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CUARTO LINEAMIENTO
CUADRO DE CARACTERIZACIN DOCUMENTAL
COMO LISTADO MAESTRO DE REGISTROS
Febrero de 2014
SECRETARA GENERAL DE LA ALCALDA MAYOR DE BOGOT
GUSTAVO PETRO URREGO
Alcalde Mayor de Bogot D. C.
MARA SUSANA MUHAMAD G.
Secretaria General
RAMN EDUARDO VILLAMIZAR MALDONADO
Director Distrital de Desarrollo Institucional
GUSTAVO ADOLFO RAMREZ ARIZA
Director Archivo de Bogot
MARTHA ELMY NIO VARGAS
Subdirectora Tcnica
JULIO ALBERTO PARRA ACOSTA
Subdirector Sistema Distrital de Archivos
Direccin Distrital de Desarrollo Institucional -Sistema Integrado de Gestin Distrital
Equipo de trabajo
Norha Carrasco Rincn
Marysol Vargas Fernndez
Magda Patricia Gmez Torres
Mara Cristina Quecano Poveda
Andrs Felipe Castro Figueroa
Flix Antonio Castillo Mosquera
Johan Airaldi Emilio Briceo Castro
Jomir Esneider Sotelo Rojas
Subdireccin Sistema Distrital de Archivos - Archivo de Bogot-
Equipo de trabajo
Rosa Margarita Cala Rueda
ngela Ovalle Bautista
Erika Mercedes Ruge Cuellar
Nohora Yemid Quitian Villarreal
William Javier Patarroyo Baquero
Agradecimientos
Carlos Alberto Minotta Moncada
Subdireccin de Gestin Documental
Diseo y diagramacin.
Diego Andrs Forero Hernndez - Direccin Distrital de Desarrollo Institucional
Estefana Ballesteros Mesa - Direccin Distrital de Desarrollo Institucional
Bogot D. C.
Febrero de 2014
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Contenido
1. CONTROL DE REGISTROS (CUADRO DE CARACTERIZACIN DOCUMENTAL COMO LISTADO MAESTRO DE REGISTROS) . 4
1.1. Enfoque .................................................................................................................................................................................................................... 4
1.2. Implementacin .................................................................................................................................................................................................. 4
1.3. Resultado ................................................................................................................................................................................................................ 5
1.4. Requisitos asociados .......................................................................................................................................................................................... 5
2. TRMINOS Y DEFINICIONES .............................................................................................................................................................. 6
3. GENERALIDADES ................................................................................................................................................................................... 8
4. EL CUADRO DE CARACTERIZACIN DOCUMENTAL Y EL LISTADO MAESTRO DE REGISTROS ............................10
5. CONSTRUCCIN DEL CUADRO DE CARACTERIZACIN DOCUMENTAL ....................................................................... 11
5.1 Conformacin del equipo de trabajo ........................................................................................................................................................ 11
5.2. Fases para la construccin del cuadro de caracterizacin documental .................................................................................... 12
5.2.1. Primera fase: Recopilacin de la informacin institucional ................................................................................................. 12
5.2.2. Segunda fase: Anlisis de informacin ........................................................................................................................................ 12
5.2.3. Tercera fase: Caracterizacin de la documentacin ............................................................................................................... 13
5.2.4. Cuarta fase: Revisin y aprobacin del cuadro de caracterizacin documental .......................................................22
6. MODELO DE CUADRO DE CARACTERIZACIN DOCUMENTAL (LISTADO MAESTRO DE REGISTROS) ............. 22
7. REFERENCIAS METODOLGICAS ................................................................................................................................................. 22
8. REFERENCIAS NORMATIVAS .......................................................................................................................................................... 23
9. ANEXOS ...................................................................................................................................................................................................24
Anexo 1. Cuadro de Caracterizacin Documental ...............................................................................................................................24
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1. CONTROL DE REGISTROS (CUADRO DE CARACTERIZACIN DOCUMENTAL
COMO LISTADO MAESTRO DE REGISTROS)
El propsito de este lineamiento es establecer una metodologa para la construccin del cuadro de
caracterizacin documental (listado maestro de registros) como insumo fundamental para la elaboracin y/o
actualizacin de la tabla de retencin documental (TRD). Dicho lineamiento aporta de manera signifcativa
al cumplimiento de la directriz del Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivos (SIGA) enfocada a
administrar y conservar los documentos de archivo producidos en el ejercicio de su gestin y preservar la
memoria institucional propuesta en el segundo lineamiento, Poltica y Objetivos del Sistema Integrado de
Gestin.
Es importante mencionar que este documento fue construido por la mesa tcnica del SIGA conformada por el
equipo Sistema Integrado de Gestin (SIG) de la Direccin Distrital de Desarrollo Institucional y la Subdireccin
del Sistema Distrital de Archivos, con el fn de dar cumplimiento de manera articulada a los requerimientos de
la Norma Tcnica NTD-SIG 001:2011 y a los fundamentos normativos archivsticos.
El SIG incluye, como requisito para la defnicin de los procedimientos, la incorporacin de los documentos y
registros asociados con las actividades requeridas para su desarrollo (numeral 5.1 literal d) que evidencien la
ejecucin de las acciones propias de la entidad u organismo distrital, los cuales deben ser consolidados en un
listado maestro de registros.
A continuacin, se relacionan los requisitos establecidos en la Matriz de anlisis de los productos del Sistema
Integrado de Gestin (enfoque, implementacin, resultado), para el control de registros.
1.1. Enfoque
Asegurar la identifcacin, almacenamiento, conservacin y disposicin de todos los documentos de archivo
(registros) que evidencien la gestin desarrollada.
1.2. Implementacin
Para el control de los registros, la entidad u organismo distrital debe:
Elaborar y mantener actualizado el listado maestro de los registros del SIG.
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Documentar un procedimiento que defna los controles necesarios para:
a) Identifcar los documentos de archivo (registros)
b) Almacenar los documentos de archivo (registros)
c) Proteger los documentos de archivo (registros)
d) Recuperar los documentos de archivo (registros)
e) Establecer y cumplir con el tiempo de retencin de los documentos de archivo (registros)
f) Disponer de los documentos de archivo (registros).
Adoptar ofcialmente el procedimiento control de registros.
Observar que los documentos de archivo (registros) deben proporcionar evidencia de la conformidad de la
operacin de la entidad con los diferentes requisitos, as como de la efcacia, efciencia y efectividad del SIG y
estos deben ser controlados, almacenados y protegidos de manera adecuada de acuerdo a la normatividad
vigente.
Garantizar que los documentos de archivo (registros) permanezcan legibles, fcilmente identifcables y
recuperables.
Socializar el procedimiento control de registros para su entendimiento por todos los niveles de la
organizacin.
Aplicar el procedimiento control de registros en la organizacin.
1.3. Resultado
Frente a los resultados esperados del procedimiento control de registros en las entidades y organismos
distritales se debe verifcar:
El nivel de cobertura para la socializacin.
El nivel de entendimiento y aplicacin.
1.4. Requisitos asociados
Con la implementacin de este lineamiento, la entidad u organismo distrital aporta al cumplimiento de los
siguientes requisitos relacionados en la Norma Tcnica Distrital NTD-SIG 001:2011:
Requisito 4.1 Planeacin institucional, literal q.
