PROYECTO DE FIN DE MASTER PREVIO LA OBTENCIN DEL TTULO DE MAGISTER EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA CONTADORA PBLICA
SISTEMA DE INFORMACIN FINANCIERA-CONTABLE DE LA UNIDAD EDUCATIVA SAGRADO CORAZN DE JESS BETHLEMITAS QUITO.
LIGIA JAQUELINE PORRAS TORRES
QUITO ECUADOR 2003 ii
Ligia Jaqueline Porras Torres. EL CONTENIDO DEL PRESENTE PROYECTO ES RESPONSABILIDAD DE LA AUTORA. iii
Dr. Francisco J. Quisiguia CERTIFICO QUE BAJO MI DIRECCION FUE DESARROLLADA EL PRESENTE PROYECTO EN SU TOTALIDAD POR LA SEORA LIGIA JAQUELINE PORRAS TORRES. iv
DEDI CATORI A
JAQUELINE. DEDICADO ESPECIALMENTE A MI ESPOSO Y MIS HIJOS QUE SUPIERON APOYARME Y A TODAS AQUELLAS PERSONAS QUE DIRECTA O INDIRECTAMENTE COLABORARON EN LA CULMINACIN DE MI CARRERA. v
A GR A D E C I MI E N T O
Al seor Doctor FRANCISCO QUISIGUIA por su acertada direccin, dedicacin y empeo para el desarrollo del presente proyecto.
Al seor Ingeniero GALO PONCE por su incondicional apoyo.
A la UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL.
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HOJA DE JURADO CALIFICADOR
Calificacin 1 Calificacin 2
Director de Proyecto
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SISTEMA DE INFORMACIN FINANCIERO-CONTABLE DE LA UNIDAD EDUCATIVA SAGRADO CORAZN DE JESS BETHLEMITAS QUITO.
TABLA DE CONTENIDOS
CAPTULOS Pginas Introduccin 1
CAPTULO I 1.1 ANTECEDENTES 3 1.2 PROBLEMA 1.2.1 Problema General 4 1.3 OBJETIVOS 1.3.1 Objetivo General 5 1.3.2 Objetivos Especficos 5 1.3.3 Objetivos Operacionales 6 1.4 IDEA A DEFENDER 6
viii CAPTULO II
2.1. MARCO TERICO 2.1.1 EL ENTORNO DE LA ADMINISTRACIN PBLICA Y DE LAS ENTIDADES SIN FINES DE LUCRO. SUS IMPLICACIONES CONTABLES. 2.1.1.1 Caractersticas del entorno de estas entidades. Implicaciones contables. 7 2.1.1.1.1 Ausencia de nimo de lucro. 11 2.1.1.1.2 El sentido o interpretacin del resultado. 12 2.1.1.1.3 Los conceptos de economa eficiencia y eficacia como medida del rendimiento de la actividad. 16 2.1.1.1.4 Normas generales del Control interno 17 2.1.2 NORMATIVA LEGAL 2.1.2.1 Los PCGAs para organizaciones sin nimo de lucro. 24 2.1.2.2 Normativa Tributaria para las organizaciones sin nimo de lucro. 39 2.1.2.3 Reglamentacin de la CONFEDEC para el presupuesto. 40 2.1.2.4 Ley presupuestaria. 42 2.1.3 SISTEMA DE INFORMACIN 2.1.3.1 Importancia de la Informacin. 44 2.1.3.2 Definicin de un sistema de informacin financiero-contable. 45 2.1.3.3 Caractersticas de un sistema de informacin financiero-contable. 45 2.1.3.4 Estructura de un sistema de informacin financiero- contable. 46
ix 2.2 MARCO REFERENCIAL. 2.2.1 La Institucin. 48 2.2.2 La Organizacin administrativa actual. 50 2.2.3 Los Mercados. 51
CAPTULO III
3 DIAGNSTICO 3.1.1 El entorno. 52 3.1.2 La Demanda. 55 3.1.3 La Oferta. 56 3.2 MISIN Y VISIN 3.3 ANLISIS FODA. 58 3.4 EVALUACIN CONTABLE. 66 3.4.1 Situacin actual de los principales procesos. 66 3.5 EVALUACIN ADMINISTRATIVA 68 3.5.1 Asignacin de funciones en la situacin actual. 68
CAPTULO IV 4 REORGANIZACIN ADMINISTRATIVA 4.1 Organigrama estructural administrativo. 70 4.2 Reasignacin de funciones. 71 4.3 Polticas y procedimientos. 75 4.3.1 rea Caja y Bancos. 83 x 4.3.2 rea Crdito y Cobranzas. 92 4.4 REORGANIZACIN CONTABLE. 4.4.1 El Plan Contable. 97 4.4.2 Sistematizacin de comprobantes, reportes e informacin contable. 108 4.4.2.1 Caractersticas y requisitos de un adecuado proceso de registro. 108 4.4.2.2 Requerimientos de informacin en comprobantes y reportes contables. 109 4.5 COMPLEMENTOS DEL SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL 4.5.1 El presupuesto general de Operaciones. 123 4.5.2 Ingresos. 126 4.5.3 Gastos. 131 4.5.4 Flujo de Efectivo. 139 4.5.5 Estados financieros pro forma. 141
CAPTULO V Conclusiones y recomendaciones. 151
BIBLIOGRAFA 155 ANEXOS ESTADSTICAS Y CENSOS DIRECCIN PROVINCIAL DE PICHINCHA - TARJETA EJECUTIVA - PLANTELES PROFESORESY ALUMNOS POR NIVEL, SOSTENIMIENTO Y SEXO. - PLANTELES POR ATRIBUTO ORGANIZACIONES SIN FINES DE LUCRO EN EL ECUADOR APNDICE GLOSARIO xi
L I S T A D E C U A D R O S
CUADROS Pginas
CUADRO No.1 ANLISIS FODA DE LA INSTITUCIN 58 CUADRO No.2 REPORTE DE ANLISIS DE ANTIGEDAD DE PENSIONES 96 CUADRO No.3 RUTINAS DE TRANSACCIONES PARA LA DEPRECIACIN 113 CUADRO No.4 RUTINAS DE TRANSACCIONES PARA LA ADQUISICIN 114 DE ACTIVOS FIJOS CUADRO No.5 RUTINAS DE TRANSACCIONES PARA LA RECAUDACIN 115 DE PENSIONES EN EFECTIVO CUADRO No.6 LISTADO DE RETENCIONES 117 CUADRO No.7 REPORTE ROL DE PAGOS 120 CUADRO No.8 REPORTE CONCILIACIN BANCARIA 122 CUADRO No.455(1) FLUJO DE EFECTIVO PROYECTADO 140 CUADRO No.455(2) BALANCEN GENERAL PROYECTADO 143 CUADRO No.455(3) ESTADO DE RESULTADOS PROYECTADO 144 CUADRO No.455(4) ANLISIS FINANCIERO VERTICAL 146 CUADRO No.455(5) ANLISIS FINANCIERO HORIZONTAL 147 CUADRO No.455(6) NDICES FINANCIEROS PROYECTADOS 150
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L I S T A D E D I A G R A M A S
DIAGRAMAS Pginas
DIAGRAMA No. 1 PROCESO DE CONTROL DE PENSIONES 79 DIAGRAMA No. 2 CONTROL INTERNO DE CAJA BANCOS 85
En el capitulo I se realiza el anlisis de la Unidad Educativa Sagrado Corazn de Jess Quito, escogida como base para el desarrollo del presente proyecto, y trata el problema principal que presenta la institucin; se formula los objetivos generales, especficos y operacionales que se esperan alcanzar con la implantacin del sistema financiero-contable, las cuales impulsarn a mejorar la eficiencia administrativa financiera de la institucin. Al final de este captulo se presenta la idea a defender para la implantacin de este sistema. En el captulo II se expone el marco terico de temas que son necesarios conocer para el argumento cientfico, bajo los cuales se sustenta esta propuesta. Se hace referencia a la informacin esencial para el estudio de un sistema de informacin financiero-contable para las instituciones educativas, las caractersticas del entorno de las entidades sin fines de lucro y sus implicaciones contables, administrativas financieras. En el captulo III se presenta el diagnstico de la Institucin en mencin, el anlisis FODA y un estudio estructural y funcional de cada una de las reas del nivel administrativo. El captulo IV desarrolla especficamente la propuesta planteada, en la cual se detalla la estructura administrativa, el control interno, procedimiento contable, reasignacin de funciones y responsabilidades del departamento de colectura, reorganizacin contable y finalmente el presupuesto como complemento del sistema. En el captulo V se encuentran las conclusiones a que se llegan con la elaboracin de la presente tesis y las recomendaciones que se emiten a los lectores del mismo.
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I NTRODUCCI N
La Unidad Educativa Sagrado Corazn de Jess Quito es la institucin seleccionada para realizar una investigacin de fondo que permita disear un sistema de informacin contable y financiera adaptable a las instituciones privadas de carcter educativo y sea el fundamento de un sostenido desarrollo con adecuadas toma de decisiones sobre la base de una informacin contable y financiera slida, gil, oportuna y adecuada. Las instituciones educativas de carcter privado nacen con importantes potencialidades educativas; sin embargo, los procesos administrativos y los financieros se van adaptando de acuerdo a circunstancias estrictamente coyunturales. Cuando la poblacin educativa crece, las carencias de procesos administrativos y la falta de informacin financiera se evidencian a niveles de verdaderos problemas que se caotizan con facilidad. Esto origina inadecuadas tomas de decisiones. El descontrol se soluciona con incrementos de pensiones y el riesgo de desercin se hace mayor. En realidad es un problema de crecimiento que debe ser solucionado desde una perspectiva de simplificidad administrativa, objetividad en el manejo de la informacin financiera y en un entrenamiento bsico de interpretacin de datos contables y financieros para tomar decisiones que garanticen un sostenido crecimiento. 2 Este proyecto esta dirigido para aquellos profesionales y voluntarios que trabajan o pretenden trabajar en instituciones educativas particulares catlicas sin fines de lucro, organismos conceptualizados tambin como Entidades del Tercer Sector, ya que las personas que operan en este medio en muchos casos son miembros dedicados o comprometidos con los fines de la entidad. Estas circunstancias hacen que una buena parte de los Directivos o del personal de mandos medios de estas instituciones no posean la formacin especfica en el rea contable financiera, necesaria para el desempeo de su puesto de trabajo. Una de las ventajas al implementar un sistema de informacin financiero contable en la Institucin elegida de investigacin, consiste en la posibilidad de ofertar una propuesta formativa flexible en el rea administrativa financiera que permita contribuir en el progreso de los compromisos importantes que tiene la contabilidad en las decisiones econmicas de la institucin, siendo a la vez el punto de partida para el perfeccionamiento de controles y procedimientos contables y administrativos, en las necesidades de futuros contadores y administradores.
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CAPTULO I
1. ANTECEDENTES
La institucin educativa Sagrado Corazn de Jess dirigida por la comunidad de las Hermanas Betlehemitas, se esfuerza por dar una visin cristiana del hombre, del mundo y de la historia; y propone afianzarse en el proceso de cambio y transformacin de la sociedad. Tomando siempre como prioridad una ptima calidad de educacin, la institucin se vincula y se gua por el Proyecto Educativo Institucional (P.E.I) esta consigna toda la filosofa Educativa Betlehemita y la estructura institucional; rigindose por las disposiciones reglamentarias vigentes del Ministerio de Educacin y Cultura.
Por otro lado debido al limitado recurso econmico con el que se amparaban, han aplicado el mtodo ms tradicional de llevar la contabilidad como es a travs de libros contables manuales.
En los ltimos tiempos deciden ser gestores de la transformacin y buscan involucrarse en el avance tecnolgico. Promueven la contabilidad y se proponen disear un sistema de informacin financiero-contable como la inversin ms reveladora para el cambio, orientado desde la planeacin estratgica financiera para proporcionar en cualquier momento, un detalle ordenado y sistemtico sobre los hechos econmicos de la institucin. 4
2. PROBLEMA
PROBLEMA GENERAL
La unidad educativa es una institucin particular catlica sin fines de lucro, que ha progresado en estos cincuenta aos de funcionamiento; se rige por las disposiciones reglamentarias vigentes del Ministerio de Educacin y Cultura, de la CONFEDEC, por la Doctrina de la Iglesia Catlica y bajo las directrices de la Conferencia Episcopal Ecuatoriana. La institucin desde sus orgenes no se adapt a los cambios tecnolgicos y vivi una postergada transicin en los procesos contables; quedaron rezagadas y desactualizados funciones de capital importancia como son las que corresponden al Departamento de Colectura, como se puede mencionar:
1. No se encuentran correctamente distribuidas las funciones, actividades y responsabilidades del personal administrativo y contable que trabaja en la Institucin.
2. No hay la costumbre de presupuestar las operaciones de la Unidad Educativa y no se conocen con certeza sus resultados. Cuando se dispone de estos, no hay una base de comparacin como para establecer eficiencias o ineficiencias de gestin.
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3. OBJETIVOS 3.1 OBJETIVO GENERAL.
Disear un sistema de informacin financiero-contable efectiva, eficiente y econmica que permita a las autoridades utilizar sus principales herramientas para toma de decisiones y que proporcione los datos necesarios a los administradores para analizar la situacin actual, identificar problemas inmediatos y encontrar soluciones, descubriendo patrones y tendencias, formulando objetivos apropiados para el futuro.
La informacin financiero contable a disear permitir tomar decisiones inteligentes a travs del aprovechamiento de los recursos humanos, financieros y materiales con que cuenta la Unidad Educativa Sagrado Corazn de Jess Betlehemitas- Quito.
3.2 OBJETIVOS ESPECFICOS 1. Efectuar un diagnstico de la situacin actual y de las necesidades en la colectura de la Unidad Educativa. 2. Proponer un sistema de control para el manejo eficiente del efectivo y cheques. 3. Crear polticas y procedimientos generales de uso de recursos. 4. Disear e implementar el sistema de control interno en el proceso de cobro pensiones. 5. Proponer el presupuesto como un sistema de control y ejecucin.
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3.3 OBJETIVOS OPERACIONALES 1.a Aplicacin del anlisis FODA para el cumplimiento del diagnstico de la situacin actual y de la necesidades a la colectura de la Unidad Educativa. 2.a. Elaboracin del procedimiento para el manejo, custodia y disposicin del efectivo y cheques. 2. b. Elaboracin del procedimiento para el manejo de caja chica y fondo rotativo. 2. c. Elaboracin de polticas y procedimientos para el rea de caja y bancos. 3. a. Elaboracin del procedimiento para el manejo adecuado de la recaudacin de efectivo. 3. b. Elaboracin de polticas y procedimientos para el rea de crdito y cobranzas. 4. a. Diseo del control interno contable. 4. b. Diseo del control interno administrativo. 5. Elaboracin del presupuesto anual de ingresos y gastos.
6 . I DEA A DEFENDER
Si se implementa el sistema de informacin financiero-contable, este contribuir en forma importante a redisear y reestructurar los procesos de planeacin y control administrativa contable de la Unidad Educativa Sagrado Corazn de Jess Betlehemitas Quito.
7 CAPTULO II 2.1. MARCO TERICO 2.1.1 EL ENTORNO DE LA ADMINISTRACIN PBLICA Y DE LAS ENTIDADES SIN FINES DE LUCRO. SUS IMPLICACIONES CONTABLES.
2.1.1.1 Caractersticas del entorno de estas entidades. Implicaciones contables. Entorno de Organizaciones sin fines de Lucro Hace cuarenta aos nadie hablaba de organizaciones sin fines de lucro, ni de un sector sin fines de lucro. Su naturaleza hoy en da los identifica porque hacen algo muy diferente de las funciones que cumplen las empresas comerciales o el gobierno. Una empresa comercial ha cumplido su tarea cuando el cliente compra el producto, lo paga y queda satisfecho con l. Un gobierno cumple su funcin cuando sus polticas son eficaces y efectivas. Entendindose como Eficacia la relacin que existe entre los servicios o productos generados y los objetivos y metas programado; y como Eficiencia la relacin de los recursos programados con los realmente utilizados para el cumplimiento de las actividades. La institucin sin fines de lucro no provee bienes o servicios ni controla sus operaciones para incrementar sus ganancias. Su producto final no es un par de zapatos, ni una reglamentacin efectiva, sino en la mayor parte de casos un ser humano cambiado. Estas organizaciones son agentes del cambio humano. Su producto es un paciente curado, un nio que aprende, un muchacho o muchacha transformado en un adulto que se respeta a s mismo y que por tanto tendr una rplica de impacto en la sociedad. 8 Podra conceptualizarse a este tipo de organizaciones como Organizaciones No Gubernamentales o como Entidades del Tercer Sector. Debemos tener en cuenta que las Organizaciones No Gubernamentales no pueden satisfacer las grandes necesidades, carencias y demandas que por su naturaleza corresponde al Estado atender, va recaudacin de impuestos. Tampoco puede crear los empleos, tecnologas y riquezas que generan las empresas. Estas organizaciones surgen y operan nuevos modelos sociales bajo trminos a veces confusos y con escasa legislacin. !
Las ONGs o Entidades del Tercer Sector son aquellas organizaciones consideradas como instituciones sin fines de lucro, organismos formados en el entorno del inters general o bienestar comn, fundamentalmente reconocidas como el sector que tiene fines sociales, vnculo benfico que se coloca por sobre la maximizacin de la rentabilidad. Su estructuracin parte de la separacin pblico- privado que nos remite a aquella originalmente sealada entre estado y sociedad. Su caracterizacin como tercer sector, refiere a su ubicacin: la construccin de un nuevo mbito que ocupara un espacio incierto entre lo que tradicionalmente se habra considerado el mbito pblico (estado) y aquello propio del mbito privado (mercado). Las ONGs gozan de una muy buena imagen y la poblacin atribuye gran importancia a su labor. Sus caractersticas fundamentales, en opinin de la gente, son el trabajo desinteresado, voluntario y los fines sociales. Lo negativo de las ONGs es la falta de difusin y rendicin pblica sobre el destino final del dinero recaudado, excepto lo aplicado especficamente a realizaciones puntuales y que su labor puede llevar a que el Estado se despreocupe de problemas sociales que debera solucionar. En la sociedad se encuentra la materia prima de estas
! Para un estudio ms detallado sobre este tema, vase Trabajo de investigacin acerca del rol de las Organizaciones sin Fines de Lucro (Carbone Valeria,Moscatelli Alejandra, Franceschini Virginia, Varaldo Andrea) pg.2. http://www.ucu.edu.ar/investigacion.htm
9 organizaciones que no es otra cosa que los Recursos Humanos que son los actores principales para la prestacin de estos tipos de servicios ya sea en forma directa, trabajando en la organizacin o a travs de aportes a la misma. En cuanto al Estado, por definicin, ambos sectores se manejan en forma independiente uno de otro no obstante existen fuertes lazos de relacin entre ellos, en algunos casos se consigue apoyo para el desarrollo o directamente subsidios para su financiacin y funcionamiento, el Estado es tambin el que de alguna forma regula y da el marco legal para estas entidades. !
Caractersticas de las Instituciones sin Fines de Lucro o Son instituciones formales con personera jurdica propia. o Atienden necesidades sociales, trabajando por el bien comn. o Son organizaciones pblicas y privadas, institucionalmente separadas del Estado. o No pertenecen al aparato gubernamental ni al Empresario. o Son instituciones no lucrativas; no distribuyen supervit entre sus miembros. o Pueden acumular beneficios pero no distribuirlos entre sus asociados sino utilizarlos en actividades que sirvan para cumplir con la misin de la organizacin (reinversin). o Se administran por s mismas; no reciben mandato de entidades externas, poseen sus propios mecanismos de auto-gestin. Propician el trabajo voluntario y la solidaridad comunitaria.
! Para un estudio ms detallado sobre este tema, vase Trabajo de investigacin acerca del rol de las Organizaciones sin Fines de Lucro (Carbone Valeria,Moscatelli Alejandra, Franceschini Virginia, Varaldo Andrea) pg.2 http://www.ucu.edu.ar/investigacion.htm
10 o En la mayora de los casos presentan dbil nivel de profesionalizacin en la gestin administrativa 1 .
PARTICULARIDADES DE LAS ENTIDADES NO LUCRATIVAS QUE AFECTAN A SU CONTABILIDAD
Su capital no es propiedad de agentes interesados en su rentabilidad econmica. La proteccin de la inversin burstil no es un objetivo que deba estar presente en la contabilidad de estas entidades. Su capital deja de pertenecer al patrimonio del fundador y posteriores donantes para personificarse en otro autnomo, afecto a la realizacin de un fin, y tutelado por los poderes pblicos. La obtencin de informacin sobre el grado de cumplimiento de tales fines y el mantenimiento de la integridad del patrimonio es objetivo prioritario a satisfacer por sus estados contables. Se trata de entidades mixtas donde se mezclan elementos de Derecho Pblico administrativo con los de Derecho Privado. Su sistema contable debera permitir uniformar y facilitar los controles financieros a realizar desde los mbitos pblico y privado. Su misin bsica consiste en la conversin de recursos en servicios sociales. La comprobacin peridica del grado de cumplimiento de los objetivos operacionales es un requisito que debe estar presente en su sistema contable. Junto con las actividades de inters general, estas entidades tambin suelen realizar algn tipo de actividad mercantil de carcter instrumental como fuente accesoria de
1 http://www.ucu.edu.ar/investigacion.htm
11 recursos a destinar a la prestacin de servicios sociales. Una adecuada separacin de partidas contables afectas a unas y otras actividades, debera estar presente en su sistema de informacin contable. Dada la ausencia de nimo de lucro, y la naturaleza de sus actividades, el dato de beneficio neto no es un buen indicador de los logros de la entidad. Los informes contables deberan incidir en la posicin financiera real de la entidad ms que en su resultado econmico. Los agentes econmicos que aportan los recursos de la entidad, son normalmente distintos de los beneficiarios de los servicios prestados por sta, por lo que los primeros no condicionan su ayuda basndose en la satisfaccin experimentada en el disfrute de tales servicios, sino en otro tipo de percepciones que les aporten una medida sobre la calidad y oportunidad de las actividades de la entidad. El acceso a este tipo de percepciones debera formar parte de los objetivos de informacin presentes en sistema de informacin contable de estas entidades. 2
2.1.1.1.1 Ausencia de nimo de lucro. Las entidades sin nimo de lucro son personas jurdicas, capaces de ejercer derechos y contraer obligaciones y de ser representadas judicial y extrajudicialmente, con sujecin a las disposiciones legales y a sus propios estatutos. Nacen por voluntad de los asociados en virtud del derecho constitucional de asociacin, o por la libertad de disposicin de los bienes de los particulares, para la realizacin de fines altruistas o de beneficio comunitario; de lo que se
2 Belda Carmen Fullana, Contabilidad Financiera de Entidades no lucrativas. ww.ciberconta.unizar.es Pg1. 12 deduce que no contemplan dentro de su objeto principal el desarrollo de actividades mercantiles 3
De acuerdo con el Cdigo de Comercio, son comerciantes las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles. " La doctrina comercial ha precisado que el nimo de lucro es un elemento necesario de la calidad de comerciante, es decir, la intencin expresa de obtener un provecho econmico y apropiarse de l en forma privada. 4
La ausencia de lucro es una de las caractersticas fundamentales de las entidades sin nimo de lucro, entre ellas las instituciones educativas, lo cual significa que en estas entidades no existe el reparto de utilidades generadas en el desarrollo de sus fines, ni es viable el reembolso de los bienes o dineros aportados a la entidad. De modo que las instituciones educativas as ejerzan ocasionalmente actividades comerciales para lograr su objeto principal, no pueden ser comerciantes. Ausencia de nimo de lucro: Cualquiera que sea la finalidad los resultados tienen como propsito la distribucin de ingresos y riqueza nacional 5
2.1.1.1.2 El sentido o interpretacin del resultado.
Las entidades sin fines de lucro, en atencin a varias circunstancias pueden adoptar diversas formas jurdicas, por ejemplo, fundaciones, asociaciones, corporaciones de derecho pblico,
3 Csar Torrente B. y Luis Eduardo B, "Las Entidades sin nimo de Lucro", publicada por la Cmara de Comercio Bogot. www.portafolio.com.co 4 Art.10 Cdigo de Comercio-Bogot. 5 http://www.businesscol.com/resources/glcontab.htm
13 federaciones deportivas, instituciones educativas, etc. y prcticamente en casi ningn caso la de sociedad mercantil, en consecuencia, su rgimen legal se encuentra disperso en diferentes legislaciones que regulan las mismas. Como puede deducirse de su propia denominacin, la caracterstica ms importante de estas entidades es precisamente su ausencia de nimo de lucro, por lo tanto, la finalidad primordial de su contabilidad no ser la de registrar correctamente los resultados econmicos obtenidos con su actividad beneficio prdidas en su aceptacin ms tradicional-, tal como sucede con las empresas lucrativas, sino la de recoger y explicar las variaciones que sufra su patrimonio como garanta para su estabilidad, los compromisos asumidos y la cobertura estimada para su cumplimiento y fundamentalmente, los logros propuesta alcanzados y el grado de realizacin en el ejercicio de las actividades sociales emprendidas. Es decir, que en las entidades sin fines lucrativos el beneficio econmico no puede considerarse el mejor indicador de su eficacia (al menos en los mismos trminos en que se configura empresarialmente) puesto que en ningn caso es un objetivo a perseguir por la entidad, por lo que su identificacin contable pasa a un plano diferente con su significado distinto. As por ejemplo, dado que los beneficios si llegaran a producirse no seran distribuibles, no existir riesgo de descapitalizacin por esta causa, por lo que hay que conceptuarlo con un sentido distinto del que tiene en las empresas. Tambin se debe tener en cuenta que algunas de estas entidades realizan movimientos lucrativos (con un margen mnimo para cubrir su costo fijo de operacin), que junto con las actividades no lucrativas propias de su objeto social, sirven en la mayora de los casos para financiar las actividades sociales propias. Esto obliga a contemplar la coexistencia de ambas actividades, teniendo cada una de ellas unos objetivos diferenciados, lo que obliga a que la contabilidad d cumplida informacin de ambas. 14
La primera- la que servir para registrar las actividades lucrativas- estar orientada con los mismos principios, criterios y normas de la contabilidad de empresas lucrativas, y la segunda- la propia de las actividades sin nimo de lucro-, por principios, criterios y normas especficos, los cuales debern ser una adaptacin a las operaciones peculiares de estas entidades, de los principios, criterios y normas contables de carcter general.
Cuentas anuales y otros estados financieros
Aunque formalmente la presentacin de cuentas en las entidades sin fines lucrativos es similar a la de cualquier otro tipo de entidad, su adecuada interpretacin exige replantear la utilidad de ciertos formatos habituales, as como la introduccin de otro tipo de informacin complementaria que pueda ser til a la hora de enjuiciar adecuadamente las actividades que realizan. Estas entidades no persiguen el lucro en sus operaciones, por lo que, al contrario de lo que sucede con las empresas lucrativas, la obtencin de un beneficio econmico no constituye el fin ltimo de su funcionamiento. En virtud de este antecedente, la formulacin dentro de sus cuentas anuales de una cuenta de prdidas y ganancias de corte tradicional, tiene poco sentido al tiempo que reporta poca utilidad para medir la actuacin general de la entidad a la que corresponda. Bajo este aspecto, se entiende que el resultado econmico derivado de las actividades lucrativas que pueda desarrollar la entidad, debe calcularse y presentarse de forma similar a como lo hace cualquier empresa. El resultado no lucrativo as como el resultado econmico obtenido por las actividades lucrativas, deber reflejarse con los criterios propios de la actividad no lucrativa, de forma 15 que se pudiera identificar claramente los gastos de una entidad y los ingresos necesarios para llevarla a cabo. La forma de conseguir lo indicado anteriormente podra obtenerse diferenciando ambas actividades claramente en el documento que recoja el resultado total de la entidad, o bien desglosando esta informacin en las notas de la memoria de las cuentas anuales. En lo que respecta a la memoria anual, su contenido debera incluir informaciones especficas que contribuyan al mejor conocimiento de la actividad desarrollada por estas entidades, separadamente los logros o metas conseguidos en el ejercicio, grado de realizacin de las actividades emprendidas, etc. Otros aspectos que tambin deberan figurar son los que se refieren al estado de flujo de caja y a informacin presupuestaria. Finalmente las entidades no lucrativas deberan proporcionar informacin suficiente sobre el desarrollo de sus actividades, de forma que sirviera a los usuarios de los estados financieros para juzgar con el mayor conocimiento de causa su actuacin en el transcurso del ejercicio cubierto por las cuentas presentadas. Es decir en este documento se debera dar a conocer el grado de realizacin de las actividades de las entidades sin nimo de lucro, junto con una serie de indicadores de gestin que facilitarn el mejor entendimiento de los documentos formulados.
