E n l a c e s M o n t e g r a n d e

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La hoja de C lculo:M s Excel
La hoja de Clculo:Ms Excel
P r e s e n t a c i n
En este m dulo se presenta la H oja de C lculo M s Excel
com o una poderosa herram ienta que le ayudar en su
trabajo.U sted, podr m anejar grandes cantidades de datos
num ricos y obtener resultados precisos al realizar clculos.
A travs de esta herram ienta se pueden confeccionar do-
cum entos de alta calidad en un corto tiem po. Es un aliado
para el apoyo de las tareas adm inistrativas y para el trabajo
con alum nos.
La hoja de clculo M s Excel perm ite hacer las m ism as ope-
raciones que usted hara con un lpiz o una calculadora de
bolsillo... pero, m ucho m s rpido y con m enos probabili-
dades de error!
La hoja de clculo se utiliza para m ostrar inform acin nu-
m rica en colum nas y filas.
Rpida y fcilm ente sum a, resta, m ultiplica y divide; calcula
sum atorias, prom edios, porcentajes o, calcula cualquier fun-
cin de una larga lista que sum inistra el program a.
Puede usar M s Excel para calcular fcilm ente el progreso
acadm ico de los alum nos y del curso y, m ostrarlo a travs
de grficos fciles de interpretar.
Se espera que en esta unidad, los docentes conozcan la
hoja de clculo o planilla Excel, sus diferentes com ponen-
tes y herram ientas; que logren ingresar, procesar inform a-
cin num rica, graficar inform acin y guardar inform acin
a una hoja de clculo. A s m ism o, se espera que logren
utilizar la hoja de clculo com o base de datos, m anejando
grandes cantidades de inform acin.
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La hoja de C lculo:M s Excel
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La hoja de C lculo:M s Excel
Mdulo N 1
Conceptos Bsicos
I.- Presentacin
Este m dulo com prende la presentacin de los conceptos y operaciones bsi-
cas de la hoja de clculo y que son una inform acin necesaria para que el
usuario pueda m anejarse de m anera ptim a.
C on ello podr identificar el uso, m over datos, am pliar y reducir filas y colum -
nas segn corresponda.
II.- Objetivos
C onocer las operaciones bsicas para m anejar la hoja de clculo, identifican-
do conceptos propios de la hoja de clculo.
III.- Contenidos
H oja de C lculo M icrosoft Excel
Ventana Inicial y trm inos bsicos (celda, fila, colum na, rango, etc)
D esplazarse en la hoja de clculo
Seleccionar celdas
Introducir dato y m odificar el contenido una celda
C opiar, pegar y m over el contenido de una celda
Form ato de celdas
O rdenar los datos en la hoja de clculo
Insertar filas y colum nas
G uardar
A yuda en M icrosoft Excel
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La hoja de C lculo:M s Excel
Barra de men de la hoja Columna Barra de Herramientas de Formato
Barra
de Herramientas
Estndar
Cuadro
de Nombre
Celda
Fila
Barra de Desplazamiento
Barra de Frmulas
IV.- Desarrollo de los Contenidos
Ingresar a Microsoft Excel
U na alternativa para ingresar en
M s Excel es seleccionar Inicio
en la barra de tareas, la opcin
Program as, luego O ffice97
y finalm ente M icrosoft Excel.
Este procedim iento, lo llevar al
am biente de trabajo de la H oja
de C lculo.
Ingresar a la ventana inicial
A l ingresar, usted encontrar la siguiente ventana:
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La hoja de C lculo:M s Excel
Barra de M en: Esta barra perm ite visualizar m enes tales com o A rchivo,
Edicin, Ver, etc., los cuales perm iten acceder a todas las opciones que nos
proporciona Excel.
Barra de herram ientas Estndar: Esta barra proporciona accesos directos
a funciones, tales com o N uevo, A brir, G uardar, Im prim ir, A utosum a, Ayu-
dante de O ffice, etc.
Barra de H erram ientas de Form ato: Proporciona accesos m s directos a
funciones tales com o Fuente, Tam ao de Fuente, N egrita, A um entar deci-
m ales, D ism inuir D ecim ales, etc.
Barra de Frm ulas: Perm ite ingresar los datos y visualizar la celda o rango
seleccionado.
C uadro de N om bres: Indica la celda que est activa.
Filas y C olum nas: La hoja de clculo tiene un form ato cuadriculado que
est dado por filas y colum nas. Las filas son horizontales y, las cabeceras de
filas se identifican por un nm ero. Las colum nas son verticales y, las cabece-
ras de colum nas se identifican por una letra.
C elda: Es la interseccin de una fila y una colum na, y es aqu donde
se registra y visualiza la inform acin que se introduce en la hoja.
Rango: G rupo de celdas seleccionadas en form a contigua y se identifican
por las direcciones de las celdas superior izquierda e inferior derecha sepa-
radas por dos puntos, com o lo m uestra la im gen siguiente (A 7:H 7) :
La H oja de C lculo se com pone de un Libro y varias H ojas. U n libro es un
archivo de Excel que contiene una o varias hojas, entendiendo que las hojas
representan secciones del libro en las cuales, se puede trabajar con datos.
U na cosa im portante, estas hojas pueden tener la extensin de una o m s
pginas.
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La hoja de C lculo:M s Excel
Desplazarse en la hoja de clculo
Lo que se observa en la ventana de Excel es slo una porcin de la totalidad
de la hoja. Para ver el resto que est oculto, hay que m overse sobre la hoja de
la form a usual com o se hace en W indow s. La barra de desplazam iento verti-
cal perm ite ver las filas que quedan ocultas y, la barra de desplazam iento
horizontal perm ite ver las colum nas que quedan ocultas.
Seleccionar una celda
Nombre de la celda
seleccionada
Nombre de la fila
seleccionada
Nombre de la columna seleccionada
Celda seleccionada
Para seleccionar una celda o desplazarse de una celda a otra, usted puede:
U sar las teclas de m ovim iento del cursor (flecha arriba, flecha abajo, flecha
izquierda, flecha derecha).
U sar el M ouse; realizando un clic sobre la celda elegida.
Indicar el N om bre de la celda. Para ello, hay que ubicarse en el lugar del
C uadro de nom bres, digitar el nom bre de la celda a la cual se desea trasla-
dar. Este procedim iento se utiliza, sobre todo, cuando est m uy lejos de la
celda.
La celda se activar resaltando sus bordes, lo m ism o que la colum na (letra) y la
fila (nm ero) a que corresponde la celda seleccionada.
Introducir datos a la Hoja de Clculo
Para ingresar los datos en una H oja de C lculo:
Seleccione la celda donde desea ingresar los datos.
Escriba la inform acin que desea ingresar.
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La hoja de C lculo:M s Excel
Si los datos que se ingresan:
Son slo num ricos, la hoja de clculo los entender com o nm eros y se
podrn hacer operaciones m atem ticas con ellos. A l ingresar datos num ri-
cos, stos se alinearn al lado derecho y, si no lo son, se agruparn al lado
izquierdo de la celda.
