Fecha de aprobacin: Septiembre 10 de 2012

Resolucin No. 1447

Revis: Jefe DBU / Jefe SCC

INGRESOS POR CAJA DE LOS PUNTOS DE VENTA DE LA CAFETERA DE
BIENESTAR UNIVERSITARIO
PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL / SUBPROCESO ATENCIN SOCIOECONMICA

OBJETIVO


NORMATIVIDAD
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
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Aprob: Rector
ALCANCE
Describir las actividades a seguir para realizar el recaudo y arqueo en las
cajas de los puntos de venta de la Cafetera de Bienestar Universitario por
dineros en efectivo provenientes de la venta de productos.
Aplica para el recaudo de dineros en efectivo por concepto de venta de
productos en los puntos de venta de la Cafetera de Bienestar
Universitario, incluyendo los productos del servicio mdico, hasta la
consignacin de dichos recaudos a los respectivos fondos.
Arqueo de caja: Es la verificacin de valores recibidos fsicamente de dinero en efectivo con lo registrado en el Software X-POS.
DBU: Divisin de Bienestar Universitario.
SCC: Seccin de Comedores y Cafetera.
SIF: Sistema de Informacin Financiero, es el sistema de la UIS donde confluye la informacin financiera de la Universidad.
Supervisor de caja: Realiza las actividades de supervisin necesarias en el registro de caja; tiene permiso en el X-POS para desempear este rol.
X-POS: Es el software que se utiliza en la caja de Cafetera para el control y manejo de los ingresos de dinero en efectivo.
Eventualmente se realizarn arqueos de caja no programados y sin previo aviso por parte de los supervisores de caja, en donde se diligenciar el
formato FBE.106 Arqueo de efectivo cafetera.
CONSIDERACIONES
No aplica.
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIN RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Actividad Decisin Procesamiento en S.I. o
intranet
Procedimiento predefinido
Conector Conector de pgina
Inicio/Fin Documento
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Cajero
1. Inicia turno de caja en el X-POS. Para ello ingresa su login y
contrasea, luego ingresa nuevamente su login, oprime enter y
digita su contrasea.
Ruta de acceso: Escritorio X-POS Mdulo de facturacin
Iniciar turno de caja Selecciona datos de acuerdo al rol y
digita contrasea.
1. Inicia turno de caja
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Cajero
Recibo de pago
2. Identifica el producto
solicitado por el cliente
2. Identifica el cdigo del producto solicitado por el cliente.
Para esto se puede basar en la lista impresa de la clasificacin
de los productos o consultando en Mdulo de facturacin del
X-POS.
Ruta: X-POS Mdulo de Facturacin coloca el cursor en
cdigo oprime buscar cdigo digita el nombre del producto.
3. Recibe el dinero por parte del cliente, realiza facturacin e
imprime soporte de pago.
Ruta de acceso: X-POS Mdulo de Facturacin incluye
cdigo del producto solicitado oprime Enter escoge el # 1
(Efectivo) oprime Enter para imprimir el recibo de pago.
Cajero
Recibo de pago
INICIO
3. Recibe el dinero,
realiza facturacin e
imprime soporte de
pago
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5. Cierra turno de caja para
dar inicio al arqueo de caja
5. Cierra turno de caja en el sistema X-POS.
Ruta: X-POS Mdulo de Gestin Cuadre Cerrar turno de
caja Selecciona nombre del supervisor y escoge el turno de
cajero que requiere finalizar.
Nota: Antes del cierre de caja, el cajero debe informar al
supervisor si se presentaron facturas que se deban anular para
que realice la anulacin respectiva en el X-POS.
Ruta para la anulacin de facturas: X-POS Mdulo de
Facturacin Anular factura Ctrl+F Digita login y
contrasea Digita el nmero de la factura que se deba
eliminar.
Comprobante cuadre
caja por cajero
definitivo y/o
comprobante de
informe diario de
ventas
Supervisor de Caja
4. Entrega soporte de pago
al cliente
4. Entrega el recibo de pago al cliente como soporte del pago
en efectivo del producto solicitado.
Cajero
6. Imprime comprobante
cuadre de caja por cajero y
consulta el comprobante
de informe diario de ventas
6. Imprime el comprobante cuadre de caja por cajero
definitivo y compara con el comprobante de informe diario de
ventas. En caso de que los valores no coincidan, el arqueo se
realizar teniendo en cuenta el comprobante de informe
diario de ventas.
Comprobante cuadre caja
por cajero definitivo
Supervisor de Caja
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7. Realiza arqueo de caja en presencia del cajero,