16 2.1.1.1.3 Los conceptos de economa eficiencia y eficacia como medida del rendimiento de la actividad. La Economa Social del Tercer Sector. El modelo tradicional de economa mixta era hasta hace unos aos el que intentaba resolver los principales problemas de la sociedad de la poca. Pero nos encontramos en un nuevo contexto social en donde surgen multitud de iniciativas de organizacin econmica, situadas entre el sector pblico y el privado y que nacen para dar una solucin satisfactoria a las necesidades y problemas de colectivos sociales diversos y sobre todo a quienes este sistema ha situado en condiciones de dificultad o exclusin. Es el modelo que conocemos como Tercer Sector. La exclusin, en los ltimos aos, se ha convertido en la nueva cuestin social. Esta nueva cuestin social supone plantearse respuestas tiles y eficaces a los problemas de desempleo y de exclusin social, lo que implica buscar nuevas relaciones con el Estado, con el derecho, con el trabajo. Nos encontramos con problemas sociales de una gran complejidad, por lo que necesitamos, ms que un sistema compacto (slo mercado o slo Estado), formas de organizacin flexibles, donde se dirijan todos los sectores hacia un mismo fin, aunque esto suponga reconocer importantes tensiones que tengan en cuenta el inters general. Cada sector aportar sus competencias especficas y sus capacidades, a ser posible de una manera interrelacionada, para poder abordar la complejidad de las necesidades sociales. En relacin con este tema surgen algunas intervenciones que llaman la atencin sobre la obligacin o no por parte del Estado de atender los problemas de exclusin social. Es curioso cmo actualmente el propio Estado fomenta y respalda el voluntariado. Por ejemplo, hoy en 17 da los derechos econmicos de la exclusin social no estn reconocidos oficialmente. Nos enfrentamos as a una nueva cuestin social. 6
Eficiencia y Eficacia en los Organismos no lucrativos Estos dos trminos implican perspectivas complementarias a la hora de acercarse y estudiar las organizaciones econmicas. Saber si los objetivos perseguidos se cumplen y adems si estos se consiguen con la mejor asignacin de los recursos. Para completar estos dos aspectos hay que preocuparse por la eficiencia social y la eficacia social. En la evaluacin de la eficiencia y la eficacia hay una complejidad enorme a la hora de utilizar los mtodos adecuados y la correcta definicin de los indicadores. Al aadir el trmino social se introduce un enfoque mucho ms interesante definidos stos por oposicin a los propsitos orientados por el beneficio econmico particular. No es suficiente ser eficiente y por tanto, asignar correctamente los recursos y utilizar los de menor coste, sino que las decisiones deben de estar impregnadas por una rentabilidad social en estas organizaciones. Asimismo, la eficiencia social nos sita en un plano en el cual los objetivos que se pretenden alcanzar tengan, a su vez, una relevancia socialmente deseable. 7
2.1.1.1.4 Normas generales del control interno. Control Interno El control interno de un organismo comprende el plan de organizacin y el conjunto de medios adaptados para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su informacin financiera, tcnica y administrativa, promover la eficacia en las operaciones,
6 Economa Social (tercera sesin) web.forodigital.es 7 www.unizar.es/geses 18 estimular el cumplimiento de las polticas prescritas y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados. 8
El control interno es una herramienta de gestin de una organizacin, que implica aplicar polticas y procedimientos de desempeo de todo el personal de la institucin, para una posterior evaluacin de objetivos, determinar si estos han sido efectuados con eficiencia, eficacia y corregir procesos insuficientes.
Los Controles Internos en las ONGs. Como en toda actividad empresarial, los controles internos deben ser establecidos en forma clara y precisa para evitar errores en su interpretacin y aplicacin. En algunas ONGs, los procedimientos internos y sus reglamentos permiten ejercer un mejor control sobre los recursos institucionales promoviendo la eficiencia de las operaciones y asegurando el cumplimiento de las polticas administrativas. El enfoque ms utilizados para aplicar el control interno en las ONGs, tienen que ver con los movimientos de: Caja y Bancos, Fondos de Caja Chica, Anticipos a Proveedores, y Compras y Adquisiciones.
8 LOAFYC Captulo 3 Sistemas de Control pg..267 19 Procesos Los procesos son un conjunto de actividades administrativas, pasos que ayudan a identificar y entender el control de la direccin, aplicado a casos especficos. Los procesos son una manera definida de efectuar una actividad, por tal motivo deber proporcionar informacin clara, concisa y completa, expresada en forma sencilla aunque no pobre ni montona sobre qu cosa hacer, cmo hacerla, cundo hacerla, cunto hacer, dnde hacerla y quin har o se responsabilizar del hecho.
Los procesos y registros contables para ONGs. Los procesos contables: La base principal para toda buena organizacin es el establecimiento de procedimientos y mtodos sencillos de realizar; la informacin oportuna y los controles internos han sido siempre los objetivos fundamentales de la contabilidad. Las informaciones requeridas por el Director Ejecutivo y por el personal responsable de la ONGs para la toma de las decisiones en los distintos proyectos, gira principalmente alrededor de la contabilidad, ya que necesitan todo tipo de informacin (contable estadsticas, extra contable, histrica, prospectiva, continua, peridica y accidental), y los procedimientos adoptados para establecer el flujo de datos los mismos que deben ser a travs de los canales de informacin apropiada los cuales son: Documentos, Informes especiales y, Los estados financieros (balances generales, estados de resultados, etc) 9
9 Granizo Bahamonde Guido, Sistemas de control y contabilidad para organizaciones no gubernamentales de desarrollo. Gestiopolis.com
20 Registro contable Como en toda empresa el trmino registro contable tambin es aplicado para las instituciones sin fines de lucro, definindose como anotar en los libros de entrada original, los hechos econmicos que se presentan en la gestin de la organizacin, para la consecucin y entrega de informacin financiera veraz y oportuna para la toma de decisiones.
Los registros contables: Las funciones de la Contabilidad son: a.- Analizar y clasificar b.- Registrar c.- Resumir las actividades y como consecuencia de estas actividades medir los efectos producidos en los proyectos de cada ONG. Los registros contables recomendados, para detallar las operaciones que diariamente realizan las ONGs son: Registro De Caja Registro De Bancos Registro De Diario (Libro Diario) Registro De Control Presupuestario Algunos resmenes de los registros contables pueden hacerse con cierta frecuencia y otros a grandes intervalos. Por ejemplo, es conveniente conocer a diario el resumen de las operaciones que realiza Caja, mientras que el resumen que se refiere a los activos fijos pueden hacerse trimestralmente o semestralmente como una manera de control patrimonial. Las actividades de una ONG las podemos representar de la siguiente manera:
21 Operaciones Diarias: Registro del movimiento diario a travs de los Comprobantes de Ingreso, Egreso y Diario. Control de las Partidas Presupuestarias. Control del movimiento de Caja y Bancos, arqueo y determinacin de saldos.
Informes mensuales: Balance General Consolidado Informes por partidas y subpartidas presupuestarias por proyectos o programas. Detalle de pagos realizados Liquidacin de fondos disponibles por proyectos o programas Conciliaciones bancarias
Informes anuales requeridos: Balance General consolidado Informes Externos de la ONG Informes Internos de la ONG 10
ADAPTACIN DEL PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD
Las limitaciones presupuestarias del gobierno, han dado lugar a una creciente proliferacin de entidades sin fines lucrativos, tanto en nuestro pas como en los dems de la comunidad internacional, con el objetivo de poder atender aquellas actividades de inters general, de
10 Granizo Bahamonde Guido, Sistemas de control y contabilidad para organizaciones no gubernamentales de desarrollo. Gestiopolis.com
22 carcter asistencial, educativo, cultural o cientfico, que los poderes pblicos no pueden ya satisfacer. El elevado nmero de instituciones no lucrativas & , la trascendencia de sus actividades, su creciente peso en el conjunto de la economa y la escasa regulacin que exista en nuestro pas sobre la informacin econmico-patrimonial que deben proporcionar, la adaptacin del Plan General de Contabilidad (PGC) a estas entidades resulta necesaria e improrrogable. La base sobre la que debe descansar la normativa contable relativa a las entidades sin fines de lucro es el Plan General de Contabilidad. Viene adems a llenar un vaco, pues en nuestro pas si dejamos al margen la contabilidad pblica y las adaptaciones del Plan General de Contabilidad a las federaciones y asociaciones deportivas no existan apenas precedentes de normas contables para el sector no lucrativo. Ver anexo. Caractersticas ms relevantes de las Normas de Adaptacin del PGC a las entidades sin fines lucrativos.
Al ser estas normas una extensin del Plan General de Contabilidad al sector privado no lucrativo, el objetivo que persiguen es lograr una informacin econmica destinada a terceros (deudores y acreedores de todo tipo, entidades financieras, organismos pblicos, fundadores, beneficiarios, auditores, empleados, organismos de inspeccin, etc.) Hasta su publicacin, no resulta aventurado afirmar que la informacin haba estado sesgada hacia las necesidades de los correspondientes rganos de supervisin y control, interesados sobre todo en la informacin presupuestaria, y a quienes las propias entidades tendan a considerar como los usuarios fundamentales y probablemente nicos de la misma. Con las nuevas normas de adaptacin, resulta evidente que la trascendencia externa de la informacin suministrada por 23 estas entidades se ver potenciada al contar con un marco uniforme para la presentacin de la misma.
En cuanto a su mbito de aplicacin, abarca a todo tipo de entidad sin fines de lucro, aunque solo resulta obligatoria para determinadas fundaciones y asociaciones. Ahora bien, dichas entidades presentan, desde la ptica contable, una importante complejidad derivada de su posible multi actividad. Adems de sus actividades propias pueden desarrollar simultneamente otras de carcter mercantil o industrial, lo que implica que, su contabilidad debe ajustarse a lo previsto con carcter general en las normas.
Esta posible complejidad aadida ha sido, perfectamente abordada en la adaptacin, que permite presentar adecuadamente tanto la informacin relacionada con los fines propios, como con las actividades tpicamente mercantiles dentro de un mismo marco informativo. Esto ha sido posible gracias a unas lneas de actuacin fundamentales que pueden resumirse como: 1) La aplicacin de unos principios contables que son coincidentes con los del Plan General de Contabilidad, a pesar de las peculiaridades que presentan las entidades de este tipo. es prcticamente unnime la postura, a nivel nacional e internacional, que considera aplicables los mismos principios contables a cualquier entidad, sea lucrativa o no. 2) La inclusin en el cuadro de cuentas tanto de los subgrupos y cuentas necesarias para registrar los hechos derivados de las transacciones mercantiles, como aqullos especficos precisos para el registro de las actividades propias. 24 3) El tratamiento diferenciado dentro de las normas de valoracin de los gastos e ingresos vinculados a la actividad propia respecto de los realizados en la actividad mercantil. Mencin especial merece el tratamiento de las subvenciones, donaciones y legados. 4) El desarrollo de unos modelos de cuentas anuales que hacen posible reflejar todas las operaciones que pueden realizar las entidades sin fines de lucro, aunque permitiendo omitir las partidas del balance y de la cuenta de resultados, as como la informacin de la memoria, relacionadas con actividades mercantiles, en el caso de que la entidad no desarrolle las mismas. Ahora bien, aunque la adaptacin del plan general de contabilidad permite ofrecer informacin sobre todas las actividades que pueden desarrollar las entidades sin fines de lucro, no descuida en absoluto las particularidades propias que presentan, dndoles un tratamiento bien diferenciado a nivel del cuadro de cuentas, de los modelos de cuentas anuales, y de las normas de valoracin. 11
2.1.2 NORMATIVA LEGAL 2.1.2.1. Los PCGAs para organizaciones sin nimo de lucro.
PRINCIPIOS CONTABLES APLICABLES A LAS ONGS
Todas las operaciones registradas por las ONGs deben estar fundamentadas en los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados PCGAs; como consecuencia de esta aplicacin, se
11 Ortega Martnez Jos Antonio, Reflexiones sobre la contabilidad financiera en entidades sin nimo de lucro: anlisis comparativo de la adaptacin del plan general de contabilidad. www.ocio.deusto.es
25 tendr una informacin veraz, objetiva y rigurosa que garantizar la informacin contenida en los Estados Financieros y en los Informes peridicos que se presentan a las Agencias Donantes. Las Normas de adaptacin del Plan General de Contabilidad a entidades sin fines lucrativos, parten del planteamiento cientfico vigente, en cuanto a minimizar las diferencias conceptuales entre la contabilidad de las distintas categoras de organizaciones. Por ello, los principios que operan en el modelo contable elaborado para el sector no lucrativo son iguales a los contemplados para las empresas de negocios. Su aplicacin en el mbito presupuestario no plantea incidencias, dado que en sus normas de informacin presupuestaria no se ha cuestionado la utilizacin de principios distintos a los establecidos para el subsistema econmico- patrimonial, ni la normativa legal a aplicar en materia presupuestaria presenta divergencias al respecto. Con carcter general, a las entidades sin fines de lucro, en mayor o menor medida, les son de aplicacin todos los principios de contabilidad generalmente aceptados, y de otras disposiciones reguladoras de la contabilidad. No obstante, dadas las caractersticas propias de estas entidades a que antes se ha hecho referencia, en ciertos casos dichos principios son medidos, por lo que quiz se debera explicar para su adecuada interpretacin y aplicacin. Los PCGAs que ms se ajustan al desempeo de las ONGs, son los siguientes: 1. Principio de entidad contable Est representada por la ONGs como entidad que desarrolla una actividad encaminada a poner en ejecucin sus Programas y Proyectos. Las instituciones deben ser tratadas desde el punto de vista contable como una entidad separada y distinta de sus directivos, miembros o socios particulares. Por otra parte, al registrar las operaciones contables no slo hay que 26 considerar las operaciones anotadas, sino tambin observar la naturaleza de los servicios de la institucin. 2. Principio de Periodo Contable Es el trmino de un perodo referido al desenvolvimiento de una ONGs . Es importante considerar este principio ya que la mayora de los Convenios y los Proyectos ejecutados por las ONGs no empiezan el primer da del ao, y el trmino es en fecha distinta al 31 de Diciembre tal como ocurre con las empresas comerciales e industriales. Al respecto, a los informes mensuales y trimestrales se les puede llamar "sub-perodos contables". Sin embargo, puede incorporarse la evolucin anual del ente contable o la evolucin por proyecto. 3. Principio de Continuidad del Ente Contable Se presume que contina la actividad por tiempo indefinido. Por tanto, la aplicacin de los presentes principios no ir encaminada a determinar el valor de liquidativo del patrimonio. Los Estados Financieros de una ONG como entidad donataria, corresponden a una entidad en existencia permanente, por lo que sus cifras deben representar valores histricos. 4. Principio de Significatividad: Los Estados Financieros presentados por la ONGs como entidad donataria deben ser claros y de fcil interpretacin para todo aquel que necesite trabajar con estos reportes. Es necesario que deban ir acompaados de notas explicativas las cuales ampliarn el origen y el significado de las cifras ya realizadas. 27 5. Principio de uniformidad La utilizacin de polticas, normas y procedimientos contables deben ser uniformes a travs del tiempo, para que permitan efectuar comparaciones de los Estados Financieros en forma integral o incidir en algunas partidas que son necesarias analizar y estudiar, de esta manera se podr determinar cmo ha sido la evolucin del desarrollo de la ONGs o de su Proyecto. Adoptado un criterio en la aplicacin de estos principios, debe mantenerse uniformemente en el tiempo y en el espacio en tanto en cuanto no se alteren los supuestos que han motivado la eleccin de dicho criterio. Si procede la alteracin justificada de los criterios utilizados, debe mencionarse este extremo indicando los motivos, as como su incidencia cuantitativa y, en su caso, cualitativa en los estados contables peridicos. 6. Principio de Medicin en Trminos Monetarios Los movimientos en las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio deben ser reconocidas fcilmente en los registros contables y ser expresadas en trminos monetarios. La unidad monetaria para la contabilidad y para la informacin financiera, en la Repblica del Ecuador es el dlar de los Estados Unidos de Norteamrica. 7. Partida Doble: En toda ONGs cada operacin que se registre afectar por lo menos a dos partidas en los registros de contabilidad, en base al sistema de registro por partida doble y al principio de que no hay deudor sin acreedor y viceversa. 28 Nota: En muchos casos parten realizando su control en funcin del mtodo de caja nicamente (ingresos y salidas de efectivo) 8. Principio de Costo de Adquisicin El activo fijo debe llevarse al costo de adquisicin o construccin, cuyos valores se encuentran en las cuentas histricas, a no ser que dicho costo no tenga significado alguno. El costo de los terrenos debe mostrarse por lo regular por separado. El costo de construccin incluye el total de costos directos y los costos de gastos generales tales como ingeniera, supervisin, administracin, intereses e impuestos. Los tems tratados como activos fijos deben tener, para la Institucin, al menos una vida til de un ao en perspectiva, aunque normalmente esta vida til es considerada ms larga. Deben establecerse medidas o criterios prcticos para poder hacer distinciones uniformes entre activo fijo, gastos de operacin y mantenimiento. 9. Principio de Obsolescencia
Los bienes que ya no estn en servicio deben retirarse mediante cargo a la reserva por depreciacin o a gastos directamente, a fin de que los activos fijos representen los bienes propios al servicio institucional. 10. Principio de importancia relativa La aplicacin de estos principios, as como la de los criterios alternativos que en ocasiones pudieran deducirse de ellos, debe estar presidida por la consideracin de la importancia en trminos relativos que los mismos y sus efectos pudieran presentar. Por consiguiente, puede ser admisible la no aplicacin estricta de algn principio siempre y cuando la importancia 29 relativa en trminos cuantitativos de la variacin constatada sea escasamente significativa y no altere, por tanto, la imagen fiel de la situacin patrimonial y de los resultados del sujeto econmico. La aplicacin de este principio no podr implicar en caso alguno la trasgresin de normas legales. 11. Principio de registro Todos los hechos contables deben ser registrados en el oportuno orden cronolgico, sin que puedan existir vacos, saltos o lagunas en la informacin. El registro de los hechos debe efectuarse mediante los procedimientos tcnicos ms adecuados a la organizacin de la entidad contable, de forma que se garantice la coherencia interna de la informacin. 12 .Principio de prudencia De los ingresos slo deben contabilizarse los efectivamente realizados a la fecha de cierre del ejercicio; no deben contabilizarse aqullos que sean potenciales o se encuentren sometidos a condicin alguna. Por el contrario, de los gastos, deben contabilizarse no slo los efectivamente realizados, sino tambin, desde que se tenga conocimiento de ellos, aqullos que supongan riesgos previsibles o prdidas eventuales, con origen en el ejercicio o en otro anterior; a estos efectos deben distinguirse las prdidas potenciales o reversibles de las realizadas o irreversibles. No obstante, de acuerdo con la normativa presupuestaria vigente, estos gastos contabilizados pero no efectivamente realizados, los riesgos y prdidas, no tendrn incidencia presupuestaria, slo repercutirn en el clculo del resultado econmico- patrimonial.
30 13. Principio de devengado. La imputacin temporal de gastos e ingresos debe hacerse en funcin de la corriente real de bienes y servicios que los mismos representan, y no en el momento en que se produzca la corriente monetaria o financiera derivada de aqullos. Los gastos e ingresos que surjan de la ejecucin del presupuesto se imputarn cuando, de acuerdo con el procedimiento establecido en cada caso, se dicten los correspondientes actos administrativos. No obstante, al menos a la fecha de cierre del periodo, aunque no hayan sido dictados los mencionados actos administrativos, tambin debern reconocerse en la cuenta del resultado econmico-patrimonial los gastos efectivamente realizados por la entidad hasta dicha fecha. Si no puede identificarse claramente la corriente real de bienes y servicios se entender que los gastos o los ingresos se han producido cuando se reconozcan los incrementos de obligaciones o derechos, o las correcciones valorativas que afecten a elementos patrimoniales. 14.Principio de imputacin de la transaccin La imputacin de las transacciones o hechos contables ha de efectuarse a activos, pasivos, gastos o ingresos anuales de acuerdo con las reglas establecidas en este Plan de Contabilidad Pblica y dems normas que al efecto se dicten. La imputacin de las operaciones que deban aplicarse a los Presupuestos de gastos e ingresos debe efectuarse de acuerdo con los siguientes criterios: - Los gastos e ingresos presupuestarios se imputarn de acuerdo con su naturaleza econmica y, en el caso de los gastos, adems, de acuerdo con la finalidad que con ellos se 31 pretende conseguir. Los gastos e ingresos presupuestarios se clasificarn, en su caso, atendiendo al rgano encargado de su gestin. - Las obligaciones presupuestarias derivadas de adquisiciones, obras, servicios, prestaciones o gastos en general se imputarn al Presupuesto del ejercicio en que stos se realicen y con cargo a los respectivos crditos; los derechos se imputarn al Presupuesto del ejercicio en que se reconozcan o liquiden. En los casos de conflicto entre este principio y el resto de los principios contables pblicos deben prevalecer estos ltimos, en especial los principios de registro y de devengo. 15. Principio de correlacin de ingresos y gastos El sistema contable debe poner de manifiesto la relacin entre los gastos realizados por una entidad y los ingresos necesarios para su financiacin. El resultado econmico-patrimonial de un ejercicio estar constituido por la diferencia entre los ingresos y los gastos econmicos realizados en dicho perodo. El resultado as calculado representa el ahorro bruto, positivo o negativo. 16. Principio de no compensacin En ningn caso deben compensarse las partidas del activo y del pasivo del Balance, ni las de gastos e ingresos que integran la Cuenta del resultado econmico-patrimonial, ni los gastos e ingresos que integran el Estado de liquidacin del Presupuesto. Deben valorarse separadamente los elementos integrantes de las distintas partidas del activo y del pasivo.
32 17. Principio de desafectacin Con carcter general, los ingresos de carcter presupuestario se destinan a financiar la totalidad de los gastos de dicha naturaleza, sin que exista relacin directa entre unos y otros. En el supuesto de que determinados gastos presupuestarios se financien con ingresos presupuestarios especficos a ellos afectados el sistema contable debe reflejar esta circunstancia y permitir su seguimiento.
En este sentido, los principios de contabilidad enunciados, que presentan una mayor particularidad y que requieren de explicacin en su aplicacin a las actividades no lucrativas de estas entidades son las siguientes: - Principio de devengo - Principio de correlacin de ingresos y gastos - Principio de costo de adquisicin - Principio de prudencia. Por otro lado, la unin en alguna de las entidades sin fines lucrativos, de actividades lucrativas junto con otras no lucrativas, hace necesario separar ambas clases de operaciones atendiendo a su intencionalidad, para poder distinguir entre las normas contables que debern ser aplicadas a unas y otras actividades cuando sean realizadas por una misma entidad.
33 Normas Ecuatorianas de Contabilidad Aplicables a las ONGs
Mediante resolucin de la Federacin de Nacional de Contadores del Ecuador de fecha 8 de Julio de 1999, se emiten las Normas Ecuatorianas de Contabilidad NEC y con Resolucin N 000140 el Servicio de Rentas Internas, resuelve disponer que las Normas Ecuatorianas de Contabilidad NEC nmeros del 1 al 27, sean de aplicacin obligatoria por parte de los contribuyentes obligados a llevar contabilidad. Estados Financieros: Los Estados Financieros deben ajustarse a las normas aplicables de informacin incluidas en las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas. Un juego completo de los Estados Financieros incluye los siguientes componentes: a) Balance General; b) Estado de Resultados; c) Estado de presentacin de los cambios patrimoniales; d) Estado de Flujos de Efectivo y; e) Polticas contables y notas explicativas. Sin embargo, es necesario aclarar que las NEC han sido emitidas para regular, estandarizar y armonizar los procedimientos contables universales, los mismos que se dirigen bsicamente a las empresas comerciales, industriales y de servicios. Pese a ello, de la revisin de las 27 NEC se observa que algunas si son aplicables en las tareas que desarrollan las ONGs. 34 Nec 1.- Presentacin de estados financieros: Esta norma debe ser aplicada en la presentacin de todos los Estados Financieros de propsito general preparado y presentado de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Contabilidad. Los Estados Financieros de propsito general son aquellos que tienen el objetivo de cumplir con las necesidades de informacin de los usuarios y en este caso de las Agencias Donantes cuya informacin es procesada a la medida, cumpliendo necesidades de informacin muy especficas. El objetivo de esta norma es dar cuenta en forma significativa de los fondos donados por las Agencias de Cooperacin y por sus acreedores, de tal manera que al ser considerados con el Pasivo y con el Patrimonio resulte una presentacin objetiva de la situacin econmica de la Institucin tanto al comienzo como al fin del ejercicio. Se debe entender que los Estados Financieros no tienen por objetivo mostrar los valores actuales de los bienes de la ONGs ni los valores que podran obtenerse en caso de culminacin o liquidacin de sus programas o proyectos. NEC 5.- Utilidad O Prdida Neta por el periodo: "El objetivo de esta Norma es sealar la clasificacin, revelacin y tratamiento contable de ciertas partidas en el Estado de Resultados, de modo que todas las empresas (ONGs) lo preparen y lo presenten sobre una base consistente" Esta Norma pretende que las Instituciones den cuenta de las ventas, los ingresos, las utilidades, los costos de ventas, los gastos, las ganancias y las prdidas en forma tal que presenten objetivamente los resultados de las operaciones del ejercicio o ejercicios en cuestin. 35 NEC 13.- Contabilizacin de la Depreciacin: El alcance de esta Norma tiene que ver con la obligacin de contabilizar la depreciacin de los activos fijos depreciables ya que sta puede tener un efecto significativo al determinar y presentar la situacin financiera y los resultados de las operaciones de una entidad. El monto de la depreciacin de un activo depreciable deber ser asignado, sobre una base sistemtica, a cada uno de los perodos contables que alcance la vida til del activo, la misma que debe estimarse despus de considerar los siguientes factores: uso y desgaste fsico esperado, obsolescencia y lmites legales o de otro tipo para el uso de un activo. NEC 17.- Conversin de Estados Financieros para efectos de aplicar el Esquema De Dolarizacin: Segn Registro Oficial No. 57, publicado el 13 de Abril del 2000, y, segn resolucin No. SB-SC-SRI-01, se aprueba la Norma Ecuatoriana de Contabilidad NEC No. 17. La correcta adaptacin al esquema de dolarizacin y la conversin de los Estados Financieros de sucres a dlares, exige una revisin detallada de la estrategia de implantacin del nuevo sistema, el cronograma y los pasos necesarios a seguir, posibles problemas que se pueden presentar, y la coordinacin de las diferentes etapas que las instituciones tienen que afrontar para que esta implantacin sea exitosa. "La aplicacin del esquema de dolarizacin incluye adaptar las transacciones de la institucin para llevar la contabilidad en US Dlares". Las transacciones a ser adaptadas se refieren a todos los ciclos o movimientos econmicos de las ONGs; implica bsicamente adaptar los valores en los sistemas de cobros (cuentas por 36 cobrar), compras (cuentas por pagar), Inventarios (activos fijos) y en Roles de Pago o Nminas. En la mayora de Instituciones esta parte ser un trabajo principalmente del rea contable y de Sistemas. Segn lo manifestado en el Suplemento del Diario El Comercio titulado Dolarizacin, publicado el 17 de Abril del 2000; las NEC 16 y 17 permiten la conversin de las cifras contables de sucres a dlares, para lo cual se requieren seguir tres pasos fundamentales: El primer paso que se debe dar para dolarizar la contabilidad de una Institucin, es el conocido como reexpresin monetaria integral. Esto quiere decir que a partir del 1 de Enero del 2000, las partidas no monetarias (activos, pasivos y patrimonio) del balance general deben ajustarse a los niveles de inflacin acumulados a la fecha de transicin, que se establece en el 31 de Marzo del 2000. El mtodo es el mismo que se vena utilizando con anterioridad, sin embargo el efecto de la exposicin de las cuentas a la inflacin no se registrar en el patrimonio, si no que por este perodo va al estado de resultados, este ajuste contablemente se registrar en una nueva cuenta denominada Resultado de Exposicin. El segundo paso es la utilizacin del ndice de correccin de brecha entre la inflacin y la devaluacin del sucre. En los dos ltimos aos, el segundo indicador ha sido mayor que el primero. As mientras en 1998 la inflacin fue del 43% la devaluacin alcanz el 54.13%. En 1999 este comportamiento fue ms distorsionado, la inflacin registrada fue del 60.7% y la devaluacin anual del 196.6%. Entonces, el objetivo es reconocer contablemente el cambio real del poder adquisitivo del sucre. El ndice especial de correccin de brecha es igual a la variacin acumulada de la diferencia entre las tasas de inflacin y la devaluacin del perodo comprendido entre el 31 de diciembre - o la fecha de origen - y el 31 de marzo del 2000. La fecha de origen es el da en que se produjo la transaccin ; por ejemplo, si la Institucin 37 compr el 5 de Mayo de 1997 una casa, la fecha de origen para la cuenta de amortizacin de este bien es precisamente el 5 de mayo del mencionado ao. El tercer paso es el ms simple y consiste en dividir las partidas no monetarias para 25.000 sucres y de esa manera se tienen dolarizadas las diferentes cuentas. El proceso de conversin de los Estados Financieros de sucres a dlares aplicando la NEC 17, seala que es requisito que el proceso de conversin debe quedar suficientemente documentado en notas a los estados financieros. 12
NORMAS ECUATORIANAS DE CONTABILIDAD NEC APLICADAS A INSTITUCIONES SIN FINES DE LUCRO. NEC DESCRIPCIN APLICABLES A ONGs Unidad Educativa 1 Presentacin de Estados Financieros " " 2 Revelacin en los Estados Financieros de Bienes Y otras Instituciones Financieras Similares
3 Estado de Flujo de Efectivo 4 Contingencias y sucesos que ocurren despus de la fecha de balance.
5 Utilidad o prdida neta por el perodo, errores fundamentales y cambios en polticas contables. " " 6 Revelacin de partes relacionadas 7 Efectos de variaciones en tipos de cambios de Monedas Extranjeras.
