TCNICAS UTILIZADAS EN LA SISTEMATIZACIN

1. SISTEMATIZACIN
La sistematizacin, anlisis de sistemas o investigacin administrativa es el examen
sistemtico y el anlisis de una o ms organizaciones relacionadas entre s, de sus
funciones, sistemas y procedimientos. La investigacin administrativa se hace con la
finalidad de descubrir problemas, determinar las causas que los provocan y proponer
soluciones.
2. ETAPAS O FASES DE LA SISTEMATIZACIN
Para alcanzar lo que el investigador se propone, todo esfuerzo de meoramiento
administrativo, deber iniciarse con una cuidadosa preparacin del curso de accin
que se habr de seguir y que comprende las fases siguientes!
1
PL"#$"%&'#
&#($)*&+"%&'#
"#,L&)&)
&-PL"#*"%&'#
.&)$/0
2.1 FASE DE PLANEACIN
La planeacin es el proceso intelectual y la disposicin mental para efectuar tareas
de una manera organizada, pensar antes de hacerlas y actuar a la luz de los hechos
antes que de la conetura. $l trabao de sistemas implica necesariamente sentar las
bases de las acciones futuras, su m1todo de accin, los recursos involucrados, etc.
de manera que puedan anticiparse con alguna certeza los resultados que se van a
obtener.
&mplica!
a2 .efinir el problema!
$l primer paso en la planificacin es definir la naturaleza del problema,
detectando las principales fallas a resolver. )on sntomas de fallas!
3 4etrasos en el trabao,
3 &ncremento exagerado de personal,
3 Personal inconforme,
3 +astos excesivos,
3 5raudes, etc.
b2 .efinicin del obetivo del estudio!
La definicin del obetivo del estudio tendr que convenirse con la autoridad
encargada de la unidad afectada. *ales obetivos pueden ser!
3 )implificacin de un trmite,
3 4educcin de costos,
3 #uevos procedimientos,
3 )ustitucin de equipos.
c2 &nvestigacin preliminar 6o de reconocimiento2!
.efinido el obetivo del estudio, es conveniente llevar a cabo un
reconocimiento previo que ponga en contacto con la realidad que se va a
estudiar y se pueda tener una idea de la magnitud de la tarea a realizar, el tipo
de conocimientos t1cnicos o habilidades que se requerirn para resolver el
problema, para poder estimar el tiempo y los recursos humanos y materiales
que sean necesarios. $sta ayuda a determinar la compleidad de la
2
investigacin, soluciones alternativas, sus posibles costos y las t1cnicas ms
recomendables para realizarlo.
2.1.1 El plan de trabaj
.efinido el problema, el obetivo del estudio y efectuada la investigacin, debe
formularse un plan de trabao para llevar a cabo el estudio.
$l plan de trabao es un documento en el que se precisa la naturaleza del problema y
el propsito del plan, as como las acciones, recursos, el tiempo y el costo que
requerir llevarlo a cabo.
a2 %ontenido del plan de trabao!
)e deber especificar con claridad P"4" 789, es decir la razn, el obetivo,
que va a solucionar: 789 es lo que se va a hacer y P04 789, .'#.$,
%'-0 y %8,#.0, 78&9#$) lo harn y %8,#*0 costar hacerlo. Para la
presentacin, eecucin y control del plan es muy recomendable hacerlo por
escrito, acompa;ado de representaciones grficas 6las que se explican ms
adelante2. $ste documento deber contener como mnimo los apartados o
secciones siguientes!
a.<2 Los antecedentes y la ustificacin del estudio,
a.=2 $l propsito u obetivo del mismo y los resultados que se esperan obtener,
a.>2 )u alcance,
a.?2 Las acciones o fases necesarias para lograr el obetivo, precisando!
3 Las reas de investigacin que se cubrirn 6sistemas, procedimientos,
funciones, puestos, etc.2,
3 )u localizacin fsica,
3 Los hechos, datos e informes que sean necesarios para llegar a
conclusiones y recomendaciones slidas y efectivas.
a.@2 Los recursos humanos, tecnolgicos, materiales y financieros que sean
necesarios para llevar a cabo el estudio,
a.A2 .uracin aproximada del trabao,
a.B2 %ostos aproximados tanto global como por cada parte del estudio,
a.C2 La autorizacin obtenida para realizar el estudio con la debida
identificacin de quienes sern los responsables del mismo en cada una
de sus fases.
3
2.1.2 !epre"enta#$%n &r'($#a del plan)
Para tener una visualizacin grfica del plan general y de los programas especficos
de la investigacin, es recomendable la utilizacin de diagramas de barras, tambi1n
conocidas como de +antt y los diagramas de red o de flechas, utilizados en las
t1cnicas %P-DP$4*, las cuales se tratan a continuacin.
a2 +rfica de +antt
La programacin de las actividades de un proceso puede representarse
grficamente en forma de diagrama de barras. Eaciendo as posible
determinar claramente la distribucin en el tiempo de los recursos necesarios
para realizar el proyecto.