Requisito 4.2.4 Planifcacin documental del Sistema Integrado de Gestin, literal e.
Requisito 5.1 Procedimientos documentados y registros en el Sistema Integrado de Gestin, literales a, b,
c, d (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10), e, f, g, h, i, j, k (2), l.
Asimismo, la aplicacin de este lineamiento aporta al cumplimiento de requerimientos normativos en materia
archivstica, consignados en la legislacin nacional y distrital, as como en las normas de referencia y guas
tcnicas sobre la gestin de los documentos.
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2. TRMINOS Y DEFINICIONES
Almacenamiento de documentos: Accin de guardar sistemticamente documentos de archivo en espacios,
mobiliarios y unidades de conservacin apropiadas.
Cuadro de caracterizacin documental: Instrumento que identifca las caractersticas de la totalidad de la
produccin documental (registros) de una entidad en virtud del cumplimiento de las funciones, procesos,
procedimientos y normativa aplicables.
Cuadro de clasificacin documental (CCD): Esquema que refeja la jerarquizacin dada a la documentacin
producida por una institucin y en el que se registran las secciones, subsecciones, series y subseries
documentales
1
.
Documento de archivo (records): Registro de informacin producida o recibida por una entidad pblica o
privada en razn de sus actividades o funciones
2
.
Documento electrnico de archivo: Registro de informacin generada, recibida, almacenada y comunicada
por medios electrnicos, que permanecen en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una
persona o entidad en razn de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos
archivsticos
3
.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
ejecutadas
4
.
Listado maestro de documentos (LMD): Es el inventario de los documentos asociados al proceso, de acuerdo
con la estructura documental establecida en el SIG de la entidad u organismo distrital, cuyo propsito es
controlar los cambios que se realicen a los mismos para garantizar el uso de las versiones vigentes.
Listado maestro de registros (LMR): Es el inventario de los documentos que proporcionan evidencia del
desarrollo de las actividades y/o funciones propias de la entidad.
Sistema Integrado de Gestin (SIG): Es el conjunto de orientaciones, procesos, polticas, metodologas,
instancias e instrumentos enfocados a garantizar un desempeo institucional articulado y armnico que
busque de manera constatable la satisfaccin de los grupos de inters. Tal sistema se encuentra conformado
1. COLOMBIA. CONSEJO DIRECTIVO ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifca
el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994. p. 4.
2. COLOMBIA. CONGRESO DE COLOMBIA. Ley 594 del 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se
dictan otras disposiciones. Artculo 3 defniciones. En: Diario Ofcial 44084.
3. COLOMBIA. CONSEJO DIRECTIVO ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Acuerdo 027 de 2006, Op. cit., p. 5.
4. COLOMBIA. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA. Norma Tcnica de Calidad en la Gestin
Pblica. Bogot: ICONTEC, 2009. p. 14. (NTCGP 1000:2009)
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por los siguientes subsistemas: Subsistema de Gestin de la Calidad (SGC), Subsistema Interno de Gestin
Documental y Archivos (SIGA), Subsistema de Gestin de Seguridad de la Informacin (SGSI), Subsistema de
Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO), Subsistema de Responsabilidad Social (SRS), Subsistema de Gestin
Ambiental (SGA) y Subsistema de Control Interno (SCI).
Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivos (SIGA): Constituye un conjunto de elementos
interrelacionados tales como: polticas, orientaciones, recursos, procesos, metodologas, instancias e
instrumentos orientados a garantizar la confabilidad, autenticidad, integridad, organizacin, disponibilidad
y acceso a la informacin independientemente del soporte y medio de registro (anlogo o digital). Este
conjunto permite evidenciar la ejecucin de las actividades y operaciones de la entidad, la rendicin de
cuentas, la gestin de los riesgos, la continuidad de las operaciones en la entidad y la trazabilidad de la toma de
decisiones, con el fn de promover una gestin integral, efectiva y transparente en la administracin distrital.
As mismo, le garantiza a las entidades capitalizar el valor de sus recursos de informacin, convirtindolos en
activos de conocimiento que contribuyan a la conformacin de la memoria institucional y colectiva (Circular
003 de 2013 de la Direccin Archivo de Bogot)
5
.
Tabla de retencin documental (TRD): Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a
las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

5. SECRETARA GENERAL DE LA ALCALDA MAYOR DE BOGOT D. C. DIRECCIN ARCHIVO DE BOGOT. CIRCULAR
003 DE 2013 Aspectos generales sobre la formulacin e implementacin del Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivos
SIGA.
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3. GENERALIDADES
Uno de los aspectos importantes en un sistema de gestin es la racionalizacin de procesos, procedimientos
e instrumentos que coadyuven a normalizar y mejorar no solo las actividades que realiza la entidad, sino la
gestin documental, lo que signifca una economa de esfuerzos para lograr una administracin pblica efcaz,
efectiva y efciente. Bajo esta premisa, se crea el Sistema Integrado de Gestin (SIG), el cual tiene como objetivo
satisfacer la necesidad de integrar elementos comunes de los diferentes subsistemas a travs de la Norma
Tcnica Distrital del Sistema Integrado de Gestin NTD-SIG 001:2011, en la que, para su implementacin, se
establece que los registros o documentos de archivo son de gran importancia ya que permiten evidenciar la
planeacin, operacin y control efcaz de los procesos, as como de los resultados previstos por la entidad.
Desde el punto de vista del Subsistema de Gestin de Calidad el numeral 4.2.4 de la Norma Tcnica de Calidad
para la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009 refere que: Los registros son un tipo especial de documento y se
establecen para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos, as como, de la operacin efcaz,
efciente y efectiva del sistema de gestin de la calidad deben controlarse. La entidad debe establecer un
procedimiento documentado para defnir los controles necesarios para la identifcacin, el almacenamiento, la
proteccin, la recuperacin, el tiempo de retencin y la disposicin de los registros
6
.
Por su parte, a nivel de gestin documental, el artculo 11 de la ley 594 de 2000 establece que El Estado est
obligado a la creacin, organizacin, preservacin y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios
de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivstica y el artculo 5 del
decreto 2609 de 2012, Principios del proceso de gestin documental, literal d. seala: Control y seguimiento.
Las entidades deben asegurar el control y seguimiento de la totalidad de los documentos que produce o
recibe en desarrollo de sus actividades, a lo largo de todo el ciclo de vida.
En este sentido, la administracin de los documentos de archivo, como se denomina en la teora archivstica,
fundamenta su desarrollo entre otros instrumentos, en la aplicacin de la tabla de retencin documental (TRD).
Para su elaboracin, se aborda inicialmente la identifcacin de la produccin documental, tipifcando los
documentos de archivo tanto internos como externos que integran las series y subseries documentales;
este proceso requiere de un anlisis integral de las funciones de la entidad u organismo distrital, la unidad
administrativa o dependencia, as como de los procesos y procedimientos establecidos para el desarrollo de
dichas funciones y la normativa aplicable.
6. Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica (NTCGP 1000:2009. numeral 4.2.4). Control de los Registros. p. 20.
