Dashboard Kit

Gua de usuario Versin 1.3

Contenido
1. Introduccin.
2. Creacin del Dashboard.
3. Primeros pasos.
4. Creacin de mtricas.
5. Insercin de elementos grficos.
6. ltimos retoques.
1. INTRODUCCIN
1. Presentacin.
2. Objetivos.
3. A quien va dirigido.
1.1. Presentacin
El trmino Dashboard originalmente se refiere al Cuadro de instrumentos que
tiene el conductor de un vehculo.
Siguiendo el smil, en BI, un Dashboard se refiere a un informe que propociona
una visin precisa y concisa de la compaa o proceso sobre el que se han de
tomar decisiones.
El Dashboard Kit es un complemento de la famlia de productos DataCycle
Reporting.
Consiste en una plantilla Excel con asistentes para la creacin automatizada de
informes con aspecto de cuadros de instrumentos que facilitan la toma de
decisiones de negocio.
1.1. Ejemplos de Dashboards
1.2. Objetivos
Mostrar la importancia de los Dashboard en la toma de decisiones.
Identificar los diferentes elementos de un Dashboard.
Determinar que elemento del Dashboard es ms adecuado para
resolver cada necesidad de informacin.
Mostrar el funcionamiento de los diferentes asistentes del Dashboard
Kit.
Definir los pasos necesarios para automatizar la generacin del
Dashboard con DataCycle Reporting.
1.3. A quien va dirigido
Este manual va dirigido a:
- Todo aquel que desee aprender a crear Dashboards de una manera sencilla.
- Aquellos que estn evaluando la posibilidad de implantar un sistema de reporting para
la toma de decisiones.
Requerimientos:
- Si nuestro propsito es evaluar el Dashboard Kit no es necesario ningn conocimiento
especial, salvo estar familiarizado con Excel.
- Para aprender a crear Dashboards, a lo largo del manual, se asume que el lector tiene
conocimientos sobre Excel, diseo de formularios y creacin de informes con
DataCycle Reporting.

2. CREACIN DEL
DASHBOARD
1. Elementos del Dashboard Kit.
2. Pasos a seguir.
3. Aspectos generales.
2.1. Elementos del Dashboard Kit (1)
Cabecera
Panel
selector de
Parmetros
Panel de anlisis de informacin
Asistentes
creacin interfaz
Configuracin
2.1. Elementos del Dashboard Kit (2)
Elementos del Asistente
- Lists: Crea una lista de datos, un selector y un rango destino, de
manera que el selector muestra los valores de la lista y la opcin
elegida por el usuario se guarda en el rango destino.
- Metrics: Crea un clculo parametrizado sobre la base de datos que
se utilizar para representarlo grficamente.
- Labels: Crea etiquetas para la identificacin del resto de
componentes.
- Block: Crea una imagen a partir de un rango de datos.
- Thermo: Crea un grfico con forma de termmetro a partir de
una mtrica.
- Gauge: Crea un grfico con forma de velocmetro a partir de una
mtrica.
- Evol: Crea un grfico de barras a partir de un rango de mtricas.
100% 50
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Salesman/Model Contribution
GAP
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500
0 200 400 600
Units evolution vs prev year
51
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Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec
Actual Year Previous Year
2.1. Elementos del Dashboard Kit (3)
Hojas:
- Dashboard: Pestaa que contiene el panel de visualizacin.
- Metrics: Contendr los clculos que definirn los valores que
sern representados.
- Tables: Pensada para disear los bloques de informacin que
aparecern en el Dashboard.
- Lists: Contendr las listas de valores necesarias para los selectores
del Dashboard.
- Data: Contiene los datos a partir de los cuales se calculan las
mtricas.
- Pestaas de grficos: Habr una pestaa para cada grfico y en ella
acabaremos de personalizarlo. Hay de tres tipos: Accel(x), Evol(x),
Thermo(x).

