DIRECCION Y CONTROL DE INVERSIONES

El xito futuro de una empresa depende en gran medida de las inversiones

actuales. De ah que sea esencial realizar con efectividad la planificacin,
control y seguimiento de los proyectos de inversin. Inexplicablemente, as
como la planificacin es objeto de gran preocupacin y el control se lleva a
cabo con una gran preocupacin y el control se lleva a cabo con una eficiencia
razonable, al seguimiento no se le presta a veces demasiada importancia.
En un sentido amplio, el seguimiento de los proyectos abarca desde el
momento de su concepcin hasta la auditora posterior a su funcionamiento. La
vida de un proyecto se puede dividir en varias fases, a las que se ha de referir
el seguimiento:
1. Creacin de ideas sobre proyectos de inversin.
2. Valoracin del proyecto.
3. Aprobacin del proyecto.
4. Incorporacin al presupuesto de inversiones.
5. Implantacin del proyecto.
6. Funcionamiento del activo objeto de la inversin.
7. Auditora del proyecto.
La figura 1 indica la interrelacin existente entre estas faces y su dependencia
respecto a una serie de funciones, como son, por ejemplo, el departamento
financiero o el mercado de capitales. La planificacin de los proyectos de
inversin y su incorporacin al presupuesto de inversiones forman parte del
sistema de planificacin a largo plazo, que suele abarcar un perodo de 3, 5
tal vez 10 aos. Sobre todo en las industrias de uso intensivo de capital, es
importante que la presupuestacin abarque varios aos, ya que la planificacin
y construccin de una refinera de petrleo o de un embalse hidrulico, por
ejemplo, son proyectos a largo plazo.
Figura 1: seguimiento de los proyectos de inversin.
CONTROL INTERNO
El Control Interno se define como: Plan de organizacin y el conjunto
coordinado de mtodos y medidas adoptados dentro de una empresa para
salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de su informacin
contable, promover la eficiencia operativa y alentar la adhesin a las polticas
prescritas por la gerencia.
El sistema de control interno puede conceptualizarse como: Conjunto de
elementos, normas y procedimientos destinados a lograr a travs de una
efectiva planificacin, ejecucin y control, el ejercicio eficiente de la gestin
para el logro de los fines de la organizacin.
Para tal eficiente gestin es conveniente tener en cuenta los siguientes
controles atingentes al rubro inversiones de una compaa, sin embargo, luego
de exponerlos en detalle, se enuncian los principales procedimientos de
evaluacin que se concluy que eran los ms esenciales.
En lo que respecta a la evaluacin de stos controles el auditor puede hacer
uso de entrevistas, organigrama, flujograma, indagaciones y sobre todo de
cuestionarios de control interno del rea.
En el control interno existen siete objetivos bsicos de control como son: que
toda transaccin sea registrada, que cada transaccin registrada sea real, est
correctamente valorada, sea registrada oportunamente, est correctamente
clasificada, resumida y registrada, sin olvidar la segregacin de funciones y
salvaguardar de activos.
EVALUACION DEL CONTROL INTERNO EN CUANTO A SUS
CONSIDERACIONES GENERALES
a) Verificar que existan procedimientos de control respecto de las polticas de
inversin de corto y/o largo plazo.
b) Evaluar las polticas definidas en cuanto a la aplicabilidad dentro de la
empresa y que su expresin sea por escrito.
c) Que existan definidos procedimientos en cuanto a las guas de cmo tomar
decisiones en cada caso en particular, evaluando las diversas alternativas
presentadas.
d) Asegurarse que se mantenga en conocimiento los elementos necesarios
para tomar decisiones, de manera de asegurarse que no sean aprobadas con
ligereza. Para ello debe mantenerse las normas vigentes de inversin,
expectativas de inflacin, cotizaciones, tasas de inters del mercado, entre
otras cosas.
e) Que toda decisin determinada y evaluada sea debidamente autorizada.
f) Adecuada segregacin de funciones.
g) Control de registros y documentos contables.
