso de produccin La explosin, junto con otra informacin como
existencias de inventario actual, polticas de mnimos de inventario, es tenida en
cuenta para definir las cantidades de materias primas a comprar.

Fraccionar: el fraccionamiento es conocido como una prctica en la que un bien o
servicio es solicitado o comprado mediante ms de un documento. En la
Compaa NO se aceptan fraccionamientos de solicitudes solo en caso donde
estas sean de necesaria elaboracin y exijan un servicio o un bien deba adquirir-
se con diferentes proveedores. El control de uso de este concepto ser
responsabilidad los Gerentes de rea autorizados para aprobar Solicitudes de
Compra.

Proyeccin Trimestral de Ventas y Produccin: documento principal generado
en los Comits de Produccin y contiene los volmenes de produccin requeridos
para satisfacer el 100% de las ventas del siguiente mes, el 50% de las del
segundo mes y el 20% de las ventas proyectadas para el tercer mes siguiente al

26

momento que se hace la proyeccin. Es el documento soporte donde servir de
base para la planificacin de la compra de material en dicho perodo de tiempo.

Cotizacin/ Oferta: Documento externo originado desde el proveedor en el que
deben quedar plenamente descritas las caractersticas del bien o servicio
requerido. Estos documentos deben archivarse temporalmente hasta tanto no se
apruebe la compra pues son el soporte y criterio de seleccin del proveedor
Orden de Compra: Documento oficial mediante el cual la Compaa realiza la
compra y se compromete con el tercero (proveedor) a efectuar el pago del pedido
amparado con este documento. En ste se describen las caractersticas de la
relacin comercial establecida (plazos de pago, fecha de entrega, cantidades y
precios) y especificacin tcnica requerida.

Bodega de Materiales: Existen dos bodegas de materiales. Una localizada en
Cosmoagro Bogot y otra en Triada EMA S.A. en la Zona Franca del Pacifico.

Compras inventariables: Es el proceso de abastecimiento continuo de productos
susceptibles de inventariar (stock) y por ende, tiene relacin directa con la
ejecucin del objetivo social de la Compaa. Por ejemplo: materias primas,
material de empaque. Su compra se hace mediante documento orden de compra.
Compras no inventariables: Es el proceso de abastecimiento continuo de
productos no susceptibles de inventariar (diferentes a stock), tales como: material
promocional, implementos para mantenimiento, materiales para laboratorio,
suministros, papelera, cafetera, etc. Su compra se hace mediante documento
orden de servicio.

27

Materiales de Mantenimiento: Son aquellos utilizados para el mantenimiento de
los equipos, instalaciones e inmuebles. Se incluyen las herramientas y los
repuestos,

Materias primas e insumos: Son todos los materiales utilizados en la fabricacin
de un producto (materia prima, material de empaque, envase y material de
embalaje).

Seguimiento: Es el proceso mediante el cual las facturas de proveedores son
causadas en el mdulo de cuentas por pagar de manera transitoria, en espera de
las autorizaciones necesarias para dar trmite.

6. LA GESTIN DEL RIESGO EN EL PROCESO DE COMPRAS.

La gestin del riesgo en las organizaciones es importante para manejar la
incertidumbre o amenaza travs de actividades evaluacin de riesgo, estrategias
de desarrollo para manejarlo y mitigacin del riesgo utilizando recursos
gerenciales, donde se deben crear unas pautas y unas polticas donde quedara
por escrito las claves para la buena administracin del riesgo variado, as como
puede ser negativo, tambin puede ser positivo para la empresa.

Las pautas de actuacin se regirn por las siguientes polticas.
Poltica de gestin del riesgo en el producto
Poltica de gestin del riesgo en los proveedores

6.1. Poltica de gestin del riesgo en el producto.

Cualquier proceso de compra requiere como paso previo la definicin de las
especificaciones (qu se va a comprar) y la previsin de las necesidades (cunto y

28

cuando). Para conseguir dicha definicin es necesaria la colaboracin del socio
interno y el comprador.

6.2. Poltica de gestin del riesgo en proveedores.

Es responsabilidad de Compras disear un panel de proveedores que pueda
garantizar el suministro de productos y servicios en base a las necesidades de la
Compaa.

Compras liderara desde un inicio, conjuntamente con la cadena de
abastecimiento, el proceso de seleccin del proveedor.
Ilustracin 1: Consideraciones previas a la compra.


29

Todo ello requiere una actividad permanente de conocimiento y contacto con el
mercado para identificar, seleccionar, homologar, validar y evaluar proveedores.

El objetivo en la relacin con los proveedores ser lograr que el proceso sea visto
como un referente en innovacin, eficacia y compromiso dentro del mercado de
suministro:

- Compartiendo riesgos y beneficios con el proveedor.
- Cumpliendo los compromisos pactados.
- Fomentando la pro-actividad de los proveedores como ventaja competitiva.

Slo se citan algunas actividades con riesgos frecuentemente identificados en los
procesos de compra por cotizacin, aunque se puede inferir como se hara la
administracin de estos riesgos, realmente el anlisis de la gestin de riesgos
podra cambiar radicalmente segn el cumplimiento de los objetivos trazados en la
organizacin, las prioridades e impactos de los riesgos cambiaran segn factores
polticos, econmicos, sociales, tecnolgicos y ambientales.

Entre las actividades de la gestin del riesgo en las compras con cotizaciones se
tienen en cuenta las siguientes consideraciones:

Tabla 3: Riesgos en procesos de compra por cotizacin.
Planificacin:
Planificacin inadecuada de las contrataciones
Preparar un presupuesto base inadecuado para la contratacin
Solicitud de contratacin:
Solicitud de contratacin sin los campos requeridos completos.
Aprobar una solicitud de contratacin sin disponibilidad
presupuestaria

30

6.3. Procedimiento de compras de material productivo.

El alcance en el subproceso de compras para material producto se inicia con la
planificacin mensual de las Compras productiva s en el marco del Comit de
Produccin y va hasta la recepcin del material y el alistamiento del pago.

Aplica a todas las reas de la Compaa, en Cosmoagro S.A., cubriendo todo el
personal vinculado a las mismas. Se excluye del alcance de este subproceso los
intangibles como marcas, patentes, Goodwill, licencias, activos y las compras y
gastos administrativos.

Control de documentos:
Mal control de documentos que se vayan generando durante el
proceso de contratacin
Prdida de documentos generados en el proceso de contratacin
Solicitud de cotizaciones:
Elaborar la solicitud de contratacin con informacin incompleta
No enviar a los proveedores la invitacin de solicitud de cotizacin
Invitar siempre los mismos proveedores
Recepcin de
Cotizaciones
Obviar alguna de las cotizaciones recibidas
Cerrar el proceso de recepcin de cotizaciones antes del plazo
establecido
No contar con el nmero de ofertas requeridas segn la cantidad
establecida en el marco normativo
Evaluacin de cotizaciones
No aplicar los mismos parmetros de evaluacin a los oferentes
Fallas en el juicio humano al realizar el anlisis de las ofertas
Tomar una decisin inadecuada en relacin a la evaluacin de ofertas
Adjudicacin, notificacin al
proveedor y firma de orden de
compra
Notificar inadecuadamente al proveedor adjudicado sobre el resultado
del proceso
Elaborar, firmar y publicar orden de
compra
Generar orden de compra con la informacin incompleta
Desfase de tiempo en la publicacin de la orden de compra

31

Se tienen las siguientes generalidades o consideraciones previas que se deben
observar en el proceso de compra, as:

a) Todos los proveedores de bienes y servicios deben estar creados en el maestro
de proveedores del sistema de informacin. La empresa se abstiene de negociar
con proveedores que no tengan una solvencia econmica y moral reconocida.

b) El rea de Compras atender el proceso de negociacin de todo material,
teniendo en cuenta aquellos que tienen un proveedor nico cuya aprobacin ser
responsabilidad nicamente de la Gerencia de Produccin.

c) Se requiere mnimo, tres cotizaciones de proveedores para definir un proveedor
nico cuando se requiera comprar materia prima o material de empaque nuevos.
Las especificaciones del material inventariable reposan en el rea de Coordinacin
de Calidad.

d) El solicitante es responsable de planear con anticipacin sus solicitudes de
compra con el fin de garantizarse as mismo que stas llegarn en el tiempo
esperado. Para ello considerar los tiempos de aprobacin del trmite ms los
establecidos por las reas compradoras. En cuanto a las materias primas y
material de empaque, se requiere el cumplimiento del departamento de Compras
verifique conjuntamente con el Coordinador de Calidad, la vigencia de las
especificaciones tcnicas de cada material.

f) La Compaa cuenta con bodegas ubicadas fsicamente en Palmira, Bogot y
Zona Franca del Pacifico, en la cual se hace la recepcin de las compras. Esta
recepcin debe hacerse efectiva, esto es, debe ingresarse al sistema UNO

32

ENTERPRISE por parte de las bodegas, a ms tardar, dentro de los tres (3) das
hbiles siguientes a la fecha de recibo de la mercanca.

g) Los lmites de tolerancia establecidos son: 10% para material de empaque y
materias primas. Para los dems recursos siempre se requiere la autorizacin de
la Gerencia de Produccin 6 del rea de compras para su recepcin.

Para el caso de las importaciones, se carga lo recibido realmente y se, informa al
rea de Comercio Exterior, Compras y Gestin Calidad para que realicen la
reclamacin correspondiente, si procede.

h) Est prohibido recibir mercancas y/o servicios sin la correspondiente orden de
compra aprobada en el sistema No hay Excepciones.

i) Las compras de material productivo cuyo precio se hay negociado por encima
del presupuestado en la Compaa deben tener un proceso precio de aprobacin
el cual ser coordinado por el rea de Compras y contar con el aval de las
Gerencias Financiera y de la Gerencia General

j) Las solicitudes deben elaborarse por proveedor, no se admiten solicitudes de
vanos proveedores en el mismo documento

k) Nivel de Autorizacin de las compras ver la tabla de Autorizacin y Aprobacin
de las Compras en el Reglamento de las Compras y Pagos

l) Por caractersticas de control del sistema:

33

No se aceptan facturas de proveedores que relacionen entregas de tems
requeridos o se hayan contratado a travs de ms de una orden de compra Las
facturas deben relacionar entregas totales o parciales de una nica orden de
compra.

ms de un proveedor y silo se podr usar el espacio de observaciones si es

m) Las facturas se recibirn a los proveedores hasta 2 das hbiles antes del
cierre de cada mes, despus de esa fecha solo se podrn recibir con fecha del
siguiente mes. La Gerencia Financiera adelantar cualquier comunicado que vare
esta poltica.

6.4. Definiciones.

Dentro del alcance del ISO 31000/2013 es pertinente suscribir acuerdos sobre las
definiciones de aquellos trminos que forman parte de la documentacin de los
procesos, a saber:

Bodega de Materiales: Existen dos bodegas de materiales. Una localizada en
Cosmoagro Bogot y otra en Triada EMA S.A. en la Zona Franca del Pacifico.
Comit de Compras: rgano decisor, encargado de analizar y evaluar las
compras productivas y algunas de las compras administrativas (segn su monto)
que estn en curso con el fin de determinar su aprobacin, rechazo o
postergacin. Su rol se extiende hasta negociaciones especiales inclusive y
determinacin de proveedores. Se encuentra conformado por la Gerencia
Financiera, Direccin de Cadena de Abastecimiento, Jefatura de Compras.

34

Jefatura de logstica, Gerencia de Produccin y en casos donde sea requerido se
invitar a los solicitantes de las compras de mayor impacto e igualmente quedar
a criterio de la gerencia general su participacin. El comit de compras se reunir
semanalmente para evaluar tanto compras productivas como las administrativas
cuando estn programadas y cuyo monto amerite de su revisin y aval (ver la
operatividad del Comit de Compras en el reglamento de Compras y Pagos)
Comit de Produccin: Organismo planificador de los requerimientos de
produccin y compra del material productivo. Conformado por las reas de
Cadena de Abastecimiento (Compras, Logstica, Produccin), Ventas nacionales e
internacionales, Mercadeo, <y/ Operaciones. Su principal responsabilidad es la
proyeccin de las ventas del trimestre siguiente la cual se ajusta mes a mes, y la
definicin de los requerimientos de produccin y <compra de la empresa. Toda
definicin del Comit de Produccin estar sentada en Acta. o en informe firmado
por los participantes.
Compras inventariables: Es el proceso de abastecimiento continuo de productos
susceptibles de inventariar (stock) y por ende, tiene relacin directa con la
ejecucin del objetivo social de la Compaa. Por ejemplo: materias primas,
material de empaque. Su compra se hace mediante documento orden de compra.
Compras no inventariables: Es el proceso de abastecimiento continuo de
productos no susceptibles de inventariar (diferentes a stock), tales como: material
promocional, implementos para mantenimiento, materiales para laboratorio,
suministros, papelera, cafetera, etc. Su compra se hace mediante documento
orden de servicio.
Cotizacin/ Oferta: Documento externo originado desde el proveedor en el que
deben quedar plenamente descritas las caractersticas del bien o servicio
requerido. Estos documentos deben archivarse temporalmente hasta tanto no se
apruebe la compra pues son el soporte y criterio de seleccin del proveedor

35

Documentos de la Compra: Es el conjunto de documentos usados a lo largo del
proceso de la Compra y que son evidencia y formalidad de los pasos
implementados. Algunos pueden ser fsicos, pero en su mayora se presentan de
manera electrnica.
Explosin de materiales: Informacin obtenida con base en las frmulas de
fabricacin de los productos y que sealan las necesidades de material requerido
por el proceso de produccin La explosin, junto con otra informacin como
existencias de inventario actual, polticas de mnimos de inventario, es tenida en
cuenta para definir las cantidades de materias primas a comprar
Fraccionar: el fraccionamiento es conocido como una prctica donde un bien o
servicio es solicitado o comprado mediante ms de un documento En la Compaa
NO se aceptan fraccionamientos de solicitudes a menos que estas sean de
necesaria elaboracin y exijan un servicio o un bien deba adquirirse con diferentes
proveedores El control de uso de este concepto ser responsabilidad los Gerentes
de rea encargados de la aprobacin Solicitudes de Compra.
Materiales de Mantenimiento: Son aquellos utilizados para el mantenimiento de
los equipos, instalaciones e inmuebles. Se incluyen las herramientas y los
repuestos
Materias primas e insumos: Son todos los materiales utilizados en la fabricacin
de un producto (materia prima, material de empaque, envase y material de
embalaje).
Orden de Compra: Documento oficial mediante el cual la Compaa realiza la
compra y se compromete con el tercero (proveedor) a efectuar el pago del
pedido amparado con este documento. En ste se describen las caractersticas
de la relacin comercial establecida (plazos de pago, fecha de entrega,
cantidades y precios) y especificacin tcnica requerida.
Proyeccin Trimestral de Ventas y Produccin: documento principal
generado en los Comits de Produccin y contiene los volmenes de

36

produccin requeridos para satisfacer el 100% de las ventas del siguiente mes,
el 50% de las del segundo mes y el 20% de las ventas proyectadas para el
tercer mes siguiente al momento que se hace la proyeccin. Es el documento
servir de base para la planificacin de la compra de material en dicho perodo
de tiempo.
Seguimiento: Es el proceso mediante el cual las facturas de proveedores son
causadas en el mdulo de cuentas por pagar de manera transitoria, en espera de
las autorizaciones necesarias para dar trmite.

