ADMINISTRACIN EDUCATIVA

TCNICAS, ESTRATEGIAS Y
PRCTICAS GERENCIALES
ADMINISTRACIN EDUCATIVA
TCNICAS, ESTRATEGIAS Y
PRCTICAS GERENCIALES
Coordinadora
Alicia M. Castillo Ortiz, Ed. D.
Ana Josefa Andino Manuel Cordero Toledo
Maggie Crespo Ocasio Janet de Jess Cancel
Zulma Domenech Vlez Marta Fortis Rivera
Ada M. Laureano Carrasquillo Lourdes I. Morales Alejandro
Jos Rafael Moscoso Ivia Orta Saniel
Daniel Rodrguez Cotto Alfredo Santiago Ortega
Julia Vlez Gonzlez
Crditos editoriales
Edicin, 2000
Prohibida la reproduccin total o parcial de esta obra por cualquier medio
tcnico, mecnico o electrnico, sin previo permiso escrito por parte de
Publicaciones Puertorriqueas, Inc.
Publicaciones Puertorriqueas acta como medio editorial y no se responsabiliza, ni se solidariza
necesariamente del contenido, ni de cualquier otro derecho de autor que pudiera estar relacionado con esta
obra.
Publicaciones Puertorriqueas, Inc.
ISBN 1-881720-08-X
Producido en Puerto Rico
Impreso en Colombia Printed in Colombia
Editor
ANDRS PALOMARES
Diseo Tipogrfico
EVA GOTAY PASTRANA
Portada
EVA GOTAY PASTRANA
Negativos y separacin de colores
PUBLICACIONES PUERTORRIQUEAS
Distribucin
EDGAR REXACH - HAYDE GOTAY - CELESTINO MARTNEZ
Publicaciones Puertorriqueas, Inc.
Calle Mayagez 104
Hato Rey, Puerto Rico 00919
Tel. (787) 759-9673 Fax (787) 250-6498
E-Mail: pubpr@coqui.net
v
PRLOGO
Este libro fue escrito en colaboracin con los
estudiantes del programa doctoral de la Facultad de
Educacin de la Universidad de Puerto Rico, Recinto de
Ro Piedras que tomaron el curso de Gerencia en
Instituciones Educativas durante el semestre acadmico
de enero a mayo de 1999. Este surge de la necesidad de
recopilar en un solo documento una informacin que
facilite el estudio de un grupo de tcnicas, estratgias y
prcticas gerenciales tiles en la administracin de las
instituciones educativas contemporneas. La informacin
expuesta en los diferentes captulos es producto de la
investigacin realizada en la literatura disponible respecto
al tema bajo estudio.
El libro aspira a que el lector desarrolle los
conocimientos y las competencias que le permitan ejercer
como lder gerencial en la empresa educativa. Aspira
adems, a que tanto el administrador educativo como el
estudiante de administracin educativa, desarrolle una
visin global e integradora de la gerencia educativa
En el primer captulo del libro se esbozan algunos
detalles sobre la administracin y gerencia educativa. Los
captulos que le siguen, analizan tcnicas, estratgias y
prcticas gerenciales variadas que responden a los retos
a los que se enfrenta da a da el administrador educativo,
tanto de la empresa privada como del sistema pblico.
Tcnicas, estrategias y prcticas gerenciales en la administracin educativa
vi
Es de conocimiento general que el sistema educativo
de Puerto Rico est implantando una reforma educativa
a todos los niveles. El personal administrativo necesita
conocer y estar actualizado en torno a las diferentes
tendencias y prcticas que afectan la empresa educativa.
Adems, es indispensable que las universidades que
preparan a los futuros administradores, supervisores y
facilitadores educativos a nivel pblico y privado
introduzcan a sus estudiantes en el conocimiento y la
prctica de algunas de las tcnicas y estrategias que se
utilizan para una sana administracin.
Espero que disfruten la lectura de este libro. Adems,
deseo que ste le provoque la curiosidad suficiente para
leer el Volumen II. El mismo se escribir prximamente y
estar dedicado mayormente al estudio de algunas de
las tcnicas cuantitativas que se utilizan en la
administracin de instituciones educativas.
Alicia Castillo Ortiz, Ed. D.
San Juan, P. R.
