Unidad 2

Tema 4. Competencias, atributos, conocimientos y formacin

de los auditores

Los auditores deberan poseer el conocimiento y habilidades necesarias
para alcanzar los resultados esperados de las auditoras que se espera
que realicen. Todos los auditores deberan tener conocimientos y
habilidades genricas y se debera esperar tambin que posean algn
conocimiento y habilidades especficos al sector o la disciplina. Los
lderes de equipo auditor deberan adems tener el conocimiento y
habilidades necesarias para entregar liderazgo al equipo de auditora.

Conocimientos genricos y habilidades de los auditores de
sistemas de gestin:

Los auditores deberan tener el conocimiento y habilidades en las
reas descritas a continuacin.

a) Principios, procedimientos y mtodos de auditora: los
conocimientos y experiencia en esta rea habilitan al auditor para
aplicar los principios, procedimientos y mtodos apropiados a diferentes
auditoras, y para asegurar que las auditoras sean realizadas de
manera consistente y sistemtica. Un auditor debera ser capaz de
hacer lo siguiente:

aplicar principios, procedimientos y tcnicas de auditora,
planificar y organizar el trabajo eficazmente,
llevar a cabo la auditora dentro del horario acordado,
establecer prioridades y centrarse en los asuntos de importancia,
recopilar informacin a travs de entrevistas eficaces, escuchando,
observando y revisando documentos, registros y datos;
entender y considerar las opiniones de los expertos;
entender lo apropiado del uso de tcnicas de muestreo y sus
consecuencias para la auditora,


verificar la relevancia y exactitud de la informacin recopilada;
confirmar que la evidencia de la auditora es suficiente y apropiada
para apoyar los hallazgos y conclusiones de la auditora,
evaluar aquellos factores que puedan afectar a la fiabilidad de los
hallazgos y conclusiones de la auditora,
utilizar los documentos de trabajo para registrar las actividades de la
auditora;
documentar los hallazgos de auditora y prepara reportes de auditora
apropiados;
mantener la confidencialidad y seguridad de la informacin, datos,
documentos y registros;
comunicar efectivamente, oralmente y por escrito (ya sea
personalmente o a travs del uso de intrpretes y traductores);
entender los tipos de riesgo asociados a la auditora.

b) Documentos del sistema de gestin y de referencia: el
conocimiento y habilidades en esta rea capacitan al auditor para
comprender el alcance de la auditora y aplicar los criterios de auditora,
y deberan cubrir lo siguiente:

normas de sistemas de gestin u otros documentos usados como
criterios de auditora;
la aplicacin de las normas de sistemas de gestin por parte del
auditado y otras organizaciones, segn sea apropiado;
interaccin entre los componentes del sistema de gestin;
reconocer la jerarqua de los documentos de referencia;
aplicacin de los documentos de referencia a diferentes situaciones
de auditora.

c) Contexto organizacional: el conocimiento y habilidades en esta
rea capacitan al auditor para comprender la estructura del auditado,
as como su negocio y prcticas gerenciales y debera cubrir lo
siguiente:


tipos organizacionales, gobierno, tamao, estructura, funciones y
relaciones;
conceptos generales de negocio y gerencia, procesos y terminologa
relacionada, incluyendo planeacin, presupuesto y manejo de
personal;
aspectos sociales y culturales del auditado.

d) Requisitos legales y contractuales aplicables y otros requisitos
que apliquen al auditado: los conocimientos y habilidades en esta rea
capacitan al auditor para ser consciente y trabajar dentro de los
requisitos legales y contractuales de la organizacin. El conocimiento y
habilidades especficas a la jurisdiccin o a las actividades y productos
del auditado deberan cubrir lo siguiente:

leyes y regulaciones y sus agencias gobernantes;
terminologa legal bsica;
contratacin y responsabilidad.