Adems de las hojas
predeterminadas se pueden
crear nuevas para contener
informacin adicional
necesaria para el anlisis de
datos.
2.2. Pasos a seguir
Planificacion
Copiar la plantilla
pDashKit75.xls.
Copiar Datos.
Planificar el resultado
Final.
Redimensionar el
panel de trabajo y
dar formato.
Construccin
Creacin de
selectores.
Creacin de mtricas.
Parametrizacin de
las mtricas.
Creacin de
elementos grficos.
Mejora
Mejoras en la
presentacin.
Automatizacin de
la generacin.
La mejor forma de crear el Dashboard es realizar aproximaciones al
resultado final, de manera que iremos definiendo los elementos de manera
progresiva, eso s, despus de haber planificado el contenido y su
distribucin dentro del panel .
2.3. Aspectos generales
Los elementos del dashboard son objetos que pueden ser manipulados
para conseguir el efecto deseado.
Algunas acciones posibles son:
- Bloquear un elemento.
- Agrupar y Desagrupar.
- Cambiar el formato.
- Cambio de posicin:
- Moverlo por el tapiz.
- Traer al frente / Enviar al fondo.
3. PRIMEROS PASOS
1. Planificacin de los elementos.
2. Definicin de la base de datos.
3. Creacin de listas de valores.
4. Creacin de selectores.
5. Creacin de etiquetas.
3.1. Planificacin de los elementos
Determinar los conceptos que actuarn como parmetros.
- Usar listas desplegables (Combo Box) para pocos valores.
- Usar listas fijas (List Box) para muchos valores.
- Plantear la necesidad de aadir el valor <Todos>.
Elementos de anlisis:
- Grficos de barra para evoluciones.
- Termmetros para valores unitarios comparados con sus objetivos.
- Aceleradores para porcentajes unitarios mostrados dentro de un rango de valores.
- Bloques para tablas de datos.
Las evoluciones pueden mostrar conjuntamente valores reales y objetivos
(ltimo mes, mismo mes del ao anterior, budget, etc.).
Los bloques pueden tener formato condicional para resaltar valores.
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Salesman/Model Contribution
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Units evolution vs prev year
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Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec
Actual Year Previous Year
3.2. Definicin de la base de datos
El rango de base de datos para la generacin de mtricas se llama db y
es dinmico.
Pueden haber tantos rangos de base de datos como necesitemos para
la generacin.
Para crear un rango utilizaremos la opcin de men Insertar
Nombre Definir. (En Excel 2007: Administrador de Nombres)
Para que el rango sea dinmico utilizaremos la funcin de excel:
DESREF.
Es necesario que el rango utilizado como base de datos incluya los
datos de cabecera.
=DESREF(Data!$A$1;0;0;CONTARA(Data!A:A);CONTARA(Data!1:1))

3.3. Creacin de listas de valores
En la hoja Lists podemos crear listas de valores para utilizar en los
selectores del dashboard.
La creacin puede ser manual:
- Seleccionar una celda.
- Escribir el nombre de la lista.
- Escribir los valores uno debajo de otro.
automtica (a partir de un rango de datos):
- Pulsar el botn Lists.
- Indicar un nombre para la lista en List name.
- Seleccionar el rango de datos en Database Range.
- Seleccionar el campo de donde obtener los valores en
List Fields.
- Indicar la celda de destino en Dest. Range (en la pestaa List).
La opcin automtica buscar en el campo indicado del rango de datos y
generar una lista con los valores diferentes de dicho campo.
3.4. Creacin de selectores
El selector permite recoger la opcin seleccionada por el usuario en una celda
de nuestro Dashboard.
El valor seleccionado podr ser utilizado en el clculo de mtrics.
Existen dos tipos de selectores: List Box y Combo Box.
Para definir un selector seguiremos los siguientes pasos:
- Pulsar el botn Lista.
- Indicar el nombre para la lista.
- Seleccionar el rango de valores que formarn la lista de opciones en
List Range.
- Marcar si fuese necesario la opcin Aadir item <ALL>.
- Indicar la celda donde se depositar el valor elegido por el usuario en
Interface Cell (Pestaa Metrics).
Como resultado el asistente:
- Crear un control del tipo seleccionado.
- Asignar un nombre al rango de datos.
- Aadir la opcin <ALL> a la lista.
- Crear una estructura de datos en la celda indicada en el parmetro
Interface Cell donde:
- Pondr el valor seleccionado por el usuario.
- Asignar un nombre a la celda que contiene el valor.
- Pondr la posicin que ocupa el valor seleccionado por el usuario.
4. CREACIN DE MTRICAS