Llevan algn tipo de caracter no num rico, la hoja de clculo los entender
slo com o sm bolos y no se podrn hacer operaciones m atem ticas.
Em piezan con el carcter =, la hoja de clculo asum ir que es una frm ula.
Para registrar la entrada de datos a una celda, despus de escribirlos, se
puede pulsar cualquiera de las siguientes teclas: Retorno, Tabulacin, Intro
o hacer clic en el botn Introducir, en la barra de entrada de datos. Tam -
bin al hacer clic en otra celda los datos ingresados quedan aceptados.
Modificar el contenido de una celda
Para m odificar el contenido, U d. puede:
C orregir slo una parte. Para esto, ubquese en la celda requerida, haga clic
en la barra de frm ulas que contiene el dato a m odificar, corrija y edite. A l
term inar, presione Retorno.
Posicionarse en una celda ya escrita y teclear un nuevo dato, borrar el texto
original reem plazndolo por el nuevo. A l term inar, presione Retorno.
O tra posibilidad de borrar datos de una celda, consiste en seleccionar la
celda que contiene los datos a elim inar, luego se debe presionar la tecla
Supr (Suprim ir).
Para borrar un rango de celdas, seleccinelas y luego elija la opcin Bo-
rrar del m en Edicin.
Por ltim o, existe la alternativa de seleccionar la celda, presionar la tecla
F2, para poder m odificar el contenido de la celda.
En caso de que los datos ingresados afecten otros, por ejem plo, si usted quie-
re cam biar una cantidad de dinero cuando ya est definido el total, ste se
actualiza autom ticam ente, siem pre que el clculo se haya realizado por m e-
dio de una frm ula.
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La hoja de C lculo:M s Excel
Copiar y pegar el contenido de una celda
Si es necesario repetir datos que ya estn escritos no es preciso tipearlos de
nuevo. Existe, al igual que en el procesador de textos, la opcin copiar y luego
pegar. Para ello, slo basta seleccionar la celda o el rango, seleccionar C o-
piar de la barra de herram ientas estndar, luego ubicarse en el lugar en el
cual desea que la inform acin se ubique y apretar el botn Pegar, tam bin
ubicado en la barra de herram ientas estndar.
Para trasladar el contenido de una celda a otra, una m anera es: seleccionar la
celda con el contenido que desea cam biar, elegir el botn C ortar, luego
seleccionar y elegir botn Pegar.
Mover datos en la hoja de clculo
Para m over datos, sean estos celdas o rangos, se procede de la siguiente
form a:
Seleccionar la celda o rango deseado.
U bicar el cursor en un costado de la seleccin.
U na vez que el puntero se transform e en una flecha blanca, presionar el
m ouse y arrastrar la celda o rango de celdas al lugar deseado.
Ampliar y reducir el tamao de filas
Para cam biar el tam ao de las filas:
U bicar el puntero en el borde inferior del encabezado de la fila.
C uando la figura del puntero cam bie, hacer clic y arrastrar hasta alcanzar el
tam ao deseado.
Botn Copiar
Botn Cortar
Botn Pegar
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La hoja de C lculo:M s Excel
Para m odificar el tam ao de las colum nas:
U bicar el puntero entre las colum nas a m odificar, por ejem plo, A y B.
A l aparecer una cruz negra con flechas, hacer un clic y arrastrar.
Este sim ple procedim iento, m odificar
autom ticam ente el ancho de toda la colum na A ,
al tam ao adecuado de los datos.
Ordenar los datos en la Hoja de Clculo
U na posibilidad que presenta la H oja de C lculo es ordenar la inform acin
aplicando m s de un criterio de ordenacin.
Para ello, usted debe activar el m en Datos y de ste, la opcin O rdenar.
En esta caja de dilogo debe seleccionar las alternativas que se acom oden a
sus requerim ientos. Las posibilidades son ordenar, en form a ascendente o
descendente, los datos en las opciones O rdenar por y Luego por.
Finalm ente, seleccione A ceptar.
Insertar filas y columnas
Puede ocurrir que, una vez realizada una tabla, usted desee intercalar nuevos
datos que no estaban considerados al inicio; para ello, deber insertar otra fila
u otra colum na. U sted puede hacerlo de la siguiente m anera:
Alternativa A:
U bicarse en el nm ero correspondiente a la fila o en la letra de la colum na,
segn sea lo que desea insertar y, hacer clic. Toda la fila o colum na quedar
seleccionada.
Luego, del m en Insertar elija la opcin Filas o C olum nas, segn sea
el caso.
A hora tendr una nueva fila o colum na en blanco, donde podr ingresar la
inform acin deseada.
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La hoja de C lculo:M s Excel
Alternativa B:
U bicarse en el nm ero correspondiente a la fila o en la letra de la colum na,
segn sea lo que desea insertar y, hacer clic. Toda la fila o colum na quedar
seleccionada.
Presionar el botn derecho del m ouse para desplegar el m en flotante.
Elegir Insertar.
A parecer una nueva fila o colum na.
Guardar la Hoja de Clculo
A l igual que los docum entos del procesador de texto, el procedim iento es:
En el m en archivo, seleccionar G uardar.
En la seccin G uardar en, seleccionar la carpeta donde desea dejar guar-
dado este archivo.
En la seccin N om bre de archivo colocar el nom bre que distinguir el
docum ento que acaba de hacer.
Luego, elija el botn G uardar.
Nota:
La opcin Guardar como, permite hacer una
copia del archivo, ya sea para darle otro nombre
u otra direccin (carpeta, disquette, disco duro).
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La hoja de C lculo:M s Excel
Ayuda en Microsoft Excel
En la Barra de M en, en el extrem o derecho, hay un signo ?; haciendo clic
sobre l, se desplegar un m en donde puede seleccionar:
A yuda de M icrosoft Excel: H aciendo clic, aparecer un cuadro de dilogo
donde puede introducir la pregunta que desee. Escriba lo que quiere y haga
clic en Buscar. Luego, aparecer una ventana con todas las posibilidades
en relacin al contenido que usted busca, seleccione su tem a especfico y
encontrar inform acin detallada de los pasos, procedim ientos y definicio-
nes necesarias.
C ontenido e Indice: A l seleccionarlo, aparecer un ndice con los tem as
considerados en la ayuda. U sted slo debe ir haciendo clic en el tem a que le
interesa e irn apareciendo los ndices especficos que le perm itirn llegar al
contenido detallado de su inters.
Q u es esto?: H aga clic en esta opcin y luego, seleccione en la hoja de
clculo desplegada en pantalla aqul elem ento que le interesa. A l hacer clic
en l, aparecer una ventana con la definicin o explicacin.
Salir del ambiente Microsoft Excel
Para salir de M s Excel, en el m en archivo seleccione Salir o bien, haga clic
en el botn izquierdo superior de cierre de la ventana del archivo y luego,
del program a.