$s una t1cnica de planificacin tradicional, por su simplicidad es fcil de
elaborar. $s Ftil para planificar y tambi1n para evaluar el grado de avance de
un proyecto.
Pasos para su elaboracin!
<. )e determinan las principales actividades en que se divide el proyecto,
=. )e estima el tiempo de duracin de cada actividad,
>. )e establece un orden de eecucin de las actividades, es decir prioridades,
?. )e listan las actividades verticalmente en la primera columna del diagrama,
siguiendo la secuencia previamente determinada,
@. )e representa cada actividad por medio de una barra horizontal, cuya
longitud, a determinada escala, ser la duracin de las mismas.
(entaas!
3 -uestra el avance actual del programa y su comparacin con el propuesto,
3 -uestra el tiempo de algFn retraso,
3 )e puede prever tiempo para mantenimiento o actividades imprevistas.
.esventaas!
3 #o determina necesariamente el meor programa,
3 #o muestra explcitamente la relacin entre actividades,
3 #o muestra las actividades crticas que determinan la duracin de un
proyecto.
4
b2 4edes %P-DP$4*
Las t1cnicas de programacin por redes no surgen de la nada, ni en forma
espontnea: ellas, al igual que otras metodologas logran su desarrollo como
una aplicacin del conocimiento cientfico a problemas cuya solucin no
parece satisfactoria o no existe. 8na red es una metodologa que proporciona
un modelo de las tareas necesarias para llevar a cabo los obetivos del
proyecto.
P$4*, una de las t1cnicas de diagramacin por redes, fue formulado por la
0ficina de Proyectos $spaciales del .epartamento de -arina de los $stados
8nidos de "m1rica y su nombre est formado por las siglas de la expresin
inglesa equivalente a $valuacin de Programas y *1cnicas de 4evisin
6Program $valuation and 4evieG *echnique2. )e utiliz para planear y
controlar el dise;o y desarrollo del proyecto del misil Polaris.
%P-, otra t1cnica de diagramacin por red que surgi al mismo tiempo que la
anterior, se le conoce como %P-, que son las siglas de -1todo de %amino
64uta2 %rtica, 6en ingl1s es %ritical Path -ethod2. $sta t1cnica fue creada por
los a;os <H@B3@H con el propsito de planificar, programar y controlar los
trabaos que requera la reparacin de una gran planta qumica de la
compa;a norteamericana .u Pont de #emours.
$stas dos t1cnicas tienen diferencias menores entre s y que las hace
complementarias, de modo que es comFn referirse a ellas como una sola, ya
sea como %P-DP$4* o como P$4*D%P-.
%onceptos bsicos!
P40I$%*0! $s un conunto de acciones que es necesario realizar para
alcanzar un obetivo bien definido. $stas acciones deben eecutarse dentro de
un marco de tiempo y de recursos preestablecidos.
"%*&(&.".! La seria de acciones para complementar un proyecto pueden
especificarse como un conunto de actividades separadas. 8na actividad es
una unidad de trabao del proyecto que abarca todas las acciones necesarias
para llevar a cabo una tarea especfica y que consume tiempo. "unque esta
unidad de trabao normalmente emplea recursos, lo caracterstico de la
actividad es el tiempo que consume. Por eemplo, pintar una pared es una
actividad que consume tiempo y recursos: dear secar la pintura es tambi1n
una actividad, pero esta slo consume tiempo.
%ada actividad se representa grficamente por medio de una flecha, en la que
la cola indica el comienzo y la punta el final de la misma.
"ctividad
&nicio final
5
Para la elaboracin del diagrama existen dos clases de actividades! real y
ficticia.
"%*&(&.". 4$"L! $s una parte del proyecto que se desarrolla entre dos
eventos sucesivos. )e representa por una flecha continua. Para su realizacin
se necesita el consumo de tiempo y recursos.
"%*&(&.". 5&%*&%&"! $s slo una relacin de secuencia obligada que se da
entre dos eventos. %ada actividad ficticia se representa por una flecha
punteada 6o de trazo discontinuo2 donde la cola indica el requisito previo que
debe estar cumplido y la punta indica el evento que necesita que ese requisito
este cumplido.
3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 J
$($#*0! *ambi1n se le conoce como KsucesoL, KnodoL o KnudoL. 8n evento
tiene lugar en un instante determinado en el tiempo en que se han completado
todos los requisitos para que una actividad comience o para que una actividad
termina. #o consumen recursos ni tiempo. +rficamente se representa con un
peque;o crculo que se utiliza para unir o encadenar las flechas.
