METODOLOGIA PARA LA

ELABORACION DE MANUALES
ADMINISTRATIVOS
Lic. Fidel Herrera Beltrn
Gobernador del Estado de Veracruz
de Ignacio de la Llave
Lic. Susana Torres Hernndez
Contralora General
C.P. Angel Adolfo Espinoza Hernndez
Director General de Auditora Gubernamental
Lic. Luis Manuel Brito Gmez
Director General de Desarrollo
Administrativo
Lic. Hctor Rodrguez Salas
Jefe de la Unidad Administrativa
Lic. Ciro Salomn Gmez
Director General de Control y Evaluacin
Lic. Alfredo Algarn Vega
Director General de Responsabilidades y
Situacin Patrimonial
Lic. Carlos Gustavo Delgadillo Prez
Director Jurdico
Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
INDICE
Presentacin.................................................................................... 1
1. Generalidades de los Manuales Administrativos................................. 3
1.1 Clasificacin de Manuales....................................................... 3
1.2 Objetivos............................................................................. 4
1.3 Etapas para la Elaboracin de Manuales................................... 4
2. Manual de Organizacin............................................................... 11
2.1 Contenido del Manual de Organizacin..................................... 12
2.2 Descripcin del Contenido...................................................... 12
3. Manual de Procedimientos............................................................ 21
3.1 Contenido del Manual de Procedimientos.................................. 21
3.2 Descripcin de Procedimientos................................................ 22
3.3 Diagrama de Flujo................................................................. 26
4. Manual de Servicios al Pblico...................................................... 32
4.1 Objetivos del Manual............................................................. 32
4.2 Contenido del Manual de Servicios al Pblico............................. 33
5. Anexos...................................................................................... 37
Anexo I Cuestionario................................................................... 39
Anexo II Manual de Organizacin.................................................. 43
Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
Anexo III Verbos Comunes para Describir Funciones Especficas....... 55
Anexo IV Manual de Procedimientos.............................................. 57
Anexo V Simbologa para la Elaboracin de Diagramas..................... 60
Anexo VI Cdula de Servicios al Pblico......................................... 63
1
Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
PRESENTACION
La Ley Orgnica del Poder Ejecutivo, el Cdigo de Procedimientos
Administrativos para el Estado de Veracruz y el Reglamento
Interior de la Contralora General, respectivamente, sealan la
obligatoriedad a las Dependencias y Entidades de expedir y
mantener actualizados los Manuales Administrativos que normen
su actuacin.
En este sentido y en el marco del apartado correspondiente a la
Reingeniera de Gobierno contemplado en el Plan Veracruzano de
Desarrollo, la Contralora General se ha dado a la tarea de disear
el documento Metodologa para la Elaboracin de Manuales
Administrativos.
Los Manuales de Organizacin, Procedimientos y Servicios,
adems de su naturaleza reguladora de la estructura y del
ejercicio de la funcin pblica, son elementos valiosos para el
reclutamiento, seleccin y promocin del personal; permiten
detectar reas de oportunidad para el perfeccionamiento del
quehacer gubernamental y son instrumentos tiles en la
realizacin de tareas de evaluacin y fiscalizacin.
La presente gua es resultado de una investigacin bibliogrfica
exhaustiva, as como de la experiencia acumulada en la
imparticin de cursos sobre la materia, y pretende constituirse en
una herramienta de apoyo a la labor de quienes tienen
encomendada la realizacin de estos importantes documentos
normativos en las diferentes reas gubernamentales y, por lo
tanto, al cabal y oportuno cumplimiento de esta obligacin legal.
3
Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
1. GENERALIDADES DE LOS MANUALES
ADMINISTRATIVOS
Los Manuales Administrativos son instrumentos que apoyan el
funcionamiento de la institucin; concentran informacin amplia y
detallada acerca de su quehacer, bases jurdicas, atribuciones,
estructura orgnica, objetivos, polticas, grado de autoridad y
responsabilidad, funciones, actividades, operaciones o puestos en
general, sin duplicar los ordenamientos legales emanados del
poder Legislativo o Ejecutivo, tales como leyes, decretos,
acuerdos, reglamentos, etc.
1.1 CLASIFICACION DE MANUALES
Los Manuales Administrativos reflejan en general la organizacin
de la Dependencia o Entidad, y de acuerdo a su alcance pueden
ser:
Manual de Organizacin.
Manual de Procedimientos.
Manual de Servicios al Pblico.
4
Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
1.2 OBJETIVOS
Dependiendo del tipo de manual los objetivos pueden ser:
Presentar una visin en conjunto de la institucin.
Precisar las funciones que se han encomendado a cada rea, a
fin de deslindar responsabilidades, evitar duplicidades y
detectar omisiones.
Coadyuvar a la correcta ejecucin de las labores
encomendadas al personal y propiciar uniformidad en el
trabajo.
Promover el aprovechamiento racional de los recursos
humanos, materiales, financieros y tecnolgicos disponibles.
Orientar al personal de nuevo ingreso.
Informar a la ciudadana sobre los trmites que proporciona el
Gobierno del Estado.
1.3 ETAPAS PARA LA ELABORACION DE MANUALES
Para la elaboracin o actualizacin de los Manuales
Administrativos de una Dependencia o Entidad se pueden
considerar las siguientes etapas:
a) Planeacin del Trabajo
b) Aplicacin de Tcnicas de Investigacin
c) Anlisis de la Informacin
d) Estructuracin del Manual
e) Validacin de la Informacin
f) Autorizacin del Manual
g) Distribucin y Difusin
h) Revisin y Actualizacin
5
Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
a) Planeacin del Trabajo
Para establecer un programa de trabajo es necesario designar al
grupo de personas que elaborarn los manuales, de las cuales se
nombrar un coordinador como responsable de conducir las
acciones para homogeneizar el contenido y la presentacin de la
informacin.
Debe hacerse un estudio preliminar que permita conocer las
funciones y actividades que se realizan en las reas a trabajar,
para definir la estrategia general de levantamiento de
informacin, a travs de fuentes ms representativas como son:
Los documentos jurdicos y administrativos de la institucin,
que son base para la realizacin de las funciones de la
Dependencia o Entidad.
Archivos documentales de la Dependencia o Entidad.
Los Manuales Administrativos existentes.
Los directivos y empleados, por el conocimiento de las
actividades y las limitaciones o divergencias en cuanto a la
documentacin existente.
Una vez recabados los elementos preliminares, se debe elaborar
un programa de trabajo para establecer las estimaciones de
tiempo para la recopilacin de informacin, el orden de las
actividades, revisin e impresin y todos los dems aspectos para
la elaboracin de los Manuales Administrativos, comprendiendo
desde la integracin del equipo de trabajo hasta la aprobacin y
distribucin.
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Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
b) Aplicacin de Tcnicas de Investigacin
Simultneamente a la elaboracin del programa de trabajo, se
establecern y disearn las tcnicas de investigacin a utilizarse,
entre las principales se encuentran las documentales, la
entrevista, el cuestionario y la observacin directa.
Investigacin documental.- Consiste en seleccionar y
analizar los documentos que contienen datos importantes
relacionados con la estructura orgnica, procedimientos o
trmites y servicios, estos pueden ser: leyes, reglamentos,
decretos, gacetas oficiales, disposiciones normativas,
manuales anteriores y todos aquellos que contengan
informacin relevante.
