CONCEPTO.

Los soportes de contabilidad son los documentos que

sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una
empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el
momento de elaborarlos Se elaboran en origina y tantas copias como
las necesidades de la empresa lo exijan.

CLASIFICACIN:
Externos Internos
Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la
empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas
de compras, recibos de pagos efectuados, etc.
Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la
empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma
empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas,
presupuestos, vales.

Todos los soportes contables, para su justificacin
deben contener la siguiente informacin general:
Nombre o razn social de la empresa que lo emite.
Nombre, nmero y fecha del comprobante.
Descripcin del contenido del documento.
Firmas de los responsables de elaborar, revisar,
aprobar y contabilizar los comprobantes.

CONSERVACIN
Los documentos comerciales deben ser conservados
por diez aos contados desde la fecha de emisin
del documento

SOPORTES CONTABLES Y
REQUISITOS
Recibo de caja o
Comprobante de ingreso

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en
el cual constan los ingresos en efectivo
recaudados por la empresa. El original se entrega
al cliente y las copias se archivan una para el
archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con un dbito a la
cuenta de caja y el crdito de acuerdo con su
contenido o concepto del pago recibido

Ejemplo

La Institucin Educativa tcnico Nacionalizado de Samac, recibe en efectivo
el da 10 agosto, el arrendamiento de la tienda escolar.

Recibo de consignacin
bancaria
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus
clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el
banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la mquina
registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.

Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques
de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras
plazas.

La Institucin Educativa Tcnica Nacionalizado de Samac el da 11
agosto consigna el banco Agrario de Colombia a la cuenta corriente
No. 1230020-7 la suma de quinientos mil pesos (500.000)

FACTURA DE
COMPRAVENTA
La factura comercial es un soporte contable que contiene adems de los datos generales de los
soportes de contabilidad, la descripcin de los artculos comprados o vendidos, los fletes e
impuestos que se causen y las condiciones de pago.
Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de
compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el
archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.
Los adquirientes de bienes muebles o servicios estn obligados a exigir la factura o documento
equivalente al igual que exhibirlo cuando los funcionarios de la administracin tributaria
debidamente comisionados para el efecto lo exijan

La factura se debe expedir con los siguientes requisitos:
Estar denominada expresamente como factura de venta. (Pre impreso).
Numeracin en orden consecutivo. (Pre impreso).
Apellidos y nombre o razn social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (Pre
impreso).
Apellidos y nombre o razn social del adquiriente los bienes o servicios.
Fecha de expedicin.
Descripcin especfica o genrica de los artculos vendidos o servicios prestados.
El nombre o razn social y NIT del impresor de la factura. (Pre impreso).
Valor total de la operacin
Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

EJEMPLO: Compra 2 escritorios por 1.293.103, IVA 206.897
CHEQUE
Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada
girador, ordena a un banco llamado girado que pague una
determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado
beneficiario.

COMPROBANTE DE PAGO

Llamado tambin orden de pago o comprobante de egreso, es
un soporte de contabilidad que respalda el pago de una
determinada cantidad de dinero por medio de un cheque.
Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el
original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la
copia para el archivo consecutivo.

Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del
cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. Los
soportes contables deben asentarse en forma ordenada y
resumida, expresando claramente las transacciones que
diariamente se realizan en una empresa

EJEMPLO: Se gira a la DIAN el pago de las retenciones practicas
durante el mes de julio
NOTA DBITO
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus
clientes, un mayor valor por concepto de omisin o error en la
liquidacin de facturas y los intereses causados por financiacin o por
mora en el pago de sus obligaciones.

Ejemplo: Por error se liquido un menor valor correspondiente a la pensin
del estudiante Enrique Prez.

NOTA DE CONTABILIDAD
Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que
no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de
correccin, ajustes y cierre.
EJEMPLO. El Instituto Tcnico nacionalizado de Samac, consigno al
banco la suma de $250.000 y lo registro por valor de $230.000, Se
elabora la nota de contabilidad por la diferencia

COMPROBANTE DIARIO DE
CONTABILIDAD
Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier
operacin y en el cual se indica el nmero, fecha, origen, descripcin y
cuanta de la operacin, as como las cuentas afectadas con el asiento. A
cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo
justifiquen.

EJEMPLO: A la Institucin le fueron consignados la suma de 5.000.000 por
concepto de transferencias del Municipio. Recibi por matriculas y
pensin la suma de 1.300.000.

MANEJO DE TESORERA
Es fundamental que los documentos soportes requeridos para la cancelacin
de cada tipo de pago, sea establecido con anterioridad de manera clara,
y oportuna para conocimiento del publico y de todos los involucrados en
el proceso, con el fin de evitar inconvenientes al momento de radicar la
orden de pago, para su liquidacin, causacin, refrendacin y
cancelacin de la misma.

Igualmente tener un conocimiento claro de la normatividad tributaria vigente
para el momento de su liquidacin.

PASOS PARA TRAMITAR UNA ORDEN PAGO.
Que los rubros presupustales estn debidamente aprobados mediante
acuerdo por el consejo directivo de las Instituciones Educativas para la
vigencia.
Certificacin expedida por el rgano competente que el proyecto,
programa, se encuentra matriculado en el banco de programas y
proyectos.


Radicacin de la solicitud de CDP que garantice la existencia
de apropiacin suficiente y Registro Presupuestal para que los
recursos con el financiados, no sean desviados a ningn otro
fin
La Ejecucin de los gastos del presupuesto de las Instituciones
Educativas, se har a travs de PAC ( Programa anual
mensualizado de caja)
Recepcionar, radicar, verificar, los soportes requeridos para
elaborar las rdenes de pago.
Liquidar descuentos a las ordenas de pago de acuerdo al tipo
de orden de pago
Efectuar la causacin de la orden de pago
Elaborar comprobante de egreso y el cheque o transaccin
electrnica
Radicar cheques
Entrega de cheques al beneficiario por ventanilla En caso que
no sea retirado el cheque de tesorera , se debe notificar al
beneficiario y si pasado seis meses a partir de su expedicin no
es retirado se anula.
Archivar los comprobantes con sus respectivos soportes.