Docente

Ing. Sandra Brcena S., MBA

GESTIN POR PROCESOS
Semana 13
Los cuadros de mando en el monitoreo y control de procesos
AGENDA DE HOY
UNIDAD 3: Medicin y Mejoramiento de procesos
Semana 12:
Los cuadros de mando en el monitoreo y control de procesos
- Definicin
- Propsito
- Caractersticas
- Roles
- Diseo y uso
Definicin
Qu es un Cuadro de Mando ?
Sntesis de las medidas ms relevantes para la gestin
( de un proceso, proyecto, departamento o de la empresa )
Si quieres mejorar algo, empieza por medirlo
Cuadro de Mando
Definicin
Para ver qu informacin es relevante, hay que comprender el Modelo de
Gestin ( Mapa de Procesos) y conocer objetivos y prioridades de la
empresa as como las expectativas del cliente.
Propsito
El CM ha de proporcionar informacin relevante para:
- Enfocar a la Organizacin diciendo lo que es importante.
Un gran nmero de indicadores y medidas pudiera desenfocar al cuestionar sus prioridades.
- Facilitar el despliegue de polticas, objetivos y estrategias.
- Apoyar la alineacin con el entorno (escenario clientes)
- Facilitar la comprensin de la relacin existente entre las medidas de
funcionamiento interno y la satisfaccin del cliente y los objetivos de
empresa.
- La gestin:
* Toma de decisiones (relaciones causa-efecto conocidas)
* Priorizar la accin
* Asegurar que el da a da est bajo control
* Cerrar el ciclo, mejorando la transversalidad
- Dar o recibir feedback
- Servir de soporte para la comunicacin interna, por lo que el CM ha
de ser fcilmente comprensible.
Propsito
No olvidar que:
En cualquier caso, las medidas han de estar relacionadas con
lo que queremos conseguir y poner sobre la mesa el
problema real.
En la medida en que el CM ha de centrar la atencin en lo
importante y orientar con claridad los esfuerzos de mejora, el
nmero de indicadores y medidas ha de ser limitado.
Hay mucha gente cmoda con lo que hace porque no se mide
Caractersticas
Anticipar y poner sobre la mesa el problema real
Inducir a la accin (Gestin de la calidad)
Promover actitudes positivas (Gestin proactiva)
Coherente con una lgica y Modelo de Gestin
Adaptado al nivel de responsabilidad
Alineado con la estrategia y la estructura de la organizacin
Dinmico. Los indicadores a seguir pueden cambiar
Roles
Piloto del CM
Depende del tamao de la empresa; en organizaciones de tipo medio suele
coincidir con el responsable del proceso en cuestin.
La persona que lo elabora
Normalmente es un asistente del piloto o del responsable del proceso.
El responsable de revisarlo
Que puede coincidir con el piloto. Lo esencial es que exista esta figura ya que se
necesita criterio para interpretar el CM despus de elaborarlo y antes de difundirlo.
Difusin: quin la hace, quin lo recibe y para qu
La elaboracin, mensual por ejemplo, de estos CM es un proceso
sistemtico que no debe necesitar de reuniones especficas. El
anlisis de la informacin que contiene debe incorporarse a los
mecanismos de coordinacin de la Organizacin por Procesos.
Resumen
Diseo y uso
El diseo de un buen CM ha de ser hecho por el equipo del proceso. Las
actividades a realizar son las siguientes:
1. Comprender el modelo de gestin: Mapa de Procesos de empresa y
Mapa de Interacciones del proceso en cuestin.
2. Definir y Formalizar el proceso: elaborar la Hoja de Proceso
3. Identificar los atributos de calidad del cliente, las caractersticas del
productos y los parmetros del proceso (variables de control).
Determinar las medidas clave para el control y la gestin del proceso;
seguramente estarn relacionadas con input, output, cliente y con los
factores y actividades ms relevantes del proceso.
4. Definir frecuencia, piloto y objetivo de las medidas de caractersticas y
parmetros; que la medicin se pueda explotar al tener claras las
relaciones causa-efecto. En las empresas que lo precisen, definir
quin lo elabora y quin lo revisa.
5. Diseo grfico de la herramienta (una hoja)
6. Determinar la difusin interno y su objetivo.
7. Peridicamente comprobar la validez y la eficacia de indicadores y
medidas.
Gestin integral del cambio
Preguntas ?
@ Ing. S. Brcena
HNP Nro. 09:
Elabore un CM para la empresa que viene analizando desde inicio del curso.
Considere lo siguiente:
- Definicin
- Propsito
- Caractersticas
- Roles
- Diseo y uso
Traer una presentacin en ppt. Todos los integrantes del equipo de trabajo
exponen. Cada integrante debe tener como mximo 03 diapositivas.
Tiempo de exposicin por equipos de trabajo: 20 minutos.
HNP Nro. 09
Prxima clase
Semana 14:
- Los estndares de calidad de procesos (ISO)
- El ciclo de mejoramiento continua PDCA
Gracias