Documentacin de las Ciencias de la Informacin 155N: 0210-4210

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Metodologa para abordar un proyecto
documental en la empresa
MA Antonia GARCA MORENO
Escuela Universitaria de Biblioteconoma y Documentacin
Universidad Complutense de Madrid
mantonia@ mad. servicom. es
RESUMEN
El rediseo de procesos de negocio est animando a las empresas a emprender
proyectos de gestin documental que sean capaces de incorporar toda la informacin
que generany reciben. En este artculo se hace una adaptacin del mtodo OSSAD para
acometer proyectos documentales en las empresas. OSSAD (Office Support Analysis
and Design) es un mtodo para el anlisis y diseo de sistemas de informacin y pro-
cesos de trabajo en las oficinas, concebido como un proyecto del programa europeo ES-
PRIT (European Strategic Programme for Research in Information Technology).
Palabras clave: Rediseo de Procesos de Negocio, Gestin Documental, Metodo-
loga OSSAD, Gestin de Proyectos,
Abstract. Business Process Redesign is stimulating companies to set up docu-
ment management projects with the aim of integrate the whole information they gene-
rate and receive from others. This article shows an adaptation of the OSSAD metho-
dology for the starting of document management projects within companies. OSSAD
(Office Support Analysis and Design) is a methodology for the analysis and designof
information systems and working processes at offices. It was bern as a project in the fra-
mework of the european program ESPRIT (European Strategic Programme for Rese-
arch in Information Technology).
Keyword: Business Process Redesign, Management Document, OSSAD Metho-
dology, Proyects Management,
1. INTRODUCCIN
Tradicionalmente, en el sector empresarial, los tipos de procesos han es-
tado divididos en procesos de materiales, de informacin y de negocio. Los
procesos de materiales son tpicos de las empresas industriales y estn rea-
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U. Antonia GarcaAloreno
Metodologa ~ara abordar un proyecto docu,nental...
cionados con la transformacin de las materias primas a su paso por la cadena
de produccin. Los procesos de informacin en cambio se encargan de los
contenidos en soporte papel o electrnico que circulan por las organizaciones.
Ambos tipos de procesos han recibido, en los ltimos treinta aos, una dedi-
cacin especial por parte de la ingeniera industrial y la informtica sin em-
bargo, los procesos de negocio se han incorporado recientemente como un
conjunto de reglas que determinan cmo abordar las tareas necesarias para sa-
tisfacer al cliente final.
Las organizaciones empresariales ms innovadoras han comenzado a redi-
sear tareas y funciones ya anticuadas y de desarrollo vertical para convertirlas
en procesos de negocio horizontales de elevado valor aadido. Es lo que se co-
noce como Rediseo de Procesos de Negocio, o BPR(Business Process Rede-
sgn), orientado a la mejora de resultados en las empresas, redefinicin de los
servicios de atencin al cliente y eliminacin de las antiguas jerarquas orga-
nizativas, suprimiendo solapamientos funcionales y eliminando niveles de ges-
tin intermedios innecesarios. Se potencia, por tanto, a los trabajadores del co-
nocimiento dentro de equipos multidisciplinares y autodirigidos con la visin
global de evolucionar hacia una organizacin virtual no jerrquica que se ex-
pande por mltiples departamentos.
Nos encontramos ante una situacin en la que la organizacin de la in-
formacin y las personas que intervienen en su creacin, manipulacin y
uso comienza a dejar de ser un valor marginal, para convertirse en la espina
dorsal de cualquier organizacin. Empieza a ser habitual la demanda de pro-
yectos documentales en las empresas, no tanto de creacin de centros de do-
cumentacin o bibliotecas, de acuerdo al modelo tradicional, sino proyectos
que resuelvan la problemtica de la informacin de las empresas de forma
global e integrada, es decir, que den solucin al almacenamiento, organizacin
y difusin de todo lo que se produce y se recibe, datos y documentos, evitan-
do su disgregacin.