4$.! $s un modelo de un proyecto en su conunto. )e va teiendo al unir las
flechas y eventos en determinada secuencia hasta completar el proyecto.
4eglas para elaborar la red!
3 *oda red empieza en un evento y termina en un evento,
3 %ada flecha representa un rengln del trabao 6actividad2,
3 8n evento se encuentra en el punto de partida o terminacin de una
actividad,
3 $ntre dos eventos slo puede haber una actividad. )i en la prctica hay
dos actividades que se deban desarrollar paralelamente entre dos eventos,
ser necesario introducir un evento adicional que se unir al evento de la
otra actividad, mediante una actividad ficticia,
3 *oda actividad depende de las que le preceden y no puede iniciarse sino
hasta que todas ellas hayan quedado terminadas,
3 %ongruente con la regla anterior, en la red no pueden existir circuitos
cerrados,
6
3 La direccin de la red es la que indican las puntas de las flechas a partir
del evento inicial, hasta el evento final,
3 *oda actividad debe tener una sola identificacin,
3 Los eventos debern numerarse, austndose a ciertas reglas!
3 7ue los nFmeros de los eventos sean secuenciales,
3 7ue el nFmero de la cola de una flecha sea menor que el de la punta
de la misma.
Para numerar los eventos se aconsea partir de la parte superior y siguiendo
hacia abao en sentido vertical, movi1ndose de izquierda a derecha, en lugar
de hacerlo horizontalmente como acostumbramos.
Pasos iniciales para construir la red!
<. .efinicin del obetivo!

$l primer paso para poder planificar, es definir con claridad el obetivo que
se persigue.
Por lo tanto esa definicin debe comprender una descripcin detallada de
todo lo que interesa obtener, de tal manera que quien asume la
responsabilidad para alcanzarlo, sepa cules son los requisitos por los
cuales se va a evaluar su accin, y quien va a recibir el producto sepa qu1
es lo que se le va a entregar.

Por eemplo, si lo que se requiere es una nueva planta de produccin, el
obetivo consistir en construir una planta de cierto tipo y capacidad,
debiendo quedar lista para trabaar a determinada fecha.
=. Lista de actividades!
8na vez que el obetivo ha sido claramente definido, procede establecer
cules con las actividades necesarias para alcanzarlo.
)e detallarn en una lista. Luego se determinarn las relaciones esenciales
entre ellas, recomendndose hacer un ordenamiento general de las
mismas.
>. 4elaciones lgicas!
La especificacin de la relacin lgica entre las actividades es uno de los
pasos iniciales en la construccin de la red, una vez que han sido definidas
las actividades y eventos. *ales interrelaciones permiten identificar aquellas
7
actividades que son crticas para el logro de los obetivos y permiten
analizar cul sera el efecto de las demoras que pudieran ocurrir en ciertas
actividades por insuficiencia de los recursos asignados.
?. $stimacin de los tiempos!
8na vez que se han especificado las actividades, eventos y relaciones
lgicas, es necesario estimar el tiempo que cada actividad requiere en su
eecucin. Para el caso se coloca sobre la flecha que identifica a cada una,
un nFmero que representa ese tiempo, medido en horas, das, semanas,
etc. $l tiempo podr ser estimado en base a!
3 La experiencia del responsable de la eecucin de cada actividad,
3 4egistros que existan sobre actividades similares,
3 $stimaciones que pueda hacer el programador con base a experiencias
en proyectos similares.
%onceptualizacin de la ruta crtica!
*ambi1n se le denomina K%amino crticoL, K*rayectoria crticaL y es la cadena
de actividades cuya realizacin consume ms tiempo, desde el inicio hasta el
final. $s la secuencia de actividades que determina la duracin total del
proyecto. " las actividades de esta ruta se les llama actividades crticas y el
retraso de cualquiera de ellas provoca el retraso de todo el proyecto. 8n
diagrama puede tener ms de un camino crtico.
-argen, holgura o tiempo flotante!
Las actividades que no son del camino crtico cuentan con mayor tiempo para
su terminacin. )us tiempos de inicio y final, limitados por los tiempos de los
eventos, pueden ser alterados sin afectar la duracin del proyecto: las
actividades no crticas KflotanL dentro del tiempo que se dispone para su
terminacin. " estos tiempos se les conoce como holguras o tiempos flotantes.
2.* FASE DE IN+ESTI,ACIN
.ebe entenderse que, dentro de una organizacin, los sistemas no actFan aislados.
$llos resultan de la estructura y el propsito de la organizacin y, en menor grado,
reciben influencia de la personalidad de la direccin y del personal. $l analista debe
comprender la empresa en su verdadera perspectiva para lo cual se auxilia de las
t1cnicas siguientes! observacin, inspeccin 6investigacin documental2, entrevista y
cuestionario.