Entrevista.- Se refiere a obtener informacin verbal del
personal que realiza directamente las actividades a analizar.
Este medio proporciona informacin completa y precisa,
debido a la interaccin que se da con el personal entrevistado,
permitiendo la percepcin de actitudes.
Es conveniente que la entrevista se realice en el lugar de trabajo
del entrevistado, con el fin de que pueda dar explicaciones que
faciliten la comprensin. Para que esta tcnica se desarrolle con
xito es conveniente observar lo siguiente:
Utilizar la entrevista libre, dirigida o ambas.
Tener claro el objetivo de la entrevista.
Concertar previamente cita con el servidor pblico.
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Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
Escuchar con atencin y objetividad para evitar el desvo
del enfoque de la entrevista.
Realizar las preguntas necesarias a efecto de entender
completamente las actividades que desarrolla el personal o
esclarecer toda duda.
Cuestionario.- Disear una serie de preguntas escritas,
predefinidas, procurando que sean claras y concisas, con un
orden lgico, redaccin comprensible y facilidad de respuesta.
(Anexo I)
Observacin Directa.- Examinar visualmente las actividades
especficas que realiza una persona y anotar todas las
acciones en la secuencia correcta con la finalidad de
completar, confrontar y verificar datos obtenidos en la
investigacin documental.
c) Anlisis de la Informacin
Despus de reunir todos los datos, el siguiente paso es
organizarlos en forma lgica mediante el desarrollo de un
esquema de trabajo, es decir, el proyecto del manual.
Lo primero que se debe hacer es un anlisis de la informacin,
con la finalidad de facilitar el manejo y ordenamiento de lo que
debe incluirse en el contenido del manual, para lo cual es
necesario establecer la secuencia:
Conocer el hecho o situacin que se analiza.
Describir ese hecho o situacin.
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Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
Descomponerlo en todos sus detalles y elementos.
Examinarlos criticamente para comprender mejor cada
elemento.
Ordenar cada elemento de acuerdo a criterios previamente
establecidos.
Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender
las causas que lo originaron y el camino para su atencin.
Precisar las relaciones entre cada elemento.
Para facilitar el anlisis de la informacin podemos apoyarnos con
los cuestionamientos siguientes:
Qu trabajo se hace? Para qu se hace?
Quin lo hace? Cmo se hace?
Con que se hace? Cundo se hace?
Para obtener la informacin que dar la pauta para formular el
manual, es necesario que despus de obtener las respuestas
claras y precisas a las preguntas anteriores, se someta a un
nuevo interrogatorio planteando la pregunta porqu?.
Una vez obtenidos los resultados del anlisis de la informacin se
puede continuar con las etapas de:
d) Estructuracin del Manual
En esta etapa se establece el diseo y la presentacin que se
utilizar para la elaboracin de los Manuales Administrativos, es
importante considerar lo siguiente:
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Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
1.- Redaccin. Se debe tomar en cuenta a quienes se va a dirigir
el manual, de manera que el vocabulario utilizado sea claro,
sencillo, preciso y comprensible, procurando no utilizar siglas ni
abreviaturas.
2.- Elaboracin de diagramas. Se utilizan los siguientes:
estructura orgnica y diagrama de flujo. Su elaboracin deber
hacerse empleando las ms sencillas y conocidas en el medio,
uniformando su presentacin a fin de facilitar la comprensin de
los mismos.
3.- Formato. Debe tomarse en cuenta que el manual presentado
sea fcil de leer, consultar, estudiar y conservar.
e) Validacin de la Informacin
Es necesario que la validacin la lleven a cabo los responsables de
las reas a las que corresponden los manuales, con la finalidad de
que la informacin que se presenta en ellos, sea acorde con las
atribuciones y las actividades que realizan.
f) Autorizacin del Manual
Una vez llevada a cabo la validacin, debemos darle la formalidad
al documento solicitando la autorizacin del titular de la
Dependencia o Entidad, o bien del rea a la que corresponda el
documento, con el propsito de poder iniciar la reproduccin del
mismo y posteriormente su distribucin.
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Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
g) Distribucin y Difusin
Obtenida la autorizacin se procede a la distribucin en las reas
correspondientes, con la finalidad de que el personal conozca y
haga uso de esta herramienta administrativa.
h) Revisin y Actualizacin
La utilidad de los Manuales Administrativos radica en la veracidad
de la informacin que contiene, por lo que se recomienda
mantenerlos permanentemente actualizados por medio de
revisiones peridicas con el propsito de que sean apegados a la
realidad.
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Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
2. MANUAL DE ORGANIZACIN
El Manual de Organizacin es un documento normativo que
permite conocer la estructura orgnica de la Dependencia o
Entidad en su conjunto o parte de ella, y est integrado por la
portada, ndice, presentacin, antecedentes, marco jurdico,
atribuciones, estructura orgnica, descripciones de puestos,
funciones y responsabilidades, relaciones de coordinacin,
directorio y firmas. Adems, define concretamente las funciones
encomendadas a cada una de las reas que integran la
institucin.
Los Manuales de Organizacin por el alcance de su informacin se
clasifican en:
Manual General de Organizacin.- Refleja la estructura
orgnica de la Dependencia o Entidad, a partir de la
descripcin del primer nivel.
Manual Especfico de Organizacin.- Comprende las
funciones y responsabilidades de un rea en especial, de
acuerdo a la divisin administrativa que se tenga en la
Dependencia o Entidad, por ejemplo: Subsecretara,
Direccin General, Direccin, Subdireccin, Departamento,
etc.
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Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
2.1 CONTENIDO DEL MANUAL DE ORGANIZACIN
La informacin que deber contener el Manual de Organizacin
depender de lo que se quiere mostrar o dar a conocer con este
documento, sin embargo pueden considerarse los siguientes
puntos: (Anexo II)
Portada
Indice
Presentacin
Antecedentes
Marco Jurdico
Atribuciones
Estructura Orgnica
Descripcin de Puestos
Directorio
Firmas de Autorizacin
2.2 DESCRIPCION DEL CONTENIDO
Portada
Es la cara exterior del Manual, que tiene como objetivo su
identificacin a travs de los siguientes datos:
Nombre de la Dependencia o Entidad.
Logotipo oficial.
Ttulo y alcance del documento (manual general o especfico).
Area responsable de su elaboracin.
Lugar y fecha de elaboracin.
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Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
Indice
Incluye la relacin de las partes que conforman el documento
aplicndose las siguientes indicaciones:
Dar una referencia numrica o alfanumrica a cada concepto.
Colocar las referencias a la izquierda de los temas y conceptos
incluidos.
Enunciar cada captulo con sus secciones, temas y nmeros de
pgina.
Presentacin
Es el texto que encabeza el manual y puede contener lo
siguiente:
Importancia de contar con un manual.
Metodologa utilizada en el desarrollo del trabajo.
Contenido del documento y una breve descripcin o propsitos
bsicos que se pretenden alcanzar.
Antecedentes
Comprende una breve descripcin de cmo se origin la
Dependencia o Entidad, la Ley o Decreto que le da sustento y los
principales aspectos de su evolucin histrica hasta la actualidad.
