ARCHIVISTICA

TEMA 1. CONCEPTO DE ARCHIVO Y ARCHIVISTICA

1. DEFINICION DE ARCHIVO: Conjunto de documentos cualquiera que sea
su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por una persona o
institucin publica o privada en el transcurso de su gestin, conservados, respetando el
orden original para servir como testimonio e informacin tanto para la persona o
institucin que los produce como para los ciudadanos o para servir de fuente para la
Historia. !"#$C%&
Hay que decir que nos movemos en los archivos con informacin, manejar dicha
informacin sobre cualquier soporte material. #l estado va a guardar los documentos
porque tiene la obligacin constitucional de garanti'ar los derechos humanos. (ambi)n
decir que para que e*ista un archivo es preciso que haya una institucin con una
funcin, con unas actividades que desarrollar, y los documentos siguen un proceso
natural dentro del archivo.
#s importante conocer la institucin donde se encuentra el archivo, en definitiva origen
institucional y proceso natural son la clave para entender el principio de procedencia.
+a acumulacin y el proceso natural nos dan idea de que los documentos van
creciendo, van aumentando en su numero y evolucionando su valor que de
administrativo pasa a ser histrico, esto ira determinado por las leyes y normas que
rigen la creacin, competencia y funcionamiento de la institucin. !n archivo nos es
una coleccin de documentos, sino una produccin documental clasificada y seriada.
#n la definicin hay una serie de aspectos que van a dar lugar a las caracter,sticas del
archivo.
-. CARACTERISTICAS DEL ARCHIVO:
ORDEN:

#s b.sico en los archivos. +a cualidad de orden es esencial en el concepto de
archivo, hay que decir que los documentos, en el momento de su produccin lo
hacen de forma ordenada, siguiendo un lgico proceso de gestin o
administrativo, pero tambi)n es frecuente que ese orden se deshaga una ve'
llegado al testimonio escrito, al e*pediente, a su meta administrativa. #sto ocurre
en el paso de los administrativos a lo histrico, y entonces hay que rehacer ese
orden, respetando siempre el principio de procedencia.
SERVICIO:
#s el destino de un archivo, ya sea uno vivo o muerto. #l servicio es doble en la
forma y en cuanto al beneficiario. +os documentos de archivo, act/an como
testimonio ofreciendo pruebas, justificantes, para garanti'ar los derechos de la
0dministracin y de los administrados, y ofrecen informacin, bien facilitando
antecedentes para agili'ar una gestin, bien como fuentes de historia. #n
definitiva, los ciudadanos tenemos derecho a ser y estar informados.
#sto origina - #tapas:
0. Etapa Pre-Archivistica, en la que se est.n creando los documentos, y en
esta creacin se est.n guardando temporalmente todos los documentos que
se est.n generando, es la etapa en la que los documentos est.n vivos.
1. Etapa Archistica, en la que ya se ha cerrado el e*pediente o documento y se
ha mandado a una primera fase de descanso., esto nos lleva a la siguiente
caracter,stica.

FNCIONES DE LOS ARCHIVOS:
Recepci!" #e D$c%&e"t$s: Hay que decir que en todos los archivos en general se
reciben documentos, salvo en aquellos que son considerados archivos cerrados, como
los histricos o los de la noble'a. #stos van a regalar o donar sus depsitos a los
archivos.
Se'ecci!" #e '$s D$c%&e"t$s: Hay que decir que en cierta manera los documentos ya
vienen seleccionados, o con una pre2seleccin, lo primero pues antes de nada es
seleccionar los documentos que recibamos.
Or(a"i)aci!" #e '$s D$c%&e"t$s: +os documentos que entran en el archivo y que
luego son seleccionados tienen que ir a un sitio f,sico, de ah, que el archivero deba
organi'arlos a trav)s de la catalogacin y de la clasificacin. 3ara poder locali'ar los
libros tenemos los cat.logos, y cada documento tendr. la signatura topogr.fica.
Descripci!": #s un concepto amplio, en el que caben descripciones muy generales o
descripciones muy especificas. #l archivero tiene que reali'ar una descripcin
detallada, las que m.s se utili'an son las 4u,as, los 5nventarios, Cat.logos, los (esauros,
6ndices, etc...
Servici$: #l archivo sirve al rgano o institucin que le ha entregado los documentos y
tambi)n al servicio de la 7usticia.
Di*%si!": +a difusin puede ser de dos cuestiones, del contenido del archivo, y la
reali'acin de actividades culturales al servicio del contenido del archivo, esto /ltimo
solo lo pueden hacer los grandes archivos.
EDADES DE LOS ARCHIVOS+
1, EDAD O ETAPA+
Es de circulacin y tramitacin por los canales y cauces normales en busca
de respuesta o solucin para el asunto que se ha iniciado. +a documentacin
forma parte de los archivos sectoriales, corrientes o de gestin. #st. cerca del
funcionario responsable de su tramitacin, en su mesa, en archivadores, en
armarios al alcance de su mano para su manejo frecuente.
#sta epata se corresponde con el ejercicio del valor primario o de gestin.
$e corresponde con los archivos de gestin o de oficina. +a duracin de los
documentos es de 8 a9os apro*imadamente.
-, EDAD O ETAPA+
#n esta, una ve' recibida la respuesta o solucin al asunto empe'ado, el
documento o e*pediente que lo testimonia ha de seguir siendo guardado,
pudiendo ser objeto de consulta o antecedente, pero no con las misma
frecuencia que en al primera etapa. #sta fase corresponde a una archivacion
intermedia en la que poco a poco va decreciendo el valor primario,
desarrollandose el valor secundario. +a e*istencia del archivo intermedio se
plantea como resultado del volumen cada ve' mayor de la documentacin,
que fuer'a a las instituciones a depositar, aparte, los e*pedientes que ya son
poco consultados a efectos administrativos, incluso antes de su deposito
definitivo y permanente. (ambi)n se le puede denominar 0rchivo Central de
cada institucin. +a duracin de los documentos aqu, oscila entre los :;<=;
a9os en la fase de valor primario archivo central& y entre =;<8; a9os en el
valor secundario o archivo intermedio. Hay que decir que la falta de espacio
en las oficinas adelanta el momento de las remesas al archivo central, y esto
mismo fuer'an a la convivencia del archivo central con el intermedio e
incluso con el histrico. +os archivos intermedios deben estar en teor,a fuera
de las instituciones productoras. Como ejemplo de archivo intermedio en
#spa9a tenemos el de 0lcal. de Henares.
., EDAD O ETAPA+
#l documento asume un valor permanente y se ce9ir. a ser consultado por su
valor cultural e informativo con fines de investigacin. $u archivacion y
conservacin ser.n definitivas
CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS+
$on muchos los criterios posibles a la hora de hacer una clasificacin de los
archivos, los m.s importantes son:
:. $eg/n la E"ti#a# /%r0#ica del productor de la documentacin,
podemos distinguir entre Archiv$s P12'ic$s 3 Priva#$s, cuya
diferencia fundamental radica en el distinto tratamiento que adquiera
el servicio.
-. 0tendiendo a las F%"ci$"es desarrolladas por las entidades publicas
o privadas, podemos esbo'ar la siguiente clasificacin. #ntre los
archivos p/blicos hay que destacar los Estata'es dependientes de la
0dministracin Central del estado&, A%t$"!&ic$s de las
0dministraciones autonmicas&, L$ca'es de la administracin local,
0yuntamientos y >iputaciones&, /%#icia'es 3 &i'itares.
#ntre los archivos privados, se pueden distinguir, los archiv$s
pers$"a'es4 '$s "$2i'iari$s4 '$s ec'esi5stic$s4 '$s &erca"ti'es.
0 su ve' cada una de estas clases agrupa otra serie de archivos bajo
su misma denominacin, as, dentro de los archivos del estado,
podemos encontrar archivos tan dispares como los de los
Mi"isteri$s4 '$s #e 'as C$rtes4 o archivos estrictamente histricos
como los de $imancas e 5ndias. #ntre los eclesi.sticos estar,an los
cate#ra'ici$s4 #i$cesa"$s 3 parr$6%ia'es.4 etc.
=. $eg/n el va'$r pre#$&i"a"te #e 'a #$c%&e"taci!" y la finalidad de
la de la misma, se puede hablar de Archiv$s a#&i"istrativ$s 3
archiv$s hist!ric$s.


?. $eg/n la e#a# de los documentos:
?.:. >e gestin
?.-. 0dministrativos
?.= 5ntermedios
?.? Histricos

8. $eg/n 5&2it$ territ$ria': locales, provinciales, regionales o
% autonmicos y generales o de .mbito estatal

@. $eg/n la c'ase #e #$c%&e"t$s: (e*tuales, los audiovisuales, los
cartogr.ficos e inform.ticos&
A. $eg/n la posibilidad o no de recibir transferencias documentales,
pueden ser archiv$s a2iert$s $ cerra#$s.