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La hoja de C lculo:M s Excel
V.- Actividades Sugeridas
C onstruya una planilla con la siguiente inform acin o lo que usted desee:
C uide que las filas y colum nas estn ajustadas al tam ao de la inform acin.
Proceda a:
- Insertar una nueva colum na con inform acin de las notas de Artes Plsticas.
- Insertar una fila para agregar un nuevo alum no.
M odificar el contenido de, al m enos, dos celdas:
- Paula A raya obtuvo un 6.4 en m atem ticas.
- C am biar el nom bre M arcela por M arcelo. C m o hara U d. para cam -
biar slo una letra sin escribir el nom bre com pleto de nuevo?
G uardar en carpeta personal este archivo, con el nom bre Inform e Trim es-
tral u otro.
U tilizar la ayuda de M icrosoft Excel en los casos en que no com prenda un
procedim iento o desee profundizar los contenidos.
Explorar el botn O pciones del cuadro de dilogo G uardar com o.
C onfigurar pginas antes de im prim ir.
D esplegar el m en A rchivo. Luego, seleccionar la opcin C onfigurar
Pgina y, explorar sus posibilidades.
Enum erar en form a autom tica.
U na accin habitual, cuando se trabaja con lista de curso, es tener enum era-
do a cada uno de los alum nos. C ada vez que usted est haciendo una accin
que es repetitiva y en la cual hay un patrn que se repite o, una secuencia
reconocida (en este caso, num eracin partiendo en 1 y aum entando en 1),
usted podr, de una m anera m uy sim ple efectuarla.
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La hoja de C lculo:M s Excel
Para ello, U d. debe:
- Ingresar en la prim era y segunda celda, los prim eros nm eros. (1 y 2 respec-
tivam ente).
- U bicar el cursor sobre el cuadro pequeo que se form a en el extrem o inferior
derecho, de la celda seleccionada.
- Presionar el botn izquierdo del m ouse y arrastrar hasta donde se desee
enum erar.
- Probar este procedim iento con los das de la sem ana, m eses del ao, nm e-
ros pares e im pares. Siem pre se debe digitar los dos prim eros trm inos de la
serie.
U tilizar las teclas Avanzar Pgina y Retroceder Pgina, que se encuen-
tra en el teclado entre el teclado num rico y las teclas correspondientes a las
letras
Insertar una nueva hoja de clculo a un Libro de Excel.
C olocar nom bre a las etiquetas (hojas) del Libro de Excel
H acer doble clic en H oja 1 y digitar un nom bre para la hoja. Luego, conti-
nuar con las hojas siguientes.
U sar operadores lgicos y / o en la opcin A utofiltro personalizado.
U sar com odines * ? en la opcin A utofiltro personalizado.
Insertar m s de una fila o colum na.
Probablem ente U d. desear insertar m s de una fila. U na pista es ubicarse
en la cabecera de la fila y seleccionar tantas filas com o las que desea inser-
tar. Luego seleccionar Insertar Fila, del m en Insertar.
Explorar com o insertar m s de una colum na.
Estructurar una Planilla de N otas para un curso. Ingresar la inform acin que
requiere.
Crear una planilla sim ple para m anejar un inform e de asistencia de un curso.
Buscar con alum nos alguna actividad de curso donde la H oja de C lculo
pueda ser til. Por ejem plo, m anejar el presupuesto (contabilidad de las
cuotas, fiesta de fin de ao, paseo del curso, etc.).
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La hoja de C lculo:M s Excel
Mdulo N 2
Frmulas
I.- Presentacin
Este m dulo estar referido a frm ulas, sus caractersticas y funciones. Se
darn conceptos tericos para su aplicacin por parte de los profesores.
II.- Objetivos
C onocer e identificar la aplicacin de las frm ulas.
III.- Contenidos
C opiar una frm ula
Las Series
Trabajar con las funciones
La A utosum a
C reando frm ulas lgicas
Presentacin de la planilla
D ando form atos a los valores
C am biar la alineacin de las celdas
C am biar el tipo de fuente
A signar bordes a una celda
Incorporar tram a a las celdas
Proteger datos para que no sean m odificados
A justar el alto de las filas
A justar el ancho de una colum na
D ar form ato a la hoja
Im prim ir datos
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La hoja de C lculo:M s Excel
IV.- Desarrollo de los Contenidos
Las frmulas
Las frm ulas son las instrucciones que se le entregan al program a para que
pueda hacer los clculos que son necesarios.
Para ingresar una frm ula, se procede de la m ism a m anera que al ingresar los
datos de la planilla, con la salvedad que las frm ulas siem pre van precedidas
de un signo =. Es im portante recordar que, para las frm ulas, se usan los
operadores aritm ticos siguientes:
Frmula Operador Aritmtico
Sum a ( + )
Resta ( - )
M ultiplicacin ( * )
D ivisin ( / )
A continuacin, se ejem plificar una operacin sim ple utilizando las frm ulas:
Suponga que tiene lista una planilla de notas y quiere calcular el prom edio del
prim er alum no, cuyas notas estn ingresadas en las celdas D 8, E8, F8 Y G 8;
prim ero debe sum ar las notas entre s, para despus dividir el resultado por la
cantidad de notas. Para este caso, usando las frm ulas de M s Excel usted
debe:
H acer clic en la celda H 8.
Escribir = (D 8+E8+F8+G 8)/4.
Para term inar, usted debe
presionar Enter, o hacer clic
fuera de la celda.
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La hoja de C lculo:M s Excel
Duplicar una frmula
C ontinuando con el ejem plo anterior, ya se tiene el prim er prom edio del alum -
no. Para duplicar una frm ula al resto de ellos, se debe:
H acer clic en la celda donde se encuentra la frm ula.
U bicar el puntero en el extrem o inferior derecho de la celda.
Esperar hasta que aparezca una cruz negra y, presionar el botn
izquierdo del m ouse.
A rrastrar hasta la celda en la que term ina el listado de datos.
Soltar el botn del m ouse y analizar el resultado. A hora la fr-
m ula ha sido aplicada a todos los datos requeridos
Las series
Excel ofrece varias opciones para copiar datos. U na de ellas es la que se m os-
tr en la seccin anterior donde, para copiar una frm ula, la frm ula se arras-
tra hacia las celdas donde se quera incorporar. Existe otra form a de acceder a
esta opcin de copia o, m ejor dicho, de relleno; lo interesante es que se pue-
de determ inar con qu tipo de inform acin se quiere rellenar las celdas, pue-
de ser con una frm ula, pero tam bin puede ser con una serie de datos.
Por ejem plo, si desea asignar nm ero a cada alum no de una planilla, se debe:
Seleccionar el rango de colum na o fila, que quie-
re rellenar. Los datos que se quieren rellenar son
la num eracin de los alum nos. Entonces, al pri-
m er alum no del listado se le pone 1 y se selec-
ciona el resto de las celdas de la colum na.