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El desarrollo del anterior ejercicio comienza a materializarse a travs del cuadro de caracterizacin documental,
herramienta que permite identifcar, entre otros aspectos, el origen funcional y procedimental de los
documentos de archivo (registros). Asimismo, la Direccin del Archivo de Bogot mediante sus instrumentos
tcnicos, ha propuesto el uso de dicho cuadro en cumplimiento de lo estipulado por la norma tcnica NTC-ISO
15489-1 y su correspondiente Gua Tcnica GTC-ISO 15489-2. De esta forma, el cuadro permite conformar
los primeros metadatos que identifcan los documentos y establecen las relaciones entre el documento, su
productor, contexto de origen y con el SIG.
En este sentido, es claro que desde la normativa es importante la administracin y manejo de aquellos
documentos que evidencian el desarrollo de las funciones, procedimientos y actividades propias de las
entidades y organismos distritales, razn por la cual la administracin documental debe ser coherente y
armnica para evitar duplicidades, ajustndose a lo dispuesto en la NTCGP 1000: 2009, la NTD-SIG 001:2011 y la
Ley General de Archivos (ley 594 de 2000) y sus decretos reglamentarios.
Por lo anterior, y luego del anlisis de los requisitos de las diferentes normas, se infere que las actividades para
el control de los registros y documentos de archivo deben ser iguales.
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10 4. EL CUADRO DE CARACTERIZACIN DOCUMENTAL Y EL LISTADO MAESTRO
DE REGISTROS
la Norma Tcnica Distrital del Sistema Integrado de Gestin NTD-SIG 001:2011, establece el listado maestro de
registros (LMR) como el instrumento que permite controlar la produccin documental en la entidad desde
su origen, tomando como base los procesos y procedimientos defnidos en el SIG, facilitando su posterior
almacenamiento, proteccin, recuperacin y disposicin fnal.
Por otro lado, el cuadro de caracterizacin documental permite identifcar las caractersticas de los diferentes
documentos de archivo como insumo para la elaboracin o actualizacin de la TRD.
Partiendo de que desde el punto de vista del Subsistema de Gestin de Calidad los registros son documentos
que proporcionan evidencia de las actividades realizadas o los resultados obtenidos por una entidad u
organismo distrital y que en el marco del Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivos el documento
de archivo es el registro de la informacin producida o recibida por una entidad u organismo distrital en razn
de sus actividades o funciones, es necesario tener en cuenta que para el manejo de la documentacin del SIG
los registros son documentos de archivo.
Estos instrumentos, listado maestro de registros y cuadro de caracterizacin documental, permiten controlar
la produccin documental en la entidad desde su origen, facilitando la formulacin de agrupaciones
documentales denominadas series y subseries.
Con base en lo anterior, se establece que dichos instrumentos son equivalentes y por consiguiente el cuadro
de caracterizacin documental har las veces de listado maestro de registros.
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5. CONSTRUCCIN DEL CUADRO DE CARACTERIZACIN DOCUMENTAL
5.1 Conformacin del equipo de trabajo
Para la elaboracin del cuadro de caracterizacin documental, se recomienda conformar un equipo de trabajo
interdisciplinario con las siguientes caractersticas de formacin acadmica y competencias:
Lder del Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivos (SIGA) o archivista asignado: profesional
que participa en la metodologa de caracterizacin de principio a fn. Debe establecer la pertinencia en la
denominacin de los tipos documentales e iniciar el proceso de agrupacin de la documentacin con el fn de
formular las series y subseries para clasifcar la documentacin producida por la entidad u organismo distrital.
Profesional designado por la dependencia que lidera la implementacin del Subsistema de Gestin de la
Calidad: tiene una visin integral de la documentacin de los procesos y procedimientos, lo que permite aportar en
la identifcacin y caracterizacin de la documentacin que se recibe o produce como evidencia de cada uno de ellos.
Con base en los lineamientos establecidos por la norma de calidad y los requerimientos del SIG, este profesional
revisa, analiza y propone de ser necesario, mejoras o supresin de procedimientos, as como de documentos de
archivo (registros) con el fn de racionalizar la produccin documental.
Responsable del equipo operativo del proceso: forma parte de la ofcina o dependencia productora de los
documentos y proporciona informacin sobre los documentos de archivo que se producen, incluyendo aquellos
que no se encuentran an registrados en algn documento asociado al proceso.
5.2. Fases para la construccin del cuadro de caracterizacin documental
La construccin del cuadro de caracterizacin documental se aborda a partir del cumplimiento de cuatro fases:
recopilacin de la informacin institucional, anlisis de informacin, caracterizacin de la documentacin y revisin
y aprobacin. Estas fases concuerdan con las primeras etapas previstas para la elaboracin de las tablas de retencin
documental que se describe en los documentos tcnicos para la gestin de documentos
7
.
5.2.1. Primera fase: Recopilacin de la informacin institucional
Por ser un insumo para la elaboracin de la tabla de retencin documental de la entidad, se debe adelantar la
recopilacin de la informacin de la institucin, la cual comprende los siguientes aspectos:
5.2.1.1. Recopilacin y revisin del marco normativo legal
El objetivo de esta actividad es reconocer los aspectos legales bajo los cuales funciona la entidad u organismo
distrital y sus correspondientes unidades administrativas o dependencias, as como tambin reconocer
documentacin adicional que no se encuentra descrita o registrada en los procesos y documentos asociados
del SIG.
7. Tales como: Tablas de Retencin Documental para las entidades distritales: gua para la elaboracin, presentacin, aprobacin
aplicacin y seguimiento (NTC-ISO 15489-1, GTC-ISO/TR 15489-2), el informe UNE-ISO/TR 26122 IN y la Circular No. 004 de 2013
del Archivo General de la Nacin.
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Con base en lo anterior, el equipo de trabajo debe identifcar la estructura orgnico-funcional vigente con sus
correspondientes actos administrativos y los manuales de funciones si existieran.
5.2.1.2. Recopilacin y revisin de la documentacin del Sistema Integrado de Gestin
Para esta actividad, se debe ubicar y revisar el manual del SIG, el mapa de procesos, los procesos mismos y los
documentos asociados a estos, tales como manuales, procedimientos, instructivos, guas, fchas tcnicas, etc.,
incluyendo los procesos transversales que apliquen a la entidad u organismo distrital.
Nota. Esta fase puede efectuarse en dos momentos: uno durante el levantamiento del proceso y del
procedimiento que realiza el productor y el profesional designado de gestin de calidad y otro, en el anlisis
preliminar que se realiza en las mesas del equipo de trabajo interdisciplinario inicialmente defnidas para la
construccin del cuadro de caracterizacin documental.
5.2.2. Segunda fase: Anlisis de informacin
El proceso de anlisis y registro de la produccin documental de la entidad u organismo distrital, se ha de realizar
tomando como base la informacin de sus unidades administrativas o dependencias, que debe ser suministrada por
el integrante del equipo operativo del proceso. De esta forma, el grupo de trabajo podr identifcar los documentos
asociados a las funciones y los procesos con los que la unidad administrativa o dependencia lidera e interviene.
El desarrollo de esta actividad debe contemplar el anlisis de tres aspectos:
Los documentos de archivo o registros debidamente identifcados en los procesos y documentos asociados al
SIG, lo cual implica la verifcacin y anlisis de la coherencia entre lo especifcado en la actividad y el documento
de archivo (registro) asociado. Este ejercicio podra signifcar la identifcacin, modifcacin y/o eliminacin de
documentos de archivo (registros) y, por ende, la posible actualizacin de la documentacin del SIG.