LA CIENCIA ARCHIVISTICA
$e puede definir la ARCHIVISTICA como La cie"cia #e '$s archiv$s4 "$
#e '$s #$c%&e"t$s. Est%#ia 'a hist$ria4 $r(a"i)aci!" 3 servici$ #e '$s archiv$s "$
s$'$ para servir a 'as i"stit%ci$"es si"$ ta&2i7" a 'a s$cie#a# e" (e"era'8. Hay que
decir que va a ser en el siglo B5B cuando se defina la archivistica, es por lo tanto muy
moderna, y va a ser en este siglo porque es cuando aparecen los derechos humanos de
los ciudadanos. 0 partir de la e*pansin del racionalismo y las revoluciones burguesas,
esto hace que apare'can unas t)cnicas que se ajusten a estos principios. #n su origen, la
0rchivistita es b.sicamente pr.ctica, lo primero que aporta es la necesidad de ordenar la
documentacin seg/n su procedencia, es una diferencia que las distingue de las
bibliotecas. Hay que decir que el objetivo b.sico de la archivistita y por consiguiente de
los archivos son los documentos y el contenido que hay en ellos, es decir, la
informacin de los documentos. Habr,a que establecer unos limites entre la 0rchivistica,
y hablar de esta como organi'adora de documentos, se va a diferenciar de las bibliotecas
y de los centros de documentacin. +uego hay que hablar del Pri"cipi$ #e
pr$ce#e"cia, que va a ser b.sico, no puede romperse la cadena que se inicio, el
ciudadano debe saber que el documento que solicita fue creado por una institucin o una
persona y eso se debe respetar. #l principio este es fundamental en la teor,a
archivistica, y establece que los documentos producidos por una institucin u organismo
no deben me'clarse con los de otros. +a clasificacin interna de un fondo, debe
responder a la organi'acin y competencias de la unidad protectora. "o se debe alterar
la organi'acin dada al fondo por la unidad protectora, cualquiera que sea )sta.&
3odemos conceptuar a la 0rchivistica como una ciencia emergente, y es ciencia por
cuanto posee un $29et$, los archivos en su doble consideracin, es decir los fondos
documentales y su entorno, posee adem.s un &7t$#$, compuesto por un conjunto de
principios tericos y procedimientos pr.cticos, cuya evolucin constante la perfilan con
mayor nitide' d,a a d,a. C por ultimo tambi)n tienen un *i", que es hacer recuperable la
informacin documental para su uso. Como hemos apuntado anteriormente hay
diferencias entre el archivo y la biblioteca, la diferencia reside en la contraposicin entre
las nociones de fondo de archivo y coleccin. C la diferencia entre archivo y centro de
documentacin se van a diferenciar en la modalidad de documentos distintos, m)todos
distintos tambi)n y perspectivas diferentes.
TEMA -. EVOLCION HISTORICA DE LOS ARCHIVOS
1. FNCIONES DETERMINANTES DE LA :ARDA Y CSTODIA+
C$"servar #$c%&e"t$s 'e(iti&a#$res+ c$&$ una garant,a, si guardamos un
documento es porque nos interesa, hay que decir que no siempre se tuvo derechos y
privilegios. +a evolucin de los archivos esta muy ligada y unida a la historia y a los
derechos humanos.
C$"servar #$c%&e"t$s para (esti$"ar+ 3ara generar documentos s, hay que hacer una
ley o un proyecto, esto genera documentos. >ecir que la gestin de los documentos es
b.sica. Como ejemplo decir que la informacin que llega antes del jue' no se archivara,
la de despu)s si se har., es decir se har. a partir de la institucin correspondiente.
Rec$"str%cci!" #e' pasa#$ hist!ric$+ +os documentos histricos de los archivos
reflejan aquello que quien lo escribi quiso reflejar, es decir, cont lo que realmente
hab,a sucedido.Hay que decir que los documentos histricos son medi.ticos y hay que
someterlos a revisin. Con el paso del tiempo, cuando aparece el estado habr. que
distinguir los documentos propios de opinin, que pueden estar tambi)n dentro de los de
gestin. >ecir que en la antigDedad hab,a documentos de gestin y de descripcin y
despu)s, en )pocas posteriores hab,a documentos de gestin y tambi)n de opinin. !na
cosa son los documentos de gestin puros y otra son los de opinin, el an.lisis en la
actualidad queda reflejado solo en los documentos de opinin, es decir, los historiadores
no se pueden fiar de los documentos histricos, hay que hacer critica y ante la duda,
avan'ar.
+os archivos constituyen la memoria de las instituciones y de las personas y e*isten
desde el momento en que el hombre decidi fijar por escrito sus relaciones como
ser social. 3uesto que son una manifestacin de la actividad humana, la historia de
los archivos no puede ser considerada al margen de la historia general de la que
forman parte en tanto que la sociedad condiciona su e*istencia, su organi'acin, los
criterios de conservacin y su finalidad. 0s, pues, al igual que la sociedad que surge
de una precedente que sucumbi no representa la continuacin de las formas de
vida alcan'ada por aquella, tampoco los grandes archivos de una sociedad destruida
son continuados por la que renace. #n definitiva, la evolucin de los archivos y del
concepto que de ellos y de su finalidad se ha tenido a lo largo de la historia ha
corrido paralela al desarrollo de las sociedades con todos los altibajos que en )stas
se han producido... 0 la hora de anali'ar la historia de los archivos se hace
necesario establecer una periodificacion y unos l,mites.
-. LOS ORI:ENES+ LOS ARCHIVOS DE PRO;IMO ORIENTE
#l m.s antiguo significado de la palabra archivo es lugar donde se conservan los
documentos. +os templos y los palacios de las antiguas civili'aciones eran los
lugares por e*celencia para la constitucin de estos depsitos. +os m.s antiguos se
remontan al ?.;;; 0.c., en el 0ntiguo %riente, #n la ciudad de #bla, en
Eesopotamia, se han encontrado numerosas tablas de barro, dispuestas en estantes
de madera y en distintas salas: grandes vol/menes de documentos, ordenes de
gobierno, sentencias judiciales, cuentas, actos privados, que indican la e*istencia de
una sociedad muy organi'ada en el momento en que fue truncada. 0simismo los
palacios de +agashF !garit y ",nive jalonan la historia de los archivos desde el
cuarto milenio hasta el siglo 5G 0.c.
.. EL ARCHIVO EN EL MNDO :RECO <ROMANO
Ca dentro de nuestra civili'acin occidental, tambi)n en las ciudades griegas los
archivos se situaban en los templos, los de 4ea y 3alas 0tenea parecen haber sido
depsitos de importantes documentos, como leyes y decretos, actas judiciales, o
cuentas p/blicas. (ambi)n decir, que en 0tenas cada magistratura ten,a su 0rcheion,
es decir, el lugar en el que se redactaban y guardaban los documentos e*pedidos por la
autoridad. >iho concepto y funcin pasaron al mundo romano, en la )poca
republicana era costumbre conservar los documentos en el (emplo de $aturno, junto
al erario publico. +uego ser,a el (abularium, situado en el Capitolio, el depsito de las
leyes y los documentos judiciales, mientras el (emplo de 7/piter se reservaba para los
documentos diplom.ticos y el (emplo de Gesta para los testamentos. Con el gobierno
absoluto de los Cesares evoluciono la organi'acin del imperio, por un lado, una serie
de oficinas o departamentos burocr.ticos, los $crinia, comen'aron a especiali'arse en
asuntos determinados, como por ejemplo el $crinium a memoria, encargada de
publicar y conservar las resoluciones emanadas del emperadorF la $crinia a libellis,
creada para atender el despacho de las peticiones y consultas elevadas a la corteF la
$crinia a cognitiones, cuya competencia eran los litigios civiles y criminales que se
presentaban ante el #mperadorF la $crinia a rationibus, encargada de las finan'as y la
contabilidad imperialF y la $crinia ab epistulis, que tenia como misin redactar las
contestaciones del #mperador a las consultas formuladas por funcionarios y
ciudadanos. Cada una de estas oficinas ten,a sus propios archivos independientes
f,sicamente n estancias separadas, en los que se aplicaba un riguroso respeto a la
procedencia de los fondos.
3or otro lado, la organi'acin provincial romana estableci en las ciudades m.s
importantes (abularios, depsitos de archivo en los que se recog,a la legislacin, la
jurisprudencia y la documentacin de la administracin provincial, se desarrolla el
concepto de archivo publico, en tanto que vinculado a la institucin del estado que
confer,a fe publica a los documentos en el conservados.
=. LOS ARCHIVOS MEDIEVALES
+a ca,da del 5mperio Homano supuso la desaparicin de la compleja administracin
que hab,a desarrollado. >el #stado como Hes p/blica se paso a la consideracin del
#stado propiedad personal de quien ejerc,a el gobierno. #s decir, la nocin de archivo
p/blico de la )poca anterior desapareci. #l derecho o facultad para crear archivos, ius
archivi, transmitido a la #dad Eedia por el Cdigo 7ustiniano, corresponder,a a quienes
go'aban de autoridad para legislar, es decir, a emperadores, soberanos y pont,fices.
>urante toda la 0lta #dad Eedia, la caracter,stica esencial fue la concentracin de
documentos en las catedrales y monasterios.
Garios motivos llevaron a la 5glesia a ocupar el lugar que dej el 5mperio en materia de
archivos:
0. +a 5glesia se funda en preceptos sagrados conservados mediante la palabra
escrita, ten,an pues una clara predisposicin a la guarda y custodia de cdices y
documentos.
1. #l derecho reconocido a la 5glesia de adquirir bienes y propiedades.
C. #l influjo de la burocracia romana en la 5glesia y el hecho de que )sta ultima
fuese sustituida en la administracin de algunas urbes.
>. +a cultura y el conocimiento de la escritura quedo en manos de la 5glesia, y eran
catedrales, parroquias y monasterios los lugares donde se redactaban los
documentos.
#. #l hecho de que el archivo eclesi.stico confiriera fe publica a los documentos que
custodiaba.
#n el siglo B55 la civili'acin occidental comen' su recuperacin econmica e
institucional y una nueva fase se abri en la historia de los archivos. #l
redescubrimiento del derecho romano y la fundamentacin doctrinal de la monarqu,a
fueron los principales art,fices del cambio. Iue la )poca de los (esoros de cartas de
los soberanos, pr,ncipes territoriales, se9ores eclesi.sticos y laicos. 0simismo a partir
del siglo B555 cobraron fuer'a los Hegistros, libros donde se transcrib,an los
documentos otorgados por una autoridad o entidad. +a Chanciller,a 3ontificia hab,a
heredado del mundo romano la costumbre de registrar ciertos documentos, pero no
fue hasta 5nocencio 555 cuando se introdujo de forma habitual la pr.ctica del registro.
