MDN

Grupo Archivo General

Repblica de Colombia
Ministerio de Defensa Nacional
MDN

Grupo Archivo General
Repblica de Colombia
Ministerio de Defensa Nacional
APLICACIN DE TABLAS
DE RETENCIN DOCUMENTAL
MDN
A G E N D A
Generalidades del Plan de Capacitacin
Marco Legal aplicable a las Tablas de
Retencin Documental
Programa de Gestin Documental
Aplicacin de las T. R. D.
Conclusiones
MDN
V I S I N
Racionalizar y normalizar la
produccin documental
centralizando la informacin en
un sistema integral que
salvaguarde la memoria
institucional del Ministerio de
Defensa Nacional.
MDN
M I S I N
Promover la cultura archivstica y
asesorar a las dependencias en el
desarrollo integral de sus archivos
garantizando as la conservacin
del patrimonio documental del
Ministerio de Defensa Nacional.
MDN

Ley 594 de 2000, Art. 24 Obligatoriedad TRD
Decreto 1382 de 1995 Obligatoriedad presentacin TRD.
Acuerdo 009/2002 del AGN TRD Mindefensa
Acuerdo 047/2002 del AGN TRD Comando Fuerza Area
Acuerdo 006/2003 del AGN TRD Comando General
Acuerdo 007/2003 del AGN TRD Comando Ejrcito
Acuerdo 011/2003 del AGN TRD Fondelibertad
Acuerdo 013/2004 del AGN TRD Comando Armada
Acuerdo 016/2005 del AGN TRD Polica Nacional
Acuerdo 038/2002 del AGN Elaboracin y Aplicacin TRD
Resolucin 0437/2004 MDN Por la cual se adoptan las Tablas de
Retencin Documental para el MDN, como parte del PGD.

MARCO LEGAL
MDN
PROGRAMA DE GESTIN
DOCUMENTAL
Para efectos de la conceptualizacin de PGD, se determinan
los siguientes procesos que estarn interrelacionados entre
s y se desarrollarn en las unidades de correspondencia y
durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de
Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico):

1. Produccin de documentos
2. Recepcin de documentos
3. Distribucin de documentos
4. Trmite de documentos
5. Organizacin de documentos
6. Consulta de documentos
7. Conservacin de documentos
8. Disposicin final de documentos.

MDN

Objetivos de un PGD

Contar con archivos organizados tcnicamente.
Racionalizar y normalizar el recibo, radicacin y
distribucin de la correspondencia.
Ser base confiable en la toma de decisiones y
para quienes deseen acudir a fuentes primarias
a fin de verificar, comprobar o adelantar
estudios e investigaciones.

PROGRAMA DE GESTIN
DOCUMENTAL
MDN
Clips plsticos
Mobiliario y Elementos
PROGRAMA DE GESTIN
DOCUMENTAL
MDN
Ganchos legajadores plsticos
Mobiliario y Elementos
PROGRAMA DE GESTIN
DOCUMENTAL
MDN
Carpetas desacidificadas (material estable con ph neutro).
Mobiliario y Elementos
Carpeta de aletas Carpeta colgante Carpeta celuguia
PROGRAMA DE GESTIN
DOCUMENTAL
MDN
Unidades de conservacin
Cajas de archivo

Elaboradas en cartn
corrugado, recubierto en su
cara interna por una pelcula
a base de parafina y ceras
vegetales. Adicionalmente,
cada caja tendr en su
interior dos fuelles
elaborados en el mismo
cartn.
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTRICO
Mobiliario y Elementos
PROGRAMA DE GESTIN
DOCUMENTAL
MDN
Mobiliario y Elementos
PROGRAMA DE GESTIN
DOCUMENTAL
MDN
Recomendaciones Generales

Registre nombre, fecha y hora de quien recibe,
en el vrtice superior derecho del documento,
utilizando tinta negra, esto solo para documentos
internos.

Los documentos externos ya tienen impreso
el registro de recibido, cuya radicacin se efecta
en la Oficina de Correspondencia.


PROGRAMA DE GESTIN
DOCUMENTAL
MDN
Recomendaciones Generales

Verifique que el documento llegado a su oficina o
dependencia, corresponda a las funciones que all
se desarrollan, o si se trata de un asunto que
requiera tramitarse a travs de ella.

Si el documento no tiene relacin directa con
su dependencia, remtalo de inmediato a la
oficina competente, segn sea el caso.
PROGRAMA DE GESTIN
DOCUMENTAL
MDN

Adopcin y aplicacin de TRD

Apoya la autorregulacin y racionalizacin de
los recursos de informacin de las entidades.