8 Reportando informacin financiera por segmentos.
9 Ingresos.
12 Granizo Bahamonde Guido, Sistemas de control y contabilidad para organizaciones no gubernamentales de desarrollo . Gestiopolis.com.
38 NEC DESCRIPCIN APLICABLES A ONGs Unidad Educativa 10 Costos de financiamiento. 11 Inventarios. 12 Propiedad planta y equipo. 13 Contabilizacin de la depreciacin. " " 14 Costos de investigacin y desarrollo. 15 Contratos de construccin. 16 Correccin monetaria integral de los Estados Financieros. " " 17 Conversin de los Estados Financieros para efectos de aplicacin de Esquema de dolarizacin. " " 18 Contabilizacin de inversin. 19 Estados Financieros Consolidados y contabilizacin de las inversiones en Subsidiarias.
20 Contabilizacin de inversiones en asociadas 21 Combinacin de negocios. 22 Operaciones discontinuas 23 Utilidad por accin 24 Contabilizacin de subsidios del Gobierno y Revelacin de informacin referente a asistencia gubernamental.
25 Activos intangibles. 26 Provisiones activos contingentes y pasivos contingentes.
27 Deterioro del valor de los activos.
39 2.1.2.2. Normativa Tributaria para las organizaciones sin nimo de lucro INGRESOS DE FUENTE ECUATORIANA EXENCIONES. Norma general Los ingresos exentos del Impuesto a la Renta de conformidad con la Ley de Rgimen Tributario Interno debern se registrados como tales por las sociedades y las personas naturales en su contabilidad o registro de ingresos y egresos, segn corresponda. Art.1 Ingresos de organizaciones sin fines de lucro En el caso de que la Administracin Tributaria mediante actos de determinacin por cualquier otro medio, compruebe que las organizaciones sin fines de lucro han destinado sus recursos a fines distintos a los previstos en el numeral 5 del art. 9 de la Ley de Rgimen Tributario Interno, resolver la extincin del beneficio tributario previsto en dicha norma, por tanto tales instituciones debern cumplir con el pago del Impuesto a la Renta desde el periodo fiscal en que se haya efectuado tal determinacin. Art.15 RTI Art.9 LRTI .Para fines de la determinacin y liquidacin del impuesto a la renta, estn exonerados exclusivamente los siguientes ingresos. Los de las instituciones de carcter privado sin fines de lucro legalmente constituidas de: culto religioso; beneficencia; promocin y desarrollo de la mujer, el nio y la familia; cultura; arte; educacin; investigacin; salud; deportivas; profesionales; gremiales; clasistas; y de los partidos polticos, siempre que sus bienes e ingresos se destinen a sus fines especficos y solamente en la parte que se invierta directamente en ellos. Para que las fundaciones y corporaciones creadas al amparo del Cdigo Civil puedan beneficiarse de esta exoneracin, es requisito indispensable que estas instituciones se 40 encuentren inscritas en el Registro nico de Contribuyentes, lleven contabilidad y cumplan con los dems deberes formales contemplados en el Cdigo Tributario y esta Ley. El estado a travs del Servicio de Rentas Internas, verificar en cualquier momento que las instituciones a las que se refiere en este numeral, sean exclusivamente sin fines de lucro, se dediquen al cumplimiento de sus objetivos estatutarios y, que sus bienes e ingresos se destinen en su totalidad a sus finalidades especficas. De establecerse que las instituciones no cumplen con los requisitos mencionados, debern tributar respecto de las utilidades que obtengan en las actividades empresariales; de carcter econmico, que desarrollen en competencia con otras sociedades obligadas a pagar impuesto a la renta. 13
2.1.2.3. Reglamentacin de la CONFEDEC para el presupuesto. Acuerdo 2072. El MINISTERIO DE EDUCACION, CULTURA, DEPORTES Y RECREACION. Considera que mediante decreto Ejecutivo No.2959 de agosto 6 de 2002, se expidi el reglamento sustitutivo al Reglamento para la Regulacin del costo de la Educacin en los establecimientos particulares del pas. Que es necesario facilitar a las Instituciones educativas particulares, los instrumentos y procedimientos que debern cumplir para obtener la aprobacin del costo de la educacin. Resuelve expedir el instructivo para la aplicacin del reglamento sustitutivo al reglamento para la regulacin del costo de la educacin de los establecimientos particulares del pas. Dentro de los requisitos para la regulacin de Costos literal los establecimientos particulares presentarn en la Secretara de la Junta Provincial del Costo de la Educacin Particular, una carpeta que llevar entre otros documentos el Presupuesto Operativo en el formulario JRC-01. 14
13 Ley de Rgimen Tributario Interno y su Reglamento actualizado a enero 2003. 14 Base Legal para la Regulacin de Costos de la Educacin Particular. 41 FORMULARIO JRC-01 INSTITUCION EDUCATIVA
PRESUPUESTO DE OPERACIN AO LECTIVO: INGRESOS
MATRICULAS PRIMARIA Y O JARDIN MATRICULAS SECUNDARIA PENSIONES PRIMARIA Y O JARDIN PENSIONES SECUNDARIA DERECHOS DE EXAMENES OTROS INGRESOS
EGRESOS
PAGOS PERSONAL ADMINISTRATIVO Y DE SERVICIO
RECTOR DIRECTOR DE PRIMARIA INSPECTOR GENERAL INSPECTORES COLECTOR CONTADOR SECRETARIO(A) AUXILIAR DE SECRETARIA ADMINISTRADOR ORIENTADOR VOCACIONAL PORTEROS GUARDIAN
PAGOS PERSONAL DOCENTE
PROFESORES PRIMARIA Y O JARDIN PROFESONRES DE SECUNDARIA PROFESORES ESPECIALES PROFESONRES JEFES DE AREA .SUELDOS COMPLE- MENTARIOS A LAS HORAS DE CLASE
GASTOS GENERALES
ARRIENDO LOCAL LUZ- AGUA Y TELEFONO APORTE PATRONAL AL IESS FONDO DE RESERVA (UN SUELDO ANUAL) GASTOS DE OFICINA Y CLASES GASTOS DE MANTENIMIENTO (EDIFICIO Y MO- BILIARIO) GASTO DE ADECUACION DEL LOCAL GASTOS IMPREVISTOS DEFICIT DEL AO ANTERIOR O SUPERAVIT OTROS GASTOS TOTAL DE INGRESOS TOTAL DE EGRESOS Fuente: Formato proporcionado por la Direccin Provincial Rgimen Escolar. 42 2.1.2.4. Ley presupuestaria. PRESUPUESTOS Como se constituye un presupuesto El presupuesto nace de la necesidad de proyectar a la organizacin y a sus resultados hacia un futuro halagador, para ello se requiere considerar aspectos relacionados con la consecucin de los objetivos principales del anlisis de la cuenta de resultados: ! Evaluacin de la calidad de los beneficios. ! Evaluacin del nivel y tendencia de los beneficios ! Estimacin de la capacidad de generacin de beneficios. ! Previsin de los beneficios ! Seguimiento de los resultados
Quienes lo elaboran Por lo general en la mayora de instituciones lo elaboran un comit ejecutivo conformado por los jefes de cada rea, en coordinacin con el Departamento Financiero o de Presupuestos.
Cual es su punto de partida.
El punto de partida posible es la mejor estimacin posible de los beneficios medios de una empresa que previsiblemente se van a sostener, y repetir con cierto grado de regularidad a lo largo de una serie de aos futuros, es lo que se denomina capacidad de generacin de beneficios. Uno de los objetivos principales del anlisis del beneficio es la previsin del mismo.
43 Cada que tiempo es revisado Generalmente en las instituciones se revisa dos veces en el ao, una a medio ao y luego cerca de finalizar el ao econmico.
Que informacin bsica permite su conformacin
La informacin bsica requerida es lo que la institucin quiere lograr, sus objetivos, con ello presupuestara sus ingresos (ventas) para luego presupuestar sus egresos (gastos).
Cual es su utilidad en la organizacin: La utilidad de los presupuestos en la institucin es que permite realizar seguimientos sobre las previsiones financieras. En consecuencia, lo mejor es seguir atenta y frecuentemente los resultados y compararlos con las estimaciones e hiptesis previas. De esta forma, es posible revisar constante las estimaciones y juicios, e incorporar la realidad observada a las conclusiones y juicios previos. Una de las mejores formas de seguimiento de los resultados es a travs de informes intermedios (informacin financiera mensual, trimestral, semestral).
Cual es la importancia del presupuesto en la organizacin
Es muy importante ya que permite determinar el dficit o supervit que la empresa desea o va a conseguir, para de esta manera hacer los correctivos necesarios a fin de superar o mejorar la posicin de la institucin.
44 2.1.2.5. Sistema de informacin. Importancia de la informacin. Al hablar del uso informtico generalmente se tiende a pensar de la novedad tecnolgica, de nuevas formas de elaborar informacin ms estable. Dejando olvidado la base que hace posible la existencia de los elementos anteriores como es la informacin. Informacin que siempre en toda organizacin ha existido y existe. Sin embargo lo que generalmente ocurre es que la informacin circula desde, hacia y dentro de la institucin no es adecuado a las necesidades informativas y es producida por una serie de centros de informacin esparcidos a travs de la organizacin, sin coordinacin entre ellos; originando, en muchas oportunidades duplicaciones de esfuerzos injustificados. De lo anterior se deriva que es muy importante conocer su significado dentro la funcin informtica, de forma esencial cuando su manejo esta basado en tecnologa moderna, para esto se debe conocer que la informacin: Est almacenada y procesada en computadoras. Puede ser confidencial para algunas personas o a escala institucional. Puede ser mal utilizada o divulgada Puede estar sujeta a robos, sabotaje o fraudes. Los primeros puntos nos muestran que la informacin esta centralizada y que puede tener un alto valor y los ltimos puntos nos muestran que se puede provocar la destruccin total o parcial de la informacin, que incurre directamente en su disponibilidad que puede causar retrasos de alto costo. 45 Supongamos que por cualquier circunstancia se sufre un accidente en el centro de computo o en cualquier lugar que se guarde la informacin, surge as la pregunta qu pasa con los datos?. Es por ello que se debe tomar en cuenta que el centro de computo o donde se centralice la informacin al mismo tiempo es el lugar ms valioso o el ms vulnerable. Definicin de un sistema de informacin financiero-contable. Un sistema de informacin financiero-contable se define, como un sistema computacional que provee a sus administradores una serie de datos internos y externos, el cual se enfoca primordialmente a proporcionar informacin de la situacin actual y proyecciones de escenarios futuros de la organizacin. Caractersticas de un sistema de informacin financiero-contable. Las principales caractersticas de los sistemas de informacin financiero-contable son los siguientes: " Estn diseados para cubrir necesidades especficas y particulares de la alta administracin de la institucin. " Extrae, filtra, comprime y da seguimiento a informacin crtica de la gestin de la institucin. " Implica que la directiva pueda interactuar en forma directa con el sistema sin el apoyo o auxilio de intermediarios. " Es un sistema desarrollado con altos estndares en sus interfases hombre-mquina, caracterizado por una alta informacin tabular y en forma de texto. " El sistema est soportado por elementos especializados de hardware, tales como monitores ratn e impresoras con tecnologa avanzada.
46 Estructura de un sistema de informacin financiero- contable. Un sistema de informacin financiero-contable sigue un modelo bsico y un sistema de informacin bien diseado, ofreciendo as control, compatibilidad, flexibilidad y una relacin aceptable de costo / beneficio. El sistema de informacin financiero-contable de cualquier organizacin independientemente del sistema contable que utilice, debe ejecutar tres pasos bsicos relacionada con las actividades financieras: los datos se deben registrar, clasificar y resumir; sin embargo, el proceso contable involucra la comunicacin a quienes estn interesados y la interpretacin de la informacin contable para ayudar en la toma de decisiones. Registro de la actividad financiera: En un sistema de informacin financiero- contable se debe llevar un registro sistemtico de la actividad lucrativa o no lucrativa diaria en trminos econmicos. En una organizacin se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en trminos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transaccin se refiere a una accin terminada ms que a una posible accin a futuro. Ciertamente, no todos las operaciones se pueden medir y describir objetivamente en trminos monetarios. Clasificacin de la informacin: Un registro completo de todas las actividades econmicas implica comnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser til para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la informacin se debe clasificar en grupos o categoras. Se deben agrupar aquellas transacciones a travs de las cuales se recibe o paga dinero.
47 Resumen de la informacin: Para que la informacin contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relacin completa de las transacciones de venta de una organizacin como Comercial Baha seria demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar mercancas necesitan la informacin de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacn necesitaran la informacin de ventas resumida por departamento, mientras que la alta gerencia de Comercial Baha necesitar la informacin de ventas resumida por almacn. 15
Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificacin y resumen constituyen los medios que se utilizan para crear la informacin contable. Sin embargo, el proceso contable incluye algo ms que la creacin de informacin, tambin involucra la comunicacin de esta informacin a quienes estn interesados y la interpretacin de la informacin contable para ayudar en la toma de decisiones. Un sistema contable debe proporcionar informacin a los directivos y tambin a varios usuarios externos que tienen inters en las actividades financieras de la organizacin.
15 Hans Rolle y Julian Zietske , trabajo de investigacin . julianzietke@yahoo.com pg.1-6. 48
MARCO REFERENCIAL. 2.2.1 La Institucin La Institucin Educativa Sagrado Corazn de Jess Quito, dirigida por la comunidad de las Hermanas Bethlemitas, se esfuerza por dar una visin cristiana del hombre, del mundo y de la historia; y se propone la implantacin en el proceso de cambio y transformacin de la sociedad. En septiembre de 1941 llegaron las primeras religiosas Cleotilde Bravo, Cecilia Flores, Imelda Das e Imelda Crdova, quienes se ubicaron en una pequea casa en el sector de la Magdalena. Con optimismo iniciaron el mejoramiento de la casa, adecuando aulas de clase y preparndose con todo lo indispensable en cuanto a experiencias pedaggicas con el nico objetivo de brindar educacin a la clase pobre del sector. En enero de 1942 se abri la primera escuela con 15 alumnas. La pobreza, incomodidad y sacrificio de los primeros aos perdur, pero siempre con la confianza en la Divina Providencia. Aos ms tarde se abri la Academia de Manualidades que otorg el diploma, permitiendo una mejor proyeccin de las estudiantes hacia el futuro. En 1943 se inici la construccin de un modesto albergue para las nias pobres, en un ambiente de sencillez, alegra y trabajo. Continuaron las dificultades y necesidades, pero Dios sigui protegiendo la obra. En 1961 se ampli y se construy un nuevo tramo que brindaba mejores condiciones fsicas y pedaggicas.
49 La Unidad Educativa Sagrado Corazn de Jess bajo la direccin de las Hermanas Bethlemitas, fue aprobado por el Ministerio de Educacin Pblica mediante las siguientes resoluciones: ! Seccin Primaria: resolucin No. 175 11 de octubre de 1945. ! Ciclo Bsico: resolucin No. 20 de octubre de 1960. ! Seccin Preprimaria: resolucin No.002, de octubre de 1961. ! Ciclo Diversificado: resolucin No.370. de octubre de 1960, 15 octubre 1985. La institucin quiere revivir cada da el carisma educacional de sus fundadores: Santo Pedro de Betancour y Madre Mara Encarnacin Rosal; quienes en su poca y de acuerdo al momento histrico, hicieron de sus vidas una respuesta a las necesidades del hombre de su tiempo. Como Institucin Educativa Catlica, su laboral Pastoral est orientada a llevar a la Comunidad a una verdadera pasin en la fe por Cristo y por su iglesia. La Institucin opta por un estilo de Educacin Personalizada, centrada en el sujeto que se constituye permanente y se siente comprometido en sus aptitudes y posibilidades personales. La Educacin personalizada propone a la construccin de un proyecto de vida que tiene a la Comunidad Educativa como centro del proceso. Teniendo siempre a una ptima calidad de educacin. La institucin se pronuncia y se gua por el Proyecto Educativo Institucional (P.E.I). Este consigna toda la filosofa Educativa Betlehemita y la estructuracin Institucional; rigindose por las disposiciones reglamentarias vigentes de la CONFEDEC y por las del Ministerio de Educacin y Cultura, la doctrina de la Iglesia Catlica, las directrices de la Conferencia Episcopal Ecuatoriana, y el marco jurdico general de la Constitucin Poltica del Ecuador. 16
16 Manual de Convivencia.2002. 50
2.2.2 La Organizacin administrativa actual. Es atribucin de las Hermanas Bethlemitas que gestionan la institucin nombrar: Rectora, Vicerrectora, Directora, Primer Vocal del Consejo Directivo y Colectora. La institucin para su funcionamiento cuenta entre sus organismos con el administrativo formado por: Secretaria Colectura Servicios Generales Biblioteca Laboratorios Centro de Cmputo. La Colectura es ejercida por una Religiosa o su delegada, designada segn las normas establecidas por la Comunidad Hermanas Bethlemitas para administrar sus fondos y bienes privados. A ms de lo determinado en el Reglamento General de educacin a la Colectora le corresponde: a.- Efectuar las recaudaciones de inscripciones, matrculas, pensiones, derechos de grado, especies valoradas, donaciones y dems aportes econmicos particulares. b.- Establecer los procedimientos conjuntamente con la Hermana Rectora para el ingreso y egreso de fondos. c.- Preparar la pro forma presupuestaria para el ao econmico. d.- Elaborar oportunamente los roles de pago y cancelar los sueldos al personal del establecimiento. 51 e.- Efectuar los descuentos que por sancin estableciera la Hermana Rectora al personal. f.- Mantener al da los libros de contabilidad. g.- Imprimir los formularios que fueren necesarios para el correcto y gil movimiento econmico. h.- Proveer a la secretara, biblioteca, laboratorios, centro de computo y otras dependencias de suministros y formularios para su buena marcha. i.- Velar por el mantenimiento de los edificios y bines muebles de la Institucin. j.- Tener actualizado el inventario de bienes. k.- Llevar el archivo de la documentacin laboral del personal contratado, como tambin de lo concerniente a su dependencia. l.- Cumplir con las actividades que le fueren encomendadas por la Comunidad de Hermanas Bethlemitas.
2.2.3 Los Mercados. La institucin cuenta con las secciones de: 1. Educacin Bsica Comprendido por primero de bsica hasta dcimo. 2. Bachillerato. Entendido por: primero a tercero de bachillerato.
Con las siguientes especialidades: # Bachiller en Ciencias # Bachiller Contador en Ciencias de Comercio y Administracin. Y otras que la institucin creyere conveniente crear de acuerdo a las necesidades del medio. 52 CAPTULO III 3.1 DIAGNSTICO 3.1.1 El entorno
Siendo el entorno la unin de variables e influencias externas que pueden repercutir en la institucin positiva o negativamente, se determinara los factores que afectan la situacin actual y futura de la organizacin. Factor Econmico: Creo firmemente que entre los factores econmicos que intervienen en el progreso de la institucin se puede mencionar los agentes macroeconmicos de un pas como son: La inflacin El dficit pblico El riesgo pas Las tasas de inters. Las instituciones de educacin requieren suficiente estabilidad financiera que les permita un desarrollo en forma ordenada. La incertidumbre financiera, las bruscas fluctuaciones presupuestales, y el favoritismo poltico, impiden la buena administracin y hacen imposible la planificacin racional. La importancia de la educacin como un servicio, debe estar acompaada de adecuadas inversiones que capaciten a las instituciones para desempear sus responsabilidades.
53 Factor Poltico-legal Tengo la conviccin que para la mayora de los pases del mundo en va de desarrollo, los lderes polticos al comienzo de la independencia mostraron muy poco entendimiento y algunas veces poca simpata por las necesidades de la educacin. La tendencia de los polticos a intervenir en la educacin dej a muchas instituciones como rehenes de lneas polticas, tomando decisiones sobre la seleccin de estudiantes, el nombramiento y promocin del profesorado, el diseo de currculos, y aspectos similares, con base en motivos polticos, ms que en mritos. Existen claramente muchos obstculos en el camino hacia la obtencin de buenos procedimientos especficos dentro de los sistemas de educacin de los pases en va de desarrollo. A pesar de esto, tambin hay muchas herramientas para lograr el mejoramiento. No se ofrece un tratamiento exhaustivo de herramientas de polticas de administracin, pero se intenta mostrar opciones disponibles, y sus respectivas ventajas y desventajas. A nivel del sistema, la primera prioridad es lograr un acuerdo sobre la naturaleza del modelo de polticas que se va a utilizar. Al nivel institucional, debera haber claridad sobre el marco legal. De este modo, se pueden tomar entonces decisiones tanto a nivel del sistema como institucional, as como lograr que los mejores mecanismos y herramientas hagan que el modelo propuesto funcione efectivamente.
54 Factores Tecnolgicos Sostengo que sin buenos datos, es imposible una toma de decisiones efectiva. Las instituciones de educacin necesitan un gran conjunto de datos sobre desempeo de los profesores en la enseanza y la investigacin, logros de los estudiantes, estado financiero institucional, etc. Los datos tambin son esenciales para sistemas de monitores y rendicin de cuentas, los cuales permiten la autonoma institucional a la vez que promueven la competencia y la bsqueda de altos estndares. Es necesario que la educacin tome ventaja de los avances en tecnologa de la informacin, los cuales facilitan ampliamente la recoleccin y anlisis de datos. Con buenos datos, organizados en un sistema de informacin al cual se pueda acceder rpidamente, las instituciones de educacin sern capaces de mejorar el diseo de sus polticas, asegurndose que las decisiones estn basadas en evidencia y estn hechas de modo tal que sean claras y comprensibles para el mundo exterior.
Factores Socio Culturales Creo firmemente que la educacin slo puede funcionar si la seleccin y promocin del profesorado, los administradores, y el estudiantado, se basa en mritos ampliamente definidos. Las metas particulares de una institucin pueden afectar el modo en que se evale el mrito. Por ejemplo, un aumento en el salario de un miembro del profesorado en una institucin lleva, al mismo aumento para todos los miembros de profesorado de igual rango. En algunos casos, por fortuna no muy frecuentes, los profesores son las mayores barreras para progresar y 55 cambiar en estos aspectos. Si esto sucede, las autoridades deben asegurar la presencia de un fuerte liderazgo interno que pueda empujar hacia el cambio que pide a las instituciones demostrar su competencia para el mejoramiento de la calidad educativa, siendo esto uno de los factores importantes en la demanda y oferta; claramente est identificado la necesidad de contar con el recurso econmico para el logro de lo mencionado. Factor Ambiental Sostengo que esta variable afecta en gran forma a una serie de instituciones con caractersticas afines y a la vez determina la gestin que siguen estas. Este factor se origina en un organigrama administrativo, el cual revela jerarquas de autoridad, generando funciones, responsabilidades en la organizacin; este se crea para explicar el fragmento de cada dependencia. 3.1.2 LA DEMANDA NECESITA INFORMACION ELECTRONICA LA UESCJ? Una particular queja de los profesionales que trabajan en el campo de la informacin financiera en el Ecuador es que las instituciones educativas de enseanza media, solicitan y utilizan poca informacin. El hecho de que la demanda de informacin por parte de las instituciones educativas de enseanza media sea pequea explicara que la oferta por parte de las empresas productoras o distribuidoras de informacin institucional tambin sea pequea. La UESCJ debe prestar una atencin especial al consumo de informacin electrnica (informacin almacenada o distribuida por medios tecnolgicos basados en la electrnica, es decir, mediante bases de datos), ya que ste puede considerarse un indicador del nivel de desarrollo de informacin de su economa. 56 En el acelerado mundo de las finanzas, el acceso a informacin en tiempo real tiene importancia crucial. A medida que la industria financiera avanza rpidamente hacia los negocios electrnicos, la organizacin busca trabajar de manera ms eficiente, rpida e inteligente para mantener su ventaja frente a la competencia. Por ejemplo, los empleados del departamento de colectura necesitan soluciones inalmbricas para recibir informacin actualizada sobre cobros de pensiones, precios y datos en tiempo real, en cualquier momento con rapidez y seguridad. SABEMOS QU TIPO DE INFORMACIN REQUIEREN Y CMO LA QUIERE LA UESCJ? Los cambios en los servicios financieros y en las relaciones con los clientes (alumnas) han llevado en estos ltimos tiempos a considerar y concentrarse en invertir en el manejo de conexiones con los clientes. A medida que se difunde el proyecto de crear un sistema de informacin financiera-contable se tiende a pensar que sus propuestas daran mayor valor a sus clientes, ya que se requieren soluciones radicalmente distintas para conectar alumnas, docentes y trabajadores transformndose en una institucin en potencia. La organizacin est evolucionando requiriendo productos en reas tales como banca, cartera, nmina, presupuesto, impuestos entre otras. No obstante, la iniciativa del manejo de conexin con los clientes requieren infraestructuras tecnolgicas homogneas y flexibles, para crear una experiencia de cliente coherente e integrado. 3.1.3 LA OFERTA. LA OFERTA DE LA INFORMACIN ELECTRNICA EN LA UNIDAD ESCJ. La velocidad y la privacidad son cruciales para la generacin de la informacin financiera. Si las barreras a las comunicaciones aumentan el tiempo necesario para procesar un reclamo de cobros, el resultado puede ser la insatisfaccin del cliente (padres de familia) e incluso una 57 prdida de ingresos. Al hacer posible que el departamento de colectura puedan administrar los contactos con clientes e integrar dicha gestin a su entorno de trabajo normal, es posible minimizar los pasos adicionales necesarios para administrar recursos. La industria de las finanzas es impulsada cada vez ms por las preferencias de los clientes. Hoy en da, las soluciones a las iniciativas de los negocios electrnicos requieren eficiencias uniformes en canales existentes, tales como los centros de Internet. Se necesitan aplicaciones que puedan traducir la informacin del cliente en interacciones. A medida que las instituciones financieras crecen y adquieren nuevos productos y servicios para sus clientes, se hace vital garantizar que los servicios nuevos y los existentes estn conectados para proporcionar una experiencia de cliente relacionado, independientemente del punto de ingreso. Puesto que el Internet desempea un papel creciente en las comunicaciones, la competencia est slo a un clic de distancia. La administracin financiera necesita la movilidad y la flexibilidad para acceder y compartir la informacin con rapidez y precisin a travs de una red segura puesto que la direccin exige de los ltimos datos disponibles para tomar las decisiones del momento. 3.2 MISIN Y VISIN MISIN DE LA INSTITUCIN Concebimos nuestra misin educativa como un proceso de formacin permanente personal que produzca en ella un perfil lleno de valores, dinmico, autnomo y social inspirado por la justicia, que se fundamenta en una concepcin integral de la estudiante, de su dignidad. Todo esto con el fin de un desarrollo humanizado y personalizado hacia la alumna en lo profesional.