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2.*.1 La b"er-a#$%n
La observacin en t1rminos muy simples es! hacerse presente en donde se realizan
los procesos. La capacidad de observar una operacin y sacar conclusiones Ftiles de
la misma resulta una habilidad innata difcil de desarrollar en aquellas personas que
no la poseen. Pareciera ser como si aquellos que poseen dicha cualidad, estuviesen
dotados de un sexto sentido. $n realidad, mucho depende del poder de
concentracin.
$l analista se forma ideas subconscientes sobre el medio ambiente durante sus
visitas a las reas de operacin y pocas inesperadas observaciones adquieren
representatividad para la etapa de anlisis, pero algunas resultan determinantes.
2.*.2 La $n"pe##$%n
$l analista debe buscar antecedentes dentro de la historia de la organizacin.
&nvestigando los principales momentos en la evolucin de la empresa, determinando
el tipo de decisiones gerenciales que se tomaron, las polticas generales, las
relaciones internas y externas. Para una investigacin de este tipo, existen
numerosas fuentes de informacin, como son las siguientes!
a2 &nformes anuales 6memoria, estados financieros2,
b2 -anuales, reglamentos, leyes, etc.,
c2 %irculares, catlogos o documentos comerciales,
d2 4ese;as de las inversiones,
e2 4ecortes de publicaciones, y
f2 %orrespondencia.
$l conocimiento de estos antecedentes permite a un observador analista determinar
la divisin estructural que realmente existe en cada lugar. Le ayudar a establecer
hasta que punto se encuentra ante un sistema planeado y, en qu1 medida algunas
funciones son herencias de estructuras anteriores. "simismo, determinar la relacin
de los obetivos de cada funcin principal con las polticas que se aplican en la
situacin actual.
%omo parte de las actividades de recoleccin de hechos, el analista necesitar
detallar la estructura departamental del sector en el que est trabaando. )i existe un
organigrama de la empresa, se debe aprender el mismo para poder apreciar la
estructura organizativa. $n el caso que no lo haya, deber confeccionar uno 1l
mismo.
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2.*.*. La entre-$"ta
$s la comunicacin verbal entre por lo menos dos personas, una de las cuales es la
entrevistadora y la otra la entrevistada. %onsiste en comunicarse con la parte
humana del sistema para obtener la informacin necesaria, relativa a las actividades
que desarrolle dentro del mismo.
La entrevista ayuda a llenar en forma concreta, lagunas de informacin surgidas en
la inspeccin. $sto es cuando se trata de una entrevista dirigida, puesto que la
espontnea se lleva a cabo de una manera informal, conforme a la situacin y
circunstancias en que se efectFe. La dirigida tiene un obetivo definido y ayuda en el
desarrollo de la comprensin del sistema bao examen.
%on los empleados!
%on ella se pretende lograr explicaciones verbales del empleado sobre las
operaciones en que interviene, cmo, dnde, cundo y para qu1 las eecuta.
$sta informacin es bsica, ya que nadie meor que el empleado conoce los detalles
de su trabao.
Las explicaciones pueden recogerse en una hoa de trabao y al irse llenando 1sta,
se van recolectando las formas empleadas. *ambi1n se van haciendo las
anotaciones necesarias para completar oportunamente la relacin del libreto.
%on efes superiores inmediatos!
)irve para completar los datos que se omitan en las explicaciones de los empleados,
para definir discrepancias que puedan surgir de informes contradictorios entre dos o
ms empleados, para llenar lagunas que aparezcan en la descripcin de los
procedimientos y para aclarar dudas del investigador.
Pasos para realizar una entrevista!
10
0MN$*&(0)
P4$P"4"4 L"
$#*4$(&)*"
$#*4$(&)*"
$("L8"%&'#
<. .efinicin de obetivos
$l entrevistador debe fiarse obetivos claros para la celebracin de la
entrevista, debe saber exactamente qu1 desea obtener.
=. Preparar la entrevista
.efinidos los obetivos y habiendo comprobado que no existen otros
medios ms Ftiles para el caso 6archivo, registros, etc.2,
a2 Preparar una gua breve,
b2 $scoger un lugar adecuado,
c2 )eleccionar las personas o los grupos de personas a entrevistar 6en
base a puestos tipo2,
d2 )olicitar la entrevista, informando el obetivo de la misma.
>. .esarrollo de la entrevista
a2 %onfirmar el obetivo de la entrevista,
b2 $stablecer una adecuada identificacin creando el clima propicio,
c2 Preguntar con lenguae sencillo,
d2 Permitir una sola pregunta en cada ocasin,
e2 "notar los datos ms importantes y la informacin colateral
imprevista sin ocultarlos,
f2 $scuchar con inter1s y atencin, sin dar la sensacin de tener prisa,
h2 %uando se alarga, hacerla amena con an1cdotas o algFn otro
medio,
i2 *omar en cuenta los detalles! seriedad, nerviosismo, gestos, etc.,
2 Procurar entrevistar y no ser entrevistado,
O2 *omar en cuenta las interrupciones durante la entrevista para
observacin directa,
l2 Eacer una sntesis de la entrevista y comentarla con el entrevistado.