Principales responsabilidades del proceso: a continuacin se detallan las
funciones y responsabilidades claves de los departamentos de compras y
comercio exterior, para tener mayor claridad en los roles.

Tabla 4: Cargos y responsabilidades en el rea de compras.

Responsabilidad/ Funcin Cargo responsable Cargo de apoyo
Definicin de necesidades de
produccin
comit de produccin Ninguno
Solicitud de compra
productiva
jefe de compras Ninguno
Aprobacin de la compra
productiva
ver tabla de
autorizaciones y
aprobaciones
ver tabla de autorizaciones
y aprobaciones
Negociacin jefe de compras
comit de compras si se
requiere
Colocacin del documento de
compra
Seguimiento a la compra
nacional

37

Seguimiento compra
importada
jefe de compras
comercio exterior si es
requerido
Aprobacin del recibo de
mercanca
jefe de almacenes ninguno
aprobacin de pago jefe de compras
jefe de almacn si es
requerido

7. GENERALIDADES DEL PAGO A PROVEEDORES.

El objeto de estas generalidad que nicamente se encuentran plasmadas en el
manual con el fin lo lograr un referente de consulta, para mejorar las ventajas de
negociacin de la compaa y la relacin mutua con los aliados en el suministro,
desarrollando la actividad de pagos bajo una planificacin donde se favorecer en
el sano balance de flujo de caja de la compaa

7.1. Reglas de la Informacin entrante.

Las reglas de informacin entrante hacen parte de un planteamiento para
involucrar los pagos por las compras elaboradas con rdenes de compra y/o
servicio que realiza el rea de compras de la empresa.

En las Compras.

Los pagos por compra deben estar siempre soportados por una orden de compra
u orden de servicio del sistema UNO Enterprise. Las excepciones entran al
esquema de seguimiento de facturas descrito en este procedimiento (ver seccin
4.3).

38

El Comit de Compras es el organismo encargado de evaluar, cuando sea
requerido, el impacto que tiene la realizacin de compras sin el debido documento
de compra sobre los flujos de caja y planificacin del pago. La estadstica de estas
situaciones se obtiene de la operacin de pagos de la empresa, desde donde se
reportar a la Jefatura de Compras para donde esta ltima consolide y presente
los casos ante Comit (ver el manejo de compras de emergencia en el
Reglamento de Compras y Pagos)

Para material productivo: Luego de llevarse a cabo el proceso de recepcin a la
respectiva orden de compra en el sistema UNO ENTERPRISE, el proceso de
compras enviar a Contabilidad Cuentas por Pagar- las facturas de proveedores
respectivas y un correo informando sobre el envo de los documentos. Esto,
siempre que las facturas enviadas se encuentren de acuerdo con las rdenes de
compra en cuanto a cantidades, precios y proveedor.

Por caractersticas de control del sistema se debe tener en cuenta al momento de
verificar la documentacin que:
No se aceptan facturas de proveedores donde se relacionen entregas de tems
que se hayan contratado a travs de ms de una orden de compra. Las
facturas deben relacionar entregas totales o parciales de una nica orden de
compra.
ms de un proveedor y slo se podr usar el espacio de observaciones si es

A criterio de la Jefatura de Compras, lo fletes de transporte de la materia prima
que provea un tercero diferente al proveedor de la materia prima, podrn ser

39

registrados en las Observaciones de la Orden de compra, indicando la inclusin
del flete como un sobrecosto del material.

Es responsabilidad del Jefe de Compras informar al Jefe de Almacn sobre la
inclusin de este sobrecosto y el jefe de Almacn deber incluir este
sobrecosto de manera inmediata al recibo del material sin importar si se ha
recibido por aparte la factura por flete. La factura del flete se recibir despus
y seguir el curso normal de pagos dirigiendo dicho documento a la jefatura de
Compras.
Si el flete es suministrado por el mismo proveedor de materia prima se incluye
en las lneas de la orden de compra como un tem adicional de compra o va
incluido en el valor del material (depende de la negociacin efectuada y de la
definicin dada por la Jefatura de Compras).

La Gerencia Financiera es la responsable de determinar las fechas de recepcin
de facturas para pago de proveedores y adelantar cualquier comunicado que
vare con el orden inicialmente definido.

En los anticipos:

Con el fin de planificar los pagos de la empresa, el rea de compras notificar los
anticipos a proveedores nacionales por medio de la copia de la orden de compra y
el formato de solicitud de anticipo y en el caso de las importaciones el rea de
comercio exterior reportar el BL y factura, tan pronto los reciba del proveedor,
para planificar el pago oportuno de la mercanca.

En las Importaciones:

40

Dada la obligacin (el pasivo) se crea con el proveedor en el momento que se
acepta su factura, la Jefatura de importacin debe presentar el BL, la Factura y
una pre-liquidacin de la importacin en el momento donde estos documentos
sean suministrados por el proveedor. Esto con el fin del registro en la contabilidad
se cree la respectiva cuenta por pagar y los inventarios en trnsito de la
importacin.

Posteriormente, a la llegada de la mercanca al Almacn, la Jefatura de Comercio
Exterior presentar la Liquidacin final de la importacin para que la Contabilidad
haga los respectivos cruces de cuentas entre el inventario en trnsito y el
disponible para la operacin.

En la contabilizacin y pago:

Dado que la Compaa slo paga el valor de una obligacin basndose en el
soporte de recepcin del bien o servicio, no se dar trmite de pago a ninguna
factura cuyo valor no corresponda de manera exacta al valor del inventario
ingresado o recibido, es decir, slo se pagar lo efectivamente recibido.

Las inconsistencias identificadas por Cuentas por Pagar deben ser resueltas por el
rea compradora en un tiempo no mayor de tres (3) das hbiles.

El plazo mximo para causar factura en la contabilidad es de cinco (5) das hbiles
y entran en proceso de programacin de pago de tesorera.

Las condiciones de pago se encuentran parametrizadas en el sistema UNO
ENTERPRISE de acuerdo con los lineamientos de compras. Toda excepcin a los
plazos deber autorizarse expresamente por la Gerencia Financiera.

41

Cuando una negociacin especfica no cumpla con la poltica de pagos, se debe
registrar en el documento de compra (va sistema) la nueva forma de negociacin
e informar al rea de CXP sin que esto detenga el proceso. Prevalecer el plazo
consignado en la orden de compra.

Por regla general, los pagos a proveedores se realizan exclusivamente por
transferencia electrnica. Toda excepcin a esta regla debe contar con la
aprobacin de la Gerencia Financiera. Los pagos con cheque no aplican para este
proceso y se llevan a cabo slo para gastos de caja menor cuando sea requerido.
La Jefatura de Tesorera con apoyo de la Gerencia Financiera es la responsable
de la consecucin de recursos necesarios para el pago de las obligaciones.

7.2. Definiciones.

A continuacin de definirn algunos conceptos que son claves dentro de la
compaa y dentro del proceso de compras tanto nacionales como de comercio
exterior en lo referente al proceso donde se ejecuta el departamento financiero
durante la recta final cuando se lleva a cabo el pago a proveedores y este puede
ser en el inicio si se trata de una compra realizada mediante anticipos.

Anticipo: Monto de dinero que se acuerda pagar previamente al proveedor
para ser realizada la entrega del material o servicio comprado por la
Compaa. El valor o porcentaje del anticipo es fijado por el rea compradora
quien es la nica responsable de esta modalidad de negociacin. En todo
caso, el anticipo debe venir registrado en el documento de compra y debe ser
solicitado en el formato definido para tal fin.

42

Programacin de pagos: calendario semanal de pagos por fecha, proveedor,
que realiza la Jefatura de Tesorera con el fin de cumplir con las obligaciones
adquiridas por la Compaa frente a sus proveedores.
o El calendario de pagos no debe sufrir modificaciones y adems debe ser
de conocimiento de las reas compradoras con el fin de retroalimentar a
los proveedores. Las modificaciones slo pueden ser dirigidas y
autorizadas por la Gerencia Financiera.

7.3. Descripcin sub proceso pago a proveedores.

El siguiente cuadro de la tabla ilustrara de forma resumida en proceso de pago a
proveedores, que a pesar de no pertenecer al rea de compras, debe ser
supervisado por las jefaturas de abastecimiento para garantizar el ciclo completo
de ejecucin de compras.

Tabla 5: Diagrama de flujo por actividades


43

7.4. Detalle de actividades

Las actividades se describen y se detallan a continuacin con base en un enfoque
sistmico demarcado por entradas y salidas (inputs/output)

Entrada al proceso:
a) Facturas y soportes de documentos para pago
a. rdenes de compra o servicio elaboradas por el rea de compras.
b. BL y Facturas proformas en las importaciones
c. Ingresos o recibos de bienes y servicios

b) Facturas sin soportes de pago (ver seccin 4.3 de este procedimiento y ver
manejo de compras de emergencia en el Reglamento de Compras y Pagos)
c) rdenes de compra solicitando anticipos
d) Correos o comunicados internos dando instrucciones de las condiciones de
compra negociadas.

Como otra medida de planificacin, la Gerencia Financiera participa de los
Comits de Compras en los que se entera con anticipacin de las necesidades de
gasto e inversin y con ello se controlan los flujos generales de caja se balanceen
y se tenga disponibilidad del recurso en el momento requerido.

44

Tabla 6: Proceso de pago a proveedores y/o anticipos, Organizacin de la Tesorera.
RESPON
SABLE
ACTIVIDA
D
TAREAS
CONTRO
LES
QUE ENTRA
QUE
SALE
CUANDO
SE
HACEN
Informa
cin de
apoyo
La
Jefatura
de
Tesorera
en
conjunto
con la
Gerencia
Financiera
Planificaci
n de
flujos de
caja para
pagos
Recibe
informacin de
rdenes de
compra para
planificar el flujo
de los pagos.
Control
de las
fechas
del
compromi
so de
pago
Para anticipos:
Flujo
de caja
planea
do
Eventual
mente al
recibir la
informaci
n

Orden de compra aprobada
Cotizacin
Solicitud anticipo
Para importacin
Revisa con la
Gerencia
Financiera el
calendario de
pagos segn los
compromisos.
Orden de compra aprobada
Actualiza el plan
de pagos (si se
requiere)
Bill of lading
Notifica plan de
pagos al auxiliar
contable
Factura de Importacin
Fuente: Elaboracin propia

45

Tabla 7: Proceso de pago a proveedores y/o anticipos, Auxiliar Contable.
RESP
ONSA
BLE
ACTIVI
DAD
TAREAS CONTROLES QUE ENTRA QUE SALE
CUANDO
SE HACEN
Informacin
de apoyo
Auxilia
r
Conta
ble
(CXP)
Revisa
r y
Contab
ilizar
pagos
a
provee
dores
Verificacin de las facturas
enviadas por el rea
compradora Vs. Las rdenes
de compra en el sistema.
Verificacin
de
documentos
fsicos y del
sistema.
Paquete de
soportes de
verificados por
el rea
compradora.
Contabilizacin
del pago.
Diariamente
se reciben
facturas y
soportes
para pagos
Parmetros
de pagos a
proveedores
- - - -
Orden de
compra en el
sistema
En una importacin debe recibir
dos grupos de documentos:
Verificar se
cuente con la
OC tenga
saldo por
pagar
Visto bueno de
la Jefatura de
Comercio
exterior en el
caso de las
importaciones

Recibo en
almacn en
el sistema
- Grupo 1 (al despacho desde
el puerto de origen): BL y
Factura proforma con la que
crea el pasivo y lleva una
cuenta de inventario en
trnsito.

Paquete de
documentos
contabilizados a
Tesorera

46

-Grupo2 (a la llegada de la mercanca a la Compaa): Liquidacin final de la
importacin y soportes de cobro de los proveedores para cruzar los inventarios en
trnsito con el ingreso real de stos a la compaa

Si hay fallas en los
documentos, enviar a Compras
para correccin
El comprador
tiene 2 das
hbiles para
resolver la
anomala
- - -
Estado de
cartera con el
proveedor
Contabiliza las facturas en el
sistema y los inventarios
(cuando aplique)
-
- Verificacin de
soportes de
pago
Facturas
ingresadas al
sistema
Inmediato se
verifica que
los soportes
estn ok y
segn
calendario
de pagos
Tercero
creado en el
sistema.
- Verificar la
cuenta del
proveedor
Estado CXP
de tercero
Pasar el paquete de pago a
Tesorera de acuerdo con
prioridades de pago
Revisar
fechas de
compromiso
de pago y
priorizar
Autorizaciones
especiales
-

47

Tabla 8: Proceso de pago a proveedores y/o anticipos, Jefe de Tesorera.
RESPON
SABLE
ACTIVIDAD TAREAS
CONTROLE
S
QUE ENTRA QUE SALE
CUANDO
SE HACEN
Informa
cin de
apoyo
Jefe de
Tesorera
Programar y
realizar el
pago
Ingresar factura al
proceso de
programacin de pago
Facturas
ingresadas
al sistema
Programaci
n de
pagos
Diariamen
te con
base en la
facturaci
n por
pagar del
sistema
-Polticas
de pago
en el
sistema.