58 VISIN INSTITUCIONAL Preparar alumnas para que se siten con excelencia y justicia en el nuevo Milenio, caracterizados por tener un profundo sentimiento de solidaridad, gran capacidad de lucha, participacin, espritu crtico, manejo de la informacin; esfuerzo personal permanente en la consecucin de la justicia, la libertad y la paz. 17
3.2 ANLISIS FODA DE LA INSTITUCIN Cuadro No. 1
DIAGNSTICO F.O.D.A.
F FA AC CT TO OR RE ES S I IN NT TE ER RN NO OS S FACTORES EXTERNOS FORTALEZAS DEBILIDADES OPORTUNIDAD AMENAZAS
! Conocimiento del sistema educativo. ! Los activos fijos son propiedad de la institucin, adquisicin de recurso tecnolgico para el rea en innovacin. ! Recurso Humano experimentado y capaz, con conocimientos en sistemas de informacin financiera y contable, as como personal con conocimiento de la organizacin de la institucin.
! Desconocimiento, del alcance del nuevo Sistema Financiero- contable. ! Ausencia de ciertas habilidades y competencias por parte de la administracin. ! Los saldos contables de cartera carece de exactitud en sus reportes. ! La Falta en el departamento de colectura de un manual de polticas y procedimientos.
! Transferir las habilidades o conocimiento tecnolgicos de instituciones educativas de nivel superior a instituciones de nivel medio con dificultades administrativas. ! Oportunidad para aprovechar conocimientos del alcance del nuevo sistema administrativo ISO 9000. ! Oportunidades para aprovechar las nuevas ofertas de tecnologa por parte de organizaciones de control.
! La inestabilidad poltica, y econmica del pas, genera varias barreras para el sector educativo, como : paros, huelgas. ! Prdida de ingresos debido a desertacin de estudiantes por migracin familiar. ! Los fenmenos naturales tales como: erupciones volcnicas del Pichincha hacen que generen barreras para el sector educativo.
Fuente: Evaluacin de la estructura del control interno Elaborado por: Jaqueline Porras.
17 Misin y Visin tomada de Manual de Convivencia 2002 de la Unidad Educativa, bajo ciertos cambios en el contenido por Jaqueline Porras. 59 MATRIZ DE EVALUACIN DE RIESGOS
COMPONENTE I - A: Unidad Educativa Sagrado Corazn de Jess DEBILIDAD : Desconocimiento, del alcance del nuevo Sistema Financiero-Contable.
FACTORES DE EVALUACIN PONDERACIN MXIMA ESPERADA CALIFICACIN DE SATISFACCIN
$ Software no desarrollado adecuadamente a las necesidades de la institucin. $ Falta de planificacin que permita trabajar en coordinacin con los facilitadores de la informacin para el uso del nuevo sistema de informacin. $ Ausencia de manuales de polticas y procedimientos. TOTAL
10
10
10
30
7
7
2
16
CP = CT / PT x 100 CP = 16 / 30 x 100 CP = 53.33 % NIVELES DE RIESGO : A = ALTO, M = MEDIO, B = BAJO A M B 15% 50% 51% 75% 76% 100% B M S NIVEL DE CONFIANZA: B = BAJO, M = MEDIO, S = SATISFACTORIO
RESULTADO: RIESGO MEDIO 60 MATRIZ DE EVALUACIN DE RIESGOS COMPONENTE I - B: Unidad Educativa Sagrado Corazn de Jess DEBILIDAD : Ausencia de ciertas habilidades y competencias por parte de la administracin.
FACTORES DE EVALUACIN PONDERACIN MXIMA ESPERADA CALIFICACIN DE SATISFACCIN
$ Falta de Coordinacin entre el Departamento de Sistemas $ Falta de un horario laboral, que permita al personal involucrado, capacitarse sobre el nuevo sistema y a la vez cumplir con sus labores diarias. $ Ausencia de manuales de procedimientos. TOTAL
10
10
10 30
5
6
3 14
CP = CT / PT x 100 CP = 14 / 30 x 100 CP = 46. 00%
NIVELES DE RIESGO : A = ALTO, M = MEDIO, B = BAJO A M B 15% 50% 51% 75% 76% 100% B M S NIVEL DE CONFIANZA: B = BAJO, M = MEDIO, S = SATISFACTORIO RESULTADO : ALTO RIESGO
61 MATRIZ DE EVALUACIN DE RIESGOS
COMPONENTE II -A: Unidad Educativa Sagrado Corazn de Jess DEBILIDAD : Los saldos contables de cartera carece de exactitud en sus reportes. FACTORES DE EVALUACIN PONDERACIN MXIMA ESPERADA CALIFICACIN DE SATISFACCIN $ El saldo del sistema de Cobranzas manual, con el saldo contable manual, deben ser iguales. Los cuales actualmente se hallan sobre valorados o sub valorados en distintas cantidades. $ Falta de atencin en el registro de la informacin el momento en que se est concretando el cobro de pensiones. $ Falta de validacin de la recaudacin diaria que son receptados por varias personas. TOTAL
10
10
10
30
3
5
2
10
CP = CT / PT x 100 CP = 10 / 30 x 100 CP = 33.33 % NIVELES DE RIESGO : A = ALTO, M = MEDIO, B = BAJO
A M B 15% 50% 51% 75% 76% 100% B M S NIVEL DE CONFIANZA: B = BAJO, M = MEDIO, S = SATISFACTORIO RESULTADO: ALTO RIESGO
62 MATRIZ DE EVALUACIN DE RIESGOS
COMPONENTE II-A: Unidad Educativa Sagrado Corazn de Jess DEBILIDAD : La Falta en el departamento de colectura de un manual de Polticas y procedimientos.
FACTORES DE EVALUACIN PONDERACIN MXIMA ESPERADA CALIFICACIN DE SATISFACCIN $ Originan duplicidad de esfuerzos en el recurso humano. $ Originan errores en el procedimiento registro en la utilizacin de documentos contables al momento que se est concretando el derecho u obligacin. $ Falta de control del flujo de efectivo para inversin. TOTAL
10
10
10
30
3
5
2
10
CP = CT / PT x 100 CP = 10 / 30 x 100 CP = 33.33 % NIVELES DE RIESGO: A = ALTO, M = MEDIO, B = BAJO A M B 15% 50% 51% 75% 76% 100% B M S NIVEL DE CONFIANZA: B = BAJO, M = MEDIO, S = SATISFACTORIO
RESULTADO: ALTO RIESGO
63 MATRIZ DE EVALUACIN DE OPORTUNIDADES DE MERCADO
COMPONENTE I-A: Unidad Educativa Sagrado Corazn de Jess OPORTUNIDAD: Transferir las habilidades o conocimiento tecnolgicos de instituciones educativas de nivel superior a instituciones de nivel medio con dificultades administrativas.
FACTORES DE EVALUACIN PONDERACIN MXIMA ESPERADA CALIFICACIN DE SATISFACCIN $ Originar actualizacin de conocimientos de nuevos software del nivel superior en las dificultades administrativas de nivel medio. TOTAL
10
10
8
8
CP = CT / PT x 100 CP = 10 / 10 x 100 CP = 80 % NIVELES DE RIESGO : A = ALTO, M = MEDIO, B = BAJO A M B 15% 50% 51% 75% 76% 100% B M S
NIVEL DE CONFIANZA: B = BAJO, M = MEDIO, S = SATISFACTORIO
RESULTADO: BAJO RIESGO
64 MATRIZ DE EVALUACIN DE OPORTUNIDADES DE MERCADO
COMPONENTE I-B: Unidad Educativa Sagrado Corazn de Jess OPORTUNIDAD: Oportunidad para aprovechar conocimientos del alcance del nuevo sistema administrativo ISO 9000.
FACTORES DE EVALUACIN PONDERACIN MXIMA ESPERADA CALIFICACIN DE SATISFACCIN $ Originar actualizacin de conocimientos del nuevo sistema administrativo, para la preparacin del manual de procedimientos. TOTAL
10
10
8
8
CP = CT / PT x 100 CP = 10 / 10 x 100 CP = 80 % NIVELES DE RIESGO : A = ALTO, M = MEDIO, B = BAJO A M B 15% 50% 51% 75% 76% 100% B M S
NIVEL DE CONFIANZA: B = BAJO, M = MEDIO, S = SATISFACTORIO
RESULTADO: BAJO RIESGO
65 MATRIZ DE EVALUACIN DE OPORTUNIDADES DE MERCADO
COMPONENTE I-A: Unidad Educativa Sagrado Corazn de Jess OPORTUNIDAD: Oportunidades para aprovechar las nuevas ofertas de tecnologa por parte de organizaciones de control.
FACTORES DE EVALUACIN PONDERACIN MXIMA ESPERADA CALIFICACIN DE SATISFACCIN $ Originar adquisicin actualizada de equipos de computacin con la respectiva capacitacin de nuevos paquetes del Office; para el nuevo sistema de informacin financiero - contable. TOTAL
10
10
8
8
CP = CT / PT x 100 CP = 10 / 10 x 100 CP = 80 % NIVELES DE RIESGO: A = ALTO, M = MEDIO, B = BAJO A M B 15% 50% 51% 75% 76% 100% B M S
NIVEL DE CONFIANZA: B = BAJO, M = MEDIO, S = SATISFACTORIO
RESULTADO: BAJO RIESGO
66 3.4 EVALUACIN CONTABLE 3.4.1 Situacin actual de los principales procesos. PROCESOS FUNDAMENTALES Existen procesos en el departamento de colectura que es llevado a cabo en tareas en las que se aplican registros contables manuales, sin que esto quiera decir que es lo ms favorable pero son los movimientos que en la institucin se han presentado.
Fuente: Proceso de evaluacin para el riesgo de control . Elaborado por: Jaqueline Porras.
DEPARTAMENTO DE COLECTURA VENTAS CONTABILIDAD PERSONAL PROVEDURIA DISTRIBUCIN MATRCULAS DISTRIBUCIN PENSIONES COBROS ALMACN CONTABILIDAD GENERAL IMPUESTOS PROVEEDORES INGRESOS SUMINISTROS ENTREGAS SUMINISTROS INGRESO SALIDA NMINA INGRESO SALIDA CONTROL 67
ACTIVIDAD VENTAS Se considera como ventas para este trabajo todos los ingresos por concepto de matrculas y pensiones, estipulados por la Comisin Nacional del costo de la Educacin Particular, adscrita al Ministerio de Educacin y las juntas Provinciales reguladoras del costo. Comprende toda tarea que se realiza en cuanto a organizacin, distribucin y recaudacin tanto de ingresos por matrculas, que se da una vez en el ao econmico, as como de ingreso por pensiones que se genera en forma mensual.
CONTABILIDAD Esta actividad contempla el registro de las tareas resultantes de la direccin, ejecucin y control de ventas, proveedura, personal y almacn, as como aquellos movimientos propios de la contabilidad general, aadiendo la responsabilidad de entrega y rastreo de correspondencia administrativa financiera producto de inconveniencias que se presenten, adquisicin de suministro de materiales y de producto terminado de almacn y cumplimiento de obligaciones con la administracin tributaria y seguridad social. As como tambin la obtencin de reportes e informes de cada una de las actividades mencionadas anteriormente para entregar una vez al ao el presupuesto enviado a la Comisin Nacional del costo de la Educacin Particular, adscrita al Ministerio de Educacin y las juntas Provinciales reguladoras del costo.
PROVEEDURA Actividad que requiere de varios controles de bodega en lo que se refiere a ingresos por dotacin de materiales de oficina a ser utilizados para rea administracin y docente, as como 68 de utilera de aseo, tarea que requiere de la seguridad en la entrega y existencia de las mismas. PERSONAL Esta tarea comprende la seleccin del personal administrativo, como secretaria, colectura y de servicio concretamente ya que la seleccin del personal docente es llevado a cabo por la el rectorado de secundaria y direccin de primaria, los trmites en el ingreso del recurso humano es ejecutado en colectura en el cual se realiza el control y cumplimiento de todo lo que dispone la Ley de Seguridad Social y Ministerio de Trabajo. ALMACN El almacn demanda de diversos controles de bodega de productos terminados como son los uniformes de las estudiantes, tarea que requiere de la seguridad en la recaudacin en venta de uniformes as como en la existencia de las mismas.
3.5 EVALUACIN ADMINISTRATIVA 4.5.1 Asignacin de funciones en la situacin actual. Al evaluar los procesos fundamentales en el rea de colectura que se presenta en la institucin en la actualidad se puede mencionar que cada actividad es realizada por dos personas, funciones que se describen a continuacin: CARGO ACTIVIDAD Colectora o Ecnoma Administra la Unidad realiza actividades de registros contables manuales, cobro de pensiones, personal, ventas, as como gestiona directamente trmites bancarios y de adquisicin de suministros de oficina. Ayudante de colectura Ejecuta tareas de Ventas, proveedura, almacn. 69
Del anlisis y diagnstico, se puede concluir que se viene trabajando con un sistema contable manual tradicional que no necesariamente funciona en un 100% de manera ptima, revelando en el anlisis FODA que existen componentes revisados en alto riesgo tales como falta de habilidades y competencia en la administracin, saldos de cartera incorrectos, falta de manual de poltica y procedimiento contable, se evidencia que existe demanda de actividades comprendido en una sola persona, as como duplicacin de funciones, muestra la incorrecta distribucin de actividades; todo esto repercute en la base de datos transaccionales para un debido orden y fluidez de informacin necesario en el instante de reportar estados financieros y de presupuesto, para la toma de decisiones cuando estos son requeridos por la direccin u organismos de control internos o externos de la institucin. De lo mencionado anteriormente se justifica la propuesta de que es necesario crear un sistema de informacin financiero-contable con el que fortalecer entre otros beneficios que le rodean a la unidad mantener controles contables y administrativos internos, y por otro lado le permitir tambin colocarse entre las instituciones pioneras en el cambio tecnolgico en cuanto se refiere al campo administrativo contable en beneficio propio y de varios usuarios de la informacin econmica.
70 CAPTULO IV 4 REORGANIZACIN ADMINISTRATIVA 4.1 Organigrama estructural administrativo propuesto Realizado el anlisis y el diagnstico del rea administrativa desde el punto de vista estructural, as como el funcional de la institucin, se considera conveniente formular una serie de sugerencias o propuestas basados en los aspectos tericos y prcticos; de esta manera se pretende presentar una organizacin en la cual se aproveche de mejor manera el recurso humano, material y financiero para la puesta en marcha de la institucin, y para un adecuado control interno de la Unidad Educativa. El presente segmento se ha tomado de una parte del Organigrama Institucional. ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA PROPUESTA
Fuente: Estructura administrativa Elaborado por: Jaqueline Porras
AREA ADMINSTRATIVA - FINANCIERA ADMINISTRACIN COLECTURIA ASEO VIGILANCIA PRESUPUESTO CAJA PERSONAL PROVEEDURIA ALMACEN CONTABILIDAD SERVICIOS SECRETARIA SISTEMAS 71 La coordinacin organizacional administrativa planteada, es sencilla e indicada para la institucin de este tamao, el cual debe ir junto con un manual de procedimientos y responsabilidades diseado por una persona que asesore en la elaboracin de dicha herramienta de control interno, misma que debe ser aprobada por la Hermana Rectora y Ecnoma de la Comunidad. Se ha tomado en cuenta que las actividades departamentales no interfiere unas con otras, de esta manera se asegura que las polticas administrativas se hagan obligatorias y por lo tanto eficientes y competentes.
4.2 Reasignacin de funciones Con el fin de facilitar la asignacin de funciones y la autoridad a cada una de las personas que laboran en el rea de colectura, se propone un detalle de responsabilidades para los departamentos directos y para las operaciones manuales de procedimientos, estas abarcan todas las tareas que se encuentran inmersas en el correcto funcionamiento de las actividades econmicas financieras de la institucin.
REA DE COLECTURA RESPONSABILIDADES DEL DEPARTAMENTO DE COLECTURA. ADMINISTRACIN. La jefatura administrativa ser ejercida por una Religiosa cuya persona es la establecida por la Comunidad Hermanas Bethlemitas para administrar sus fondos y bienes privados, distinguida como Colectora o Ecnoma. La administradora se encargar de realizar el proceso de crear, disear y mantener un ambiente en el que las personas, laboren o trabajen, coordinar esencialmente con todos los elementos que intervienen en esta para obtener el ms alto nivel de competitividad en el 72 aprovechamiento del recurso humano, material y financiero, de esta manera podr alcanzar con eficiencia las metas propuesta.
JEFE DE CONTABILIDAD El Contador ser la persona responsable de la contabilidad en la organizacin educativa cuyas funciones tienen mucho en comn con las organizaciones con fines de lucro, debido a que en ambas hay que obtener dinero y gastarlo, preparar presupuestos e implementar y disear sistemas de control interno, existe la responsabilidad de utilizar los recursos juiciosamente y si estos son utilizados de forma inteligente la contabilidad contribuye a hacer eficiente sus operaciones y lograr los objetivos. El Contador de la institucin educativa ser ejercido por un profesional en Contabilidad y Auditoria CPA. Formacin Acadmica. La formacin acadmica del profesional en Contabilidad y Auditoria est basada bsicamente en el conjunto de conocimientos de los diferentes departamentos de la organizacin como son:, Administracin Financiera, Contabilidad, Administracin de Recursos Humanos, Informtica, Servicio al cliente y Relaciones Humanas. El profesional de contabilidad no puede slo limitarse a los conocimientos recibidos en sus estudios superiores, los debe fortalecer mediante otros estudios de especializacin, por ejemplo, pos- grado, maestra, especializacin en el rea en que ms se desempea. El contador debe tener pleno dominio de los modernos programas de informtica que facilita la toma de decisiones. El contador debe tener un pleno dominio de las funciones bsicas de la administracin como son: Coordinar, Controlar, Dirigir, Planificar. 73 Funciones: El Contador General ser el profesional contable de alta jerarqua en la organizacin, en cuanto se refiere a la Jefatura de Contabilidad, cuyas funciones se distinguen de la siguiente manera: - Planear el control interno. - Preparar informes financieros (Estados Financieros) para conocimiento internos y externos e interpretar. - Administrar los impuestos - Administrar nmina - Preparar informes presupuestarios. - Ofrecer asesoramiento al personal contable en los registros de los hechos econmicos de la institucin. - Ofrecer asesoramiento a la Administracin, tomando atencin al resolver problemas financieros, para la correcta toma de decisiones que afecte al recurso humano, material y financiero de la institucin.
ASISTENTE CONTABLE El asistente contable ser una persona designada por el Contador, capacitado en ciencias de Comercio y Administracin, con tres aos de experiencia en actividades contables, el colaborador de la contabilidad no puede slo limitarse a los conocimientos recibidos en sus estudios de bachillerato, los debe fortalecer mediante otros estudios de especializacin, por ejemplo, estudios superiores de preparacin en el rea en que ms se desempean. Las funciones que debe desempear el asistente contable sern las actividades de caja , pagos y proveedura. 74
AUXILIAR CONTABLE El auxiliar contable ser una persona designada por el Contador, capacitado en ciencias de Comercio y Administracin, con un ao o menos de experiencia, el ayudante contable no puede slo limitarse a los conocimientos recibidos en sus estudios de bachillerato, los debe fortalecer mediante otros estudios de especializacin, por ejemplo, estudios superiores de preparacin en el rea en que ms se desempean. Las funciones que debe desempear el auxiliar contable sern las actividades de almacn, responsable de recepcin, entrega y custodia de los uniformes a su cargo, as como del ingreso y entrega del efectivo a Caja.
JEFE DE SISTEMAS El jefe de sistemas ser un profesional en Ingeniera en Sistemas, el mismo que no puede slo limitarse a los conocimientos recibidos en sus estudios superiores, los debe fortalecer mediante otros estudios de especializacin, por ejemplo, pos-grados, maestras de preparacin en el rea en que ms se desempea. Las funciones que debe ejecutar el Jefe en sistemas sern las de actualizacin del sistema contable de acuerdo a las necesidades de Contabilidad o Administracin, adems de otorgar asesora en el avance tecnolgico en beneficios del cumplimiento de los objetivos de la institucin.
75 4.3 POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS. En busca de lograr la eficiencia en los procesos se requiere que para la administracin de los recursos humanos, materiales y financieros exista una estructura organizativa flexible y funcional, as como de la definicin de polticas y procedimientos tendientes a lograr una gestin gil. El manual de polticas y procedimientos es una herramienta para lograr el desarrollo eficiente y ordenado de los movimientos de la institucin, por considerarse como un mecanismo de adaptacin y actualizacin permanente. El manual de procedimientos est enfocado a dos reas especficamente que necesitan el control interno que sirva de gua en su manejo; est organizado de una manera simple de tal forma que facilite su comprensin.
ORGANIZACIN DE ACCIN PROPUESTA. Para este trabajo se entiende como Organizacin de Accin Propuesta aquellas tareas que permiten planificar y ejecutar el ingreso de la actividad econmica a la que se dedica la institucin como es: Enseanza de nivel pre- primario, primaria y secundaria Movimientos que permiten simplificar y optimizar las fases de la produccin en sus distintas etapas, de esta manera se pretende dar a conocer un esquema funcional en el cual se establece un orden que facilitar el control interno en cada fase de : 1. Reserva de cupos 2. Matrculas 3. Pensiones
76 1. Reserva de Cupos: Para este proceso que se realiza una vez al ao, se considera que no es necesario hacer un flujo grama por lo que se enumerar nicamente los controles a aplicar en el control interno.
CONTROL INTERNO DE RESERVA DE CUPOS
$ Comprobar que las alumnas actuales hayan realizado la reserva de cupo para el nuevo ao escolar.
$ Verificar que estos importes hayan sido debidamente depositados en la cuenta corriente correspondiente y contabilizada en la partida correspondiente.
$ Analizar si quedan cupos libres a fin de aceptar nuevos alumnas.
$ Comprobar que las nuevas alumnas hayan realizado las pruebas de aptitud requeridas para ser aceptadas.
77 2. Matrculas:
Al igual que la reserva de cupos, este proceso se realiza una vez al ao, y se considera que no es necesario hacer un flujo grama por lo que se lista nicamente los controles internos a emplear.
CONTROL INTERNO DE MATRCULAS
$ Comprobar que las alumnas matriculadas, tengan una ficha personal con todos los datos y documentos necesarios.
$ Verificar que todas las alumnas hayan realizado los pagos por este concepto, y que los mismos estn depositados y registrados correctamente.
$ Verificar que los importes ingresados por matrculas coincida con el nmero de alumnas matriculadas.
$ Realizar un seguimiento muestra del proceso de asentamiento de matrculas en los libros correspondientes.
78 $ Verificar que los importes cobrados por este concepto estn dentro de los valores autorizados por la Comisin Nacional del Costo de la Ecuacin Particular, adscrita al Ministerio de Educacin y las juntas Provinciales reguladoras del costo.
$ Constatar la exhibicin de este importe en lugar visible segn normas establecidos por la Ley de Educacin.
$ Revisar que exista un listado de requisitos para las matrculas a fin de agilitar el proceso.
$ Revisar el cronograma de matrculas.
79 3. Pensiones:
En cuanto a este proceso que es continuo y que requiere de mayor control, se ha procedido a realizar el diagrama de flujo correspondiente, mismo que concuerda a las necesidades de la Unidad Educativa.
Diagrama No. 1 Proceso de cobro de pensiones
Diagrama de Flujo del proceso de cobro de pensiones mensual
Listado alumnas de pensiones unidad Asistente Contable A Filtra listado informacin Alumnas primaria Informacin Envo de Informacin listado de alumnas al banco, con poltica de cobro por mora retraso pago. SI 1 NO 1 1 Contador Informacin depurada. Depura informacin Pensin completa, beca, media beca y rebaja de unidad Emisin papeleta de depsito por alumna banco. Envo retiro de documentos Asistente Contable 2 B 80
Fuente: Evaluacin del control interno Elaborado por: Jaqueline Porras 2 Contador Emisin de factura Registro en libros ventas pensiones Archivo diario cobro pensiones Banco Enva Baja de Internet archivo Auxiliar Contable C 3 3 Asistente Contable Contador Registro de datos pagos en banco pensiones en libro diario. D Actualiza sistema banco archivo pagos en banco , alumnas nuevas , retiradas y pagos en colegio Verifica saldos subcuentas y cuentas de control, y envi informacin prximo mes. A B C D FIN 81 CONTROL INTERNO DE PENSIONES
$ Verificar en la base de datos las alumnas que tienen beca, media beca y descuentos con los soportes correspondientes.
$ Comprobar que estn incluidos en el listado mensual de cobros a realizar, todos los rubros que incluyen el valor de la pensin.
$ Verificar que en los avisos de cobro se incluya toda la informacin como: nombre del alumno, curso que asiste, mes que se cobra, importe, lugar de pago, nmero de cuenta, fecha de vencimiento.
$ Verificar que la entrega de avisos de cobro se realicen dentro de los plazos establecidos.
$ Hacer cruce de informacin entre los registros de la institucin y los registros bancarios por estos rubros.
$ Depurar los registros bancarios y los cobros recibidos en colectura a fin de saber que alumnas no han cancelado las pensiones.
$ Verificar que se hayan realizado los registros contables necesarios.
$ Revisar que se enve cartas a los padres de familia, cuando se encuentran en mora del pago de pensiones. 82
$ Verificar mensualmente en la base de datos la actualizacin de alumnas retiradas con el soporte correspondiente.