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?. $valuacin
a2 &nmediatamente debe hacerse un resumen de resultados de la
entrevista, incluyendo opiniones personales,
b2 .eben distinguirse los hechos reales de las interpretaciones,
c2 *ratar de comprobar las respuestas,
d2 *abular las respuesta y opiniones recogidas, tratando de obtener
conclusiones o resultados: en ellos deben tomarse en cuenta!
claridad, brevedad e importancia relativa de los datos,
Peligros de la entrevista!
La entrevista puede perder su valor cuando el entrevistador!
3 %ritica,
3 $xpresa sus opiniones,
3 )ugiere cambios,
3 .a conseos y recomendaciones,
3 )oluciona problemas personales,
3 #o da la impresin de confiabilidad,
3 %ae en argumentaciones,
3 #o respeta la personalidad o las costumbres del entrevistado ni su trabao,
3 Eace preguntas embarazosas yDo capciosas.
$l entrevistador debe respetar a todos sin importar el puesto de la persona de la
organizacin.
Por otra parte deben tenerse en cuenta los aspectos siguientes!
)emntica! Las palabras tienen un significado diferente para personas
.istintas,
"mbientales! Lugar y momento adecuados.
12
2.*.. El #/e"t$nar$
%onsiste en la formulacin de preguntas por escrito para obtener respuestas tambi1n
por escrito, sobre determinado tema.
Los cuestionarios una vez dise;ados y aprobados, se pueden usar para entrevistas
personales, por tel1fono y por correo.
La utilizacin de cuestionarios en la investigacin de sistemas debe manearse con
mucho cuidado, de hecho slo debe considerarse en casos muy necesarios como los
que se comentan adelante.
$n la mayor parte de los casos no se recomienda por lo siguiente!
a2 Las personas pueden oponerse a responder cuestionarios largos,
tediosos y que le hacen perder el tiempo,
b2 $s difcil dise;ar cuestionarios que garanticen la obtencin, en forma
certera, de la informacin requerida. $n tal virtud, muchas de las
respuestas recibidas son inadecuadas. $sto da lugar a la aplicacin de
la t1cnica de la entrevista.
c2 $s relativamente lento.
$l uso del cuestionario es recomendable cuando se necesita obtener poca
informacin de gran cantidad de personas o cuando se est haciendo un estudio de
todas las actividades de una unidad de la organizacin.
.entro de las ventaas est que en los casos en que prev1 la remisin anticipada de
cuestionarios a una entrevista es que la persona que responde tiene tiempo para
buscar la informacin necesaria, logrando de esta manera ahorrar su tiempo y el del
analista, durante la reunin.
$l cuestionario de recoleccin de hechos es un documento de tipo provisorio: pero se
debe asegurar que est1 confeccionado de acuerdo con los principios del buen dise;o
de formas. Las preguntas no deben dar lugar a varias interpretaciones, ni a
deformacin en las respuestas. .ebe incluir instrucciones sencillas para minimizar
los problemas de su llenado, malos entendidos y lograr cooperacin. )e considera
conveniente fiar un t1rmino razonable dentro del cual el cuestionario debe ser
devuelto.
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2.. FASE DE AN0LISIS 1 DISE2O
Las t1cnicas de anlisis sirven para concentrar la informacin recopilada en la fase
de investigacin para facilitar su examen. 8na vez analizada la informacin con las
mismas t1cnicas se procede a dise;ar las propuestas de distribucin de trabao, de
espacio o procedimientos.
" continuacin examinaremos cuatro t1cnicas bsicas, las cuales no son excluyentes
ni las Fnicas.
2...1 ,r'($#a de d$"tr$b/#$%n de trabaj
$s un cuadro grfico de doble entrada, multicolumnar, donde se registran actividades
gen1ricas y especficas, los nombres de las personas, el cargo que ocupan y las
horas asignadas a cada actividad que sirve para analizar la distribucin de cargas de
trabao, determinar tiempos, duplicaciones innecesarias y homogeneidades
relevantes.
La utilizacin de esta t1cnica se aconsea para unidades, dependencias o grupos de
trabao y requiere efectuar los pasos siguientes!
<. 4egistro de las tareas individuales,
=. "grupamiento de las tareas en actividades,
>. $laboracin del cuadro de distribucin del trabao,
?. "nlisis del cuadro de distribucin del trabao, y
@. .esarrollo de la distribucin del trabao meorada.