EVALUACION DEL CONTROL INTERNO EN RELACION CON LOS
PROCEDIMIENTOS Y REGISTROS CONTABLES
a) Asegurarse que existan y se mantengan registros de control sobre cada una
de las inversiones.
b) Efectuar conciliaciones peridicas de registros auxiliares con registros de
cuentas del mayor.
c) Asegurarse de la oportunidad de la informacin entregada para se registro.
d) Que las operaciones efectuadas sean reales, que se omitan o dupliquen
operaciones.
e) Asegurarse que existan procedimientos de control adecuados para confiar
en la clasificacin y presentacin en los estados financieros.
En resumen, la determinacin del alcance de los procedimientos de auditora
aplicables deben efectuarse despus de haber estudiado en general los
siguientes aspectos del control interno:
a) La adecuada segregacin de funciones con respecto a la adquisicin y venta
de inversiones, registro en libros de las inversiones y de sus correspondientes
productos, custodia de ttulos o documentos representativos de las inversiones,
y cobro de los productos provenientes de las inversiones.
b) Los procedimientos para la aprobacin de la adquisicin de los valores
representativos de las inversiones, as como para la venta de ellas y para el
registro de la utilidad o prdida en la venta.
c) Los procedimientos existentes para autorizar el gravamen de las inversiones
en garanta de prstamo u otras transacciones.
d) El estudio peridico de las inversiones para determinar la valuacin correcta
de ella y la posible necesidad de establecer provisiones para bajar de valor.
e) Los procedimientos relativos a las inspecciones fsicas peridicas de los
ttulos o documento que amparen las inversiones, por funcionarios o
empleados que no sean los encargados de la custodia de los valores.
f) La existencia de registros auxiliares en donde consten todos los datos
necesarios para la identificacin de los documentos representativos de las
inversiones.
SISTEMA CICLO DE INVERSIONES
1. - GENERALIDADES
Ciertas compaas tienen la obligacin de respaldar sus reservas tcnicas y de
patrimonio de riesgo con inversiones.
Las inversiones que sirven para respaldar reservas y patrimonio se define e el
artculo N 21 del D.L. N 251 modificado por la Ley N 18.660 del 20 de
Octubre de 1987.
Dichas inversiones aparecen representadas en los balances de las compaas
de seguros, en el rubro Inversiones (activo circulante para otras entidades).
Lo anterior se debe a que en algunas compaas, como las de seguro deben
mantener un lmite de inversin para cumplir con los requerimientos de riesgos
retenidos a favor de terceros, siendo ste uno de los problemas de las
entidades aseguradoras, mantener un lmite de inversiones respecto al riesgo
aceptado, entendindose como tal la posicin de la entidad aseguradora para
liquidar y pagar, en cualquier momento los requerimientos eventuales de un
siniestro o beneficio.
CONTROL INTERNO DE LA APLICACIN INVERSION E INGRESO DE
INVERSIONES
Es importante destacar que la estandarizacin de procedimientos no significa
necesariamente que la aplicacin bajo estudio involucre un bajo riesgo, lo que
hace determinar dicho grado es el hecho de que se aplican procedimientos no
rutinarios.
Los procedimientos no rutinarios involucran la aplicacin de diversos clculos
dependiendo de la inversin de que se trate, esta consideracin representa una
justificacin para evaluarla como rea crtica, desde un punto de vista del
control interno contable, pero para el control interno administrativo es la
actividad decisoria que conlleva y para ello es necesario evaluarla en trminos
de gestin empresarial.
EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
Es necesario evaluar o verificar los siguientes aspectos del control interno de la
compaa:
La autorizacin de invertir en determinados documentos.
El registro oportuno, total y exacto de las inversiones ejecutadas en los registros
contables.
Evaluar adecuada custodia de las inversiones.