Los documentos que son recibidos por la entidad en cumplimiento de sus funciones que no fguran en el SIG.
Los documentos que se generan en cumplimiento de las funciones asignadas y que el SIG no identifca.
5.2.3. Tercera fase: Caracterizacin de la documentacin
La materializacin del anlisis anterior se refeja en el diligenciamiento del cuadro de caracterizacin documental, el
cual est compuesto por los siguientes campos:
Norma, funcin o proceso: registrar el nombre del proceso defnido en el SIG al cual pertenece el documento de
archivo (registro); en caso de no existir un proceso defnido, relacione la norma y el (los) artculo(s) o funcin que
permite la produccin del documento de archivo (registro).
Cdigo del procedimiento: registrar el cdigo del procedimiento en el que se encuentra referenciado el documento
de archivo o registro y su versin. Si se identifca una norma o funcin, en este campo se incluye No Aplica (N. A.).
Nota. La informacin de estos dos primeros campos es producto del anlisis del marco normativo que debe
cumplir la entidad u organismo distrital y de la identifcacin de la documentacin del SIG.
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13
Cdigo del formato: registrar el cdigo asignado al formato dentro del SIG, del cual se genera el documento de
archivo o registro. En caso de que el formato se encuentre en proceso de adopcin o sea un documento externo,
registrar el nombre de este. S no se cuenta con un formato preestablecido para la generacin del documento de
archivo (registro), en este campo se incluye No Aplica (N. A.).
Tipo documental
8
: identifcar los documentos de archivo (registros) que se generan de la ejecucin de las diferentes
actividades. Para tal fn, revisar el nombre del documento de archivo (registro) teniendo en cuenta la razn de ser del
mismo.
Nombre del registro o documento de archivo: registrar la denominacin asignada al documento de archivo o
registro. Es necesario resaltar que este nombre es diferente al nombre asignado al formato.
Ejemplo:
Nombre del formato: 2211600-FT-008 Acta de reunin
Documento de archivo (registro): Acta de seguimiento con el grupo acadmico
Definicin: realizar la descripcin general del documento, especifcando la informacin que contiene.
Tipo de soporte: medios en los cuales se contiene la informacin, segn los materiales empleados. Adems de los
archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotogrfcos, flmicos, informticos, orales y sonoros (ley 594 de
2000, art. 3).
Anlogo: marcar con una X si el documento se encuentra elaborado en soporte papel y cinta (video, casete,
pelcula, microflm, entre otros).
Digital: marcar con una X en caso de que el documento (registro) haya sido digitalizado
9
o haya sufrido un
proceso de conversin de una seal o soporte analgico a una representacin digital (Archivo General de la
Nacin. Acuerdo 027 de 2006).
Electrnico: marcar con una X si el registro de la informacin generada, recibida, almacenada y comunicada
se encuentra en medios electrnicos, y permanece en estos medios durante su ciclo vital (Archivo General de la
Nacin. Acuerdo 027 de 2006).
Descripcin del soporte: indicar el soporte especfco: papel, cintas, pelculas y casetes (cine, video, audio,
microflm, etc.); discos duros, discos pticos (CD, DVD, Blu Ray, etc.), entre otros.
Tipo de origen: identifcar dnde se genera la informacin contenida en el documento de archivo (registro), con base
en los siguientes criterios:
Interno: cuando la informacin es generada por la entidad u organismo distrital.
Externo: cuando la informacin es generada por una persona natural o jurdica diferente a la entidad u organismo
distrital y hace parte de las actividades de esta.
8. Tipo documental: unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramacin, formato y contenido
distintivos que sirven como elementos para clasifcarla, describirla y asignarle categora diplomtica (Archivo General de la Nacin.
Acuerdo 027 de 2006).
9. Digitalizacin: tcnica que permite la reproduccin de informacin que se encuentra guardada de manera analgica (soportes:
papel, video, casetes, cinta, pelcula, microflm y otros) en una que solo puede leerse o interpretarse por computador. (Archivo General
de la Nacin. Acuerdo 027 de 2006).
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14
Localizacin del documento o registro: indicar el archivo de gestin o el lugar donde reposa el original del
documento. En caso que el documento sea digital o electrnico, indicar la ruta exacta de ubicacin.
Para fnalizar el diligenciamiento del cuadro de caracterizacin documental, se debe tener en cuenta la tabla de
retencin documental de la entidad u organismo distrital, puesto que puede presentarse que el documento de
archivo (registro) sea nuevo y no est incluido en la clasifcacin documental. En ese caso, el equipo de trabajo, y
especialmente el lder del SIGA o archivista asignado, deber defnir posteriormente bajo cul serie y subserie ser
clasifcado el documento de archivo.
Clasificacin documental: en este apartado el lder del SIGA o archivista asignado registrar las agrupaciones
documentales bajo las cuales se har la organizacin de la documentacin producida por la entidad u organismo
distrital.
Cuenta con clasificacin S/NO: diligenciar (S/NO) si el documento de archivo o registro hace parte de una
agrupacin documental. En caso afrmativo, diligenciar los campos serie y subserie.
Serie y subserie: registrar el nombre asignado en la tabla de retencin documental para la serie y subserie. En
caso de no contar con una clasifcacin documental, en este campo se registra la expresin sin establecer y se
procede a revisar el cuadro de clasifcacin documental ya sea para la actualizacin o para la elaboracin de la
TRD, segn corresponda.
Unidad administrativa responsable (Dependencia): Es el nombre de la dependencia responsable de la produccin
del documento de archivo (registro) en virtud del cumplimiento de sus funciones, procesos y procedimientos.
Adems est constituida por los competentes del trmite, administracin, consulta y conservacin durante su etapa
de gestin.
5.2.4. Cuarta fase: Revisin y aprobacin del cuadro de caracterizacin documental
Una vez fnalizada la elaboracin del cuadro de caracterizacin documental, debe ser revisado en primera instancia
por el responsable de la unidad administrativa (dependencia) a la cual pertenecen los documentos de archivo
identifcados.
Cumplida esta etapa, el instrumento con la informacin de toda la entidad u organismo distrital debe ser presentado
al Comit del Sistema Integrado de Gestin para su respectiva aprobacin, por el lder del SIGA (o quienes hagan sus
veces).
Cada vez que haya necesidad de realizar una actualizacin del cuadro se debe cumplir con los pasos anteriormente
mencionados. No obstante, la revisin y actualizacin del mismo deber realizarse como mnimo una vez al ao,
teniendo en cuenta las modifcaciones o cambios de los procesos en el marco del SIG, en razn de la dinmica de la
entidad u organismo distrital.