Hacer el
pago al
proveedor
Una vez se tengan los
recursos, se hace la
transferencia a la
cuenta inscrita del
proveedor
Programaci
n de
pagos
Transferenc
ia del pago
al
proveedor
Segn el
programa
de pagos
Proveedor
creado en
el sistema

Confirmar el
pago al
proveedor
Informa a
las reas
comprador
as sobre el
pago
efectuado
a
proveedore
s
Verificaci
n de la
transferenc
ia


48

7.5. Esquema de Seguimiento para facturas no soportadas.

Cuando las facturas no hubiesen tenido el procedimiento normal de compras
(solicitud de compra y orden de compra/ servicio), sern causadas en cuenta
transitoria por cuentas por pagar y se enviarn a los generadores del gasto para
efectos de que legalicen las mismas, en vista de stas quedan en estado de
Seguimiento.

El responsable de la compra debe presentar justificacin ante el comit de
compras con el fin de revisar las causas de haber realizado la compra sin el
debido proceso.

Las legalizaciones se harn en el sistema UNO ENTERPRISE y ser
responsabilidad de las auxiliares del rea, conseguir las autorizaciones
respectivas de acuerdo con lo establecido en los Niveles de Autorizacin (ver tabla
de Autorizacin y Aprobacin de Compras)

La Gerencia Financiera hace el proceso de revisin y liberacin de legalizaciones
por presupuesto en el sistema UNO ENTERPRISE.

Los Analistas de contabilidad son responsables de emitir los reportes de
seguimiento y pasarlos a la Direccin Financiera. Cuando un caso sea extremo en
trminos de incumplimiento se debe informar a la Gerencia de Produccin
General.

El plazo mximo para la legalizacin de las facturas es de tres (3) das hbiles,
periodo que las diferentes reas deben cumplir sin atenuantes.

49

Por ltimo, las facturas son entregadas a cuentas por pagar para su causacin
definitiva para lo cual, cuentas por pagar tiene un plazo para su registro en el
sistema es de cinco (5) das hbiles y entran en proceso de programacin de pago
de tesorera.

Las condiciones de pago se encuentran parametrizadas en el sistema UNO
ENTERPRISE de acuerdo con los lineamientos de compras. Toda excepcin a los
plazos deber autorizarse expresamente por la Direccin Financiera.

8. MODELO DE PROCESOS DE COMPRA Y COMERCIO EXTERIOR.

8.1. Organigrama.

A continuacin podemos observar el Organigrama actual de la empresa
Cosmoagro donde se detallan cada una de las gerencias con los jefes de rea y
sus respectivos cargos asistenciales y auxiliares, este organigrama refleja el
esquema de la organizacin de forma grafica y de fcil comprensin.

50

Tabla 9: Organigrama
PERSONAL ASEO
PERSONAL
VIGILANCIA
ASISTENTE DE
MERCADEO
AUXILIAR
ASISTENTE
FINANCIERO
ASISTENTE DE
MERCADEO
ASISTENTE DE
MERCADEO
COORDINADOR DE
DESARROLLO
ASISTENTE DE
RECURSOS HUMANOS
SALUD OCUPACIONAL
ASISTENTE
FACTURACION
ASISTENTE
NOMINA
GERENCIA DE
RECURSOS HUMANOS
CONTABILIDAD
CARTERA
TESORRIA
CONTROL FINANCIERO
ASISTENTE
AUXILIAR
GERENCIA
FINANCIERA
PERSONAL
ALMACEN
GERENCIA TECNICA SUPPLY CHAIN
ASISTENTE GERENCIA PN
COSTOS
COORDINADOR
PRODUCCION
OPERARIOS DE
PLANTA
PERSONAL
MANTENIMIENTO
GERENCIA DE
PRODUCCION
LABORATORIO
ASISTENTE
AUXILIAR
AUXILIAR
GERENCIA DE
VENTAS
GERENCIA DE VENTAS
INTERNACIONAL
ASISTENTE DE
VENTAS
GERENCIA DE
MERCADEO
ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS
ASISTENTESERVICIOS
VARIOS
COMPRAS NACIONALES
COMERCIO EXTERIOR
ANALISTA DE
INVENTARIOS
LOGISTICA
RECEPCION
ORGANIGRAMA
CALIDAD ASISTENTE GERENCIA
GERENTE GENERAL
JUNTA DIRECTIVA
AUXILIAR DE
VENTAS
INGENIEROS
RTC
ASISTENTE INT
VENTAS
RTC EXTERIOR
REVISORA
FISCAL


51

Para el enfoque hacia donde esta direccionado el trabajo tomaremos la gerencia de Supply Chain solamente
en rea de abastecimiento Compras nacionales y Comercio Exterior.

Tabla 10: Gerencia de Supply Chain
SUPPLY CHAIN
COMERCIO EXTERIOR COMPRAS NACIONALES LOGISTICA ANALISTA DE INVENTARIOS

Fuente: Elaboracin Propia

8.2. Mapa de procesos

Una forma fcil y comprensible de entender como est estructurada la empresa, donde se encuentre
representada la situacin actual de la empresa es mediante un mapa de proceso, permitiendo que los
funcionarios tengan una visin global de los procesos que se desarrollan en la empresa, y su importancia en la
creacin de valor, adems de observar la mejora en la comunicacin, pues actualmente es deficiente.

52

Tabla 11: Mapa de procesos
R.S.E.
Satisfaccin
de grupos
de interes


53

8.3. Polticas.

Uno de los inconvenientes ms notorios encontrados en la evaluacin inicial era que la compaa tena una
serie de polticas diseadas para la estructura anterior llevada a cabo, cuando la empresa tena otras
expectativas de crecimiento.

As pues se incorporaron una serie de polticas y se reformo las ya existentes, es de vital importancia que
estas polticas sean cumplidas a cabalidad pues de ellas depende el xito del proceso de compras y comercio
exterior, aqu se mostraran las polticas de compras:

Adicionalmente se presentan una serie de requisitos que se deben tener en cuenta a la hora de compra segn
el bien y/o servicio requerido.

Tabla 12: Poltica general de compra

POLITICAS GENERALES DE COMPRA

Mercado Nacional 70%
Mercado Extranjero 30%
Total 100%

Mercado nacional
De contado 20%
A crdito 80%

54

Total 100%

Compras a crdito mercado Nacional Plazo promedio
Facturas 40% 60 das
Facturas 20% 90 das
Facturas 20% 180 das

Mercado Extranjero
De contado 30%
A crdito 70%
Total 100%

Compras a crdito mercado Nacional Plazo promedio
Cartas de Crdito 30% 60 das


55

Tabla 13: Polticas de compras para produccin (inventariables y requieren de orden de compra)

56

Polticas de compras para gastos administrativas (no son inventariables y requieren orden de servicio)

57

58

Polticas de compras para de otros gastos

Fuente: Elaboracion propia

59

8.4. Otras polticas de evaluacin de riesgos.

Dentro de la estructura de las polticas se incorporaron la poltica de materialidad y razonabilidad siendo estos
los que revelan la realidad, econmica, financiera y patrimonial de la empresa; a continuacin se mostrara para
Cosmoagro S.A., cules son los porcentajes de estas polticas.

Tabla 14: Otras polticas
4%
96%
Polticas de control organizacional
Poltica de materialidad:
Poltica de seguridad razonable:


La poltica de razonabilidad indica que la empresa tiene una margen de probabilidad de error del cuatro por
ciento (4%), el cual puede ser un porcentaje alto si se analiza desde el punto de vista alto, cada uno de los
procesos es auditado y el personal a cargo se entiende debe ser muy calificado y cualificado.

El semforo de mapa de riesgo servir para identificar en cada uno de los puntos a continuacin las
implicaciones, oportunidades y amenazas as como las debilidades y fortalezas de cada una de las funciones,
este indica el nivel de riesgo que se tiene y hasta que punto es perjudicial puede llegar a ser si no se cumple.

60

Tabla 15: Poltica del semforo de riesgos
50 CONTUNDENTE
> 100%
51 52 53 54 55
40 MAYOR
> 50%
41 42 43 44 45
30 MODERADO
= 50%
31 32 33 34 35
20 MENOR
< 50%
21 22 23 24 25
10 INSIGNIFICANTE
1%
11 12 13 14 15
REMOTO IMPROBABLE POSIBLE PROBABLE CATASTROFICO
01 02 03 04 05
IMPACTOS
POLTICAS DEL SEMAFORO DEL MAPA DE RIESGOS
OPORTUNIDAD AMENAZA IMPLICACIONES
D
E
B
I
L
I
D
A
D
F
O
R
T
A
L
E
Z
A

Fuente: Gherson Grajales, 2013.

El semforo de Egresos es el muestra el porcentaje de compras tanto nacionales como extranjeras que
previamente son presupuestadas se est cumpliendo, si no se cumple o si por el contrario se cumple en
exceso, lo cual genera una alarma porque las organizaciones de hoy en da deben optimizar al mximo los
recursos y siempre al final el ao se debe minimizar los costos.

61

Ilustracin 2: Semforo de Egresos
Ao 1 Ao 2 Ao 3 Ao 4 Ao 5
103,68% 99,47% 100,33% 83,87% 105,75%
95.000 $ 93.500 $ 92.000 $ 93.000 $ 87.000 $
98.500 $ 93.000 $ 92.300 $ 78.000 $ 92.000 $
< 0 % < = 80 % > 80 % > 90 % = 100 % > 100 %
< = 90 % < 100 %
Semaforo de Egresos
Cifras en miles de pesos
Presupuesto de compras Aprobado
Presupuesto de compras Ejecutado
Total %
0,00%
20,00%
40,00%
60,00%
80,00%
100,00%
120,00%
0% 100% 200% 300% 400% 500% 600%
Series1


62

En la siguiente tabla politica de Mapa del Ciclo Economico podremos observar durante los ultimos 5 aos la
tendencia que tiene la empresa Cosmoagro de las compras de insumos para fabricacion Vs el Costo de ventas
del producto finalizado.

Ilustracin 3 Mapa del ciclo econmico
Ao 1 Ao 2 Ao 3 Ao 4 Ao 5 Tendencia
151,3% 138,7% 121,3% 142,3% 122,3% 135%
98.500 $ 93.000 $ 92.300 $ 78.000 $ 92.000 $ 0
149.000 $ 129.000 $ 112.000 $ 111.000 $ 112.500 $ - $
Recuperacin Auge Estabilizacion Recesin Depresin Disolucin
< -1 > 1 > 0 Y < 1 < 1 < 0 = -1
Compras de materias primas
Costos de ventas
Cifras en Miles de Pesos
Total %
Semaforo del Ciclo Economico
0,0%
20,0%
40,0%
60,0%
80,0%
100,0%
120,0%
140,0%
160,0%
0 1 2 3 4 5 6 7
Ciclo Economico


63

8.5. Planta de cargos.

La empresa Cosmoagro dentro de proceso cadena de abastecimiento cuentas con una jefatura de compras y
una jefatura de comercio exterior, las compras que realiza la empresa son realmente muy pocas, es decir, el
movimiento diario de las compras es de aproximadamente 2 o 3 compras a nivel nacional y a nivel del exterior
pueden ser unas 6 o 7 importaciones, esto radica en las compras son en volmenes y cantidades grandes. Es
por esta razn que dentro de la planta de cargos no hay asistentes ni auxiliares, aunque en ocasiones se
cuenta con el apoyo de aprendices del Sena quienes brindan apoyo en la parte operativa.

Tabla 16: Planta de cargos
No. Denominacin Jefe Inmediato Asignacin Salarial
1 JEFE DE COMPRAS NACIONAL GERENTE SUPPLY CHAIN 4.535.600 $
2 JEFE DE COMERCIO EXTERIOR GERENTE SUPPLY CHAIN 4.100.000 $
COMPRAS
PLANTA DE CARGOS


64

8.6. Manual de cargos.

A continuacin se detallan las caractersticas a tener en cuenta a la hora de seleccionar y contratar el personal
que ocupar los cargos creados en la empresa para suplir las funciones, responsabilidades, procesos,
procedimientos e instrucciones inherentes a cada rea de la organizacin.
Tabla 17: Manual de cargos

65


66

8.7. Manual de funciones.
Los manuales de funciones son de vital importancia dentro de la estructuracin de los proceso en el ISO
9000/2008, sobre el cual se hace la medicin del riesgo conforme al ISO 31000/2013, observando la claridad
del rol y las funciones desempeadas en cada uno de los cargos, esto permite poder conocer puntualmente los
procesos y sus riesgos en la organizacin.