Conocimiento y habilidades especficas de la disciplina o sector de
los auditores de sistemas de gestin:

Los auditores deberan tener el conocimiento y habilidades
especficas para la disciplina y sector que sean apropiados para
auditor un tipo particular de sistema de gestin y sector.
No es necesario que cada auditor del equipo de auditora tenga la
misma competencia; sin embargo, la competencia general del equipo
de auditora debe ser suficiente para alcanzar los objetivos de la
auditora.

El conocimiento y habilidades especficos al sector y disciplina incluyen
lo siguiente:

requisitos y principios de sistemas de gestin especficos a la
disciplina, y su aplicacin;


requisitos legales relevantes a la disciplina y el sector, de manera tal
que el auditor conozca los requisitos especficos para la jurisdiccin y
las obligaciones, actividades y productos del auditado;
requisitos de las partes interesadas relevantes a la disciplina
especfica;
fundamentos de la disciplina y aplicacin suficiente de mtodos,
tcnicas, procesos y prcticas tcnicas y de negocio especficas a la
disciplina, que permitan al auditor examinar el sistema de gestin y
generar hallazgos y conclusiones de auditora apropiadas;
conocimiento especfico a la disciplina relacionado con el sector
particular, la naturaleza de las operaciones o lugar de trabajo que
est siendo auditado que sea suficiente para que el auditor evale
las actividades, procesos y productos (bienes y servicios) del
auditado;
principios de gestin del riesgo, mtodos y tcnicas relevantes a la
disciplina y el sector, de manera que el auditor pueda evaluar y
controlar los riesgos asociados con el programa de auditora.

Conocimiento genrico y habilidades del lder del equipo auditor:

Los lderes de equipo auditor deberan tener conocimiento y habilidades
adicionales para manejar y proveer liderazgo al equipo de auditora, a
fin de facilitar la realizacin efectiva y eficiente de la auditora. Un lder
de equipo auditor debera tener el conocimiento y habilidades
necesarias para hacer lo siguiente:

a) hacer un balance entre las fortalezas y debilidades de los miembros
del equipo auditor;
b) desarrollar relaciones de trabajo armoniosas entre los miembros del
equipo auditor;
c) gestionar el proceso de auditora, incluyendo:

planear la auditora y hacer uso efectivo de los recursos durante la
auditora;


manejar la incertidumbre de alcanzar los objetivos de auditora;
proteger la salud y seguridad de los miembros del equipo auditor
durante la auditora, incluyendo el asegurar cumplimiento de los
auditores con los requisitos relevantes de salud y seguridad;
organizar y dirigir a los miembros del equipo auditor;
proveer direccin y gua a los auditores en entrenamiento;
prevenir y resolver conflictos, de ser necesario;

d) representar al equipo auditor en las comunicaciones con la persona
que gestiona el programa de auditora, el cliente de auditora y el
auditado;
e) conducir al equipo auditor hacia alcanzar las conclusiones de
auditora;
f) preparar y completar el reporte de auditora.

Conocimiento y habilidades para auditor sistemas de gestin que
tratan mltiples disciplinas:

Los auditores que buscan participar como miembros de un equipo
auditor durante la auditora de sistemas de gestin que tratan mltiples
disciplinas deberan tener la competencia necesaria para auditar al
menos una de las disciplinas de sistemas de gestin y una comprensin
de la interaccin y sinergia entre los diferentes sistemas de gestin.

Los lderes de equipo auditor que llevan a cabo auditoras a sistemas de
gestin que tratan mltiples disciplinas deberan entender los requisitos
de cada una de las normas de sistemas de gestin y reconocer los
lmites de su conocimiento y habilidades en cada una de las disciplinas.
(ISO, 2001)







1. Calificacin de los auditores

a. Educacin
Estudios secundarios.
Habilidad para expresar conceptos e ideas: ser
exacto y concreto.

b. Formacin
Conocimiento de la Norma.
Tcnicas de examen, indagacin, evaluacin e informes.
Competencia demostrada.