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La hoja de C lculo:M s Excel
Ir al m en Edicin y seleccionar Rellenar; se despliega un m en, donde
se seleccionar la opcin Series. A parece una ventana de dilogo com o
la que se m uestra a continuacin, que consulta acerca del tipo de series con
la que se quiere rellenar.
Seleccione las alternativas deseadas. Por ejem plo, puede elegir Series en:
C olum nas; tipo: Lineal; e increm ento: 1. Esto, quiere decir que usted desea
que la serie sea de tipo lineal, que rellene en la colum na, con un increm ento
de 1.
Para term inar, presione A ceptar y observe el resultado.
Puede explorar las otras opciones de series que este m en le ofrece.
Trabajar con las funciones
Las funciones son los elem entos con los que se cuenta, en una hoja de clcu-
lo, para realizar diversas operaciones sobre los datos. Existen funciones finan-
cieras, estadsticas, lgicas, de fecha y hora, etc. Estas funciones ejecutan
clculos utilizando valores especficos, denom inados A rgum entos.
Los argum entos pueden ser nm eros, texto, valores lgicos com o verdade-
ro o falso, rangos de celdas o referencias de celda. El argum ento que se
ingrese en la funcin, deber generar un valor vlido para sta, de lo contra-
rio Excel dar un m ensaje de Error. Por ejem plo, si se est trabajando en
una frm ula de fecha y se le ingresa com o argum ento un texto, la frm ula no
se podr calcular y el program a dar un m ensaje de error. Los argum entos
pueden ser constantes, frm ulas o incluso otras funciones.
Nota:
constante es un
valor de celda
que no comienza
por un signo igual
(=). Por ejemplo,
la fecha 10/9/96,
el nmero 210 y el
texto Ganancias
trimestrales son
constantes. Una
frmula o un va-
lor resultado de
una frmula no es
una constante.
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La hoja de C lculo:M s Excel
El orden lgico de una funcin com ienza por el nom bre de la funcin, segui-
do de un parntesis de apertura; los argum entos de la funcin van separados
por punto y com a y finaliza con un parntesis de cierre.
Para trabajar con funciones, un procedim iento es:
Seleccionar la celda donde insertar la funcin.
Ir al m en Insertar y seleccionar la opcin Funcin o, si se
prefiere, ir al botn Pegar funcin de la barra de herram ientas.
A parecer el cuadro de dilogo Pegar funcin.
Existen dos ventanas en
este cuadro; una le indi-
ca la C ategora de la
funcin y la otra, el
N om bre de la funcin;
en la parte inferior del
cuadro de dilogo, se ex-
plica brevem ente la fina-
lidad de la funcin selec-
cionada.
U na vez que ha seleccio-
nado una funcin, hacer
clic en A ceptar.
A parecer el cuadro de
dilogo correspondiente
a la funcin.
Ingrese el rango de celdas con el que quiere trabajar esta funcin.
H acer clic en A ceptar.
=SUMA (A10;B5:B10;50;37)
Smbolo igual
(si la funcin
est al
principio de
la frmula)
Nombre de la funcin Argumentos
Un punto y coma separa
cada argumento
Los parntesis encierran
los argumentos
Pegar funcin
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La hoja de C lculo:M s Excel
La Autosuma
La A utosum a es una de las herram ientas m s fciles de usar de Excel. Esta
frm ula, perm ite sum ar un rango de valores, adem s de ser punto de partida
para otras operaciones com o calcular prom edios. Para utilizar la autosum a,
usted debe:
Seleccionar el rango que quiere sum ar.
H acer clic en el botn de A utosum a de la barra de herram ientas.
O bservar que en la celda final aparece la sum a del rango de valores que
usted seleccion.
Si quiere sacar prom edio, puede editar esta frm ula. Para ello deber:
Seleccionar la celda donde apareci el resultado de la sum a.
Hacer clic en la Barra de frm ula y editar la frm ula que all aparece; agregue
/ por la cantidad de notas que quiere prom ediar (ejem plo: D8/F8/G 8 ).
D espus, arrastre la frm ula al resto de las celdas.
Creando frmulas lgicas
Las frm ulas lgicas se utilizan cuando se desea asignar un valor a una condi-
cin presentada por los datos contenidos en una planilla, esta condicin es
definida por el usuario. Por ejem plo: se desea asignar un valor aprobado o
reprobado a la siguiente condicin si la nota es igual o m ayor a 4,0 y la
asistencia es igual o m ayor que 80% , entonces, aprobar. La frm ula perm ite
que la condicin definida se com pare con los datos y arroje la situacin final
para esos datos.
El siguiente ejem plo m uestra el procedim iento para utilizar la frm ula lgica
Si aplicada al prom edio de notas de los alum nos:
U bicarse en la celda elegida para insertar la frm ula lgica.
H acer clic en el botn Pegar funcin de la barra de herram ientas.
Seleccionar la funcin Si y, hacer clic en A ceptar.
En la caja de dilogo Prueba lgica, escribir el nom bre de la celda donde
se encuentra el valor que define el concepto; por ejem plo el prom edio,
seguido de un signo m ayor que e igual que 4.0, ejem plo H 8>=4,0.
En Valor_si_verdadero, digite: A probado.
En Valor_si_falso, digite: Reprobado.
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La hoja de C lculo:M s Excel
Si el procedim iento ha sido correcto y si el alum no tiene un prom edio sobre
4.0, en la celda de la funcin lgica aparecer A probado.
C opiar la frm ula para el resto del listado.
Mejorar la presentacin de la planilla
M ejorar la presentacin de un inform e es un aspecto im portante del trabajo,
ya que es lo prim ero que salta a la vista. A dem s, m ejorando la presentacin,
usted puede facilitar el que las personas com prendan, de m ejor m anera, la
inform acin que usted desea entregarles.
Dando formato a los valores
D e acuerdo a la actividad que se est desarrollando, se requerirn diferentes
form atos para los valores. Por ejem plo, en el caso de los prom edios se puede
asignar uno o dos decim ales, a las cantidades en m iles es posible indicar que
autom ticam ente le coloque los puntos para separar los m illares, etc. Los
pasos a seguir son los siguientes:
Seleccionar el rango de celdas a ser m odificada.
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La hoja de C lculo:M s Excel
En el m en Form ato seleccionar la opcin C elda, se desplegar una
ventana de dilogo com o la siguiente:
En la ficha N m ero, se visualizan distintas categoras de form ato, cuya utili-
dad se describe a continuacin:
G eneral : M antiene el form ato de los nm eros tal cual
com o se ingres
N m ero : A signa el nm ero de posiciones decim ales que
se colocarn y el Separador para los m illares
M oneda : C oloca el signo $ delante de los valores y se
para los m illares
Fecha : A cepta slo valores en form ato de fecha (D D -
M M -A A )
H ora : A cepta slo valores en form ato de hora
(H H :M M :SS)
Porcentaje : C onvierte el valor en un porcentaje (1=100% )
Presionar la tecla A ceptar.
