Formaci Formaci n de Auditores Internos n de Auditores Internos

ISO 9001:2008 ISO 9001:2008

ISO 19011:2005 ISO 19011:2005
Elaborado para
Esquema de la Presentaci
Esquema de la Presentaci

n
n
INTRODUCCIN
TERMINOS Y
DEFINICIONES
ACTIVIDADES DE
AUDITORA
APLICACIN ISO
9001:2008
Introducci
Introducci

n
n
Auditora
Es una evaluacin sistemtica e independiente para
determinar si las actividades de calidad y los resultados
relacionados con la misma cumplen con las disposiciones
planificadas y comprobar si estas disposiciones estn
implementadas de manera efectiva y son adecuadas para
lograr los objetivos.
Tipos de Auditor
Tipos de Auditor

a
a
Auditora
Auditora
INTERNA
Auditora
EXTERNA
Auditora
DE 2 PARTE
Auditora
3 PARTE
Auditora Interna: se realizan en nombre de la
propia empresa con fines de control interno.
Auditora Externa: incluyen auditoras de segunda
y tercera parte.
Auditora de segunda parte: se llevan a cabo por
partes que tienen inters en la organizacin, por
ejemplo cuando somos auditados por un proveedor.
Auditora de tercera parte: se llevan a cabo por
organizaciones auditoras que proporcionan la
certificacin de conformidad de acuerdo a los
requisitos de una Norma o estndar.
Tipos de Auditor Tipos de Auditor a a

Para qu
Para qu

se audita?
se audita?
Para asegurarnos que estamos haciendo lo que
habamos planeado hacer.
Para asegurarnos que estamos haciendo lo que
decimos hacer.
Para comparar las prcticas con los
procedimientos.
Para mejorar nuestra organizacin.
Los requerimientos de ISO 9001:2008
Los requerimientos de ISO 9001:2008
Un procedimiento de auditora documentado
definiendo responsabilidades y requisitos para la
planificacin y realizacin de las auditoras.
Auditoras planificadas que cubran todas las
actividades.
Registros de cada auditora que permitan las
acciones correctivas y preventivas.
Actividades de seguimiento, verificacin de las
acciones tomadas y revisin de los hallazgos.
INTRODUCCIN
TERMINOS Y
DEFINICIONES
ACTIVIDADES DE
AUDITORA
APLICACIN ISO
9001:2008
Esquema de la Presentaci Esquema de la Presentaci n n
Criterios de auditora: conjunto de polticas,
procedimientos o requisitos y se utilizan como
una referencia frente a la evidencia de la
auditora.
Evidencia de la auditora: Registros,
declaraciones de hechos o cualquier otra
informacin que son pertinentes para los
criterios de auditora y que son verificables.
Hallazgos de la auditora: Resultados de la
evaluacin de la evidencia de la auditora
recopilada, pueden indicar tanto conformidad o no
conformidad con los criterios de auditora como
oportunidades de auditora.
T
T

rminos y definiciones
rminos y definiciones (ISO 19011:2005) (ISO 19011:2005)
Conclusiones de la auditora: Resultado de una
auditora, que proporciona el equipo auditor tras
considerar los objetivos de la auditora y todos los
hallazgos de la auditora.
Alcance de la auditora: El alcance de la auditora
incluye una descripcin de las ubicaciones, las
unidades de la organizacin, las actividades, los
procesos, as como el periodo de tiempo cubierto.
T
T

rminos y definiciones
rminos y definiciones (ISO 19011:2005) (ISO 19011:2005)
INTRODUCCIN
TERMINOS Y
DEFINICIONES
ACTIVIDADES DE
AUDITORA
APLICACIN ISO
9001:2008
Esquema de la Presentaci Esquema de la Presentaci n n
Actividades de auditor Actividades de auditor a (ISO19011:2005) a (ISO19011:2005)
REVISIN
DE LA DOCUMENTACIN
REALIZACIN DE LAS ACTIVIDADES
DE auditora IN SITU
PREPARACIN, APROBACIN
Y DISTRIBUCIN DEL INFORME DE AUDITORA
FINALIZACIN
DE LA AUDITORA
REALIZACIN DE LAS ACTIVIDADES
DE SEGUIMIENTO DE LA auditora
PREPARACIN DE LAS ACTIVIDADES
DE auditora IN SITU
INICIO
DE LA AUDITORA
Inicio de la auditora:
Seleccin del equipo auditor
Designacin del lder del equipo auditor,
Definicin de los objetivos,
Definicin del alcance y los criterios de auditora.
Revisin de la documentacin: Revisin de los
documentos pertinentes del sistema de gestin,
incluyendo los registros.
Actividades de auditor
Actividades de auditor