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Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
Marco Jurdico
Este apartado contiene una relacin de los ordenamientos o
disposiciones legales que norman las actividades de la
Dependencia o Entidad, de los cuales se derivan sus atribuciones
o facultades. Es recomendable mencionar la fecha de publicacin
en el Diario Oficial de la Federacin o en la Gaceta Oficial segn
sea el caso, su vigencia y que sigan un orden jerrquico, como se
indica:
Constitucin
Tratados
Ley Orgnica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz-de
Ignacio de la Llave
Leyes
Cdigos
Decretos
Reglamentos
Convenios
Acuerdos
Otros (lineamientos, polticas, normas, programas, etc.)
Asimismo, es importante mencionar que se debe hacer una
clasificacin de las disposiciones legales en federales y estatales.
Atribuciones
Se transcriben de manera completa y textual las facultades
otorgadas a la Dependencia o Entidad incluidas en la Ley
Orgnica del Poder Ejecutivo o en el Reglamento Interior. Para tal
efecto, sealar el ttulo completo del ordenamiento, captulo,
artculo, inciso y texto de la misma.
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Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
Estructura Orgnica
Es la representacin grfica de la estructura orgnica de la
Dependencia o Entidad autorizada por las instancias
correspondientes, misma que muestra de manera general los
puestos o reas que la integran y establece los niveles
jerrquicos, canales formales de comunicacin, lneas de
autoridad y asesora.
Descripcin de Puestos
Contempla las actividades inherentes a cada uno de los puestos
contenidos en la estructura orgnica autorizada, que le permiten
a la Dependencia o Entidad cumplir con sus atribuciones legales.
La descripcin del puesto se integra con los siguientes elementos:
1. Identificacin.- Indica el nombre del puesto, su unidad de
mando y su tramo de control (nombre del puesto, jefe
inmediato, subordinados inmediatos, suplencia en caso de
ausencia temporal).
2. Descripcin General.- Muestra brevemente las funciones
generales que se realizan en el puesto para el logro de los
objetivos.
3. Ubicacin en la Estructura Orgnica.- Presenta un organigrama
que incluye el puesto inmediato superior, similares jerrquicos
y los puestos subordinados, remarcando aquel que se
describe.
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Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
4. Descripcin de Funciones.- Enuncia concretamente las
funciones que corresponden al puesto.
Las funciones incluidas en el manual de organizacin debern
denotar actividades de direccin, programacin, operacin,
supervisin, asesora, etc. Todas sern presentadas inicialmente
en verbo infinitivo y debern corresponder al mbito de
competencia de cada puesto y a la responsabilidad de ste, de
acuerdo a su nivel jerrquico. (Anexo III)
Las funciones especficas de los puestos debern describirse de
acuerdo a la importancia de las mismas, es decir, en primer
trmino las sustantivas y posteriormente las adjetivas; adems
omitir aquellas que son implcitas a todo puesto, como consultar o
acordar con el jefe inmediato.
Con el propsito de dar claridad a la descripcin de las funciones,
es recomendable adoptar el siguiente esquema:
Verbo-Objeto-Condicin
En donde:
El verbo, expresa la actividad; el objeto, es aquello por lo que se
lleva a cabo la funcin; y la condicin el motivo por el cual se
lleva a cabo esa accin.
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Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
Ejemplo:
v Asesorar en la elaboracin de estudios y establecimiento de
acciones de modernizacin y desarrollo administrativo para
eficientar el desempeo de los servidores pblicos.
Verbo.- Asesorar,
Objeto.- en la elaboracin de estudios y establecimiento de
acciones de modernizacin y desarrollo administrativo,
Condicin.- para eficientar el desempeo de los servidores
pblicos.
Para precisar y definir adecuadamente las funciones de un
puesto, se deben tomar en cuenta los siguientes conceptos:
Atribucin.- Es la competencia de las Dependencias y Entidades.
Funcin.- Conjunto de actividades afines y coordinadas que
corresponde realizar a un rea determinada, se pueden clasificar
en:
Funciones sustantivas.- Aquellas relacionadas directamente
con el objeto de la Dependencia o Entidad.
Funciones adjetivas.- Estn relacionadas con campos de
conocimientos especficos y experiencia tcnica especializada
(de asesora) o aquellas que son auxiliares o de servicio
(complementarias); son actividades que apoyan el
cumplimiento de las funciones sustantivas.
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Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
Al finalizar las funciones sustantivas del puesto descrito, es
conveniente agregar de manera genrica las funciones adjetivas
que no se hayan enunciado con anterioridad: Realizar las
actividades inherentes al puesto y todas aquellas que le sean
encomendadas por instancias superiores.
Actividad.- Conjunto de actos u operaciones con los que se lleva
a cabo una funcin.
Puesto.- Unidad de trabajo especfica e impersonal, constituida
por un conjunto de operaciones que debe realizar un servidor
pblico y aptitudes que debe asumir en determinadas condiciones
de trabajo para la Dependencia o Entidad.
5. Niveles de Coordinacin.- Seala la relacin que existe entre
un puesto con las reas internas de la Dependencia o Entidad,
o en su caso, con organismos externos a la misma,
considerando lo siguiente:
COORDINACION INTERNA
CON:
Este apartado deber:
Iniciar con un artculo.
Considerar la coordinacin con:
PARA:
Este apartado deber:
Ajustar la redaccin a fin de indicar en forma
general para qu se coordina y no transcribir
textualmente las funciones, esto es repetitivo.
El jefe inmediato (nombre del puesto). Recibir instrucciones, proporcionar informacin y
coordinar actividades.
Los titulares de las Direcciones Generales,
Direccin, Coordinaciones, Subdireccin y
dems reas administrativas.
Solicitar y proporcionar informacin, as como
coordinar actividades relativas a sus funciones.
El personal subordinado. Transmitir instrucciones, solicitar y proporcionar
informacin, as como coordinar actividades.
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Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
Ejemplo de coordinacin interna:
CON: El Director General de Auditora Gubernamental.
PARA: Recibir instrucciones, proporcionar informacin y coordinar
actividades.
COORDINACION EXTERNA
CON:
Este apartado deber:
Iniciar con un artculo.
PARA:
Este apartado deber:
Iniciar con verbo en infinitivo.
Escribir el nombre completo de Secretaras,
Entidades, Organismos o Instituciones sin
abreviar.
Ajustar la redaccin a fin de indicar en forma
general para qu se coordina y no transcribir
textualmente las funciones, esto es
repetitivo.
La Contralora Interna se considera como
coordinacin externa.
Ejemplo de coordinacin externa:
CON: Las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Estatal.
PARA: Solicitar y recibir informacin, as como coordinar actividades.
Directorio:
Relacin de los principales funcionarios del rea descrita en el
manual y los cargos que ocupan dentro de la estructura de la
Dependencia o Entidad.
Es conveniente que la secuencia de presentacin sea acorde a la
estructura orgnica.
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Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
Firmas de Autorizacin:
Indica el nombre, cargo y firma de los titulares de la Dependencia
o entidad que autorizan el manual, as como de las reas que los
elaboran y revisan.
En el caso de las Entidades, los manuales debern ser autorizados
por su Organo de Gobierno, con fundamento en el artculo No. 40
de la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de
Ignacio de la Llave.