<. 4egistro de las tareas individuales!
%onsiste en la catalogacin de las tareas que cada empleado desarrolla, con
la indicacin de su tiempo de realizacin y del volumen de trabao eecutado.
"l hacer el registro se debe evitar registrar pasos. Lo recomendable es realizar
un detalle de actividades. $n conunto, la relacin debe estudiarse con un
sentido analtico, pero partiendo de su concepcin sint1tica.
)ucede muchas veces que en sus primeras experiencias el analista obtiene
una descripcin bastante pormenorizada. $sto se deriva de la falta de
conocimiento del analista sobre el trabao en investigacin y a que cuando
pide a cada empleado un detalle de su trabao, 1ste trata de pormenorizarlo
para darle una importancia excesiva a la vez que lo esquematiza compleo.
14
Para llevar a cabo este paso, se atendern dos etapas, as!
a2 8na preliminar en la cual se relacionarn los elementos del trabao as
como fueron indicados u observados, sin hacer una distincin entre
tareas y pasos: y
b2 8na definitiva, la cual resulta de una elaboracin posterior a la
preliminar y en la cual ser indicados los reagrupamientos definidos y
clasificados como tareas.
Para la medicin del tiempo requerido para la realizacin de una tarea, no se
tiene un patrn normativo, pudi1ndose tomar como base la semana, da, mes,
etc.
%on el fin de simplificar la depuracin del tiempo empleado, es conveniente
limitar el perodo a una semana.
)e debe tener presente que algunos procesos tienen como caracterstica en
su realizacin, su periodicidad de eecucin que puede ser mensual, bimestral,
etc., en este caso es necesario incluir las tareas que lo constituyen haciendo la
separacin y referencia de la base de tiempo que utilizan 6mes, bimestre, etc.2.
=. "grupamiento de las tareas en actividades!
$n una fase preliminar para la elaboracin del cuadro de distribucin del
trabao, conlleva el reconocimiento de complementaridad y similitud entre
tareas y su agrupamiento en actividades que definan las finalidades
funcionales de un sector.
Luego, es posible elaborar el cuadro de distribucin del trabao de acuerdo a
un criterio con m1todo sint1tico y tras la percepcin ms clara que se obtiene
del agrupamiento de tareas, de la unidad o dependencia en anlisis.
>. $laboracin del cuadro de distribucin del trabao!
8n cuadro de distribucin del trabao consiste en la indicacin de las tareas
desarrolladas por los empleados 6individualmente2 y el registro del tiempo
utilizado 6con relacin a un perodo base establecido2: as como el
agrupamiento de los tiempos parciales en tiempos totales, de las actividades
en estudio.
)lo as se obtiene y se dispone de los elementos esenciales para realizar el
anlisis de la distribucin del trabao. $sos elementos son!
3 4egistro de las actividades y tareas desarrolladas en la unidad en examen,
3 .istribucin de las actividades y tareas entre los empleados, y
3 *iempos de eecucin parcial y total por tipo de actividad, por funcionario y
por unidad de trabao 6dependencia2.
15
?. "nlisis del cuadro de distribucin del trabao!
$l anlisis del cuadro presenta la primera posibilidad de crtica del trabao
desarrollado en un sector.
.icho anlisis debe de prever un uicio sobre el grado de eficiencia
organizativa y orientar sobre las actividades y los procedimientos que
presenten como interesantes para su estudio. $n tal sentido, las actividades
que requieren mayor nFmero de horas de trabao y las que presentan
numerosos defectos pueden representar el punto de partida para principiar un
estudio.
.esde ah se puede detectar cul es la importancia del anlisis de la
distribucin de trabao en relacin con la simplificacin del trabao o estudio de
m1todos que deben desarrollarse en forma posterior.
$s muy importante definir o determinar los puntos de inicio y fin de cada
proceso que se pretende analizar. $ste esclarecimiento de la llamada Kzona de
inter1sL debe obtenerse mediante el anlisis del cuadro de distribucin del
trabao.
$l anlisis de la distribucin del trabao puede efectuarse de acuerdo con los
puntos de vista siguientes!
a2 *iempo 3 %onsumido por las actividades,
3 $quilibrio entre el tiempo y la importancia del trabao, y
3 $liminacin de tiempos muertos.
b2 %apacidad
profesional 3 $quilibrio entre la capacidad profesional de los
empleados y las tareas a su cargo, y
3 #ecesidad de entrenamiento.
c2 (olumen de
trabao 3 $quilibrio en la asignacin a los empleados.
d2 Posibilidades preliminares de simplificacin.
$l anlisis puede desarrollarse haciendo uso de la serie de preguntas
siguientes!
a2 $n relacin al tiempo!