a (ISO 19011:2005)
a (ISO 19011:2005)
Actividades de auditor
Actividades de auditor

a
a (ISO 19011:2005) (ISO 19011:2005)
Preparacin de las actividades de auditora in situ:
Preparacin del plan de auditora y de los documentos
de trabajo, y asignacin de tareas del equipo auditor.
Realizacin de las actividades de auditora in situ:
Reunin de apertura
Responsabilidades de los guas y observadores
Recopilacin y verificacin de la informacin
Generacin de los hallazgos de auditora
Preparacin de las conclusiones de la auditora y
realizacin de la reunin de cierre.
La auditor
La auditor

a
a
Planee y Revise
Revise las listas de
verificacin existentes
(auditoras previas)
Realice la auditora
Haga sus registros
y prepare el informe
Pngase de acuerdo
con la accin a tomar
Seguimiento
Elimine las acciones
correctivas pendientes
INTRODUCCIN
TERMINOS Y
DEFINICIONES
ACTIVIDADES DE
AUDITORA
APLICACIN ISO
9001:2008
Esquema de la Presentaci Esquema de la Presentaci n n
APLICACI
APLICACI

N ISO 9001:2008
N ISO 9001:2008
8.2.2 Auditora Interna.
La organizacin debe llevar a cabo a intervalos planificados
auditoras internas para determinar si el sistema de gestin
de la calidad
a) es conforme con las disposiciones planificadas (vase 7.1),
con los requisitos de esta norma y con los requisitos del
sistema de gestin de la calidad establecidos por la
organizacin, y
b) se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.
APLICACI
APLICACI

N ISO 9001:2008
N ISO 9001:2008
8.2.2 Auditora Interna (Cont.)
Se debe planificar un programa de auditoras tomando en
consideracin el estado y la importancia de los procesos y las
reas a auditar, as como los resultados de auditoras
previas. Se deben definir los criterios de auditora, el
alcance de la misma, su frecuencia y metodologa. La
seleccin de los auditores y la realizacin de las auditoras
deben asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso de
auditora. Los auditores no deben auditar su propio trabajo.
8.2.2 Auditora Interna (Final).
Deben definirse, en un procedimiento documentado, las
responsabilidades y requisitos para la planificacin y la realizacin de
auditoras, para informar de los resultados y para mantener los
registros (vase 4.2.4).
La direccin responsable del rea que este siendo auditada debe
asegurarse de que se toman acciones sin demora injustificada para
eliminar las no conformidades detectadas y sus causas. Las
actividades de seguimiento deben incluir la verificacin de las
acciones tomadas y el informe de los resultados de la verificacin
(vase 8.5.2).
APLICACI
APLICACI