Acometer un proyecto documental de estas caractersticas implica, por
tanto, un cambio de mentalidad no slo de quienes lo encargan, sino tambin de
los documentalistas o bibliotecarios que intervengan en l, ya que exige saber,
adems de cmo funciona cada departamento, los objetivos y estrategias de la
alta direccin, y todo ello supone enfrentarse a informacin muy diversa y a es-
tructuras organizativas complejas. Adems de los documentos que hemos ve-
nido tratando habitualmente los documentalistas, libros, revistas, CD ROM y
ahora documentos en internet, tambin existen documentos que han estado al
margen dc nuestra actividad cotidiana, como las reclamaciones de los clientes,
partes de incidencia, informes sobre la competencia, y desde luego datos (ba-
lances anuales, nminas, contabilidad, etc.) cuya organizacin y problemtica
reclaman una solucin integrada. As, la planificacin de toda la informacin
que fluye por la empresa. la definicin de los procesos de trabajo, la relacin
personas/tareas y la metodologa a emplear, son los elementos bsicos que in-
tervienen en el diseo de un proyecto documental.
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2. LA METODOLOGA OSSAD
OSSAD (Office Support Analysis and Design) es un mtodo para el anli-
sis y diseo de sistemas de informacin y procesos de trabajo en las oficinas,
concebido como un proyecto del programa europeo ESPRIT (European Stra-
tegic Programme for Research in Information Technology) y desarrollado entre
1985 y 1990 por un equipo multinacional de consultores, investigadores y
usuarios de tecnologas de la informacin de los centros administrativos y de las
empresas, sobre todo de la banca. Es un mtodo muy utilizado por las empresas
privadas y las administraciones pblicas de Alemania, Francia, Irlanda, Italia,
Suiza y Finlandia.
Desafortunadamente, las empresas han puesto ms nfasis en las inversio-
nes en tecnologa que en la propia organizacin, lo que ha dado lugar a la exis-
tencia de empresas sobreequipadas, en las que se dan grandes desequilibrios en
la relacin tecnologa-eficacia. El mtodo OSSAD fue pensado para resolver,
entre otros, este tipo de problemas, es decir, ayudar a las empresas a simplificar
los procesos de trabajo y a adaptar el uso de la tecnologa a sus necesidades. Es
un mtodo de dominio pblico, relativamente sencillo, que constituye una
gua para la gestin de proyectos, un conjunto de procedimientos y tcnicas
para implantar tecnologas y sistemas de informacin y de trabajo.
Existen otras metodologas orientadas a la gestin de procesos: MERISE,
CSCP y OMD , sin embargo, OSSAD es la que mejor se puede adaptar a un
proyecto documental puesto que dedica a la informacin propiamente dicha un
espacio dentro de su concepcin de sistema de informacin y da prioridad al
anlisis de la estructura organizativa, que es en definitiva la base sobre la que se
asientan este tipo de proyectos.
2.1. OBJETIVOS DE OSSAD
La metodologa OSSAD marca una serie de objetivos claves que giran en
tomo a la participacin de los usuarios en el desarrollo de los sistemas admi-
nistrativos. Aspira a conseguir una ptima implicacin en el proyecto de todos
los miembros de la organizacin, desde los responsables de la gestin hasta el
personal de administracin, por lo que incide en la necesidad de optimizar el
potencial humano en las organizaciones a travs del fomento de la creatividad
de los usuarios para que descubran nuevos usos y problemas imprevistos. En
MERISEes un mtodo qte ha s ido utiiizado en miles de organizaciones frances as para acometer
proyectos de dis eo de s is teznas de informacin.
C5CP (Cus tomer-Supplier Chain Protocal) es un mtodo focalizado en algunos as pectos dc los pro-
ces as de trabajo y no tiene tina concepcin global de s is tema de infrmacin.