P%ules son las actividades y tareas que consumen ms tiempoQ
P)on 1stas las que realmente deben tomar ms tiempoQ
16
P$l tiempo consumido en unas y otras, es compatible con su respectiva
importanciaQ
P$xisten relaciones formales e informales con el elevado consumo de
tiempoQ
P)e les da la necesaria prioridad de eecucin a las tareas ms
urgentesQ
b2 )obre capacidad!
P)e aprovechan en buena forma las habilidades y la formacin t1cnica
de cada empleadoQ
PEay personal de nivel superior eerciendo trabaos que puedan ser
realizados por personal de nivel inferiorQ
PEay indicios de que los empleados necesitan de entrenamiento
especialQ
PLos empleados saben trabaar con las mquinas y otros instrumentos
con que cuenta en su escritorioQ
PEay empleados eecutando tareas que no se relacionan entre sQ
P.ara alguna ventaa el agrupar tareas con caractersticas operativas
semeantesQ
P$xisten tareas dispersas o muy concentradasQ
c2 $n relacin con el volumen!
P$xisten empleados con excesiva carga de trabao y otros con excesivo
descansoQ
PEay acumulacin de trabao 6urgente o no2Q
P$xisten trabaos que se procesan en etapasQ
d2 4especto de las posibilidades de simplificacin!
P)on necesarias todas las tareas eecutadasQ
P$xiste duplicidad de trabaoQ
17
P$xiste algFn trabao manual que pueda ser ventaosa su sustitucin
por proceso mecnico o electrnico o viceversaQ
P)e puede reducir el trabao de llenado de formulariosQ
PLos materiales de consumo estn guardados en lugar accesibleQ
P$s posible modificar la ubicacin de mesas y archivos con el fin de
acortar y facilitar el fluo de documentosQ
$s importante hacer notar que la relacin de las tareas y de las actividades
representa la base para eecucin del esquema de un proceso. -ediante tal
esquema se pueden evidenciar eventuales errores de eecucin del trabao e
identificar por tales modificaciones en el proceso.
)u etapa siguiente a la descrita se representa por el anlisis de la secuencia
de los pasos, mediante el diagrama de fluo del trabao y de los documentos o
del diagrama de recorrido, los cuales revisaremos ms adelante. Para la
construccin de la secuencia se deber proceder previamente a la subdivisin
de las tareas en pasos.
2...2 ,r'($#a d$a&ra3a de re#rr$d
8n diagrama del proceso de recorrido es la representacin grfica del orden de todas
las operaciones, traslados, inspecciones, demoras y archivos que tienen lugar en un
proceso o procedimiento. &ncluyendo el tiempo requerido y la distancia recorrida.
8tiliza los cinco smbolos de las K")-$L 6"merican )ociety of -echanical $ngineers
3 )ociedad "mericana de &ngenieros -ecnicos2.
)e puede diagramar desde el punto de vista del obeto manipulado o desde el punto
de vista del hombre que lo eecuta.
$l propsito de la grfica es analtico, por lo que debe servir de ayuda para descubrir
y minimizar deficiencias. Las acciones se clasifican en cinco para las cuales utiliza
igual nFmero de smbolos de la K")-$L, siendo los siguientes! 0peracin, *raslado o
*ransporte, &nspeccin, .emora y "rchivo o "lmacenae.
0P$4"%&'#! )e produce cuando se cambia intencionalmente un obeto en
cualquiera de sus caractersticas fsicas o qumicas, es montado o desmontado de
otro obeto, o se arregla, o prepara para otra operacin, traslado, inspeccin o
almacenae. *ambi1n se considera operacin cuando se da o recibe informacin,
cuando se traza un plan o se realiza un clculo.
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*4")L".0 0 *4"#)P04*$! %uando un obeto es trasladado de un lugar a otro,
excepto cuando el traslado es parte de la operacin o bien, es ocasionado por el
operario en el punto de trabao durante una operacin o inspeccin.
&#)P$%%&'#! *iene lugar cuando un obeto es examinado para su identificacin, se
verifica su calidad o su cantidad en cualquiera de sus caractersticas.
.$-04" 0 4$*4")0! )e da cuando las condiciones, excepto aquellas que
intencionalmente cambian las caractersticas fsicas o qumicas del obeto, no
permiten una inmediata realizacin de la accin siguiente.
"4%E&(0 0 "L-"%$#"N$! *iene lugar cuando un obeto se mantiene y protege
contra un traslado no autorizado.
"%*&(&.". %0-M&#"."! %uando se desea indicar actividades realizadas
conuntamente, o por la misma persona en el mismo punto de trabao, los smbolos
empleados para dichas actividades se combinan.
Para facilitar el uso de dichos smbolos, en situaciones no corrientes, puede
procederse en funcin del resultado predominante, as!
