Carpeta, ejemplifica un "Kardex" en donde son almacenados grupos de presupuestos. Las carpetas pueden representar un concepto, una regin, un mandante, etc.
Ejemplos:
Carpetas por tipos de obras: "Casas", "Edificios", "Oficinas", etc. Carpetas por regiones: Primera Regin, Segunda Regin, Tercera Regin, etc.
1.2.- Crear Carpeta
1. Seleccionar men "Kardex", opcin "Agregar Carpeta".
2. Escribir "Nombre" que identificar a la carpeta.
3. Incorporar "Descripcin" de carpeta (opcional).
Si se desea adems crear inmediatamente un presupuesto, se debe hacer lo siguiente:
1. Seleccionar opcin "Crear SubCarpeta de Captulo" (opcional). Esta opcin permite desde esta pantalla crear inmediatamante un presupuesto asociado a la carpeta y a su respectivo centro.
2. Incorporar nombre de "SubCarpeta" presupuesto.
3. Seleccionar "Sucursal" centro.
4. Presionar botn "Agregar".
4
1.3.- Buscar Carpeta
1. Seleccionar men "Kardex", opcin "Buscar Carpeta".
2. Escribir criterio de bsqueda, estos pueden ser: Nombre, Descripcin Fecha de Creacin. la incorporacin de estos criterios es opcional, ya que si queremos que muestre todas las carpetas del sistema, solo se deber seguir el paso siguiente.
3. Presionar botn "Buscar".
1.4.- Eliminar Carpeta
1. Para "Eliminar" una carpeta primero se deber "Buscar Carpeta" (vease captulo).
2. Hacer clic sobre la carpeta que se desea eliminar.
3. Presionar botn "Editar Carpeta".
4. Presionar botn "Eliminar".
5
NOTA: - Si la carpeta contiene presupuesto, el sistema indicar cuantos tiene asociado y si est seguro de eliminarla. Si indica que "S", eliminar la carpeta y los presupuestos asociados a ella.
2.- Presupuestos
2.1.- Crear Presupuesto
1. Seleccionar men "Kardex", opcin "Agregar Presupuesto".
2. Seleccionar "Carpeta" donde se agregar presupuesto.
3. Incorporar "Nombre" de presupuesto.
4. Elegir "Centro" al cual estar asociado el presupuesto.
5. Incorporar el resto de los datos, como por ejemplo: Descripcin, Mandante, Razn Social, Fono, Direccin, etc.
6. Incorporar Glosa Membrete 1, 2 y 3. Estos datos aparecern posteriormente en los informes del presupuesto.
7. Presionar botn "Agregar".
6
2.2.- Buscar Presupuesto
. Seleccionar men "Kardex", opcin "Buscar Presupuesto".
2. Seleccionar carpeta donde se desea buscar (opcional).
3. Escribir criterio de bsqueda, estos pueden ser: Nombre, Mandante, Centro, Descripcin, Fecha de Creacin, etc. La incorporacin de estos criterios es opcional, ya que si queremos que muestre todos los presupuestos del sistema, solo se deber seguir el paso siguiente.
3. Presionar botn "Buscar".
7
2.3.- Seleccionar Presupuesto
1. Para seleccionar un presupuesto primero se deber "Buscar Presupuesto" (vease captulo).
2. Esta pantalla nos muestra:
Carpeta: Carpeta a la cual se encuentra asociado el presupuesto. Cdigo: Cdigo correlativo de presupuesto (lo asigna automticamente el sistema). Nombre Presupuesto: Nombre de presupuesto. Monto [M$]: Monto del presupuesto en miles de pesos. Fecha Ultima Actualizacin: Corresponde a la ltima fecha en que se realizaron cambios en el presupuesto. Fecha Creacin: Fecha en que fue creado el presupuesto.
