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Relaciones Pblicas / Direccin de Comunicacin

Pr esent aci n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2
Habi l i dades del compor t ami ento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3
1. Comuni caci n vi sual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3
2. Postura y movi mi ento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
3. Gesti n y expr esi n de l a cara . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10
4. El vesti r y el aspecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12
5. Voz y var i edad vocal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14
6. Lenguaj e, pausas y mul eti l l as . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17
7. Atraer l a atenci n del que escucha . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19
8. Uso del humor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22
9. Ser uno mi smo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24
Repaso de l o apr endi do . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25
Bi bl i ograf a . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28
INDICE
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PRESENTACIN
En la edicin anterior se expuso acerca de la comunicacin y algunas de
sus aplicaciones, hoy trataremos de conocer algunas tcnicas o habilida-
des que nos permitirn pulir nuestros errores ms comunes en la comu-
nicacin.
Aunque para muchos de nosotros la comunicacin interpersonal nos pa-
rece una actividad comn y sencilla por la que no deberamos preocupar-
nos, lo cierto es que para sacar partido de este arte y obtener grandes be-
neficios, necesitamos ser ms cuidadosos en lo que comunicamos y la for-
ma de hacerlo.
Esperamos que el complemento de la pasada y la presente publicacin lo-
gren convertirse en un manual de ayuda para las comunicaciones en su
vida diaria.
Direccin de Mercadeo Corporativo y Relaciones Pblicas.
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HABILIDADES DEL COMPORTAMIENTO
Segn Bert Decker autor del libro El arte de la Comunicacin existen nue-
ve habilidades del comportamiento que son la clave fundamental de la co-
municacin interpersonal.
A continuacin exponemos en detalle cada una de estas habilidades, pro-
curando rescatar las caractersticas ms relevantes de cada una de ellas con
el objetivo de convertir este documento en un manual de consulta diaria
para el apoyo de sus comunicaciones.
1. Comunicacin visual
mirar a otra persona con sinceridad y sin titubear.
M ejor emos la comunicacin visual
Una buena comunicacin visual significa ms que una mirada casual, se con-
sidera la habilidad ms importante en las herramientas de impacto personal.
I ntimida, intimidacin e implicacin
La intimidad y la intimidacin significan mirar una persona por un largo pe-
rodo (10 segundos a un minuto o ms). Pero ms del 90% de nuestras co-
municaciones personales requieren de implicacin, o sea involucramiento
de las partes.
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Ci nco segundos para mayor efecti vi dad
Cuando hablamos con otra persona estando emocionados, entusiasma-
dos y confiados por lo general la miramos durante cinco o diez segundos
antes de voltear la vista. Esto es lo natural de la comunicacin entre dos
personas, tambin se recomienda en cualquier situacin, ya sea hablando
con una persona o con mil.
Las personas que escuchan se sienten cmodas con el hbito de los cinco
segundos, as que es lgico que usted cumpla esas expectativas.
Cu dese de di sparar l a vi st a
Muchas veces cuando nos sentimos presionados miramos hacia cualquier
lugar menos a la persona que nos escucha. Nuestra mirada tiende a dis-
pararse hacia todos lados como conejos asustados lo cual demuestra un
nerviosismo que afecta nuestra credibilidad, tambin hace que el que es-
cucha se sienta incmodo.
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Cu dese del par padeo l ento
Tambin es igual de catico desarrollar el hbito del parpadeo lento.
Cuando se mantienen los prpados cerrados por 2 3 segundos, trans-
mite el mensaje en realidad no quiero estar aqu. Se puede asegurar
que el que escucha tampoco querr.
La comunicacin visual y la televisin
Por nuestras obligaciones de trabajo o estudio es impredecible saber en
qu momento estaremos en televisin, por lo que es importante tener una
comunicacin visual estable con el entrevistador y con cualquier otro que
aparezca frente a las cmaras. Se aconseja nunca ver directamente a la c-
mara. El teleauditorio lo est observando a usted por medio de la cma-
ra, as que trate a la cmara como el observador que realmente es.
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Recomendaciones
Si se est dirigiendo a un grupo numeroso recuerde el hbito de los cinco
segundos.
Cuando se comunique con personas con las que se encuentre en sus nego-
cios, lugar de trabajo o familia (colegas, clientes, jefes, entre otros), concn-
trese en la manera en que los est mirando. Imagnese cmo se ve cuando
est molesto o contento.