134
E n l a c e s M o n t e g r a n d e
La hoja de C lculo:M s Excel
Cambiar la alineacin de las celdas
Se puede m odificar la alinea-
cin de los textos y nm eros,
siguiendo los siguientes pasos:
Seleccionar la celda o rango
a m odificar
En el m en Form ato, se-
leccionar la opcin C elda,
que le perm itir m odificar la
alineacin.
En la ficha A lineacin, es-
tablezca la alineacin hori-
zontal y/o vertical del texto,
activando los botones de las
opciones correspondientes.
Cambiar el tipo de fuente
Para cam biar los distintos ele-
m entos de la fuente, usted
puede:
Seleccionar la celda o rango
a m odificar.
En el m en Form ato, se-
leccionar la opcin C elda,
la que le perm itir m odificar
el form ato de los textos es-
critos.
En la ficha Fuente, podr
cam biar el tipo, tam ao, co-
lor y aspecto de las fuentes.
E n l a c e s M o n t e g r a n d e
135
La hoja de C lculo:M s Excel
Asignando borde a una celda
Para que las celdas queden con borde, us-
ted puede:
Seleccionar la celda o rango a m odificar.
En el m en Form ato, seleccionar la op-
cin C elda, que le perm itir asignar un
borde a las celdas o rango de celdas selec-
cionadas
En la ficha Borde, podr aadir un bor-
de a las celdas seleccionadas.
Incorporar trama a las celdas
Seleccionar la celda o rango a m odificar.
En el m en Form ato, seleccionar la
opcin C elda la cual, le perm itir asig-
nar una tram a a las celdas o rango de cel-
das seleccionadas
En la ficha Tram as, aadir som bra al
borde seleccionado
136
E n l a c e s M o n t e g r a n d e
La hoja de C lculo:M s Excel
Proteger datos para que no sean modificados
Seleccionar la celda o rango a
m odificar
En el m en Form ato, selec-
cionar la opcin C elda.
En la ficha Proteccin, po-
dr proteger contra m odifica-
ciones el rango de datos selec-
cionados.
Ajustar el alto de las filas
Para cam biar el alto de una fila usted pue-
de, prim ero, seleccionar la fila deseada, lue-
go eligir la opcin Form ato del m en y
seleccionar Fila; se desplegar otro m en
que perm ite variar el alto de la celda o,
autoajustarla al alto de los datos que se en-
cuentren escritos. A dem s, estn las opcio-
nes que perm iten ocultar y m ostrar deter-
m inadas filas.
E n l a c e s M o n t e g r a n d e
137
La hoja de C lculo:M s Excel
Ajustar el ancho de una columna
M uchas veces, los datos no quedan
bien dispuestos en las colum nas, ya
sea porque quedan m uy anchas o
m uy angostas. Para resolver este
problem a puede, prim ero seleccio-
nar los datos que desea arreglar, ir a
la opcin Form ato del m en y se-
leccionar C olum na. Se despliega
un m en que perm ite variar el an-
cho de la colum na, autoajustarla a
la seleccin de datos, as com o tam -
bin ocultarla o m ostrarla, segn lo
requerido.
Darle formato a la hoja
A s com o es posible dar form ato a las celdas, filas, colum nas, fuentes, etc.,
tam bin se puede variar el aspecto de la hoja. Para ello, debe ir al m en
Form ato y seleccionar la opcin H oja.
A parece un m en que perm ite cam biarle nom bre a
la hoja en la que se est trabajando, as com o tam -
bin ocultarla o incorporar el fondo de su eleccin.
Im prim ir slo los datos que se necesitan.
Configurar una pgina antes de imprimir
A ntes de im prim ir el contenido de una hoja, es im portante asegurarse de
especificar bien algunos atributos de la im presin, com o por ejem plo, la orien-
tacin de la pgina y el tam ao de papel que se usar para la im presin. A
esta accin, que es genrica para la m ayora de los program as, se le llam a
C onfigurar pgina.
138
E n l a c e s M o n t e g r a n d e
La hoja de C lculo:M s Excel
Para ello debe: ir al m en A rchivo y seleccionar C onfigurar pgina; apare-
cer una ventana de dilogo que posee varias opciones: Pgina, M rgenes, En-
cabezado y pie da pgina y H oja. U sted conocer y m anejar estas opciones,
en la m edida en que se fam iliarice con este program a.
D entro de las opciones
que puede seleccionar
estn:
Para la orientacin
que desea tenga la
hoja, estn las opcio-
nes Vertical u H o-
rizontal.
Para el tam ao del pa-
pel, prim ero verificar
el papel de la im pre-
sora que utilizar. Si
no coincide, hay que
cam biarlo desplegan-
do las opciones de
Tam ao de papel.
O pcin M rgenes, com o m uestra la im agen a continuacin:
U na vez que haya selec-
cionado todos los
parm etros, elija A cep-
tar. Luego, seleccione
Vista prelim inar de la
barra de herram ientas,
para visualizar cm o se
im prim ir su docum en-
to. Finalm ente, cierre
para volver al docum en-
to original.
E n l a c e s M o n t e g r a n d e
139
La hoja de C lculo:M s Excel
Imprimir los datos seleccionados
D espus de configurar su docum ento, es posible im prim ir ya sea un rango, la
hoja com pleta, o todo el libro.
Para im prim ir un rango: seleccione el rango que desea im prim ir. D esde el
m en A rchivo seleccione Im prim ir. En el cuadro de dilogo haga clic
en la opcin Seleccin para im prim ir slo lo que usted ha seleccionado.
Luego, A ceptar.
Para im prim ir una hoja: desde el
m en A rchivo, seleccione Im -
prim ir. En el cuadro de dilogo
haga clic en la opcin H ojas acti-
vas para im prim ir la hoja de cl-
culo com pleta. Luego, seleccione
A ceptar.
Para im prim ir todo el libro: des-
de el m en A rchivo, seleccione
Im prim ir. En el cuadro de dilo-
go haga clic en la opcin Todo el
libro para im prim ir todas las ho-
jas que usted ha elaborado. Lue-
go, seleccione A ceptar.
140
E n l a c e s M o n t e g r a n d e
La hoja de C lculo:M s Excel
V.- Actividades Sugeridas
C rear una planilla de curso con tres notas parciales, una nota global y el
prom edio de esas notas, tom ando en cuenta la doble ponderacin de la
prueba global. Tam bin, incorporar la situacin final de cada alum no, consi-
derando su prom edio.
D escubrir cules son los botones de la barra de herram ientas que perm iten
acceder a los diversos com andos de form ato. Buscar alguno que no est
representado en dicha barra.
Si usted est viendo el concepto de funcin, la hoja de clculo es una pode-
rosa herram ienta para visualizar dicho concepto. Puede tener una hoja
preparada con varias funciones para que los alum nos exploren.