3. Hacer clic sobre presupuesto seleccionado.
8
2.4.- Copiar y Pegar Presupuesto
Para hacer una copia exacta de un presupuesto, se debe hacer lo siguiente:
1. Ir al men "Kardex", opcin "Buscar Presupuesto" (Ver captulo "Buscar Presupuesto".
2. Una vez encontrado el presupuesto se deber hacer clic sobre el nombre de la "Carpeta" a la que pertenece el presupuesto.
Para nuestro ejemplo haremos clic sobre la carpeta "Edificios Hasta 6 Pisos", para poder copiar presupuesto "Edificio La Florida E1".
3. Presionar botn "Copiar" .
4. Hacer clic sobre la opcin "Copiar Presupuesto" .
5. Seleccionar "Nombre Carpeta Destino".
6. Escribir nombre de presupuesto "Nuevo". Presionar botn "Aceptar". 9
Luego, se visualizar la "Edicin del Presupuesto" recin creado.
2.5.- Crear Captulos de Presupuesto
1. Una vez seleccionado el presupuesto, aparecer la pantalla principal del sistema que nos permitir incorporar "Captulos" y "Actividades".
Captulos: Etapas o subetapas de la obra. Actividades: Todo tem con "anlisis de precio unitario".
Para demostrar como comenzar con la creacin de un presupuesto crearemos cuatro (4) captulos. Ejemplo: INSTALACION DE FAENAS, OBRA GRUESA, TERMINACIONES E INSTALACIONES.
2. Presionar botn "Agregar Captulo" | Escribir "Nombre" Captulo | Presionar botn "Aceptar". Este paso se deber repetir para cada captulo. Una vez creados todos los captulos del mismo nivel presionar botn "Cancelar".
3. La pantalla siguiente muestra el itemizado recin creado.
10
2.6.- Crear Subcapitulos
El concepto de subcaptulo, indica que es un captulo dentro de otro captulo, esta caracterstica es ilimitada en el sistema. Es decir se puede tener muchos niveles de captulos.
1. Hacer clic sobre el signo "+" que acompaa al captulo "madre" (INSTALACION DE FAENAS). Al hacerlo aparecer una nueva barra de herramientas (bajo el captulo madre) con las opciones:
2. Para seguir con nuestro ejemplo crearemos dos (2) subcaptulos dentro del captulo INSTALACION DE FAENAS. Presionar opcin "Agregar subcaptulo" | Escribir Nombre subcaptulo | Presionar botn "Aceptar". Repetir esta operacin hasta incorporar todos los subcaptulos del captulo | Presionar botn "Cancelar".
11 3. Esta imagen muestra como quedaron creados los subcaptulos dentro de INSTALACION DE FAENAS.
Si se desea incorporar subcaptulos dentro de estos ltimos de deber repetir desde el paso 1 en adelante.
2.7.- Subir / Bajar Item de Presupuesto (Capitulo o Actividad)
1. Para seguir con nuestro ejemplo, intercambiaremos las posiciones de los subcaptulos, que se muestran en la figura:
2. En el cuadro donde aparece el nmero "1" se deber incorporar la posicin deseada (2) | Hacer clic en cualquier parte de la pantalla para visualizar el cambio.
12
2.8.- Agregar Actividades dentro de un captulo
1. Para agregar una actividad dentro de un captulo, se deber, abrir captulo donde desea incorporar la actividad, haciendo clic sobre el signo "+" que acompaa al captulo.
Signo "+" acompaa al captulo: Significa captulo cerrado. Signo "-" acompaa al captulo: Significa captulo abierto.
2. Presionar botn "Agregar tem".
3. Aparecer pantalla que permite buscar la Actividad y/o Material a incorporar.
Se deber seleccionar:
Actividad Material: Se deber elegir la actividad y/ Material que se desea buscar para posteriormente elegirlo.
Base Ondac Base Propia: Esto indica en que base buscar el tem a incorporar.