Ao 2000
vii
TABLA DE CONTENIDO
LA ADMINISTRACION Y LA GERENCIA ........................... 1
REFERENCIAS ............................................................ 10
LA COMUNICACIN....................................................... 11
Definicin ................................................................... 11
Descripcin ............................................................... 12
Impacto de la comunicacin en la educacin ............ 15
Aplicacin a la gerencia educativa en Puerto Rico ..... 21
REFERENCIAS ............................................................ 24
GERENCIA DE CALIDAD TOTAL..................................... 25
Definicin y descripcin de Calidad Total .................. 26
Impacto de la Calidad Total en la educacin .............. 31
Aplicacin a la gerencia educativa en Puerto Rico ..... 33
REFERENCIAS ............................................................ 34
REINGENIERA ................................................................ 35
Definicin .................................................................. 36
Descripcion de la implantacin de la reingeniera ..... 37
Impacto de la reingeniera en la educacin ................ 38
Aplicacin a la gerencia educativa en Puerto Rico ..... 39
REFERENCIAS ............................................................ 40
APODERAMIENTO.......................................................... 41
Definicin .................................................................. 42
Descripcin del apoderamiento ................................. 43
Impacto del apoderamiento en la educacin.............. 45
Aplicacin a la gerencia educativa en Puerto Rico ..... 46
REFERENCIAS ............................................................ 48
Tcnicas, estrategias y prcticas gerenciales en la administracin educativa
viii
GERENCIA DE BASE ........................................................ 49
Definicin .................................................................. 50
Descripcion de la implantacin del SBM ................... 51
Impacto del SBM en las escuelas ................................ 52
Aplicacin a la gerencia educativa en
Puerto Rico .......................................................... 53
REFERENCIAS ............................................................ 56
PLANIFICACIN ESTRATEGICA ..................................... 58
Definicin .................................................................. 59
Descripcin de la planificacin estratgica ................ 60
Impacto en la educacin ............................................ 62
Aplicacin a la gerencia educativa en Puerto Rico ..... 64
REFERENCIAS ............................................................ 66
SISTEMAS DE INFORMACIN........................................ 67
Definicin .................................................................. 68
Descripcin de la implantacin ................................. 68
Impacto en la educacin ............................................ 72
Aplicacin a la gerencia educativa en Puerto Rico ..... 72
REFERENCIAS ............................................................ 74
ADMINISTRACIN POR OBJETIVOS ............................. 75
Definicin .................................................................. 75
Descripcin de la Administracin por Objetivos ........ 76
Impacto en la educacin ............................................ 77
Aplicacin a la gerencia educativa en Puerto Rico ..... 79
REFERENCIAS ............................................................ 82
TECNICA DELFOS (DELPHI) ............................................ 83
Definicin .................................................................. 84
Descripcin de la tcnica.......................................... 86
Impacto de la Tcnica Delfos en la educacin ........... 88
Aplicacin a la gerencia educativa en Puerto Rico ..... 89
REFERENCIAS ............................................................ 93
Tabla de contenido
ix
DESARROLLO ORGANIZACIONAL ................................ 94
Definicin .................................................................. 95
Descripcin del Desarrollo Organizacional ................ 95
Impacto en la educacin ............................................ 98
Aplicacin a la gerencia educativa en Puerto Rico ..... 99
REFERENCIAS .......................................................... 102
SIMULACIN................................................................ 103
Definicin ................................................................ 103
Descripcin de la tcnica......................................... 105
Impacto de la tcnica en la educacin ..................... 106
Aplicacin a la gerencia educativa en Puerto Rico ... 107
REFERENCIAS .......................................................... 109
DIAGRAMA DE GANTT ................................................. 110
Definicin ................................................................. 111
Descripcin de la tcnica.......................................... 111
Impacto de la tcnica en la educacin ...................... 112
Aplicacin a la gerencia educativa en Puerto Rico .... 113
REFERENCIAS ........................................................... 114
PERT y CPM.................................................................... 115
Definicin ................................................................. 117
Descripcin de la tcnica.......................................... 117
Impacto de la tcnica en la educacin ...................... 119
Impacto en la gerencia educativa en Puerto Rico ..... 120
REFERENCIAS .......................................................... 122
INFORMACIN SOBRE LOS AUTORES........................ 123
1
CAP TULO
LA ADMINISTRACION Y
LA GERENCIA
Por: Alicia Castillo Ortiz, Ed. D.
En la dcada del 1990 y de cara al nuevo milenio
muchas personas estn preocupadas por el presente y el
futuro de la educacin. Actualmente, se han encontrado
dos tendencias que de una u otra forma han afectado los
sistemas educativos en casi todos los pases del mundo.
Una de estas tendencias es la que muchos han llamado
el deterioro de la calidad en la educacin. Esta presenta
una gran preocupacin para todos, ya que a travs de la
educacin es que se transmite la cultura a las nuevas
generaciones, se desarrollan los nuevos patrones sociales
que permiten a la sociedad responder a los cambios
sociales, econmicos y polticos de la sociedad y adems,
se desarrolla en los jvenes la capacidad creadora para
producir nuevos cambios.