1. Definicin de mtrica.
2. Creacin de mtricas unitarias.
3. Mtricas parametrizadas.
4. Mtricas evolutivas.
4.1 Definicin de mtrica
Una mtrica es un clculo sobre un campo de una base de datos.
Para el clculo de la mtrica se pueden utilizar parmetros.
Podemos crear varias mtricas de forma simultnea asignando diferentes valores a
uno de los parmetros (Mtricas evolutivas).
Existen tres operaciones bsicas:
- Sum
- Count
- Average
Para definir la mtrica deberemos especificar:
- Nombre de la mtrica.
- Base de datos y campo de clculo.
- Ubicacin de la mtrica.
- Operacin.
- Campos que actuarn de parmetros.
4.2. Creacin de mtricas unitarias
Pulsar el botn Metrics.
Indicar el nombre de la mtrica en Metric Name.
Seleccionar la ubicacin de la mtrica en Interface
Cell.
- pestaa Metrics.
Indicar el nombre del rango que contiene la base
de datos en Database Name.
- por defecto db.
Seleccionar el campo sobre el que querremos
realizar el clculo en Metric Field.
Indicar la operacin que deseamos realizar en
Operation.
Seleccionar los campos que actuarn como
parmetros.
- El asistente nos permite seleccionar un mximo de 5
parmetros.
- El nmero de parmetros se puede modificar una vez definida la
mtrica con el asistente.
- Normalmente se utilizarn como parmetros los campos para
los cuales se ha definido un selector.
En la posicin indicada en Interface Cell se crear
una tabla con la configuracin de la mtrica.
La tabla de configuracin contiene:
- Una columna para cada uno de los parmetros.
- Una columna adicional para el tipo de operacin seleccionada.
- El clculo de la mtrica mediante la funcin DB que hayamos
seleccionado.
Los parmetros de clculo se indicarn debajo de
la columna correspondiente.
En caso de querer indicar mltiples valores como
parmetros, se puede ampliar el rango de la
frmula DB con las lneas inferiores.