4. Seleccionar la "Clase" del tem a buscar (opcional).
5. Seleccionar la "Subclase" del tem a buscar (opcional).
6. Escribir parte del "Nombre" del tem a buscar (opcional).
7. Escribir cdigo del tem a buscar (opcional). 13
8. Presionar botn "Buscar". Aparecer pantalla con todo el resultado de la bsqueda.
9.Para elegir cada una de las actividades se deber hacer clic sobre su "Descripcin", para incorporar la siguiente se deber seguir haciendo clic sobre otra actividad.
10. Al finalizar la incorporacin de actividades presionar el botn "Cerrar". En donde mostrar presupuesto completo y en especial el captulo con los tems (actividades y/o materiales) agregados.
14
2.9.- Modificar Cantidad de Actividad (Cubicacin)
1. Se deber estar en la pantalla que muestra la actividad del presupuesto a la cual se le incorporar "cantidad".
2. Agregar cantidad en el recuadro que acompaa a la actividad y hacer clic en cualquier parte de pantalla. Para el ejemplo se agreg cantidad "6" en la actividad "POSTE DE LUZ (CUARTON PINO).
15
2.10.- Visualizar Anlisis de Precio Unitario (Actividad)
1. Hacer clic sobre la "Descripcin" de la actividad a visualizar. Se desplegar el anlisis de la actividad elegida.
Nota: Para dejar de visualizar anlisis de precio unitario, se debe hacer clic nuevamente en la "Descripcin" de la actividad. En algunos anlisis aparecern materiales de color rojo, esto indica que los materiales.
2.11.- Modificar Anlisis de Precio Unitario
1. En la pantalla principal de presupuesto, se debe hacer clic sobre la imagen que acompaa a la actividad a la cual se le modificar el anlisis. Se desplegar la siguiente pantalla:
16
2. Para modificar cualquiera de los tems del anlisis, se debe hacer clic sobre que acompaa al tem a modificar. Aparecer la pantalla que se muestra a continuacin:
Act. Presupuesto : Si desea conservar el mismo cdigo del material. Crear Nuevo : Si desea que cree un cdigo nuevo y reemplace el cdigo existente en este anlisis de precios unitario. Guardar : En el caso que sea un material de la Base Ondac, crear un nuevo cdigo y si es un cdigo de la base propia (cdigos sobre el 70000), slo guardar las modificaciones en el presupuesto manteniendo el cdigo.
17
2.12.- Agregar tems a Anlisis de Precio Unitario
1. Para agregar un tem (material, actividad funcin), en un anlisis de precio unitario del presupuesto, se debe hacer clic sobre que acompaa a la actividad, en la pantalla principal del presupuesto.
2. Se desplegar la siguiente pantalla que nos permite en su parte inferior "Agregar Item", entre las alternativas que se encuentran estn: "Actividad", "Material" "Funcin", las cuales podrn ser obtenidas desde: "Base Ondac" "Base Propia".
18
3. Ingresar criterios de bsqueda (opcional), estos pueden ser: Clase, Subclase, Nombre y/o Cdigo.
4. Presionar botn "Buscar".
5. Aparecer una pantalla con el resultado de la bsqueda. Para elegir un tem se debe hacer clic sobre la "Descripcin" del tem a agregar.
6. Para elegir agregar otro tem, se deber repetir los pasos desde el punto 2 en adelante. 19 2.13.- Eliminar Materiales y/o Actividad de APU
1. En la pantalla principal de presupuesto, se debe hacer clic sobre la imagen que acompaa a la actividad a la cual se le eliminar un tem (material actividad) de su anlisis de precio unitario. Luego se desplegar la siguiente pantalla, que muestra en "Anlisis de Precio Unitario", de la actividad.
2. Hacer clic sobre el botn que acompaa al tem a eliminar.
3. Hacer clic sobre la opcin "Aceptar".
20 2.14.- Agregar actividad en Base Propia
Base Propia Este concepto significa que dentro del sistema es posible tener una "Base Propia", sin mezclarla con la "Base Ondac" que corresponde a la base que nos entrega el "Presupuestador" por defecto. Esta base se puede ir generando con un solo clic a medida que realizamos presupuestos.
Guardar Actividades de la Base Ondac en Base Propia.