$ Realizar un seguimiento muestra de entrega de papeletas de pensiones a las correspondientes alumnas.
$ Verificar que los importes cobrados por este concepto estn dentro de los precios autorizados por la Comisin Nacional del Costo de la Ecuacin Particular, adscrita al Ministerio de Educacin y las juntas Provinciales reguladoras del costo, para evitar sanciones posteriores por parte de supervisin del Ministerio de Educacin.
$ Constatar la exhibicin de estos importes en lugar visible segn normas establecidos por la Ley de Educacin.
Estndares que han sido analizados siguiendo los requerimientos del departamento de Colectura, ya que en el estudiado de los diferentes procesos se ha llegado a determinar una variedad de deficiencias, consiguiendo el retrazo y la falta de documentos de control.
83 4.3.1 rea Caja y Bancos. Control interno de caja y bancos Aspectos contables: La poltica administrativa y contable a ser empleada sern los siguientes mecanismos de control interno, mismos que deben ser aplicados obligatoriamente en la institucin para asegurar un control contable y financiero eficiente: # Todas las operaciones que se efecten por Caja, se realizarn teniendo en consideracin el Plan de Cuentas Institucional. # El Departamento de Contabilidad cuando realice modificaciones, aperturas o eliminacin de cuentas del Plan General de Cuentas, debe comunicar inmediatamente a la persona responsable de Caja. # El Cajero contabilizar diariamente todos los documentos que impliquen un ingreso o salida de dinero, los cuales deben estar debidamente sustentados con documentos que renan los requisitos fiscales y tributarios as como, las autorizaciones de los funcionarios del Programa o Proyecto especfico. # El Departamento de Contabilidad autoriza los documentos en seal de conformidad con la documentacin de sustentacin. # Ningn documento ser pagado y registrado por Caja, si no cuenta con la autorizacin de Contabilidad, previo chequeo y/o verificacin del saldo presupuestario, salvo aquellos que se originen por las liquidaciones de remuneraciones y Beneficios Sociales, que competen al Departamento de Administracin o de Personal, si lo hubiere. # Al efectuar el pago de alguna obligacin derivada por prestacin de servicios personales, el Cajero est en la obligacin de deducir los impuestos que causare 84 este pago y que debern ser entregados en Contabilidad al momento de autorizar el pago, esto quiere decir que en Contabilidad se ordenar al Cajero el importe que deber retener por impuestos. # Todas las obligaciones a ser canceladas por Caja deben estar debidamente autorizadas por la Administracin de la Unidad, o alguna persona de reemplazo en caso de ausencia de ella. # Todos los cheques emitidos deben ser girados o emitidos para ser firmados por mnimo dos personas, una de ellas ser obligatoriamente la Rectora de la Institucin y la otra la Administradora de la Institucin. # Toda la documentacin relativa a anticipos de remuneraciones, prstamos personales y otros pagos al personal que estn directamente relacionado con las remuneraciones, deben contar necesariamente con el Visto Bueno de la Rectora o la Administradora.
85 Diagrama No. 2 DIAGRAMA DE FLUJO PARA EL CONTROL INTERNO DE CAJA-BANCOS
Fuente: control interno de caja-bancos Elaborado por: Jaqueline Porras.
DESEMBOLSO DE EFECTIVO-CHEQUE CAJA Aprobacin de Contabilidad General Verificacin del documento Registro diario de documentos de ingreso y egreso Paquete de comprobantes Archivo de paquete de comprobantes cancelados 86 Aspectos administrativos. 1) Ingresos de caja: Todos los comprobantes de ingresos (CI) deben ser pre-numerados en original y dos copias, el original ser archivado con el recibo de caja (RC) pre-numerado, la primera copia ser archivada en el control de documentos y la segunda copia ser entregada al depositante en ese instante.
Todos los cheques que se reciban deben ser girados a nombre de la institucin. No se aceptarn cheques posfechados. Todo cheque ingresado por caja debe ser inmediatamente cruzado y endosado mediante una leyenda que explique a qu cuenta ser depositado, de qu Banco y el nombre del titular de la cuenta. No se permitir al Cajero recibir dinero o valores en custodia, que no hayan sido previamente autorizados por la Hermana Rectora o la Hna. Ecnoma. 2) Egresos de caja Todos los fondos ingresados a Caja por cualquier concepto deben ser depositados en las cuentas bancarias el mismo da que ocurre la operacin. La persona encargada de realizar los depsitos bancarios debe verificar los datos de la papeleta de depsito y firmar en ella en seal de haber recibido a satisfaccin los valores que se mencionan en ella. Las copias de las papeletas de depsito con el sello del recibidor del Banco, deben ser entregadas el mismo da del depsito al Cajero, para sustentar los asientos contables por el egreso de fondos. Los egresos de todas las operaciones realizadas por caja deben ser pagadas con cheque, para facilitar el control interno. Los pagos con cheques se efectuarn en los siguientes casos: (CI, RC ver apndice) 87 Las facturas, notas de venta y comprobantes de liquidacin de compras y prestacin de servicios presentados por los proveedores, que sean presentados cumpliendo con lo sealado por la administracin tributaria. La documentacin correspondiente al pago de proveedores debe ser entregada a Contabilidad al da siguiente para su registro y archivo correspondiente. La reposicin o reembolso de compras efectuadas por el personal, referente a materiales, tiles de oficina, de aseo, etc. que sean debidamente autorizados. Las reposiciones o reembolsos de los gastos de viaje en el Pas o fuera de l y los gastos de representacin que sean autorizados debidamente por la Hermana Rectora o Hna. Ecnoma. Las reposiciones del fondo de Caja Chica; el Cajero adjuntar la planilla de liquidacin y reposicin del fondo de Caja Chica sustentada con los documentos de gastos. Los pagos de servicios de electricidad, telfonos, agua, retenciones fiscales, tributos, impuestos municipales, etc. sern cancelados en las fechas de su vencimiento. 3). Cierre de caja: # El Cajero debe registrar todos los movimientos de Caja efectuados durante el da en el comprobante diario de ingresos y en el comprobante diario de pagos, imprimir un reporte de movimiento diario de caja en este ltimo formato se establecer el saldo de Caja. # El cierre de Caja tendr definida una hora especfica, toda operacin de ingreso y/o egreso de Caja, posterior al horario establecido de cierre, sern considerados como operaciones fuera de hora y con fecha de registro del da siguiente.
88 . 4). Control de giro de cheques: # El Cajero llevar un control de la adquisicin de las chequeras y verificar la numeracin correlativa y la cantidad de los cheques. # Se girarn los cheques atendiendo el orden correlativo de los mismos, en caso de anulacin de un cheque, se debe registrar en el reporte diario de Caja con la palabra ANULADO, en la cual debe incluirse el cheque original que lleve un sello de ANULADO y ser perforado para mayor seguridad. # Todo cheque ser emitido con un Comprobante Contable de Pago o Egreso, el mismo que en forma obligatoria se llenar los datos requeridos en el formato.
5). Normas generales de caja: # Todo documento y comprobante que haya sido cancelado por el Cajero, debe ser sellado inmediatamente con la palabra PAGADO o CANCELADO. # Contabilidad podr realizar arqueos de caja en forma sorpresiva y peridica, cuando lo considere conveniente. # Cualquier diferencia en el arqueo de caja que sea detectado, ser notificado inmediatamente a la Hna. Administradora para la toma de medidas convenientes en coordinacin con Contabilidad, para que se efecten los asientos de ajuste respectivos. 6). Conciliacin de fondos: La conciliacin de saldos es necesaria para evitar diferencias al fin de cada perodo. Los ajustes que sean realizados sern firmados por la Hna. Administradora, al mismo que se adjuntarn todos los papeles de trabajo que motivaron las diferencias en la conciliacin, 89 para que a su vez los Auditores en el caso que se presenten tengan el material que de consistencia a los ajustes efectuados.
Control Interno de Fondos para Caja Chica Segn la Administracin Contable y para un buen control interno, los fondos en efectivo administrados mediante la Caja Chica, deben regularse de manera precisa con el fin de evitar el mal uso de estos recursos, en tal virtud, se hacen las siguientes observaciones: # El fondo de Caja Chica es aquel que est constituido por un importe fijo de dinero en efectivo, cuyos montos son autorizados de acuerdo con los requerimientos de la Institucin, su uso est destinado exclusivamente para realizar gastos menores e imprevistos, los cuales no han sido considerados para las emisiones de las rdenes de compra por reducido valor; sin embargo estos gastos son considerados dentro de los presupuestos aprobados. # El asistente o el auxiliar contable, sern los nicos responsables de administrar correctamente el Fondo de Caja Chica, racionalizando el buen uso del dinero en efectivo. La apertura del Fondo de Caja Chica, as como los incrementos del fondo se efectuarn previa aprobacin de la Hna. Administradora. # Cada egreso realizado con este fondo debe ser sustentado mediante comprobantes vlidos que renan los requisitos fiscales y tributarios. # Slo se atendern desembolsos en efectivo cuando se trate de adquisiciones de importes menores cuyo monto mximo de cada pago no exceda al previamente fijado. Estos desembolsos en efectivo sern realizados para cubrir conceptos varios tales como movilizacin local, peajes, refrigerios, materiales de oficina, tiles de aseo y limpieza, etc. 90 # La autorizacin para la adquisicin de un bien o servicio corresponde a la mxima autoridad administrativa. El encargado, para efectuar los pagos con fondos de Caja Chica debe verificar que todos los documentos tengan la firma de los titulares autorizados. # La rendicin documentada del fondo de Caja Chica debe ejecutarse con la sustentacin de los comprobantes de pago que en ella se adjuntan. No se debe aceptar comprobantes justificativos que en su contenido slo describan conceptos generales como "por consumo" o "por ventas varias" o "servicios diversos". # El asistente o auxiliar contable al presentar su liquidacin del gasto en efectivo, llenar la Planilla de Caja Chica especialmente diseada para este fin, en forma detallada. # El formato de Planilla para Liquidacin del Fondo de Caja Chica debe confeccionarse en original y copia, el original y los documentos justificativos de los gastos para ser entregados a Contabilidad para su registro contable y la copia para su archivo y control correlativo. # La reposicin del fondo de Caja Chica consiste en girar en forma oportuna un cheque a nombre de la persona encargada, quien es el nico responsable del manejo de los fondos, por un valor igual al valor total gastado, previamente Contabilidad debe verificar la suma y si los documentos que se acompaan rene los requisitos necesarios tanto fiscales como tributarios, y que en cada documento tenga el sello de cancelado o pagado. # Cuando se tenga utilizado un aproximado al 70% del fondo de la Caja Chica, se debe pedir su reposicin para evitar quedar sin dinero mientras se realiza el trmite de reintegro de fondos. 91 # Las autorizaciones escritas que modifiquen los montos asignados para Caja Chica debido a incrementos o reducciones deben ser archivadas y con la copia de las mismas se contabilizarn en el momento que se produzca esta variacin, dando consistencia y validez al asiento contable realizado. # Los arqueos que Contabilidad realice deben efectuarse en forma sorpresiva y peridica, cualquier anormalidad debe ser comunicada por escrito la Hna. Ecnoma para tomar medidas correctivas administrativas y contables. 4.3.2 rea Crdito y Cobranzas. Notas de Venta Tipos de Notas de Venta. 1. Matrculas 2. Ingresos de pensiones 3. Servicios administrativos secretara. 4. Ingresos de uniformes Absolutamente todos los ingresos debern ser emitidos las notas de venta en forma inmediata, obedeciendo a los requisitos establecidos por la administracin tributaria en lo referente a la facturacin. El proceso de notas de venta ser realizado por contabilidad en el mdulo de facturacin del sistema contable procedimiento que inicia con: 1. Ingresos de matrculas, el cual se efecta una vez al ao lectivo por cada una de las estudiantes, valor gravado con tarifa cero que se cobrar segn lo establecido por la Junta Reguladora Provincial del Costos de la Educacin en los Establecimientos Particulares del Pas, adscrita al Ministerio de Educacin Pblica. 92 La entrega de este documento ser realizado en el momento que se efecte la cancelacin de la matrcula en colectura. Ser realizado por caja el cobro de este rubro entregando un documento denominado recibo de caja, el registro contable lo realizar al momento de realizar el cierre diario en el documento de Comprobante de Ingreso en el mdulo de contabilidad del sistema contable.
2. Ingresos de pensiones, por este concepto se deber emitir notas de venta gravados con tarifa cero (Art. 53 numeral 5 LRTI), por cada una de las estudiantes, todos los meses a partir de octubre del ao anterior a julio del presente ao, perodo del ao escolar, valor que se cobrar segn lo establecido por la Junta Reguladora Provincial del Costos de la Educacin en los Establecimientos Particulares del Pas, adscrita al Ministerio de Educacin Pblica. Previamente, se deber obtener el listado de las alumnas con beca, media beca y rebajas, con la firma de autorizacin de la Rectora de la Institucin, para la correspondiente aplicacin de la obligacin de la alumna. La entrega a cada estudiante de este documento ser realizado a travs de Inspeccin General de secundaria y por secretaria de primaria. El registro contable ser realizado en contabilidad al momento de correr el proceso de facturacin mensual de pensiones. 3. Servicios administrativos- secretaria, contemplando bajo este rubro los costos de derechos de exmenes de grado, derechos de grado y certificados de promocin, se proceder a emitir la nota de venta gravada con tarifa cero por caso entendido. 93 Ser realizado por caja el cobro de este rubro entregando un documento denominado recibo de caja, el registro contable lo realizar al momento de realizar el cierre diario en el documento de Comprobante de Ingreso en el mdulo de contabilidad del sistema contable.
4. Ingresos por uniformes, esta actividad deber ser realizada con el fin de facilitar al alumnado la dotacin del vestuario necesario para el debido cumplimiento del reglamento interno de la institucin, por este concepto se deber emitir la nota de venta incluida tarifa doce correspondiente por consumidor final. La emisin y entrega de este documento ser efectuado por almacn en el momento que se formalice la compra.
Notas de Crdito
En caso de anulacin de notas de venta, rebajas o ajustes de costos, administracin deber comunicar a contabilidad para llenar el documento Nota de Crdito por el valor correspondiente. Reimpresin de notas de venta. Cuando la impresin de la nota de venta se arruine y en caso de formato que no sea pre-impreso, se imprimir, caso contrario se anular la transaccin.
COBRANZAS. Con el fin de realizar recaudaciones efectivas, se coordinar con una institucin financiera el proceso de cobro de pensiones, de esta manera se deber emitir a ms de la nota de venta sealada anteriormente en el acpite de ingresos por pensiones, una 94 papeleta de depsito por cada alumna con los datos correspondientes mensuales, esta informacin ser enviada va Internet al departamento de sistemas bancario, el cual proceder a imprimir el documento respectivo, mismo que ser entregado bajo la coordinacin de inspeccin de secundaria y secretaria de primaria a las estudiantes.
Poltica de crdito Para una adecuada recaudacin de pensiones, es recomendable minimizar el crdito concedido a los representantes de las estudiantes, reforzando as la funcin de cobranzas. Se aplicar bajo la autorizacin de la Hna. Ecnoma el plazo mximo de cobro mensual de pensiones. Se canalizar la morosidad de percepciones pendientes en la distribucin de reportes, para lo cual se debe revisar el cronograma de actividades de la institucin, de esta manera se conocer las fechas de reuniones con padres de familia. Se coordinar con dirigentes de curso, secretara e inspeccin para la debida fluidez en la entrega informes bimestrales de la alumna con pensiones en mora; y en situaciones extremas en el retiro de la documentacin de promocin anual en caso de separacin de la estudiante de la institucin. Se evaluar y analizar peridicamente el reporte de Anlisis de antigedad de pensiones con el fin de medir la efectividad en la gestin de cobranzas, as como estimar el grado de cobrabilidad y la porcin de cuentas incobrables o de dudosa recuperacin, esta actividad ser efectuada con el grupo conformado por la Hna. Rectora, Ecnoma y Jefe de Contabilidad, as se obtendr un informe por escrito y con firmas de autorizacin de las autoridades del plazo de cobro de pensiones en mora, de casos tratados de estudiantes con grave crisis econmica. 95
Cuadro No. 2
Unidad Educativa Sagrado Corazn de Jess Hermanas Bethlemitas - Quito REPORTE DE ANALISIS DE ANTIGEDAD DE PENSIONES Ao Lectivo: 2002-2003 Fecha de Corte: al 30 de abril de 2003 4B BASICA A orden cdigo Nombre curso Octubre Noviembre Diciembre Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre total 1 0368 ANCHALABASTIDASERIKA SOLANG 4B BASICA A 0 0 0 0 0 0 28,27 0 0 0 0 0 28,27 2 0371 CARRILLOGORDILLOKELLYANDREA 4B BASICA A 0 0 0 0 0 31,61 28,19 0 0 0 0 0 59,80 3 0372 CORONEL SALAZARCINTHYA PAMEL 4B BASICA A 0 0 0 0 0 28,01 28,01 0 0 0 0 0 56,02 4 0376 GARZONBAUTISTA GABRIELA MIC 4B BASICA A 0 0 0 0 0 0 28,19 0 0 0 0 0 28,19 5 0379 LARCO ESPAAKAROL NYCOLE 4B BASICA A 0 0 0 0 33,11 33,26 28,27 0 0 0 0 0 94,64 6 0381 LOPEZLLANTUY NIKOL KATHERIN 4B BASICA A 0 0 0 26,61 28,01 28,01 28,01 0 0 0 0 0 110,64 7 0390 MUOZVILLAMARINDIANA CAROLI 4B BASICA A 0 0 0 0 0 33,26 28,27 0 0 0 0 0 61,53 8 0391 ONTANEDA RAMONANDREA MICHEL 4B BASICA A 0 0 0 0 0 0 26,61 0 0 0 0 0 26,61 9 0397 SALAZARVACAESTEFANIADELAS 4B BASICA A 0 0 0 0 33,11 33,26 28,27 0 0 0 0 0 94,64 10 0402 SOTOPUENTE SHIRLEY PAOLA 4B BASICA A 0 0 0 0 0 0 26,61 0 0 0 0 0 26,61 11 0404 TROYATORRESMARGORIE LIZETH 4B BASICA A 0 0 0 0 0 0 26,61 0 0 0 0 0 26,61 26,61 94,23 187,4 305,3 0 0 0 0 0 613,56 TOTAL 4B BASICA A:
Fuente: Datos de cuentas por cobrar Elaborado por: Jaqueline Porras
96 4.4 REORGANIZACIN CONTABLE. 4.4.1 El Plan Contable El plan general de cuentas es la herramienta en el que se encuentra organizado los rubros necesarios para la entrega de los requerimientos financieros, se ha tomando en cuenta que la institucin trasciende en sus hechos econmicos y la capacidad de manejo de programas generalmente permiten el acceso a la informacin ms detallada, es por eso que los sistemas de informacin que logran la automatizacin de procesos dentro de la organizacin, son llamados frecuentemente sistemas transaccionales, y su funcionamiento primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, etc, estos procedimientos tienen la propiedad de ser recolectores de informacin, es decir, que a travs de estos sistemas se cargan las grandes bases de datos para su explotacin posterior en la entrega de informacin econmica destinada a terceros como entidades financieras, fundadores, auditores, empleados, organismos de supervisin y control interesados sobretodo en la informacin presupuestaria, en base a lo mencionado se ve la alternativa de replantear una adaptacin de un Plan General de Cuentas para la Unidad Educativa Sagrado Corazn de Jess, obedeciendo al mandato legal de las Normas Ecuatorianas de Contabilidad, NEC No.1 presentacin de Estados Financieros, organismos de control externa Administracin Tributaria e interna Casa Provincial de las Hnas. Bethlemitas, normativa contable que seala de manera expresa que la base sobre la que debe descansar el procedimiento contable relativa a los estados de entidades sin fines lucro es el Plan General de Cuentas.
97 EL BALANCE GENERAL
La utilidad de este Estado Financiero es de suma importancia ya que constituye la fuente de informacin fija a una fecha determinada de los hechos econmicos generados en la institucin, que da a conocer los segmentos de la conformacin financiera de la institucin como son sus derechos, sus obligaciones y la formacin del Fondo Social de la Unidad Educativa Sagrado Corazn de Jess.
La informacin ofrecida por el balance, permite a Directivos, acreedores y otros usuarios evaluar: a) La capacidad de la organizacin para seguir suministrando servicios; y b ) La liquidez, flexibilidad financiera y capacidad de la organizacin para hacer frente a sus obligaciones, as como de sus necesidades de financiacin externa.
Se ofrece un modelo y contenido de Balance General, en sintona con las operaciones de carcter general con las empresas comerciales.
98 B A L A N C E G E N E R A L 1 ACTIVO 2 PASIVO 1.1 ACTIVO CORRIENTE 2.1 PASIVO CORRIENTE 1.1.05 Caja 2.1.1 Cuentas y documentos por pagar a proveedores 1.1.10 Bancos 2.1.2 Proveedores 1.2 Inversiones financieras temporal 2.1.2.05 Nacionales 1.2.05 Acciones 2.1.2.20 Extranjeros 1.2.05.35 Actividades financieras 2.1.3 Obligaciones con instituciones financieras 1.2.25 Certificados 2.1.3.20 Nacionales 1.2.25.05 Depsitos a termino fijo 2.1.3.20 Extranjeros 1.2.95 Otras inversiones 2.1.4 Prestamos vinculados 1.3 EXIGIBLE 2.1.5 Obligaciones 1.3.20 Cuentas y documentos por cobrar 2.1.5.05 Con la administracin tributaria 1.3.20.05 Cuentas por cobrar vinculados 2.1.5.05.01 Retencin en la fuente por pagar 1.3.30 Anticipos y avances 2.1.5.05.05 Impuesto a las ventas retenidos 1.3.30.05 A proveedores 2.1.6 Con el IESS 1.3.30.10 A contratistas 2.1.6.05 Prestamos quirografarios 1.3.30.30 Otros anticipos 2.1.6.06 Aportes al IESS 1.3.65 Cuentas por cobrar trabajadores 2.1.6.70 Retenciones y aportes de nomina 1.3.70 Cuentas por cobrar Estudiantes 2.1.7 Con empleados 1.3.75 Crdito tributario 2.1.8 Provisiones a corto plazo 1.3.77 Otras cuentas x cobrar 2.1.9 Otros pasivos a corto plazo 1.3.90 Provisin de cuentas incobrables 2.2 PASIVO A LARGO PLAZO 1.3.90.30 De anticipos y avances 2.2.1 Cuentas y documentos por pagar a proveedores 1.3.90.65 Difcil cobro de cuentas a trabajadores 2.2.2 Proveedores 1.3.90.70 Difcil cobro de cuentas de estudiantes 2.2.2.05 Nacionales 1.3.90.75 Difcil cobro de particulares 2.2.2.20 Extranjeros 1.4 REALIZABLE 2.2.3 Obligaciones con instituciones financieras 1.4.55 Materiales, repuestos accesorios 2.2.3.20 Nacionales 1.4.55.01 Material y suministros acadmico 2.2.3.20 Extranjeros 1.4.55.03 Material y suministros de mantenimiento 2.2.4 Prestamos vinculados 1.4.55.04 Inventario de mercaderas en almacn 2.2.5 Hipotecas por pagar 1.5 ACTIVOS FIJOS 2.2.6 Obligaciones emitidas 1.5.04 Terrenos edificios, instalaciones 2.2.7 Provisin para jubilacin patronal 1.5.08 Edificio e instalaciones 2.2.8 Otras provisiones 1.5.24 Muebles y enseres 2.2.9 Otros pasivos a largo plazo 1.5.28 Equipos de computacin y comunicacin 2.3 PASIVO DIFERIDO
99 1 Activo 2 Pasivo 1.5.29 Maquinaria y equipo 2.3.1 Anticipo clientes 1.5.40 Vehculo 2.3.5 Otros pasivos diferidos 1.5.92 Depreciacin acumulada 2.4 Otros pasivos 1.5.92.05 Depreciacin acumulada const. Y edificaciones 2.4.1 Ingresos anticipados 1.5.92.10 Depreciacin acumulada muebles y 1.5.92.15 Depreciacin .acum. Equipo de oficina Total pasivo 1.5.92.20 Depreciacin acumul. Equipo. Computacin 1.5.92.29 Depreciacin acum. maquinaria y equipo 1.5.92.35 Depreciacin. Acumulada vehculo 3 PATRIMONIO 1.5.92.45 Depreciacin. Acumul. Bienes de arte 3.1 Capital social 3.1.40 Fondo social de operacin 1.7 DIFERIDOS 3.6 Resultado del ejercicio 1.7.05 Gastos pagos por anticipado 3.6.05 Supervit 1.7.10 Cargos diferidos 3.6.05.01 Supervit presente ejercicio 1.7.10.05 Gastos de organizacin y constit. 3.6.05.02 Supervit ejercicio anterior 1.7.10.40 (-) Amortizacin acumulada 3.6.10 Dficit 1.7.10.30 Otros activos no corrientes 3.6.10.01 Dficit presente ejercicio 1.8 OTROS ACTIVOS 3.6.10.02 Dficit ejercicio anterior 1.8.01 Cuentas y documentos por cobrar a largo plazo Total patrimonio 1.8.20 Inversiones a largo plazo Total activos Total pasivo y patrimonio
100 USO DE CUENTAS EN LA CONTABILIDAD DE LA UNIDAD.
Para una mejor compresin y aplicacin se dar a conocer ciertas cuentas que requieren una mayor explicacin para el uso adecuado de estas cuentas. 1.2.05.35 ACTIVIDADES FINANCIERAS: Cuando la institucin tenga fondos por concepto de ahorro de sus actividades deber aplicar su excedente en este rubro, segn lo crea conveniente la Administradora o Jefe de Contabilidad, previo anlisis del mercado bancario. SE DEBITA: Por el valor de los dineros invertidos en acciones . SE ACREDITA: Por el valor de los retiros.
1.2.25.05 DEPSITOS A TERMINO FIJO: Cuando la institucin cuente con fondos por concepto de ahorro de sus actividades deber aplicar su excedente en este rubro, segn lo crea conveniente la Administradora o Jefe de Contabilidad bajo un previo anlisis del mercado bancario. SE DEBITA: Por el valor de los dineros invertidos en Certificados e intereses reinvertidos. SE ACREDITA: Por el valor de los retiros.
1.3.20.05 CUENTAS POR COBRAR VINCULADOS: Se debe llevar auxiliar por cada congregacin a quien se le constituya la cuenta. SE DEBITA: Por el valor constituido como tal. SE ACREDITA: Por los abonos o cancelaciones que hagan los afectados.
1.4.55.04 INVENTARIO PRODUCTO TERMINADOS Y MERCANCIAS EN 101 ALMACN: Cuenta que se constituye para manejar en forma separada determinada partida necesaria para atender la compra venta de uniformes para el beneficio de las estudiantes. Se deber llevar auxiliar por la conformacin de la partida Uniformes. La persona encargada del almacn deber trasladar el correspondiente control de ingresos y salidas de la mercadera en el correspondiente kardex por cada tem que conforme el rubro uniformes. SE DEBITA: Por el valor entregado por concepto de compra de uniformes. SE ACREDITA: Por la devolucin de la mercadera, o por el registro del costo de las mercaderas vendidas.
2.1.4 PRSTAMOS VINCULADOS: Se debe llevar auxiliar por cada congregacin a quien se le constituya esta obligacin, en un plazo otorgado a un ao. SE DEBITA: Por el valor constituido como tal. SE ACREDITA: Por los abonos o cancelaciones que se hagan a los afectados.
2.2.4 PRSTAMOS VINCULADOS: Se debe llevar auxiliar por cada congregacin a quien se le constituya esta obligacin, en un plazo otorgado por ms de un ao. SE DEBITA: Por el valor constituido como tal. SE ACREDITA: Por los abonos o cancelaciones que se hagan a los afectados.