OMD (Objected-Oriented Modeling and Dcs ign) es un mtodo de des anollo bas ado en el paradig-
na del Objeto. ol modelo que perniitc nsodelizar objetos dinmicos, como por ejemplo el objeto
transaccin en un s is tema bancario.
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definitiva, se trata de facilitar la participacin y promover la experimentacin de
los usuarios.
A su vez, el mtodo OSSAD es una herramienta de comunicacin para la
reingenierfa de procesos que tiene como objetivo ayudar a los usuarios a en-
tender los propsitos de los procesos administrativos en el contexto de las
metas de la organizacin. Asimismo, ayuda a identificar los puntos dbiles de
los sistemas con los que trabajan y a seleccionar la tecnologa que mejor se
adapte a las necesidades de la organizacin. Pretende propiciar el debate y la
construccin de soluciones como pasos previos en la eleccin de un diseo con
la solucin definitiva. Como herramienta de gestin permite planificar, ejecutar
y controlar los procesos de reingeniera de negocios y su objetivo es asegurar
que los proyectos estn controlados para alcanzar las metas sealadas por la or-
ganizacin, adems de garantizar laformacin de sus empleados que deben te-
ner la oportunidad de implantar un sistema que se identifique con ellos.
2.2. PRINCIPIOS DE OSSAD
La filosofa de OSSAD se basa en seis principios: adaptabilidad, participa-
cin, pragmatismo, experimentacin, interaccin y agregacin/descomposi-
cin, que han sido establecidos para guiar a los usuarios en la adaptacin del
mtodo a sus necesidades.
Adaptabilidad: propone un conjunto de principios, procedimientos y tc-
nicas, dentro de un marco metodolgico flexible, que sea capaz de adaptarse a
situaciones distintas.
Participacin: los usuarios estn invitados a analizar la situacin existen-
te y sugerir alternativas efectivas. OSSAD se acerca a ideas heredadas de la
Gestin de Calidad.
Pragmatismo: es una metodologa orientada a resolver problemas de mal
funcionamiento del sistema, costes elevados o baja productividad, o bien de re-
orientacin hacia nuevas oportunidades de negocio, mercados, productos,
clientes, etc.
Experimentacin: La experiencia ha demostrado que es difcil analizar y
prever todas las situaciones posibles, como tambin lo es definir las futuras ne-
cesidades de los usuarios. De ah laimportancia de proyectos experimentales,
posiblemente imperfectos con soluciones para la organizacin, la tecnologa y
la informacin.
Interaccin: Cada etapa puede generar informacin que implique cambios
en otros desarrollos. El principio de interaccin aplicado en el curso de un pro-
yecto OSSAD supone:
poder ir hacia atrs para localizar informacin que se ha perdido o
para hacer un anlisis ms profundo,
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evaluar alternativas e implantaciones experimentales que eviten solu-
ciones inaceptables.
Agregaciny Descomposicin: El sistema puede ser examinado desde va-
rios niveles de detalle, dependiendo de lo que requiera cada anlisis. OSSAD
permite agregar o dividir piezas del sistema en funcin del tipo de anlisis, glo-
bal o parcial.
Un consejo internacional, el International OSSAD Council (IOC) se en-
carga de organizar foros internacionales para el desarrollo y promocin del m-
todo OSSAD.
3. FASES DEL PROYECTO
Abordar un proyecto documental adoptando como gua el mtodo OSSAD
no obliga a seguir de forma estricta todas las acciones que propone, puesto que
est concebido como una gua flexible que debe adaptarse a problemticas di-
versas, en cambio, s es relevante el establecimiento de trminos de referencia
para cada fase del proyecto: Definicin del Proyecto, Anlisis, Diseo, Im-
plantacin y Control del rendimiento del sistema.