La segunda tendencia que se discute en distintos foros
es la del abismo entre la educacin y las necesidades
en la fuerza trabajadora. Muchos patronos plantean que
los egresados de las escuelas e instituciones post-
secundarias y universitarias no estn preparados para
enfrentarse a los retos que presenta el mercado de empleos
y que muchos no poseen las destrezas bsicas necesarias
Alicia M. Castillo Ortiz
2
para ejercer las funciones en un empleo. De esta forma,
muchas empresas contratan personas que comienzan en
la empresa con un adiestramiento intensivo para
prepararle para las nuevas tareas.
Estas tendencias apuntan hacia un anlisis por parte
de la empresa educativa en torno a su gestin, para
identificar las situaciones que promueven la existencia
de las mismas. Por esta razn, es necesario que el
administrador educativo, sea Secretario de Educacin,
Superintendente de Escuelas o Director, Presidente,
Rector, Decano o Director de Departamento ejerza su
liderazgo gerencial y conozca una variedad de tcnicas
y prcticas que le permitan llevar a cabo su funcin de
forma ms efectiva y eficiente. De esta forma puede
mantener el equilibrio entre las expectativas de la
sociedad y el producto de la institucin educativa. Este
debe ser un proceso orientado hacia el estudiante como
cliente de la institucin, motivado por el mejoramiento
continuo y la innovacin y con la participacin y el
compromiso de todos los empleados docentes y
administrativos y de la comunidad.
Segn Mukherjee (1995), las cuatro caractersticas
que debe poseer una institucin de calidad son:
1. identificar sus metas y objetivos a corto y a largo
plazo a la vez que identifica las estrategias para el
logro de los mismos,
2. asegurar una estructura organizacional adecuada
en trminos de una diferenciacin clara entre las
descripciones de los puestos de los empleados para
evitar la duplicidad en sus funciones,
3. establecer lneas claras de comunicacin interna
para atender los aspectos individuales y colecti-
Administracin y Gerencia
3
vos y un procedimiento para establecer una co-
municacin con el ambiente externo, y
4. auditar el contenido, la estructura y la comunica-
cin para identificar la eficacia y la eficiencia con
las que se llevan a cabo los procesos y modificar
y controlar uno o ms de estos aspectos cuando
sea necesario.
Las instituciones educativas son responsables de
mantener la calidad y la excelencia acadmica. Sin
embargo, muchas personas creen que esta calidad
descansa nicamente en los aspectos docentes de la
institucin. La realidad es que muchas veces la calidad
se afecta por asuntos o gestiones administrativas mal
atendidas o por procesos que no se completan. Por
ejemplo, la calidad del producto puede ser limitada por
la seleccin inadecuada de los estudiantes o de la
facultad, la tendencia a darle prioridad a asuntos de menor
importancia, la toma equivocada de decisiones, la falta
de comunicacin entre los diferentes sectores de la
institucin, las fallas administrativas, la ausencia de
liderazgo proactivo y muchas otras prcticas
administrativas. Estas acciones son parte de la
responsabilidad de los administradores educativos. Estos
son responsables de seleccionar las prcticas gerenciales
que produzcan mayores dividendos en la institucin,
especialmente en el aspecto acadmico.
La administracin es el proceso de planificar,
organizar, dirigir y controlar los esfuerzos de los miembros
de la organizacin y de utilizar sus dems recursos para
alcanzar las metas establecidas (Stoner, Gilbert &
Freeman, 1997). El proceso administrativo, por tanto, no
es una serie de funciones separadas que puedan ser
efectuadas independientemente. La administracin es un
Alicia M. Castillo Ortiz
4
proceso compuesto de estas partes. Ninguna de estas
funciones puede llevarse a cabo sin incluir a las dems.
Sin embargo, si se utilizan en un proceso compuesto, el
administrador lleva a cabo su tarea para generar un medio
ambiente que facilite la participacin coordinada de todos
los miembros del equipo de trabajo. La proporcin en
que se use cada elemento vara para cada tarea
administrativa, inclusive pueden variar a travs del tiempo
para el mismo trabajo.
Determinar los objetivos colectivos de una empresa
y generar un medio ambiente para su logro es, por tanto,
la funcin total de un administrador. La administracin
consiste en lograr objetivos con la ayuda de otros
participantes. Es un proceso sistemtico de hacer las
cosas. Los administradores requieren de sus habilidades,
aptitudes y atributos para realizar ciertas actividades
interrelacionadas con el fin de lograr las metas deseadas.