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CUADRO DE CARACTERIZACIN DOCUMENTAL Fechadeaprobacin: dd/ mm/ aaaa
Norma, funcin
o proceso
Nombredel registro
odocumentode
archivo
Localizacin del
documento o registro
Unidad
Administrativa
Responsable -
Dependencia
Descripcin
del soporte
Cuenta con
clasifcacin
S / NO
Serie Subserie
Tipo documental
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Clasifcacin documental Tipo de Soporte
Pgina 1 de 7
Tipo de
Origen
Cdigo del
procedimiento
Cdigo del
Formato
Defnicin
6. MODELO DE CUADRO DE CARACTERIZACIN DOCUMENTAL (LISTADO MAESTRO DE REGISTROS)
Fortalecimiento de la
administracin y la
gestin pblica
distrital
Diagnstico de
necesidades de
formacin
Subdireccin Tcnica
DDDI
SIN ESTABLECER SIN ESTABLECER
Presenta la
consolidaciny anlisis
de las necesidades de
formacinde las
Entidades Distritales
Ubicado en el Archivo de Gestin de la
Subdireccin Tcnica de la Direccin Distrital
de Desarrollo Institucional
Ubicado en el Archivo de Gestin de la
Subdireccin Tcnica de la Direccin Distrital
de Desarrollo Institucional
2213100-PR-209
(Versin 5)
N. A. NO Papel
Papel
X X
Fortalecimiento de la
administracin y la
gestin pblica
distrital
Encuestas
diligenciadas de las
necesidades de
formacin de las
entidades
Subdireccin Tcnica
DDDI
Implementacin de
estrategias de
mejoramiento
Encuestas de
necesidades de
capacitacin
Presenta las necesidades
de formacinde las
Entidades Distritales
Copia de Seguridad de los correos electrnicos
en el servidor de la entidad
2213100-PR-209
(Versin 5)
2213100-FT-451 S Disco Duro
X X
Fortalecimiento de la
administracin y la
gestin pblica
distrital
Comunicacin ofcial
externa de solicitud de
diligenciamiento de
encuestas
Subdireccin Tcnica
DDDI
SIN ESTABLECER SIN ESTABLECER
Presenta la solicituda las
entidades para el
diligenciamientode la
encuesta
2213100-PR-209
(Versin 5)
2211600-FT-012 NO
X X
Ubicado en el Archivo de Gestin de la
Subdireccin de Talento Humano
Papel
Fortalecimiento de la
administracin y la
gestin pblica
distrital
Comunicacin ofcial
interna de solicitud para
el diligenciamiento de
encuestas
Subdireccin Tcnica
DDDI
SIN ESTABLECER SIN ESTABLECER
Presenta la solicitudde
diligenciamientode la
encuesta a la
SubdireccindeTalento
Humanode la Secretara
General
2213100-PR-209
(Versin 5)
2211600-FT-011 NO
X X
Copia de Seguridad de los correos electrnicos
en el servidor de la entidad
Disco Duro
Fortalecimiento de la
administracin y la
gestin pblica
distrital
Correo electrnico de
divulgacin de la oferta
acadmica
Subdireccin Tcnica
DDDI
SIN ESTABLECER SIN ESTABLECER
Informar a las ofcinas de
TalentoHumano,
servidores(as) de las
entidades del distritola
oferta de formacin
virtual y/opresencial.
2213100-PR-209
(Versin 5)
N. A. NO
X X
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CUADRO DE CARACTERIZACIN DOCUMENTAL
Norma, funcin
o proceso
Nombredel registro
odocumentode
archivo
Localizacin del
documento o registro
Unidad
Administrativa
Responsable -
Dependencia
Descripcin
del soporte
Cuenta con
clasifcacin
S / NO
Serie Subserie
Tipo documental
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Clasifcacin documental Tipo de Soporte
Tipo de
Origen
Cdigo del
procedimiento
Cdigo del
Formato
Defnicin
Fechadeaprobacin: dd/ mm/ aaaa Pgina 2 de 7
Fortalecimiento de la
administracin y la
gestin pblica
distrital
Plan de trabajo y
seguimiento al
programa de
formacin virtual
Subdireccin Tcnica
DDDI
SIN ESTABLECER SIN ESTABLECER
Programacinde los
ciclos acadmicos y los
cursos virtuales
//servervirtualpc/DDDI/EQUIPOS DE
PROGRAMAS DE FORMACIN
Copia de Seguridad de los correos electrnicos
en el servidor de la entidad
2213100-PR-209
(Versin 5)
2213100-FT-585 NO Disco Duro
Disco Duro
X X
Fortalecimiento de la
administracin y la
gestin pblica
distrital
Comunicacin ofcial
interna de validacin
de los estudiantes
inscritos
Subdireccin de
Talento Humano
SIN ESTABLECER SIN ESTABLECER
Validacinde los
estudiantes inscritos en
la Subdireccinde
TalentoHumanode la
Secretara General
Ubicado en el Archivo de Gestin de la
Subdireccin de Talento Humano
2213100-PR-209
(Versin 5)
2211600-FT-011 NO Papel
X X
Fortalecimiento de la
administracin y la
gestin pblica
distrital
Comunicacin ofcial
interna de validacin
de los estudiantes
inscritos
Subdireccin Tcnica
DDDI
SIN ESTABLECER SIN ESTABLECER
Validacinde los
estudiantes inscritos en
la Subdireccinde
TalentoHumanode la
Secretara General
2213100-PR-209
(Versin 5)
N.A. NO
X X
Ubicado en el archivo de gestin de la
Subdireccin Tcnica de la Direccin Distrital
de Desarrollo Institucional
Papel
Fortalecimiento de la
administracin y la
gestin pblica
distrital
Comunicacin Ofcial
Externa de validacin
de los estudiantes
inscritos
Subdireccin Tcnica
DDDI
SIN ESTABLECER SIN ESTABLECER
Validacinde los
estudiantes inscritos en
las ofcinas deTalento
Humanode las
entidades distritales.
2213100-PR-209
(Versin 5)
2211600-FT-012 NO
X X
Copia de Seguridad de los correos electrnicos
en el servidor de la entidad
Disco Duro
Fortalecimiento de la
administracin y la
gestin pblica
distrital
Comunicacin Ofcial
Externa de validacin
de los estudiantes
inscritos
Subdireccin Tcnica
DDDI
SIN ESTABLECER SIN ESTABLECER
Validacinde los
estudiantes inscritos en
las ofcinas deTalento
Humanode las
entidades distritales.
2213100-PR-209
(Versin 5)
N. A. NO
X X
Copia de Seguridad de los correos electrnicos
en el servidor de la entidad
Disco Duro
Fortalecimiento de la
administracin y la
gestin pblica
distrital
Formulario de
Inscripcin de los
estudiantes
Subdireccin Tcnica
DDDI
SIN ESTABLECER SIN ESTABLECER
Relacinde los
estudiantes inscritos a
los cursos y diplomados
presenciales por cada
entidaduorganismo
distrital.