102 FONDO SOCIAL DE OPERACIONES: Recoge las aportaciones, los resultados, excedentes, que son capitalizados, emplendose la cuenta Fondo Social,. SE DEBITA: Por el saldo crdito de excedente positivo transferencia para el cierre del ejercicio. SE ACREDITA: Por el saldo dbito de excedente negativo transferencia para el cierre del ejercicio.
3.6.05 SUPERAVIT: Bajo este rubro se registrar el excedente del ejercicio producto del ahorro de administracin. Excedente del ejercicio se utilizar para recoger el excedente positivo o negativo del ltimo ejercicio cerrado en la entidad, as como los beneficios o prdidas cuando la institucin realice actividades mercantiles SE DEBITA: Por el saldo crdito de excedente positivo para el cierre del ejercicio. SE ACREDITA: Por el saldo dbito de excedente positivo para el cierre del ejercicio.
3.6.10 DFICIT: Bajo este rubro se registrar el resultado del ejercicio producto del desahorro de administracin. SE DEBITA: Por el saldo dbito de excedente negativo para el cierre del ejercicio. SE ACREDITA: Por el saldo dbito de excedente negativo para el cierre del ejercicio.
103
ESTADO DE RESULTADOS El estado de Resultados, tiene una estructura similar a la existente en el Plan General de Contabilidad para entidades lucrativas, pero su significado no puede ser el mismo; informa en qu medida la organizacin ha mantenido su capital a travs de la actividad, pero el resultado obtenido no sirve como indicador del xito, puesto que los logros de esta entidad se miden por la magnitud del servicio prestado con los recursos disponibles, y dicha magnitud no hay modo de medirla a travs de una Cuenta de resultados . A continuacin se presenta el modelo del Estado Resultados del ejercicio, en su formato normal, recogido en las normas de adaptacin del Plan General de Contabilidad para entidades sin nimo de lucro. En l, se sustituye la denominacin de prdidas y ganancias por la de excedente (positivo o negativo) del ejercicio, entendidos como autofinanciacin que, al no ser objeto de distribucin, pone de manifiesto el ahorro o desahorro producido. Un excedente positivo demostrar una mayor capacidad de la entidad para realizar actividades en el futuro. Un excedente negativo indicar que la entidad ha realizado sus fines utilizando ahorros de ejercicios anteriores.
104 ESTADO DE RESULTADOS DEBE HABER 5 G A S T O S 4 I N G R E S O S 5.1 GAST. OPERACIONALES DE ADMINISTRACION Y EDUCACION 4.1 OPERACIONALES 5.1.1 GASTOS DE PERSONAL ADMINISTRATIVO 4.1.1 VENTAS 5.1.1.06 SUELDOS A PERSONAL 4.1.1.05 VENTAS NETAS GRAVADAS 5.1.1.07 BENEFICIOS SOCIALES E INDEMNIZACIONES 4.1.1.10 COSTO DE VENTA 5.1.1.08 HONORARIOS A PERSONAS NATURALES 4.1.1.12 (-) COSTO DE VENTA 5.1.1.14 DOTACION Y SUMINISTROS A TRABA 4.1.1.20 VENTAS NETAS GRAVADAS CON TARIFA CERO 5.1.1.16 CAPACITACION PERSONAL 4.1.1.20.1 ENSEANZA 5.1.1.20 GASTOS DE GESTION 4.1.1.20.1.01 MATRICULAS 5.1.1.20.05 APORTES PARA FUNCIONAMIENTO 4.1.1.40.1.05 PENSIONES 5.1.1.20.10 AYUDAS A COMUNIDADES 4.1.1.40.1.10 (-) DESCUENTO DE PENSIONES 5.1.1.20.15 SUSTENTO Y G. PERSONALES 4.1.1.40.1.11 PENSIONES AOS ANTERIORES 5.1.1.20.20 ACTIV. APOSTOLICA Y VOCACIONAL 4.2 INGRESOS NO OPERACIONALES 5.1.1.20.45 MANTENIMIENTO Y REPARACIONES 4.2.10 INGRESOS FINANCIEROS 5.1.1.20.50 ADECUACIONES E INSTALACIONES 4.2.20 OTRAS RENTAS 5.1.1.20.70 GASTOS DE CULTO TOTAL INGRESOS 5.1.1.20.89 GASTOS PASTORAL 5.1.1.21 DEPRECIACION CONSTRUC. Y EDIFI 5.1.1.22 IMPUESTOS CONTRIBUCIONES Y OTROS 5.1.1.27 SERVICIOS BASICOS 5.1.1.29 GASTOS DE VIAJE 5.1.1.95 OTROS GASTOS DE ADMINISTRACION 5.1.2 GASTOS DE EDUCACION 5.1.2.06 SUELDOS A PERSONAL 5.1.2.07 BENEFICIOS SOCIALES E INDEMNIZACIONES 5.1.2.08 HONORARIOS A PERSONAS NATURALES 5.1.2.09 APORTE Y CUOTAS ESPECIALES DE EDUACION
DEBE HABER 5 G A S T O S 4 I N G R E S O S 5.1.2.10 HONORARIOS 5.1.2.14 DOTACION Y SUMINISTROS A TRABA 5.1.2.15 IMPUESTOS 105 5.1.2.16 CAPACITACION PERSONAL 5.1.2.20 ARRENDAMIENTOS 5.1.2.21 DEPRECIACIONES 5.1.1.22 IMPUESTOS CONTRIBUCIONES Y OTROS 5.1.2.27 SERVICIOS BASICOS 5.1.2.45 MANTENIMIENTO Y REPARACION 5.1.2.50 ADECUACIONES E INSTALACIONES 5.1.2.60 COMBUSTIBLES 5.1.2.61 CUENTAS INCOBRABLES 5.1.2.62 BAJA DE INVENTARIOS 5.1.2.95 OTROS GASTOS DE EDUCACION 5.3 GASTOS NO OPERACIONALES 5.3.05 FINANCIEROS 5.3.10 PRDIDA EN VENTA Y RETIRO DE B 5.3.12 OTROS GASTOS NO OPERACIONALES TOTAL GASTOS * EXEDENTE PERIODO * Con signo positivo o negativo segn su saldo
Segn esta alternativa denominada de correlacin es una aplicacin utilizada por las entidades lucrativas, solo que estas calculan primero los ingresos y despus los relacionan con los gastos para obtener el beneficio y los Estados de las entidades sin fines de lucro invierten este orden. En relacin con el principio de correlacin de ingresos y gastos, si bien se mantiene la redaccin ordenada en el Plan General de Contabilidad, hay que sealar que una caracterstica propia de las entidades sin fines de lucro, es que la consecucin de sus fines exige poner de manifiesto la relacin entre los gastos realizados por una entidad y los ingresos necesarios para su financiacin. Con este criterio la cuenta de resultados muestra si la organizacin ha gastado ms o menos de los recursos que se pretenda gastar en operaciones corrientes durante el ao. En lo que respecta a la memoria, su contenido debera incluir informaciones especficas que contribuyan al mejor conocimiento de la actividad desarrollada por esta institucin, singularmente los logros o metas conseguidos en el ejercicio de realizacin de las 106 actividades emprendidas. Otros aspectos importantes que tambin debera figurar, son los que se refieren al estado de flujos de efectivo y a la informacin presupuestaria. 4.4.2. Sistematizacin de comprobantes, reportes e informacin contable. 4.4.2.1 Caractersticas y requisitos de un adecuado proceso de registro. Se dedica este tema a la parte contable, al que se denomina "Sistema de Contabilidad " y que se lo define de la siguiente manera: El sistema de contabilidad est integrado por el conjunto de principios, secciones, normas y procedimientos tcnicos utilizados para recopilar, valuar, procesar y exponer los hechos econmicos que afecten o puedan llegar a afectar el patrimonio de la institucin. Considerada como unidades de registro primario de la Administracin Financiera. Ser finalidad del sistema contable. a. Registrar sistemticamente todas las transacciones que produzcan y afecten la situacin econmico financiera de la institucin. b. Procesar y producir informacin financiera para la adopcin de decisiones por parte de los responsables de la gestin financiera y para los terceros interesados en las mismas. c. Presentar la informacin contable y la respectiva documentacin de apoyo ordenadas de tal forma que faciliten las tareas de control y auditoria, sean estas internas o externas. d. Permitir que la informacin que se procese y produzca sobre las actividades econmicas se integre al sistema de cuentas de control general de la Casa Provincial de la Comunidad Betlehemita.
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Esta reglamentacin permite distinguir algunas de las caractersticas del sistema contable: " Las operaciones se registrarn una sola vez por cada transaccin. " Se utilizar para ello el plan de cuentas y el criterio previsto para la clasificacin presupuestaria . " Se puntualizar los asientos que intervengan cuentas patrimoniales y de resultados en el marco de la teora contable y segn los principios de contabilidad generalmente aceptados. " Ser comn, uniforme y aplicable a todos los organismos del sector educativo. " Permitir integrar la informacin presupuestaria. " Expondr la ejecucin presupuestaria, los movimientos, las variaciones, composicin y situacin del patrimonio de la institucin. " Estar orientado a determinar los costos de las operaciones. " Estar basado en principios y normas de contabilidad de aceptacin general. Para que exista una buena fluidez de informacin contable es necesario determinar las funciones de la contabilidad de la institucin : Analizar, clasificar y registrar. 4.4.2.2 Requerimientos de informacin en comprobantes y reportes contables. Los elementos de los estados financieros, su reconocimiento y valoracin, constituyen la forma en que se materializan los asuntos tales como la satisfaccin de las necesidades de los usuarios, objetivos de la informacin financiera y requisitos que debe cumplir dicha informacin a las que el marco conceptual contable trata de dar respuesta. Se lista 108 a continuacin, los documentos que conforman las cuentas anuales de la institucin. Documentos de informacin contable externa de la institucin. Estado de situacin financiera (Balance General) Estado de actividades (Estado de Resultado) Estado de Flujo de Caja Notas aclaratorias. (Memorias) Presupuesto. Documentos de informacin contable interna de la institucin. Para que la informacin sea oportuna y vers debe observar las siguientes reglas, que permitirn a los Directivos de la institucin conocer de una mejor manera como avanza la consecucin de sus metas: # Distribuir los elementos ejecutivos y los medios auxiliares en forma coordinada y eficaz para que las actividades de la institucin, se desenvuelvan con el mayor provecho posible. # Todas las transacciones econmicas resultantes de la gestin, que han sido originadas por las distintas reas, sean ingresos o partidas de gasto, cuyas contrapartidas no signifiquen ingresos o desembolsos de dinero en efectivo, deben ser sumillados por el coordinador del proyecto. En caso de ser aportes de materiales significativos para el Proyecto en ejecucin, debe informarse a contabilidad, por medio de documentos de resumen, para su registro en forma clara y precisa en los libros especiales. # Evitar que haya duplicidad en las funciones y labores asignadas para que las revisiones y registros no se hagan repetitivamente. 109 # Poner a disposicin de las personas encargadas de las Auditorias y Supervisin de la institucin, los documentos y libros de manera que puedan verificarse rpidamente y sin ninguna dificultad. # El sistema de contabilidad controlar el adecuado aviso contable de todas las operaciones realizadas en la institucin incorrectamente y que stas sean incluidas en el periodo contable al que corresponda. Se sugiere que para efectos contables de la institucin se elabore los Comprobantes de Ingresos, de Egresos y de Diario, para registrar cada uno de los movimientos econmicos que se presenten. Comprobante de Egreso o de Pago (CE): Este comprobante se utiliza para registrar todas las salidas de dinero mediante cheques, de las cuentas bancarias institucionales. Es importante que en este documento se realice la contabilizacin correspondiente y la afectacin al Programa o Fondo y al Rubro o Rubros Presupuestarios. Entre los datos ms importantes que deben contener estos comprobantes estn: numeracin preimpresa, lugar y fecha, nmero del cheque, nombre del banco, nombre del beneficiario, cdigo presupuestario del rubro o rubros afectados, concepto por el cual se efecta el pago; los cdigos de las cuentas, los nombres de las cuentas y los valores del Debe y el Haber; las firmas de contabilizado, revisado, aprobado y elaborado; y por ltimo, la firma del beneficiario del pago. Comprobante de Ingreso (CI): Este comprobante ser utilizado para registrar todos los ingresos de dinero en efectivo o cheques a las cuentas bancarias Institucionales, al igual que el comprobante de egreso, ste debe ser elaborado el momento de recibir las papeletas de depsito correspondientes. Todos los ingresos de efectivo a caja deben ser respaldados mediante los respectivos recibos de caja. Los Comprobantes de Ingreso deben ser documentos prenumerados y deben contener, entre los datos ms importantes: 110 lugar y fecha, nombre de la persona que entrega los fondos, el registro del dinero si fue recibido en efectivo o en cheque, nombre del banco si fue en cheque, cdigo del rubro o rubros presupuestarios afectados, concepto por el cual ingresan los fondos, una columna con los cdigos de las cuentas, el nombre de las cuentas, los valores al Debe y al Haber; las firmas de contabilizado, revisado, aprobado y elaborado; las firmas de recib conforme y de entregue conforme. Comprobantes de Diario (DIA): Este comprobante se utiliza para el registro de las transacciones que no corresponden a un Comprobante de Pago o de Ingreso; es decir, en l se anotan los asientos por ajustes contables, para registrar los crditos y los dbitos bancarios, las transferencias bancarias y las compras y ventas de moneda extranjera. Al igual que los comprobantes anteriores, los datos bsicos que debe contener son: nmero preimpreso, fecha del asiento contable, cdigo del programa afectado, cdigo del rubro o rubros presupuestarios afectados, cdigo de las cuentas contables, nombre de las cuentas, valores del Debe y del Haber; y, las firmas de elaborado, aprobado, contabilizado .
CI ,CE, DIA ver apndice
111 GRFICO No. 1 COMPROBANTES ALIMENTADORES DE TRANSACCIONES PARA EL SISTEMA DE INFORMACIN
RUTINAS DE TRANSACCIONES PARA EL SISTEMA DE INFORMACIN FINANCIERO CONTABLE. Cuadro No. 3 RUTINA CONTABLE PARA LA DEPRECIACIN ACUMULADA DEBE HABER DEBE HABER diario general diario general mensual mensual DEBE HABER diario general mensual DEBE HABER diario general mensual 159215 DEPRECIACIN ACUM EQUIPO DE OFICINA 51221 GASTO DEPRECIACIN 159210 DEPRECIACIN ACUM. MUEBLES 159220 DEPRECIACIN ACUM. EQUIPO DE COMPUTO RUTINA CONTABLE PARA LA DEPRECIACIN ACUMULADA DEBE HABER DEBE HABER diario general diario general mensual mensual DEBE HABER diario general mensual DEBE HABER diario general mensual 159215 DEPRECIACIN ACUM EQUIPO DE OFICINA 51221 GASTO DEPRECIACIN 159210 DEPRECIACIN ACUM. MUEBLES 159220 DEPRECIACIN ACUM. EQUIPO DE COMPUTO
Fuente: Registros y procesos Contables Elaborado por: Jaqueline Porras.
MDULO DE CONTABILIDAD
COMPROBANTE DE INGRESO COMPROBANTE DE EGRESO COMPROBANTE DE DIARIO 112 Cuadro No. 4
RUTINA CONTABLE PARA LA ADQUISICIN DE ACTIVOS FIJOS UTILIZACIN DE COMPROBANTE DE EGRESO DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER comp. de egreso comp. de egreso adquisicin adquisicin cheque cheque bien bien DEBE HABER adquisicin documento DEBE HABER adquisicin bien 21505 I.V.A. 1110 BANCOS 21205 CUENTA X PAGAR 1524 ACTIVO FIJO 21505 RETENCION FUENTE CxP
DEBE HABER DEBE HABER comp. de Ingreso comp. de Ingreso efectivo efectivo UTILIZACIN DE COMPROBANTE DE INGRESO RUTINA CONTABLE PARA LA RECAUDACIN DE PENSIONES EN EFECTIVO 1370 CUENTA X COBRAR ESTUDIANTES 1105 CAJA
SUBSISTEMAS ALIMENTADORES DEL SISTEMA TRANSACCIONAL RETENCIONES EN LA FUENTE. Como una parte del mdulo de contabilidad se propone aplicar un subsistema de registro y clculo referente al manejo tributario retenciones en la fuente, y retencin del impuesto al valor agregado I.V.A ( segn lo que se presente) mismo que deber emplearse en el momento del pago a proveedores en la adquisicin de un activo fijo o activo corriente, de esta manera se cumplir con lo establecido en la Ley de rgimen tributario interno, al disear este subsistema permitir que instantneamente se realice el descuento integrado en la emisin 114 del cheque, del comprobante de retencin y del mencionado comprobante documento descargo del sistema transaccional, adems facilitar la preparacin de declaraciones para el Servicio de Rentas Internas por los datos almacenados en la impresin del reporte denominado Listado de Retenciones Mensuales. Ilustracin de la propuesta subsistema transaccional retencin en la fuente. GRFICO No. 2
Fuente: Registros y procesos Contables Elaborado por: Jaqueline Porras.
COMPROBANTE DE EGRESO.
MDULO DE CONTABILIDAD DATOS INFORMATIVOS Y CLCULO DE RETENCIN EN LA FUENTE SEGN CARACTERSTICAS DE TRANSACCIN EMISIN DE DOCUMENTOS EGRESO, RET. FUENTE Y CHEQUE
Fuente: Datos de cuentas por pagar retenciones en la fuente Elaborado por: Jaqueline Porras
ROL DE PAGOS Al disear un subsistema de informacin transaccional entonces facilitar la preparacin de nmina, y de provisiones de beneficios sociales, este alimentar el registro a la contabilidad bajo dos vas a mencionar: MDULO DE NMINA : por este componente se podr distribuir para un buen asiento y clculo, segn secciones y departamentos esto es seccin primaria y secundaria, departamento de administracin primaria y secundaria, al generar el rol se almacenarn 116 datos que se enlazarn para ejecutar el Rol de Provisiones Sociales determinados por el Cdigo de Trabajo; la alimentacin de informacin transaccional se realizar por las opciones de registro de nmina a travs de un diario que se integrar a contabilidad por medio de un proceso interno el cual realizar el asiento de nmina por pagar y el de provisiones dcimo tercero, cuarto, fondos de reserva y jubilacin patronal en el caso que se necesite por pagar. En este mismo mdulo existir una opcin de la creacin del registro de pago comprobantes de egreso para la cancelacin de nmina, que ser ejecutado por la persona jefe de contabilidad bajo alimentacin de ciertos datos como nmero de egreso y nmero de cheque de inicio, el cual se integrar al mdulo de contabilidad sistemticamente beneficiando a caja en el registro e impresin de ms de 100 documentos necesarios de emisin en un da.
117 Ilustracin de la propuesta subsistema transaccional nmina. GRFICO No. 3
Fuente: Registros y procesos Contables Elaborado por: Jaqueline Porras.
MDULO DE CONTABILIDAD
MDULO DE NMINA Comprobante de Egreso y Cheque. Almacenamiento de datos rol pagos Almacenamiento de datos rol provisiones sociales 118 Cuadro No. 7
Ilustracin de Reporte Rol de Pagos UNIDAD EDUCATIVA "SAGRADO CORAZN DE JESS"HNAS.BETHLEMITAS. No. DAS JOR FECHA CARGO SUELDO SUELDO OTROS UNIF.SALR HORAS EXTRAS OTROS TOTAL IESS IMPTO. PTMO PREST. OFIC. PREST. ANTICIPO TOTAL NETO A Recib Conforme TRAB NADA INGR. SECTOR. UNIF INGR. PROC.UNIF N 50% VALOR N 100% VALOR INGR. INGR. 9,35% RENTA IESS OFIC. INTERES CONVIV. DESC. PAGAR H10 ((I10/30/8*1,5)*M10 ;0) ((I10/30/8*2)*O10;0 ) I9+J9+K9+L 9+N9+P9 ((I11+J11)*9, 35%;0) (SUMA(S10:Y1 0);0) (R10-Z10;0) ( 1 30 1 NARANJO GUEVARA ANA 01/01/1997 Secretaria 130,00 130,00 0 16 0 0 0 0 146 12,00 0 0 0 12,00 134,00 2 30 1 NAVARRO GUILLEN JOFRE 01/12/1999 Sistemas 130,00 130,00 0 16 0 0 0 0 146 12,00 0 0 0 12,00 134,00 3 30 1 ROMERO LPEZ NANCY 07/10/1995 Auxiliar Secreta 121,92 121,92 0 16 0 0 0 0 138 11,00 0 0 0 11,00 127,00 4 30 1 SILVA DVILA CECILIA 01/10/1998 Auxiliar Sistema 121,92 121,92 0 16 0 0 0 0 138 11,00 0 0 0 11,00 127,00 TOTALES 503,84 503,84 0,00 64,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 567,84 46,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 46,00 522,00 Elaborado por: Revisado Por: Autorizado por: APELLIDOS Y NOMBRES ROL DE PAGOS DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Al :31/01/2003
Fuente: Datos de cuentas por pagar nmina Elaborado por: Jaqueline Porras CONCILIACIN BANCARIA Mediante la alimentacin de los distintos mdulos hacia la contabilidad el sistema transaccional propuesto permite obtener datos para realizar la conciliacin bancaria, bajo esta propuesta a travs del Mdulo de Bancos se tendr la opcin de seleccionar los cheques cobrados, depsitos registrados as como las notas de dbito y crdito bancarias obteniendo un reporte llamado Conciliacin Bancaria al mes cerrado.
119 GRFICO No. 4
Ilustracin de la propuesta
Fuente: Registros y procesos Contables Elaborado por: Jaqueline Porras.
MDULO DE CONTABILIDAD MDULO BANCOS Datos para Conciliacin Bancaria e impresin de reporte. 120 Cuadro No. 8 Ilustracin de reporte UNIDAD EDUCATIVA "SAGRADO CORAZN DE JESS"HNAS.BETHLEMITAS. BANCO PICHINCHA Cuenta Corriente No. 8215235 Comprobante Fecha Cheque Beneficiario Valor Saldo Libro $ 3.051,28 EGR000011 17/01/2003 109 EDITORIAL NORMA $ 2.500,00 EGR000011 17/01/2003 110 DIAZ NAVARRETE EDDY $ 35,00 EGR000011 21/01/2003 111 SIMBAA MUZO LUIS $ 70,00 EGR000011 29/01/2003 112 TINAJERO CAMACHO C $ 150,00 Saldo Conciliado $ 5.806,28 Elaborado por: Revisado por: CONCILIACION BANCARIA
Fuente: Registros y procesos Contables Elaborado por: Jaqueline Porras.
Si se crea un sistema de informacin financiero contable y a travs del diseo del sistema transaccional entonces se podr obtener los informes financieros como: Balance de Comprobacin, Balance General, Balance de Resultados y otros reportes contables como Libro diario, Libro Mayor, Plan de Cuentas, as como tambin impresiones de Listado de retenciones en la fuente para fines tributarios; en el momento en que se requiera conocer de los resultados econmicos de la institucin.