Cla"$($#a#$%n !e"/ltad pred3$nante
0peracin Produce o realiza
*raslado -ueve
&nspeccin (erifica
.emora &nterfiere
"lmacenae +uarda
2...* D$a&ra3a de (l/j
$s la representacin simblica de un procedimiento administrativo, de la produccin
de un bien o de la prestacin de un servicio, se;ala los pasos fundamentales y hace
comprensible las actividades, operaciones, decisiones y ramificaciones de los
procedimientos.
Los diagramas de fluo proporcionan una descripcin detallada de cada uno de los
actos que se realizan en una fase determinada del trabao, hasta que es terminado
en un punto. )e observa entonces, tanto la secuencia de los distintos pasos, como el
m1todo que se sigue al efectuarlos.
Por ello, son una herramienta muy Ftil para estudios de simplificacin de trabao ya
que sintetizan todo el proceso en forma simple y hacen posible un estudio obetivo de
los pasos de un procedimiento.
Los diagramas de fluo se utilizan en por lo menos dos reas!
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a2 Programas de computacin: la tecnologa de las computadoras los ha
adoptado como su principal herramienta de programacin.
b2 "nlisis y dise;o de sistemas y procedimientos administrativos. )igue la
secuencia real de las actividades y operaciones desde el inicio hasta el final
del procedimiento, registrando el documento inicial, las operaciones a las
cuales es sometido, los nuevos documentos creados hasta el cierre final del
trmite. $n este grfico se se;alan las decisiones, los retornos y hasta quedan
implcitos requisitos y normas. .espu1s de graficar el procedimiento mediante
esta t1cnica, se tiene una visin obetiva sobre si el procedimiento es fluido,
est parcialmente obstruido y si es funcional para cumplir con los requisitos de
rapidez y eficiencia en los trmites.
&dentificar los pasos que ocasionan que un procedimiento sea poco eficiente,
demasiado tardado y burocrtico. Para identificar estos pasos se procede a
preguntar lo siguiente!
<. P789 es lo que se haceQ P%ules son los pasosQ P$stn todos
completosQ P7u1 finalidad tiene cada pasoQ La respuesta nos
proporcionan una descripcin acertada de los detalles.
=. PP04 789 razn es indispensable este pasoQ P&nfluye realmente en el
resultado final del procesoQ P%onstituye una necesidad absolutaQ
>. P.'#.$ debe realizarse este pasoQ P)e lograra realizarlo ms
fcilmente cambiando de lugar a la persona que lo eecutaQ "qu, la
grfica de distribucin de oficina cumple una funcin de auxiliar valiosa.
?. P%8,#.0 debe realizarse este pasoQ P.ebe ser adelantado o
retrasado dentro del proceso o combinarse con algFn paso previo o
futuroQ P%orresponde el paso a una secuencia lgicaQ
@. P78&9# debe desempe;ar la laborQ P4esulta ms lgico que algFn
otro se haga cargo del trabaoQ P7ui1n est ms capacitado para
hacerloQ
A. P%'-0 se est realizando el pasoQ P4esulta demasiado complicado
por la forma en que se est realizando actualmenteQ P.ebe eecutarse
empleando diferentes formas o equiposQ
2.... ,r'($#a de d$"tr$b/#$%n de ($#$na
*ambi1n llamado diagrama de distribucin de espacio. $ste grfico muestra la
distribucin en planta para generar el adecuado acondicionamiento de los elementos
en un espacio determinado, muestra la ubicacin en un momento determinado de
espacios, muebles y mquinas y sirve para proponer una ubicacin meorada.
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$l aprovechamiento del espacio es muy importante debido a que las necesidades de
espacio se incrementan, los ambientes dise;ados para oficinas y plantas de
produccin se reducen, los costos de construccin y arrendamiento se elevan. Los
ambientes ya no son los naturales y hay que crear ambientes artificiales para sugerir
comodidad o amplitud relativa.
La distribucin en planta atiende dos aspectos principales que son!
a2 $l aprovechamiento ms productivo posible del espacio,
b2 $l fluo eficiente de las actividades.
La t1cnica de distribucin de oficinas es de simulacin y permite el uso de modelos
grficos y fsicos, pero el requisito es dise;ar los modelos a escala rigurosa para que
corresponda a la realidad.
$n el anlisis deben considerarse los siguientes factores!
a2 5luo de trabao,
b2 (as de acceso,
c2 "scensores,
d2 %olumnas,
e2 Luz y aire, as como sus fuentes,
f2 4uidos y vibraciones,
g2 $spacio para prestar mantenimiento al equipo,
h2 %apacidad de soporte de los pisos,
i2 4iesgos, y
2 5actores motivantes o desmotivantes, etc.
La propuesta meorada, al igual que en las otras t1cnicas de anlisis, debe
presentarse utilizando la misma t1cnica, para este caso, una grfica de distribucin
de oficina.
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