Resuelva cmo mirar a un cliente o compaero difcil antes de una venta o
una reunin de trabajo.
Compare eso a como usted se ve despus de cerrar el trato o los acuerdos
pactados.
Fjese en el patrn de los ojos durante la entrevista de empleo o una revisin
de trabajo. Los conocimientos adquiridos aplquelos a sus propios patrones
de vista de forma ms efectiva y confiada.
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2. Postura y movi mi ento
Para lograr una postura erguida, moverse suavemente y con naturalidad.
Es importante corregir la tendencia generalizada de aflojar la postura tanto
superior como inferior de su cuerpo. Se debe ser fluido, no adoptar una posi-
cin rgida, esto se aplica a los gestos pero en especial al movimiento de los
pies y las piernas.
M ej or e su postura y el movi mi ento de su cuer po
La posicin fsica puede ser un reflejo de la posicin mental. Y la posicin del
cuerpo muchas veces influye en la opinin que los otros tengan de usted. Re-
cuerde: la gente lo tratar como pida que lo traten.
M antngase er gui do
Una mala postura en la parte superior del cuerpo refleja poca confianza en uno
mismo. Muchas veces esta postura se debe a un patrn de hbitos del pasado.
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Obser ve l a par te i nfer i or de su cuer po
Uno de los patrones de mala postura ms comn es el de apoyarse sobre
la cadera. Si usted tiende a apoyarse sobre la cadera es como si estuviera
diciendo no quiero estar aqu. Esto ocasiona un distanciamiento entre us-
ted y los otros. Otras variaciones son balancearse de un lado a otro.
Uti l i ce l a posi ci n pr eparada
Esta se utiliza para combatir esos hbitos negativos, significa bsicamente
lanzar su peso hacia delante como para levantar los talones ligeramente
del piso con las rodillas ligeramente flexionadas.
Cuando su peso est hacia delante, es imposible apoyarse sobre la cade-
ra o mecerse sobre los talones.
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Recomendaciones
La comunicacin est ligada a la energa, use toda la energa natural de una
manera positiva.
Cuando est hablando con otras personas, mantngase en movimiento.
Retrese del atril si est en situaciones formales, con el objetivo de eliminar
la barrera fsica entre usted y los dems.
En situaciones en que deba estar sentado, considere pararse cuando le toca
hablar o inclinarse hacia adelante para causar ms impacto.
Al final lo ms importante es adaptar estos conceptos de postura y movimien-
to a nuestro propio estilo, intntelo, esto mejorar su impacto personal.
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3. Gesti n y expr esi n de l a cara
para aprender a estar relajado y actuar con naturalidad cuando se habla.
La postura de las manos y los brazos a sus costados y una manera natural y
relajada son elementos fundamentales en el xito de la comunicacin inter-
personal.
Sus gestos deben ser naturales cuando est animado y entusiasmado. Debe-
mos aprender a sonrer bajo presin, ser naturales como cuando estamos
contentos.
Para conseguir una mejor expresin de la cara y gestos tome en cuenta los si-
guientes puntos:
Conozca sus hbi tos
Averige cmo lo ven los dems cuando est bajo presin. Descbralo con la
ayuda de otras personas, la mejor opcin es utilizar una grabacin de video.
Primero es importante saber lo que no es natural antes de poder ser natural.
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Conozca sus ademanes ner vi osos
Todos tenemos ademanes nerviosos, lo importante est en aprender a
reconocerlo para poder controlarlo. Averige cul es su principal ademn
y despus haga cualquier cosa que no sea ese ademn.
No trate de usar ademanes, frases o ciertas palabras, no funciona, solo con-
cntrese en no usar ademanes nerviosos.
Las manos deben estar sueltas a los costados cuando no est haciendo n-
fasis en alguna idea o punto, nunca se deben entrelazar o cruzar los bra-
zos, esto demuestra un ademn nervioso.
No puede exagerar demasi ado
Muy pocas veces exageramos los ademanes o las expresiones de la cara,
aunque resulte difcil, haga un esfuerzo. Trate de exagerar sus ademanes
positivos, se sorprender de lo normales que parecern.
Sonr a
No existe nada misterioso en una sonri-
sa excepto el efecto que produce.
Cui dado:
l as sonr i sas fal sas no funci onan
La sonrisa comunica inmediatamente el
estado de nimo de la persona as que
es importante estar consciente de cmo
sonrer. Pero recuerde que la falsa son-
risa no funciona, no dura mucho tiem-
po, se nota que es falsa; recuerde que
la verdadera sonrisa viene de adentro.