Definicin del proyecto: Es la fase en la que se definen los objetivos y me-
tas a alcanzar en la reorganizacin y resolucin de problemas. Se definen los li-
mites del proyecto, los objetivos esenciales, las restricciones y las lneas gene-
rales del plan para desarrollar el proyecto. Sin olvidar la importancia que tiene
conseguir poner de acuerdo la estructura de la organizacin con las responsa-
bilidades para desarrollar el proyecto (quin es responsable de cada tarea), y
donde es crucial la participacin de los usuarios.
Anlisis: Fase de recogida de informacin y anlisis para realizar una es-
tudio formal de los propsitos de la organizacin (modelo abstracto) y por
otro, una descripcin del funcionamiento de la organizacin (modelo descrip-
tivo). El objetivo de esta fase es averiguar cmo funciona la organizacin ac-
tual, sus puntos fuertes y sus puntos dbiles y qu tipo de organizacin se
quiere para el futuro.
Diseo: La fase de diseo en la metodologa OSSAD se basa en la crea-
cin pero tambin en la evaluacin de alternativas en distintos escenarios: el de
la propia organizacin, el trabajo individual y el tecnolgico. Se acuerda y se
describe formalmente el sistema de informacin y trabajo elegido, se evala
con respecto a los objetivos establecidos, as como su aceptacin, y se prepa-
ra un sistema experimental que se pondr en marcha en la fase de implanta-
cin.
Implantacin: la estrategia del plan de implantacin se define en la fase de
diseo y se desarrolla primero de forma experimental, con el fin de poder re-
considerar decisiones despus de evaluar la implantacin.
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Control del rendimiento del Sistema: Relacionado con el modus vivendi
del nuevo sistema ya implantado, se refiere a su gestin y mantenimiento, es
decir, las actividades y acciones necesarias para que la solucin diseada se
mantenga con el paso del tiempo.
4. ADAPTACINDE OSSADA PROYECTOS
DOCUMENTALES
La necesidad de manejar los documentos que se generan en el interior de
las empresas: informes peridicos de gestin, estudios realizados a peticin de
la direccin general y de otros departamentos, as como los que producen otras
unidades organizativas, incluso aquellos que vienen de fuentes de informacin
externas: servicios de informacin en lnea, CD ROM, Internet, etc., es la que
propicia que las empresas empiecen a llevar a caboproyectos documentales que
se integren y complementen con los proyectos de almacenamiento de datos.
Una vez detectada la necesidad de solucionar la gestin de los documentos, el
primer paso es definir un plan de actuacin en este mbito: plan del proyecto.
4.1. PLAN DEL PROYECTO
Generalmente, la idea de llevar a cabo un proyecto documental en una
empresa suele partir de un departamento consumidor de informacin y es ese
mismo departamento el que suele disear y liderar el plan de actuacin. Los de-
partamentos de investigacin, estrategia, marketing, documentacin y sistemas
de informacin son los que estn ms implicados en este tipo de actuaciones.
De ellos parte el estudio previo que sirve para convencer y entusiasmar a otros
departamentos y a la direccin general, y es en este estudio donde se define el
marco temporal de actuacin, los servicios de gestin documental en los que se
piensa, el anlisis de costes y el estado actual de la tecnologa.
Dada la confusin que existe con respecto a la gestin documental, puesto
que es un rea nueva e incluso desconocida para muchas empresas, se suele re-
currir a la asesora documental, bien acudiendo a empresas ya conocidas en el
mercado de productos documentales (Doc6, Chemdata, Inforarea, Micronet,
etc.) o a profesionales de la documentacin, figura que empieza a sonar en el
mundo empresarial y que se identifica con una especie de asistente o consejero
documental con capacidad para organizar y facilitar la informacin que se ne-
cesita en cada momento.