1. Se deber seguir las mismas instrucciones que se realizaron para "Agregar tems a Anlisis de Precio Unitario" (Editar Actividad).
2. Presionar botn "Guardar Actividad en BD Propia".
2.15.- Cambiar orden de capitulos
Esta funcin permite mover los captulos en los distintos niveles, siendo estos ilimitados.
Por ejemplo: Si queremos mover los captulos MOVIMIENTOS DE TIERRA, HORMIGONES, ENFIERRADURAS Y MOLDAJES, dentro del captulo OBRA GRUESA, debemos hacer lo siguiente: 21
1. Presionar botn "Ver ndice captulos" .
2. Se deber hacer clic en el botn ubicado al costado del captulo que se desea mover. Para nuestro ejemplo al costado del captulo MOVIMIENTOS DE TIERRA, HORMIGONES, ENFIERRADURAS y MOLDAJES.
22
3. Presionar botn "Volver a Presupuesto".
2.16.- Eliminar capitulo
Esta funcin permite eliminar un captulo y todo su contenido (captulo y/o actividades).
1. Presionar botn "Ver ndice captulos" .
2. Presionar botn , que acompaa al captulo a eliminar.
3. Presionar botn "Aceptar" para confirmar la eliminacin.
23 2.17.- Copiar capitulos
Esta funcin permite "Duplicar" un captulo dentro del presupuesto. Es decir realizar una copia exacta, incluye todos los tems que lo conforman.
1. Presionar botn "Ver ndice captulos" .
2. Presionar botn que se encuentra al costado del captulo que se desea copiar.Luego aparecer una pantalla en donde indica varias alternativas. Para nuestro ejemplo utilizaremos el captulo TERMINACIONES y la opcin:
Copiar captulo dentro del presupuesto actual: Permite hacer una copia del captulo, dentro del mismo resupuesto. Lo agregar al final del presupuesto.
Nota: Tambin es posible antes de pegar el captulo, cambiar su nombre escribindolo en el campo "Nuevo Nombre".
3. Presionar botn "Aceptar".
Para ordenar captulo en posicin deseada ver captulo "Cambiar de nivel capitulos"3
24 3.- Informes de presupuestos
3.1.- Presupuesto Detallado
Este informe muestra el itemizado del presupuesto.
1. Seleccionar men "Informe", opcin "Presupuesto", "Presupuesto Detallado".
2. Incorporar parmetros para la generacin del informe, entre los que se encuentran:
Mostrar a nivel de Captulos: Muestra solo los captulos del primer nivel. Mostrar a nivel de Captulos y SubCaptulos(sin actividades): Muestra slo captulos y subcaptulos. Mostrar todo (Hasta actividades): Muestra todos los tems del itemizado, captulos en todos los niveles y actividades.
Mostrar Totales por Captulos (opcional), si se desea esta opcin, se debe hacer clic sobre la casilla. Monedas: Para generar informe en otra moneda (US$, UF, ), se deber marcar la casilla "Monedas", luego se deber seleccionar el smbolo e incorporar su respectivo tipo de cambio (Valor).
Si no se marca la casilla "Moneda", el informe ser generado en pesos ($).
3. Presionar el botn "Generar".
4. Aparecer en pantalla informe generado. Presionar botn "Imprimir" .
25 3.2.- Listado APU Simple
Este informe muestra todos los anlisis de precios unitarios del presupuesto.
1. Seleccionar men "Informe", opcin "Presupuesto", "Listado APU Simple".
2. Marcar/desmarcar las actividades a imprimir . 3. Presionar botn "Imprimir" .
3.3.- Materiales por Partida
Este informe, muestra todos los materiales del presupuesto y las aftividades en que participa cada uno, adems muestra la cantidad y monto ($) total del material para cada actividad.
1. Seleccionar men "Informe", opcin "Presupuesto", "Materiales por Partida".
26
2. Presionar botn "Imprimir" .
3.4.- Incidencia de Insumos Este informe muestra el porcentaje que incide cada insumo funcin en el total del presupuesto.