2213100-PR-209
(Versin 5)
2213100-FT-453 NO
X X
//servervirtualpc/DDDI/EQUIPOS DE
PROGRAMAS DE FORMACION
Disco Duro
Fortalecimiento de la
administracin y la
gestin pblica
distrital
Plan de trabajo y
seguimiento al
programa de formacin
presencial
Subdireccin Tcnica
DDDI
SIN ESTABLECER SIN ESTABLECER
Programacinde los
cursos y diplomados
presenciales
2213100-PR-209
(Versin 5)
2213100-FT-619 NO
X X
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17
CUADRO DE CARACTERIZACIN DOCUMENTAL
Norma, funcin
o proceso
Nombredel registro
odocumentode
archivo
Localizacin del
documento o registro
Unidad
Administrativa
Responsable -
Dependencia
Descripcin
del soporte
Cuenta con
clasifcacin
S / NO
Serie Subserie
Tipo documental
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Clasifcacin documental Tipo de Soporte
Tipo de
Origen
Cdigo del
procedimiento
Cdigo del
Formato
Defnicin
Fechadeaprobacin: dd/ mm/ aaaa Pgina 3 de 7
Fortalecimiento de la
administracin y la
gestin pblica
distrital
Preseleccin de tutores
y monitores para los
cursos y diplomados
virtuales
Subdireccin Tcnica
DDDI
SIN ESTABLECER SIN ESTABLECER
Relacinde tutores y
monitores
preseleccionados para
aprobacindel comit
tcnico
Ubicado en el archivo de gestin de la
Subdireccin Tcnica de la Direccin Distrital
de Desarrollo Institucional
Ubicado en el archivo de gestin de la
Subdireccin Tcnica de la Direccin Distrital
de Desarrollo Institucional
2213100-PR-209
(Versin 5)
2213100-FT-856 NO Papel
Papel
X X
Fortalecimiento de la
administracin y la
gestin pblica
distrital
Acta de comit tcnico
del contrato vigente
Subdireccin Tcnica
DDDI
SIN ESTABLECER SIN ESTABLECER
Seleccindel grupo
externopara el
acompaamientodel
cicloacadmico
Ubicado en el archivo de gestin de la
Subdireccin Tcnica de la Direccin Distrital
de Desarrollo Institucional
2213100-PR-209
(Versin 5)
2211600-FT-008 NO Papel
X X
Fortalecimiento de la
administracin y la
gestin pblica
distrital
Acta de compromiso
de formacin de los
estudiantes
Subdireccin Tcnica
DDDI
SIN ESTABLECER SIN ESTABLECER
Compromisoestablecido
por los estudiantes de
asistir a los cursos y
diplomados
presenciales.
2213100-PR-209
(Versin 5)
2213100-FT-466 NO
X X
www.alcaldiabogota.gov.co/
desarrolloinstitucional
Disco Duro
Fortalecimiento de la
administracin y la
gestin pblica
distrital
Matricula de los
estudiantes
Subdireccin Tcnica
DDDI
SIN ESTABLECER SIN ESTABLECER
Registra los datos de los
estudiantes
matriculados enel curso
odiplomadovirtual
2213100-PR-209
(Versin 5)
N.A. NO
X X
http://200.93.163.76:8080/moodle/
course/view.php?id=167
(aula rincon de profesores)
Disco Duro
Fortalecimiento de la
administracin y la
gestin pblica
distrital
Informe cuantitativo de
la participacin de los
estudiantes.
Subdireccin Tcnica
DDDI
SIN ESTABLECER SIN ESTABLECER
Registro del
seguimientode la
participacinde los
estudiantes enel
desarrollodel cursoy/o
diplomadovirtual
2213100-PR-209
(Versin 5)
2213100-FT-456 NO
X X
Ubicado en el archivo de gestin de la
Subdireccin Tcnica de la Direccin Distrital
de Desarrollo Institucional
Papel
Fortalecimiento de la
administracin y la
gestin pblica
distrital
Acta de seguimiento
con el grupo
acadmico.
Subdireccin Tcnica
DDDI
SIN ESTABLECER SIN ESTABLECER
Registrodel seguimiento
a la gestinde los
tutores y/omonitores
2213100-PR-209
(Versin 5)
2211600-FT-008 NO
X X
http://200.93.163.76:8080/moodle/
course/view.php?id=167
(aula rincon de profesores)
Disco Duro
Fortalecimiento de la
administracin y la
gestin pblica
distrital
Acta de seguimiento
con el grupo
acadmico.
Subdireccin Tcnica
DDDI
SIN ESTABLECER SIN ESTABLECER
Registrodel seguimiento
a la gestinde los
tutores y/omonitores
2213100-PR-209
(Versin 5)
2211600-FT-008 NO
X X
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18
CUADRO DE CARACTERIZACIN DOCUMENTAL
Norma, funcin
o proceso
Nombredel registro
odocumentode
archivo
Localizacin del
documento o registro
Unidad
Administrativa
Responsable -
Dependencia
Descripcin
del soporte
Cuenta con
clasifcacin
S / NO
Serie Subserie
Tipo documental
A
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Clasifcacin documental Tipo de Soporte
Tipo de
Origen
Cdigo del
procedimiento
Cdigo del
Formato
Defnicin
Fechadeaprobacin: dd/ mm/ aaaa Pgina 4 de 7
Fortalecimiento de la
administracin y la
gestin pblica
distrital
Programa de estudio
del curso o diplomado
Subdireccin Tcnica
DDDI
SIN ESTABLECER SIN ESTABLECER
Informacinrelacionada
conlas normas del
estudiante, contenido,
actividades,
evaluaciones, entre
otros.
http://200.93.163.76:8080/moodle
(aula del mdulo)
http://200.93.163.76:8080/limesurvey/
admin
2213100-PR-209
(Versin 5)
N.A. NO Disco Duro
Disco Duro
X X
Fortalecimiento de la
administracin y la
gestin pblica
distrital
Evaluacin del mdulo
y del tutor por parte
del estudiante
Subdireccin Tcnica
DDDI
SIN ESTABLECER SIN ESTABLECER
Registrode la evaluacin
cuantitativa y cualitativa
del mduloy el monitor
por parte del estudiante
http://200.93.163.76:8080/limesurvey/
admin
2213100-PR-209
(Versin 5)
2213100-FT-464 NO Disco Duro
X X
Fortalecimiento de la
administracin y la
gestin pblica
distrital
Evaluacin del equipo
de trabajo externo
Subdireccin Tcnica
DDDI
SIN ESTABLECER SIN ESTABLECER
Evala aspectos
administrativos y de
comunicacindel
equipode trabajo
externo
2213100-PR-209
(Versin 5)
2213100-FT-857 NO
X X
//servervirtualpc/DDDI/EQUIPOS DE
PROGRAMAS DE FORMACION
Disco Duro
Fortalecimiento de la
administracin y la
gestin pblica
distrital
Lista de chequeo para
la funcionalidad del
aula virtual
Subdireccin Tcnica
DDDI
SIN ESTABLECER SIN ESTABLECER
Identifca los
componentes
tecnolgicos para el
funcionamientodel
cursoomdulovirtual
2213100-PR-209
(Versin 5)
2213100-FT-455 NO
X X
Ubicado en el archivo de gestin de la
Subdireccin Tcnica de la Direccin Distrital
de Desarrollo Institucional
Papel
Fortalecimiento de la
administracin y la
gestin pblica
distrital
Evaluacin de los cursos
y diplomados
presenciales.