121 4.5 COMPLEMENTOS DEL SISTEMA DE INFORMACIN FINANCIERO CONTABLE. 4.5.1 El presupuesto general de Operaciones. En este espacio se dar a conocer la consecuente propuesta como una ampliacin al sistema de informacin financiera contable; un importante instrumento de Direccin, que servir como una herramienta primordial en la forma de programar el futuro desenvolvimiento de la institucin expresado en dinero, resea total del plan de operacin el PRESUPUESTO. Se conoce que existen bsicamente tres tipos de Balances en funcin de la informacin que se aporta sobre la institucin entre estos se encuentra el Balance Presupuestario en el cual se refleja el presupuesto general de Operaciones. De gran importancia para la evaluacin interna de los objetivos alcanzados. El Balance Presupuestario es una comparacin entre el Presupuesto y la Contabilidad y, por tanto, nos informa del grado de cumplimiento de nuestros objetivos econmicos. La clasificacin de gastos e ingresos por naturaleza, no es la nica adoptada por las normas de informacin presupuestaria, ya que tambin se obliga a aadir en el modelo normal, y opcionalmente en el abreviado, una clasificacin funcional del documento presupuestario por programas, distinguindose entre cada una de las actividades propias de la entidad, la actividad mercantil que pudiera realizar y la relativa a operaciones financieras
122 Metodologa del Presupuesto. En el siguiente ejemplo se presentar el mtodo para elaborar el presupuesto se parte de unos datos presupuestarios y otros datos contables para calcular la desviacin de Gastos e Ingresos. Ambos datos estn ordenados con los criterios de Actividad primero y Naturaleza despus. El signo de la desviacin (+ -), se pondr para que signifique una u otra cosa. En este caso, la desviacin de los gastos, cuando es positiva, significa que an no hemos consumido el presupuesto y cuando es negativa que hemos superado el presupuesto. Para ello hemos restado al presupuesto la contabilidad. En el caso de los ingresos, el signo positivo significa que se ha contabilizado ms ingresos que los que se haba presupuestado, y el negativo que no se han realizado los ingresos presupuestados, por tanto para hallarlo se restar a los datos contables los datos presupuestarios, al contrario que en los gastos. Con este sistema se consigue que las desviaciones positivas, ya sea en los gastos como en los ingresos, se interpreten como desviaciones a nuestro favor y las negativas en nuestra contra. Primero se determinar las Actividades: # Ingresos de operacin # Ingresos extraordinarios
123 Siempre habr una actividad llamada General, Mantenimiento o similar que agrupe los gastos e ingresos inespecficos del resto de las Actividades. En segundo lugar se determina la cabecera por naturaleza de cada actividad, que en el caso de Apoyo escolar sern los siguientes:
Ingresos - Matrculas - Pensiones y - Derechos de grado
PRESUPUESTO OPERATIVO DE INGRESOS
MATRICULAS -$ 30.150,82 PENSIONES -$ 303.920,31 DERECHOS DE GRADO -$ 555,00 DERECHOS DE EXAMENES 0,00 OTROS INGRESOS -2.493,00 DESCUENTOS Y DEVOLUCIONES DESCUENTOS POR BECAS $ 51,97 TRANSPORTE ESTUDIANTES $ 0,00 SEGUROS ESTUDIANTES $ 0,00 VENTAS DE ACTIVOS FIJOS $ 0,00 VARIOS INGRESOS EXTRAORDINARIOS -$ 13.007,74 TOTAL INGRESOS -$ 350.074,90 INGRESOS OPERACIONALES INGRESOS NO OPERACIONALES
124 4.5.2 Ingresos SUPUESTOS ECONMICOS PARA INGRESOS
En tercer lugar se establecer las variables con las que depender cada cabecera que sern las siguientes:
UNIDAD EDUCATIVA "SAGRADO CORAZN DE JESS" DATOS Tabla referencial del nmero de alumnas y clculo de valor de matrcula y pensin para presupuesto ao 2003, Tabla de Clculos Prorrateo Valores con Matrcula Pensin Parcial Total Valor Incremento Septbre En-Jul Oct- Dic PRIMARIA 1 Bsica 100 2 Bsica 110 PENSION $ 16,90 $ 20,28 3 Bsica 110 MATRICULA $ 22,53 $ 22,53 4 Bsica 127 2 PNSINCRMT $ 23,65 $ 28,39 5 Bsica 124 8 6 Bsica 111 773 7 Bsica 101 783 0,60230769 783 $ 17.639,42 PENSION $ 18,15 $ 21,78 SECUNDARIA 8 Bsica 138 MATRICULA $ 24,20 $ 24,20 9 Bsica 91 Pnormalinc $ 25,41 $ 30,49 10 Bsica 91 1 Sum.mat.n $ 23,36 $ 21,03 $ 29,44 1 Bachillerato 84 5 Derecho G $ 15,00 2 Bachillerato 76 511 517 $ 12.511,40 3 Bachillerato 37 517 0,39769231 1.300 1.300 1 1.300 1.300 $ 30.150,82 No. Valor Alumnas Matrcula Promedio $ 23,36 % $ % % % paracial 1.300 % Enero 35,62 0,00 0,19 0,3018 3 2 0,15 46,73 0,23 Febrero 20,00 0,00 0,11 1 1 0,08 23,36 Octubre 181,40 0,01 0,98 1,3543 13 10 0,77 233,64 1,00 Septiembre 18.123,66 0,98 98,34 98,3439 1.278 1.284 98,77 29.999,38 98,77 Noviembre 27,18 0,00 0,15 2 1 0,08 23,36 Diciembre 41,00 0,00 0,22 3 2 0,15 46,73 Suma 18.428,86 1 100 100,0000 1300 1.300,00 100 30.373,20 100,00 Curso Seccin CANTIDAD Tabla de Estudiantes SUPUESTOS MATRICULAS Totales % Primaria Supuesto Secundaria Datos Histricos Tabla referencial de nmero de estudiantes matriculadas - base de presupuesto Referencial
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ACTIVO $ 225.254,97 ACTIVO CORRIENTE $ 5.355,18 CAJA BANCOS $ 2.185,07 CAJA $ 2.185,07 INVERSIONES FINANCIERAS TEMPORAL $ 3.170,11 CERTIFICADOS $ 3.170,11 ACTIVO EXIGIBLE $ 4.370,14 DEUDORES $ 4.370,14 CTAS. POR COB. ESTUDIANTES $ 2.185,07 CTAS. DE DIFICIL COBRO $ 2.185,07 ACTIVO REALIZABLE $ 11.209,44 INVENTARIOS $ 11.209,44 MATERIALES, REPUESTOS ACCESORIOS $ 11.209,44 ACTIVOS FIJOS $ 204.320,21 TERRENOS EDIFICIOS, INSTALACIONES $ 114.153,74 EDFICIO $ 92.590,96 CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES $ 0,00 MAQUINARIA,MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS $ 35.297,20 EQUIPOS DE COMPUTACION $ 8.293,28 VEHICULOS $ 2.291,31 DEPRECIACION ACUMULADA -$ 48.306,28 PASIVO -$ 9.470,79 PROVEEDORES -$ 3.782,55 CTAS. POR PAGAR -$ 1.920,94 IMPUESTO A LAS VENTAS RETENIDOS -$ 68,15 RETENCIONES Y APORTES DE NOMINA -$ 1.793,46 OBLIGACIONES LABORALES -$ 2.300,12 SALARIOS POR PAGAR -$ 2.300,12 PASIVOS ESTIMADOS PROVISIONES -$ 3.388,12 PARA OBLIGACIONES LABORALES -$ 3.388,12 PATRIMONIO CAPITAL SIOCIAL -$ 215.784,18 FONDO SOCIAL DE OPERACION -$ 252.790,87 RESULTADO DEL EJERCICIO $ 0,00 SUPERAVIT $ 0,00 Excedente $ 37.006,69 TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO -$ 225.254,97 DIRECTORA CONTADORA BALANCE GENERAL 2002
126 INGRESOS -$ 284.924,83 OPERACIONALES -$ 266.709,94 ENSEANZA -$ 266.709,94 Matriculas -$ 18.428,86 Pensiones -$ 245.718,08 Derechos de grado -$ 370,00 Otros Ingresos -$ 2.493,00 (-) Descuento Pensiones $ 300,00 INGRESOS NO OPERACIONALES -$ 18.214,89 GENERAL -$ 18.214,89 Ventas activos fijos $ 0,00 Ingresos extraordinarios -$ 18.214,89 GASTOS $ 321.931,51 GAST. OPERACIONALES DE ADMINISTRACION $ 94.901,96 GASTOS PERSONAL $ 16.380,80 BENEFICIOS ADICIONALES $ 8.190,40 APORTE Y CUOTAS ESPECIALES DE ED $ 30.326,42 GASTOS VIAJE Y VIATICOS $ 32.650,00 GASTOS LEGALES $ 400,00 OTROS GASTOS DIVERSOS $ 6.954,34 GASTOS OPERACIONALES DE EDUCACIO $ 218.009,27 PAGOS A PERSONAL $ 109.168,86 BENEFICIOS ADICIONALES $ 36.389,62 BENEFICIOS SOCIALES $ 9.917,05 HONORARIOS $ 5.735,26 IMPUESTOS $ 223,56 SERVICIOS $ 15.525,05 MANTENIMIENTO Y REPARACION $ 14.098,89 MATERIAL Y SUMINISTROS $ 11.301,07 DEPRECIACIONES $ 13.986,95 GASTOS DIVERSOS $ 1.662,96 GASTOS NO OPERACIONALES $ 9.020,28 FINANCIEROS $ 2.656,79 PRDIDA EN VENTA Y RETIRO DE BIENES $ 0,00 OTROS GASTOS $ 0,00 GASTOS EXTRAORDINARIOS $ 6.363,49 GASTOS DIVERSOS $ 6.363,49 GANANCIAS Y PERDIDAS EXEDENTE $ 37.006,69 DIRECTORA CONTADORA ESTADO DE RESULTADOS AO 2002
127 DATOS COMPLEMENTARIOS Se cuenta para el ejercicio con un total de 1300 estudiantes divididas en: " Alumnas de 1 a 7 de bsica correspondiente a la seccin primaria 783 estudiantes " Alumnas de 8 a 10 de bsica y de 1 a 3ero bachillerato correspondiente a la seccin secundaria 517 estudiantes. " Se estima el costo de matrculas para primaria $22.53 " Se estima el costo de matrculas para secundaria $24.20 " Se presume que exista un ingreso por concepto de matrculas en septiembre del 98.77% , en octubre 0.77%, noviembre 0.8%, diciembre 0.15%, enero 0.15% y febrero 0.8% " Se estima el costo de pensin prorrateada para primaria $20.28 de enero a julio y a partir de octubre un incremento del 5%. " Se estima el costo de pensin prorrateada para secundaria $21.78 de enero a julio y a partir de octubre un incremento del 5%. " Se entiende que en los meses de Agosto y Septiembre no hay recaudacin de pensiones. " En el mes de junio se estima un ingreso de derechos de grado de $15 por las estudiantes de tercero bachillerato. " Se estima que en los meses de marzo, octubre y noviembre se descontar pensiones a tres estudiantes. " Se supone que en los meses de Junio, Julio, Agosto y Septiembre se llevarn a cabo cursos de nivelacin, por los que se obtendr ingresos de $100,$400, $30, y $1.000 respectivamente. 128 " Se cree que existir ingresos extraordinarios por concepto de ventas por un total de $13.000 como ingresos lquidos. Vendiendo en los meses de enero y febrero 0.015%,Marzo, abril y mayo 0.02%,junio 0.0045%, julio 0.00026%, agosto no existir ventas, septiembre 0.796%,octubre el 0.118%, noviembre 0.02% y diciembre el 0.0044% .
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INGRESOS INGRESOS OPERACIONALES MATRICULAS ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL Gran Total Matriculas 69,58 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 29.779,74 0,00 176,39 125,11 30.150,82 Primaria 40,71 0 0 0 0 0 0 0 17.422,32 176,39 Secundaria 28,87 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 12.357,41 0,00 0,00 125,11 PENSIONES Gran Total 27.135,74 27.135,74 27.135,74 27.135,74 27.135,74 27.135,74 27.135,74 0,00 0,00 37.990,04 37.990,04 37.990,04 303.920,31 Primaria SubTotales 15.875,48 15.875,48 15.875,48 15.875,48 15.875,48 15.875,48 15.875,48 22.225,67 22.225,67 22.225,67 Valor 20,28 20,28 20,28 20,28 20,28 20,28 20,28 0,00 0,00 28,39 28,39 28,39 Secundaria Sub,Totales 11.260,26 11.260,26 11.260,26 11.260,26 11.260,26 11.260,26 11.260,26 0,00 0,00 15.764,36 15.764,36 15.764,36 Valor 21,78 21,78 21,78 21,78 21,78 21,78 21,78 30,49 30,49 30,49 TOTAL DERECHOS DE GRADO 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 555,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 555,00 (-) Descuentos 0 0 25,99 0 0,00 0 0 0,00 0 25,99 0,00 0 51,97 Otros Ingresos 40,00 25,00 400,00 30,00 0,00 100,00 400,00 30,00 1.000,00 300,00 130,00 38,00 2.493,00 Cursos de Nivelacin 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 100,00 400,00 30,00 1.000,00 0,00 0,00 0,00 convivencias 40,00 25,00 400,00 30,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 300,00 130,00 38,00 Venta uniformes 13.000,00 % estimado 0,02 0,01 0,02 0,02 0,03 0,00 0,00 0,00 0,77 0,11 0,02 0,00 Ing.Extraordin 200,00 192,26 288,39 241,11 336,49 5,62 3,26 0,00 9.950,12 1.477,70 257,02 55,76 13.007,74 350.074,90 PRESUPUESTO DE INGRESOS 130 4.5.3 Gastos La cabecera por naturaleza de cada actividad, que en el caso de Gastos de Personal escolar sern los siguientes:
Gastos: - Sueldos y Salarios - Beneficios Sociales
PRESUPUESTO OPERATIVO GASTOS GASTOS OPERACIONALES GASTOS PERSONAL SUELDOS Y SALARIOS $ 133.672,50 BENEFICIOS SOCIALES $ 43.673,35 GASTOS GENERALES GASTOS DE ADMINISTRACION $ 20.873,49 GASTOS DE MANTENIMIENTO $ 17.690,00 SERVICIOS GENERALES $ 17.270,51 SERVICIOS ESPECIALES $ 3.650,00 MATERIAL Y SUMINISTROS $ 11.523,00 BENEFICIOS SOCIALES $ 10.810,00 GASTOS INMATERIALES $ 8.148,00 GASTOS MISCELANEOS $ 3.986,00 GASTOS FINANCIEROS $ 4.300,00 GASTOS NO OPERACIONALES $ 1.046,01 TOTAL GASTOS $ 276.642,85 Excedente -$ 73.432,05 GASTOS OPERACIONALES GASTOS PERSONAL SUELDOS Y SALARIOS $ 133.672,50 BENEFICIOS SOCIALES $ 43.673,35 GASTOS GENERALES GASTOS DE ADMINISTRACION $ 20.873,49 GASTOS DE MANTENIMIENTO $ 17.690,00 SERVICIOS GENERALES $ 17.270,51 SERVICIOS ESPECIALES $ 3.650,00 MATERIAL Y SUMINISTROS $ 11.523,00 BENEFICIOS SOCIALES $ 10.810,00 GASTOS INMATERIALES $ 8.148,00 GASTOS MISCELANEOS $ 3.986,00 GASTOS FINANCIEROS $ 4.300,00 GASTOS NO OPERACIONALES $ 1.046,01 TOTAL GASTOS $ 276.642,85 Excedente -$ 73.432,05
131 SUPUESTOS ECONMICOS PARA GASTOS
Al igual que con los Ingresos, se establecer las variables con las que depender cada cabecera que sern las siguientes: " Se estima para gastos de sueldos y salarios se trabajar con tres grupos a mencionar: 1. Personal Primaria 25 docentes un ingreso de sueldo total de $2.650 al que se incrementa el 8% de enero a septiembre y a partir de octubre a diciembre un incremento del 5%, en lo referente al Componente en proceso de unificacin se parte con un total de $750 al que se incrementa el 8% de enero a septiembre y a partir de octubre a diciembre el 5%.Se considera para el dcimo cuarto el valor de $10.17 mensual 2. Personal Secundario 27 docentes un ingreso de sueldo total de $3.228.9 al que se incrementa el 8% de enero a septiembre y a partir de octubre a diciembre un incremento del 5%, en lo referente al Componente en proceso de unificacin se parte con un total de $850 al que se incrementa el 8% de enero a septiembre y a partir de octubre a diciembre el 5%. Se considera para el dcimo cuarto el valor de $10.17 mensual 3. Personal Administrativo y de Apoyo 18 empleados con un ingreso de sueldo total de $2.178,00al que se incrementa el 8% de enero a septiembre y a partir de octubre a diciembre un incremento del 5%, en lo referente al Componente en proceso de unificacin se parte con un total de $500,00 al que se incrementa el 8% de enero a septiembre y a partir de octubre a diciembre el 5%. Se considera para el dcimo cuarto el valor de $10.17 mensual 132 Se presente los siguientes cuadros que sealan el tipo de gasto y los valores estimados a gastar en forma mensual que son complementos del presupuesto segn anlisis de comportamiento aos anteriores. GAST OS GENERAL ES ENERO FEBRERO MAR ZO ABRI L MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE GAST OS DE ADMI NIST RACION 1.890 ,00 17.216,02 460,00 540,00 560,00 450,00 520 ,00 3.550,00 700 ,00 3.055,08 680 ,00 670,00 CUO TAS Y CONT RIBUCION 400 15.196,02 400 400 400 400 400 0 600 3.015,08 600 600 I MPUESTOS, TASAS, PATENTES 250 0,00 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 GASTOS DE VIAJE Y VIATICOS 1200 1.200,00 0 0 0 0 0 3500 0 0 0 0 DIVERSOS 40 820 60 140 160 50 120 50 100 40 80 70 GUA RDIANIA 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 MO VILI ZACION 20 100 40 50 20 30 20 30 80 20 60 50 PUBLICACIONES 0 700 0 70 120 80 SEGURO ROBO E INCENDIO 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 ARRIENDO EDIFICIOS 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 ARR IENDO EQUIP OS 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 GASTOS DE MANTENIMIENTO 500 1070 100 580 1020 120 4700 7050 50 1100 700 50 MANT E NIMIENTO D E LOCA L 330 650,00 50 230 970 70 1350 6000 0 650 350 0 MANTENI MIENTO EQUIPO DE COM PUTAC ION 0 0,00 0 0 0 0 0 1000 0 0 0 0 ADECUACIONES Y MANTENIMIE NT O EXT RAORDINARIO 0 350,00 0 0 0 0 2300 0 0 400 0 0 MANTENI MIENTO Y DESARR OLLO SI STE MAS 0 0,00 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 MANTENIMIENTO AREAS VERDES 0 0,00 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 MANTENIMIENTO COPIADORA 50 50,00 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 MANTENIMIENTO O TRO S ACTIVOS FIJ OS 120 20,00 0 300 0 0 1000 0 0 0 300 0 SERVICIOS GENERAL ES 1.525 ,00 1.528,80 1.532,64 1.336,51 1.740,43 1.344,38 1.048,38 695 ,00 1.798,00 1.702,53 1.457,11 1.761 ,73 AGUA 400 400 400 400 400 400 250 200 300 400 400 400 ENERGIA ELE CT RICA 380,00 383,80 387,64 391,51 395,43 399,38 403 ,38 300 ,00 453 ,00 457 ,53 462 ,11 466,73 TELEFONO,FAX,CORREO 500 500 500 500 500 500 250 150 500 550 550 550 ASEO Y LIMPIEZA 200 200 200 0 400 0 100 0 500 250 0 300 ENLACE DE I NTERNET 45 45 45 45 45 45 45 45 45 45 45 45 SERVICI OS ESPECI AL ES 1250 250 250 250 250 450 250 0 200 250 250 250 GASTOS LEGALES 0 0 0 0 0 200 0 0 200 0 0 0 HONORARI OS AUDITORIA 1000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 ASESORI AS 250 250 250 250 250 250 250 0 0 250 250 250 MAT ERIAL Y SUMINIST ROS 1183 583 783 583 883 808 1183 100 2225 2125 925 725 UTILES Y SUMINISTRO DE OFICINA 583 583 583 583 583 583 583 100 625 625 625 625 SUMINISTRO S DE COMPUTACION 100 0 0 0 0 0 0 0 300 0 0 0 IMPLEMENTO S DE PORTIV OS 0 0 0 0 0 0 500 0 0 0 0 0 MATERIAL DIDACTICO 300 0 200 300 225 100 0 600 1500 300 100 MEDICIN AS 200 0 0 0 0 0 0 0 700 0 0 0 BENEF ICIOS SOCIAL ES 50,00 50,00 100,00 1.150,00 2.250,00 1.550,00 50 ,00 80 ,00 280 ,00 550 ,00 600 ,00 4.100 ,00 AGASAJO 0 0 0 1000 0 0 0 0 0 0 0 3000 ATENCIONES SOCIALES 0 50 100 50 500 1500 0 0 200 50 600 800 REFRIGE RIOS 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 SEGUROS PERSONAL 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 UNIFORMES 0 0 0 0 1.700,00 CAPA CITACI ON 50 100 50 50 50 80 80 500 0 300 T RANSPORT E PERSONAL 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 GAST OS GENERAL ES ENERO FEBRERO MAR ZO ABRI L MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE GAST OS DE ADMI NIST RACION 1.890 ,00 17.216,02 460,00 540,00 560,00 450,00 520 ,00 3.550,00 700 ,00 3.055,08 680 ,00 670,00 CUO TAS Y CONT RIBUCION 400 15.196,02 400 400 400 400 400 0 600 3.015,08 600 600 I MPUESTOS, TASAS, PATENTES 250 0,00 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 GASTOS DE VIAJE Y VIATICOS 1200 1.200,00 0 0 0 0 0 3500 0 0 0 0 DIVERSOS 40 820 60 140 160 50 120 50 100 40 80 70 GUA RDIANIA 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 MO VILI ZACION 20 100 40 50 20 30 20 30 80 20 60 50 PUBLICACIONES 0 700 0 70 120 80 SEGURO ROBO E INCENDIO 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 ARRIENDO EDIFICIOS 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 ARR IENDO EQUIP OS 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 GASTOS DE MANTENIMIENTO 500 1070 100 580 1020 120 4700 7050 50 1100 700 50 MANT E NIMIENTO D E LOCA L 330 650,00 50 230 970 70 1350 6000 0 650 350 0 MANTENI MIENTO EQUIPO DE COM PUTAC ION 0 0,00 0 0 0 0 0 1000 0 0 0 0 ADECUACIONES Y MANTENIMIE NT O EXT RAORDINARIO 0 350,00 0 0 0 0 2300 0 0 400 0 0 MANTENI MIENTO Y DESARR OLLO SI STE MAS 0 0,00 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 MANTENIMIENTO AREAS VERDES 0 0,00 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 MANTENIMIENTO COPIADORA 50 50,00 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 MANTENIMIENTO O TRO S ACTIVOS FIJ OS 120 20,00 0 300 0 0 1000 0 0 0 300 0 SERVICIOS GENERAL ES 1.525 ,00 1.528,80 1.532,64 1.336,51 1.740,43 1.344,38 1.048,38 695 ,00 1.798,00 1.702,53 1.457,11 1.761 ,73 AGUA 400 400 400 400 400 400 250 200 300 400 400 400 ENERGIA ELE CT RICA 380,00 383,80 387,64 391,51 395,43 399,38 403 ,38 300 ,00 453 ,00 457 ,53 462 ,11 466,73 TELEFONO,FAX,CORREO 500 500 500 500 500 500 250 150 500 550 550 550 ASEO Y LIMPIEZA 200 200 200 0 400 0 100 0 500 250 0 300 ENLACE DE I NTERNET 45 45 45 45 45 45 45 45 45 45 45 45 SERVICI OS ESPECI AL ES 1250 250 250 250 250 450 250 0 200 250 250 250 GASTOS LEGALES 0 0 0 0 0 200 0 0 200 0 0 0 HONORARI OS AUDITORIA 1000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 ASESORI AS 250 250 250 250 250 250 250 0 0 250 250 250 MAT ERIAL Y SUMINIST ROS 1183 583 783 583 883 808 1183 100 2225 2125 925 725 UTILES Y SUMINISTRO DE OFICINA 583 583 583 583 583 583 583 100 625 625 625 625 SUMINISTRO S DE COMPUTACION 100 0 0 0 0 0 0 0 300 0 0 0 IMPLEMENTO S DE PORTIV OS 0 0 0 0 0 0 500 0 0 0 0 0 MATERIAL DIDACTICO 300 0 200 300 225 100 0 600 1500 300 100 MEDICIN AS 200 0 0 0 0 0 0 0 700 0 0 0 BENEF ICIOS SOCIAL ES 50,00 50,00 100,00 1.150,00 2.250,00 1.550,00 50 ,00 80 ,00 280 ,00 550 ,00 600 ,00 4.100 ,00 AGASAJO 0 0 0 1000 0 0 0 0 0 0 0 3000 ATENCIONES SOCIALES 0 50 100 50 500 1500 0 0 200 50 600 800 REFRIGE RIOS 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 SEGUROS PERSONAL 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 UNIFORMES 0 0 0 0 1.700,00 CAPA CITACI ON 50 100 50 50 50 80 80 500 0 300 T RANSPORT E PERSONAL 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Una de las partes ms importantes de informacin que se puede extraer de los estados financieros es el flujo de caja, se refiere a la diferencia que existe entre el nmero de dlares que recibe y los que salieron de la institucin. Establece las entradas y salidas de efectivo que ha tenido o puede tener la institucin en el futuro. El propsito del Flujo de efectivo, es proveer informacin sobre los ingresos y desembolsos en efectivo de la institucin con el fin de ayudar a la administracin y direccin a : - Evaluar el potencial de flujo de efectivo neto futuro. - Evaluar el potencial pago de obligaciones internas y externas. - Evaluar el potencial efecto de la posicin financiera de la institucin en cuanto a movimientos de financiamiento y de inversin de efectivo.
En el cuadro 4.5.4 (1) que se observa a continuacin se ilustra la demostracin del flujo de efectivo proyectado que se aplicar con la informacin del manejo de caja.
4.5.5 Estados financieros pro forma. Para qu sirve La Contabilidad sirve, bsicamente, para: # Conocer los Gastos e Ingresos que hemos tenido en un perodo de tiempo concreto. # Conocer los Acreedores y Deudores que tenemos pendientes de cobrarnos o pagarnos. # Conocer el saldo de dinero del que podemos disponer. # Conocer el valor de nuestra entidad en un momento determinado. Informacin de partida Para comenzar a elaborar la contabilidad de nuestra entidad debemos partir de la siguiente informacin: # Proyectos o actividades de los que deseamos obtener informacin diferenciada. # Cuentas de gastos, ingresos, acreedores, deudores, tesorera, inversiones, existencias financiacin bsica que vamos a utilizar en nuestra contabilidad. . Valor o Patrimonio (Pt) de nuestra entidad al comienzo de la contabilidad, calculado como la suma de los Bienes y Derechos (A), y disminuidos por nuestras Obligaciones (P).
140 De esta manera comenzaremos la contabilidad calculando: A - P = Pt , o lo que es lo mismo, A = Pt + P - Al primer trmino de la igualdad lo llamaremos Activo (A) - Al segundo trmino de la igualdad lo llamaremos Pasivo (P) De manera que partiremos de la siguiente igualdad: A = P Estos documentos fuente de informacin para las decisiones de ahorro o deshaorro, son la base para la toma de decisiones, tal es el caso de el Balance General entendiendo este como una fotografa de la situacin econmica de la institucin en un momento determinado en el tiempo, en el cual nos da ha conocer lo que posee la institucin (activos), lo que adeuda (pasivos) y la diferencia entre los dos segmentos (patrimonio). En el cuadro 4.5.5 (2) se ilustra la manera como se elabora el bance general, en el primer segmento se enlista los activos de la institucin, en el segundo segmento se presenta los pasivos y en el tercero el patrimonio.
141
Cuadro4.5.5(2)
ACTIVO 302.532,59 ACTIVO CORRIENTE 31.195,57 CAJA BANCOS 15.804,35 CAJA 15.804,35 INVERSIONES FINANCIERAS TEMPORAL 15.391,22 CERTIFICADOS 15.391,22 ACTIVO EXIGIBLE 66.157,47 DEUDORES 66.157,47 CTAS. POR COB. ESTUDIANTES 65.194,61 CTAS. DE DIFICIL COBRO 962,86 ACTIVO REALIZABLE 9.007,34 INVENTARIOS 9.007,34 MATERIALES, REPUESTOS ACCESORIOS 9.007,34 ACTIVOS FIJOS 196.172,21 TERRENOS EDIFICIOS, INSTALACIONES 114.153,74 EDFICIO 92.590,96 CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES 0,00 MAQUINARIA,MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS 35.297,20 EQUIPOS DE COMPUTACION 8.293,28 VEHICULOS 2.291,31 DEPRECIACION ACUMULADA -56.454,28 PASIVO -13.316,36 PROVEEDORES -6.782,55 OBLIGACIONES LABORALES -2.300,12 ESTIMADOS PROVISIONES -4.233,69 PATRIMONIO CAPITAL SIOCIAL -289.216,23 FONDO SOCIAL DE OPERACION -252.790,87 RESULTADO DEL EJERCICIO 37.006,69 EXCEDENTE -73.432,05
302.532,59
ELABORADO POR : BALANCE GENERAL PROYECTADO 2003
142 El estado de resultados mide el desempeo de la institucin durante un lapso determinado generalmente un trimestre, semestre o un ao, la ecuacin con el que se obtiene es: ingresos gastos = ahorro o deshaorro. Lo primero que se puede observar en el cuadro 4.5.5 (3) del estado de resultados son los ingresos y los gastos provenientes de las principales operaciones de la institucin, los segmentos siguientes incluyen, entre estos los gastos financieros. Al analizar este estado, se debe tener presente la aplicacin de los principios de contabilidad generalmente aceptados, las partidas que representan salidas de efectivo y las que no lo implican. Cuadro4.5.5(3)
INGRESOS -$ 350.074,90 OPERACIONALES -$ 337.067,16 ENSEANZA -$ 337.067,16 Matriculas -$ 30.150,82 Pensiones -$ 303.920,31 Derechos de grado -$ 555,00 Otros Ingresos -$ 2.493,00 (-) Descuento Pensiones $ 51,97 INGRESOS NO OPERACIONALES -$ 13.007,74 GENERAL -$ 13.007,74 Ventas activos fijos $ 0,00 Ingresos extraordinarios -$ 13.007,74 GASTOS $ 276.642,85 GAST. OPERACIONALES DE ADMINISTRACION $ 68.790,14 GASTOS DE PERSONAL $ 35.140,72 BENEFICIOS ADICIONALES $ 12.625,94 APORTE Y CUOTAS ESPECIALES DE ED $ 13.293,49 GASTOS VIAJE Y VIATICOS $ 5.900,00 GASTOS LEGALES $ 400,00 OTROS GASTOS DIVERSOS $ 1.430,00 GASTOS OPERACIONALES DE EDUCACIO $ 202.506,70 PAGOS A PERSONAL $ 98.531,79 BENEFICIOS ADICIONALES $ 31.047,41 BENEFICIOS SOCIALES $ 10.810,00 HONORARIOS $ 3.250,00 IMPUESTOS $ 250,00 SERVICIOS $ 17.270,51 MANTENIMIENTO Y REPARACION $ 17.690,00 DEPRECIACIONES $ 8.148,00 MATERIALES Y SUMINISTROS $ 11.523,00 OTROS GASTOS DIVERSOS $ 3.986,00 GASTOS NO OPERACIONALES $ 5.346,01 FINANCIEROS $ 4.300,00 PRDIDA EN VENTA Y RETIRO DE BIENES $ 0,00 OTROS GASTOS $ 0,00 GASTOS EXTRAORDINARIOS $ 1.046,01 GANANCIAS Y PERDIDAS $ 0,00 EXCEDENTE -$ 73.432,05 ELABORADO POR: ESTADO DE RESULTADO PROYECTADO 2003
143 ESTADOS FINANCIEROS PASIVO 2002 2003 CIRCULANTE -9.470,79 -13.316,36 ACTIVO CORRIENTE 5.355,18 31.195,57 PROVEEDORES -3.782,55 -6.782,55 CAJA BANCOS 2.185,07 15.804,35 OBLIGACIONES LABORALES -2.300,12 -2.300,12 INVERSIONES FINANCIERAS TEMPORAL 3.170,11 15.391,22 ESTIMADOS PROVISIONES -3.388,12 -4.233,69 ACTIVO EXIGIBLE 4.370,14 66.157,47 PATRIMONIO DEUDORES 4.370,14 66.157,47 CAPITAL SOCIAL -215.784,18 -289.216,23 CTAS. POR COB. 2.185,07 65.194,61 FONDO SOCIAL DE OPERACION -252.790,87 -252.790,87 CTAS. DE DIFICIL COBRO 2.185,07 962,86 RESULTADO DEL EJERCICIO 0,00 37.006,69 ACTIVO REALIZABLE 11.209,44 9.007,34 SUPERAVIT 0,00 0,00 INVENTARIOS 11.209,44 9.007,34 DEFICIT 37.006,69 -73.432,05 ACTIVOS FIJOS 204.320,21 196.172,21 TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO -225.254,97 -302.532,59 TERRENOS EDIFICIOS, INSTALACIONES 114.153,74 114.153,74 EDFICIO 92.590,96 92.590,96 CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES 0,00 0,00 MAQUINARIA,MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS 35.297,20 35.297,20 EQUIPOS DE COMPUTACION 8.293,28 8.293,28 VEHICULOS 2.291,31 2.291,31 DEPRECIACION ACUMULADA -48.306,28 -56.454,28 TOTAL ACTIVO 225.254,97 302.532,59 CONCEPTO 2002 2003 INGRESOS -284.924,83 -350.074,90 OPERACIONALES -266.709,94 -337.067,16 ENSEANZA -266.709,94 -337.067,16 INGRESOS NO OPERACIONALES -18.214,89 -13.007,74 GASTOS 321.931,51 276.642,85 GAST. OPERACIONALES DE ADMINISTRACION 94.901,96 68.790,14 GASTOS OPERACIONALES DE EDUCACIO 218.009,27 202.506,70 GASTOS NO OPERACIONALES 9.020,28 5.346,01 FINANCIEROS 2.656,79 4.300,00 GASTOS EXTRAORDINARIOS 6.363,49 1.046,01 EXEDENTE 37.006,69 -73.432,05 ESTADO DE RESULTADOS ACTIVO 2002 2003 BALANCE GENERAL
El Balance General es de gran utilidad para un gran nmero de actividades en el cuadro 4.5.5 (4) se ensea el anlisis financiero en forma vertical el cual consiste en expresar cada regln o partida del documento en forma de un porcentaje de los activos totales, se observa que el cambio total tiene que ser cero porque las cifras iniciales y finales deben sumar 100 por ciento. !