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Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
3. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
El Manual de Procedimientos es un documento que describe en
forma lgica, sistemtica y detallada las actividades del rea de
acuerdo a sus atribuciones para la ejecucin eficiente de las
mismas, sealando generalmente quin, cmo, cundo, dnde y
para qu han de realizarse.
Los Manuales de Procedimientos por el alcance de su informacin
se clasifican en:
Manual General de Procedimientos.- Contiene la descripcin
de los procedimientos de toda Dependencia o Entidad.
Manual Especfico de Procedimientos.- Comprende las
actividades a realizarse en un rea en especial de la
Dependencia o Entidad, por ejemplo: Subsecretara,
Direccin General, Direccin, Subdireccin, Departamento,
etc.
3.1 CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
La informacin que integrar el Manual de Procedimientos
depender de lo que se pretenda mostrar o dar a conocer con
este documento, sin embargo, pueden considerarse los siguientes
puntos:
Portada
Indice
Presentacin
22
Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
Estructura Orgnica
Simbologa
Descripcin de Procedimientos
Diagramas de Flujo
Directorio
Firmas de Autorizacin
El contenido del Manual de Procedimientos vara de acuerdo al
objetivo de la Dependencia o Entidad y es muy similar al de
Organizacin, por lo que slo se definir la descripcin de
procedimientos y los diagramas de flujo. (Anexo IV)
3.2 DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS
Es la presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de
cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento,
explicando en qu consiste, cundo, cmo, dnde, con qu y en
cuanto tiempo se hacen; sealando a los responsables de llevarlo
a cabo.
Cuando la descripcin del procedimiento es general y comprende
varias reas, deber sealarse el nombre de la que tiene a su
cargo cada operacin.
La identificacin del procedimiento se presenta mediante:
1. Nombre.- Es el que se le asigna para distinguirlo, de acuerdo
con la funcin o actividad que se describa, debe iniciar en
sustantivo, ejemplo: Integracin de la bitcora del suministro
de combustible y lubricantes de los vehculos oficiales.
23
Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
Cabe mencionar que las actividades inherentes al puesto, no se
deben desarrollar como procedimientos.
2. Objetivo.- Expresa claramente el resultado que se busca
obtener al realizar las actividades y operaciones que integran
el procedimiento e inicia con verbo en infinitivo.
3. Normas.- Describen los lineamientos especficos a los que se
sujeta la realizacin de una actividad o procedimiento y deben
redactarse en afirmativo e iniciar con sujeto y verbo en futuro.
En la redaccin de los objetivos y normas es necesario considerar
lo siguiente:
- Evitar el uso de palabras que puedan entenderse en dos o ms
sentidos.
- Excluir adverbios de tiempo, lugar o modo, que denoten
imprecisiones, por ejemplo: mucho, poco o de gran
responsabilidad.
Ejemplo: La documentacin comprobatoria se recibir siempre y
cuando cumpla con los requisitos fiscales y de control interno
establecidos.
4. Frecuencia.- Se detalla la periodicidad con que se realiza el
procedimiento (anual, mensual, semanal, diaria, peridica,
eventual, etc.)
Es importante sealar que la frecuencia indicada como peridica
se utiliza para denotar que el procedimiento no tiene periodicidad
definida pero se realiza con cierta regularidad.
24
Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
Asimismo, la frecuencia identificada como eventual se utiliza
para indicar que el procedimiento no tiene una frecuencia definida
y que se realiza cuando se presente el evento.
5. Descripcin narrativa.- Es la explicacin escrita, en forma
lgica y secuencial, de cada una de las actividades u
operaciones a realizar dentro de un procedimiento, expresa el
orden en que se desempea el trabajo y seala quienes son
los responsables de su ejecucin.
Para su redaccin y presentacin:
Cada actividad inicia con un verbo conjugado en tercera
persona del singular en tiempo presente (entrega, recibe,
revisa).
La redaccin de cada actividad ser clara, precisa y
responder a las preguntas quin lo hace?, qu hace?,
cmo? Y con qu se realiza la actividad?
Todas las actividades descritas debern ser numeradas de
manera secuencial; en el caso de la pregunta se escribe sin
nmero, posteriormente la numeracin contina en las
opciones derivadas de esa pregunta.
Cuando una actividad indique la toma de decisiones derivada
de las operaciones de revisin, verificacin y anlisis, se deben
sealar las diferentes alternativas o cursos que puede tomar
un procedimiento.
La palabra VERIFICA se utiliza antes de una decisin y se
considera sinnimo de: coteja, revisa, analiza, etc.
Siempre que existan alternativas de decisin debe formularse
la pregunta que dar respuesta a las decisiones.
25
Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
Asimismo, cuando se redacten se utilizarn trminos como
si, cuando, en caso, etc.
Ejemplo:
Estn completos los datos del trabajador?
En caso de no estar completos:
Informa al trabajador y devuelve el Formato de datos bsicos
del trabajador para su afiliacin al Instituto Mexicano del
Seguro Social y la fotocopia de su Acta de nacimiento.
Pasa el tiempo.
Contina con la actividad nmero 1.
En caso de estar completos:
Integra un paquete de los Formatos de datos bsicos del
trabajador para su afiliacin al Instituto Mexicano del
Seguro Social en original, recibidos durante los primeros cuatro
das del mes con el Acta de nacimiento y ambos documentos
los fotocopia.
Indicar el origen de los documentos (recibe, obtiene o elabora)
y su destino o trayectoria (enva, turna, archiva o desecha). El
uso del trmino TURNA, se utiliza cuando envan documentos
internamente y el de ENVIA es para los casos en que se
manda la documentacin fuera de la organizacin.
26
Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
Cuando en la descripcin narrativa se mencione el nombre de
un documento, la primera letra del nombre deber ir en
mayscula y en caso de que tenga clave, sta se colocar
entre parntesis, asimismo deber remarcarse en letras
negritas el nombre del documento.
Cuando una actividad implique utilizar un formato, se anotar
su nombre, se har referencia a la trayectoria de su trmite y
al nmero de copias.
La descripcin del procedimiento se presenta en tres
columnas, la primera seala al responsable de su ejecucin, la
segunda el nmero de actividad y la tercera, la actividad a
desarrollar.
Al finalizar la descripcin narrativa de los procedimientos es
conveniente agregar la frase: Fin del procedimiento.
3.3 DIAGRAMA DE FLUJO
Es la representacin grfica de un procedimiento, el cual refleja el
desarrollo de las actividades, indicando a los responsables de su
ejecucin.
En los procedimientos que integran el Manual deber existir
congruencia entre la parte narrativa y los diagramas de flujo, es
decir, que una actividad se vea reflejada en ambos apartados.
27
Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
Para su diseo y redaccin:
Se utiliza una simbologa especial (Anexo V).
Es necesario establecer claramente las actividades que
integran el curso normal del procedimiento, sin incluir
situaciones espordicas.
Las actividades de los procedimientos se muestran de
izquierda a derecha, desde la parte superior de la hoja. Se
indican los responsables de ejecutar las actividades; as como
su secuencia a travs de flechas.
Las actividades se expresarn en forma breve y precisa, e
iniciarn con un verbo en tiempo presente, conjugado en
tercera persona del singular (recibe, archiva, turna, etc.)