+as chanciller,as de los distintos monarcas y sus rganos de gobierno registraban
igualmente los documentos. Hay que decir que en este periodo la capacidad de
escribir esta en manos de los Cl)rigos, de ah, que se mantengan la mayor,a de los
documentos en la lengua latina
>. LOS ARCHIVOS DE ESTADO+ LA MONAR?IA A@SOLTA
0 mediados del siglo BG5 se establece un nuevo sistema administrativo, el #stado
moderno, que desaparecer. con las revoluciones burguesas de finales del siglo BG555 y
primera mitad del B5B. #ste sistema esta caracteri'ado por unas monarqu,as absolutas y
centrali'adoras, provoco el nacimiento de los primeros 0rchivos de #stado, en los que
se concentr toda la documentacin generada por la Corona. #ra el momento de reunir
los documentos que concern,an al gobierno del estado. +a nocin de propiedad de los
archivos fue sustituida por la de archivos p/blicos, depositarios de los documentos
concernientes al #stado y cuya conservacin era o pod,a ser de inter)s publico. #l
archivo se convirti en un elemento fundamental de la maquinaria administrativa y, por
tanto, adquiri una funcin predominantemente jur,dico2pol,tica.
+os archivos 3ontificios, situados hasta el siglo BG5 en tres grandes depsitos, el
Castillo del $anto Jngel, la C.mara 0postlica y las $ecretar,as de #stado, fueron
reunidos en :@:: en un /nico depsito, el 0rchivo $ecreto Gaticano. (ambi)n en #spa9a
se crearon importantes archivos, como el de $imancas en :8?;, y el de 5ndias en :AKK.
$e puede decir que aqu, se cierra un amplio periodo de la Historia en que los archivos
tuvieron un papel de servicio a las instituciones y autoridades que los hicieron nacer, en
definitiva, colaboraron con los distintos gobiernos en la administracin de sus
territorios. (ambi)n decir que en este periodo aparece el $istema 7udicial, separado de la
gestin documental, en alguna manera se puede decir que son archivos de gestin, se va
a crear el derecho de la costumbre... #n el siglo BG555 la archivistica todo es practico,
no tiene contenido. (ambi)n se empie'an a escribir tratados de 0rchivistica, en donde se
hablaba de la clasificacin bibliogr.fica, de la clasificacin tem.tica, de las tipolgicas,
etc.
A. LOS ARCHIVOS PARA LA HISTORIA Y NACIONALIDADES+ EL MNDO
CONTEMPORANEO
+a Hevolucin Irancesa provoc un giro en la historia europea que repercuti en la
consideracin del archivo. "aci un nuevo concepto, la $oberan,a "acional, era el
advenimiento del #stado de >erecho y, ligado a ello, los principios de responsabilidad,
garant,a de eficacia y justicia de la actuacin de la administracin hacia el administrado.
3or tanto, ahora el archivo pasa a ser considerado garant,a de derechos de los
ciudadanos y jurisprudencia de la actuacin del #stado. 0dem.s en el siglo B5B, surgi
un fenmeno com/n a toda #uropa, un fuerte sentimiento nacionalista que llevo a
buscar en su pasado las ra,ces de la identidad nacional. $e desarrollo la historiogr.fica
cient,fica, que encontraba en los documentos archivistitos los elementos de la
investigacin histrica. Como consecuencia de ello, se produjo la concentracin de los
archivos de las instituciones p/blicas y privadas del 0ntiguo H)gimen en un /nico
archivo: #l archivo "acional, que fue abierto a la investigacin. +os archivos "ationales
de Irancia se crearon en :AKL, en #spa9a, el 0rchivo 4eneral Central del Heino en
:K8K, y el 0rchivo Histrico "acional en :K@@. 0 partir de este momento los
documentos procedentes de la administracin central deber,an ingresar en estos
archivos.
0s, pues, los archivos hab,an adquirido una doble dimensin, por un lado, eran
custodios de los deberes y derechos de los ciudadanos y por otro, memoria del pasado
de la nacin y por ello objeto de investigacin histrica. $in embargo, hasta mediados
del siglo BB desarrollaron sobre esta segunda dimensin, actuando como verdaderos
laboratorios de la historia y dejaron de lado la funcin de servicio a la administracin.
3or ultimo comentar tambi)n que en esta )poca se van a crear una serie de 5nstituciones
como +e Chart de Chartes, cuya labor era formar archiveros, y en #spa9a se crea la
#scuela $uperior de 3aleograf,a y >iplom.tica.
TEMA .. EL DOCMENTO. CONCEPTO Y CARACTERES.CLASES DE
DOCMENTOS
I. C$"cept$ #e D$c%&e"t$
>esde un punto de vista etimolgico viene de la palabra latina docere, que es el
verbo ense9ar, del cual deriva la palabra documentum que es la ense9an'a.
Cualquier cosa que ense9a, instruye o da noticia sobre algo con independencia de
cuando haya sucedido. #s una fuente conocimiento, informacin y de prueba. +os
documentos de un archivo, son documentos escritos que forman parte de fondos y
colecciones que se iniciaron en una institucin o persona y son testimonios de su
gestin y de su vida.

55. Caracteres eBtr0"sec$s e i"tr0"sec$s #e' #$c%&e"t$
0. A#&i"istrativ$+
1. EBtr0"sec$s+ $on aquellos que estudian el documento como cosa, como
objeto, por su aspecto, ya sean documentos histricos o administrativos
:.:. La c'ase, esta determinada por el procedimiento empleado para
trasmitir la informacin. 0s, tenemos documentos te*tuales, que
trasmiten la informacin mediante te*to escrito, sea manuscrito,
mecanografiado o impresoF tambi)n est.n los documentos
5cnogr.ficos, que emplean la imagen, signos no te*tuales, etc., para
representar la informacinF los >ocumentos $onoros, permiten grabar
y reproducir cualquier sonido, casi siempre palabras en el caso de los
archivosF los documentos 0udiovisuales, combinan la imagen en
movimiento y el sonido, y los documentos electrnicos o inform.ticos,
generados entorno a los ordenadores
:.-. E' tip$+ #s aquella informacin que se ha puesto sobre un soporte
ajustado a distintas formas. #s una caracter,stica que va m.s all. de lo
meramente f,sico o e*terno, por cuanto revela tanto el contenido como
su estructuracin en el documento y deriva de la accin representada.
:.=. S$p$rte+ 3ude ser la pi'arra, el papiro, el pergamino, el papel y los
soportes actuales, cualquiera de estos puede contener informacin.
:.?. F$r&at$+ $e refiere a la configuracin f,sica del documento, de
manera que, en un documento con te*to, puede ser un documento
suelto, encuadernado, con sonido, un microfilm, etc. >igamos que el
formato esta en funcin de la forma de reunirse los documentos y del
soporte, as, por ejemplo, en el caso del papel hablamos de legajos,
vol/menes, din. 0=, 0?.
:.8. La ca"ti#a#+ $e refiere al numero de unidades vol/menes, legajos,
documentos...& y al espacio que ocupan los documentos metros
lineales&.
:.@. La *$r&a $ tra#ici!" #$c%&e"ta'+ 0qu, va a influir la forma y el
formato, es el pasado de los documentos, estos siempre van a tener un
pasado. >ecir tambi)n que la forma o tradicin documental consiste en
la ingenuidad, es decir, en la condicin de original o copia y sus
distintas variantes
-. I"tr0"sec$s+ $e refieren a la estructura interna del documento, a la forma en que se
organi'a su contenido y son la base del conocimiento y sirven como prueba, si es
un documento jur,dico. +o que esta escrito debe tener una valide' jur,dica.
-.:. A%t$r-Desti"atari$+ 3or un lado esta el autor del documento, que
puede ser una persona f,sica o moral, publica o privada. +os
documentos que no tienen autor se denominan annimos, y no tienen
valor actualmente. C por otro lado esta el destinatario, que va a ser
fundamental y que pueden ser individuales o colectivos.
-.-. Ori(e" *%"ci$"a'+ +a ra'n por la que se ha producido un documento,
tomando en consideracin la funcin, la actividad y el tramite por el
que ha sido reali'ado, por ejemplo, la gestin de los recursos humanos
es una funcin, dentro de la cual la contratacin de trabajadores es una
actividad y entre otras, la redaccin de un contrato de trabajo
especifico es uno de los tramites que se reali'a.
-.=. Fecha 3 '%(ar #e pr$#%cci!"+ (ambi)n denominado data crnica y
tpica del documento, que lo sit/a en el espacio y el tiempo. (ambi)n
mencionar la data personal, que se da mucho en la documentacin
pontificia, la data histrica, es datar documentos en funcin de un
acontecimiento histrico, esto nos lleva a las #ras
-.?. E' c$"te"i#$+ #s el asunto o tema de que trata el documento, o sea los
fines u objetivos perseguidos con su redaccin

@. HISTORICO+
1. EBtr0"sec$s+ Hay diferencias entre los administrativos y los histricos.

1.1. Materia+ Hay que decir que la informacin contenida en un
documento en los /ltimos ?; a9os habr. que ver en que soporte se
conservan, si en papel o en las nuevas tecnolog,as
1.-. Escrit%ra+ #n los documentos antiguos la escritura plantea
problemas, porque hay que trascribir y luego traducir. +a escritura va
a depender de la antigDedad del documento, as, podemos tener una
escritura romana, visigtica, carolina, uncial, procesal, etc. +o
primero que tiene que hacer el archivero es transcribir los
documentos o los lenguajes en que est.n y luego traducirlos.