Tabla 18: Manual de funciones
IMPACTO
IMPLICACIONES
RIESGO ORIGEN OBSERVACIN PARA MITIGAR
1 3 30 33 Interno
Deacuerdo al presupuesto se pueden establecer planes de
accion y asi poder tener un segundo plan ante situaciones
adversas
2 4 30 34 Interno
Organizar las solicitudes de venta o pedidos periodicamente
deacuerdo a los plazos pactados.
3 4 30 34 Interno
Exponer los casos de mayor riesgo y compromiso ante la
gerencia general para en caso de necesitarse apoyo se pueda
destinar
4 5 40 45 Interno
se deben tener actualizadas las bases de datos de los
proveedores tanto nacionales como internacionales,
realizando actualizaciones tomando muestras aleatorias
5 2 30 32 Interno
El archivo fisico debe estar ordenado y se deben imprimir
ordenes de compra en blanco para en caso fortuito de no
tener sistema poder realizarlo de forma manual
6 2 40 42 Interno
La evaluacion pos-compra por parte del rea solicitante debe
hacerse y archivarse.
EVALUACION
MANUAL DE FUNCIONES
ORGANIZACIN
CARGO:
JEFE INMEDIATO
REA:
OBJETIVO DEL CARGO:
JEFE DE COMPRAS
GERENTE SUPPLY CHAIN
CADENA DE ABASTECIMIENTO
Planear, programar, dirigir, controlar, supervisar las compras
FUNCIONES
PLANEACION
PLANIFICACION
Revisin de las compras realizadas y pendientes de recepcin
Realizacin de estudios anticipados para prepararse antes
que la necesidad de la compra surja
Proyeccin de las compras requeridas
Estructuracin del plan de compras con el apoyo de gerencia
general
Negociacin y contratacin del proveedor
Elaboracin y confirmacin de la orden de compra y/o
servicio en el sistema
EJECUCION

67

IMPACTO INCIDENCIA RIESGO ORIGEN OBSERVACIN PARA MITIGAR
1 4 40 44 Interno
La persona de comercio exterior debe tener claridad sobre la
entrega de la planeacion de la compra a la SIA en los tiempos
pactados
2 3 40 43 Interno
En casos extremos la programacion debe estar a cargo
tambien del aprendiz de esta rea.
3 5 40 45 Interno
Debe existir retroalimentaciones de la compaa para la Sia y
vicebersa para mantener una estructuracion entre ambas
partes
4 2 40 42 Interno
Los costos y gastos relacionados con la importacion deben ser
reportados en los informes a tesoreria
5 2 40 42 Interno
La evaluacion pos-importacion por parte del rea solicitante
debe hacerse y archivarse.
PLANEACION
MANUAL DE FUNCIONES
JEFE DE COMERCIO EXTERIOR
Planear, programar, dirigir, controlar, supervisar las compras internacionales
CARGO:
JEFE INMEDIATO
REA:
OBJETIVO DEL CARGO:
Revisin de las importaciones terminadas
EJECUCION
EVALUACION
FUNCIONES
ORGANIZACIN
Planificacin de la importacin de acuerdo a los
requerimientos de produccin
Programacin permanente de las importaciones requeridas
Coordinacin de la logstica de importacin entre Cosmoagro
y la SIA
Direccin del proceso de importacin con la SIA
PLANIFICACION


68

8.8. Manual de calidad.

Este manual recopila los procesos de compras nacionales y de comercio exterior, describiendo cada una de
las funciones mediante el ciclo de planear, hacer, verificar y actuar, se puede definir como el planeamiento de
la gestin de la organizacin.
Tabla 19: Manual de calidad
A. CARGO:
B. JEFE INMEDIATO
C. REA:
D. FUNCIN:
IMPLICACIONE
S IMPACTO RIESGO ORIGEN OBSERVACIN PARA MITIGAR
I. 1
Convocar a reunion iniciando ao para elaboracion de un
estudio de posibles compras
10 3 13 INTERNO Elaborar el estudio de forma individual
2
Hacer investigacion documental sobre las compras de aos
anteriores
20 3 23 INTERNO
Buscar las investigaciones de aos
anteriores y basarse en una de ellas
II. 3
Formular las compras de acuerdo a los tendencias de aos
anteriores
10 3 13 INTERNO
Solicitar a cada rea un informe de sus
actuales recursos para lograr identificar
posibles necesidades
III. 4
Confirmar en las diferentes areas de la compaa sobre las
necesidades identificadas
10 2 22 INTERNO
Archivar los informes de cada rea y
consultarlas periodicamente
IV. 5 Elaborar el estudio de las compras del ao 20 2 22 INTERNO
Esta proyeccion debe ser en conjunto con
todas las coordinaciones y jefes de rea de
la compaa
JEFE DE COMPRAS
GERENTE DE SUPPLY CHAIN
Realizacin de estudios anticipados para prepararse antes que la necesidad de la compra surja
MANUAL DE PROCESOS
PROCESOS: Descripcin en verbos infinitivos.
Planear, planificar y organizar.
Hacer, direccionar y ejecutar.
Verificar, Evaluar o Asegurar.
Actuar, Ajustar o Reclasificar.

69

A. CARGO:
B. JEFE INMEDIATO
C. REA:
D. FUNCIN:
INCIDENCIA IMPACTO RIESGO ORIGEN OBSERVACIN PARA MITIGAR
I. 1
Proyectar las compras deacuerdo la presupuesto de ventas
del ao en curso al inicio de ao
30 4 34 INTERNO
Estos indicadores se deben hacer en
conjunto con todas las coordinaciones y
jefes de rea de la compaa
II. 2
Realizar indicadores sobre el comportamiento de las
compras en aos anteriores
20 1 21 INTERNO
Realizar una evaluacion con auditoria para
identificar el grado de razonabilidad
III. 3
Confirmar con las areas de la compaa que dichas
proyecciones esten con un alto grado de realidad
20 4 24 INTERNO
En esta elaboracion debe haber como
minimo un representante de cada
subdepartamento
IV. 4 Proceder con la elaboracion de la proyeccion de compras 20 4 24 INTERNO
Si no se logra organizar esta reunion de
forma fisica se puede hacer en forma virtual
JEFE DE COMPRAS
MANUAL DE PROCESOS

70

A. CARGO:
B. JEFE INMEDIATO
C. REA:
D. FUNCIN:
I. 1 Organizar al inicio de cada mes reunion con gerencia general 10 2 12 INTERNO
De acuerdo a las solicitudes recibidas dar
prioridad en orden de urgencia
II. 2
Establecer prioridades de compra para ser expuestas ante la
gerencia general
30 4 34 INTERNO
Presentar propuestas de requerimiento de
personal nuevo para la parte asistencial al
inicio del ao
III. 3
Asegurar que en caso de requerirse apoyo para el rea sea
destinada
30 5 35 INTERNO
Llevar a cabo cada una de las sugerencias
dadas por gerencia general
IV. 4 Proceder con los cambios efectuados durante dicha reunion 30 3 33 INTERNO
Buscar el proveedor a quin se le comprado
en mayores ocasiones segn la ref solicitada
JEFE DE COMPRAS
MANUAL DE PROCESOS
Estructuracin del plan de compras con el apoyo de gerencia general

71

A. CARGO:
B. JEFE INMEDIATO
C. REA:
D. FUNCIN:
I. 1 Preselecionar el proveedor 50 5 55 INTERNO
Identificar que proveedores Suplen varios
pedidos de diferentes articulos
II. 2
Resumir las compras y gastos administrativos deacuerdo al
proveedor
50 5 55 INTERNO
Solicitar los documentos requeridos por
control financiero para su creacion
inmediata
III. 3
Verificar que el proveedor este creado en el sistema
contable
10 2 12 INTERNO
Esto se puede hacer en forma virtual,
mediante correo electronico o video
conferencia
IV. 4
Contactar con el proveedor y llegar a un acuerdo en
cantidades, precios y fechas
30 4 34 INTERNO
Tener un archivo ordenado de ordenes de
compra
JEFE DE COMPRAS
Negociacin y contratacin del proveedor
MANUAL DE PROCESOS

72

A. CARGO:
B. JEFE INMEDIATO
C. REA:
D. FUNCIN:
I. 1
Programar la elaboracion de las ordenes de compra del dia
en la AZ
4 40
44
INTERNO
En caso de no hacerse virtual se hara manual
con las autorizaciones pertinentes
II. 2
Elaborar e imprimir la oden de compra y enviarla para
aprobacion interna
3 40
43
INTERNO
Consultar periodicamente en el sistema Uno
Enterprise qe las ordenes esten finalizadas
III. 3
Verificar que la orden de compra este finalizada
exitosamente
20 3 23 INTERNO Enviarla fisicamente o por e-mail
IV. 4 Remitir la orden de compra al proveedor 20 3 23 INTERNO
Diligenciar los docuemntos y enviarlos a
zona franca para no tener inconvenientes
con el ingreso de la mercancia
MANUAL DE PROCESOS
JEFE DE COMPRAS
Elaboracin y confirmacin de la orden de compra y/o servicio en el sistema

73

A.
B.
C.
D.
I. 1
Organizar el ingreso de la mercancia ante zona franca 20 3 23 INTERNO
Tramitar las autorizaciones al interior de la
compaa con suficiente tiempo
II. 2
Solicitar los permisos pertinentes para que el ingreso pueda
llevarse a cabo
10 3 13 INTERNO
Este punto lo hace el encargado de Almacen,
pero el jefe de compras debe supervisar
este recibimiento
III. 3
Verificar la mercancia recibida VS lo solicitado en el
documento de compra
10 2 22 INTERNO Lo podra hacer tambin el jefe de almacen
IV. 4
Firmar la factura y la remision 20 3 23 INTERNO
JEFE INMEDIATO
MANUAL DE PROCESOS
CARGO: JEFE DE COMPRAS
Revisin de las compras realizadas y pendientes de recepcin
REA:
FUNCIN:

74

A. CARGO:
B. JEFE INMEDIATO
C. REA:
D. FUNCIN:
I. 1 Definir parametros de recoleccin de informacin 3 30
33
EXTERNO
Buscar canales de informaxcion, encuestas,
evaluaciones, etc
II. 2 Elaborar la planificacon de las importaciones del mes 4 30
34
INTERNO
Solicitar a produccion informacion para
hacer este punto
III. 3
Asignar las personas responsables en la recoleccin de la
informacin de aos anteriores
4 30
34
INTERNO
Buscar en el archivo documental
informacion de aos anteriores
IV. 4 Evaluar la calidad de la informacion planificada 5 40
45
INTERNO
Revisar mediante una muestra aleatoria que
dicha planificacion se cumpla
Planificacin de la importacin de acuerdo a los requerimientos de produccin
MANUAL DE PROCESOS

75

A. CARGO:
B. JEFE INMEDIATO
C. REA:
D. FUNCIN:
I. 1
Planificar deacuerdo a la importancia de las compras
solicitadas y priorizar
2 30
32
INTERNO
En casos extremos la programacion debe
estar a cargo tambien del aprendiz de esta
rea.
II. 2 hacer el envio de la planeacion a la SIA para se ejecucion 2 40
42
INTERNO El envio puede ser fisico o por e-mail
III. 3
Verificar que la SIA mediante confirmacion de lectura del
correo abra el instructivo
10 3 13
Soliciar por telefono la confirmacion del
recibido
IV. 4
Informar a gerencia de produccion y financiera sobre el
estado de la programacon
20 3 23
Copiar el correo electronico a las areas
inbvolucradas para que se informen
Programacin permanente de las importaciones requeridas
MANUAL DE PROCESOS

76

A. CARGO:
B. JEFE INMEDIATO
C. REA:
D. FUNCIN:
I. 1
Organizar un seguimiento continuo a la SIA para estar
informado en linea
10 3 13
Solicitar a la SIA que cada moviemiento sea
informado
II. 2 Ayudar con llamadas y correos el proceso de la SIA 10 2 22
Colaborar a la SIA en la parte operativa para
que no se pare la importacion
III. 3 Verificar el cumplimiento de los requisitos de factura y BL 20 2 22
Debe existir retroalimentaciones de la
compaa para la Sia y vicebersa para
mantener una estructuracion entre ambas
partes
IV. 4
Comunicar oportunamente al proceso de pagos almacen y
compras las llegadas de mercancias
30 4 34 Mediante copia en el correo electronico
MANUAL DE PROCESOS
Coordinacin de la logstica de importacin entre Cosmoagro y la SIA

77

A. CARGO:
B. JEFE INMEDIATO
C. REA:
D. FUNCIN:
I. 1 Definir parametros de recoleccin de informacin 20 1 21
Los costos y gastos relacionados con la
importacion deben ser reportados en los
informes a tesoreria
II. 2
Agrupar los parametros por funcin o importancia,
establecer obligatorios y no obligatorios
20 4 24
Se destinaran unas recolecciones de
informacion que seran de oblicatorio
diligenciamiento
III. 3
Verificar en el momento de despacho en puerto de origen
los documentos del proveedor
20 4 24
Hacer negociacion alterna con los puertos
por donde llega la mercancia
IV. 4
Checar las facturas y cobros totales de la importacion por
parte del proveedor y la SIA
10 2 12
Verificar que los costos esten soportados y
ajustados
MANUAL DE PROCESOS
Direccin del proceso de importacin con la SIA

78

A. CARGO:
B. JEFE INMEDIATO
C. REA:
D. FUNCIN:
I. 1
Organizar los documentos enviados por la SIA, el proveedor
y la zona franca del pacifico
30 4 34
La evaluacion pos-importacion por parte del
rea solicitante debe hacerse y archivarse.
II. 2
Hacer la liquidacion total de la importacion de manera
discriminada (anticipos, depositos, bodegajes, transporte,
moras, seguros, etc)
30 5 35
Realizar la liquidacion total o solicitar a la
SIA que lo haga
III. 3
Verificar las fechas de los documentos segn cronograma de
importacion
30 3 33
Se debe comprobar que la SIA cumpla con
las fechas y en caso de ser asi, evaluar el
porque
IV. 4
Proceder con el envio ordenado de los soportes de la
importacion para el registro contable.
50 5 55
Enviar al patinador de piso para que
entregue los documentos a contabilidad y
que a su vez firmen el recibido de la
documentacion
MANUAL DE PROCESOS
Revisin de las importaciones terminadas


79

8.9. Manual de procedimientos.

Esto manuales de procedimientos grafican los procesos y funciones para que sea mucho ms claro como se
lleva a cabo el correcto desarrollo de las actividades en cada rea, contienen de manera implcita los principios
fundamentales para la empresa y servirn para lograr un mayor anlisis de la secuencia y como estn
interrelacionadas entre si todas las funciones y por ende los procedimientos.