Notas para el diseo de los diagramas de flujo:
Cada diagrama tendr un encabezado con el nombre de la
Dependencia o Entidad, del Area Responsable y del
Procedimiento.
El inicio del procedimiento y el final del mismo se representa
con el siguiente smbolo:
Es conveniente no mezclar en un mismo lado del smbolo
varias lneas de entrada y salida.
Ejemplo:
Incorrecto Correcto
INICIO
FIN
28
Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
Por claridad, no debe haber ms de una lnea de unin entre
dos smbolos.
Ejemplo:
Incorrecto Correcto
Las lneas de unin se deben representar mediante lneas
rectas; en caso necesario se utilizan ngulos rectos.
Ejemplo:
Incorrecto Correcto
DEP ARTAM ENTO
DE RECURSOS
HUM ANOS
DEP ARTAM ENTO
DE RECURSOS
HUM ANOS
UNIDAD
ADM INISTRATIVA
UNIDAD
ADM INISTRATIVA
RECIBE Y REALIZA
OFICIO DE
NOTIFICACI ON
RECIBE , REALIZA
Y TURNA
OFICIO DE
NOTIFICACI ON
ELABORA Y
TURNA
OFICI O
0
0
ELABORA Y
TURNA
OFICI O 0
0
29
Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
Para efectos de presentacin, es recomendable que los
smbolos tengan tamao uniforme, salvo el caso que se
requiera hacer resaltar alguna situacin especial.
Ejemplo:
Incorrecto Correcto
En cuanto a su contenido y/o uso:
La redaccin del contenido del smbolo de operacin debe
ser como sigue: Recibe de la Unidad Administrativa el
Oficio de notificacin en original, analiza, y determina
su procedencia.
UNIDAD
ADM INISTRATIVA
RECIBE,
ANALIZA Y
DETERM INA
OFICIO DE
NOTIFICACI ON
0
30
Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
Si existen varios tantos de un documento, el original se tiene
que identificar con la letra y las copias mediante dgitos
, , , etctera. Es recomendable hacer esta anotacin
en el extremo inferior derecho del smbolo:
Ejemplo:
Para el caso de utilizar varios documentos originales, estos se
denominarn tantos y se indicarn con una letra en el
extremo inferior de cada documento.
En caso de utilizar varios documentos y que estos tengan el
mismo origen y destino, se le podr denominar Paquete de
documentos y en el apartado de normas se especificar su
contenido.
El contenido del smbolo conector puede ser alfabtico o
numrico, y debe ser igual en los conectores de entrada y
salida.
Ejemplo:
Conector de entrada Conector de salida
FACTURA OFICIO DE
NOTIFICACI ON
NOM INA
0-2 0-1 0
RECIBE Y
ANALIZA
OFICIO DE
NOTIFICACI ON
0
2
RECIBE Y
ENVIA
OFICIO DE
NOTIFICACI ON
0
UNIDAD
ADM INISTRATIVA
2
UNIDAD
ADM INISTRATIVA
31
Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
Cuando se archive o se obtenga un documento del archivo,
la lnea de flujo saldr del documento, no de la actividad.
Ejemplo:
Si la diagramacin de un procedimiento requiere de 2 o
ms pginas, es recomendable utilizar el conector de
pgina, poniendo un conector de salida para la pgina
que termina y uno de entrada para la que inicia.
Ejemplo:
SOLICITUD
ACTA
OFICIO DE
NOTIFICACI ON
RECIBE Y
ANALIZA
UNIDAD
ADM INISTRATIVA
O
ACTA
OFICIO DE
NOTIFICACI ON
OBTIENE
UNIDAD
ADM INISTRATIVA
O
O
O
O
O
C
C
1
SOLICITUD
1
32
Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
4. MANUAL DE SERVICIOS AL PUBLICO
El Manual de Servicios al Pblico integra informacin real y
concisa acerca de los servicios que una Dependencia o Entidad
proporciona al pblico y de los trmites y la forma en que se
desahogan.
Este Manual debe ser un documento de fcil consulta con
informacin clara, redaccin sencilla y evitar usar trminos
tcnicos que dificulten la comprensin de los usuarios.
Los servicios al pblico pueden considerarse como aquellos que
las Dependencias o Entidades prestan o producen, en el
desarrollo de sus funciones, para atender las demandas de los
usuarios que acuden a las oficinas pblicas a ejercer sus derechos
o a cumplir con sus obligaciones.
4.1 OBJETIVOS DEL MANUAL
Examinar en un documento informacin real, referente a los
diversos servicios que la Dependencia o Entidad proporciona,
as como de los requisitos y trmites que el pblico solicitante
debe realizar para obtenerlos.
Proporcionar a las reas encargadas de atender al pblico un
documento que sirva de gua para orientar e informar
correctamente a los usuarios de los servicios.
33
Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
Contribuir en la relacin que existe entre las Dependencias,
Entidades y el usuario, ya sea en el ejercicio de sus derechos o
en el cumplimiento de sus deberes.
Difundir entre la poblacin en general, los servicios que se
proporcionan a las diferentes Dependencias o Entidades.
4.2 CONTENIDO DEL MANUAL DE SERVICIOS AL PUBLICO
El Manual de Servicios al Pblico vara de acuerdo con la
naturaleza y los objetivos de cada Dependencia o Entidad, por lo
que se aconseja observar las siguientes recomendaciones
respecto a su contenido:
Portada
Indice
Presentacin
Marco Jurdico
Estructura Orgnica
Cdulas de Trmites o Servicios al Pblico
Directorio
Firmas de Autorizacin
En este apartado se desarrollar la descripcin de los servicios
que proporcionan las diferentes reas de atencin como parte
central o sustancial de este manual. Para su descripcin se
recomienda utilizar el formato de Cdula de Trmites y Servicios
(Anexo VI), considerando lo siguiente:
34
Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
Nombre del trmite o servicio.- Corresponde a la identificacin
del servicio proporcionado, deber iniciar con sustantivo y
sealarse de acuerdo con la accin que desarrolla el usuario, por
ejemplo: Solicitud de copia certificada de acta de nacimiento,
Obtencin de beca a la excelencia educativa, etc.
Tiempo de Respuesta.- Es el lapso de tiempo que requiere la
oficina responsable para atender la solicitud del interesado y
realizar el trmite o prestar el servicio, es decir, el proceso total
del trmite. Este deber ser expresado en meses, semanas, das,
horas, minutos, etc.
Objetivo del Trmite.- Indica la finalidad de la ejecucin del
trmite o servicio. Debe ser una explicacin clara y no tcnica,
que contiene una breve descripcin de la situacin de las
conductas o acciones que el gobierno a travs de este trmite,
trata de controlar o normar. Ejemplo: En el trmite de Solicitud
de copia certificada del acta de nacimiento, la finalidad de este
trmite es tener certeza jurdica de la nacionalidad del interesado.
Area Responsable.- Es el rea a la cual est adscrita la oficina
que proporciona el servicio o realiza el trmite, de acuerdo a la
estructura orgnica vigente de la Dependencia o Entidad.
Oficina que realiza el Trmite o Servicio.- El nombre del rea
en donde se lleva a cabo el trmite o servicio, de acuerdo a la
estructura orgnica vigente de la Dependencia o Entidad.