1... F$r&at$+ 5gual que en los documentos administrativos es como se
presenta la materia y como se mete en ella la escritura. >entro de
esto hay como tres fases: 2 Preparaci!" #e 'a &ateria, la materia
es determinante de la escritura, las materias de la escritura e*igen
una preparacin, que hoy en d,a ya nos vienen dadas. 0 lo largo de la
historia la materia ha sido preparada, esto enla'a con M La %"i!" #e
'$s *$'i$s, se va dar el papiro, el pergamino y el papel como
materiales que hacen que se puedan unir folios. Hay que decir que
ese papel tiene las Iiligranas, que ayudan a datar el documento,
cuando la pasta de papel se vuelca se hace un dibujo, es la marca del
agua, que va a ayudar al archivero a datar el documento. M La
#isp$sici!" #e 'a Escrit%ra4 esto implica renglones, m.rgenes,
espacios y pautas, si tuviera. $eg/n 1ustrfedon la disposicin de la
escritura no siempre ha sido como en la actualidad, de i'quierda a
derecha. 0 veces tambi)n nos encontramos una escritura en
columnas, que se da en los libros manuscritos. +a escritura a lo largo
de la historia tambi)n significa E.rgenes, y tambi)n ocurr,a con el
espaciado, el escribano tenia que dise9ar todos estos elementos, tenia
que dise9ar todo el documento entero, y luego esta tambi)n el
pautado que se sobre todo en la m/sica.
1.=. Si("$s (r5*ic$s especia'es+ (odo documento histrico o no, tiene
alg/n tipo de signo que nos es escritura, como sellos, iconos, etc.,
que indica el car.cter o procedencia. $e pueden distinguir :
A. L$s se''$s+ (ambi)n se pueden dar los signos, las firmas y las
rubricas, pero el m.s llamativo van a ser los sellos. !n
documento histrico puede tener firma, pero no sello, pero
puede ser al rev)s. +os documentos histricos tienen una
estructura en la que el nombre del autor del contenido suele ir
al principio La i"tit%'aci!"&, es el nombre de la persona que
se responsabili'a del contenido del documento, pero no es el
que lo reali'a. Euchos documentos no son firmados. +a firma
da valide' al documento y puede ser simple o con rubrica. +os
sellos pueden ser de - tipos: 2 Se''$s C$'(a"tes, son aquellos
que acompa9ados de una cinta de seda se colgaban en el
e*tremo del documento. M Se''$s #e p'ata, son aquellos que se
pegaban o adosaban sobre el documento. +os sellos tambi)n
pod,an ser de metal blandos o maleables. +a mayor,a de sellos
son de plomo o de cera, en cualquiera de las dos posiciones
antes mencionadas. $e va a ir imponiendo el sello de cera de
plata. Hab,a una serie de im.genes seg/n la institucin que
crea el sello, cuando el sello se pon,a sobre el papel se dejaba
enfriar y se pon,a en circulacin. (ambi)n mencionar el
Contrasello, que tiene dos caras y el papel en medio, ten,a un
anverso y un reverso. #l uso del sello fue frecuente hasta la
aparicin de la imprenta, y aqu, surgir.n otro tipo de sellos sin
tinta, secos.
@. Las "$tas #e cha"ci''er0a+ $on peque9as frases o palabras
que los escribas de la chanciller,a anotan a mano, y en ellos
reflejan alguna peculiaridad del documento. 0parecen a veces
el sino HN, que quer,a decir que estaba registrado el documento
-. I"tr0"sec$s
1. La 'e"(%a4 en los documentos de la #dad Eedia va a ser el lat,n, hasta
que no aparecen las lenguas romances, que ser. en el siglo B55 y
entonces la lengua e*presa el contenido
-. Te"$r #$c%&e"ta'+ +a estructura o desarrollo del discurso redaccional
tiene un origen en documentos romanos y tambi)n va en relacin con el
asunto del documento. #n documentos jur,dicos va a ser importante el
tenor documental, la estructura de los documentos histricos se va a
ajustar al tenor documental. (odo documento tiene una serie de
elementos: 2 E' Pr$t$c$'$ i"icia', y dentro de este se encuentran unos
subelementos que son la 5nvocacin, la 5ntitulacin o el autor, la
>ireccin o destinarlo y el saludo. Hay que decir que todo documento
no debe por que tener estos elementos y subelementos, la tendencia
documental es a ir reduci)ndolos. M TeBt$ $ As%"t$ (e"7ric$, dentro de
este se9alaremos la Iormula, la cual tiende a desaparecer, y en esta se da
un pre.mbulo, una notificacin y una e*posicinF el autor justifica lo
que va a disponer, despu)s lo notifica y e*presa las causas por las que lo
va a hacerF luego tenemos el >ispositivo o hecho documentado, es el
n/cleo fundamental del documento, a continuacin aparecen las
cl.usulas que tratan de refor'ar el cumplimiento de lo anteriormente
dicho, y pueden ser cl.usulas de sancin, para aquellos que no han
cumplido aquello que se les ha encomendado, y las cl.usulas de
corroboracin, o reiteracin las cuales tienden a desaparecer. M Pr$t$c$'$
*i"a' $ Escat$c$'$4 dentro de este apartado podemos distinguir otros
subapartados como son la fecha, que puede ser (pica, Crnica, 3ersonal
o Histrica. +uego esta la 0preciacin, es el augurio, el comien'o de la
despedida, y se hace con los mejores deseos, en los documentos
administrativos ya no se da, por lo que ya tiende a desaparecer en casi
todo tipo de documentos. C por ultimo esta la validacin, decir que todo
documento tiene que estar validado para que nos diga que es real y
verdadero y que no lo es. #n los documentos jur,dicos la firma valida el
documento. >entro de la validacin est.n las suscripciones, que pueden
ser de otorgantes del autor&, de confirmantes para dar firme'a a lo que
el autor dice&, >e testigos documentos contractuales&, y de "otario. C
tambi)n est.n las $ignaturas, dentro de ellas encontramos los signos y las
rubricas y por ultimo va el sello. #sta seria la cadena o tenor documental
de un documento deba tener.
.. F$r&a+ Giene a ser lo mismo que el tenor documental, es la manera en
que se redacta un documento y que si es un documento jur,dico debe
redactarse de una forma determinada
III. Va'$r #e '$s D$c%&e"t$s
$e va a corresponder con las fases o tipos de archivos

1. Va'$r a#&i"istrativ$, seria el archivo de gestin y el archivo de
institucin
-. Va'$r hist!ric$, nos llevar,a al archivo histrico, aunque pasando por un
archivo intermedio
.. Va'$r 'e(a'4 un documento, este donde este, puede tener o no valor legal,
si una ley no se cambia el valor ser. permanente, a veces se puede usar el
valor legal en los documentos histricos
IV. Las e#a#es #e '$s #$c%&e"t$s
Gan a coincidir tambi)n con los tipos de archivos
A. Circ%'aci!"4 va'$r pri&ari$, de documentos de gestin,
documentos vivos y que aqu, est.n siendo archivados
@. Rep$s$ tra"sit$ri$4 va'$r sec%"#ari$, en un archivo de
institucin o intermedio donde los documentos todav,a pueden
ser /tiles y ser consultados
C. Rep$s$ #e*i"itiv$4 va'$r hist!ric$, cultural, informativo, son
documentos muertos, afectan a la historia y no a las personas,
tienen ciertos limites de ser consultados
G. Tra#ici!" #$c%&e"ta'
1. Mi"%tas+ hablamos de lo que hay detr.s del documento, siempre hay
una idea, un proyecto de documento que es verbal, pero en el momento
en que esa idea queremos darle forma es un borrador o minuta, el hacer
un documento en el siglo B555 era bastante dif,cil y complicado, se
tardaba mucho tiempo
-. Ori(i"a'+ #s aquel documento que antes de )l hay un borrador o una
minuta. $e pueden distinguir dos bloques, el $ri(i"a' 1"ic$, que puede
ser autgrafo o heterografo, y luego esta tambi)n el $ri(i"a' &1'tip'e,
como los duplicados, los triplicados, etc., que se dirigen a un numero de
personas variado
.. Cate($r0as i"ter&e#ias+ Oue no son ni copias ni originales, y pueden
serF A&p'iaci$"es, que son documentos que reproducen el original
e*actamente igual, pero no son originales, las Re"$vaci$"es $ "e$-
$ri(i"a'es4 que son documentos que renuevan lo contenido en otro
original, Las i"serci$"es, c$"*ir&aci$"es $ vi#i&%s, que son
documentos que insertan en otro documento un documento original.
=. C$pias+ Oue pueden ser: 2 A%t!(ra*as, el mismo que hi'o el original
hace una copia M Certi*ica#as $ a%te"ticas, aquellas que se dicen que
son copias y se certifican, son fiables. (ambi)n se llaman traslados. M
Fi(%ra#as, que se imitan a los originales, y plantean problemas de
fiabilidad. M Li2res $ si&p'es, son las m.s abundantes y hay que tener
cuidado con ellas porque no dicen nada, no tienen ning/n elemento de
referencia. M E" c!#ices $ 'i2r$s, registros o cartularios
G5. Tip$'$(0a #$c%&e"ta'
I. D$c%&e"t$s hist!ric$s+ >entro de estos y predominantemente el
3ergamino se encuentran:
A. Privi'e(i$ r$#a#$+ #s un documento muy solemne, la solemnidad
puede reflejarse en el documento ya que tiene un origen pontificio, los
primeros que lo utili'aron fueron los 3apas, y el primero era el obispo,
se caracteri'a por que se utili'aba para conceder privilegios, algunos
reyes premiaban a sus s/bditos con un privilegio que no ten,an otras
personas, y tambi)n se utili'aba como algo solemne, pero al mismo
tiempo se utili'aba en documentos menos solemnes. +o de Hodado es
porque tiene un s,mbolo de una rueda, es un s,mbolo que llevan los
documentos en el centro del documento, con los lemas alrededor. #ste
tipo de documentos recogen casi la totalidad de los elementos de la
estructura documental, esto es una de las cosas que le da solemnidad.