1. Seleccionar men "Informe", opcin "Presupuesto", "Incidencia de Insumos".
2. Presionar botn "Imprimir" . 27
3.5.- Exportar Presupuesto a Excel
Esta opcin genera un archivo en formato Excel con el itemizado del presupuesto.
1. Seleccionar men "Informe", opcin "Presupuesto", "Exportar Presupuesto a Excel".
2. Aparecer un mensaje que indicar si desea "Abrir" o "Guardar" el archivo generado.
3. Este es el formato con el que exportar.
Nota: El color negro y con letras mas grande indica, captulo de primer nivel. El color rojo, indica que es un subcaptulo de segundo nivel. El color azul indica que es un subcaptulo de tercer nivel.
3.6.- Exportar APU a Excel
Esta opcin genera un archivo en formato Excel con los anlisis de precios unitarios del presupuesto seleccionado.
1. Seleccionar men "Informe", opcin "Presupuesto", "Exportar APU simple a Excel".
2. Aparecer un mensaje que indicar si desea "Abrir" o "Guardar" el archivo generado.
28
3. Este es el formato con el que exportar.
29 4.- Informes de base propia
4.1.- Listado de Actividades
1. Seleccionar men "Informe", opcin "Listado de Actividades".
2. Incorporar criterios de bsqueda (opcional), los que pueden ser : Clase, SubClase, Nombre y/o Cdigo. Presionar botn "Buscar".
3. Seleccionar / Deseleccionar una actividades, se deber hacer clic sobre que acompaa a cada actividad. Tambin para facilitar la seleccin ( Deseleccin) de las actividades se encuentran las opciones :
- Seleccionar Todas. - Deseleccionar Todas.
30
4. Una vez seleccionadas las actividades, presionar botn "Imprimir" .
Captulos relacionadas. Agregar Actividades en Base Propia.
4.2.- Listado de APU
Este informe muestra todos los anlisis de precios unitarios de la "Base Propia".
1. Buscar los anlisis a imprimir. Presionarbotn "Buscar".
31
2. Seleccionar marcando/desmacando los anlisis que se desean imprimir.
3. Presionar botn "Imprimir" .
4.3.- Listado de Materiales
Este informe muestra todos los materiales de la "Base Propia".
1. Seleccionar men "Informe", opcin "Listado de Materiales".
2. Incorporar criterios de bsqueda (opcional), los que pueden ser : Clase, SubClase, Nombre y/o Cdigo. Presionar botn "Buscar".
32 3. Seleccionar / Deseleccionar materiales, para esto se deber hacer clic sobre que acompaa a cada actividad. Tambin para facilitar la seleccin ( Deseleccin) de los materiales, se encuentran las opciones :
- Seleccionar Todos. - Deseleccionar Todos.
4. Una vez seleccionadas los materiales, presionar botn "Imprimir" .
33 5.- Administracin de proveedores
5.1.- Crear Proveedor
1. Hacer clic sobre el men "Administracin", opcin "Proveedores".
2. Presionar el botn "Agregar Proveedor" .
2. Completar datos del proveedor: Nombre Fantasa, Razn Social, RUT, Contacto, email, Direccin, Regin, Comuna, Fono y Fax.
4. Presionar botn "Aceptar".
5. Se visualizar la lista de todos los proveedores creados,incluyendo el recin creado.
34
5.2.- Modificacin Proveedor
1. Hacer clic sobre el men "Administracin", opcin "Proveedores".
2. Hacer clic sobre que acompaa al nombre del proveedor.
4. Modificar datos de proveedor y presionar botn "Guardar"
35
5.3.- Eliminar Proveedor
1. Hacer clic sobre el men "Administracin", opcin "Proveedores".
2. Hacer clic sobre que acompaa al proveedor a eliminar.
Al tratar de eliminar pueden aparecer 2 mensajes:
Mensaje 1:
Se deber presionar el botn "Aceptar", para realizar la eliminacin.