Impulsa la creacin de adecuados mecanismos
de recuperacin y consulta de los documentos.

APLICACIN DE T. R. D.
MDN

Qu son las Tablas de Retencin
Documental?

Son un listado de Series y/o subseries con sus
correspondientes tipos documentales a los cuales
se les asigna un tiempo de retencin (permanencia)
en cada etapa del ciclo vital de los documentos.


APLICACIN DE T. R. D.
MDN







R E P B L I C A D E C O L O M B I A
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL GESTIN GENERAL MINDEFENSA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL HOJA 1 DE XX .
OFICINA PRODUCTORA : GRUPO ATENCIN Y ORIENTACIN CIUDADANA.
SIGLA : MDSGAOC.
CDIGO
SERIES, SUBSERIES Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIN
(EN AOS)
DISPOSICIN
FINAL
P R O C E D I M I E N T O
A / G A / C
CT M S E
2 ACTAS
1 5 X
Actas de entrega de dependencias
Actas subcomit local de Coord. Contr. Interno
QUEJAS Y RECLAMOS
* Queja y/o reclamo
* Respuesta
CIRCULARES
CONVENCIONES : * =Tipo Documental
A/G =Archivo de Gestin
A/C =Archivo Central
CT =Conservacin Total
E =Eliminar
M =Microfilmar
S =Seleccionar
FIRMA RESPONSABLE : __________________________
2.21
5 0
X
APLICACIN DE T. R. D.
44
13 Se deja una muestra representativa de un 2%, de acuerdo a la importancia.
2.26
* Concepto
2 10 X X
Actas de reuniones de trabajo 2.25
MDN
APLICACIN DE T. R. D.








R E P B L I C A D E C O L O M B I A
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL FONDO NACIONAL PARA LA DEFENSA DE LA LIBERTAD PERSONAL FONDELIBERTAD
TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
HOJA 1 DE XX .
OFICINA PRODUCTORA : DIRECCIN - 1.
CDIGO
SERIES, SUBSERIES Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIN
(EN AOS)
DISPOSICIN
FINAL
P R O C E D I M I E N T O
A / G A / C
CT M S E
1 - 1 Circulares
1 1 Circular
CONVENCIONES : * =Tipo Documental
A/G =Archivo de Gestin
A/C =Archivo Central
CT =Conservacin Total
E =Eliminar
M =Microfilmar
S =Seleccionar
FIRMA RESPONSABLE : __________________________
X
Se selecciona un 60% anual, brindan informacin especfica de acuerdo
al tema
1 - 4 Informes
1 1
Informes de Avance del Plan de Accin X
Informes, Solicitudes, Carta de envo y
1 - 5 Actas Consejo Asesor de Gobierno 1 4
Acta, Propuestas, Cuadros Estadsticos
X
Informes
1 4.1
Respuestas
En un 40% anual se selecciona como soporte y procedimientos
MDN


DESCRIPCIN DE CAMPOS
Sigla
Serie
Documental
Subserie
Documental
Orden
Jerrquico
dentro de la
Estructura
Orgnica
1
er
Nivel: Serie
2
do
Nivel: Subserie
3
er
Nivel: * Tipo
Conjunto de
unidades
documentales
de estructura
y contenido
homogneos
Documentos
de contenido
temtico de
un asunto
especfico
Retencin
(en aos)
Tiempo de
conservacin en
cada etapa del
ciclo vital del
documento
ARCHIVO
DE
GESTIN
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTRICO
Tipo
Documental

Unidad mnima que rene todas las
caractersticas necesarias para ser
considerada documento
Cdigo D
i
s
p
o
s
i
c
i

n

Final
P
r
o
c
e
d
i
m
i
e
n
t
o
APLICACIN DE T. R. D.
MDN

Apertura de Series y Subseries

La documentacin producida y recibida por las
oficinas se clasifica y ordena, identificando la
Serie y/o Subserie que le corresponda en las
TRD; se ubica de izquierda a derecha en la
carpeta respectiva en forma ascendente
atendiendo al orden natural en que fueron
elaborados o recibidos los documentos.

APLICACIN DE T. R. D.
MDN
Separadores o guas

SERIE :
Escribir en letra imprenta utilizando maysculas
fijas el cdigo y el nombre de la respectiva serie
(centrado en el borde superior).