El estudio interno se contrasta y completa con la consulta a los especialistas
y a partir de ah se puede elaborar un plan para acometer un proyecto docu-
mental basado en el mtodo OSSAD. En l se definen acciones y actividades,
se asignan tareas y se fija un calendario de actuaciones que se desarrollar a lo
largo de varias fases: definicin, anlisis, diseo e implantacin y control. En
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OSSAD las Actividades estn dirigidas y controladas por Acciones de Gestin
y apoyadas por Acciones de Evaluacin (ej. : la Actividad 1.1 est dirigida por
la Accin de Gestin G 1 . 1 y apoyada por la Accin de Evaluacin E 1.1).
4.2. DEFINICIN DEL PROYECTO (Fase 1)
La respuesta a una buena solucin de los problemas documentales est
adems de en la seleccin de los productos adecuados, en el anlisis de la or-
ganizacin, su mbito, procesos y personas que trabajan en la compaa. En
esta fase del proyecto se definen los objetivos que se desean alcanzar, se esta-
blecen los limites, se identifican los problemas a resolver, las directrices de ges-
tin, tcnicas y de administracin, la justificacin de costes, el calendario del
proyecto, las responsabilidades y las tareas.
4.2.1. Actividades
Actividad 1.1: Documentar la idea inicial.
Actividad 1.2: Poner en marcha la primera reunin: identificar actividades,
funciones, personas y recursos.
Actividad 1.3: Estudio de Viabilidad: claves para el estudio:
Un conocimiento con detalle de la organizacin.
Definicin de objetivos y metas.
Identificacin de los temas claves.
Identificacin de problemas.
Presentar soluciones.
Identificacin de las obligaciones.
Actividad 1.4: Reunin informativa para las personas que estn involucradas.
Actividad 1.5: Definir la organizacin del proyecto:
Borrador del calendario y presupuestos.
Grfico de la organizacin y descripcin de tareas para el desarrollo del
proyecto.
Esbozo del mtodo que se usara.
Acordar un ensayo de la implantacin, experimentacin y formacin.
3 . 2 . 2 . Acciones de gestin
Accin GI .1: Evaluar la idea inicial.
Accin GI.2: Definicin de objetivos y metas.
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Accin 01.3: Elaboracin de la hoja de obligaciones.
Accin 01.4: Establecimiento de la gestin de la organizacin y redaccin
del informe de procedimientos. Esta fase es clave para establecer las acciones
de gestin de las fases siguientes:
Establecimiento de los principios de OSSAD.
Decidir quin es responsable de qu.
Decidir cmo van a participar los usuarios en el proyecto.
Establecimiento de la estructura del informe de gestin.
Establecer como parte del proyecto de gestin, una aproximacin a la
evaluacin. (ver Accin El .4).
Accin 01.5: Evaluacin de la viabilidad.
Accin G1 .6: Aprobar el plan del proyecto.
3.2.3. Acciones de evaluacin
Accin El 1: Entender el contexto.
Accin El .2: Documentar la definicin de objetivos y metas.
Accin El .3: Establecer la filosofa del proceso de evaluacin.
Accin EI.4: Formalizar el proceso de evaluacin. Integrada en la Accin
01.4.
La evaluacin requiere el mximo formalismo posible en el establecimien-
to de criterios de evaluacin y una buena definicin de los cometidos que tienen
los evaluadores.
3.3. ANALISIS DELA SITUACIN (Fase 2)
En OSSAD las actividades en la fase de anlisis no son diferentes de las
que se establecen en cualquier otro mtodo, sin embargo, el centro de atencin
s es diferente en OSSAD ya que se hace ms hincapi en averiguar cmo se
produce el movimiento del trabajo en una empresa que en cmo se usa la tec-
nologa. En el caso de un proyecto documental la fase de anlisis debe dedicar
adems una parte importante a la utilizacin de la tecnologa, al estudio de tipos
de documentos y al movimiento de la informacin por la compaa. La fase de
anlisis se subdivide por tanto en: Anlisis de la situacin, Anlisis de requisi-
tos y Anlisis funcional.
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4.3.1. Actividades
Actividad 2.1. Anlisis de situacin: modelo del plan de anlisis (ver Ac-
cin G2.l).
