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PLANIFICACIN DE CONTINGENCIA
Indice del Manual
Manual para situaciones de emergencia
Manual para situaciones de Emergencia
Gestin de las situaciones de Emergencia: Planificacin de Contingencia
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NDICE Prrafo
Introduccin 1-9
Cundo Planificar
Alerta Precoz
La Planificacin como Proceso 10-17
Reuniones
Cometidos de la Planificacin de Contingencia 18-22
Identificacin del Escenario
Objetivos Polticos y Estratgicos
Objetivos y Actividades Sectoriales
Caractersticas de un Buen Plan 23-27
Referencias
Grficos
Grfico 1: Diferencias entre Planificacin de Contingencia y
de Operaciones
Anexos
Anexo 1: Estructura Modelo del Plan de Contingencia
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Gestin de las situaciones de Emergencia: Planificacin de Contingencia
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Introduccin
1. La planificacin de contingencia puede definirse como:
Un proceso de planificacin avanzado, ante una situacin incierta, en el que se
deciden escenarios y objetivos, se definen las acciones directivas y tcnicas y se
estructuran los posibles sistemas de respuesta con el fin de prevenir o responder
mejor a una emergencia.
2.
Es importante considerar la planificacin de contingencia como un proceso de
planificacin del que se obtiene un plan de emergencia.
El proceso de planificacin implica que un grupo de personas u organizaciones
colaboren entre s durante un tiempo continuado para identificar los objetivos conjuntos
y definir las respectivas responsabilidades y acciones.
3. La planificacin de contingencia es un requisito indispensable para que una
respuesta de emergencia sea rpida y efectiva. Sin una previa planificacin de
contingencia se perder mucho tiempo en los primeros das de una emergencia. Este
tipo de planificacin aumenta la capacidad organizativa y debe servir como punto de
partida para la planificacin de operaciones y la respuesta de emergencia.
Cundo Planificar
4. En la mayor parte de los casos los trabajadores sobre el terreno sabrn, por pura
experiencia y buen conocimiento de la situacin concreta, cundo es prudente
planificar.
5. No hay reglas sobre cundo debe empezarse la planificacin de contingencia
excepto que, en caso de dudas, se elabore el plan de emergencia.
Es mejor planificar cuando todava no es necesario que no haber planificado
cuando s que lo era.
Alerta precoz
6. La alerta precoz ante un posible acontecimiento crtico debera desencadenar el
proceso de planificacin de contingencia. La alerta precoz es la recoleccin, el anlisis y
el uso de la informacin con el fin de comprender mejor la situacin actual as como los
posibles acontecimientos futuros. Se presta particular atencin a los acontecimientos
que pueden provocar desplazamientos de la poblacin. La alerta precoz puede provenir
de fuentes muy diversas: gobiernos, poblacin local, dirigentes polticos, medios de
comunicacin, intelectuales, refugiados u organizaciones internacionales y nacionales.
7. La recopilacin y el anlisis de la informacin procedente de una alerta precoz deber
formar parte del trabajo de rutina de las oficinas del ACNUR. La supervisin y
presentacin de informes peridicos, en un formato adecuado, son medidas importantes
para garantizar el registro de las tendencias y modelos y detectar cualquier cambio que
pueda indicar un desplazamiento de poblacin.
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Gestin de las situaciones de Emergencia: Planificacin de Contingencia
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8.
Cuando la informacin de la alerta precoz indica que existe riesgo de una
emergencia relacionada con refugiados, la planificacin de contingencia debe
ponerse en marcha automticamente.
9. El riesgo de emergencia ms corriente para el ACNUR es aqul en que se produce
una nueva afluencia o un sbito incremento de la poblacin de refugiados. No obstante,
la planificacin de contingencia tambin debe hacerse en medio de una operacin en
marcha. Por ejemplo, los planes de contingencia pueden servir para posibles nuevas
afluencias, desastres naturales que afectan a un campamento, epidemias, ataques
contra campamentos, acciones violentas en campamentos, repatriaciones espontneas
repentinas o amenazas contra la seguridad del personal o de las instalaciones. Durante
una operacin se sabe muy bien cmo enfrentarse a este tipo de situaciones, pero los
planes de contingencia se deben hacer de cara a futuros acontecimientos para los que
hace falta estar preparado.
La Planificacin como Proceso
10. La planificacin es una actividad continua; la persona encargada de llevar a cabo la
planificacin deber evaluar constantemente la situacin y ajustar los objetivos y cursos
de accin teniendo en cuenta la evolucin de los acontecimientos.
11. Un plan de contingencia esttico se queda rpidamente obsoleto y alimenta una
falsa sensacin de seguridad. Slo mediante la revisin y actualizacin peridicas de lo
dispuesto en el plan, las medidas preparatorias adoptadas seguirn siendo apropiadas y
pertinentes.