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4. El vesti r y el aspecto
vestir, asearse y tener un aspecto apropiado para el medio al que per-
tenece y para usted mismo.
Segn expertos, las personas no causan una impresin inmediata y fuerte
con solo verlas cinco segundos. Se estima que durante otros cinco minutos
se causa un cincuenta por ciento ms de impresin (negativa o positiva).
Esta impresin es ms emocional que intelectual.
Dado que el noventa por ciento de nuestro cuerpo se cubre por la ropa,
debemos estar conscientes de lo que sta comunica. El diez por ciento res-
tante de nuestro cuerpo no se cubre por ropa, es nuestra cara y nuestro
cabello, este es el porcentaje ms importante de todos porque es hacia
donde las personas miran. As que a cuidar su rostro y cabello.
Algunos consejos a tomar en cuenta:
Sea pr opi o
No existe una forma correcta o incorrecta para vestirse y asearse, tanto co-
mo una forma apropiada.
Lo apropiado tiene que ir de acuerdo con su comodidad, eso es ms im-
portante que lo que piensan los dems. Si est incmodo su comunicacin
no ser muy efectiva.
Nuestra apariencia debe ser apropiada a la compaa o institucin donde
trabajamos, a lo que los dems esperan, situacin geogrfica, entre otros.
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Est consci ente de su for ma de vesti r
Considere su forma de vestir de manera consciente y cuidadosa. Es importan-
te que a la hora de escoger las prendas de vestir se pregunte Uso los colores
que mejor me sientan o porque siempre lo he hecho as?, Me combina bien
ese color con el tono de mi piel? La ropa que uso va de acuerdo con la po-
ca?.
El i mpacto i ni ci al
Cmo es el impacto de su apariencia en los dems, es mayor de lo que us-
ted piensa?. No es superficial, sino que comunica en gran medida a los dems
lo que usted siente de s mismo. Tambin demuestra lo que usted a veces ha-
ce para atraer la atencin.
Acuda a un consej er o
Segn hemos podido darnos cuenta el vestido y la apariencia tienen un gran
impacto en la forma en que los dems nos perciben, vale la pena gastar tiem-
po y dinero para consultar a un especialista. Asegrese de que las referencias
sean buenas ya que es un rea de imgenes intangibles y tenemos que es-
tar seguros de recibir buenos consejos.
Recuerde:
Usted nunca ti ene una segunda opor tuni dad
para causar una buena pr i mera i mpr esi n.
John Mohillo
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5. Voz y variedad vocal
para aprender a usar su voz como un instrumento sonoro y resonante, espe-
cialmente cuando est comunicndose con otros en persona, por telfono o en
el marco de una reunin.
M ejorando la voz y variedad vocal
Su voz trasmite energa
Su emocin y entusiasmo se deben notar directamente en el sonido de su voz. El
ser humano adopta rpidamente hbitos vocales que son difciles de cambiar. Sin
embargo, s se pueden cambiar o volverse a aprender. Grabe su voz para saber
qu tanta o que tan poca energa le transmite a los dems.
El tono y la calidad de su voz
puede determinar la efectividad del 80% de su mensaje
Segn expertos, el tono de voz, entonacin, resonancia y estilo, determinan el
80% de su credibilidad cuando las personas no lo pueden ver. Ejemplo: cuando
hablamos por telfono.
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El soni do de una pal abra
Las sutilezas de la voz pueden ser mucho mayores de lo que imagina. Po-
demos saber mucho de las personas con las que hablamos por telfono en
unos cuantos segundos solo por el tono de su voz.
Haga el ejercicio con una persona conocida e identifique el tono de voz, adi-
vine su estado de nimo.
Los cuatr o aspectos de su voz
Las expresiones vocales se componen de: relajamiento, respiracin, proyec-
cin y resonancia. Cada una se puede mejorar con ejercicios para ampliar
su efectividad vocal.
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Use variedad vocal
Esta es la mejor manera para lograr que las personas se interesen e involu-
cren. Use la montaa rusa esto significa, conscientemente alzar la voz y lue-
go dejarla caer con el objetivo de darle nfasis a ciertas frases o ideas y a la
vez variar la voz.
No lea los discursos
Una de las principales culpables de las comunicaciones montonas es la lec-
tura en voz alta.