Actividad 2.1.1
Actividad 2.1.2.
Actividad 2.1.3.
Actividad 2.1.4.
Actividad 2.2.
Identificacin de necesidades de informa-
cin.
Revisin de los sistemas de informacin
existentes.
Diseo de la arquitectura de informacin.
Elaboracin del plan de accin.
Anlisis de requisitos: tcnicos y econmicos.
Actividad 2.2.1. Establecer el mbito y alcance del pro-
Actividad
Actividad
Actividad
Actividad
Actividad 2.3.
2.2.2.
2.2.3.
2.2.4.
2.2.5.
yecto.
Identificar y definir requisitos.
Examinar alternativas tecnolgicas.
Seleccin de la solucin.
Plan de inversiones.
Anlisis funcional: tipologa de la informacin.
Actividad 2.3.1. Elaborar el modelo de procesos del sistema.
Actividad 2.3.2. Elaborar el modelo de datos del sistema.
Actividad 2.3.3. Anlisis detallado del nuevo sistema.
Actividad 2.3.4. Definicin de interfaces con los usuarios.
4.3.2. Acciones de gestin
Accin 02.1: Planificar la fase de anlisis.
Accin 02.2: Control de la evolucin del anlisis.
4.3.3. Acciones de evaluacin
Accin E2. 1: Comprender la situacin con profundidad.
Accin E2.2: Documentar los problemas actuales del sistema. Aplicar cri-
terios de evaluacin.
3.4. DISEO DESOLUCIONES (Fase 3)
El objetivo del diseo es ofrecer una solucin y un plan de implantacin de
esa solucin. En esta fase se deben describir formalmente los procesos de tra-
bajo y el sistema de informacin elegidos y evaluar su aceptacin. En un pro-
yecto documental se debe abordar no slo el diseo de los procesos de infor-
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macin y de trabajo, sino tambin el diseo documental y el diseo de solu-
ciones tecnolgicas.
4.4.1. Actividades
Actividad 3.1. Desarrollar y documentar los posibles escenarios.
Procesos de i~formacin y trabajo:
Identificacin y definicin de procesos de informacin y trabajo.
Identificacin y definicin de datos y documentos.
Identificacin del movimiento de los datos y documentos.
Identificacin de soportes y procedencia de los datos y documentos.
Normalizacin de tareas y procesos.
Asignacin de responsabilidades.
Actividad 3.2. Evaluar los escenarios de acuerdo al diseo elegido.
Actividad 3.3. Detallar el diseo.
Diseo documental:
Normas de codificacin.
Normas de catalogacin.
Normas de distribucton.
Normas de clasificacin e indizacin.
Normas de archivo.
Normas de identificacin de los documentos.
Normas de conservacin y expurgo.
Normas de aplicacin de un vocabulario controlado (tesauro).
Formularios de consulta.
Perfiles de inters: difusin selectiva de la informacin.
Actividad 3.4. Detallar el plan de implantacin.
Diseo de soluciones tecnolgicas:
Plan de infraestructura informtica y de comunicaciones.
Soluciones de hardware y software.
Plan de formacin.
Plan de implantacin experimental.
4.4.2. Acciones de gestin
Accin G3. 1: Revisin de objetivos y metas. Comprobar si siguen siendo
vlidos.
Accin 03.2: Control dc la evolucin del diseo.
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Accin G3.3: Evaluacin del diseo elegido y del plan de implantacin.
Accin 03.4: Aprobacin del diseo y del plan de implantacin.
4.4.3. Acciones de evaluacin
Accin E3. 1: Comprender el diseo propuesto.
Accin E3.2: Documentar con ms detalle los objetivos.
Accin E3.3: Documentar la solucin de los problemas potenciales.
Accin E3.4: Evaluacin de alternativas.