Subserie :
Utilizar nicamente mayscula inicial escribiendo
en el ngulo superior derecho, el cdigo y nombre
de la respectiva Subserie.
APLICACIN DE T. R. D.
MDN
Colocar lminas (separadores o guas de 34 X 27
cm.), que identifiquen tanto las Series como
las Subseries, al inicio de los Expedientes
MDSGAOC - 2 ACTAS MDSGAOC - 2.21
Actas de entrega de dependencias

APLICACIN DE T. R. D.
MDN
A continuacin de la gua de Serie o Subserie, colocar
tantas carpetas colgantes, como expedientes sea
necesario abrir y dentro de cada una de estas, ir la
carpeta celugua que contendr los tipos
documentales que conformarn el expediente.
APLICACIN DE T. R. D.
MDSGAOC - 2 ACTAS
MDGAOC - 2.21
Actas de entrega de dependencias

MDN
Marcar las carpetas celuguia con todos los datos:
Carpeta N ___ de ___ Caja N _____
GRUPO DE ATENCIN Y ORIENTACIN CIUDADANA
MDSGAOC 2 ACTAS
2.21 Actas de entrega de dependencias
Fechas Extremas 2000-01-03 a 2002-12-30
Cantidad de Folios : 164

APLICACIN DE T. R. D.
MDN


MDSGAOC - 2 ACTAS


Gua de Serie o Subserie
Carpeta colgante
Carpeta Celugua
Tipos Documentales
APLICACIN DE T. R. D.
MDSGAOC - 2.21
Actas de entrega de dependencias
MDSGAOC - 2.25
Actas de reuniones de trabajo

MDN
Ubique en el interior de cada carpeta, solo los documentos cuyo
asunto atae exclusivamente al respectivo expediente (copia
de los enviados u original de los recibidos) y ordnelos en forma
ascendente atendiendo al orden natural en que fueron elaborados.
El de fecha reciente a continuacin del anterior (de izquierda a
derecha).
Enero 3 de 1997
Marzo 17 de 1997
Junio 24 de 1997
Octubre 24 de 1997
1
2
3
4
APLICACIN DE T. R. D.
MDSGAOC - 2 ACTAS

MDSGAOC - 2.21
Actas de entrega de dependencias
MDN
Organizacin interna de gavetas
MDSGAOC 2 ACTAS
MDSGAOC - 2 ACTAS
MDSGAOC - 2.21 Actas de entrega de
dependencias
MDSGAOC - 2.25 Actas de reuniones de
trabajo
MDSGAOC 13 CIRCULARES
MDSGAOC - 44 QUEJAS Y RECLAMOS

MDSGAOC - 2.21
Actas de entrega de dependencias
MDSGAOC - 13 CIRCULARES
APLICACIN DE T. R. D.
MDSGAOC - 2 ACTAS
MDSGAOC - 2.21 Actas de entrega de dependencias
MDSGAOC - 2.25 Actas de reuniones de trabajo
MDSGAOC 13 CIRCULARES
MDSGAOC 44 QUEJAS Y RECLAMOS

MDSGAOC - 2.25
Actas de Reuniones de Trabajo
MDN
Distribucin secuencial de las
gavetas del archivador (o bandeja
de estantera), numerando desde
1 hasta ....n.



Identificacin de la gaveta, en el
ngulo superior derecho
describiendo las Series y
Subseries que all se encuentran.
1
2
3
4




APLICACIN DE T. R. D.
MDSGAOC - 2 ACTAS
MDSGAOC - 2.21 Actas de entrega de dependencias
MDSGAOC - 2.25 Actas de reuniones de trabajo
MDSGAOC 13 CIRCULARES
MDSGAOC 44 QUEJAS Y RECLAMOS

MDN
Este criterio rompe la unidad de los escritos e
impide saber lo que se contest en cada caso. Por
el contrario, cada respuesta debe ir unida al
documento que la origin, y sucesivamente se
deben ir agregando todos en una sola carpeta.
Es necesario distinguir claramente los distintos
grupos de documentos que nada tienen que ver
entre s, pero que, a veces, se confunden por
error.
No es correcto organizar la correspondencia
por Entrada o Salida
APLICACIN DE T. R. D.
MDN
No toda la documentacin que llega a una
oficina, forma parte de su archivo

Suele encontrarse en las oficinas toda aquella
documentacin necesaria para el correcto
desarrollo de su gestin administrativa (textos
legales, publicaciones, informes, circulares, etc.),
que tiene una funcin de apoyo informativo, pero
no se debe considerar como parte de un
expediente.