Utilice notas y guas de las ideas principales cuando hable. Esto le permitir a
la mente seleccionar palabras espontneamente. Tambin lo obligar a que
su voz sea activa, animada y natural. Esto porque constantemente tiene que
pensar, adaptar y alterar el contenido de su discurso.
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6. Lenguaj e, pausas y mul eti l l as
para usar un lenguaje apropiado y claro para el que escucha, planean-
do las pausas y sin usar muletillas.
La comunicacin es mejor cuando se seleccionan las palabras correctas. Es-
to requiere de un amplio vocabulario que se pueda usar responsiva y apro-
piadamente de acuerdo con cada situacin.
No le hablamos a un nio de la misma forma que a un grupo de fsicos. Las
muletillas son barreras para una comunicacin clara. Los ah, eh, es-
te, humm entre otros. No solo suenan mal sino que causan distraccin
cuando se repiten en forma de hbito. Las pausas son una parte integral del
lenguaje.
Un buen comunicador usa pausas naturales entre frases. El excelente co-
municador usa las pausas para causar efectos dramticos.
Algunos aspectos a tomar en cuenta:
Use el l enguaj e di r ecto
Exprese y pregunte lo que quiere afirmar.
Note la diferencia cambiando las siguien-
tes frases: lo intentar por lo har, o
bien no podemospor usted puede.
yo lo llamo por antes de las 2 p.m. le
devuelvo la llamada.
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El vocabul ar i o se aument a con l a pr cti ca
Nuestro nivel de educacin, claridad y efectividad en las comunicacio-
nes a diario se pone a prueba por las palabras que elegimos.
Debemos hacer un esfuerzo diario para incorporar nuevas palabras a
nuestro vocabulario.
Cui dado con el l enguaj e de j er ga
Este lenguaje es una excelente herramienta al hablar con personas que
comparten el mismo idioma. Pero no as para personas que lo escu-
chen y que no entienden su jerga.
La pausa: una her rami ent a de l o ms i mpor t ante
Es recomendable que las pausas duren entre tres y cuatro segundos
aun en medio de una frase. El problema sera no hacerlas, practique y
se dar cuenta de lo natural que se escucha.
Exagere las pausas cuando est practicando para que en las conversa-
ciones reales lo haga de manera ms natural.
Cambi ar mul eti l l as por pausas
Las muletillas son aquellas barreras innecesarias, indeseables y super-
fluas, de la comunicacin.
Grabe su voz y/o busque retroalimentacin para reconocer sus muleti-
llas y despus concntrese en eliminarlas.
Use una nueva palabra cada da.
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7. Atraer l a atenci n del que l o escucha
para involucrar y mantener el inters activo de cada persona con la
que usted se est comunicando, cada vez que hable, ya sea frente a una
persona o frente a mil.
Nueve tcnicas para atraer a las personas que escuchan:
1. Drama
Inicie con una buena presentacin al mencionar un problema serio, narre
una historia conmovedora o haga una pregunta retrica para poner a to-
dos a pensar. El tono de voz o los cambios de altura, las emociones inten-
sas tales como el enojo, la alegra, la tristeza o la emocin.
Termine su comunicacin con una cita dramtica e inspiradora, o con una
firme invitacin a la accin.
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2. Comuni caci n vi sual
Observe a todo su pblico cuando comience a hablar, antes de iniciar una
extensa comunicacin visual con un individuo en particular.
Mantenga a su pblico interesado y atrado por 3 o 6 segundos con el ma-
yor nmero de personas que pueda. No se olvide de las personas que es-
tn al fondo del saln o los lados.
Mida la reaccin de las personas que lo escuchan. Estn de acuerdo? Es-
tn aburridos? Tienen dudas?
3. M ovi mi ento
Cambie la dinmica de su presentacin con movimientos predeterminados.
Si es posible, muvase de un sitio a otro.
4. Vi sual es
Agregue variedad usando visuales, permita que su pblico vea otras cosas
adems de a usted.
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5. Pr egunt as
El inters profundo se puede despertar a travs de tres preguntas:
La interrogacin retrica, mantendr al pblico activo y pensando.
La votacin abierta, el pblico se interesa ms y usted pueda medir sus
reacciones.
Solicite un voluntario, se dar cuenta cmo fluye la adrenalina cuando
todos estn considerando ser voluntario.
6. Demostraci ones
Prepare con anticipacin cada paso o procedimiento, tenga un volunta-
rio junto a usted para que lo ayude en su demostracin.