#s un documento para ser visto, es un documento policromado, donde
se utili'an todos los elementos de la decoracin y todas la columnas,
@. Cartas P'$&a#as+ $on en muchos casos tambi)n cartas de privilegios,
una de sus caracter,sticas es que lleva sello de plomo, y adem.s un
sello de plomo colgante. +as primeras van a ser las de 0lfonso B,
tienen una estructura documental m.s sencilla que el privilegio rodado
y con el paso del tiempo comen' a mencionarse como carta de
privilegio, pero no rodado
C. Cartas A2iertas+ $on cartas que permiten, pero no se dedican
e*clusivamente a conceder privilegios, pero que van a ser menores. 0
veces la concesin de una renta a una 0bad,a, el se9or,o de alg/n
lugarF en general no se destinan a la concesin de grandes privilegios.
3ueden, en algunos casos, llevar sello colgante, lo normal es que sean
sellos de plata, pero que llega a perderse, porque l pergamino no los
aguanta
#n pape' tenemos los siguientes:
0. Carta #e Merce#+ #n realidad se trata de documentos que no solo
conceden merced tierras, dinero, etc.&, sino que tambi)n recogen
nombramientos de funcionarios del rey. +os emite la chanciller,a, de
aqu, pod,a nacer un privilegio rodado, ya en papel. 0 veces el rey pod,a
conceder una carta de merced a un amigo, a un convento, etc. (ienen
una estructura relacional muy simple, no cubre todos los aspectos de la
estructura documental, por ejemplo no tienen intitulacin, lo que lo
define realmente es la simplicidad
1. Rea' pr$visi!"+ #s la evolucin de un antiqu,simo documento alto2
medieval que es el mandato, tienen una funcin muy com/n ambos
tipos. #l mandato es un documento que utili'aban los reyes para
mandar ordenes, es un documento de gestin, y se simplifica,
normalmente no tienen invocacin y sus relaciones pueden ser m.s o
menos barrocas, se limitan en general a justificar la orden real. $e
emite en nombre del rey, pero no por el rey. +leva una intitulacin real,
pero luego la validacin corresponde a las funciones del consejo o de la
chanciller,a que emite la Heal 3rovisin.
C. A'2a'a+ >ecir que tiene variantes, hay una de merced, tambi)n con una
enorme sencille', y tano en )sta como en la de provisin, su contenido
suele ser econmico, y dirigido a los contadores del rey para que hagan
una e*encin de tipo econmico.
>. Carta Misiva+ Ga a dejar de usarse a partir de los Heyes Catlicos. $u
objetivo es doble, asuntos de la corona y tambi)n para asuntos
particulares del rey, de hecho tiende a dejar de usarse, este tipo de
cartas llegaron a convertirse en n una carta privada del rey
#. Rea' Ce#%'a $ Ce#%'a Rea'+ (iene una caracter,stica f.cilmente
visible y es que la intitulacin se simplifica, que se reduce a #l rey o la
Heina, y adem.s se centra en la cabecera del documento. +a firma
personal de los reyes es tambi)n otra caracter,stica fundamental. #l
acompa9amiento del $ecretario Heal, por mandado del Hey o de la
Heina
II. D$c%&e"t$s a#&i"istrativ$s
Ga a ver una gran multiplicidad de tipos documentales en funcin de la
organi'acin estatal y de las caracter,sticas del organismo emisor, y se les va a dar
m.s importancia al contenido de los documentos y no tanto al tipo de documentos
que sean. #ntre otros se pueden distinguir los siguientes:
2 Certi*icaci!"4 certi*ica#$s4 c$&p%'sa4 c$rresp$"#e"cia4 #ecret$s4
eBpe#ie"tes4 'e3es4 re('a&e"t$s4 s%2astas4 etc.C
TEMA =. LA OR:ANIDACIEN DE LOS FONDOS ARCHIVISTICOS+
CLASIFICACION Y ORDENACION DE LOS DOCMENTOS Y SERIES
DOCMENTALES
A. CLASIFICACION Y ORDENACION
+a necesidad de una clasificacin y una ordenacin es consecuencia del
racionalismo de >escartes del siglo BG55. 3ero va a ser sobre todo en :K?;
cuando se empie'an a dar cuenta de que los documentos deb,an ser clasificados
por fondos, se esta hablando ya del principio de procedencia. #sta aplicacin de la
ra'n nos lleva al respeto al origen de los documentos, y nos lleva a distinguir lo
que es clasificacin y lo que es ordenacin, lo primero que hay que hacer es
establecer clases, grandes clases, eso es clasificar, estas clases vienen
determinadas por la institucin que les ha precedido y dentro de cada clase se
puede dar un orden. Hoy en d,a los documentos que llegan al archivo ya vienen
clasificados, pero luego ay que ordenarlos. #sto nos lleva a que la clasificacin
viene ya preestablecida, la ordenacin es un proceso posterior a la clasificacin y
de alguna manera ya viene hecha hoy en d,a, pero los archivos histricos tienen
que clasificar y ordenar los documentos que no vienen clasificados, es decir, el
archivero tendr. que crear un cuadro de clasificacin u organigrama. +a
consecuencia de todo esto son los documentos. +a clasificacin es establecer
clases que luego habr. que ordenar, y estas clases nos llevaran al cuadro de
clasificacin. Hay que decir que la organi'acin de un archivo responde a una
necesidad doble, por un lado proporcionar una estructura lgica al fondo
documental y por otro facilitar la locali'acin conceptual de los documentos. 3or
lo tanto organi'ar el fondo de un archivo consiste en dotarlo de una estructura que
reprodu'ca el proceso mediante el cual los documentos han sido creados, pero
adem.s debe facilitar la locali'acin de los documentos proporcionando la
informacin suficiente para orientar las b/squedas con acierto, con e*clusividad.
#l t)rmino organi'acin en espa9ol es en realidad m.s amplio y su mantenimiento
resultar,a gen)rico y para designar las tareas se9aladas se emplean dos t)rminos
espec,ficos: La c'asi*icaci!" 3 'a $r#e"aci!", vamos a ir viendo una y otra.
Hay que hablar del origen del 3rincipio de procedencia, que se puede considerar
como el primer fundamento terico de la 0rchivistica.
@. CLASIFICACION DE FONDOS
Hay que decir que por C'asi*icaci!" se entiende etimolgicamente que
procede del lat,n C'assis *acere hacer clases&, pero desde la perspectiva
archivistica posee un sentido mati'ado, clasificar consiste en agrupar
jer.rquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases,
desde los m.s amplios a los m.s espec,ficos, de acuerdo con los principios de
procedencia y orden original. $eg/n esto los agregados documentales nos
vienen dados por los propios creadores, las personas, las oficinas y divisiones
administrativas que tramitan los documentos en el desempe9o de sus
funciones, en tal sentido la clasificacin esta impl,cita en su origen, siendo
esto cierto no es suficiente y por eso el archivero necesita establecer un
sistema de clasificacin valido para todos los documentos de un fondo, sean
cuales sean sus estructuras, las funciones y los procedimientos de la entidad
que los ha creado.
E'e&e"t$s #e 'a C'asi*icaci!"
1. Acci$"es+ T$#a organi'acin o entidad es creada con unos fines, para lo
cual se dota de unas atribuciones o competencias suficientes como para
lograr los fines, en definitiva para que ha sido creado, y necesitan una
serie de individuos que funcionan ordenadamente al servicio de las
acciones correspondientes. +as acciones pueden ser m/ltiples seg/n el
tama9o de la empresa o de la entidad.
-. Estr%ct%ra $r(5"ica+ Cualquier entidad necesita asimismo una
organi'acin para conseguir sus fines, es decir, una estructura
organi'ativa que le permita un funcionamiento idneo. (oda empresa
debe tener un orden jer.rquico, este va a ser un elemento fundamental, en
los documentos histricos esto puede no e*istir.
.. As%"t$s $ &aterias+ #ste es un elemento que no deriva directamente de
la entidad sino de la percepcin que se tenga de la misma, esto es, de los
asuntos o materias que cada cual crea observar tanto en sus actividades
como en su organi'acin. Hay que decir que dentro de la actividad o la
estructura puede haber asuntos o materias diferentes.
Tip$s #e C'asi*icaci!"
"ormalmente e*isten o se establecen = tipos de clasificacin:
:. C'asi*icaci!" *%"ci$"a': %rdena la produccin de una entidad
de acuerdo con las entidades de la que nace el documento. +as
funciones de la entidad que genera o ha generado el fondo de
archivo son los elementos tomados en consideracin para
clasificar los documentos. 0s,, en primer lugar agruparemos la
documentacin de acuerdo con las actividades de las que son
resultado. +a caracter,stica com/n a todos ellos es que son
producto de una misma actividad. !na ve' agrupada toda la
documentacin en series, )stas deben ser reunidas bajo clases
amplias que recojan todas las actividades emparentadas por ser
fruto de una misma funcin. 3or fin, las funciones se agrupan a
su ve' en las clases m.s amplias, derivadas de las l,neas de
accin de la entidad
-. La c'asi*icaci!" $r(5"ica+ #n este sistema de clasificacin las
series se agrupan de acuerdo con las diferentes divisiones
administrativas o estructura org.nica de la entidad,
reproduciendo sus servicios, secciones, unidadesP C decimos
las series porque en este caso tambi)n los e*pedientes se
agrupan seg/n la actividad de la que son resultado. $olo a partir
de este nivel es posible establecer una clasificacin org.nica, la
cual se reali'ara jer.rquicamente desde las unidades
administrativas b.sicas hasta las divisiones m.s amplias. #ste
sistema pude ser bueno cuando estamos clasificando
documentos de una institucin que su evolucin varia poco en
el tiempo
=. C'asi*icaci!" p$r Materias: #s el resultado del an.lisis del
contenido de los documentos, esto es, de los asuntos o materias
sobre los que versan
La e'ecci!" #e' Siste&a
+a eleccin del sistema de clasificacin m.s apropiado depende de varios aspectos
o e*igencias del trabajo archivistico:
:. >ebe ser un sistema lo m.s estable posible de modo que la clasificacin dada al
fondo perdure en el tiempo
-. >ebe ser objetivo, es decir, que la clasificacin no dependa tanto de la percepcin
que el archivero pueda tener cuanto de aspectos inequ,vocos.