4.3. Mtricas parametrizadas
Podemos hacer que las mtricas se
calculen en funcin de los valores que
el usuario haya seleccionado en el
dashboard.
Para parametrizar una mtrica
realizaremos el siguiente
procedimiento:
- Situarse en la celda de parmetro de una
mtrica.
- Insertar una frmula que haga referencia a uno
de los parmetros seleccionados.
Ejemplos de parametrizacin:
Valor a obtener Columna Frmula Comentario
Empleado actual Salesperson =Salesperson Busca todo lo que comience con el valor del rango Salesperson
Empleado actual Salesperson == & Salesperson Busca exactamente el valor del rango Salesperson
Ao anterior ShipDateYear =Year - 1 Busca el resultado de restar 1 al va
YTD ShipDateMonth
ShipDateYear
=<= & Month
=Year
Busca lo que sea menor o igual que el valor del rango Month e
igual que el valor del rango Year
4.2. Mtricas Evolutivas
Muestran la evolucin en el tiempo de
una mtrica.
El procedimiento para crearlas es
idntico a la creacin de una mtrica
unitaria pero adems:
- Marcaremos la casilla: Metric Multiple.
- Indicaremos el nmero de repeticiones que
deseamos en Repetitions (12 si queremos 12
meses, 4 si queremos trimestral, ).
- Para el parmetro que determina la evolucin
(ShipDateMon en el ejemplo) .
- Indicaremos en Values el valor inicial.
- Indicaremos en Growth el incremento sobre el valor
inicial.
Como resultado obtendremos una
tabla con tantas mtricas como
repeticiones hayamos indicado y
parametrizada con los valores
definidos.
5. INSERCIN DE
ELEMENTOS GRFICOS
1. Grfico de evolucin.
2. Acelerador.
3. Termmetro.
4. Insercin de un bloque.
5.1. Grfico de evolucin
Pulsar el botn Evol para ejecutar el asistente de
creacin de un grfico de evolucin.
Seleccionar el rango de valores de la primera
serie.
Seleccionar el rango de valores de la segunda
serie.
Seleccionar el rango de valores que determinan
las etiquetas.
Indicar el ttulo de la primera serie.
Indicar el ttulo de la segunda serie.
Copiar el grfico al panel de anlisis del
Dashboard.
El asistente crea una nueva hoja llamada Evol(n).
En esta hoja insertar los valores que
parametrizarn el grfico.
Podemos modificar el grfico antes de copiarlo al
panel de anlisis (formato de las series, escala de
ejes, ).
5.2. Acelerador
Pulsar el botn Gauge para ejecutar
el asistente de creacin de un grfico
acelerador.
Indicar el nombre del grfico.
Seleccionar la mtrica que
determinar el valor del gauge.
Indicar los parmetros de tolerancia.
- El valor mximo del acelerador ser la suma de
los tres valores de tolerancia.

El asistente crea una hoja llamada
Accel(n).
En esta hoja insertar los valores que
parametrizan el grfico.
Podemos modificar los valores para
una mejor visin, o para condicionar
los niveles de tolerancia en funcin de
los parmetros seleccionados.
5.3. Termmetro
Pulsar el botn Thermo para ejecutar el
asistente de creacin de un grfico
termmetro.
Indicar el nombre del grfico.
Seleccionar la mtrica que determinar el
valor del gauge.
Indicar los parmetros de tolerancia.
- El valor mximo del Thermo ser la suma de los tres
valores de tolerancia.
Modificar la escala de las unidades en la
configuracin del Dashboard.
El asistente crea una hoja llamada
Thermo(n).
En esta hoja insertar los valores que
parametrizan el grfico.
Podemos modificar los valores para una
mejor visin, o para condicionar los niveles
de tolerancia en funcin de los parmetros
seleccionados.
5.4. Insercin de un bloque
Pulsar el botn Block para crear un
bloque grfico en el dashboard.
Seleccionar el rango de datos que se
han de mostrar.
El asistente crea una una imagen
dinmica del rango seleccionado
que cambia (valores y formato)
cuando cambie el rango original.
6. LTIMOS RETOQUES
1. Automatizacin con DataCycle Reporting.
2. Otras mejoras.
6.1. Automatizacin con DC Reporting
Deberemos crear tareas de insercin de datos para:
- Cada uno de los rangos de listas.
- Cada uno de los rangos de bases de datos.
Definiremos Rangos fijos para que DataCycle pueda insertar valores.
Estos rangos sern los que utilizaremos como orgenes de datos para
lista o Bases de datos para el clculo de mtricas.
- Se han de crear rangos fijos para DataCycle y dinmicos para el clculo de mtricas.
- Para crear un rango dinmico a partir de uno fijo:
=DESREF(DatosDetalle;-1;0;Filas(DatosDetalle)+1)
- Los rangos de las mtricas han de incluir las cabeceras con los nombres de campo.
Si hemos creado una tabla dinmica podremos regenerarla utilizando
la macro CrearMetaCubo2.
Podemos ejecutar macros que acaben de dar formato o calcular datos
de nuestro Dashboard con la accin Ejecutar Macro.
6.2. Otras mejoras
Creacin de Tablas dinmicas.
Insercin de Hipervnculos.
Ocultacin de las pestaas y cabeceras de fila y columna.
Proteger la hoja.
Ocultar el asistente.