Estos manuales contienen las normas que rigen las funciones y procedimientos de las distintas reas de una
organizacin. De esta manera todo lo inherente a un puesto de trabajo se encuentra escrito, alcance del
puesto, responsabilidades e incluso forma de realizar las rutinas de trabajo.

80

Tabla 20: Manual de procedimientos
FLUJOGRAMA Descripcin de las actividades en el gerundio del verbo.
Norma:
Poltica,
Marco Legal,
Formato.
Responsable INCIDENCIA IMPACTO RIESGO ORIGEN OBSERVACIN PARA MITIGAR
1
Iniciando el proceso de Realizacin de estudios anticipados
para prepararse antes que la necesidad de la compra surja
Iso 31000 Jefe de Compras 10 3 13 INTERNO
La programacion esta a cargo de Produccion, y
cuando aparece en el sistema Uno Enterprise,
la persona de compras sabra que se requiere
2
Convocando a reunion iniciando ao para elaboracion de un
estudio de posibles compras
Tener la base de datos actualizada con los
datos actuales de los proveedores anteriores y
nuevos posibles proveedores
3
Haciendo investigacion documental sobre las compras de aos
anteriores
Se deben tener formatos en excel para en
caso de fallas tecnicas en el sistema se uedan
hacer este proceso a mano
4
Formulando las compras de acuerdo a los tendencias de aos
anteriores
Iso 31001 Jefe de Compras 10 2 22 EXTERNO
Y solicitar las aprobaciones pernitentes sobre
las ordenes de compra elaboradas a mano
5
Confirmarndo en las diferentes areas de la compaa sobre las
necesidades identificadas
El envio de la orden se debe hacer por e-mail,
o por correo fisico certificado
6 Elaborando el estudio de las compras del ao Iso 31001 Jefe de Compras 30 4 34 INTERNO
7
Finalizando el proceso de Realizacin de estudios anticipados
para prepararse antes que la necesidad de la compra surja.
Esta acta debe existir no solo en el sistema si
no tambien en excel y se deben terner
impresas para ser diligenciadas a mano
PROCEDIMIENTOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CARGO:
JEFE INMEDIATO
REA:
PROCESO:
JEFE DE COMPRAS
Realizacin de estudios anticipados para prepararse antes que la necesidad de la compra surja

81

Norma:
Poltica,
Marco Legal,
Formato.
1 Iniciando el proceso de proyeccion de las compras requeridas Iso 31000 Jefe de Compras 20 4 24 INTERNO Solicitar anticipos a gerencia financiera
2
Proyectando las compras deacuerdo la presupuesto de ventas
del ao en curso al inicio de ao
Actuar en el proceso de pago informado a
tesoreria cuales se deben pagar para el
despachi indeiato
3
Realizando indicadores sobre el comportamiento de las
compras en aos anteriores
Se debe llegar a un acuerdo con el proveedor
seleccionado en caso de no ser asi se buscara
otro
4
Confirmando con las areas de la compaa que dichas
proyecciones esten con un alto grado de realidad
Iso 31000 Jefe de Compras 30 5 35INTERNO Y EXTERNO
Se debe tener un segundo proveedor que
pueda suplir esa necesidad
5 Procediendo con la elaboracion de la proyeccion de compras Iso 31000 Jefe de Compras 30 3 33 EXTERNO
Se deben tener formatos en excel para en
caso de fallas tecnicas en el sistema se uedan
hacer este proceso a mano
6
Finalizando el proceso de proyeccion de las compras
requeridas
PROCEDIMIENTOS
CARGO:
JEFE INMEDIATO
REA:
PROCESO:
JEFE DE COMPRAS

82

Norma:
Poltica,
Marco Legal,
Formato.
1
Iniciando el proceso de estructuracion del plan de compras
con el apoyo de gerencia general.
Los documentos requeridos para la creacion
son de estricto cumplimineto
2
Organizando al inicio de cada mes una reunion con gerencia
general
Esta debe programarse con un mes de
anterioridad
3
Estableciendo prioridades de compra para ser expuestas ante
la gerencia general
deacuerdo a la importancia de los pedidos se
establecen prioridades de pedido
4
Asegurando que en caso de requerirse apoyo para el area sea
destinada
Caundo se tengan muchos pendientes solicitar
apoyo de los aprendices del sena
5 Pocediendo con los cambios efectuados durante dicha reunion Iso 31000 Jefe de Compras 10 3 13 INTERNO
Llevar a cabo todos los puentos tratados
durante la reunion
6
Finalizando el proceso de estructiracion del plan de compras
en el apoyo de gerencia general.
El proceso finaliza con la estructuracion del
plan de compras
REA:
PROCESO:
JEFE DE COMPRAS
Estructuracin del plan de compras con el apoyo de gerencia general
PROCEDIMIENTOS
CARGO:
JEFE INMEDIATO

83

Norma:
Poltica,
Marco Legal,
Formato.
Responsable IMPLICACIONES IMPACTO RIESGO ORIGEN OBSERVACIN PARA MITIGAR
1
Iniciando el proceso de negociacion y contratacion del
proveedor
El proceso de negociacion y contratacion del
proveedor inicia cuando se han realizado
como minimo 3 cotizaciones
2 Preseleccionando el proveedor Iso 31000 Jefe de Compras 20 1 21 INTERNO
de las tres cotizaciones se debe seleccionar el
proveedor que mas se ajuste a las
necesidades
3
Resumiendo las compras y los gastos administrativos
deacuerdo al proveedor
las compras deben separarse deacuedo al
proveedor que las ofrezca
4
Verificando que el proveedor este creado en el sistema
contable Uno Enterprise
Se debe digitar la sedula o NIT del proveedor
para verificar que este creado
5
Contactando con el proveedor y llegando a un acuerdo en
cantidades, precios y fechas
El contacto puede ser mediante correo
electromico o por telefono
6
Finalizando el proceso de negociacion y contratacion del
proveedor
el proceso finaliza con el proveedor
seleccionado
PROCESO:
JEFE DE COMPRAS
Negociacion y contratacion del proveedor
CARGO:
JEFE INMEDIATO
REA:
PROCEDIMIENTOS

84

Norma:
Poltica,
Marco Legal,
Formato.
1
Iniciando el proceso de Elaboracion y confirmacion de la orden de
compra y/o servicio en el sistema
El proceso inicia con la verificacion de la orden en
elaboracion
2
Programando la elaboracion de las ordenes de compra del dia en la
az
Iso 31000 Jefe de Compras 50 5 55 EXTERNO la programacion debe hacerse con anterioridad
3
Elaborando e imprimiendo la orden de compra y enviarla para
aprobacion interna
La orden de compra debe ser impresa para ser
archivada
4 Verificando que la orden de compra este finalizada exitosamente Iso 31000 Jefe de Compras 10 2 12 INTERNO
se debe verificar que no queden ordenes de
compra en elaboracion
5 Remitiendo la orden de compra al proveedor Iso 31000 Jefe de Compras 30 4 34 EXTERNO
se debe enviar por dos canales, virtual y por fax o
correo certificado
6
Finalizando el proceso de elaboracion y confirmacion de la orden de
compra y/o servicio en el sistema
el proceso finaliza con la confirmacion de lectura
del correo donde se envia la orden de compra
CARGO:
JEFE INMEDIATO
REA:
PROCESO:
JEFE DE COMPRAS
Elaboracion y confirmacion de la orden de compra y/o servicio en el sistema
PROCEDIMIENTOS

85

Norma:
Poltica,
Marco Legal,
Formato.
1
Iniciando el proceso de Revision de las compras realizadas y
pendientes de recepcion
el proceso inica con la revision de compras y
pendientes de ser recibidas
2 Organizando enl ingreso de la mercancia ante zona franca Iso 31000 Jefe de Compras 10 2 22 EXTERNO
3
Solicitando los permisos pertinentes para que el ingreso pueda
llevarse a cabo
Este punto lo hace el encargado de Almacen,
pero el jefe de compras debe supervisar este
recibimiento
4
Verificando la mercancia recibida VS lo solicitado en el
documento de compra
Iso 31000 Jefe de Compras 30 4 34 INTERNO Lo podra hacer tambin el jefe de almacen
5 Firmando la factura y la remision Iso 31000 Jefe de Compras 20 1 21 INTERNO
6
Finalizando el proceso de revision de las compras realizadas
pendientes
el proceso finaliza cuando se hayan revisado
todas las compras pendientes de recibirse
PROCEDIMIENTOS
REA:
PROCESO:
Revision de las compras realizadas y pendientes de recepcion
CARGO:
JEFE INMEDIATO
JEFE DE COMPRAS

86

Norma:
Poltica,
Marco Legal,
Formato.
1 Iniciando el proceso de Planificacion de la importacion Iso 31000
Jefe de comercio
Exterior
30 4 34 INTERNO
evaluaciones, etc
2
Definiendo parametros de resolucion de recoleccion de
informacion.
Iso 31000
Jefe de comercio
Exterior
20 1 21 INTERNO
evaluaciones, etc
3 Elaborando la planificacion de las importaciones del mes Iso 31000
Jefe de comercio
Exterior
20 4 24 INTERNO
Solicitar a produccion informacion para hacer
este punto
4
Asignando las personas responsables en la recoleccion de
informacion de aos anteriores
Iso 31000
Jefe de comercio
Exterior
20 4 24 INTERNO
Buscar en el archivo documental informacion
de aos anteriores
5 Evaluando la calidad de la informacion planificada Iso 31000
Jefe de comercio
Exterior
10 2 12 INTERNO
6 Finalizando el proceso de Planificacion de la importacion Iso 31000
Jefe de comercio
Exterior
30 4 34 EXTERNO
PROCEDIMIENTOS
CARGO:
JEFE INMEDIATO
REA:
PROCESO:
Planificacion de la importancion

87

Norma:
Poltica,
Marco Legal,
Formato.
1
Iniciando el proceso de programacion permanente de las
importaciones requeridas
Iso 31000
Jefe de comercio
Exterior
10 3 13 INTERNO
En casos extremos la programacion debe estar
a cargo tambien del aprendiz de esta rea.
2
Planificando deacuerdo a la importancia de las compras
solicitadas y priorizar
Iso 31000
Jefe de comercio
Exterior
10 2 22 EXTERNO
En casos extremos la programacion debe estar
a cargo tambien del aprendiz de esta rea.
3 Haciendo el envio de la planeacion a la SIA para su ejecucion Iso 31000
Jefe de comercio
Exterior
20 2 22 INTERNO El envio puede ser fisico o por e-mail
4
Verificando que la SIA mediante confirmacion de lectura del
correo abra el instructivo
Iso 31000
Jefe de comercio
Exterior
30 4 34 INTERNO
Soliciar por telefono la confirmacion del
recibido
5
Informando a gerencia de produccion y financiera sobre el
estado de la programacion
Iso 31000
Jefe de comercio
Exterior
20 1 21 INTERNO
6
Finalizando el proceso de programacion permanente a las
importaciones requeridas
Iso 31000
Jefe de comercio
Exterior
10 3 13 INTERNO
PROCEDIMIENTOS
CARGO:
JEFE INMEDIATO
REA:
PROCESO:
Programacion permanente de las importaciones requeridas

88

Norma:
Poltica,
Marco Legal,
Formato.
1
Iniciando el proceso de Coordinacion de la logistica de
importacion entre cosmoagro y la SIA
Iso 31000
Jefe de comercio
Exterior
30 3 33 EXTERNO
informado
2
Organizando un seguimiento continuo a la SIA para estar
informado en linea
Iso 31000
Jefe de comercio
Exterior
50 5 55 EXTERNO
informado
3 Ayudando con llamadas y correos el proceso de la SIA Iso 31000
Jefe de comercio
Exterior
50 5 55 EXTERNO
Colaborar a la SIA en la parte operativa para
que no se pare la importacion
4 Verificando el cumplimiento de los requisitos de factura y BL Iso 31000
Jefe de comercio
Exterior
10 2 12 INTERNO
Debe existir retroalimentaciones de la
compaa para la Sia y vicebersa para
mantener una estructuracion entre ambas
partes
5
Comunicando oportunamente al proceso de pagos almacen y
compras las llegadas de mercancias
Iso 31000
Jefe de comercio
Exterior
30 4 34 EXTERNO Mediante copia en el correo electronico
6
Finalizando el proceso de Coordinacion de la logistica de
importacion entre cosmoagro y la SIA
Iso 31000
Jefe de comercio
Exterior
10 3 13 INTERNO Mediante copia en el correo electronico
PROCEDIMIENTOS
CARGO:
JEFE INMEDIATO
REA:
PROCESO:
Coordinacion de la logistica de importacion entre cosmoagro y la SIA

89

Norma:
Poltica,
Marco Legal,
Formato.
1
Iniciando el proceso de Direccion del proceso de importacion
con la SIA
Iso 31000
Jefe de comercio
Exterior
20 4 24 INTERNO
2 Definiendo parametros de recoleccion de informacion Iso 31000
Jefe de comercio
Exterior
10 2 12 INTERNO
3
Agrupando los paramentros por funcion o importancia,
establecer obligatorios y no obligatorios
Iso 31000
Jefe de comercio
Exterior
30 4 34 EXTERNO
Se destinaran unas recolecciones de
informacion que seran de oblicatorio
diligenciamiento
4
Verificando en le momento de despacho en puerto de origen
los documentos del proveedor
Iso 31000
Jefe de comercio
Exterior
30 5 35INTERNO Y EXTERNO
Hacer negociacion alterna con los puertos por
donde llega la mercancia
5
Checando las facturas y cobros totales de la importacion por
parte del proveedor y la SIA
Iso 31000
Jefe de comercio
Exterior
30 3 33 EXTERNO
ajustados
6
Finalizando el proceso de Direccion del proceso de
importacion con la SIA
Iso 31000
Jefe de comercio
Exterior
50 5 55 EXTERNO
ajustados
CARGO:
JEFE INMEDIATO
REA:
PROCESO:
Direccion del proceso de importacion con la SIA
PROCEDIMIENTOS

90

Norma:
Poltica,
Marco Legal,
Formato.
1
Iniciando el proceso de Revision de las importaciones
terminadas
Iso 31000
Jefe de comercio
Exterior
30 4 34 INTERNO
2
Organizando los documentos enviados por la SIA, el
proveedor y la Zona franca del pacifico
Iso 31000
Jefe de comercio
Exterior
20 1 21 INTERNO
3
Haciendo la liquidacion total de la importacion de manera
discriminada ( anticipos, depositos, bodegajes, trasnporte,
moras, seguros, etc)
Iso 31000
Jefe de comercio
Exterior
20 4 24 INTERNO
Realizar la liquidacion total o solicitar a la SIA
que lo haga
4
Verificando las fechas de los documentos segn cronograma
de importacion
Iso 31000
Jefe de comercio
Exterior
20 4 24 INTERNO
Se debe comprobar que la SIA cumpla con las
fechas y en caso de ser asi, evaluar el porque
5
Poceder con el envio ordenado de los soportes de la
importacion para el registro contable
Iso 31000
Jefe de comercio
Exterior
10 2 12 INTERNO
Enviar al patinador de piso para que entregue
los documentos a contabilidad y que a su vez
firmen el recibido de la documentacion
6
Finalizando el proceso de Revision de las importaciones
terminadas
Iso 31000
Jefe de comercio
Exterior
30 4 34 EXTERNO
Enviar al patinador de piso para que entregue
los documentos a contabilidad y que a su vez
firmen el recibido de la documentacion
JEFE INMEDIATO
REA:
PROCESO:
Revision de las importaciones terminadas
CARGO:
PROCEDIMIENTOS


91

8.10. Formatos.

Los formatos utilizados por la compaa dentro del proceso de compra se muestran a continuacin.