=. >ebe sustentarse en un criterio que emane de la propia naturale'a de los
documentos, del proceso administrativo del cual son resultado
0plicando estos aspectos, el sistema de materias quedar descartado por carecer de
estabilidad, adem.s es independiente del proceso que da lugar a los documentos. #l
sistema org.nico es objetivo, y las series son establecidas de acuerdo con el proceso
administrativo del cual resultan, sin embargo, no cumple la e*igencia de estabilidad. +a
clasificacin funcional se sustenta en la naturale'a de los documentos, asimismo es
objetiva como lo es el criterio empleado y el /nico problema que plantean es su
correcta identificacin. #s por tanto objetivo y estable. +as funciones var,an de
magnitud a lo largo de la historia de una entidad. (ambi)n se puede dar el caso de que
una o m.s funciones desapare'can o surjan otras nuevas. #l capitulo m.s peliagudo
consiste en la transferencia de funciones que implique tambi)n transferencia de
documentos. !no de los problemas que plantea este sistema radica en la perfecta
diferenciacin entre los rganos y las funciones, algunas veces estos se denominan de
la misma forma, cuando as, ocurra, no tiene sentido alterar el nombre, la diferencia
estriba en que mientras una permanece el otro suele sufrir alteraciones. #ste sistema, en
fin, no siendo perfecto, ofrece riesgos m,nimos de confusin, de interferencias, de
ambigDedad, adem.s asegura mucho mejor el respeto de los fondos en su continuidad
que el resto de sistemas, de ah, que sea el m.s conveniente y el que en la actualidad
m.s se utili'a.
E' c%a#r$ #e C'asi*icaci!".Pri"cipi$s #e c'asi*icaci$"
$e puede definir el cuadro de clasificacion como una estructura jerarquica uy logica
que refleja las funciones y las actividades de una organi'acin, funciones que genera la
creacin o la recepcion de documentos, se trata en suma de un sistema que organi'a
intelectualmente la informacin y que permite situar los documentos en sus relaciones
los unos con los otros para constituir lo que se llama e*pedientes, es un modelador de
informacin, elaborado a partir de las funciones de la organi'acin. 3or lo tanto el
requisito previo para la elaboracin de un sistema de clasificacion es un perfecto
conocimiento de las funciones del organismo que genera los documentos. #l cuadro de
clasificacion supone una estructuracion jerarquica y logica de los fondos, los divide en
grupos. , y cada grupo posee identidad propia y se relaciona jer.rquicamente con los
dem.s, sin dar lugar a la ambigDedad. #l cuadro de clasificacion no debe ser elaborado
a priori, sino a posterori. #l cuadro es resultado de un trabajo empirico y simultaneo
con otras tareas como la ordenacion y la descripcin, solo es posible establecerlo tras
haber manejado, anali'ado, toda la docmentacion del fondo. +a presentacion del cuadro
ira de lo genral a lo concreto.
>entro del cuadro de clasificacion se pueden establecer una serie de niveles basicos y
sucesivos que son:
:. $#CC5%": #s una division primera del fondo, establecida en virtud de las lineas
de accion de la entidad.
-. $!1$#CC5%": >ivision de la anterior, y se rali'a en virtud de la funcion o
funciones desarrolladas, a su ve' es subdivisibles cuando una funcion se despliegue
en diferentes areas de actividad con identificacin definida.
=. $#H5#: #s el conjunto de documentos producidos de manera continuada como
resultado de una misma actividad
?. #B3#>5#"(#:
C los principios que inspiran un cuadro de clasificacion son:
:. >#+5E5(0C5%": #l objeto del cuadro es el fondo, esto es, los documentos de
cualquier tipo y epoca generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus
funciones por una entidad, sea una persona juridica o fisica. >elimitado asi el
fondo quedan fuera cualquier otro de procedencia ajena.
-. !"5C5>0>: #l cuadro se concibe para clasificar toda la documentacin con
independencia de su cronologia, desde la m.s antigua a la mas reciente.
=. #$(015+5>0>: #l cuadro de clasificacion debe basarse en las funciones de la
entidad, cuya perduracion en el tiempo permite lograr una clasificacion m.s segura
y estable.
?. $5E3+5I5C0C5%": +a simplificidad del cuadro es un imperativo de su
universalidad y de su fle*ibilidad, por eso se desarrollaran las divisiones justas y
precisas, aquellas cuya presencia sea fundamental e inedulible para clasificar el
fondo, sin descender a subdiviones e*cesivas.
Hay que decir que siguiendo el sistema de clasificacion funcional se han elaborado
algunos cuadros de clasificacion interesantes, pero esta claro por ahora que es de todo
punto imposible alcan'ar un cuadro de clasificacion universal de archivos, como e*iste
la C>! para las bibliotecas, y ello es debido a las diferencias sustanciales que ya se han
e*puesto. Ger ejemplo de cuadros de clasificacion en Iotocopia&
C. ORDENACION DE DOCMENTOS
+a ordenacion es la segunda operacin, dentro de la organi'acin, que ha de
aplicarse con independencia, a cada serie documental dentro de un fondo o de una
seccion de archivo o bien a un conjunto de documentos relacionados por su
asunto o por su tipologia al tratar de preparar un catalogo. 3or lo tanto conviene
tener en cuenta lo siguiente, y es que la ordenacion archivistita de los
documentos se hace a partir de uno de ls elementos que nos acerquen a su
contenido. Cada serie e*igira un tipo de ordenacion independiente. Hay un orden
entre las unidades que integran la serie y otro para cada unidad archivistita.
0parte de la ordenacion de los documentos, e*iste una ordenacion de la
informacinindices& con vistas a su recuperacion.
Hay distintos tipos de ordenacion que reciben su nombre de la unidad elegida
para determinar dicho orden , asi podemos distinguir los siguientes:
:. %rdenacion Cronologica:
>e pie'as singulares: #n este tipo se parte de una premisa, y es que no hay elemento
m.s estable que la data de un documento cuando )sta est. e*presa. >e las diferentes
clases de fechas, la cronologica, la topica y la historica, la primera situa a los
documentos en el tiempo y con relacion a ella son colocados uno detr.s de otros. +a
referencia se hace a partir de los tres elementos de la data cronologicaa9o,mes y dia& y
en este orden, que suele ser el inverso al que figura en el documento. Hay ciertos
documentos que es frecuente la ausencia de fecha, ha de recurrise entonces a lo que se
denomina >ata archivistita, que es la que pude locali'arse como m.s cercana al
documento por datos indirectos de firmas, de situaciones, etc.. #ste tipo de datacion hay
que hacerlo en cualquier clase de documentos no fechados. (ambien decir que es
habitual, al ordenar la documentacin, la e*istencia de lagunas cronologicas
considerables que hay que hacer constar, indicando con fechas limites los grupos de
documentacin continua.
>e #*pedientes: #n el caso de e*pedientes o de testimonios de autos, cuya referencia
cronologica ha de hacerse a la fechas limites, han de ordenarse como tal serie de
e*pedientes considerando en primer lugar el a9o inicial y en segundo lugar la fecha
ultima. 3ero el orden de cada e*pediente e*igira un orden independiente dentro de cada
uno de ellos, que sera el cronologico, en cuanto se desarrolla dentro de un proceso
temporal, pero que no se correspondera con un estricto orden cronologico


TEMA >. INSTRMENTOS DE DESCRIPCION EN ARCHIVOS+ :IAS.
INVENTARIOS Y CATALO:OS. OTROS INSTRMENTOS DE
DESCRIPCION

A. La #escripci!" archivistica+ M$#e'$s 3 "$r&as
+a descripcin de los documentos constituye la parte culminante del trabajo
archivistico y viene a coincidir en su finalidad con la de la propia documentacin, es
decir, informar. #n definitiva el objeto de la labor descriptiva es el hacer accesibles
efica'mente los fondos documentales. +a normali'acin de la descripcin es posible y
necesaria por diversas ra'ones, como el coste, la cooperacin, la comprensin y la
comunicacin. >e acuerdo con esto se pueden observar los modelos desarrollados en
algunos pa,ses con categor,a de normas internacionales o de modelos al menos, y
tambi)n se pueden ver los avances reali'ados por el Consejo 5nternacional de 0rchivos
C50&. +a automati'acin de las t)cnicas archivisticas y de la descripcin en especial,
ha sido el motor de arrastre para que la normali'acin pase de ser una aspiracin a
convertirse en una realidad con perfiles cada ve' m.s n,tidos. #n el .mbito nacional, el
grado de normali'acin y los m)todos empleados var,an mucho de unos pa,ses a otros,
como ocurre en China, "oruega, !H$$, etc., pero van a ser ##!!, 4ran 1reta9a y
Canad. los que han ofrecido resultados mejor definidos aunque diferentes. 3ero al
final hay que decir que se reali'o una norma 5nternacional llamada ISAD F:C4 que va a
servir como de norma fundamental para todos los pa,ses.
@. La "$r&a I"ter"aci$"a' #e Descripci!". ISADF:C
Hay que decir que se han establecido -8 elementos que pueden ser combinados para
la descripcin y que est.n agrupados en 8 .reas, que son :
:. Jrea de mencin de identidad
-. Jrea de contenido y conte*to
=. Jrea de condiciones de acceso y utili'acin
?. Jrea de materiales relacionados
8. Jrea de notas
>e todos estas Jreas, los 8 elementos del .rea de mencin de identidad van a ser
esenciales y obligatorios a la hora de la descripcin..
Hay que decir que el 5$0> 4&, establece una clasificacin multinivel, que tiene entre
otras las siguientes caracter,sticas:
0. +a descripcin es de lo general a lo espec,fico, para si proponer informacin sobre
el conte*to, sobre la estructura jer.rquica del fondo y sobre las partes que lo
componen.