12. Una de las contribuciones ms importantes del plan de contingencia a la respuesta
de emergencia suele provenir del propio proceso: la identificacin de los colaboradores,
sus capacidades y recursos, el desarrollo de una relacin de trabajo en equipo y la
posibilidad de llegar a un acuerdo en cuanto a los temas, prioridades y
responsabilidades.
La capacidad de los participantes para responder ante una emergencia se ver
favorecida si previamente han intervenido en el proceso de planificacin de
contingencia.
13. Tanto la planificacin de contingencia como la planificacin de operaciones
establecen objetivos estratgicos y sectoriales y desarrollan un plan de accin para
alcanzar dichos objetivos. La principal diferencia entre ambas es que la planificacin de
contingencia implica trabajar con hiptesis y desarrollar los escenarios sobre los que se
va a basar la planificacin, mientras que en la planificacin de operaciones ya se
conoce el punto de partida y se basar en la evaluacin de las necesidades y recursos.
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Grfico 1 Diferencias entre Planificacin de Contingencia y Planificacin de
Operaciones de Emergencia
Aspecto Plan de contingencia Plan de operaciones
Relacin con la situacin de
emergencia
Antes Durante
mbito del plan Global o basado en escenarios Tanto estratgico como
especfico
Colaboradores implicados Todos los colaboradores
posibles
Slo los colaboradores
operativos y ejecutivos
Atencin principal Desarrollo de escenarios
convenidos
Respuesta rpida y efectiva
Relaciones En fase de desarrollo En uso
Estilo planificador Consultivo Directivo y consultivo
Asignacin Funciones Responsabilidades
Tiempo previsto No fijado, incierto Fijado, inmediato
Reuniones
14. Muchos de los escollos habituales en la planificacin de contingencia pueden
evitarse mediante una planificacin colectiva, reuniendo la mayor diversidad de
conocimientos locales y complementndolos con aportaciones externas.
La mejor planificacin de contingencia se logra mediante la colaboracin
compartida y coordinada de todos los implicados que trabajan conjuntamente,
con objetivos comunes, durante un espacio de tiempo determinado.
A la hora de trazar un plan, una sola reunin ser insuficiente y el resultado obtenido a
menudo ser inadecuado. El proceso de planificacin de contingencia requiere, por
tanto, reuniones peridicas y continuas.
15. Un proceso de planificacin de contingencia debe incluir a aquellos participantes
que puedan verse envueltos en la respuesta de emergencia, como son gobierno,
agencias, representantes de los gobiernos donantes y organizaciones y expertos
locales. A las reuniones para planificar la contingencia se las denomina a veces mesas
redondas para recalcar la importancia de la participacin de todos los implicados.
Puede que los puntos de vista de una agencia difieran de los de otra, pero a menudo
eso supone una ventaja para el proceso de planificacin puesto que proporciona un foro
til para cuestionar y matizar cualquier hiptesis. De este modo, el producto final es ms
realista. Aunque el ACNUR puede ejercer de moderador en la mesa redonda, se debe
respetar el papel y la importancia de cada uno de los participantes.
16. Una reunin de planificacin de contingencia debe producir un proyecto del plan de
emergencia que contenga los siguientes elementos:
i. Identificacin del escenario;
ii. Objetivos estratgicos;
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iii. Objetivos y actividades sectoriales.
En las reuniones posteriores se deben revisar los indicadores de la alerta precoz,
informar sobre las acciones emprendidas desde la ltima reunin y actualizar el plan
existente.
17. En las aportaciones externas a estas reuniones se incluyen la pericia y los consejos
de especialistas, los resultados de las visitas sobre el terreno y las declaraciones sobre
las polticas de la agencia. En los resultados se incluye el plan de contingencia, los
proyectos presupuestarios y las disposiciones de contingencia, como las reservas de
productos.
Cometidos de la Planificacin de Contingencia
Identificacin del Escenario
18. Basndose en los indicadores de la alerta precoz y en su propia experiencia, los
participantes en el proceso de planificacin debern desarrollar los posibles escenarios.
Esta actividad es una de las ms intuitivas y, sin embargo, una de las ms importantes
ya que sienta las bases de toda la planificacin posterior. Para establecer escenarios es
necesario formular hiptesis. Aunque stas se basen en todos los conocimientos
disponibles, nunca se puede eliminar el elemento de imprevisibilidad.
19. El escenario es una especie de punto de referencia ("benchmark"): si la afluencia de
refugiados es menor que la prevista, los mrgenes de seguridad sern positivos; si es
mayor, aumentar la importancia de adoptar medidas correctivas urgentes.
20. El desarrollo de un escenario requiere que:
i. Se tengan en cuenta todas las posibilidades (sea imaginativo);
ii. Se limite el nmero de opciones (1 2 suelen ser lo normal); de otro modo, el
proceso de planificacin ser demasiado complicado;
iii. Se utilice el concepto del peor escenario o del escenario ms factible.