c. Experiencia
Experiencia de mnimo de 2 aos en la rama a auditar.
Antes de ser auditor. Haber participado en mnimo 2 procesos de
auditora.

d. Caractersticas
a) tico.
b) Mentalidad abierta.
c) Diplomtico.
d) Perceptivo.
e) Verstil.
f) Decidido.
g) Manejo de situaciones difciles.

e. Habilidades
a) Gran capacidad de lectura.
b) Aplicacin de principios, procedimientos y tcnicas de auditora.
c) Planificar y organizar el trabajo.
d) Recopilar informacin a travs de entrevistas eficaces, escuchando,
observando y revisando los documentos, registros y datos.
e) Verificar la exactitud de la informacin recopilada.
f) Aplicacin de tcnicas de muestreo.
g) Terminologa de calidad.
h) Preparar informes de calidad.
i) Documentacin y aplicacin del SGC.

Se debe revisar su desempeo cada 2 aos.

f. Preparacin individual del auditor
a) Leer los procedimientos con anticipacin.
b) Determinar dnde se realizan las inspecciones.
c) Utilizar listas de verificacin.
d) Conocer las responsabilidades y posicin de las personas auditadas.
e) Saber qu pistas puede seguir.


2. La funcin del auditor

Una auditora bien hecha es benfica para
todos los que toman parte. La auditora mal
realizada provoca resentimientos y
enfrentamientos. Los elementos ms
importantes de la auditora son cmo
considera el auditor su funcin y cmo se
trasmite esa consideracin a los auditados.

El auditor debe estar convencido de que el servicio que presta, es valioso y
que se trata de una situacin gana - gana para todos.

El auditor tiene que participar con la mente abierta respecto a lo que se
encuentra durante la auditora.

El auditor ser paciente y realizar la auditora siguiendo todos los pasos
lgicos hasta su terminacin, antes de sacar conclusiones.

La situacin ms benfica en cualquier compaa es que todos los empleados
tengan la oportunidad de ser integrantes de un equipo de auditora y que todos
los empleados sean auditados. Al estar es ambos extremos de una auditora, el
crculo se cierra y hay equilibrio. A pesar de ello, hay personas que no deben
ser auditores. Tambin hay algunas cuya personalidad y antecedentes no les
permiten realizar auditoras; por lo tanto, no todos tendrn la oportunidad de ser
auditores. Los atributos de un buen auditor son:

Contar con suficientes antecedentes tcnicos para entender el proceso y los
procedimientos a auditar. Tener familiaridad con el sistema de
administracin de la calidad y sentirse a gusto con este.
Ser capaz de leer un procedimiento y luego observar la efectividad de lo que
est por escrito.
Ser un entrevistador sensible y consistente, capaz de escribir un relato
preciso de lo que se dijo y se observ.
Tener capacidad para escuchar. Es decir, saber extraer la informacin
significativa de lo que se comente.
Contar con razonamiento deductivo para que durante una situacin o
problema se llega a la conclusin lgica.

Un auditor interno debe tener la personalidad de Sherlock Holmes. Es decir, un
auditor interno debe ser capaz de seguir una serie de pruebas y deducir con
lgica la realidad de una situacin. Ese rasgo es til en especial cuando lo que
aparece en la superficie no es exactamente lo que sucede.

Es posible que dos personas interpreten de manera diferente lo que ven y lo
que en realidad sucede, dependiendo del punto de vista.


Tambin hay varias maneras en las que un auditor es capaz de transformar
una auditora en un desastre instantneo. Entre ellas:



Buscar el enfrentamiento, discutir, opinar e intimidar.
Dar consejos o transformar la situacin en una oportunidad para contar
historias personales de enfrentamientos.
Acusar o atacar a individuos. Lanzar ultimtums o amenazar con venganzas.
Buscar vctimas y chivos expiatorios. Aprovechar la auditora para asuntos
personales.
No ser sincero, desviar la vista, hablar entre dientes, dar la impresin de que
la entrevista ya debe terminar.
No escuchar, interrumpir, sacar conclusiones, comparar situaciones o
personas.
No apegarse a la agenda de la auditora y convertirla en una cacera de
brujas.
Ser permisivo y demasiado comprensivo. No realizar el trabajo para evitar
confrontaciones y sentimientos de lastima.
Interpretar normas, negociar tratos, predecir resultados.