Ejem plificar con la hoja de clculo el concepto algebraico de constante y
variable. Los alum nos pueden experim entar con una gran cantidad de fr-
m ulas que les perm itan ver, en form a concreta, el hecho que al variar los
argum entos, cam bia el valor de la expresin algebraica.
Crear un form ato condicional: para diferenciar las notas insuficientes del resto.
Para ello:
- A brir el m en Form ato.
- Seleccionar la opcin Form ato C ondicional.
- Probar qu sucede.
Validar datos:
Es probable que cuando U d. ingrese notas a la H oja de C lculo, una nota se
encuentre fuera de rango, por ejem plo m ayor que 7.0. Para que Excel le indi-
que autom ticam ente su error, U d. debe:
- Seleccionar las celdas que U d. desea validar.
- D esplegar el m en D atos.
- Seleccionar Validacin de D atos.
- Explorar sus opciones.
A ctivar la opcin Pegar funcin y explorar las funciones que all aparecen.
A provechar la ayuda que entrega Excel.
Estructurar un libro dejando una hoja para cada trim estre y una hoja resu-
m en para el ao. D efinir un form ato lo m s esttico posible, arreglando
colores y tipos de letras de la planilla.
C onfigurar una planilla para el control de la asistencia, definiendo frm ulas
apropiadas que perm itan contabilizar las asistencias e inasistencias de cada
alum no, adem s de calcular porcentajes individuales y totales.
E n l a c e s M o n t e g r a n d e
141
La hoja de C lculo:M s Excel
Mdulo N 3
Grficos
I.- Presentacin
U na de las form as m s recurrentes y fciles, con la cual es posible interpretar
la inform acin, es a travs de una representacin grfica. Excel, adem s de
ser una poderosa herram ienta calculando, ofrece la posibilidad de transfor-
m ar toda esa inform acin en grficos de alta calidad.
II.- Objetivo
C onocer y aplicar los procedim ientos para transform ar datos de la hoja de
clculo Excel en grficos.
III.- Contenidos
Las partes de un grfico.
Seleccionar la inform acin que se desea graficar.
C reando grficos en la planilla de clculo Excel.
A sistente para grficos.
M odificar el tam ao de un grfico.
M odificar los atributos de una leyenda.
M odificar el fondo de un grfico.
142
E n l a c e s M o n t e g r a n d e
La hoja de C lculo:M s Excel
IV.- Desarrollo de los Contenidos
G uiados por un asistente de grficos, paso a paso, se puede representar cual-
quier inform acin en grficos de barra, colum nas, circulares, de dispersin,
etc.
Las partes de un grfico
Es im portante identificar las partes de un grfico pues, ser til al trabajar con
esta herram ienta. La figura siguiente, m uestra los diversos com ponentes de
un grfico.
Eje de valores
Ttulo de Eje
de Valores
Rtulo
Titulo de Grfico
Leyenda
Series
Eje de Categorias
Ttulo del Eje de Categorias
E n l a c e s M o n t e g r a n d e
143
La hoja de C lculo:M s Excel
Seleccionar la informacin que se desea graficar
Para disear un grfico, lo prim ero es seleccionar los datos que se desean
graficar.
Por ejem plo, usted puede querer: representar el rendim iento de un alum no
(con notas parciales y prom edio) o, representar apellidos y prom edios de to-
dos los alum nos (sin incluir notas parciales).
En el prim er caso, slo es necesario seleccionar el rango con los datos que
indican el rendim iento de los alum nos. En cam bio, en el segundo caso, se
necesita seleccionar dos rangos: el que contiene los apellidos y el que contie-
ne los prom edios. Para esto, se procede de la siguiente m anera:
Se selecciona el rango de los ape-
llidos.
Luego, presionando la tecla C on-
trol, se selecciona el rango de los
prom edios.
La seleccin realizada debe verse
com o lo m uestra la im agen:
Creando grficos en la Planilla de Clculo Excel.
U na vez seleccionado los datos a graficar, se procede a la creacin de un
grfico.
Para ello, seleccione A sistente para grficos, que se encuentra en la barra
de herram ientas estndar, con el siguiente icono
Asistente para grficos
El asistente para grficos es una ayuda de M s Excel que, m ediante distintas
ventanas, gua paso a paso la creacin de un grfico.
A l activar el A sistente para grficos se presenta una ventana en la cual, se
m uestran cuatro pasos bsicos para crear un grfico. Es m uy im portante que
antes de com enzar a graficar, seleccione con precisin el rango donde se
encuentra la inform acin.
144
E n l a c e s M o n t e g r a n d e
La hoja de C lculo:M s Excel
Utilizar el Asistente para grficos
Teniendo ya seleccionado el rango y activo el A sistente para grficos, se
despliega un m en flotante donde se elige: el Tipo de grfico y el Subtipo
de grfico, com o m uestra la im agen.
El siguiente paso es, definir la form a en que el grfico ordenar la inform a-
cin, es decir, por filas o por colum nas. U sted debe seleccionar una de las
alternativas y luego, hacer clic en Siguiente.
E n l a c e s M o n t e g r a n d e
145
La hoja de C lculo:M s Excel
En el paso posterior, usted puede dar rtulos al grfico. Para ello:
En el recuadro Ttulo de grfico, es
donde se escribe el ttulo que usted de-
sea poner.
Luego, en Eje de C ategoras, se
puede dar nom bre al eje.
Finalm ente, en el Eje de Valores,
es en donde se dan valores.
Seguram ente ya habr notado que
todos los cam bios que U d. hace, se
m uestran en la pantalla del asistente.
A continuacin, haga un clic en Siguiente para continuar.
Finalm ente, el ltim o paso es ubicar el grfico. U sted tiene dos opciones en
Situar grfico:
C olocar el grfico en la m ism a hoja en la
cual tiene los datos que se usaron (opcin
C om o objeto en)
C olocar el grfico en una hoja nueva (op-
cin En una hoja nueva).
Luego, seleccione Term inar.
El resultado de la aplicacin de stos cuatro pasos del A sistente para grficos,
debera ser el siguiente:
146
E n l a c e s M o n t e g r a n d e
La hoja de C lculo:M s Excel
Modificar el tamao de un grfico
El grfico ha sido insertado com o objeto en su hoja de clculo, por lo tanto,
posee las m ism as caractersticas que los objetos que usted ya conoce en los
otros am bientes de O ffice.
Para m odificar el tam ao del grfico:
H acer clic sobre el rea del grfico, para activarlo.
U bicar el puntero del m ouse en uno de los vrtices del cuadro de seleccin.
Cuando aparezca una flecha con dos puntas, arrastre para ajustar su tam ao.
Modificar el ttulo de un grfico
Es posible m odificar los atributos del ttulo, com o fuente y tam ao, con el
objeto de m ejorar su apariencia.
A ctivar, con un clic, el elem ento ttulo.
En el m en Form ato, elegir la fuente que le parezca apropiada y luego,
seleccionar el tam ao.