1. #sa informacin debe referirse al nivel de descripcin, de manera que describa
detalladamente el conte*to y contenido de la descripcin
C. +a intercone*in de las descripciones, hay que ponerla en relacin con otras
descripciones, para que ese grupo documental encaje en la jerarqu,a de informacin
>. #vitar en todo lo posible la repeticin de informacin.
@. LAS AREAS DE DESCRIPCION
Hay 8 .reas, que son las siguientes:
:. Grea #e &e"ci!" #e i#e"ti#a#: Oue sirve para situar el documento a
nivel general y que agrupa a 8 elementos:
:.:. Si("at%ra $ c!#i($ #e re*ere"cia, que se utili'a para locali'ar los
documentos en su ubicacin y evidentemente se forma mediante un
conjunto num)rico, que debe incluir el cdigo del pa,s de acuerdo con
la norma 5$% =:@@, seguido del cdigo del archivo de acuerdo con la
norma nacional, m.s la signatura o cdigo local
:.-. Tit%'$, que identifique la unidad de descripcin trascribiendo su
nombre si lo tiene o asign.ndole uno si no lo tiene, en cuyo caso
deber. ser breve e incluir, el nombre del productor, un termino que
indique el tipo documental y una frase que refleje la funcin,
actividad, asunto, locali'acin o tema
:.=. Fechas #e pr$#%cci!", #*presadas como una fecha simple o como un
periodo cronolgico indicando las fechas e*tremas, seg/n los casos.
(ambi)n se pueden se9alar las fechas predominantes y las lagunas
significativas. (ambi)n se puede dar que no haya fecha, entonces por
ejemplo de un documento histrico se puede deducir del te*to, que no
ser. una fecha e*acta, pero si apro*imada. +as fechas deducidas van a
ir entre par)ntesis. $i no se puede poner la fecha se pone $.f.&.
:.?. Nive' #e Descripci!", indicando el nivel de la unidad, de un
e*pediente, de una serie, etc.
:.8. V$'%&e" #e 'a %"i#a# #e #escripci!" cantidad, volumen o tama9o&,
debe especificarse el volumen de las unidades en cifras ar.bigas y la
denominacin especifica del soporte documental. Hay que indicarlo
todo.
-. Grea #e C$"teBt$ 3 c$"te"i#$, que tiene una serie de elementos:
-.:. Hist$ria a#&i"istrativa $ 2i$(r5*ica: que proporciona una historia o
detalles biogr.ficos sobre el productor de la unidad de descripcin
para situar los documentos en su conte*to y hacer que sean mejor
entendidos, anotando concisamente cualquier informacin
significativa
-.-. Fechas #e ac%&%'aci!" #e 'a %"i#a# #e #escripci!": las fechas
durante las cuales el productor ha acumulado o ha formado la unidad,
es decir, los a9os en los que ha estado entrando informacin en esa
unidad documental.
-.=. Hist$ria #e 'a c%st$#ia: 3roporciona informacin sobre los cambios
de propiedad y custodia de la unidad de descripcin que sean
significativos, si bien no deben incluirse los casos en los que la unidad
se reciba directamente del productor.
-.?. F$r&a #e i"(res$: se9ala la procedencia, m)todo y fecha de ingreso,
salvo que sea confidencial
-.8. Sit%aci!" 'e(a': Cual es la situacin legal de esa unidad de
descripcin, sea un documento, una serie, etc.
-.@. I"*$r&aci!" s$2re va'$raci!"4 se'ecci!" 3 e'i&i"aci!": se
proporciona cuando se ha producido alguna accin de este tipo que
afecte a la interpretacin de los documentos
-.A. N%ev$s i"(res$s: informa a los usuarios sobre el cambio de volumen
de la unidad en concepto de ingresos, trasferencias o depsitos
adicionales
-.K. Siste&a #e $r(a"i)aci!": ofrece datos relativos a la organi'acin de
la unidad, se indica con que sistema de organi'acin se hace, si es
cronolgico, alfab)tico o num)rico.
-.L. N$ta #e a'ca"ce 3 c$"te"i#$: identifica la forma y contenido de la
unidad de descripcin para que los usuarios ju'guen su inter)s
potencial.
=. Grea #e C$"#ici$"es #e acces$ 3 %ti'i)aci!"
=.:. Le"(%a #e '$s #$c%&e"t$s+ identifica la lengua o lenguas, tipo de
escritura y sistemas de s,mbolos utili'ados
=.-. Caracter0sticas *0sicas 3 re6%isit$s t7c"ic$s+ proporciona
informacin sobre aquellas que afecten a la utili'acin de la unidad.
%pcionalmente se indicara cualquier caracter,stica diplom.tica
significativa que pueda afectar a su utili'acin
=.=. C$"#ici$"es #e accesi2i'i#a#+ informa acerca de las condiciones que
restrinjan o afecten a la accesibilidad, indicando el periodo de tiempo
o la fecha limite de dichas condiciones
=.?. Derech$s #e a%t$r 3 repr$#%cci!"+ indica las restricciones en cuanto
a la utili'acin o la reproduccin, incluyendo la norma que los
rija.3uede haber documentos que al ser usados necesiten el permiso
del autor solo para verlos, se pude dar la reproduccin prohibida sin
permiso de la direccin, y tambi)n nos encontramos con que en
algunos documentos, la reproduccin esta prohibida.
=.8. I"str%&e"t$s #e #escripci!"+ se indican todos cuantos proporcionen
informacin relativa al contenido de la unidad de descripcin, es decir,
hay que decirle al usuario si e*isten o no instrumentos de descripcin
como son los ,ndices, los inventarios, los cat.logos, etc.
?. Grea #e Materia'es re'aci$"a#$s
?.:. 2icaci!" #e '$s $ri(i"a'es+ se identifica cuando la unidad de
descripcin sea una reproduccin, incluyendo a ser posible la
signatura. $i los originales ya no e*isten, debe indicarse.
?.-. EBiste"cia 3 '$ca'i)aci!" #e c$pias+ se indica adem.s su ubicacin y
si la unidad esta disponible en otro soporte
?.=. "i#a#es #e #escripci!" re'aci$"a#as+ si la unidad de descripcin
esta formada por documentos que tienen una relacin directa e
importante con otra unidad, se indica dicha relacin.
?.?. D$c%&e"taci!" c$&p'e&e"taria+ debemos indicar la e*istencia o no
de documentos que deber,an estar unidos a esta unidad que estamos
describiendo
?.8. N$ta #e p%2'icaci!"+ identifica la publicacin o publicaciones que se
hayan basado en la utili'acin, estudio o an.lisis de la unidad de
descripcin
8. Grea #e N$tas
8.:. N$tas a#ici$"a'es+ es un .rea muy heterog)nea, se tratar,a de hacer
una descripcin de aquellos aspectos que se refieren al car.cter general
en los documentos y que no aparecen anteriormente en las otras .reas,
es un .rea que se utili'a escasamente.
D. LAS :IAS
3roporcionan in formacin sobre todos o parte de los fondos de uno o m.s archivos,
describen globalmente las grandes agrupaciones documentales, esbo'an la historia de
los organismos productores y facilitan informacin au*iliar acerca del archivo o
archivos y los servicios disponibles. #s dif,cil establecer su tipolog,a por ser muy
variables los criterios empleados para su elaboracin, asi pueden ser sumarias o
descriptivas, pueden ser geogr.ficas, metdicas, de deposito. #n definitiva es una
descripcin somera de todos los fondos de un archivo. C se pueden distinguir varios
tipos de gu,as, como son:
-. Ce"s$-:%0a: se utili'a para informar acerca de un gran numero de
archivos como pueden ser todos los de un pa,s o una regin. 3roporciona
informacin amplia, aunque de una forma gen)rica. !n buen ejemplo es
el Censo2gu,a de los archivos espa9oles, elaborado bajo los auspicios del
Einisterio de Cultura y cuyos resultados se pueden consultar en la base
de datos C0HC del C5>0Centro de informacin >ocumental de
0rchivos&, a trav)s de la red 35C
=. La (%0a #e *%e"tes: tiene por objeto recopilar datos de todos los fondos
documentales que contengan informacin relativa a un tema o aun .rea
geogr.fica determinada, por ejemplo las gu,as fuentes para la historia de
las naciones publicadas por el Centro 5nternacional de 0rchivosC50&
?. La (%0a $r(5"ica: se caracteri'a por recoger informacin de varios
archivos relacionados por su pertenencia a un organismo determinado, ya
sea nacional o internacional, los datos son sumarios, por el amplio
numero de fondos que abarcan, por ejemplo la gu,a de archivos estatales
espa9oles.