Segregacin de funciones en la valorizacin, control y custodia de las inversiones.
Correcta aplicacin de las frmulas computacionales y/o manuales para valorizar las
inversiones y verificar rutina de clculos.
DESARROLLO
a) La autorizacin de intervenir en determinados documentos
A partir de las autorizaciones y limitaciones establecidas en la Ley N 18.660,
de fecha........, se debe verificar la existencia de un sistema de autorizaciones,
el que debe ser progresivo y estar expresamente establecido en un manual de
procedimientos internos de manera de dar cumplimiento a las polticas de la
compaa y las restricciones legales.
Si bien es cierto, que las decisiones de inversin en la prctica son tomadas en
funcin de las condiciones econmicas y prcticas imperantes en un
determinado momento, es deseable la existencia de polticas de inversin que
definan aspectos tales como: riesgo, diversificacin, plazos, montos por
instrumentos, rentabilidad, entre otros.
Para cerciorarse de que el sistema de autorizaciones est funcionando como
est establecido, se debe efectuar un anlisis de la documentacin que
respaldan las inversiones, tales como: actas de directorio, memorndum,
formularios y comprobantes contables, los cuales deben contar con la firma de
la persona autorizada para decidir sobre determinada inversin en funcin del
tipo y monto de sta.
b) El registro oportuno, total y exacto de las inversiones efectuadas en los
registros contables
Consistir en verificar la existencia de manuales de procedimientos para el
registro contable de las operaciones de inversin, debiendo dichos
procedimientos estar conforme a lo establecido en los PCGA y Normas de la
Superintendencia de Valores y Seguros.
Haciendo uso de tcnicas tales como, cuestionarios de control interno,
entrevistas observaciones oculares y anlisis de la documentacin, se debe
verificar que el personal conozca y aplique, correctamente los procedimientos
contables. As como que el registro se efecte oportunamente, considerando el
total de las inversiones y con la veracidad que corresponda.
c) Evaluar adecuada custodia de las Inversiones
Verificar la existencia de un procedimiento que establezca las acciones a seguir
desde el ingreso del documento hasta que sale de la compaa.
Establecindose los objetivos documentos de control de entrada y salida,
(dependiendo del mtodo utilizado), las personas responsables de la custodia
de los documentos y l o los lugares fsicos donde sern guardados.
Una vez determinado el procedimiento vigente se debe evaluar su aplicacin
mediante la observacin ocular de l o los lugares fsicos donde son
custodiadas las inversiones, evaluando conjuntamente las medidas de
seguridad con que cuentan dichos recintos.
d) Segregacin de funciones en la valorizacin, control y custodia de las
inversiones
Los procedimientos establecidos por la compaa para el ciclo de inversiones,
debe tender al control mediante una separacin de responsabilidades,
debiendo existir una subdivisin de labores entre los empleados encargados de
las siguientes funciones:
d.1) Adquisicin y Venta de Inversiones.
d.2) Registro en libros de las Inversiones y de sus correspondientes productos.
d.3) Custodia de los ttulos o documentos representativos de las inversiones.
d.4) Cobro de los productos provenientes de las inversiones.
A travs de la aplicacin de tcnicas tale como: la observacin, entrevistas,
cuestionarios, flujogramas, se deben verificar que existan una adecuada
segregacin de funciones.
e) Correcta aplicacin de las frmulas computacionales y/o manuales para
valorizar las inversiones y verificar rutina de clculo.
Verificar que el proceso o elaboracin de la informacin de la compaa est
siendo procesada de acuerdo a los procedimientos y controles establecidos.
Su no adecuado cumplimiento puede inducir a manipulacin de datos, lo que
podra afectar ya sea desde el punto de vista contables o desde un punto de
vista de imagen.
