Repblica de Colombia

Gobernacin del Cauca

SECRETARIA DE SALUD
LABORATORIO DE SALUD PUBLICA
Cdigo: GDC - PR - 03
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PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE REGISTROS



LABORATORIO DE SALUD PBLICA




SECRETARIA DEPARTAMENTAL DE SALUD DEL CAUCA

















CONTROL DE CAMBIOS

Versin Fecha Descripcin de la modificacin
1 Creacin



CONTROL DE DISTRIBUCIN DE COPIAS CONTROLADAS

N COPIA DESTINATARIO FIRMA
AUTORIZACIN
FIRMA RECIBIDO





CONTROL DE ELABORACIN, REVISIN Y APROBACIN

Revisado
por:
Aura Arce
Responsable de calidadpresentante
Tcnica Fisicoqumica de Aguas
Aprobado
por:
Victoria Eljach
Coordinadora LSP
Firma

Firma




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1. OBJETIVO

Establecer los pasos para manejar y controlar los registros del Sistema de Gestin del Laboratorio
de Salud Publica


2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a los Registros del Sistema de Gestin de Calidad, teniendo en cuenta
las necesidades de identificacin, Proteccin, condiciones de almacenamiento, recuperacin,
tiempo de retencin y disposicin de los registros que se generen en el Laboratorio de Salud
Pblica de la Secretaria de Salud del Cauca.


3. RESPONSABILIDAD

El control de los registro es responsabilidad del Responsable del Sistema de Gestin de Calidad,
sin embargo es responsabilidad de todo el personal del Laboratorio de Salud Pblica de la
Secretaria de Salud del Cauca la aplicacin del mismo.


4. REFERENCIAS:

Ley 594 de 2000, Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones.

MINI/MANUAL No 4; Tablas de retencin y transferencias documentales, Directrices bsicas e
instructivos para su elaboracin. Divisin de Clasificacin y Descripcin; Archivo General de la
Nacin


5. DEFINICIONES

5.1 REGISTRO:

5.2 IDENTIFICACIN: Titulo y/o cdigo del registro

5.3 RECOLECCIN: Se refiere al mtodo como se recaudan los registros desde el sitio donde
se genera, para su posterior clasificacin y almacenamiento.

5.4 CLASIFICACIN: Se refiere al mtodo en que se organizan los registros. Pueden ser
fsicos o magnticos, e internos o externos

5.5 ALMACENAMIENTO: Sitio donde se archivan o guardan los registros

5.6 ARCHIVO ACTIVO: Archivo de gestin que es de fcil acceso y se consulta con alta
frecuencia

5.7 ARCHIVO INACTIVO: Archivo de gestin para almacenar registros histricos que se
consultan con baja frecuencia

5.8 TIEMPO DE RETENCIN: Es el tiempo durante el cual se conservan los registros.

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5.9 DISPOSICIN: Se define cual es el mtodo a utilizar para disponer de los registros de
Gestin Integral, una vez termine la vigencia del tiempo de conservacin en archivo inactivo.
Puede ser incinerar, reciclar, picar, etc.


6. CONTENIDO

GENERACIN DE REGISTROS
PASO ACTIVIDAD

RESPONSABLE
1
Elaboracin, Modificacin, Eliminacin de Registros: para la inclusin de un nuevo registro o para la
modificacin o eliminacin de un registro existente se deben seguir los procedimientos GDC PR 01
Procedimiento para la Elaboracin de Documentos y GDC PR 02 Procedimiento para el Control de
Documentos
Lderes del
Proceso

2
Los registros proporcionan evidencia objetiva sobre el funcionamiento del Sistema de Gestin, si los
registros generados no son regulados por leyes gubernamentales son los coordinadores de las reas y/o
lderes de Proceso quienes definen los criterios de identificacin, indizacin, acceso, clasificacin,
almacenamiento, conservacin y disposicin de los registros. Lo cual quedar consignado en el Listado
Maestro de Registros GDC FO 17
Coordinadores
de las reas y/o
lderes de
Proceso

3
Diligencie los formatos, inmediatamente despus de realizar las actividades. Los procesos deben tener
formatos suficientes y pertinentes, donde se pueda registrar la informacin para as dejar evidencia del
cumplimiento de lo establecido para el proceso. La informacin contenida en los registros no debe tener
espacios en blanco, donde quede un espacio en blanco se puede utilizar una lnea horizontal y colocar N/A
como lo indica el ejemplo:

Personal de
todos los
Procesos
4
Los medios utilizados para el registro de informacin son:

En medio magntico por medio de bases de datos o archivos.
Escritos por medio de Registros impresos diligenciados a mano o Registros diligenciados en medio
magntico que luego son impresos.
Personal de
todos los
Procesos
5
Verificar constantemente que las personas a su cargo cumplan con los procedimientos de control de la
documentacin del Laboratorio con el fin de asegurar que los registros permanezcan legibles fcilmente
identificables, debidamente protegido y recuperables.