8. La (%0a archiv$: Centra su atencin en un solo archivo, as, posea uno o
m.s fondos. +a informacin que proporciona es m.s detallada en cuanto
a la historia de la entidad productora, la organi'acin y el contenido de
las agrupaciones documentales. !n ejemplo es la del 0rchivo de
$imancas
E. LOS INVENTARIOS
$e pueden considerar como el instrumento de descripcin intermedio entre las gu,as y
los cat.logos, y estos ofrecen la posibilidad de describir los fondos con un nivel de
profundidad suficiente como para garanti'ar una cantidad de informacin satisfactoria
para los usuarios y con la sumariedad necesaria como para permitir la descripcin
uniforme de amplios grupos documentales. #l inventario describe las unidades que
componen las series documentales, dispuestas seg/n el orden que tienen en el cuadro
de clasificacin y reproduciendo su estructura, y en funcin de las unidades descritas
podemos distinguir dos tipos de inventarios:
@. E' i"ve"tari$ S$&er$: que comprende los elementos m,nimos
obligatorios y suelen ir dispuestos en columnas cuando se publican, y su
utilidad es ante todo de uso interno, pero el inter)s para los usuarios es
m,nimo pues les ofrece una informacin e*cesivamente gen)rica, pero a
pesar de todo esto, es un primer procedimiento valido para la descripcin
de grandes vol/menes documentales
A. E' i"ve"tari$ a"a'0tic$: posee una caracter,stica distintiva del anterior y
es que describe los fondos con mayor profundidad al descender hasta los
e*pedientes. Con los mismos elementos m,nimos obligatorios y algunos
m.s optativos, ofrece informacin suficiente para locali'ar la
documentacin en el tiempo y en su ubicacin f,sica, conocer su
organi'acin, e individuali'arla para que cada cual elija entre todas las
opciones, las de su inter)s
I. LOS CATALO:OS
(ienen la finalidad de describir e*haustivamente las pie'as documentales, los
documentos sueltos, y las unidades archivisticas, los e*pedientes, seleccionadas seg/n
criterios subjetivos. >ada su naturale'a pormenori'ada no puede aplicarse a una
agrupacin documental, salvo que sea muy peque9a, sino a grupos de documentos que
presenten un inter)s especial y limitado a un periodo cronolgico concreto. Cuando se
opte por un catalogo debe de hacerse solo para preparar aquellas colecciones que
representen un alto valor cient,fico o art,stico, pero nunca de manera indiscriminada y
decimos coleccin, porque el catalogo no puede ser aplicado a un fondo, seccione tc..,
sino a un conjunto de documentos seleccionados de acuerdo con criterios m.s o menos
subjetivos. $e pueden distinguir dos clases de cat.logos:
a. E' cata'$($ #e #$c%&e"t$s: 3odemos considerar la ficha catalografica
como la unidad de informacin que describe un documento en = sentidos, en
cuanto a su contenido y locali'acin temporal, en sus caracter,sticas
formales y en su locali'acin espacial dentro del fondo al que pertenece, a
trav)s de la signatura. +os elementos que componen la ficha catalografica
son: Ger ejemplo que nos ha dado el profesor&
b. E' cata'$($ #e eBpe#ie"tes: 0ntes de proceder a la catalogacin de un
e*pediente es de todo punto obligatorio ordenar los documentos siguiendo
la lgica de su tramitacin. +os elementos que componen la ficha
catalografica son esencialmente los mismos que en los documentos, aunque
presentan ciertas caracter,sticas en los casos siguientes:
#n la fechas, se consignan las e*tremas, es decir, la inicial y la final del
e*pediente, y en el alcance y contenido, hay que decir que adem.s del
resumen, incluye la relacin de los documentos contenidos en el e*pediente,
resumidos muy brevemente y con su fecha. Conviene tener buen cuidado en
no incluir las diligencias salvo que contengan una resolucin
4. DESCRIPCION DE DOCMENTOS ESPECIALES
Hasta ahora nos hemos referido a los documentos te*tuales, en cambio e*isten otros
tipos documentales corrientes en nuestros archivos, que son los documentos gr.ficos y
los inform.ticos, tambi)n tenemos los 5cnogr.ficos dibujos, litograf,as&, los
fotogr.ficos positivos, negativos, placas de vidrio, videos, Iilms& y los sonoros
discos, cintas magnetofnicas.&
:. D$c%&e"t$s (r5*ic$s "$ pr$3ecta2'es: $on los mapas, planos, croquis, etc.. y los
elementos a tener en cuenta son aquellos que permitan identificar el documento, sus
caracter,sticas, informacin y ubicacin. "o se pueden presentar por si solos, aunque si
se pueden digitali'ar, tienen que ajustarse al 5$0>
H. LOS DOCMENTOS INFORMATICOS
+a descripcin de estos documentos se caracteri'ara por recoger los datos necesarios
para su manejo, adem.s de los apropiados al nivel de descripcin. Cada d,a m.s los
archivos est.n recibiendo documentos en soporte inform.tico, y se van a guardar en
C>$, >G>$, etc.
5. LA INDIDACION
Hay que decir que a menudo los usuarios se quejan de que los instrumentos de
descripcin presentes en los archivos resultan e*cesivamente complicados y poco
/tiles para conocer que hay sobre las materias de su inter)s, por fortuna esta actitud se
esta rectificando en los /ltimos a9os y prueba de ello es el papel creciente que la
indi'acin tiene entre los instrumentos de descripcin. Cuando hablamos de sistemas
de indi'acin, nos encontramos con frecuencia con distintas denominaciones que
hacen referencia a un mismo concepto lenguajes de indi'acin, lenguajes
terminolgicos, lenguajes controlados, lenguajes normali'ados, lenguajes de
recuperacin, lenguajes documentales.& Hay que decir que la indi'acin comprende =
etapas que son:
:.#*amen del documento y determinacin de su contenido,
prestando atencin a los siguientes elementos, al emisor, al
receptor, canal, mensaje y conte*to, siguiendo la teor,a del acto
comunicativo
-. 5dentificacin y seleccin de los conceptos principales, e*tra,dos del
documento mediante an.lisis intelectual y trasformados posteriormente en
t)rminos de indi'acin.
=. $eleccin de t)rminos de indi'acin que e*presen los conceptos
de los documentos, bien mediante t)rminos contenidos en ellos
o a trav)s de otros que elijamos.
+os lenguajes de indi'acin empleados para reflejar el contenido de los
documentos son:
0. +os lenguajes codificados, num)ricos o alfanum)ricos, como los
empleados en la clasificacin
1. +enguajes libres
C. +enguajes controlados
>. +engua humana
"os vamos a centrar en los Le"(%a9es Li2res, que se construyen a partir de
la lectura de lo documentos, cuyo contenido es reflejado mediante palabras
clave o descriptores libresF y los 'e"(%a9es c$"tr$'a#$s, se elaboran tras el
estudio de la tem.tica de los fondos as, como el nivel y la peticiones de los
usuarios, son la listas de materia y los tesauros. +a diferencia reside en que
los primeros se construyen a posteriori y los segundos a priori.
Las pa'a2ras c'ave: son las significativas o llenas de contenido, mientras
que los art,culos, pronombres, conjunciones y preposiciones son vac,as desde el punto
de vista sem.ntico, aunque tienen contenido gramatical. Como no necesitan labor
intelectual alguna, son e*tra,das a partir de la descripcin del te*to completo de los
documentos registrados en el ordenador. #stas palabras forman una lista ordenada
alfab)ticamente y actuali'ada a medida que se anali'a la informacin. !no de los
grandes inconvenientes es la falta de normali'acin
L$s #escript$res 'i2res: este lenguaje se diferencia en dos aspectos del anterior, el
proceso intelectual a trav)s del cual el indi'ador va elaborando una lista formada por
t)rminos representativos de los conceptos, y el indi'ador debe alcan'ar cierto grado de
homogeneidad que no e*iste en las palabras clave, hay que mencionar tambi)n las listas
de encabe'amientos de materias, que son una relacin de t)rminos normali'ados a priori
y aplicables en principio para simboli'ar el conjunto del conocimiento general
L$s Tesa%r$s: se puede definir como un vocabulario finito, elaborado a priori, formado
por t)rminos controlados y normali'ados, que sirve para la indi'acin y recuperacin de
documentos pertenecientes a un dominio particular del conocimiento humano. +os
t)rminos representan conceptos un,vocos y necesitan organi'arse a trav)s de una serie
de relaciones, como son:
De E6%iva'e"cia: que se9alan la sinonimia entre varios
t)rminos e indican el que ha sido tomado como
descriptor. $e representan por los s,mbolos !$# y
!3usado por&
De /erar6%0a: representadas mediante s,mbolos
(4termino gen)rico& y (# termino especifico&, los
cuales indican relaciones de genero2especie
De as$ciaci!": representadas mediante (H termino
relacionado&, y pueden ser de semejan'a, causalidadP
0l elegir un sistema para indi'ar los documentos deberemos tener en cuenta que la
complejidad o el control del lenguaje es directamente proporcional a la precisin de las
b/squedas, en consecuencia la evaluacin se reali'ara anali'ando el ruido y el silencio
documental. (odos estos sistemas pueden ser construidos de forma manual o lo m.s
com/n en los /ltimos tiempos, informativamente, haciendo usos de softQare
estad,sticos y lingD,sticos y de bancos terminolgicos. +os logros alcan'ados por la
archivistica en esta materia han sido tradicionalmente modestos, sin embargo en los
/ltimos a9os y de la mano de las nuevas tecnolog,as ha habido cierta eclosin de
tesauros y otros sistemas de indi'acin
7. LOS INSTRMENTOS DE CONTROL
!na ve' que ha sido descrita la documentacin, ya esta en condiciones de ponerse a
disposicin de los usuarios y para ello es necesario crear otros elementos de control,
pero referidos a su uso. #stos, instrumentos de control se elaboran para su uso interno
y son de - tipos, los de sobre el contenido que ya hemos hablado y sobre el servicio.
#n este punto debemos diferenciar dos tipos de usuarios, los internos y los e*ternos, o
sea, la propia administracin, por una parte y los consultantes e investigadores, por
otra. $e deber. elaborar un registro en el que constaran una serie de datos como la
signatura de archivo, la descripcin del documento, el solicitante, con nombre,
apellidos y dependencia, la fecha de salida y de entrada con la rubrica del peticionario
y del archivero. 3ara controlar las consultas en sala por parte de los consultantes e
investigadores, estableceremos los siguientes instrumentos de control:
5. !n registro de investigadores en el que conste su nombre, dos apellidos y
direccin, tema de investigacin y categor,a del mismo en caso de ser
rese9able
7. !n bolet,n de consulta en el que consten el nombre y apellidos, fecha,
documentacin solicitada y su signatura de archivo
Con estos procedimientos tan simples podremos elaborar las estad,sticas de usuarios del
archivo, as, como la de investigadores que solicitan el Einisterio y las Consejerias de
Cultura, nos permiten conocer en todo momento en que manos se encuentra la
documentacin, reclamarla ante las oficinas que se demoren en sus uso, al tiempo que
nos servir. de orientacin a la hora de elegir el instrumento descriptivo de las distintas
series en funcin de su mayor o menor uso, o reproducir aquellos documentos que por
su e*cesiva consulta y consiguiente manipulacin corran riesgo de verse deteriorados