Subdireccin Tcnica
DDDI
SIN ESTABLECER SIN ESTABLECER
Se evalanlos diferentes
aspectos del programa,
instructor,
autoevaluacin,
logsticos y
administrativos del curso
y/odiplomado
presencial
2213100-PR-209
(Versin 5)
2213100-FT-193 NO
X X
http://200.93.163.76:8080/moodle/course/
view.php?id=167
(aula rincon de profesores)
Disco Duro
Fortalecimiento de la
administracin y la
gestin pblica
distrital
Matriz de verifcacin
del banco de preguntas
del curso o diplomado
Subdireccin Tcnica
DDDI
SIN ESTABLECER SIN ESTABLECER
Registrode la
convalidaciny ajuste
del bancode preguntas
del cursoodiplomado
2213100-PR-209
(Versin 5)
Matriz de
verifcacin del
banco de preguntas
NO
X X
C
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-
C
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G
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T
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O
S
19
CUADRO DE CARACTERIZACIN DOCUMENTAL
Norma, funcin
o proceso
Nombredel registro
odocumentode
archivo
Localizacin del
documento o registro
Unidad
Administrativa
Responsable -
Dependencia
Descripcin
del soporte
Cuenta con
clasifcacin
S / NO
Serie Subserie
Tipo documental
A
n

l
o
g
o
I
n
t
e
r
n
o
E
x
t
e
r
n
o
D
i
g
i
t
a
l
E
l
e
c
t
r

n
i
c
o
Clasifcacin documental Tipo de Soporte
Tipo de
Origen
Cdigo del
procedimiento
Cdigo del
Formato
Defnicin
Fechadeaprobacin: dd/ mm/ aaaa Pgina 5 de 7
http://200.93.163.76:8080/moodle/course/
view.php?id=167
(aula rincon de profesores)
Disco Duro
Fortalecimiento de la
administracin y la
gestin pblica
distrital
Acta de certifcacin
de notas del mdulo
Subdireccin Tcnica
DDDI
SIN ESTABLECER SIN ESTABLECER
Relacinde las notas
fnales de los estudiantes
que aprobaroncada uno
de los cursos y/o
mdulos
//servervirtualpc/DDDI/EQUIPOS DE
PROGRAMAS DE FORMACION
2213100-PR-209
(Versin 5)
2213100-FT-688 NO Disco Duro
X X
Fortalecimiento de la
administracin y la
gestin pblica
distrital
Informe de gestin del
ciclo acadmico
Subdireccin Tcnica
DDDI
SIN ESTABLECER SIN ESTABLECER
Informacinfnal del
desarrollodel ciclo
acadmicodonde se
establecenlas
conclusiones y
recomendaciones del
cursoodiplomado
2213100-PR-209
(Versin 5)
N. A. NO
X X
Ubicado en el archivo de gestin de la
Subdireccin Tcnica de la Direccin Distrital
de Desarrollo Institucional
Papel
Fortalecimiento de la
administracin y la
gestin pblica
distrital
Certifcacin de
aprobacin de mdulos
de formacin
modalidad virtual
Subdireccin Tcnica
DDDI
Implementacin de
estrategias de
mejoramiento
Administrador de
mdulo
Certifca a los
estudiantes los cursos o
mdulovirtual
aprobados
2213100-PR-209
(Versin 5)
2213100-FT-603 S
X X
Ubicado en el archivo de gestin de la
Subdireccin Tcnica de la Direccin Distrital
de Desarrollo Institucional
Papel
Fortalecimiento de la
administracin y la
gestin pblica
distrital
Listado de ingresos a
exmenes fnales o de
recuperacin de los
estudiantes
Subdireccin Tcnica
DDDI
Implementacin de
estrategias de
mejoramiento
Exmenes fnales para
diplomados
Relacinde los
estudiantes habilitados
para presentar los
exmenes fnales ode
recuperacin
2213100-PR-209
(Versin 5)
2213100-FT-691 S
X X
Ubicado en el archivo de gestin de la
Subdireccin Tcnica de la Direccin Distrital
de Desarrollo Institucional
Papel
Fortalecimiento de la
administracin y la
gestin pblica
distrital
Reclamacin en el
momento de realizar el
examen fnal
Subdireccin Tcnica
DDDI
SIN ESTABLECER SIN ESTABLECER
Registrode la
reclamacindel
estudiante por
inconsistencias
detectadas enlas
preguntas del examen
fnal ode recuperacin
2213100-PR-209
(Versin 5)
2213100-FT-617 NO
X X
http://200.93.163.76:8080/gestion/admon Disco Duro
Fortalecimiento de la
administracin y la
gestin pblica
distrital
Registro de
Califcaciones de curso
o diplomado
Subdireccin Tcnica
DDDI
SIN ESTABLECER SIN ESTABLECER
Califcaciones de los
estudiantes que
terminaronlos diferentes
cursos odiplomados
virtuales
2213100-PR-209
(Versin 5)
N. A. NO
X X
C
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G
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S
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O
S
20
CUADRO DE CARACTERIZACIN DOCUMENTAL
Norma, funcin
o proceso
Nombredel registro
odocumentode
archivo
Localizacin del
documento o registro
Unidad
Administrativa
Responsable -
Dependencia
Descripcin
del soporte
Cuenta con
clasifcacin
S / NO
Serie Subserie
Tipo documental
A
n

l
o
g
o
I
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t
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n
o
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x
t
e
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g
i
t
a
l
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e
c
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r

n
i
c
o
Clasifcacin documental Tipo de Soporte
Tipo de
Origen
Cdigo del
procedimiento
Cdigo del
Formato
Defnicin
Fechadeaprobacin: dd/ mm/ aaaa Pgina 6 de 7
Fortalecimiento de la
administracin y la
gestin pblica
distrital
Acta de grado de los
estudiantes
Subdireccin Tcnica
DDDI
Implementacin de
estrategias de
mejoramiento
Ceremonia de
graduacin
Relacinde los
estudiantes que
aprobaronel cursoo
diplomadoconel
respectivonmerodel
diploma
Ubicado en el archivo de gestin de la
Subdireccin Tcnica de la Direccin Distrital
de Desarrollo Institucional
Ubicado en el archivo de gestin de la
Subdireccin Tcnica de la Direccin Distrital
de Desarrollo Institucional
2213100-PR-209
(Versin 5)
2213100-FT-618 S Papel
Papel
X X
Fortalecimiento de la
administracin y la
gestin pblica
distrital
Comunicacin ofcial
externa de envo del
diploma
Subdireccin Tcnica
DDDI
Implementacin de
estrategias de
mejoramiento
Ceremonia de
graduacin
Ofcioconel que se
remite el diploma no
entregadoenla
ceremonia de grado
Ubicado en el archivo de gestin de la
Subdireccin Tcnica de la Direccin Distrital
de Desarrollo Institucional
2213100-PR-209
(Versin 5)
2211600-FT-011 S Papel
X X
Fortalecimiento de la
administracin y la
gestin pblica
distrital
Comunicacin ofcial
Interna de envo de
diplomas
Subdireccin Tcnica
DDDI
Implementacin de
estrategias de
mejoramiento
Ceremonia de
graduacin
Memorandoconel que
se remite el diploma no
entregadoenla
ceremonia de grado
2213100-PR-209
(Versin 5)
2211600-FT-012 S
X X
Ubicado en el archivo de gestin de la
Subdireccin Tcnica de la Direccin Distrital
de Desarrollo Institucional
Papel
Fortalecimiento de la
administracin y la
gestin pblica
distrital
Comunicacin Interna
de solicitud de
justifcacin de
inasistencia
Subdireccin Tcnica
DDDI
SIN ESTABLECER SIN ESTABLECER
Memorandode solicitud
de inasistencia de los
estudiantes al actode
graduacina la
SubdireccindeTalento
Humanode la Secretara
General.