La eficacia de una organizacin depende de su capacidad
para ordenar los recursos y lograr las metas. Mientras
ms integrado y coordinado est el trabajo de una
organizacin, ms eficaz ser la organizacin. El obtener
esa coordinacin forma parte del trabajo del
administrador.
La administracin es una de las funciones
indispensables para la vida en sociedad. Esta existe en
diversas instancias del diario vivir, por ejemplo, los
hogares, las iglesias, el gobierno, las empresas
econmicas y las instituciones educativas. La
administracin educativa es un conjunto de funciones
que van orientadas hacia el ofrecimiento de servicios
educativos efectivos y eficientes. Por lo tanto, el
administrador educativo deber planificar, tomar
decisiones, utilizar los recursos sabiamente, coordinar
el personal docente y administrativo, ejercer liderazgo,
Administracin y Gerencia
5
desarrollar un clima organizacional saludable, utilizar
tcnicas y prcticas gerenciales adecuadas a la empresa
educativa y facilitar los cambios pertinentes que
permitan a la institucin responder a las necesidades
de la sociedad.
La Enciclopedia Americana (1999) define la gerencia
como el arte de coordinar los elementos o factores de
produccin hacia el logro de los propsitos de una
organizacin. Es el conjunto de prcticas utilizadas para
obtener el producto esperado a travs del uso apropiado
de la fuerza laboral, los materiales y las mquinas.
Drucker (1993) coincide con esta visin y tanto en su
libro The Practice of Management como en Management:
Tasks, Responsibilities and Practices, ambos publicados
en el 1993, indica que la gerencia es una prctica, ms
que una ciencia o profesin. No es slo conocimiento,
tambin es ejecucin. Esta implica la responsabilidad de
tratar de ajustar el ambiente institucional para la
planificacin y para dirigir el trabajo de los otros
miembros de la organizacin. Segn Drucker (1993),
los gerentes tienen tres funciones bsicas:
1. manejar una empresa para el logro de los objeti-
vos- quiere decir que la empresa tiene que ser
econmicamente viable y se justifique la inver-
sin,
2. convertir a los recursos humanos y materiales de
la organizacin en una empresa productiva- esto
significa manejar a los gerentes para que hagan
su trabajo, y
3. manejar a los trabajadores y al trabajo- significa
que tiene que organizar el trabajo para hacerlo
adecuado para el trabajador y organizar a las per-
sonas para que trabajen productivamente.
Alicia M. Castillo Ortiz
6
Drucker entiende que en su prctica, los gerentes
siempre atienden estas tres funciones en cada accin que
realizan en la organizacin.
Fayol y Katz, citados por Stoner, Freeman y Gilbert
(1997) observaron que un gerente necesita habilidades
tcnicas, humanas y conceptuales y que estas habilidades
dependen del tamao de la organizacin y la posicin
que ocupa el gerente en la jerarqua de funciones. Por
ejemplo, en una posicin de menor rango, se requieren
ms destrezas tcnicas especficas, pero muy poca
habilidad gerencial. Sin embargo, el director general de
una firma necesita ms habilidad gerencial y menos
habilidad tcnica que un gerente de menor rango.
Para convertirse en un gerente excelente lo ms
importante es tener sentido comn. La gerencia se basa
en hacerse las preguntas correctas para que el sentido
comn provea las contestaciones. Cuando una persona
adquiere responsabilidad gerencial, sta obtiene el control
sobre su trabajo y puede cambiar el estado de las cosas
en la institucin. Adems, adquiere el poder para hacer
las cosas de forma diferente y posee la autoridad para
crear un gran impacto en la forma en que el personal
lleva a cabo sus funciones. Como gerente puede formar
su propio ambiente de trabajo.
Si el gerente viene a trabajar a una empresa grande,
posiblemente no pueda cambiar muchos aspectos de la
cultura organizacional y tendr que promover un clima
organizacional que est enmarcado en la cultura y en las
polticas existentes. Podr lograr modificaciones a la
misma segn el personal responda al liderazgo que ejerza
el gerente. En una organizacin pequea, las
posibilidades de influenciar a la cultura y el clima
organizacional son mayores, ya que el impacto del
Administracin y Gerencia
7
liderazgo de un gerente se va a dejar sentir con ms fuerza
y el mismo va a tener contacto directo con la mayora de
los miembros de la institucin. Adems, el impacto de
las acciones adecuadas del gerente sobre el xito de la
empresa es mayor que en las organizaciones grandes, en
las que existe un trato ms impersonal entre sus miembros.