Costo.- Indica el importe que debe cubrir el usuario para que se
le otorgue el servicio y realizar el trmite. Este puede ser
expresado en salarios mnimos cuando as lo seale el Cdigo
35
Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
Financiero del Estado de Veracruz o las leyes aplicables
relacionadas con el trmite.
Comprobante a Obtener.- Es el (los) documento(s) final(es)
que recibir el usuario al realizar el trmite o servicio solicitado,
por ejemplo: Ttulo Profesional, Acta de Examen Profesional, Acta
de Nacimiento, etc.
Vigencia.- Es el periodo o duracin en que tendr validez oficial
el trmite con respecto a su comprobante; puede ser
permanente, por ejemplo: Carta de no inhabilitacin (20 das),
Certificado de Estudios (permanente).
Usuarios.- Se refiere a las dependencias, entidades, personas
fsicas o morales, etc., que pueden solicitar el trmite o servicio.
Horario de Atencin al Pblico.- Es el lapso de tiempo en que
puede presentarse el usuario a realizar el trmite o servicio. Este
deber indicar los das y en su caso los turnos de atencin, si
hubiera mas de uno.
Ubicacin del rea de atencin.- Seala el domicilio completo
del rea (calle, nmero, colonia, cdigo postal, telfono de la
oficina) a donde acudir el usuario para realizar el trmite o
servicio.
Requisitos.- Seala la documentacin o condiciones que debe
cumplir el interesado para realizar el trmite. Es importante
especificar el tipo de documento que se solicita y la cantidad, es
36
Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
decir, originales, fotocopias sencillas, copias certificadas, etc. En
el caso de las fotografas deber especificarse el tamao, cantidad
y las caractersticas necesarias. Por ejemplo: Tamao infantil,
blanco y negro, etc.
Fundamento Jurdico.- Es la base legal especfica que le
atribuye al rea responsable la prestacin del trmite o servicio.
Este deber considerar toda la normatividad jurdica que faculta
para tal fin desde la Constitucin, en su caso, hasta los
lineamientos y polticas administrativas aplicables.
Formatos a utilizar.- Se refiere a enunciar el nombre y clave de
los formatos necesarios para realizar el trmite. Es importante
que las Dependencias y Entidades que cuenten con pgina Web,
pongan a disposicin de los usuarios dichos formatos, a fin de
facilitar y agilizar su atencin.
Fecha de Elaboracin y Autorizacin.- Seala el da, mes y
ao en que se elabor y autoriz el manual.
Validacin.- Consiste en asignar el nombre completo y firma del
titular del rea responsable, dando visto bueno a la informacin
contenida en la cdula de trmites y servicios.
En caso de tratarse de trmites para la instalacin y operacin de
actividad empresarial se agregar la siguiente informacin:
Actividad empresarial sujeta a este trmite (industrial, comercial
o de servicios), tipo de empresa (micro, pequea, mediana o
grande), propsito (instalacin u operacin).
Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
A N E X O S
39
Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
ANEXO I
CUESTIONARIO
1.- Nombre del servidor pblico_______________________________________________
2.- Nombre del puesto_______________________________________________________
3.- Ubicacin fsica en la estructura orgnica ____________________________________
4.- rea de adscripcin ______________________________________________________
5.- Nombre y puesto del jefe inmediato _________________________________________
6.- Nombre y puesto de los subordinados inmediatos_______________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
7.- Descripcin general del puesto (en qu consiste su trabajo; qu funciones realiza en
general; qu fin tiene, etc.)
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
8.- Describa las actividades que realiza diariamente y el objetivo de stas:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
9.- Describa las actividades de periodicidad definida, ya sea semanal, quincenal, mensual,
etc. y para qu se realizan
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
40
Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
10.- Describa las relaciones de coordinacin que requiere el puesto con otras reas de su
Direccin y otras reas de la Dependencia y para qu se realizan?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
11.- Describa las relaciones de coordinacin con otras Dependencias o Entidades y para
qu se realizan?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
12.- Especifique la informacin documental (reportes, listados, resmenes, etc.) que elabora
en su trabajo:
LO ENVIA A (DEPTO.
OFNA. ETC.)
DOCUMENTO
N. DE
COPIAS
OBJETIVO DE SU
ELABORACIN
OBJETIVO DEL ENVIO
41
Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
13.- Especifique la informacin documental (reportes, listados, resmenes, etc.) que recibe
en su trabajo:
14.- Sugerencias y comentarios:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
DOCUMENTO
N DE
COPIAS
RECIBE DE DEPTO.
OFNA., ETC.
CON OBJETO DE LO TURNA A:
43
Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
ANEXO II
MANUAL DE ORGANIZACION
PORTADA
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ
DE IGNACIO DE LA LLAVE
Manual General de Organizacin
CONTRALORIA GENERAL
Xalapa,Ver. Fecha: mes/ao
44
Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
INDICE
CONTRALORIA GENERAL
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACION
INDICE
Presentacin......................................................................................... I
Antecedentes........................................................................................ II
Marco Jurdico..................................................................................... III
Atribuciones........................................................................................ IV
Estructura Orgnica............................................................................. V
Descripcin de Puestos........................................................................ VI
Contralor General.............................................................................. 1
Jefe de la Unidad Administrativa................................................
Director Jurdico.............................................................................
4
7
Director General de Control y Evaluacin.....................................
Subdirector de Normatividad y Evaluacin de la
Gestin Pblica.........................................................................
10
13
45
Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
Subdirector de Seguimiento a Programas Sectoriales y
Federalizados........................................................................... 16
Subdirector de Seguimiento a Contrataciones
Gubernamentales..................................................................... 19
Director General de Auditora Gubernamental............................. 22
Directorio............................................................................................. 89
Firmas de Autorizacin....................................................................... 90
46
Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
PRESENTACION
CONTRALORIA GENERAL
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACION
PRESENTACION
La disposicin y contenido de los apartados que integran este documento,
tienen como propsito resolver las necesidades de consulta, difusin y
apoyo a las actividades de las reas, por lo cual se hace referencia de
cada uno de ellos.
Antecedentes: describe las modificaciones de la estructura de la
Dependencia a travs de las diferentes administraciones
gubernamentales.
Estructura Orgnica: cumple con lo estipulado en el Reglamento Interior
de la Dependencia, en donde se indican las reas bsicas para el ejercicio
de las funciones que le competen.
Marco Jurdico: enuncia los documentos que fundamentan y norman las
atribuciones y responsabilidades, as como la creacin de las reas
bsicas de la Dependencia.
Atribuciones: con fundamento en la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo
del Estado de Veracruz...
47
Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
ANTECEDENTES
CONTRALORIA GENERAL
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIN
ANTECEDENTES
La Ley Orgnica de la Administracin Pblica del Estado de fecha 17
de agosto de 1985, cre la Direccin General de la Contralora,
dependiendo jerrquicamente del C. Gobernador del Estado, y
estableci para ella atribuciones de fiscalizacin, control y evaluacin
de la Administracin Pblica Estatal.
A partir de diciembre de 1989 de nueva cuenta se modifica la Ley
Orgnica y se crea la Contralora General del Estado de Veracruz a
nivel de Dependencia, y se replantea como objetivo fortalecer la
relacin entre el gobierno y la ciudadana, mediante una atencin de
calidad, la prevencin de conductas contrarias al marco de actuacin de
los servidores pblicos y una comunicacin permanente con la
sociedad.