2213100-PR-209
(Versin 5)
2211600-FT-011 NO
X X
Ubicado en el archivo de gestin de la
Subdireccin Tcnica de la Direccin Distrital
de Desarrollo Institucional
Papel
Fortalecimiento de la
administracin y la
gestin pblica
distrital
Comunicacin ofcial
externa de solicitud de
justifcacin de
inasistencia
Subdireccin Tcnica
DDDI
SIN ESTABLECER SIN ESTABLECER
Ofciode solicitudde
inasistencia de los
estudiantes al actode
graduacina la
SubdireccindeTalento
Humanode la Secretara
General.
2213100-PR-209
(Versin 5)
2211600-FT-012 NO
X X
Ubicado en el archivo de gestin de la
Subdireccin Tcnica de la Direccin Distrital
de Desarrollo Institucional
Papel
Fortalecimiento de la
administracin y la
gestin pblica
distrital
Comunicacin ofcial
externa de solicitud de
justifcacin de
inasistencia
Subdireccin Tcnica
DDDI
SIN ESTABLECER SIN ESTABLECER
Ofciode solicitudde
inasistencia de los
estudiantes al actode
graduacindel cursoo
diplomadopresencial a
la Subdireccinde
TalentoHumanode la
Secretara General.
2213100-PR-209
(Versin 5)
2211600-FT-012 NO
X X
C
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T
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L
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-
C
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C
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C
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G
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S
21
CUADRO DE CARACTERIZACIN DOCUMENTAL
Norma, funcin
o proceso
Nombredel registro
odocumentode
archivo
Localizacin del
documento o registro
Unidad
Administrativa
Responsable -
Dependencia
Descripcin
del soporte
Cuenta con
clasifcacin
S / NO
Serie Subserie
Tipo documental
A
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l
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g
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I
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t
e
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E
x
t
e
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D
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g
i
t
a
l
E
l
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c
t
r

n
i
c
o
Clasifcacin documental Tipo de Soporte
Tipo de
Origen
Cdigo del
procedimiento
Cdigo del
Formato
Defnicin
Fechadeaprobacin: dd/ mm/ aaaa Pgina 7 de 7
Elaboradopor
Cargo
Firma
Lugar y Fecha
Revisadopor
Cargo
Firma
Lugar y Fecha
Aprobadopor
Cargo
Firma
Lugar y Fecha
Fortalecimiento de la
administracin y la
gestin pblica
distrital
Comunicacin Interna
de solicitud de copia
de seguridad
Subdireccin Tcnica
DDDI
SIN ESTABLECER SIN ESTABLECER
Memorandode solicitud
de elaboracinde la
copia de seguridada la
Subdireccinde
Sistemas
Ubicado en el archivo de gestin de la
Subdireccin Tcnica de la Direccin Distrital
de Desarrollo Institucional
2213100-PR-209
(Versin 5) 2211600-FT-011 NO Papel
X X
Cuadro 1 Ejemplo tomado del Cuadro de Caracterizacin Documental del Procedimiento Administracin de los programas de formacin distrital virtual y presencialde la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot D. C.
C
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S
22 7. REFERENCIAS METODOLGICAS
Para el proceso de construccin del lineamiento Control de Registros se tomaron como referentes las
siguientes metodologas:
ALCALDA MAYOR DE BOGOT D. C. Norma tcnica distrital del Sistema Integrado de Gestin para las
entidades y organismos distritales. Bogot: Secretara General, 2013. 55 p. (NTD-SIG 001:2011)
ASOCIACIN ESPAOLA DE NORMALIZACIN Y CERTIFICACIN. Informacin y documentacin: anlisis de
los procesos de trabajo para la gestin de documentos. Madrid: AENOR, 2008. 20 p. (UNE-ISO/TR 26122 IN)
COLOMBIA. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA. Norma Tcnica de Calidad en la
Gestin Pblica. Bogot: ICONTEC, 2009. 132 p. (NTCGP 1000:2009)
COLOMBIA. MINISTERIO DE LAS TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y LAS COMUNICACIONES Y ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIN. Cero papel en la administracin pblica: documentos electrnicos. Bogot:
Mintic, 2013. 19 p. (Gua No. 3). Disponible en <http://preservandoparaelfuturo.org/ceroPapel/Guia3-
DocumentosElectronicos.pdf>
FONSECA, Sandra Patricia; CALA, Rosa Margarita y GALARZA, Mauricio Andrs. Tablas de Retencin
Documental para las entidades distritales: gua para la elaboracin, presentacin, aprobacin aplicacin y
seguimiento. Bogot D.C.: Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot D. C., 2011. 67 p.
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN. Informacin y Documentacin: Gestin
de Documentos. Parte 1: Generalidades. Bogot: ICONTEC, 2012. 50 p. (NTC-ISO 15489-1)
________Informacin y Documentacin: Gestin de Documentos. Parte 2: Gua. Bogot D.C.: ICONTEC, 2012.
50 p. (GTC-ISO/TR 15489-2)
________ Sistemas de Gestin de la Calidad: Requisitos. Bogot: ICONTEC, 2008. 50 p. (NTC-ISO 9001)
C
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S
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G
I
S
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O
S
23 8. REFERENCIAS NORMATIVAS
COLOMBIA. CONGRESO DE COLOMBIA. Ley 594 del 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de
Archivos y se dictan otras disposiciones. En: Diario Ofcial 44084.
COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPBLICA. Decreto 2609 de 2012 Por el cual se reglamenta el ttulo V de
la Ley 594 de 2000, parcialmente los artculos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en
materia de Gestin Documental para todas las entidades del Estado. En: Diario Ofcial 48647.
COLOMBIA. CONSEJO DIRECTIVO ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Acuerdo 004 de 2013 Por el cual se
reglamentan parcialmente los decreto 2578 y 2609 de 2012 y se modifca el procedimiento para la elaboracin,
presentacin, evaluacin, aprobacin e implementacin de las Tablas de Retencin Documental y las Tablas
de Valoracin Documental. En: Diario Ofcial 48754.
________. Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifca el Acuerdo No. 07 de 29 de junio de 1994. En: Diario
Ofcial 46528.
SECRETARA GENERAL DE LA ALCALDA MAYOR DE BOGOT D. C. DIRECCIN ARCHIVO DE BOGOT. CIRCULAR
003 DE 2013 Aspectos generales sobre la formulacin e implementacin del Subsistema Interno de Gestin
Documental y Archivos - SIGA.
CUADRO DE CARACTERIZACIN DOCUMENTAL
Norma, funcin
o proceso
Nombredel registro
odocumentode
archivo
Localizacin del
documento o registro
Unidad
Administrativa
Responsable -
Dependencia
Descripcin
del soporte
Cuenta con
clasifcacin
S / NO
Serie Subserie
Tipo documental
A
n

l
o
g
o
I
n
t
e
r
n
o
E
x
t
e
r
n
o
D
i
g
i
t
a
l
E
l
e
c
t
r

n
i
c
o
Clasifcacin documental Tipo de Soporte
Tipo de
Origen
Cdigo del
procedimiento
Cdigo del
Formato
Defnicin
Fechadeaprobacin: dd/ mm/ aaaa Pgina X de Y
Elaboradopor
Cargo
Firma
Lugar y Fecha
Revisadopor
Cargo
Firma
Lugar y Fecha
Aprobadopor
Cargo
Firma
Lugar y Fecha
9. ANEXOS
ANEXO 1. CUADRO DE CARACTERIZACIN DOCUMENTAL
C
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S
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S
25

Bogot D.C.
Colombia.
2014