Asegurarse que el personal a su cargo disponga de los formatos actualizados a su disposicin para registrar
las actividades.
Coordinadores
de las reas y/o
lderes de
Proceso
6
Todos los registros, deben ser legibles y almacenados de tal forma que se conservan y se consulten con
facilidad garantizando la confidencialidad de los registros, cumpliendo con las disposiciones de Acceso
definidas para cada registro,

El registro tanto impreso como en medio magntico tienen una ubicacin y un tiempo de conservacin en
archivo activo, despus pasan a conservacin en archivo inactivo; el tiempo y lugar de conservacin en
archivo activo y archivo inactivo es definido de acuerdo a las necesidades del proceso y los requisitos
legales y se encuentra detallado en el Listado Maestro de Registros GDC FO 17, al ingresar al archivo
inactivo se diligencia el formato GDC FO 18 Conservacin de documentos en archivo inactivo.
Personal de
todos los
Procesos
7

Los registros electrnicos son almacenados en el computador donde se origina la informacin, en carpetas o
bases de datos ordenadas lgicamente, el acceso al computador de la documentacin de cada uno de los
procesos, se encuentra restringido con clave de acceso, definida para cada uno de los usuarios, para
Personal de
todos los
Procesos
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prevenir su manipulacin por personal no autorizado y controlar cualquier cambio no autorizado que se
pueda realizar.
8
Se deben realizar los Back ups de los archivos y de las bases de datos, cada semana para asegurar la
proteccin de la informacin, los cuales son almacenados en formato de CD y archivados. Cuando se
cumpla el tiempo de archivo activo, el responsable de la informacin realiza una copia en CD o DVD y la
lleva al archivo inactivo.
Coordinadores
de las reas y/o
lderes de
Proceso



REGISTROS EXTERNOS



Los registros generados externamente y que tienen relacin directa con el Sistema de Gestin de Calidad,
son almacenados en archivos y carpetas separadas en las oficinas administrativas. Para su ubicacin, se
tienen listas de distribucin ubicadas en cada lugar en donde se encuentran almacenados.


CONTROL DE ENMENDADURAS DE REGISTROS

9
Los registros de la empresa deben ser legibles y confiables, por lo tanto, no se deben borrar, ni enmendar,
ni tachar; cuando es necesario omitir el valor registrado porque se comete un error, se traza una raya
horizontal sobre el valor registrado, dejando ver el error, el valor correcto se registra al lado, junto con el
nombre del funcionario y la fecha de la correccin, como lo indica el ejemplo, para dar claridad del evento.

Personal de
todos los
Procesos



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ACCESO Y CONSULTA DE LOS REGISTROS
10
Cuando se requiera pedir en prstamo un archivo activo o inactivo para su consulta, se debe diligenciar el
formato GDC - FO - 19 Prstamo de Documentos, y debe llevar la autorizacin del Coordinador de Calidad

Todos los
procesos
11
El archivo inactivo es Responsabilidad del Coordinador de Calidad y cada tres meses debe hacer una
revisin de este para dar disposicin a la documentacin que cumpla su tiempo de almacenamiento en este.

Debe hacer un listado de documentos para dar de baja en el Registro GDC - FO 20 Acta de eliminacin de
documentos, el cual debe estar aprobado por el lder de proceso y por el Responsable Tcnico del rea
correspondiente. Los documentos que no son dados de baja son almacenados como archivo permanente y
cada ao debe revisarse este archivo para ver si hay documentos para dar de baja
Coordinador
deResponsable
Calidad



7. DOCUMENTOS ANEXOS

GDC - PR - 01 Procedimiento para la Elaboracin de Documentos
GDC - PR - 02 Procedimiento para el Control de Documentos
GDC- FO 17 Listado Maestro de Registros
GDC- FO 18 Conservacin de documentos en archivo inactivo.
GDC- FO - 19 Prstamo de Documentos
GDC- FO 20 Acta de eliminacin de documentos