COMBINAR CORRESPONDENCIA

Que es?

la opcin Combinar correspondencia Word2007 es una herramienta que
nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio.

De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con
los datos de personas distintas.

Por ejemplo, podemos escribir documentos personalizados, en las que slo
escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se
encarga de generar los datos variables (los que cambian en cada carta
segn la persona). De esta forma podemos generar automticamente tantas
cartas distintas como personas existan en el lugar donde estn almacenados
los datos.

Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la
generacin de etiquetas, la impresin de sobres, generar recibos y otros
documentos.

Como se usa?

Cuando usamos la opcion Combinar correspondencia, estamos
utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal y el
origen de datos.


Documento principal.

Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que
toman su valor del origen de datos.

Origen de datos.

Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento
principal. Puedeser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla
de MS Access, un libro de MS Excel, una lista de direcciones de Outlook,
una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de
combinar.

En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de
registros compuestos por campos.Un registro corresponde a una fila, y un
campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de
clientes de Access, el registro ser la fila correspondiente a un cliente, y los
campos sern por ejemplo, el nombre y la direccin del cliente, es decir cada
uno de los datos de ese cliente.



Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuacin y vers qu
sencillo resulta utilizar estapotente utilidad de Word.


Ejemplo.

Supongamos que un profesor se ve en la necesidad de enviar un carta a sus
estudiantes ,en la cual solo tiene que cambiar el encabezado de cada carta.

Crear el documento principal.

Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un
documento que ya contenga el texto fijo.

Seleccionar de la pestaa Correspondencia el men Iniciar combinacin de
correspondencia, all haz clic en la opcin Paso a paso por el Asistente para
cobinar correspondencia.




1. Crear el cuerpo de la carta


Fig 1
Elegimos esta




Para ello, una vez abierto un nuevo documento,tendremos que ir a la
Ficha Correspondencia e irnos al apartado Iniciar combinacin de
correspondencia y luego a Cartas, como nos muestra la Fig 1

Tendremos que escribir lo que es el cuerpo principal de esa carta (que
ser invariable,ose que no sera modificable); supongamos que es el que
te muestro en la Fig 2 de. Hecho lo anterior en nuestro documento Word
2007, habr que trabajar con los destinatarios.



Fig 2.

2. Crear por una sola vez, los datos de esas personas que guardars en
una base de datos.
Nos dirigiremos ahora al apartado Seleccionar destinatarios, donde hay
varias opciones, como "usar una lista existente", o "seleccionar de los
contactos de Outlook" pero nosotros usaremos la opcion Escribir nueva
lista.




Elegimos esta



Lgicamente, nos aparecer la lista vaca, as que tenemos que ir
introduciendo los datos que vamos a necesitar. Pero en la lista de
direcciones que trae por defecto Word 2007, existen varios campos que
no necesitaremos, as que vamos a modificarlos. Para ello como puedes
ver en la fig 3, hacemso click en Personalizar columnas,posteriormente
aparecere una ventana en donde modificaremos a nuestro gusto el orden
de la tabla fig 4.


Fig 3






Fig 4


Elegimos esta



Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de dilogo
Destinatarios de combinar correspondencia, haciendo click en editar lista de
destinatarios, en l vemos los datos que se combinarn y podemos aadir
opciones.







Permite abrir el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar
correspondencia para realizar los cambios convenientes.



Permite insertar en la posicin del cursor un bloque de direcciones tal
como vimos con el asistente.



Permite insertar en la posicin del cursor una lnea de saludos tal
como vimos con el asistente.






Permite insertar en la posicin del cursor un campo del origen de
datos.



Permite resaltar los campos combinados si la opcin est activada,
los datos correspondientes a campos combinados los mostraran
resaltados de esta forma es ms fcil localizarlos dentro de el
documento.



Asignar campos. Permite asignar campos, esta opcin la
detallamos ms adelante.



Distribuir etiquetas. Permite distribuir etiquetas, esta opcin est
disponible con un documento de tipo etiquetas.


.



En este men podrs utilizar una barra de desplazamiento para
moverte por los diferentes destinatarios.
Tambin podrs buscarlo o comprobar algn tipo de error por tu
parte en la creacin de la carta.