Tabla 21: Formatos
No. DE ORDEN DE COMPRA: 6
FECHA: 7
CANT UNIDAD
NO.
REQUISICIN
PRECIO
UNITARIO
IMPORTE
PARCIAL
9 10 13 14 15
17
QUIEN REQUIERE
1. COSMOAGRO S.A.
2. DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
3. OFICINA DE ADQUISICIONES
4. ORDEN DE COMPRA Y/O SERVICIOS
PROVEEDOR: 5
8. Hoja: 1 de 1
2
3
No. DESCRIPCIN
AREA
SOLICITANTE
1 11 12
6
7
4
5
10
11
8
9
14
15
12
13
FIRM A FIRM A FIRM A
18 19 20
SUB TOTAL:
I.V.A.
SUBTOTAL:
AUTORIZA Vo. Bo.

92

3. Hoja: 1 de 1
REA 4 CLAVE: 5 6
SUBPROCESO 7 No. OFICIO: 8 9
SOLICITANTE 10 CLAVE: 11 12
PRIORIDAD
NMERO DE
CDIGO
CANTIDAD UNIDAD COSTO ESTIMADO
13 14 15 16 19
NMERO DE CONTROL INTERNO:
GERENTE DE REA
NOMBRE DEL ARTCULO
ESPECIFICACIONES DEL
ARTCULO
2. REQUERIMIENTO DE MATERIALES Y SUMINISTROS
FECHADE ELABORACIN:
1. COSMOAGRO S.A
17 18
Solicitante. Revisado por. Autorizado por.
TELFONO O EXTENSIN INTERNA:
20 21 22

93

18. Nombre de quien diligencia:
1. COSMOAGRO S.A.
12. Favor anexar a este formulario los siguientes documentos:
13. Certificado de Cmara de Comercio con expedicin no mayor a 15 das.
14. Copia del RUT (Registro nico Tributario).
15. Estados Financieros de los dos ltimos aos con sus anexos y notas correspondientes, debidamente
firmados por Representante Legal y contador pblico y/o Revisor Fiscal.
16.Declaracin de Renta del ltimo ao.
17. Certificacion Bancaria

94

3. PROVEEDOR 4. NIT
5. AREA
5. RESPONSABLE ANTICIPO 6. CARGO
7. FECHA ANTICIPO 8. VR ANTICIPO
9. FACTURA No. 10. FECHA FACTURA 11. VALOR SIN IVA 12. VALOR IVA 13. TOTAL FACTURA
$ $ $
$ $ $
$ $ $
$ $ $
$ $ $
$
$
$
$
$
$
20. OBSERVACIONES
21. NOMBRE RESPONSABLE 22. JEFE DE AREA 23. CONTABILIDAD 24. CONTROL INTERNO
1. COSMOAGRO S.A
2.FORMATO DE LEGALIZACION PROVEEDORES, COMPRAS Y EVENTOS No. _________
14. SUBTOTAL
15. RETENCION EN LA FUENTE
16. RETENCION DE ICA
17. RETENCION DE IVA
18. ANTICIPO
19. SALDO A FAVOR/CONTRA

95

1. COSMOAGRO S.A
2. FORMATO DE ENTREGA DE FACTURAS A CUENTAS POR PAGAR
3. PROVEEDOR 4. NIT 5. FACTURA 6.VALOR FACTURA 7. FIRMA RECIBIDO

96

VALOR DESCRIPCIN
1 No Cumple
2 Cumple Insatisfactoriamente
3 Cumple Aceptablemente
4 Cumple en Alto Grado
5 Cumple Plenamente
8. Cumplimiento de la Solicitud 9. Oportunidad y Exactitud
10. Soporte y Servicio Post
Venta
11. NOMBRE DEL EVALUADOR 13. CARGO 14.FIRMA
12. C.C
Califique segn los siguientes criterios la calidad del
bien/servicio prestado por el proveedor utilizando la
siguiente de calificacin.
2. FORMATO DE EVALUCION
1. COSMOAGRO S.A
7. Evaluacion
3. Fecha de
evaluacin
D/M/A
4. PROVEEDOR
6. No. De
Orden de
Compra
5. BIENO SERVICIO QUE
PROVEE


97

8.11. Manual de instructivos.

El manual de instructivos es de vital importancia para el proceso de compras, porque es la gua para el
diligenciamiento de los formatos anteriormente citados, y ayuda a evitar errores que pueden entorpecer la labor
de la cadena de abastecimiento.
Tabla 22: Manual de instructivos
CARGO:
JEFE INMEDIATO
REA:
DOCUMENTO:
No. Instructivos IMPLICACIONES IMPACTO RIESGO ORIGEN OBSERVACIN PARA MITIGAR
1 Indica el nombre de la empresa 10 3 13 INTERNO
Esta informacion es inmodificable, y debe aparecer el nombre
de la empresa
3 Departamento de recursos materiales o servicios 20 3 23 INTERNO
Esta informacion es inmodificable, y debe aparecer el rea de
compras y suministros
4 Indica el Departamento de compras que es quien da tramite de las adquicisones 10 3 13 INTERNO
Esta informacion es inmodificable, y debe aparecer el rea de
compras bien sea nacional o internacional
5 Indica la oficina de compras nacionales 10 2 12 INTERNO Esta informacion es inmodificable.
6 Indica el nombre de la orden, bien sea compra o servicio 20 2 22 INTERNO
Esta informacion es inmodificable e indica el tipo de bien que
se requiere podra ser un servicio o un bien
7
El jefe de compras nacionales o Jefe de comercio exterior
anota el nombre del proveedor que va a suministrar los bienes
o servicios.
30 4 34 INTERNO
El diligenciamiento debe hacer en el formato en excel y su
envio al rea de compras sera a traves de e-mail, de no
poderse realizar de esta forma debera llenarse a mano con
esfero de tinta negra y letra totalmente legible y su envio sera
personal
8
anota el numero consecutivo de la orden de compra
20 1 21 INTERNO
personal
MANUAL DE INSTRUCTIVOS
JEFE DE COMPRAS
ODEN DE COMPRA SERVICIO

98

CARGO:
JEFE INMEDIATO
REA:
DOCUMENTO:
No. Instructivos IMPLICACIONES IMPACTO RIESGO ORIGEN OBSERVACIN PARA MITIGAR
9
anota la fecha en que levanta el pedido
20 4 24 INTERNO
personal
10
anota la cantidad de bienes o servicios que se solicita
40 1 41 INTERNO
personal
11
anota la unidad de medida del bien o serv que se solicita
30 1 31 INTERNO
personal
12
anota la descripcion del bien o servicio que se va adquirir
20 4 24 INTERNO
personal
13
anota el nombre del area solicitante a la que corresponde el
bien o servicio que se va adquirir
10 2 12 INTERNO
personal
14
anota el numero de requisicion a la que corresponde el bien o
servicio que se va adquirir lo anterior permite que en una sola
orden de compra se surtan varias requisiciones con un solo
proveedor
30 4 24 INTERNO
personal
15
anota el precio unitario del bien o servicio a adquirir
considerando el iva.
30 5 35 INTERNO
personal
JEFE DE COMPRAS
ODEN DE COMPRA SERVICIO

99

CARGO:
JEFE INMEDIATO
REA:
DOCUMENTO:
Instructivos INCIDENCIA IMPACTO RIESGO ORIGEN OBSERVACIN PARA MITIGAR
1 Indica el nombre de la empresa
30 2 32 INTERNO
personal
2 REQUERIMIENTO DE COMPRA
20 3 23 INTERNO
personal
3 Indica el numero de hojas que tiene el formato
20 3 23 INTERNO
personal
4
Nombre completo de la rea solicitante, sin abreviaturas. 20 3 23 INTERNO
personal
5
Clave asignada la area, centro unidad. 10 1 11 INTERNO
personal
6
Fecha en que se realiza el llenado del formato. 40 1 41 INTERNO
personal
REQUERIMIENTO DE COMPRA
JEFE DE COMPRAS

100

CARGO:
JEFE INMEDIATO
REA:
DOCUMENTO:
7
Nmero consecutivo del total de hojas que se utilizaron para
los requerimientos.
30 1 31 INTERNO
personal
8
Nombre del subproceso que ocupa, para el cual se esta
solicitando el bien o serivicio
30 3 33 INTERNO
personal
9
Nmero del oficio asignado por el rea, centro unidad, para
el envio del formato.
30 4 34 INTERNO
personal
10
El nmero de control interno es asignado y registrado por la
direccin tcnica y de promocin (dejar en blanco este
espacio).
30 5 35 INTERNO
personal
11
Nombre del solicitante al que se destina el bien solicitado. 30 5 35 INTERNO
personal
12
Clave del subproceso esta clave es asignada y registrada por
la direccin tcnica y de promocin (dejar en blanco este
espacio).
30 5 35 INTERNO
personal
JEFE DE COMPRAS

101

CARGO:
JEFE INMEDIATO
REA:
DOCUMENTO:
13
La jerarqua de atencin es de suma importancia, por lo que se
deber registrar un nmero consecutivo por cada area, ya que
este indicar el orden en que deben ser atendidos, cabe
sealar que no se podra dar un mismo nmero para dos o ms
areas.
30 5 35 INTERNO
personal
14
Registrar con nmero consecutivo la prioridad de la solicitud
de materiales y suministros, (el orden indicar la importancia
de su requerimiento).
30 5 35 INTERNO
personal
15
El cdigo es asignado y registrado por la direccin tcnica y
de promocin (dejar en blanco este espacio).
30 5 35 INTERNO
personal
16
Nmero de o artculos que se requieren. 20 3 23 INTERNO
personal
17
Tipo de unidad: paquete, pieza, rollo, frasco, kilogramo, litro,
etc.
20 3 23 INTERNO
personal
18
Nombre tcnico comercial del artculo, que permita su
identificacin en los catlogos correspondientes.
10 1 11 INTERNO
personal
19
Indicar las especificaciones tcnicas comerciales y
presentacin requerida (metros por rollos, gramos o mililitros
por frasco, etc), que describa el artculo solicitado, debiendo
acompaar la descripcin con catlogos y/o folletos.
40 1 41 INTERNO
personal
JEFE DE COMPRAS

102

CARGO:
JEFE INMEDIATO
REA:
DOCUMENTO:
20
Costo unitario estimado de cada artculo, en su caso incluir
cotizaciones actualizadas.
30 1 31 INTERNO
personal
21
Nombre, firma, telfono o extensin, de la persona
responsable y/o coordinador de los jefes de las areas; el cual
deber ser el enlace ante la direccin tcnica y de
promocin, designado por el gerente de la empresa y o
responsable de la solicitud del requerimiento de materiales y
suministros y del llenado del formato.
30 3 33 INTERNO
personal
22
Nombre y firma de revisado por jefe departamento. 30 4 34 INTERNO
personal
23
Nombre y firma de autorizacin del gerente de rea. 30 5 35 INTERNO
personal
JEFE DE COMPRAS

103

CARGO:
JEFE INMEDIATO
REA:
DOCUMENTO:
1 indica el Nombre de la empresa 30 2 32 INTERNO
personal
2 Nombre del formato 20 3 23 INTERNO
personal
3 Informacion basica de la compaa o futuro proveedor 20 3 23 INTERNO
personal
4 Nombre o raon social de la empresa proveedora 20 3 23 INTERNO
personal
5 NIT o numero de identificacion tributaria 10 1 11 INTERNO
personal
JEFE DE COMPRAS

104

CARGO:
JEFE INMEDIATO
REA:
DOCUMENTO:
6 Direccion indica en donde se encuentra ubicada la empresa 40 1 41 INTERNO
personal
7
Telefono el telefono principal de la empresa que participa para
ser nuestro proveedor
30 1 31 INTERNO
personal
8 Ciudad, la ciudad donde se encuentra la empresa 30 3 33 INTERNO
personal
9 Pagina web de la empresa en su defecto correo electronico 30 4 34 INTERNO
personal
10 Indica el numero de Fax 30 5 35 INTERNO
personal
JEFE DE COMPRAS