Para ser un auditor eficaz, hay que asumir la siguiente frase clebre de
Rudyard Kipling:

Seis honrados servidores me ensearon cuanto s; sus nombres son cmo
cundo, dnde, qu, quin y por qu.

Ser capaz de responder a las preguntas pertinentes es la seal de un buen
auditor:

Qu se supone que debe suponer y qu sucede?
Por qu sucede?
Cundo sucede?


Cmo sucede?
Dnde sucede?
Quin lo hace?

Las respuestas a esas preguntas son la clave de una buena auditora. Las
preguntas deben ser seguidas por: mustreme, para verificar que las
respuestas en realidad reflejan lo que se describi en la entrevista. Tal vez
tengan que empezar con Qu sucede si...? cuando sea apropiado para
aclarar un procedimiento o proceso.

Por ltimo, el auditor tiene dos odos y una boca, emplendolos ms o menos
en esa proporcin.


Responsabilidades de los auditores


Actuar de acuerdo con los requisitos aplicables a la
auditora.
Comunicar y clasificar los requerimientos de la
auditora.
Planificar y conducir en forma efectiva y eficiente
las responsabilidades asignadas.
Documentar las observaciones.
Reportar los resultados de la auditora.
Verificar la efectividad de las acciones correctivas.
Conservar y salvaguardar los documentos de la
auditora.
Asegurar su confidencialidad.



Responsabilidades del auditor lder

Participar en la seleccin de otros miembros del equipo auditor.
Preparar el plan de auditora.
Representacin del equipo auditor ante la direccin del auditado.
Presentacin del informe de auditora.


Perfil del auditor

Precisin de las preguntas.
Retroalimentacin.
Buen trato.
Discrecin.


Atencin.
Respeto.
No juicios.
Criterio.

3. Seleccin y designacin de auditores

El desarrollo de las auditoras internas, se inicia con la seleccin del equipo
auditor para realizar la auditora, de acuerdo al plan anual de auditoras. Cada
equipo se compone de al menos una persona que acta como auditor. Se
puede incluir ms personas de ser necesario, dependiendo de esta decisin la
complejidad de la labor (auditor de apoyo) o de las necesidades de
capacitacin (observador).
Los auditores pueden ser personal externo a la organizacin, pero este
personal debe ser previamente informado de las condiciones de trabajo y
sistema de la calidad de la organizacin. Las personas designadas como
auditores para un rea especfica no deben, en lo posible, estar involucradas
en el desarrollo de labores dentro de esa rea.
El encargado de la calidad enva una notificacin formal al auditor lder dentro
de una carpeta, en la que se incluye los siguientes documentos:
La(s) norma(s) de referencia para realizar la auditora.
Copia del manual de la calidad.
Copia del procedimiento.
Lista de la(s) persona(s) designada(s) como apoyo.


Referencias

Freedigitalphotos.net. (2013). Fotos e ilustraciones. Consultado el 17 de
mayo de 2013, en http://www.freedigitalphotos.net/

Organizacin Internacional de Normalizacin. (2011). Norma Internacional
ISO 19011 Directrices para la auditora de Sistemas de Gestin. Suiza: ISO.



Control del documento


Nombre Cargo Dependencia Fecha
Revisin
Lina Lorien
Rivera Cruces
Instructor virtual
Centro de Gestin
Agroempresarial del
Oriente
Regional Santander
Diciembre
de 2012
Adaptacin
Paola Andrea
Bobadilla
Gutirrez
Guionista -
Lnea de
produccin
Centro Agroindustrial
Regional Quindo
Mayo de
2013