H acer un clic fuera de la zona del ttulo. Los cam bios quedarn registrados.
Modificar los atributos de una leyenda
Para m odificar el color de fon-
do de la leyenda del grfico:
H acer doble clic sobre el cua-
dro Leyenda, para activar
la ventana Form ato de Le-
yenda, se presentar un
cuadro de dilogo com o el
siguiente:
Esta ventana presenta las
opciones Tram a, Fuente y
Posicin.
En la zona rea: seleccio-
nar un color y luego, A cep-
tar.
E n l a c e s M o n t e g r a n d e
147
La hoja de C lculo:M s Excel
Modificar el fondo de un grfico
Para cam biar el fondo de un grfico usted debe:
H acer un clic en el extrem o del rea del G rfico; de esta form a, quedar
activo.
Luego doble clic, aparecer una ventana de dilogo. Seleccione la opcin
que m s le guste. A verigue las opciones que los efectos de relleno ofrece.
Y el resultado...
148
E n l a c e s M o n t e g r a n d e
La hoja de C lculo:M s Excel
V.- Actividades Sugeridas
Im prim ir grficos m odificando el tam ao, de m anera que ocupe el espacio
correspondiente a una hoja.
Preparar un Inform e de A sistencia en el Procesador de texto y, pegar el
grfico en el docum ento.
Planificar actividades de enseanza dnde los alum nos tengan que recopilar
y graficar inform acin num rica (ej. Porcentaje de alum nos del estableci-
m iento que practican deporte; nm ero de alum nos que viajan, habitantes
por regin de C hile, gustos m usicales, ingreso per cpita de los pases del
M ercosur, etc.). Si su establecim iento posee correo electrnico, establecer
das, sem ana o m es con m ayor trfico de correspondencia.
Realizar una encuesta por curso, nivel, etc. para graficar los intereses acad-
m icos, sociales, culturales, etc. de los alum nos.
M odificar el rtulo de datos.
A ctivar una serie y luego, las posibilidades de la tram a.
Seleccionar la opcin Rtulo de D atos y explorar sus posibilidades.
H acer grficos personalizados:
- U sted puede no estar de acuerdo con las opciones de grficos que le
ofrece Excel. En ese caso, usted puede personalizar algunas opciones, lo
que le dar m s flexibilidad a la hora de definir la apariencia de su grfico.
- A ctivar el A sistente para grficos.
- Elija la opcin Tipos Personalizados y explore sus posibilidades.
C am biar atributos del eje de valores.
Posicionar el m ouse sobre el Eje de Valores de su grfico. A ctivarlo ha-
ciendo doble clic sobre l y, explorar sus opciones.
Explorar las posibilidades del objeto G rfico haciendo clic sobre l con el
botn derecho del m ouse.
C ortar el grfico desde una hoja de libro Excel y pegar en otra hoja.
C rear grficos usando rangos continuos o discontinuos.
Explorar los diferentes tipos de grficos usando un m ism o rango de datos.
E n l a c e s M o n t e g r a n d e
149
La hoja de C lculo:M s Excel
Mdulo N 4
Organizando informacin en una base de datos
I.- Presentacin
Este m dulo com prende la utilizacin de la H oja de C lculo Excel com o base
de datos. Esta ser una herram ienta de utilidad para organizar y acceder en
form a rpida a grandes volm enes de inform acin. Podr categorizar y clasi-
ficar toda la inform acin que necesita, creando inventarios, inform es de alum -
nos, registros personales, listados de direcciones, etc.
II.- Objetivos
C rear una base de datos; ingresar inform acin a una base de datos realizando
bsquedas.
III.- Contenidos
C onceptos iniciales
C am pos y Registros
Ingresar datos
Ver com o Form ato
O rdenar registros
Buscar inform acin
150
E n l a c e s M o n t e g r a n d e
La hoja de C lculo:M s Excel
IV.- Desarrollo de los Contenidos
Base de Datos
U na base de datos, hablando en trm inos generales, es una recopilacin de
inform acin organizada bajo una cierta estructura, que puede ser m anejada
segn las necesidades del usuario.
Las bases de datos son m uy com unes en el uso diario. Por ejem plo: una libreta
de direcciones, la gua telefnica, un catlogo de productos, un libro de cla-
ses, etc. Lo que define a una base de datos es que contiene inform acin con
una cierta estructura.
U na Base de D atos electrnica es aqulla contenida en un archivo, en algu-
na unidad de alm acenam iento del com putador (disco duro, disquette u otra).
C on la inform acin de una Base de D atos, U d. puede realizar bsquedas,
m odificaciones, disear e im prim ir inform es, entre otras cosas. Por lo tanto,
se pueden m anejar y organizar grandes cantidades de inform acin. Sin em -
bargo, antes de crear una base de datos es necesario definir cuidadosam ente
una estructura de alm acenam iento de la inform acin. Esto significa, decidir
con anterioridad los elem entos necesarios que perm itan a la Base de D atos
tener coherencia entre la inform acin ingresada y la inform acin que se de-
sea obtener.
U sted puede utilizar una base de datos para:
M antener listas de direcciones e im prim ir los nom bres y direcciones en eti-
quetas.
M antener inform acin de sus estudiantes.
M antener un inventario.
M antener registros personales.
C atalogar discos, sellos, libros y otras colecciones.
E n l a c e s M o n t e g r a n d e
151
La hoja de C lculo:M s Excel
Conceptos bsicos de una base de datos
Registros y Campos
Se puede representar a la base de datos com o un conjunto de fichas que
alm acenan inform acin en donde cada ficha corresponde a un registro.
Los cam pos de la base de datos ser la inform acin especfica que contiene
cada ficha. En el caso que U d. construya una base de datos de sus alum nos,
cada registro contendr la inform acin de un alum no.
C ada registro, a su vez, contiene inform acin especfica. A sta se denom ina
cam po.
Crear una Base de Datos
Im agine que necesita tener a la m ano inform acin de los alum nos que parti-
cipan en los talleres de su establecim iento. U no de sus prim eros pensam ien-
tos es listar a los alum nos, en otras palabras, ordenarlos por nom bres y
apellidos. U d. piensa tam bin que, otro dato im portante que debe conte-
ner la base de datos, es inform acin sobre el curso al que pertenecen los
inscritos junto a la edad de cada uno de ellos. Finalm ente, se hace necesa-
rio conocer el taller al cual asisten.
Todos esos datos, considerados im portantes, son cam pos de la base de
datos. La cantidad de alum nos que se puedan listar, ser la cantidad de re-
gistros que contendr la base de datos.
Tercer registro de la base de datos
Primer campo Segundo Campo Tercer Campo Cuarto Campo Quinto campo
152
E n l a c e s M o n t e g r a n d e
La hoja de C lculo:M s Excel
U na vez definida una estructura, se procede a la construccin de la base de
datos. Para la construccin de la base de datos se tom ar com o referencia la
siguiente im agen:
Para continuar, U d. debe estar en una hoja de Excel. En seguida, en la celda
A 1 ingrese el texto N om bres. En la celda B1, debe digitar A pellidos. En la
celda C 1, escriba C urso. A continuacin, deber digitar Edad en la celda
D 1. Para finalizar, en la celda E1 escriba Taller.