105

CARGO:
JEFE INMEDIATO
REA:
DOCUMENTO:
11 Indica el pais del domicilio principal de la empresa 30 2 32 INTERNO
personal
12
a este formato se le deben anexar una serie de documentos
enumerados a continucaion
20 3 23 INTERNO
personal
13
Certificado de Cmara de Comercio con expedicin no mayor a
15 das.
20 3 23 INTERNO
personal
14 Copia del RUT (Registro nico Tributario). 20 3 23 INTERNO
personal
15
Estados Financieros de los dos ltimos aos con sus anexos y
notas correspondientes, debidamente firmados por
Representante Legal y contador pblico y/o Revisor Fiscal.
10 1 11 INTERNO
personal
JEFE DE COMPRAS

106

CARGO:
JEFE INMEDIATO
REA:
DOCUMENTO:
16 Declaracin de Renta del ltimo ao. 40 1 41 INTERNO
personal
17 Certificacion Bancaria 30 5 35 INTERNO
personal
18 Nombre de quien diligencia: 30 2 32 INTERNO
personal
JEFE DE COMPRAS

107

CARGO:
JEFE INMEDIATO
REA:
DOCUMENTO:
1 Indica el nombre de la empresa Cosmoagro S.A 30 5 35 INTERNO
personal
2
Indica el nombre del formato: es para legalizar anticipos
solicitados por funcionarios de la empresa
30 5 35 INTERNO
personal
3 Indica el nombre del proveedor a quien se le realizo el anticipo 30 5 35 INTERNO
personal
4 El NIT del proveedor a quien se le realizo el anticipo 20 3 23 INTERNO
personal
5 Indica el rea que solicito el anticpo y que debe legalizarlo 20 3 23 INTERNO
personal
5 Indica el nombre de quien solicito el anticipo 10 1 11 INTERNO
personal
JEFE DE COMPRAS

108

CARGO:
JEFE INMEDIATO
REA:
DOCUMENTO:
6 El cargo que ocupa quien solicito el anticipo 40 1 41 INTERNO
personal
7 Fecha del anticipo 20 3 23 INTERNO
personal
8 El valor del anticipo realizado 20 3 23 INTERNO
personal
9 El o los numeros de facturas 20 3 23 INTERNO
personal
10 Fechas de las facturas 10 1 11 INTERNO
personal
11 Valor de la factura antes de iva 40 1 41 INTERNO
personal
JEFE DE COMPRAS

109

CARGO:
JEFE INMEDIATO
REA:
DOCUMENTO:
12 Valor de las facturas despues de iva 30 1 31 INTERNO
personal
13 Total factura es la suma de las casillas 11 y 12 30 3 33 INTERNO
personal
14 Subtotal aparece automaticamente 30 4 34 INTERNO
personal
15 Retencion en la fuente si da lugar a realizarla 30 5 35 INTERNO
personal
16 Retencion en de ICA si da lugar a realizarla 40 1 41 INTERNO
personal
17 Retencion en de Iva si da lugar a realizarla 30 1 31 INTERNO
personal
JEFE DE COMPRAS

110

CARGO:
JEFE INMEDIATO
REA:
DOCUMENTO:
18 Se escribe nuevamente el valor del anticipo 30 3 33 INTERNO
personal
19
Se debe consultar en el sistema para determinar si hay saldo a
pagar a favor o si el anticipo queda 100% cubierto
30 4 34 INTERNO
personal
20 Se escriben las observaciones que se tengan 30 5 35 INTERNO
personal
21 Nombre del responsable y firma 40 1 41 INTERNO
personal
22 Nombre y firma del jefe de rea 30 1 31 INTERNO
personal
23 Nombre y firma de contabilidad 30 3 33 INTERNO
personal
24 Nombre y firma de control interno 30 4 34 INTERNO
personal
JEFE DE COMPRAS

111

CARGO:
JEFE INMEDIATO
REA:
DOCUMENTO:
1 Indica el nombre de la empresa Cosmoagro s.a 20 3 23 INTERNO
personal
2
Indica el nombre del formato; entrega de facturas a cuentas
por pagar
20 3 23 INTERNO
personal
3 En esta casilla se debe colocar el nombre del proveedor 20 3 23 INTERNO
personal
4 En esta casilla se debe colocar el Nit del proveedor 10 1 11 INTERNO
personal
5 Se debe detallar el numero de factura con numeros y letras 30 4 34 INTERNO
personal
6 Se debe relacionar el valor de cada factura 30 5 35 INTERNO
personal
7
En esta casilla debe ir la firma de la persona de cuentas por
pagar que recibe la factura
40 1 41 INTERNO
personal
JEFE DE COMPRAS
Entrega de facturas a cuentas por pagar

112

CARGO:
JEFE INMEDIATO
REA:
DOCUMENTO:
1 Indica el nombre de la empresa Cosmoagro s.a 20 3 23 INTERNO
personal
2 Indica el nombre del formato; Formato de evaluacion 20 3 23 INTERNO
personal
3 Indica la fecha en la que se realiza la evaluacion 20 3 23 INTERNO
personal
4
Indica el nombre del proveedor que presto el servicio o vendio
el bien
10 1 11 INTERNO
personal
5
Se debe definir que bien o servicio fue adquirido y es producto
de la evaluacion
30 4 34 INTERNO
personal
6
Se debe especificar el numero de orden de compra mediante la
cual se realizo la trasaccion
30 5 35 INTERNO
personal
JEFE DE COMPRAS
Formato de Evaluacion

113

CARGO:
JEFE INMEDIATO
REA:
DOCUMENTO:
7 Los campos son de evaluacion del proveedor 40 1 41 INTERNO
personal
8
este campo tendra que contener un numero deacuerdo a la
tabla valor/descripcion
20 3 23 INTERNO
personal
9
20 3 23 INTERNO
personal
10
10 1 11 INTERNO
personal
11 Debe contener el nombre de la persona que evalua 40 1 41 INTERNO
personal
12 Se debe detallar el numero de cedula de quien evalua 30 1 31 INTERNO
personal
13 El cargo actual que ocupa el evaluador 30 3 33 INTERNO
personal
14 Debe firmar la persona que esta realizando la evaluacion 30 4 34 INTERNO
personal
JEFE DE COMPRAS
Formato de Evaluacion


114

8.12. Informe cuadro de mando.

El cuadro de mando como se mencionaba en el estado del arte del presente proyecto hace referencia a un
instrumento donde recopila todos los procedimientos de determinada rea mediante la utilizacin de unos
indicadores que permiten de forma precisa conocer el estado real de la compaa en el rea de compras y de
comercio exterior, proporcionando la informacin necesaria para la toma de decisiones.

Tabla 23: Cuadro de mando
NUMERADOR DENOMINADOR
1 90% Eficacia
(Total ejecutado /
Total aprobado) * 100
4.135.670.015 1.600.674.296
2 85% Eficacia
(Total de
Proveedores
evaluados como
excelentes+buenos /
Total de proveedores
evaluados) *100
166 247
3 80% Eficacia RESPONSABLE: 102 125
4 70% Eficiencia
(No. Contratos
liquidados y
finalizados+anulados
/ Total de Contratos
Elaborados)x100
462 467
5 85% Eficiencia
No. de actividades
ejecutadas / No. de
actividades
programadas y
Valor de las
actividades
ejecutadas
318 340
Oportunidad en
los despachos
por parte del
Proveedor
(Revisar y
preguntar)
Actividades
realizadas para la
ejecucin del
programa del
Plan de Compras.
Elaboracin y
Liquidacin de
Contratos
No. INDICADOR META QUE MIDE FORMULA
Indice Ejecucin
del Plan de
Compras
Calidad de
Proveedores
2013

115

ANLISIS
CORTE: 2013
1 Anual 258%
El indicador muestra que para el ao
2013, se ejecut el 258% del Plan de
Compras que se presupuesto para esta
vigencia, debido a que no se consider
las compras realizadas por los
Proyectos Especiales de las diferentes
areas de la compaia. Iguamente se
recibi solicitudes para adicion al plan
de compras las cuales no se registraron
como tal
4 50 54 Interno
Exigir que los proyectos especiales
esten presentes dentro del Plan de
Compras, teniendo estadisticas
historicas que se puedan ajustar a la
realidad.
Realizar las adiciones al plan de
compras cada vez que sea necesario.
2 Anual 67%
La evaluacin de proveedores durante el
2013, mejor respecto al ao 2012 como
consecuencia de las modificaciones que
se realizaron en los criterios de
evaluacion
30 4 34 Interno
analizar las causas que probocaron
evaluaciones regulares y malas para
establecer correctivos.
3 Anual 82%
La oportunidad en el cumplimiento del
plazo de entrga por parte de los
proveedores mejor sustancialmente, al
pasar en promedio del 61,5% en el ao
2009 al 82% en el ao 2013, estando por
encima de la meta establecida
4 50 54 Interno
Seguir llevando un control y constante
contacto con los proveedores ,
influenciado para que tengan un
cumplimiento en las entregas de
acuerdo a lo ofertado por ellos mismos.
4 Anual 99%
El comportamiento se debe a que hay
pendiente de liquidar contratos del ao
2012.
3 40 43 Externo
Se esta requiriendo a los jefes de rea
para que agilicen el proceso de
liquidacin de los contartos de la
vigencia 2012.
5 Anual 94%
Las actividades ejecutadas durante el
segundo semestre del aos 2013 estan
ejecutadas en un 94% lo que indica que
se encuentra dentro del rango de la meta
y que muy posiblemente se lograra
superar
2 30 32 Interno
Para este punto es importante
presionar de forma competitiva el
cumplimiento de los logros propuestos
mediante el incentivo.
No. IMPACTO RIESGO ORIGEN OBSERVACIN PARA MITIGAR AO2013 IMPLICACIONES FRECUENCIA

116

6 80% Efectividad
No de encuestas
con un buen nivel de
satisfaccion / Total
de Encuestas
299 400
7
85% Efectividad
Numero de
encuestas con un
buen nivel de
satisfaccion
250 250
8 70% Efectividad
N de Procesos
Precontractuales y
Contractuales en
Curso / Nmero de
Procesos
Programados en la
Vigencia
498 560
9 Entre 2 y 3 Eficiencia
compras / cuentas
por pagar
175000 50000
10
mas cerca de
1
Efectividad
total pasivo / total
activo
357000 1875000
Oportunidad en la
atencin de
solicitudes de
elementos
devolutivos y de
consumo.
Razon de
endeudamiento
Grado de
satisfaccin de
los servicios de
mantenimiento
locativos,
transporte y
Oportunidad en el
Manejo de los
Procesos
Precontractuales,
Contractuales y
Postcontractuale
s
Rotacion de
cuentas por
pagar

117

6 Anual 75%
Las encuestas de satisfaccion
representan del universo de compras que
areas y en que grado han quedado
satisfechas con el producto, lo que nos
indica que esta muy bajo.
10 2 22 Interno
Realizar una mejor labor de adquicision
de bienes y servicios exigiendo al
proveedor mayor calidad y tambien
fechas de entrega rapidas
7
Anual 100%
Segn este indice se han elaborado un
total de 250 encuestas donde el
resultado fue positivo para el
departamento de compra.
30 5 35 Interno
Realizar una mejor labor de adquicision
de bienes y servicios exigiendo al
proveedor mayor calidad y tambien
fechas de entrega rapidas
8 Anual 89%
De un 100% de procesos estan
culminados un 89% lo que nos muestra
que aun se requiere si es el caso dar
tramite y finalizacion a los pendientes o
en su defecto eliminacion en caso de
que el bien o servicio ya no se requiera.
5 50 55 Interno
En este punto deberia hber un 100%
sin embargo es factible que ya no se
requiera el bien o servicio, por la tanto
hay que hacer una conciliacion entre el
solicitante y el jefe de compars para
saber que paso con los pendientes.
9 Anual 350%
es una medida de liquidez, utilizada a
corto plazo, para calcular la rapidez
con la que una empresa o negocio
cumple con sus obligaciones
financieras para con sus proveedores.
30 3 33 Interno
Este ao se logra un diferencia
respecto al ao anterior debido a
que los proveedores nos ofrecieron
plazos de credito mayor en base a la
confianza que nos tienen como
empresa
10 Anual 19%
Estas razones indican el monto
deldinerode terceros que se utilizan
para generar utilidades, estas son de
gran importancia ya que estas deudas
comprometen a la empresa en el
transcurso del tiempo
30 3 33 Interno
Aunque el ultimo ao se incremento
un poco el endeudamiento la
empresa muestra que vale la pena
hacerlo a fin de seguir
desarrollandose


118

Ilustracin 4: Ejecucin del plan de compras
0
0,5
1
1,5
2
2,5
3
2008 2009 2010
Ejecucin del Plan de Compras
INDICADOR 1 META


119

Ilustracin 5: Calidad de proveedores
0
0.2
0.4
0.6
0.8
1
1.2
2006 2007 2008
Calidad de Proveedores
INDICADOR 2 META


120

Ilustracin 6: Oportunidad en el trmite de rdenes de compra
0
0.1
0.2
0.3
0.4
0.5
0.6
0.7
0.8
0.9
1
1 SEM 2 SEM 1 SEM 2 SEM
2009 2010
Oportunidad en el Trmite de Ordenes de Compra
INDICADOR 3 META


121

Ilustracin 7: Elaboracin y liquidacin de contratos
0
0.2
0.4
0.6
0.8
1
1.2
1 SEM 2 SEM 1 SEM 2 SEM
2008 2009
Elaboracin y Liquidacin de Contratos
INDICADOR 4 META


122

Ilustracin 8: Actividades para la ejecucin del plan de compras
0
50
100
150
200
250
300
350
400
1 SEM 2 SEM
2008
Actividades para la ejecucion del plan de compras
INDICADOR 5 META


123

Ilustracin 9: Oportunidad en la atencin de solicitudes de elementos devolutivos y de consumo.
0.88
0.89
0.9
0.91
0.92
0.93
0.94
0.95
2008 2009 2010
Oportunidad en la atencin de solicitudes de elementos
devolutivos y de consumo.
INDICADOR 5 META


124

Ilustracin 10: Grado de satisfaccin de los servicios de mantenimiento locativos, transporte y
cafetera
0
0.1
0.2
0.3
0.4
0.5
0.6
0.7
0.8
0.9
2006 2007 2008
Grado de satisfaccin de los servicios de mantenimiento
locativos, transporte y cafetera
INDICADOR 6 META


125

Ilustracin 11: Rotacin de Cuentas por pagar
0
20000
40000
60000
80000
100000
120000
140000
160000
180000
200000
2008 2009
Rotacion de cuentas por pagar
INDICADOR 9 META


126

Ilustracin 12: Oportunidad en el Manejo de los Procesos Precontractuales, Contractuales y Pos
contractuales
0
0.1
0.2
0.3
0.4
0.5
0.6
0.7
0.8
0.9
1
2006 2007 2008
Oportunidad en el Manejo de los Procesos
Precontractuales, Contractuales y Postcontractuales
INDICADOR 8 META


127

Ilustracin 13: Razn de endeudamiento
0
200000
400000
600000
800000
1000000
1200000
1400000
1600000
1800000
2000000
2006 2007
Razon de endeudamiento
INDICADOR 10 META


128

8.13. Procedimiento general de compras y comercio exterior dentro de la organizacin.

En el siguiente grafico se podr observar el resumen de los procesos llevados a cabo en el rea de compras y
de comercio exterior dentro de un gran proceso que es la cadena de abastecimiento de la organizacin, esto
permite tener una visin ms global sirviendo de apoyo para consulta.