En ambas, el gerente puede tener un personal que resista
el cambio. Sin embargo, una vez el gerente convence a
su equipo de trabajo y a los dems miembros de la
organizacin de que el cambio es positivo, lo van a
apoyar y a seguir.
El gerente de una institucin tiene diferentes
funciones que asumir. Por ejemplo, un gerente necesita
tener una visin a largo plazo de cmo van a ser las
cosas en el futuro. De hecho, mientras ms alta sea la
posicin del gerente en una organizacin, ms lejos
tendr que mirar. Mientras un miembro del equipo
trabaja hacia el logro de unos objetivos establecidos, el
gerente tendr que estar pendiente de que se seleccionen
los objetivos adecuados. Tambin estar al tanto de las
consecuencias de todas las acciones, con el propsito
de seleccionar e implantar los planes y los cursos de
accin ptimos para el futuro de la organizacin. De
esta manera, el gerente garantiza de que no se repitan
los problemas, el trabajo y que se organicen y utilicen
adecuadamente los recursos.
Por otro lado, el gerente tiene que proveer al equipo
de trabajo la informacin interna y externa y los recursos
que stos necesitan para hacer su trabajo. Este deber
utilizar su autoridad para distribuir adecuadamente las
personas, las tareas, el tiempo, las instalaciones fsicas,
los recursos fiscales, los materiales, la tecnologa y
cualquier otro recurso que se necesite para lograr los
objetivos. Adems, debe proveer la seguridad, el apoyo,
Alicia M. Castillo Ortiz
8
la confianza y la motivacin que necesita el equipo de
trabajo para sentirse respaldado en las tareas que realiza.
El equipo de trabajo necesita tener un propsito
comn que le d sentido a la organizacin y que
mantenga a sus miembros trabajando unidos en una
misma direccin. Por eso, el gerente es responsable de
que todos en la institucin conozcan la visin y la misin
que les permita mantener el impulso para lograr los
objetivos que se propongan. Adems, es responsable de
llevar a cabo la investigacin y el anlisis exhaustivo de
las situaciones y las oportunidades que se presentan y de
utilizar las tcnicas, prcticas y modelos con suficiente
creatividad y flexibilidad para identificar aquellos que se
ajusten y adapten mejor a las necesidades cambiantes
de la institucin.
Entonces, el gerente tiene que darle prioridad a la
planificacin, al control, al anlisis, la reflexin y la
revisin continua de los procesos que se llevan a cabo
en la organizacin. Como parte de sus gestiones diarias
debe monitorear el progreso de todos los procesos para
revisar los mismos cuantas veces sea necesario para
garantizar el xito y la productividad de la institucin.
Para esto, necesita ejercer un liderazgo audaz, asertivo,
comprometido y sobre todo, creativo. En la medida en
que busque alternativas diferentes, implante el uso de
tcnicas y prcticas que permitan una operacin ms
eficiente y efectiva, en esa medida, lograr las metas y
objetivos de la organizacin.
En los ltimos aos, la mayora de las instituciones
educativas en Puerto Rico estn encaminndose hacia
una administracin ms autnoma y descentralizada. Los
administradores educativos, como consecuencia de esto,
han adquirido mayor ingerencia en las funciones
Administracin y Gerencia
9
gerenciales de la institucin, gestiones que en el pasado
se realizaban en las oficinas centrales de los mismos. Este
es el caso del Departamento de Educacin, del sistema
de la Universidad de Puerto Rico y de algunas
instituciones educativas privadas. Por lo tanto, los
administradores contemporneos deben tener una
mentalidad diferente y conocer una variedad de
alternativas disponibles para llevar a cabo las funciones
gerenciales en la forma en que la sociedad espera de
ellos. Por consiguiente, es necesario que contine con
su desarrollo profesional y se prepare con una serie de
tcnicas y prcticas que sean tiles para enfrentarse a los
nuevos retos que le presenta la gerencia educativa en la
poca actual.
Alicia M. Castillo Ortiz
10
REFERENCIAS
Drucker, P. F. (1993). Managment Tasks,
Responsibilities and Practices. Boston: Harper & Row.
Drucker, P. F. (1993). The Practice of Management.
Boston: Harper & Row.
Encyclopedia Americana. (1999). U. S. A.: Grolier.
Murherjee, S. P. (1995, December). Quality assurance
in an educational system. Total Quality Management, 6
(5/6), 571-578.
Stoner, J. A., Freeman, R. y Gilbert, D. (1997).
Administracin. 6ta edicin. Mxico: Prentice-Hall
Hispanoamericana.