N ISO 9001:2008
N ISO 9001:2008
ETAPAS DE UNA AUDITOR ETAPAS DE UNA AUDITOR A A
1. PREPARACIN
2. EJECUCIN
3. INFORME
4. SEGUIMIENTO
INFORMACI INFORMACI N PREVIA N PREVIA
Informes de auditoras anteriores.
Documentos del SGC: procedimientos, mtodos,
manuales, etc.
Legislacin y otros requisitos aplicables.
Reclamos de partes interesadas.
Necesidades de la Gerencia.
PREPARACI PREPARACI N DEL AUDITOR N DEL AUDITOR
ENTENDER EL SISTEMA Y LOS PROCESOS
Mapear el sistema
Procesos
Entradas y salidas
Controles
Secuencia de procesos
Interacciones
Elaborar el Plan de Auditora
PREPARACION DEL AUDITOR PREPARACION DEL AUDITOR
El auditor debe prepararse para
Seguir el proceso de un extremo hasta el otro
verificando la efectividad del control.
No limitarse meramente a determinar la conformidad de
las actividades.
Evaluar tambin, y sobre todo, si el proceso es capaz y
produce los resultados esperados.
El auditor debe enfocarse en evaluar la capacidad de los
procesos y del sistema para alcanzar los objetivos!
PLAN O AGENDA DE AUDITORIA PLAN O AGENDA DE AUDITORIA
Objetivo y alcance.
Lugares, fechas y recursos.
Documentos o requisitos aplicables.
Integrantes del equipo de auditora.
Cronograma de actividades, con tareas asignadas a los
auditores.
Debe ser acordado con el auditado.
PREPARACI PREPARACI N DE LA AUDITOR N DE LA AUDITOR A A
El equipo de auditora debe:
Definir objetivos y alcances de la auditora.
Establecer sectores y actividades a auditar.
Recopilar la informacin previa necesaria.
Elaborar el Plan de Auditora.
Preparar los documentos de trabajo:
Listas de verificacin
Plan de auditora
CUESTIONES A INVESTIGAR Y SECUENCIA CUESTIONES A INVESTIGAR Y SECUENCIA
1. El SGC est diseado conforme a las
normas aplicables?
2. El SGC est implementado y funciona
segn la planificacin?
3. El SGC es eficaz? Es capaz para
lograr los objetivos y alcanzar la
satisfaccin de las partes interesadas?
Secuencia
sugerida
Secuencia
tradicional
LISTA DE VERIFICACI LISTA DE VERIFICACI N N
Gua para asegurar la continuidad de la
Auditora.
Mantiene claros los objetivos.
Ayuda a administrar el tiempo
Define el camino de la investigacin
Organiza la toma de notas.
LISTA DE VERIFICACI LISTA DE VERIFICACI N N
Mal uso de la Lista de Verificacin:
Omisin de investigar temas importantes por no estar
incluidos.
Realizar un ejercicio de preguntas y respuestas
(obstruccin de la comunicacin)
Tener una perspectiva estrecha del sistema de Calidad.
EJECUCI EJECUCI N DE LA AUDITOR N DE LA AUDITOR A A
ETAPAS
Reunin inicial
Recopilacin de evidencias
Reunin final
REUNI REUNI N INICIAL N INICIAL
Se establecen las reglas generales para la realizacin de la
Auditora
Contenidos:
Presentaciones
Exponer cul es el propsito de la Auditora
Revisin del Plan de Auditora
Identificar los responsables de las reas a ser auditadas
(interlocutores vlidos)
REUNI REUNI N INICIAL N INICIAL
Contenidos (cont.):
Aclarar que la Auditora es una muestra.
Arreglos logsticos.
Aclaracin de dudas.
Acordar horario de la reunin final.
Acordar visitas guiadas a las
instalaciones
(si es necesario).
La reunin inicial no se debe suprimir!
EVIDENCIAS OBJETIVAS EVIDENCIAS OBJETIVAS
Informacin verificable
Se basan en:
Entrevistas
Examen de documentos
Observacin de actividades y condiciones
Resultados de mediciones y ensayo
Registros
ENTREVISTAS ENTREVISTAS
TCNICA DE PREGUNTAS
Las preguntas
Deben dirigirse a la informacin relevante
No deben sugerir respuestas
No deben contener expresividad o implicancias emocionales
ENTREVISTAS ENTREVISTAS
TCNICA DE PREGUNTAS
Incorpore las preguntas en la conversacin.
No responda con preguntas.
Evite hacer un ejercicio de preguntas y respuesta.
ENTREVISTAS ENTREVISTAS
Tcnicas de preguntas:
Qu
Porqu
Cundo Mostrme
Cmo
Dnde
Quin