129

Tabla 24: Procedimiento general de la cadena de abastecimiento
ALISTAMIENTO DE LA COMPRA COMPRA RECEPCION ALISTAMIENTO DEL PAGO
PROCEDIMIENTOS
P
R
O
C
E
S
O
D
E
C
O
M
P
R
A
S
Y
A
B
A
S
T
E
C
I M
I E
N
T
O
C
O
M
I T
D
E
P
R
O
D
U
C
C
I O
N
J E
F
E
D
E
P
R
O
D
U
C
C
I O
N
J E
F
E
D
E
C
O
M
P
R
A
S
S
U
P
P
L Y
C
H
A
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J E
F
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C
O
N
T
R
O
L
F
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A
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C
I E
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O
J E
F
E
D
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C
O
M
E
R
C
I O

E
X
T
E
R
I O
R
J E
F
E
D
E
A
L M
A
C
E
N
F
I N
A
N
C
I E
R
O
JEFE DE COMPRAS
COMPRAS DE MATERIAL PRODUCTIVO
CARGO:
JEFE INMEDIATO
REA:
PROCESO:
-presupuesto
anual.
- forecast de
trimestral de
ventas.
- informe de
inventarios PT
en bodegas
INICIO
Planear necesidades
de produccion segun
necesidad comercial
del trimestre
Programar la
produccion en el
sistema
Informe de
necesidades de
produccion
ordenes de produccion ver proceso de produccion
Proyectar compras segun
la explosion de materiales de la
produccion programada
Negociar con proveedores
las compras ( con apoyode
areas tecnicas)
notificapor correo
Elaborar
ordenes de
compraen el
sistema
Confirmar las
compras en el
sistema
Contratar
proveedor y
enviar orden de
compra
seguimiento
compranacional
No
importacion?
Preparar
documentacion
parael pago
Resolver
diferencias
documentacion
de pagos
Analizar y aprobar
las compras de
material
productivo
preparar acta
para
aprobacion de
compras
Aprobar compras
enel sistema
Ver instructivo de la importacion
Si
Recibir materiales
e insu,os
productivos
Ver subprocesode
almacenamiento
Soportes
de
ingresos
de
materiales
a almacen
Soporte de pagos
revisados y
legalizados
Preliquidacion
Facturas de
gastos de
importacion
validar
documentacio
nde pagos
programar
pago
Documentos
OK
Si
Fin
VERSUBPROCESO DEPAGOS
No

130

CARGO: JEFE DE COMPRAS
JEFE INMEDIATO GERENTE DE SUPPLY CHAIN
REA: COMPRAS NACIONALES E INTERNACIONALES
PROCESO: COMPRAS ADMINISTRATIVAS
PROCEDIMIENTOS
AUTORIZACION DE LA COMPRA APROBACION DE LA COMPRA COMPRA Y RECEPCION
C
O
M
P
R
A
S
A
D
M
I
N
I
S
T
R
A
T
I
V
A
S
S
O
L
I
C
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A
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T
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A
U
T
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R
I
Z
A
C
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N
D
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L
A
C
O
M
P
R
A
J
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F
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D
E
C
O
M
P
R
A
S
A
P
R
O
B
A
D
O
R
D
E
L
A

C
O
M
P
R
A
J
E
F
E

C
O
N
T
R
O
L

F
I
N
A
N
C
I
E
R
O
R
E
C
E
P
T
O
R
D
E
L

B
I
E
N
O
S
E
R
V
I
C
I
O
C
O
N
T
A
B
I
L
I
D
A
D
Infresar
solicitud de compra
en el sistema
INICIO
determinar
si se
requiere
realmente la
compra
Autorizar
compraen el
sistema
Rechazar la
compraen
el sistema
No Si
Autoriza?
Negociar las
compras con
proveedores
Elaborar
las ordenes de compra
en el sistemapendientes
de aprobacion
Presentar actade
aprobacion a la
jefaturade
compras
Rechazo debido a
faltade negociacion
Informar al
solicitante las
causas del
rechazo
confirmal
aorden de
compraen el
sistema
Enviar
orden de
compraal
proveedo
r
Legalizar
documento
s de pago
No
Si
Requiere aval de la gerencia de compras?
No
Comprase
aprueba
Apruebapor
escrito la
compra Si
valida
la aprobacion de
la compra en el
sistema
Recibe el bien o
servicio
el receptor del bien o servicio
es almacen area solicitante
consulte reglamento de
compras y agos
ver subproceso de pagos

131

CREACION DE PROVEEDORES
C
R
E
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PROCEDIMIENTOS
PROCESO:
Tramitar requisitos
con proveedores
para iniciar su
vinculacion
INICIO
REQUISITOS DE
CONTITUCION.
- COMERCIALES
-LEGALES
-FINANCIEROS Y
TRIBUTARIOS
Revisadocumentos de
solicitud de creacion de
proveedores
Aprobar creacion
de proveedores
Requisitos OK?
si
No
No
Revisar el cumplmiento
de todos los requisitos
de creacion en el
sistema
Crea el tercero como
proveedor en la
compaia
FIN
Formato de
registro
proveedores
y soporte
Cumple los
requisitos de
creacion
SI
Base de
proveedores
carpetas


132

8.14. Mapa estratgico.

Los mapas estratgicos son permiten a las empresas desglosar las estrategias entre las finanzas, los clientes,
los procesos y el aprendizaje para lograr esa comunicacin y ese trabajo en equipo que es fundamental hoy en
da, as pues a continuacin se propone un mapa estratgico diseado para la empresa donde esta lo estudie
y pueda ser puesto en marcha dicho mapa para.

Los mapas estratgicos, son fundamentales para la gestin. As se presenta un modelo de proceso estratgico
especfico en el que se muestran las posibilidades de implantacin y de utilidad de los mapas estratgicos.

El instrumento de gestin que Kaplan y Norton describieron por primera vez en 1992 para la implantacin de
estrategias, el Balanced Scorecard (BSC), ha tenido un xito sin precedentes.

En lugar de limitarse a ser una moda pasajera, el BSC ha alcanzado en la actualidad, tanto a nivel acadmico
como en la prctica, un lugar destacado entre las herramientas de gestin ms exitosas. Ante este panorama
surge la pregunta a menudo cules son realmente las aportaciones que el BSC realiza.

En este sentido, estudios recientes demuestran que la mayora de los usuarios de BSC encuestados han
aventajado a sus competidores y han mostrado un crecimiento en sus ventas y en sus resultados. De todas
formas, es muy difcil realizar un anlisis aislado de la influencia directa del BSC en el buen resultado de una

133

empresa. En ello juega tambin un papel muy importante la calidad de la estrategia donde con ayuda del BSC
ser implantada. Sin embargo, con la afirmacin, BSC es un instrumento utilizado por empresas exitosas.

El modelo bsico de BSC de Kaplan y Norton se basa en los siguientes elementos: Objetivos Estratgicos,
Indicadores con valores reales y metas y Acciones Estratgicas. Estos elementos se derivan de la estrategia
desde distintas perspectivas (Finanzas, Clientes, Procesos Internos, Potenciales). La visualizacin de los
objetivos estratgicos y de su interdependencia se realiza en el "mapa estratgico".

Aunque la denominacin Balanced Scorecard agrupa todos los elementos mencionados, en la prctica hace
referencia con frecuencia slo al sistema de indicadores y sus valores. Para evitar confusiones, a partir de este
punto utilizaremos la separacin conceptual que de "mapa estratgico", "Balanced Scorecard" y "acciones
estratgicas" realizan Kaplan y Norton: haciendo referencia al "concepto Balanced Scorecard" (o "concepto
BSC") cuando queramos incluir "mapa estratgico", "Balanced Scorecard" y "acciones estratgicas", y por
"Balanced Scorecard" entenderemos el grupo de indicadores y sus valores
11
.

11
http://www.monografias.com/trabajos94/mapas-estrategicos-bsc-modelos-aplicacion/mapas-estrategicos-
bsc-modelos-aplicacion.shtml

134

Ilustracin 14: Mapa estratgico


135

9. CONCLUSIONES.

1. Este proyecto ha cumplido con los objetivos planteados al inicio, se logro elaborar un documento que
respalda todos los procesos llevados a cabo en el rea de compras nacionales y de comercio exterior
de la empresa Cosmoagro S. A., en la actualidad las organizaciones necesitan no solo organizar los
procedimientos para tenerlos plasmados en documentos donde posteriormente sern archivados, un
requerimiento donde todos los colaboradores hagan parte de ese levantamiento de la informacin y
sean miembros activos en la elaboracin del mismo.

2. Durante la realizacin de este manual se involucraron a todas las areas de la organizacin, as como
tambin se sugiri que una vez el manual sea aprobado, se entregue en copias a cada una de las
reas, esto con el fin de lograr el compromiso y a su vez todos podamos trabajar en equipo y las cosas
puedan ir ms rpidamente.

3. Finalmente se formalizo el proceso el compras, servir de gua para todos los funcionarios que de una
u otra forma participen en este proceso y va desde la determinacin de los requerimientos de materias
primas, materiales, envases y empaques, etc., hasta su compra, recibo y pago. Quedando como
documento formal dentro del plan de normalizacin de todos los procesos bajo ISO 9000/2008, para
medir el riesgo de y con el firme propsito de tener un acercamiento con la implementacin de la
normatividad ISO 31000/2013.

136

4. Se cumpli con recomendaciones hechas por la Revisora Fiscal acerca de la importancia de normalizar y
actualizar los procedimientos de todos los procesos en especial el de la cadena de abastecimientos, como
tambin la implementacin de los comits de produccin y compras como mecanismos efectivos de control
interno y soporte a la gestin de compras y/o cadena de abastecimiento, que como todos entendern es de gran
importancia para la Compaa.

137

10. RECOMENDACIONES.

A partir del trabajo realizado en la empresa Cosmoagro S.A surgen una serie de recomendaciones claves para
que al ser implementado este manual de procedimientos no surja ningn tipo de inconveniente

La primera recomendacin para este material es lograr suministrarlo a todas y cada una de las reas de la
empresa Cosmoagro; es importante que cada funcionario tenga a la mano esta informacin para cuando se
requiera hacer una consulta, o simplemente para tenerlo como un respaldo escrito de las decisiones.
Es importante que se realicen una serie de evaluaciones tanto de las jefaturas de compras y de comercio
exterior, como de la gerencia de Supply Chain al presente trabajo con el fin de hacerse las correcciones
pertinentes y de esta forma quede un material de excelente calidad.
Se aconseja realizar peridicamente encuestas y mediciones para cumplir con un seguimiento, permitiendo
garantizar el cumplimiento de la informacin aqu planteada.
Sin duda alguna la elaboracin de este tipo de documentos es de vital importancia de ah que se propone
hacer un trabajo en todas las reas de la compaa para hacer el levante de un manual de procesos para
cada rea de la compaa.

138

11. BIBLIOGRAFIA.

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139

16. LECLERCQ Xavier, La Auditora al Servicio de Compras, 1ra. , Mxico, Alfa omega Grupo Editor, 1995.
17. Lefcovich, Mauricio. Kaizen: La mejora continua y el Cuadro de Mando Integral.
18. Manucci Marcelo: Contingencias, 5 desafos de cambio para una nueva dcada, Bogot, Colombia,
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24. RODRIGUEZ Valencia Joaqun, Cmo Administrar Pequeas y Medianas Empresas, 3ra. , Mxico,
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Colombia, Julio de 2011
26. La compra: conceptos y funciones:
http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/gestiondecompras/
27. Ejemplo de tesis de compras: http://www.javeriana.edu.co/biblos/tesis/ingenieria/tesis139.pdf
28. Manual de procedimiento de compras y contrataciones:
http://www.unsam.edu.ar/consejo_superior/estatutos/manual_compras.pdf

140

29. Identificacin de variables en el proceso de decisin de compra de materiales:
http://www.icesi.edu.co/revistas/index.php/estudios_gerenciales/article/view/61/html
30. Norma tcnica Colombiana ISO 9000:
http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=46486
31. Implications for ISO
adoption http://www.optaresystems.com/index.php/optare/publication_detail/iso_31000_update_what_it_
will_mean_for_a_cso/
32. ISO 31000 catalogue http://www.iso.org/iso/catalogue_detail.htm?csnumber=43170

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