En trminos generales las acciones que actualmente realiza la
Contralora General son muy similares a las establecidas en la Ley
Orgnica de 1985 para la Direccin General de Contralora.
48
Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
MARCO JURIDICO
CONTRALORIA GENERAL
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACION
MARCO JURIDICO
Constitucin Poltica del Estado de Veracruz de Ignacio de la
Llave.
Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos para el
Estado Libre y Soberano de Veracruz de Ignacio de la Llave.
Ley de Obras Pblicas para el Estado Libre...
49
Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
ATRIBUCIONES
CONTRALORIA GENERAL
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACION
ATRIBUCIONES
De acuerdo con el artculo 34 de la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo del
Estado de Veracruz-Llave, a la Contralora General le corresponde el
despacho de los siguientes asuntos:
- Planear, organizar y coordinar el sistema de control y evaluacin
gubernamental.
- Participar en la evaluacin peridica de la relacin que guardan los
programas y presupuestos de las Dependencias y Entidades de la
Administracin Pblica, con los objetivos y prioridades del Plan
Veracruzano de Desarrollo, as como los resultados de su ejecucin, a
fin de recomendar la adopcin de las medidas necesarias para
corregir las desviaciones detectadas y proponer la adecuacin, en su
caso, del Plan y los Programas respectivos.
- Evaluar los programas de inversin de las Dependencias y Entidades
de la Administracin Pblica, conforme a los objetivos del Plan
Veracruzano de Desarrollo......
50
Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
ESTRUCTURA ORGANICA
CONTRALORIA GENERAL
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIN
ESTRUCTURA ORGANICA
51
Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
DESCRIPCION DE PUESTOS
CONTRALORIA GENERAL
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACION
Identificacin
Nombre del Puesto: Analista Administrativo
Jefe Inmediato: Jefe de la Oficina de Control Presupuestal
Subordinados Inmediatos: Ninguno
Suplencia en caso de
ausencia temporal:
El servidor pblico que designe el Jefe del
Departamento de Recursos Financieros,
previo acuerdo con el Jefe de la Unidad
Administrativa.
Descripcin General
El titular de este puesto, es responsable de verificar que los documentos
presentados para solicitar y comprobar que los recursos cumplan con los
requisitos establecidos; de capturar las afectaciones, transferencias y
recalendarizaciones en el SIAFEV, as como emitir los reportes que
correspondan y de mantener actualizado el archivo de los avances del
programa operativo anual y de los documentos generados en el rea de
trabajo.
Ubicacin en la Estructura Orgnica
ELABORO: REVISO: AUTORIZO: FECHA:
ANALISTA
ADMINISTRATIVO
OFICINA
DE CONTROL
PRESUPUESTAL
ANALISTA
PRESUPUESTAL
52
Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
CONTRALORIA GENERAL
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACION
Funciones
1.Revisar que las solicitudes-comprobacin de recursos y la
documentacin soporte cumplan con los requisitos y normatividad
vigente para realizar las afectaciones al presupuesto.
2.Registrar en el Sistema Integral de Administracin Financiera del Estado
de Veracruz (SIAFEV) las afectaciones, transferencias y
recalendarizaciones para emitir los reportes presupuestales
correspondientes.
3.Registrar en el SIAFEV los movimientos de cheques emitidos y
entregados en la Oficina de Caja para actualizar los egresos realizados
por la Dependencia.
4.Mantener, actualizar y conservar el archivo contable de la Dependencia
de acuerdo con la normatividad emitida en la materia.
5.Registrar y controlar los documentos generados y recibidos en la Oficina
para mantener actualizado el archivo administrativo con informacin
oportuna y completa para anlisis y toma de decisiones.
6.Resguardar las formas valoradas de gasto corriente y preparar la
comprobacin de las mismas, a fin de efectuar los pagos de manera
oportuna.
7.Realizar todas aquellas actividades que coadyuven al desempeo
correcto de sus funciones.
53
Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
CONTRALORIA GENERAL
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACION
Coordinacin Interna
CON PARA
1.- El Jefe de la Oficina de Control
Presupuestal.
1.- Recibir instrucciones, proporcionar
informacin y coordinar actividades.
2.- El Jefe de la Oficina de Control
Financiero.
2.- Recibir, analizar y revisar las solicitudes
comprobacin de recursos para realizar las
afectaciones correspondientes.
3.- El encargado de Caja. 3.- Validar los cheques emitidos y entregados a
sus beneficiarios.
Coordinacin Externa
CON PARA
1.- La Secretara de Finanzas y
Planeacin
1.- Tratar asuntos relacionados con la
declaracin de impuestos, afectacin
presupuestal, la realizacin de transferencias,
recalendarizaciones y aplicaciones, as como los
cierres contables mensuales y anuales.
55
Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
ANEXO III
VERBOS COMUNES PARA DESCRIBIR
FUNCIONES ESPECIFICAS
Acreditar Conservar Emplazar Intervenir Publicar
Actualizar Consolidar Entablar Investigar Realizar
Adecuar Contratar Enterar Jerarquizar Recabar
Administrar Contribuir Enviar Manejar Recibir
Analizar Controlar Establecer Mantener Recopilar
Aplicar Convocar Estimar Marcar Registrar
Apoyar Cuantificar Estudiar Notificar Regular
Asegurar Definir Expedir Observar Rehabilitar
Asignar Depurar Fijar Obtener Remitir
Atender Desahogar Fincar Operar Rendir
Autorizar Desarrollar Fomentar Opinar Representar
Canalizar Designar Formular Orientar Requerir
Capacitar Detectar Fundamentar Otorgar Resolver
Captar Determinar Generar Participar Reunir
Capturar Diagnosticar Gestionar Planear Revisar
Certificar Dictaminar Globalizar Practicar Sancionar
Clasificar Dictar Grabar Preparar Seleccionar
Coadyuvar Difundir Hacer Prestar Sistematizar
Codificar Disear Identificar Prever Solicitar
Colaborar Disponer Impartir Procesar Sugerir
Compatibilizar Distribuir Implantar Producir Suministrar
Compilar Divulgar Informar Programar Tramitar
Comprobar Documentar Inscribir Promover Turnar
Comunicar Efectuar Inspeccionar Proponer Validar
Concentrar Ejecutar Instruir Proporcionar Valorar
Conciliar Ejercer Instrumentar Proteger Verificar
Conducir Elaborar Integrar Proveer Vigilar
Conformar Emitir Interpretar Proyectar Vincular
56
Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
VERBOS COMUNES PARA
INDICAR FUNCIONES
DIRECCIONES SUBDIRECCIONES DEPARTAMENTOS
Planear Organizar Organizar
Organizar Integrar Integrar
Dirigir Dirigir Operar
Controlar Controlar Programar
Autorizar Supervisar Informar
Evaluar Desarrollar Proponer
Definir Formular Sistematizar
Establecer Instrumentar Participar
57
Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
ANEXO IV
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CONTRALORIA GENERAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Procedimiento
Nombre: Emisin de Nmina.
Objetivo: Procesar y verificar la informacin de
percepciones para la emisin de la nmina.