Bajo este formato los estados financieros son fciles de leer y comparar, de esta manera en el cuadro de anlisis vertical se puede ver que los activos circulantes (corrientes) sern 10.31% de los activos totales del 2003; lo cual representa un ascenso, si lo comparamos con 2.38% de 2002. Los pasivos circulantes (corrientes) aumentaros de 14.2% a 14.4% de los pasivos totales y del capital contable, finalmente el patrimonio disminuyo de 95.8% a 95.6% de los pasivos totales y del capital contable.
Una forma tambin muy til de leer el estado de resultados es a travs del anlisis horizontal el cual consiste en expresar cada uno de los renglones o partidas como valores absolutos mediante la comparacin de los dos aos base, resultante de aumento o disminucin de cantidades y estas diferencias expresadas en porcentajes conocidos como valores relativos con relacin al ao 2002, como se ilustra en el cuadro 4.5.5 (5). Dicho estado de resultados nos indica lo que suceder con cada dlar obtenido de ingresos o de gastos. 145 En nuestro caso en los gastos financieros la diferencia que aumentar en valor absoluto ser de $1.643,21 en el ao 2003, en relacin con el ao 2002, es decir en valores relativos el gasto financieros sufrirn un incremento del 61.83% , en relacin al ao 2002.
Con respecto a los indicadores financieros cuadro 4.5.5(6) son herramientas que se emplean para evaluar los proyectos que se intentan realizar, entre estos tenemos el Capital de Trabajo el cual se obtiene entre la diferencia del activo circulante de la institucin y los pasivos circulantes, si este es positivo esto significa que el efectivo 146 que estar disponible a lo largo de los doce meses siguientes excede al efectivo que deber pagarse a lo largo del mismo perodo. La liquidez se refiere a la velocidad y facilidad con la cual un activo se puede convertir en efectivo. La liquidez es de suma importancia, entre ms liquida sea la institucin, menos probablemente ser que experimente dificultades para pagar deudas o comprar activos necesarios. En cuanto a los ndices de actividad se hace referencia a la rotacin de las cuentas por cobrar y das de ingresos en cuentas por cobrar determina alguna indicacin acerca de la rapidez con que podemos cobrar nuestros ingresos provenientes de pensiones, esta razn tiene ms sentido si la convertimos en das, por lo tanto, los das de ingresos en cuentas por cobrar o perodo promedio de cobranza, nos indica que nuestros clientes requieren de 16 das para hacer sus pagos. Para la interpretacin de ciclo de caja se encuentran contemplados en este el perodo de inventario, de cuentas por cobrar y cuentas por pagar, el ciclo de efectivo aumenta a medida que el perodo de inventario y de cuentas por cobrar se alargan, en nuestro caso tenemos aumentar en relacin al ao 2002, nuestro ciclo de caja ser de 2.67 das en rotar. Disminuye cuando la institucin puede diferir el pago de las cuentas por pagar y alarga el perodo de dichas cuentas. La razn de rotacin del activo , menciona que por cada dlar de activos fijos la Unidad gener $1.16 de ingresos. Las razones de endeudamiento son medidas que se utilizan para determinar la capacidad de la institucin que cuenta para cubrir sus obligaciones a largo o corto plazo conocido como apalancamiento financiero es as que la Unidad tiene cubierto el 95.6% del patrimonio sobre el activo, en lo que respecta el financiamiento del activo contra el patrimonio. 147 Y finalmente las medidas de rentabilidad estas tienen como finalidad medir la eficiencia de la institucin para usar sus activos y administrar sus operaciones. El rendimiento sobre los activos es una medida del excedente a favor de la institucin por cada dlar del activo, por consiguiente , por cada dlar del excedente la Unidad gener un 24.27% de ahorro sobre los activos. 148
Cuadro4.5.5(6) INDICADOR LIQUIDEZ 1. Capital de Trabajo 30.405,55 119.676,74 2. Indice de liquidez corriente 2,21 7,99 3. Prueba Acida 1,03 7,31 4. Liquidez Inmediata 1,65 5,64 ACTIVIDAD 3. Rotacin de cuentas por cobrar - 1,88 4. Perodo promedio de cobro - 15,99 7. Ciclo de Caja 0,56 2,67 8. Rotacin de Activo Total 1,26 1,16 9.Rotacin de Activo Fijo. 1,39 1,78 ENDEUDAMIENTO 1. Palanca financiera 0,04 0,05 2. Financiamiento del activo con patrimonio 95,80% 95,60% 3. Financiamiento del activo con pasivos. 4,20% 4,40% RENTABILIDAD 1. Rendimiento sobre el activo total 16,43% 24,27% 2. Rendimiento sobre el Patrimonio 17,15% 25,39% INDICADORES FINANCIEROS PROYECTADOS 2002 2003
149
CAPTULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIN Las presentes recomendaciones y conclusiones se generan en base a todo el trabajo realizado en el desarrollo del sistema de informacin financiero-contable para este caso en particular.
CONCLUSION No.1 Con referencia a los objetivos planteados en el presente trabajo se pude concluir, que con la implantacin del sistema de informacin financiero-contable propuesto para la Unidad Educativa Sagrado Corazn de Jess-Quito se obtendrn resultados ptimos en el manejo de los recursos tanto materiales, humanos como financieros con las que sta cuenta en la actualidad, originando un crecimiento respaldado de la estructura administrativa . RECOMENDACIONES No. 1 - Se recomienda que el sistema de informacin financiero-contable presentado para su correcto funcionamiento debe ser implementado en su totalidad en la institucin de manera que cada rea se vea en la obligacin de cumplir con este en forma eficiente y efectiva para el alcance de los objetivos planteados. - Se recomienda realizar un seguimiento del funcionamiento del sistema de informacin financiero-contable, puesto que en la prctica puede presentar inconvenientes de adaptacin, mismos que debern ser corregidos de acuerdo a las necesidades cambiantes del procedimiento. 150 CONCLUSIN No.2 Se ha podido demostrar que la idea a defender propuesta: redisear y reestructurar los procesos de planeacin y control administrativa, es factible de alcanzar. RECOMENDACIONES No. 2 Se recomienda que a travs de una integracin de polticas y procedimientos administrativos contables permitir generar datos pertinentes; mediante la combinacin de subsistemas se entregarn reportes ntegros que proporcionen informacin a la direccin de manera oportuna. Una vez que se implemente el sistema de informacin financiero-contable en la institucin, se recomienda incrementar polticas y procedimientos continuos a otros procesos contables y financieros que mejoren la calidad del mismo. CONCLUSIN No. 3 Con respecto al marco terico los temas que se han tratado como entorno de entidades sin fines de lucro, sus implicaciones contables, el sentido de la interpretacin de resultados, el presupuesto, normativa tributaria, los PCGAs para las organizaciones si nimo de lucro, ha facilitado un aporte importante al desarrollo y depuracin del sistema de informacin financiero-contable propuesto. RECOMENDACIONES No.3 Se recomienda la combinacin de la teora con la prctica ya que de esta forma se convierte en la frmula esencial de un preparado trabajo, debido a que existen ciertas normas tcnicas aplicados para las instituciones sin fines de lucro en el Ecuador, en varios casos se deber investigar en fuentes extranjeras en las cuales hay mayor informacin al respecto para la revisin practicable.
151 CONCLUSIN No. 4 No se puede dejar de vista el objetivo fundamental de toda institucin educativa que es el de perpetuarse en el tiempo cumpliendo su misin social, esto afecta las implicaciones de funcionalidad, competencia y efectividad administrativa que se presentan sin duda en muchas de ellas. RECOMENDACIONES No. 4 Se recomienda bajo lo anterior que cada proceso administrativo y financiero contable de la Unidad Educativa Sagrado Corazn de Jess -Quito analizado para el rediseo de la reestructuracin de los procesos de planeacin y control administrativa, sirva perfectamente a instituciones educativas de esta naturaleza que se encuentren en similar situacin y que necesiten de alguna manera mejorar su proceso administrativo financiero, esto basado en situaciones reales que se ha presentado en la institucin de anlisis. El organigrama administrativo de la institucin previamente determinado es primordial cuando se trata de manejar un sistema de informacin financiero-contable , puesto que es la base para la distribucin de funciones que nos permite el control de manera organizada. Una vez que se ha elaborado una orientacin de actividades que cumple cada puesto, se presenta un flujo grama para cada procedimiento contable, siendo una pieza importante para el mecanismo de las actividades administrativas financieras, generando eficiencia en el trabajo, eliminando desperdicio y duplicacin de funciones.
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CONCLUSIN No.5 El presente trabajo de investigacin y de aplicacin prctica, es el fruto de las necesidades administrativas, contables y financieras que se presentan en este caso en particular en la institucin educativa.
RECOMENDACIN No.5 Se recomienda a los estudiantes que crean oportuno, utilizar el presente trabajo como fuente de consulta para el logro de sus objetivos en el transcurso de sus fines de aprendizaje.
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B I B L I O G R A F A :
BELDN Fullana Carmen CONTABILIDAD FINANCIERA DE ENTIDADES NO LUCRATIVAS. www.ciberconta.unizas.es
HANS., R, Zielski Julian LIMITACIONES DEL SISTEMA CONTABLE. TRABAJO DE INVESTIGACIN. julianzitki@yahoo.com
HORNGREN, Sundem Elliot. INTRODUCCIN A LA CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA. 11MA EDICIN. MXICO, 2001.
JAN, R. Williams GUA MILLAR DE PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS 1998-1999 20VA. EDICIN, EDITORIAL DIORKI SERVICIOS INTEGRALES DE EDICIN, 1999 ESPAA.
JIMNEZ, Jos Alfredo EVALUACIN DE SEGURIDAD DE UN SISTEMA DE INFORMACIN alfredojimenez@megalink.com
154 MOSCATELLI, Valeria A TRABAJO DE INVESTIGACIN DEL ROL DE LAS ORGANIZACIONES SIN FINES DE LUCRO www.ucu.edu.ec
ORTEGA, M, Jos Antonio REFLEXIONES SOBRE LA CONTABILIDAD FINANCIERA EN ENTIDADES SIN NIMO DE LUCRO. www.ocio.deustro.es
ROSS-WESTERFIEL- JORDAN FUNDAMENTOS DE FINANZAS CORPORATIVAS - 5ta EDICIN. MXICO 2001
TORRES., B Csar, LAS ENTIDADES SIN NIMO DE LUCRO PUBLICADA POR LA CMARA DE COMERCIO BOGOT. - www.portafolio.com.co
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PGINAS WEB Economa Social (tercera sesin) web.forodigital.es Sistemas de informacin en la empresa ICPS@hotmail.com www.ucu.edu.ar/investigacin. www.businesscol.com www.unizar.es www.gestipolis.com lanic.utexas.edu/la/region/ngos/indexesp.html
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ANEXOS
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REPBLICA DEL ECUADOR MINISTERIO DE EDUCACIN Y CULTURA DIRECCIN PROVINCIAL DE EDUCACIN DE PICHINCHA ESTADSTICAS Y CENSOS. SISTEMA NACIONAL DE ESTADSTICAS Y CENSOS DEL ECUADOR SINEC. Ao Lectivo: 2002-2003
TARJETA EJECUTIVA Inicio de Ao Provincia de Pichincha NIVEL SOSTENIMIENTO PLANTELES PROFESORES ALUMNOS Fiscal Fiscomisional Municipal Particular religiosos Particular laico 336 26 5 118 724 945 103 31 598 3.244 14.412 934 0 4.162 14.681 PREPRIMARIO
TOTAL 1.943 16.945 223.676 Fiscal Fiscomisional Municipal Particular religiosos Particular laico 299 13 5 83 387 10.008 426 243 2.031 6.405 85.706 3.872 1.353 24.828 37.695 MEDIO
TOTAL 787 19.113 153.454 Fiscal Fiscomisional Municipal Particular religiosos Particular laico 1.808 61 16 342 1.712 18.757 872 537 4.922 15.891 222.255 10.927 1.353 70.113 10.671 TOTAL
TOTAL 3.939 40.979 411.319
158 REPBLICA DEL ECUADOR MINISTERIO DE EDUCACIN Y CULTURA DIRECCIN PROVINCIAL DE EDUCACIN DE PICHINCHA ESTADSTICAS Y CENSOS. SISTEMA NACIONAL DE ESTADSTICAS Y CENSOS DEL ECUADOR SINEC. Ao Lectivo: 2002-2003 Inicio de Ao
PLANTELES, PROFESORES Y ALUMNOS POR NIVEL, SOTENIMIENTO Y SEXO
Nivel: Medio Sostenimiento: Todos Provincia de Pichincha PLANTELES PROFESORES ALUMNOS CANTONES H M MX T H M T H M T Cayambe Meja Pedro Moncayo Pedro Maldonado Puerto Quito Quito Rumiahui Santo Domingo Sn. Miguel De los Bancos.
159 REPBLICA DEL ECUADOR MINISTERIO DE EDUCACIN Y CULTURA DIRECCIN PROVINCIAL DE EDUCACIN DE PICHINCHA ESTADSTICAS Y CENSOS. SISTEMA NACIONAL DE ESTADSTICAS Y CENSOS DEL ECUADOR SINEC. Ao Lectivo: 2002-2003 Inicio de Ao
PLANTELES POR ATRIBUTOS
Nivel: Medio Rgimen: Todos Sostenimiento: Todos Zona: Todas Jornada: Todas Tipo: Todos Sexo: Todos Clase: Todas
160 Organizaciones sin fines de lucro en el Ecuador Por fines de investigacin se da ha conocer una pauta de organizaciones sin fines de lucro en el Ecuador que forman parte de entre ms de 640.000 Entidades del Tercer Sector que existen a nivel mundial. FICI - Federacin Indgena y Campesino de Imbabura. DFC - Proyecto de desarrollo forestal campesino en los Andes del Ecuador. UNORCAC - Es una organizacin clasista de segundo grado sin fines de lucro, constituida por cuarenta y un comunidades y diversas organizaciones de base campesinas indgenas y mestizas, localizadas en la zona andina del Cantn Cotacachi, Provincia de Imbabura. Unin de Organizaciones Campesinas Indgenas de Cotacachi. CONSEP - Consejo Nacional de Control de Substancias Estupefacientes y Sicotrpicas. mantener un impacto real en el problema de las drogas involucrando a la sociedad en los procesos de prevencin de la problemtica integral de las drogas. Cmara de Comercio Brasil Ecuador - Cmara binacional sin fines lucrativos o polticos Fundacin Selva - Fundacin Selva vida sin fronteras. No gubernamental. Proteccin del medio ambiente y desarrollo de proyectos. FSVSF Reserva amaznica y programas de Eco-turismo. Oficinas en Quito. SICE - Sistemas de informacin sobre Comercio Exterior. Convenio entre el gobierno de Canad y el gobierno del Ecuador para el Fomento y la Proteccin recproca de Inversiones. 161 Organizacin OEA - Compuesta por 34 miembros entre ellos Ecuador. En pro de la democracia y derechos humanos. FAO - Forma parte de los proyectos de cooperacin de la ONU. Contiene los programas de desarrollo en Ecuador. CONAIE - Confederacin de Nacionalidades Indgenas del Ecuador CONAIE CAF La Corporacin Andina de Fomento - Institucin financiera multilateral cuya misin es apoyar el desarrollo sostenible de sus pases accionistas y la integracin regional. En sus polticas de gestin integra las variables sociales y ambientales e incluye en sus operaciones criterios de ecoeficiencia y sostenibilidad. We Are Equateur - Fundacin Cultural Ballet Andino "Ecuador" Cooperacin Internacional Para El Desarrollo Ecuador - Trabaja a travs de la cooperacin tcnica para promover la justicia social y el desarrollo en pases del tercer mundo. Benemrito Cuerpo de Bomberos Guayaquil - Bomberos Voluntarios de Guayaquil. Abnegacin y Disciplina. Naciones Unidas Ecuador - Organizacin de las Naciones Unidas trabajando en Ecuador Comunidad Andina de Naciones (CAN) - Organismo de integracin econmica y social andino. Engloba a Ecuador, Bolivia, Per, Colombia y Venezuela. Contiene informacin sobre comercio exterior, relaciones externas, normativa andina, mercado 162 comn, agenda social, estadsticas, documentos, noticias y servicios especiales para empresarios. Agencia Cuencana para el Desarrollo e Integracin Regional - Agencia Cuencana para el Desarrollo e Integracin Regional Corporacin Aduanera Ecuatoriana - La CAE es el organismo encargado de planificar y ejecutar, de acuerdo a la ley, la poltica aduanera del Ecuador y expedir las normas para su aplicacin, as como las facultades tributarias de determinacin, resolucin y sancin en materia aduanera. Autoridad Portuaria De Manta - Autoridad Portuaria de Manta, institucin pblica, destinada al comercio exterior.
ASOCIACIN U ORGANIZACIN NO LUCRATIVA Entidad constituida para prestar un servicio(s) que mejore o mantenga la calidad de vida de la sociedad; formada por un grupo de personas que aporta su trabajo voluntario para liderar la entidad; no dedicada al lucro personal de ninguno de sus miembros/socios/fundadores; y que tiene carcter no gubernamental. AUSENCIA DE LUCRO Caractersticas fundamentales de las entidades sin nimo de lucro, significa que en estas entidades no existe el reparto de utilidades generadas en el desarrollo de sus fines, ni es viable el reembolso de los bienes o dineros aportados a la entidad. Cualquiera que sea la finalidad los resultados tienen como propsito la distribucin de ingresos y riqueza nacional. COMPROBANTES Documento que comprueba una operacin.
171 CONTABILIDAD Tcnica que establece las normas y procedimientos para registrar, clasificar, sumarizar, saldar e interpretar en trminos monetarios las operaciones y eventos que repercuten en el patrimonio de la entidad. CONTROL INTERNO Anlisis de los sistemas de control de la Entidad sujeta a la vigilancia, con el fin de determinar la calidad de los mismos, el nivel de confianza que se les puede otorgar y si son eficaces y eficientes en el cumplimiento de sus objetivos. DEPRECIACIN Disminucin o prdida del valor original de una inversin despus del transcurso del tiempo, o por el deterioro o merma en la vida de servicio de un bien. Es aplicable a los activos fijos de la organizacin. EFICACIA Relacin que existe entre los servicios o productos generados y los objetivos y metas programado. EFICIENCIA Relacin de los recursos programados con los realmente utilizados para el cumplimiento de las actividades.
172 ENTIDAD DEL TERCER SECTOR Se refiere a su ubicacin: la construccin de un nuevo mbito que ocupara un espacio incierto entre lo que tradicionalmente se habra considerado el mbito pblico (estado) y aquello propio del mbito privado (mercado). ENTIDADES SIN NIMO DE LUCRO Son personas jurdicas, capaces de ejercer derechos y contraer obligaciones y de ser representadas judicial y extrajudicialmente, con sujecin a las disposiciones legales y a sus propios estatutos. Nacen por voluntad de los asociados en virtud del derecho constitucional de asociacin, o por la libertad de disposicin de los bienes de los particulares, para la realizacin de fines altruistas o de beneficio comunitario. Estas organizaciones son agentes del cambio humano. ESTADOS FINANCIEROS (Estados contables de Entes del Tercer Sector). Son producto del proceso contable y, en cumplimiento de fines financieros, econmicos y sociales, estn orientados a revelar los estados de situacin, de actividad y de flujo de recursos, fsicos y monetarios, a una fecha y perodo, respectivamente. Estos pueden ser de naturaleza cualitativa o cuantitativa y poseen la capacidad de satisfacer necesidades comunes de los usuarios.
173 ESTADOS FINANCIEROS. BALANCE (Balance general). Muestra la situacin financiera, econmica y social de un ente , expresada en unidades monetarias, a una fecha determinada y revela la totalidad de sus bienes, derechos, obligaciones y situaciones del patrimonio. ESTADOS FINANCIEROS. CUENTA DEL RESULTADO ECONMICO (Estado de actividad financiera, econmica y social). Seala la actividad financiera, econmica y social de la entidad y revela el flujo de recursos percibidos y consumidos, expresado en trminos monetarios, durante un perodo determinado. ESTADOS FINANCIEROS. ESTADO DE EJECUCIN PRESUPUESTARIA. (Informe de ejecucin presupuestal). Revela los ingresos efectivamente recaudados y los gastos incurridos o causados por el ente del tercer sector, frente a los respectivos montos presupuestados, durante la vigencia fiscal. FLUJO DE CAJA (CASH FLOW) Una de las partes ms importantes de informacin que se puede extraer de los estados financieros es el flujo de caja, se refiere a la diferencia que existe entre el nmero de dlares que recibe y los que salieron de la institucin. Establece las entradas y salidas de efectivo que ha tenido o puede tener la institucin en el futuro. FLUJOGRAMA Representacin grfica de procesos contables, mediante figuras geomtricas. 174 GASTOS PRESUPUESTARIOS. GASTO DE CAPITAL (Gastos de inversin). Son gastos de inversin aquellas erogaciones susceptibles de causar rditos o de ser de algn modo econmicamente productivas, o que tengan cuerpo de bienes de utilizacin perdurable, llamados tambin de capital por oposicin a los de funcionamiento, que se hayan destinado por lo comn a extinguirse con su empleo. Asimismo, aquellos gastos destinados a crear infraestructura social. INGRESOS Expresin monetaria de los valores recibidos, causados o producidos por concepto de ingresos, venta de bienes y servicios, transferencias y otros, en desarrollo de la actividad financiera, econmica y social del ente econmico. INGRESOS EFECTIVAMENTE PERCIBIDOS Ingresos recibidos en efectivo, en cheques, en bienes o servicios, an cuando correspondan a anticipos, a depsitos o a cualquier otro concepto, sin importar el nombre con el que se les designe. IVA Impuesto al valor agregado MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS Herramienta para lograr el desarrollo eficiente y ordenado de los movimientos de la institucin, por considerarse como un mecanismo de adaptacin y actualizacin permanente.
175 NORMA ISO-9000. Norma la cual contempla un mtodo cuantitativo para determinar la capacidad de un organismo para ejecutar en forma constante servicios de calidad. NORMAS. Reglas para la conducta aceptada y esperada. Estndares de conducta aceptables en un grupo y compartidos por todos sus miembros.
OBLIGATORIEDAD DE CONTABILIZAR TRANSACCIONES (Reconocimiento de hechos y actividades especficas). En el proceso contable deben reconocerse los hechos financieros, econmicos y sociales incluidos los que resulten de actividades culturales. El reconocimiento se entiende como el proceso de afectacin cuantitativa real y potencial de la situacin financiera, econmica y social y de los resultados de la actividad de la institucin, por hechos medibles y cuantificables, mediante la identificacin, clasificacin y registro en su contabilidad. ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES ONGs. (o Entidades del Tercer Sector) Son aquellas organizaciones consideradas como instituciones sin fines de lucro, organismos formados en el entorno del inters general o bienestar comn, fundamentalmente reconocidas como el sector que tiene fines sociales, vnculo benfico que se coloca por sobre la maximizacin de la rentabilidad.
176 PLAN GENERAL DE CUENTAS Herramienta en el que se encuentra organizado los rubros necesarios para la entrega de los requerimientos financieros. PRESUPUESTO Instrumento de Direccin, sirve como una herramienta primordial en la forma de programar el futuro desenvolvimiento de la institucin expresado en dinero; resea total del plan de operacin. PROCESOS Manera definida de efectuar una actividad, deber proporcionar informacin clara, concisa y completa, expresada en forma sencilla aunque no pobre ni montona sobre qu cosa hacer, cmo hacerla, cundo hacerla, cunto hacer, dnde hacerla y quin har o se responsabilizar del hecho. RECONOCIMIENTO DE UN GASTO Los ingresos, costos y gastos deben reconocerse de acuerdo con las normas generales de contabilidad, registrarse en el perodo correspondiente y clasificarse segn la naturaleza de la actividad de la organizacin. RECONOCIMIENTO DE UN INGRESO Los ingresos, costos y gastos deben reconocerse de acuerdo con las normas generales de contabilidad, registrarse en el perodo correspondiente y clasificarse segn la naturaleza de la actividad de la organizacin. 177 SISTEMA DE CONTABILIDAD Est integrado por el conjunto de principios, secciones, normas y procedimientos tcnicos utilizados para recopilar, valuar, procesar y exponer los hechos econmicos que afecten o puedan llegar a afectar el patrimonio de la institucin. Considerada como unidades de registro primario de la Administracin Financiera. SISTEMA DE INFORMACIN FINANCIERO-CONTABLE Sistema computacional que provee a sus administradores una serie de datos internos y externos, el cual se enfoca primordialmente a proporcionar informacin de la situacin actual y proyecciones de escenarios futuros de la organizacin.
SISTEMAS TRANSACCIONALES Su funcionamiento primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, etc; estos procedimientos tienen la propiedad de ser recolectores de informacin, es decir, que a travs de estos sistemas se cargan las grandes bases de datos para su explotacin posterior en la entrega de informacin econmica WWW. Conjuntos de los "sites" del mundo presentes en Internet. Tambin se le llama directamente "web". Abreviacin de "World Wide Web