4.5. IMPLANTACIN DEL DISEO (Fase 4)
Las actividades de diseo e implantacin estn integradas en otra serie de ac-
tividades de experimentacin. Es necesario comprobar la eficacia del diseo y
detectar posibles errores que pueden obligar a reconsiderar algunas soluciones.
4.5.1. Actividades
Actividad 4.1:
Actividad 4.2:
Actividad 4.3:
Actividad 4.4:
Actividad 4.5:
Actividad 4.6:
Actividad 4.7:
Detallar el plan de implantacin.
Informe sobre reorganizacin del personal.
Compra e instalacin del hardware y el software.
Familiarizar BAD BAD BAD BAD BAD BAD BAD BAD
BAD BAD BAD BAD BAD BAD BAD BAD rendimiento.
Implantar el nuevo sistema de organizacin de acuerdo a la
solucin diseada.
Valorar la solucin diseada.
Controlar el rendimiento.
4 . 5 . 2 . Acciones de gestin
Accin 04.1:
Accin 04.2:
Accin 04.3:
Accin 04.7:
Aplicar las nuevas tareas.
Controlar y dirigir la evolucin.
Evaluar la implantacin.
Controlar el rendimiento.
4.5.3. Acciones de evaluacin
Accin E4. 1: Comprender el plan de implantacin y el diseo elegido, as
como los criterios de evaluacin.
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Accin E4.2: Evaluar la implantacin de la solucin elegida.
Accin E4.3: Evaluar la implantacin del sistema de informacin y traba-
jo elegido.
4.6. CONTROL DEL RENDIMIENTO DEL SISTEMA
Una accin de gestin que no se ha contemplado y que sin embargo es de
gran importancia es el control del proceso, es decir el seguimiento y control del
rendimiento del sistema implantado. Seria la Accin 05.1: Control de gestin
y de la evaluacin de la organizacin y del mtodo. Esta accin se puede esta-
blecer en la accin de gestin 01.4.
En el caso concreto de la informacin (procesos, tratamiento y sistemas) es
conveniente reflejar en el proyecto cules sern los recursos de mantenimiento
que se emplearn: actualizaciones de los sistemas de informacin y de la infor-
macin en s misma as como la formacin continua de las personas implicadas.
Actualizacin de la informacin:
Incorporacin de nuevas clasificaciones.
Incorporacin de trminos nuevos al tesauro.
Modificacin de perfiles de inters en la difusin selectiva de la infor-
macin.
Modificacin de las necesidades de distribucin.
Actualizacin de los recursos tecnolgicos:
Incorporacin de nuevas verstones.
Migracin a otros sistemas.
Formacin asociada a las nuevas versiones.
Formacin continua:
Tratamiento y gestin de la informacin
Fuentes de informacin. Herramientas.
5. RECOMENDACIONES
El primer paso para iniciar un proyecto documental en una empresa es
contar con el apoyo de la alta direccin, a la que habr que persuadir de la im-
portancia estratgica que conleva. La alta direccin es la que otorga al proyecto
la legitimidad necesaria y la que puede conseguir que las recomendaciones que
se hagan sean puestas en marcha. Un proyecto documental, integrado en un
proceso de reorganizacin de una empresa, necesita un patrocinador situado a
bastante altura en la escala directiva y con suficiente autoridad e influencia para
movilizar recursos y estimular el entusiasmo por la iniciativa del proyecto.
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Metodologa para abordar un proyecto documental... MI Antonia Garca Moreno
Una vez conseguido se debe crear un equipo de trabajo encargado de loca-
lizar un departamento o un proceso en el que se trabaje con datos y documen-
tos. Se puede tambin realizar una lista exhaustiva de todos aquellos en los que
se producen y reciben grandes volmenes de informacin. A continuacin se
debe proceder a examinar su funcionamiento, pudiendo seleccionar, por ejem-
po, los departamentos ms caticos y posteriormente tener en cuenta las posi-
bilidades que ofrece la tecnologa para ofrecer soluciones.