Usar correctamente las preguntas:
Cerradas
Dirigidas
GESTI GESTI N DE LA AUDITOR N DE LA AUDITOR A A
Las relaciones entre auditores y auditados son crticas para
lograr una auditora exitosa
GESTI GESTI N DE LA AUDITOR N DE LA AUDITOR A A
Crear un buen clima para la comunicacin
Espacio
Tiempo
Contacto visual
Lenguaje corporal
Trato respetuoso
GESTI GESTI N DE LA AUDITOR N DE LA AUDITOR A A
ESPACIO
Ubicacin correcta
Mnima distraccin
El escritorio puede ser una barrera
Auditor y auditados deberan ser un solo equipo
GESTI GESTI N DE LA AUDITOR N DE LA AUDITOR A A
Creando el clima para la comunicacin!
Hacerlo fcil para el resultado
Eliminar temores
Explicar el propsito
Explicar las notas
Mantener al auditado informado de los hallazgos
ENTREVISTAS ENTREVISTAS
Los malos hbitos:
Prdida de atencin
Preocupacin
Sobre reaccin
Interrumpir al auditado
Escuchar sin mirar
Escuchar slo lo que deseamos or.
ENTREVISTAS ENTREVISTAS
El arte de escuchar:
Eliminar distracciones
Prestar atencin al contenido
Evitar juicios
Programar tiempo adicional
Buscar las clarificaciones
RECOPILACI RECOPILACI N DE EVIDENCIAS N DE EVIDENCIAS
El auditor mantiene el control
Lista de participantes
Auditar dentro de la actividad planeada
Tomar notas
Recabar evidencias objetivas en todas sus formas.
RECOPILACI RECOPILACI N DE EVIDENCIAS N DE EVIDENCIAS
Investigar todo lo necesario
Seguir la pista de auditora
Tomar muestras representativas
Verificar la coincidencia entre procedimientos escritos y
la realidad
RECOPILACI RECOPILACI N DE EVIDENCIAS N DE EVIDENCIAS
Verificar lo expuesto durante las entrevistas.
Comunicar al auditado las No Conformidades.
Determinar si las No Conformidades constituyen casos
aislados o si son generalizadas.
Registrar las No Conformidades.
NO CONFORMIDADES NO CONFORMIDADES
Qu es un No Conformidad ?...
No cumplimiento de un requisito del cliente o de otras
partes interesadas.
Requisito: necesidad o expectativa establecida o implcita.
Requisito legal o regulatorio
Una Oportunidad para mejorar el desempeo, los resultados
y la satisfaccin de partes interesadas.
NO CONFORMIDADES NO CONFORMIDADES
HALLAZGO DE LA AUDITORA
Para que un hallazgo se defina como NC se requieren 2
condiciones mnimas:
Debe estar basado en evidencias objetivas
Debe demostrarse incumplimiento de requisitos:
De normas (ISO 9001; ISO 14001 u OHSAS 18001) y otros
estndares aplicables.
Procedimientos, planes u objetivos/metas.
Requisitos legales o regulatorios.
INFORME DE NO CONFORMIDAD INFORME DE NO CONFORMIDAD
CONTENIDO
1. Dnde se detect
2. Cul es el hecho o hallazgo (evidencia objetiva)
3. Requisito no cumplido (siempre debe incluir el de norma)
4. Porqu es una NC (explicacin de la NC)
EL AUDITADO EL AUDITADO
El autoritario
El provocador
El que pierde el tiempo
El colaborador
El que usa tcticas evasivas
EL AUDITADO EL AUDITADO
El que presenta conflictos continuos.
El inferior
El ausente y el olvidadizo
REUNI REUNI N FINAL N FINAL
Agradecimientos
Objetivos y alcance de la Auditora
Aclarar que la Auditora fue una muestra
No conformidades presentadas por cada auditor
REUNI REUNI N FINAL N FINAL
Conclusiones:
Existe un SGC?
Est implementando?
Es eficaz?
Acordar fechas de verificacin de acciones correctivas
Aclaracin de dudas.
INFORME DE AUDITOR INFORME DE AUDITOR A A
rea auditada
Lugar y fecha
Equipo de auditora
Participantes
Documentacin aplicable
Objetivo y alcance
Resumen de los resultados
Comentarios sobre las No Conformidades
Conclusiones y recomendaciones
BENEFICIOS DE LAS AUDITOR BENEFICIOS DE LAS AUDITOR AS AS
Dar confianza a la gerencia.
Dar confianza a los clientes.
Detectar problemas operativos.
Proveer oportunidad de mejora.
Proveer realimentacin para acciones correctivas y
preventivas.
MUCHAS GRACIAS!!!
MUCHAS GRACIAS!!!