diligenciando el formato FBE.106 Arqueo de efectivo cafetera.
Inicia con el conteo fsico de los valores recibidos en efectivo
y verifica que correspondan con los reportados en el
comprobante de arqueo (Comprobante Cuadre caja por
cajero definitivo y/o Comprobante de Informe Diario de
Ventas).
Nota: Al momento de verificar que los valores fsicos
correspondan con los reportados en el comprobante de
arqueo (Comprobante Cuadre caja por cajero definitivo y/o
Comprobante de Informe Diario de Ventas) emitido por el
X-POS, pueden ocurrir los siguientes casos:
a. Faltantes de efectivo. El cajero repone inmediatamente el
dinero faltante.
b. Sobrantes de efectivo. El Supervisor de Caja realiza el
registro respectivo en el formato FBE.106 Arqueo de efectivo
cafetera y custodia el dinero sobrante. Al final del mes o a
principios del mes inmediatamente siguiente se consigna todo
el dinero sobrante en el fondo 7072.
Supervisor de Caja y
Cajero
7. Realiza conteo fsico y
verifica que corresponda
con el valor reportado
en arqueo
Supervisor de Caja
FBE.106 Arqueo de
efectivo cafetera
8. Firman el comprobante cuadre de caja por cajero
definitivo, el cual es archivado en cafetera por el cajero; al
tiempo se diligencia el formato FBE.106 Arqueo de efectivo
cafetera, que es archivado por el Supervisor de caja.
8. Firman comprobante
de arqueo y diligencia
formato Arqueo de
efectivo cafetera
FBE.106 Arqueo de
efectivo cafetera
Arqueo de efectivo
cafetera
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9. Deposita el efectivo recibido en la caja de seguridad. Supervisor de Caja y
Jefe SCC
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10. Al siguiente da hbil, consulta en el X-POS el Reporte
Jerrquico de ventas y el Informe Diario por Medios de Pago
con el fin de obtener los valores a consignar en los diferentes
fondos.
Rutas: X-POS Mdulo de Gestin Reportes Ventas
Jerrquico de Ventas Selecciona fecha Imprimir.
X-POS Mdulo de Gestin Reportes DIAN Informe
Diario por Medios de pago por Cajero Imprimir.
El jerrquico de ventas muestra los valores registrados en
Servicio Mdico Comn (fondo 3131), Comedores Comn
(fondo 3132), Servicio Mdico Especial (fondo 7173) y los
ingresos por venta de productos de Cafetera (fondo 7072).
Para obtener la informacin del valor a consignar en el fondo
especial 7072, se toma el valor del comprobante cuadre caja
por cajero definitivo y/o comprobante informe diario de
ventas y se resta el valor de los dems fondos.
Cajero
9. Deposita el efectivo
recibido en la caja de
seguridad
10. Consulta en el X-
POS los valores a
consignar en cada fondo
11. Registra en el Formato de Recaudo General del SIF los
valores recaudados para cada fondo en la fecha
correspondiente, ordena su impresin y reclama dichos
formatos en la Seccin de Tesorera.
Ruta: Sistemas de Informacin login y password Sistema
de Informacin Financiero Secretaria unidad o proyecto
Manejo de ingresos Recaudo General UIS.
Cajero
Formatos de Recaudo
General
11. Registra valores a
consignar en cada fondo
en el Formato de
Recaudo General
Formatos de Recaudo
General
DESCRIPCIN
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14. Entrega al profesional de la DBU encargado de cafetera
los recibos de consignacin correspondientes.
Cajero
15. Verifica que las consignaciones se hayan efectuado en el
fondo, en la fecha y por el valor correspondiente. sta
verificacin se realiza con el Jerrquico de ventas, el
comprobante cuadre de caja por cajero definitivo y el
comprobante informe diario de ventas.
12. Retira el efectivo de la caja de seguridad y se lo entrega al
cajero encargado de consignar.
Jefe SCC 12. Retira efectivo de
caja de seguridad,
entrega a cajero
encargado de consignar
14. Entrega recibos de
consignacin.
15. Verifica
consignaciones con los
reportes del X-POS
FIN
Supervisor de Caja
13. Consigna el dinero
en entidad bancaria
13. Consigna en la entidad bancaria correspondiente el dinero
de cada fondo, con los formatos de Recaudo General.
Cajero
Nota: El efectivo recaudado diariamente se consigna en los
fondos 3131 (Servicio Mdico Comn), 3132 (Comedores
Comn), 7073 (Servicio Mdico Especial) y 7072 (Venta
Productos Cafetera).


CONTROL DE CAMBIOS
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Creacin del documento.
VERSIN
FECHA DE
APROBACIN
DESCRIPCIN DE CAMBIOS REALIZADOS
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