Antes de acometer el proyecto documental es conveniente promover una
campaa de informacin en laque no slo se explique el proyecto y las venta-
jas que ste puede traer a la organizacin, sino que adems invite a participar a
todos sus usuarios. Debe sealarse claramente quin es el responsable del pro-
yecto documental que es quien se encargar de formar el equipo de trabajo ne-
cesario, seleccionando sus componentes entre los diversos departamentos y
contando con representantes de recursos humanos, organizacin, tecnologa y
documentacin, silos hay.
El trabajo propiamente dicho se iniciar con una labor de diagnstico, docu-
mentando y analizando crticamente las patoLogas existentes con respecto a la or-
ganizacin y uso de la infonnacin. Deben documentarse las actividades, recur-
sos, controles, reglas de negocio y flujos de informacin. Deben representarse las
relaciones entre actividades y realizarse mapas o diagramas que describan el pro-
ceso de informaciny trabajo y los subprocesos asociados. Deben descubrirse las
anomalas: burocracia histrica, defectos de comunicacin, etc.
Es necesario analizar alternativas y seleccionar la plataforma tecnolgica
ms adecuada. Conviene utilizar alguna herramienta de simulacin para facili-
tar la seleccin de la alternativa a seguir. Antes de la implantacin final es re-
comendable una fase piloto sobre un conjunto de participantes seleccionados
para asegurar que no se produzcan problemas durante la implantacin final.
Puesto que es habitual que las empresas cuenten con consultores externos
que aporten experiencias de este tipo de proyectos en otras compaas, es el
momento para convencer a la empresa de la necesidad de contar con personal
cualificado en la organizacin de la informacin. Los documentos (libros, re-
vistas, informes, vdeos, CD ROM, etc.) recogen contenidos diversos que ne-
cesitan tratamientos distintos y que es difcil tratar con acierto siguiendo una
gua de procedimientos. Por esta razn, es aconsejable que en la implantacin
de proyectos documentales se piense en la contratacin de expertos en el rea
que puedan enfrentarse a situaciones futuras que no puede contemplar el pro-
yecto inicial.
6. CONCLUSIONES
La utilizacin del mtodo OSSAD en la implantacin de proyectos docu-
mentales permite abordar de forma ordenada la problemtica que tienen la
mayora de las empresas con respecto a la organizacin y movimiento de la in-
Docamentacin de las Ciencias de la Informacin
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MI Antonia Garca Moreno Metodologa para abordar un proyecto documental...
formacin Al ser concebida inicialmente como una metodologa para la gestin
de oficinas, cuenta con elementos de anlisis y evaluacin muy eficaces para
los procesos de trabajo, que son bsicos para el control de la informacin que
generan las organizaciones.
La necesidad de manejar los documentos que se crean en el interior de las
empresas, informes peridicos de gestin, estudios realizados a peticin de la
direccin general as como los datos contables, balances de situacin, etc. y el
deseo de que su organizacin y tratamiento se haga de forma integrada, ha dado
lugar a una mayor demanda de proyectos de gestin documental. Hablar de ges-
tin de documentos en las empresas significa pensar en todo el sistema admi-
nistrativo por el que una organizacin controla la creacin, distribucin, archi-
vado, recuperacin, almacenamiento y expurgo de los documentos que se
producen y se reciben.
Los profesionales de la documentacin no debemos renunciar a intervenir
en la organizacin y gestin de la informacin interna de las empresas, puesto
que nuestra experiencia en la gestin de los documentos puede aportar valor a
la cultura empresarial. Hasta ahora, la mayora de los documentalistas y bi-
bliotecarios han limitado su trabajo a la gestin de los centros de documenta-
cin o bibliotecas de empresa dejando a otro tipo de profesionales, informticos
casi siempre, la gestin de la documentacin llamada adninistrativa.
7. BIBLIOGRAFA
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