Para tal efecto se debe examinar el funcionamiento y cumplimiento de los
siguientes controles:
e.1) Controles de entrada al sistema
Orientados a verificar que la informacin enviada a proceso cumpla con todos
los requisitos bsicos, tales como fecha de envo, cdigo, hora, totales de
control, VB de confeccin y otros, que la informacin digitada est sujeta a
determinar controles (validacin).
e.2) Controles de movimiento ingresados al sistema
Despus de la verificacin del proceso, se debe examinar si los totales de
cuadratura se llevan a cabo, ya sea por totales de montos, registros ledos,
registros okay, rechazados y/o cualquier total.
e.3) Controles de actualizacin
Que la informacin procesada est actualizada, vale decir, est limpia de
errores, incluya los cambios efectuados, ya sea por venta de inversiones o
adquisicin de nuevas inversiones y que, los parmetros como tasa de
impuesto, rentabilidad y otros estn actualizados.
e.4) Controles de clculos
Se trata de comprobar si los clculos u operaciones aritmticas son efectuadas
correctamente y cerciorarse si determinados parmetros han sido utilizados en
las operaciones que corresponda.
e.5) Controles de salidas
Conviene cerciorarse de que se cuenta con respaldos de informacin por la
ocurrencia de un eventual siniestro que interrumpira el proceso normal de la
compaa.
Que los errores detectados sean corregidos y nuevamente verificados por los
controles de revisin.
Que los controles de alarma funcionen cuando se suscita una situacin
anormal en una operacin de proceso o reproceso.
e.6) Controles de parmetros externos o tablas.
Que los parmetros utilizados o ingresados al sistema para la realizacin de
determinados clculos, sean los correctos y actuales.
El que exista un buen control depender tambin de que los futuros sistemas a
implementar en la compaa sean eficientes y eficaces y confiables en cuanto a
la informacin que procesa, importantes tambin porque en l se incluye los
procedimientos de auditoria y control que se utilizarn, posteriormente cuando
entren en explotacin normal y deban ser auditados peridicamente.
Ahora, cabe agregar que dado el volumen de las operaciones de las
compaas de seguros. Los auditores utilizan software computacional para
validar saldos, para tal efecto desarrollan programas especficos de auditora.
Para ello el auditor debe contar con toda la informacin al respecto. N de
archivos que genera, largo de los registros, descripcin de datos, largo de
campos y otros.
Con ella podr disear o adaptar su sistema y efectuar pruebas sobre los datos
de los archivos magnticos.

Respecto al Control Interno
El anlisis de crdito se dedica a la recopilacin y evaluacin de informacin de crdito
de los solicitantes para determinar si estos estn a la altura de los estndares de
crdito de la empresa.
1. Verificar la existencia y aplicacin de una poltica para el manejo de las cuentas por
cobrar.
2. Determinar la eficiencia de la poltica para el manejo de las cuentas por cobrar.
3. Verificar que los soportes de las cuentas por cobrar se encuentren en orden y de
acuerdo a las disposiciones legales.
4. Observar si los movimientos en las cuentas por cobrar se registran adecuadamente.
Procedimientos
1. Verificar fsicamente junto con la persona responsable de las cuentas por cobrar los
documentos que respalden los documentos por cobrar.
2. Comprobar fsicamente la existencia de ttulos, cheques, letras y documentos por
cobrar e investigar cualquier irregularidad.
3. Comparar el resultado de la comprobacin fsica con el mayor de Inversiones en
Empresas Relacionadas.
4. Verificar que los datos de los deudores sean correctos, nombre, RUT, domicilio
particular y laboral, etc.
5. Comprobar la validez de los documentos, es decir, que los documentos estn
legalizados con firma, timbre y estampillas, ante Notario..
6. Examinar las facturas de clientes, as como otros documentos justificativos de las
cuentas por cobrar.
7. Analizar esta partida y conciliar su saldo con el mayor de Clientes, Documentos por
Cobrar, Deudores Varios y Documentos y Cuentas por cobrar a empresas
relacionadas.