APLICACIN DE T. R. D.
MDN
Para evitar labores adicionales al momento de
efectuar las transferencias, se requiere numerar
cada folio en el momento que se genere; para
los fines pertinentes se debe utilizar lpiz de
mina negra y escribir el nmero de cada folio
en el vrtice superior derecho.
Solamente se debe anotar un nmero por folio.

El foliar los documentos diariamente evitar que
existan faltantes inexplicables en la numeracin
como sucede cuando se efecta la foliacin al
momento de la transferencia.
APLICACIN DE T. R. D.
MDN
Foliacin en el ngulo superior derecho,
APLICACIN DE T. R. D.
MDN
Foliar de manera legible y sin
enmendaduras, todos los
documentos con lpiz blando
de grafito y fuera del texto. Se
debe foliar as:

57 El documento nicamente
R contiene informacin por una cara

58 El documento contiene
R/V informacin por ambas caras

Archivsticamente: R = Recto
V = Vuelto
APLICACIN DE T. R. D.
MDN
Las nminas de pago, debern estar debidamente
firmadas tanto por el ordenador del gasto como por el
personal que en ellas figure o en su defecto el sello de
consignado.
APLICACIN DE T. R. D.
MDN
La foliacin debe
hacerse mes a mes:
Enero a Junio, Prima
Semestral, Julio a
Diciembre y Prima de
Navidad.
En caso de existir
adicionales, stos
irn luego del mes
respectivo y foliados
por aparte.
La Paginacin no
siempre es confiable
Foliacin
APLICACIN DE T. R. D.
MDN
Este procedimiento
se realiza mediante
el empleo de una
cinta de faya de 2,5
cm. de ancho que
abrace la unidad en
sentido vertical y
horizontal, a modo
de paquete anudado
en la cara superior
central.
Amarre
APLICACIN DE T. R. D.
MDN
Transferencias Documentales
Remisin de documentos de los Archivos de
Gestin al Archivo Central y de ste al Histrico.
Teniendo en cuenta el Ciclo Vital del documento
el Archivo General del Ministerio de Defensa
establece el Programa de Transferencias.
Toda transferencia debe ir acompaada de un
inventario, en el que se relacionan datos de
importancia para la Gestin Documental.
APLICACIN DE T. R. D.
MDN
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
N de
Orden
Cdigo Nombre de Serie o Subserie
Fechas
Extremas
Unidad de
Conservacin
N de
Folios
Signatura
AGMDN
Observaciones
REPBLICA DE COLOMBIA
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
GRUPO ARCHIVO GENERAL

FORMATO DE INVENTARIO
UNIDAD ADMINISTRATIVA ______________________________ HOJA ____ DE____

OFICINA PRODUCTORA ________________________________ REGISTRO DE ENTRADA
ENTREGADO POR : ___________________________ RECIBIDO POR : ____________________________
FIRMA : ______________________________________ FIRMA : ___________________________________
FECHA DE RECIBO : ________________________
TOTAL
Informacin de uso exclusivo del Archivo General Mindefensa
MDN
Reparaciones Menores
(Primeros Auxilios)

Eliminacin de material metlico
Eliminacin de cintas adhesivas
Unin de rasgaduras
Eliminacin de dobleces
APLICACIN DE T. R. D.
MDN
No empastar ninguna clase de documentos.

Realizar depuracin primaria (eliminacin de
documentos repetidos como copias, fotocopias,
facsmile, etc., dejando nicamente el original o
en su defecto, el duplicado ms legible.

Revisar que toda la documentacin cumpla con el
Tiempo de Retencin establecido para cada serie.

Retirar grapas, clips, ganchos legajadores, gomas,
tornillos, y cualquier otro cuerpo extrao que
pueda degradar el papel.

Normas generales
APLICACIN DE T. R. D.
MDN
Normas Especiales

NO DOBLAR
NO USAR MATERIAL METALICO
NO USAR CINTA PEGANTE COMERCIAL
NO AMARRAR CON PITA, CABUYA, ETC.
NO PERFORAR NI RESALTAR SOBRE EL
DOCUMENTO
APLICACIN DE T. R. D.
MDN
Conclusiones

Dar aplicacin a las T. R. D. en el Ministerio de
Defensa Nacional, a toda la documentacin
generada y recibida desde el 1 de enero de
2005.
El seguimiento y evaluacin a la aplicacin de las
T. R. D. es responsabilidad del Archivo General
Mindefensa y se iniciar a partir de la segunda
quincena del mes de agosto de 2006.
APLICACIN DE T. R. D.
MDN
Muchas Gracias por su
atencin y asistencia.