Frecuencia: Quincenal.
Normas
El sistema de registro y emisin de nmina comprender el personal de
base, interino, confianza, de contrato por tiempo y obra determinada.
El rea de Caja deber entregar al rea de Registro y Control de
Nmina las Formas valoradas ordenadas progresivamente, as como el
Vale de Formas Valoradas, el cual detallar el nmero inicial y final de
folio.
El Oficio de solicitud de formas valoradas deber firmarlo el titular de
la Subdireccin de Recursos Humanos.
ELABORO: REVISO: AUTORIZO: FECHA:
58
Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
DESCRIPCION NARRATIVA
AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION
CAJA 1
2
2
3
4
5
Obtiene del archivo cronolgico permanente el Contrato de prestacin
de servicios profesionales un tanto, y elabora el Cuadro de control de
pagos en original, en el cual registra la Dependencia o Entidad auditada
y el nmero de pagos convenidos y archiva de manera cronolgica
permanente ambos documentos.
Pasa el tiempo.
Recibe del Auditor Externo el Oficio de envo original y la Factura de
honorarios original; obtiene el Cuadro de control de pagos del archivo
cronolgico permanente y verifica si la Factura de honorarios es
correcta.
Esta correcta la factura?
En caso de no estar correcta:
Devuelve al Auditor Externo la Factura de honorarios original y archiva
de manera cronolgica permanente el Cuadro de control de pagos
original y el Oficio de envo original.
Pasa el tiempo.
Contina con la actividad nmero 2.
En caso de estar correcta:
Elabora el Oficio de solicitud original y copia, dirigido al titular de la
Dependencia o al Director General de la Entidad, y en su caso, al Jefe de
la Unidad Administrativa de la Contralora General, a fin de que tramite el
pago de los honorarios del Auditor Externo y recaba en ste la firma del
Director General de Auditoria Gubernamental.
Enva el Oficio de solicitud y la Factura de honorarios originales al
titular de la Dependencia o al Director General de la Entidad, y en su caso
al Jefe de la Unidad Administrativa de la Contralora General y archiva de
manera cronolgica permanente la copia del Oficio de solicitud como
acuse de recibo, en el Expediente de control de la auditora.
Registra en el Cuadro control de pagos original, el pago tramitado y lo
archiva de manera cronolgica permanente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
59
Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
CONTRALORIA GENERAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA
EMISION DE NOMINA
C
FIN
INICIO
FACTURA
DE
HONORA
RIOS
O
OFICIO DE
ENVIO O
OBTIENE,
ELABORA
Y REGISTRA
CONTR. DE
PREST. SERV.
PROFES.
RECIBE , OBTIENE
Y VERIFICA
O
T
AUDITOR
EXTERNO
O
CUADRO DE
CONTROL
DE
PAGOS
CUADRO
CONTROL
DE
PAGOS
1
FACTURA
DE
HONORA
RIOS OFICIO DE
SOLICITUD
O - 1
OFICIO DE
SOLICITUD
ESTA
CORRECTA
LA FACTURA?
SI
NO
CUADRO DE
CONTROL
DE
PAGOS
REGISTRA
O
ELABORA Y
RECABA
FIRMA
O
ENVIA
OFICIO DE
SOLICITUD
O
C
DIR. GRAL.
DE AUD.
GUBERN.
O
AUDITOR
EXTERNO
DEVUELVE
O
FACTURA DE
HONORARIOS
O
OFICIO
DE
ENVIO
2
2
1
C
TITULAR DE LA
DEPENDENCIA
C
CUADRO
DE
CONTROL
DE
PAGOS
1
C
C
EXPEDIENTE DE
CONTROL DE
LA AUDITORIA
60
Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
ANEXO V
SIMBOLOGIA PARA LA ELABORACION DE
DIAGRAMAS DE FLUJO
Terminal
Indica el inicio del procedimiento y el final del mismo.
Operacin
Representa la ejecucin de una actividad operativa o acciones a
realizar con excepcin de decisiones o alternativas.
Decisin y/o alternativa
Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios
caminos o alternativas (preguntas o verificacin de condiciones).
Documento
Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se
genere o salga del procedimiento, los cuales pueden identificarse
anotando en el interior del smbolo la clave o nombre
correspondiente; as como el nmero de copias.
Archivo definitivo
Indica que se guarda un documento en forma permanente. Se usa
generalmente combinado con el smbolo Documento y se le
pueden agregar en su interior las siguientes instrucciones:
A Alfabtico
N Numrico
C Cronolgico
Archivo Provisional
Indica que el documento se guarda en forma eventual o
provisional. Se rige por las mismas condiciones del archivo
permanente.
61
Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
Conector
Representa una conexin o enlace de una parte del diagrama de
flujo con otra parte lejana del mismo.
Conector de pgina
Representa una conexin o enlace con otra hoja diferente, en la
que contina el diagrama de flujo.
Direccin de flujo o Lneas de unin
Conecta los smbolos sealando el orden en que deben realizarse
las distintas operaciones.
Preparacin o Conector de procedimiento
Indica conexin del procedimiento con otro que se realiza de
principio a fin para poder continuar con el descrito.
Pasa el tiempo
Representa una interrupcin del proceso.
Sistema Informtico
Indica el uso de un sistema informtico en el procedimiento.
Efectivo o Cheque
Representa el efectivo o cheque que se reciba, genere o salga del
procedimiento
Aclaracin
Se utiliza para hacer una aclaracin correspondiente a una
actividad del procedimiento.
Disquete
Representa la accin de respaldar la informacin generada en el
procedimiento en una unidad magntica.
62
Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
Direccin de flujo de actividades simultneas
Conecta los smbolos sealando el orden simultneo de dos o ms
actividades que se desarrollan en diferente direccin de flujo.
Disco compacto
Representa la accin de respaldar la informacin generada en el
procedimiento en una unidad de lectura ptica.
Objeto
Es la representacin grfica de un objeto tangible descrito dentro
del procedimiento.
63
Metodologa para la Elaboracin de
Manuales Administrativos
ANEXO VI
MANUAL DE SERVICIOS AL PBLICO DEL GOBIERNO DEL ESTADO
DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE
CONTRALORA GENERAL
NOMBRE DEL TRMITE O SERVICIO
TIEMPO DE
RESPUESTA
OBJETIVO DEL TRMITE
REA RESPONSABLE
OFICINA EN LA QUE SE REALIZA
EL TRMITE O SERVICIO
COSTO COMPROBANTE A OBTENER VIGENCIA
USUARIOS
HORARIO DE ATENCIN AL PBLICO TELFONO
UBICACIN DE LA OFICINA
REQUISITOS
FUNDAMENTO JURDICO
FORMATOS A UTILIZAR
FECHA ELABORACIN REVISIN AUTORIZACIN
ELABORACIN AUTORIZACIN
Responsable de la elaboracin: Direccin
General de Desarrollo Administrativo
Contralora General, Carrillo Puerto No. 20,
primer piso, zona centro, Xalapa, Ver.
Tel. 8-12-07-06. Impreso en la Editora de
Gobierno del Estado de Veracruz-Llave. Xalapa,
Ver. Mxico. Primera edicin noviembre del
2005. El tiraje consta de 500 ejemplares.