7. M uestras y ar ti maas
Haga que su pblico se involucre pero siempre mantenga el control de
la sesin. Todo debe ser apropiado con gusto y creatividad de acuerdo
con su profesin y las personas que lo escuchan.
8. I nter s
Antes de iniciar, hgase la siguiente pregunta en qu voy a beneficiar
a mi pblico?
Recuerde que la atencin aumenta. Use buen contacto visual para me-
dir el inters. Use ejemplos, drama, humor y material visual para cauti-
var a su pblico.
9. Humor
Inicie con un comentario clido y amigable. Haga que su humor sea
apropiado para su pblico y relevante de acuerdo con su punto de vis-
ta. Sea profesional, pero tambin sea humano.
Desarrolle el sentido del humor y selo. Si usted hace algo ridculo re-
conzcalo! Est dispuesto a rerse de usted mismo.
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8. Uso del humor
para crear un lazo entre usted y los que lo escuchan, utilizando el hu-
mor como una herramienta que lo haga ms humano y que los dems se
sientan bien cuando estn cerca de usted.
El humor es una habilidad que se puede aprender, para usarlo de una ma-
nera ms efectiva:
No cuente chi stes
Uno entre cien personas saben contar chistes. No lo intente en una situa-
cin formal.
Cuente hi stor i as y ancdot as
Se puede lograr mucho en las comunicaciones interpersonales al contar su-
cesos graciosos, historias, ancdotas o reacciones.
La humani zaci n es humor
El grado de simpata es muy importante, esta cualidad se debe a diversos
factores tales como: ser directo, abierto, amigable, preocupado, interesado,
agradable, emotivo, afable, grato, confiable, generoso y divertido.
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Recuer de el factor per sonal i dad
Este factor se caracteriza ms que nada por el nivel de humor o hu-
manizacin que usted proyecta.
Su sonr i sa es l o que l as per sonas ven
Cuando hablamos las personas nos miran a la cara. El rasgo predo-
minante es la sonrisa. Es importante conocer su capacidad natural
para sonrer.
Las per sonas apr enden mej or con humor
Los momentos de emocin son los mejores para transmitir un men-
saje. El humor y la humanizacin son las herramientas ms sutiles pa-
ra llegar al cerebro.
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9. Ser uno mi smo
para ser autentico. Sea usted mismo en todas las situaciones de comu-
nicacin, comprendiendo y usando sus fuerzas naturales y venciendo sus
debilidades para la comunicacin. Para tener confianza en su espontanei-
dad mental y poderse adaptar a las circunstancias.
Todos somos diferentes con fuerzas y debilidades, tenemos recursos pro-
ductivos, fuerzas naturales que ya existen, al igual que reas que podemos
fortalecer.
Apr enda como un mal abar i st a
Convertirse en un experto en las comunicaciones interpersonales es muy
parecido al malabarismo. Tiene que dominar una habilidad a la vez y lue-
go agregar otras hasta que se vuelvan un hbito.
La buena comuni caci n es un pr oceso de por vi da
Nadie es un comunicador completamente efectivo. Lo importe es encon-
trar nuevas fuerzas mientras maduramos y experimentamos con varias ha-
bilidades del comportamiento, la receta est en adquirir nuevos hbitos
que nos permitan ir mejorando los viejos, o quiz dos hbitos juntos for-
men uno ms efectivo.
Recuerde:
La comunicacin interpersonal
se compone de una multitud
de habilidades que se pueden
aprender y practicar.
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Repaso de l o apr endi do
Fi r me comuni caci n vi sual
Saber mirar con sinceridad y sin titubeos a otra persona.
Buena postura
Saber estar erguido y moverse suavemente y con naturalidad.
Ademanes natural es
Saber estar relajado y actuar natural cuando hable.
Ropa apr opi ada y aspecto
Saber vestir, asear y aparecer apropiadamente para el medio al que
pertenece.
Voz y var i edad vocal
Saber usar su voz como un instrumento sonoro y resonante.
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Uso efecti vo del l enguaj e y l as pausas
Saber usar el lenguaje de una manera clara y apropiada, planeando las
pausas y sin muletillas.
Atraer l a atenci n del que l o escucha
Saber mantener un activo inters y la atencin de cada persona con la
que usted se comunica.
Uso efecti vo del humor
Saber usar el humor para crear un lazo entre usted y la persona que lo
escucha.
Ser uno mi smo
Saber ser autntico.
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Decir lo que sentimos,
sentir lo que decimos.
Concordar las palabras con la vida.
Sneca
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