Objetivos Polticos y Estratgicos
21. Los encargados de la planificacin necesitan tener una idea aproximada de la
direccin que sigue la operacin en su conjunto. En la medida de lo posible dicha idea
debe ser comn. Con frecuencia los distintos socios abordan un problema concreto
desde polticas muy diferentes. Si no se pueden reconciliar, al menos las diferencias
deben ser conocidas y comprendidas por todas las partes. No obstante, habra que
hacer un esfuerzo por llegar a un acuerdo en algunos principios generales, mediante el
establecimiento de objetivos globales para la respuesta de emergencia. Todas las
actividades emprendidas por el plan debern ser consecuentes con estos objetivos
globales.
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Objetivos y Actividades Sectoriales
22. sta es la parte ms detallada del proceso de planificacin. En cada uno de los
sectores, los encargados de la planificacin deben ponerse de acuerdo, con tanto
detalle como el tiempo lo permita, sobre:
i. Objetivos sectoriales, incluidos los criterios;
ii. Las tareas principales;
iii. Quin es el responsable de desempear cada tarea;
iv. Tiempo previsto para la ejecucin.
Caractersticas de un Buen Plan
23. Un buen plan (tanto de operaciones como de contingencia) debe ser exhaustivo
aunque no demasiado detallado; debe guardar un equilibrio entre dar cabida a todos los
temas importantes sin inundar el plan de detalles.
24. Debe estar bien estructurado, ser de fcil lectura y, muy importante, cmodo de
actualizar. Gran parte del plan estar pensado para la accin, por lo que deber tener
un trazado que muestre claramente lo que hay que hacer, por quin y cundo.
25. El documento debe tener vida, actualizndose, corrigindose y mejorndose
constantemente. No se trata de un documento que deba ser revisado exhaustivamente
y en fecha fija, sino de un documento que est en permanente estado de cambio.
Un documento breve, con una estructura clara, facilitar la actualizacin.
26. Un plan de emergencia tambin debe lograr un equilibrio entre la flexibilidad (para
que pueda ser aplicable en una variedad de escenarios) y la especificidad (con
aportaciones prcticas clave por ejemplo, reservas de productos bien posicionadas). El
plan no debe ser demasiado preceptivo pero al mismo tiempo debe servir de gua. No
se debe esperar que sirva como prototipo.
27. Vase el Anexo 1 para la estructura modelo de un plan de contingencia.
Referencias
Planificacin de Contingencia Gua Prctica para el Personal sobre el Terreno,
ACNUR, Ginebra 1996.
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Anexo 1 Estructura Modelo del Plan de Contingencia
A continuacin se propone una estructura para un Plan de Contingencia. Esta estructura
est basada sobre una afluencia de refugiados. Necesitar ser adaptada dependiendo
del escenario.
Captulo 1: Situacin General y Escenarios
i. Antecedentes e informacin del pas;
ii. Puntos de entrada;
iii. Esquema general del plan;
iv. Ritmo de llegadas:
v. Acogida y movimientos internos;
vi. Acuerdos de asentamiento;
vii. Previsin del perfil demogrfico de los refugiados;
viii. Desencadenante de la respuesta de emergencia;
Captulo 2: Poltica y Objetivos Generales de la Operacin
i. Objetivos polticos (estratgicos) generales del programa;
ii. Comentarios sobre la poltica de los distintos participantes;
Captulo 3: Objetivos y Actividades por Sector
i. Gestin y coordinacin global; asignacin de responsabilidades;
ii. Proteccin, recepcin, registro y seguridad;
iii. Servicios comunitarios;
iv. Logstica y transporte;
v. Infraestructura y planificacin del emplazamiento;
vi. Alojamiento;
vii. Necesidades y ayuda domsticas;
viii. Agua;
ix. Saneamiento;
x. Salud y nutricin;
xi. Alimentos;
xii. Educacin;
xiii. Actividades financieras;
xiv. Apoyo operativo, administracin, comunicaciones, apoyo y seguridad del
personal;
En cada seccin debe incluirse una reflexin sobre los objetivos y resultados del sector,
necesidades, recursos, actividades y exigencias financieras, las medidas preparatorias
existentes y en proyecto, las responsabilidades y el plazo previsto de la ejecucin.
Captulo 4: Mtodos de reaccin, actualizacin y futuras acciones
Es preciso especificar de qu manera se actualizar y revisar el Plan, quin ser el
encargado de hacerlo y cmo se difundir la informacin.
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Anexos Posibles
i. Mapas
ii. Formularios de registro
iii. Lista de las organizaciones o personas que participan en el proceso de
planificacin
iv. Perfil de las Agencias (con informacin detallada acerca del personal, los
recursos, futuros proyectos)
v. Grficos de identificacin de lagunas (vase el Captulo 6 sobre la planificacin
de las operaciones)
vi. Especificacin de los Productos Bsicos
vii. Proyectos presupuestarios.
Pulse aqu para ver continuacin de captulo II