Lo que U d. ha ingresado han sido los cam pos de la base de datos. Resu-
m iendo, tiene definida la estructura que tendr la base de datos.
Ingresar datos
Para ingresar los datos, existen dos form as de proceder. U na de ellas es, ingre-
sar la inform acin bajo los cam pos creados. Si U d. lo desea, tom e com o
referencia la im agen m odelo para ir com pletando la inform acin.
O tra opcin de ingreso de datos es a travs de la opcin Form ulario.
U sando la opcin Form ulario, podr trabajar con los datos de un registro a
la vez.
Para esto, U d. debe:
A ctivar una de las celdas que contie-
ne inform acin de la base de datos.
H acer clic en el m en D atos. D es-
pus, dirjase a la opcin Form ulario.
A parecer en pantalla una ventana
en donde podr ver los datos.
Si selecciona la opcin N uevo, apa-
recer un nuevo registro, que usted
podr com pletar.
A l lado derecho del form ulario, hay
un indicador de la posicin del regis-
tro dentro de la base de datos.
H aga un clic en el botn Buscar siguiente o, en el botn Buscar ante-
rior, para recorrer los datos de cada registro.
E n l a c e s M o n t e g r a n d e
153
La hoja de C lculo:M s Excel
Ordenar los registros de una base de datos
O rdenar los registros convencionales de un establecim iento siem pre lleva m ucho
tiem po. C on la base de datos electrnica este trabajo se sim plifica
significativam ente.
Para ello, U d. debe:
Seleccionar una celda de la base de datos.
Dirijirse al m en Datos y, m arcar la opcin O rdenar.
U sted observar que aparece la ventana de dilogo
O rdenar la cual, contiene tres opciones: O rdenar
por, Luego por y, un segundo Luego por.
U tilizando la prim era opcin, usted podr ordenar la
base de datos considerando el cam po que estim e con-
veniente. A dem s, existe la opcin de ordenar en form a
A scendente o D escendente, segn lo que usted pre-
fiera. Esto significa por ejem plo, hacerlo de la A a la Z.
H aga clic en A ceptar y observe el resultado.
En los prrafos siguientes se explica cm o ordenar, aplicando m s de un criterio.
A ctive cualquier celda de la colum na del cam po que se desea ordenar. A
m odo de ejem plo est la siguiente im agen:
Luego, use el m en D atos y, elija la opcin O rdenar.
En la opcin O rdenar por debe aparecer el cam po que U d. ha selecciona-
do. ste ser el prim er criterio de orden.
En la caja Luego por, seleccione el segundo criterio de orden. En am bos
casos, usted puede optar por la opcin A scendente o D escendente. Elija
una de ellas, segn lo requiera.
H aga clic en A ceptar y observe el resultado.
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E n l a c e s M o n t e g r a n d e
La hoja de C lculo:M s Excel
Buscar informacin en la Base de Datos
Bsquedas por medio de filtros
U n filtro es una condicin que se aplica a los datos para seleccionar los
registros que cum plan con una determ inada caracterstica. Esto perm ite reali-
zar bsquedas de uno o varios criterios sim ultneam ente.
C ada autofiltro por colum na, funciona de m anera independiente.
La form a de proceder es la siguiente:
H aga clic en el m en D a-
tos luego, elija la opcin Fil-
tro. Finalm ente, seleccione
A utofiltro.
O bserve que en la prim era fila, al lado derecho del nom bre de cada cam po,
aparece una pequea flecha de seleccin.
C on estas flechas, U d. puede seleccionar
autom ticam ente el filtro de bsqueda y aplicarlo
a la base de datos.
A utom ticam ente obtendr el listado de la inform acin que cum ple con los
requisitos de bsqueda que ha determ inado.
E n l a c e s M o n t e g r a n d e
155
La hoja de C lculo:M s Excel
Para volver a m ostrar todos los datos, se selecciona la opcin Todas.
Bsquedas Personalizadas
La bsqueda de inform acin es una de las acciones m s poderosas que po-
seen los m anejadores de bases de datos. Perm iten procesar inform acin en
cuestin de segundos, teniendo slo algunas referencias de lo que se desea
buscar.
La form a de proceder en las bsquedas personalizadas se describe a conti-
nuacin. Los ejem plos estn basados en las im genes siguientes:
Presionar la punta de flecha al costado del cam po. Luego, seleccione Per-
sonalizar.
A parecer la ventana de dilogo A utofiltro personalizado. Esta seala:
A PELLID O S, es igual a.
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E n l a c e s M o n t e g r a n d e
La hoja de C lculo:M s Excel
Lo que se busca es una opcin que nos perm ita encontrar los apellidos que
em piezan con alguna letra en particular. Para ello, se debe desplegar el
m en de la caja de dilogo y seleccionar C om ienza por. Luego, se debe
escribir en el cuadro correspondiente la letra inicial que a U d. le interesa
buscar.
Luego debe hacer clic
en A ceptar.
Para poder visualizar todos los registros nuevam ente, haga clic en la punta
de flecha del cam po y elija Todas.
E n l a c e s M o n t e g r a n d e
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La hoja de C lculo:M s Excel
V.- Actividades Sugeridas
C onfeccionar la siguiente base de datos o, con los datos que usted desee:
A gregar m s alum nos a la base de datos; com pletar 20 alum nos, m ante-
niendo los cursos y talleres que ya existen.
Elim inar un registro.
O rdenar los registros de la base de datos.
- Por edad.
- Por A pellido.
- Por Taller y luego, por apellido.
- Por Taller, luego por edad y finalm ente por apellido.
A plicar filtros para responder a las siguientes situaciones:
- G enerar un listado de todos los alum nos cuya edad sea 18 aos.
- Buscar los alum nos cuya edad sea m enor a 17 aos.
- Buscar a todos los alum nos cuyo nom bre com ience con la letra D .
- Buscar a los alum nos que tengan al m enos un apellido Rom n .
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E n l a c e s M o n t e g r a n d e
La hoja de C lculo:M s Excel
C rear una base de datos del curso, con nom bres, apellido paterno, apellido
m aterno, edades, prom edios del prim er y segundo sem estre de cada asig-
natura.
Por ejem plo:
U tilizando la base de datos creada, proceda a:
- Buscar los alum nos con prom edios inferiores a 4.0 en cada asignatura.
- O rdenar los alum nos segn prom edios.
- C rear una base de datos de tem s de pruebas.
- C rear una base de datos que sea un catlogo de libros o revistas que
usted utiliza frecuentem ente.
Nombre Apellido P Apellido M Mat1 Mat2 Cast1 Cast2 Hist1 Hist2 Biol1 Biol2