Mensaje 2: Este mensaje indica que el proveedor posee materiales asociados, por lo que se deber primero, quitar o asociar a otro proveedor esos materiales, antes de ser eliminado el proveedor. (ver captulo "Quitar materiales a proveedor".
36
6.- Materiales
6.1.- Agregar Material a Base Ondac
Esta opcin permite agregar materiales directamente a "Base Ondac"
1. Ir al men "Administracin", opcin "Materiales".
2. Presionar botn "Agregar Material" .
3. Seleccionar clase y subclase del material e incorporar nombre. Seleccionar proveedor y unidad e incorporar precio unitario.
4. Presionar botn "Guardar".
Nota: El cdigo del material lo generar automticamente el sistema.
6.2.- Buscar Material en Base Ondac
1. Ir al men "Administracin", opcin "Materiales".
2. Escribir o seleccionar criterios de bsqueda, estos pueden ser:
Clase y/o SubClase: las cuales podrn ser elegidas desde una lista. Nombre: se deber incorporar total o parcialmente. Cdigo: Cdigo del material. Proveedor: se podr seleccionar el proveedor al cual est asociado. Incluida an APU: Si est o no incluida en anlisis de precio unitario o ambos.
37
3. Presionar botn "Buscar".
6.3.- Eliminar Materiales de Base Ondac
Solo los materiales que han sido creados por el usuario podrn ser eliminados de Base Ondac.
1. Ir al men "Administracin", opcin "Materiales".
2. "Buscar materiales" a eliminar en Base Ondac.
3. Presionar botn "Eliminar" que acompaa al material.
38 7.- Funciones
7.1.- Agregar Funcin
El concepto de "Funcin" corresponde a todos los los tems de unidad porcentaje (%), Subtotal (ST) o Total (TOT). Como por ejemplo: IVA (%), Gastos Generales (%), Utilidad (%), Subtotal (ST), etc.
1. Ir al men "Administracin", opcin "Funciones".
2. Presionar botn "Agregar Funcin" .
3. Incorporar Nombre de la funcin, seleccionar su unidad e incorporar valor (si es que se tiene en ese instante).
4. Presionar botn "Agregar".
Nota: El cdigo lo asigna el sistema en forma
7.2.- Eliminar Funcin
Solo las funciones que han sido creadas por el usuario podrn ser eliminadas de Base Ondac.
1. Ir al men "Administracin", opcin "Funciones". 2. Presionar botn "Eliminar" que acompaa a la funcin.
39
8.- Clases de materiales
8.1.- Agregar Clase de Material
Clase corresponde a una forma de agrupar materiales, con carcateristicas similares.
1. Ir al men "Administracin", opcin "Clases de Materiales".
2. Presionar botn "Agregar Clase" .
3. Digitar datos de la clase "Cdigo" y "Nombre" de la clase.
Cdigo: Este puede ser entre 0 y 99. Nombre: Nombre de identificacin de la clase.
4. Presionar botn "Agregar".
8.2 Eliminar Clase de Material
1. Ir al men "Administracin", opcin "Clases de Materiales".
2. Presionar botn "Eliminar" que acompaa a la clase de material.
Nota: Solo se podrn eliminar clases de materiales que han sido creadas por el usuario.
40 9. Clases de Actividades
9.1.- Agregar Clase de Actividad
1. Ir al men "Administracin", opcin "Clases de Actividades".
2. Presionar botn "Agregar Clase" .
3. Digitar datos de la clase "Cdigo" y "Nombre" de la clase de actividad.
Cdigo: Este puede ser entre 0 y 99. Nombre: Nombre de identificacin de la clase.
9.2.- Eliminar Clase de Actividad
1. Ir al men "Administracin", opcin "Clases de Actividades".
2. Presionar botn "Eliminar" que acompaa a la clase de actividades.
Nota: Solo se podrn eliminar clases de actividades que han sido creadas por el usuario.
41 10.- Unidades
10.1.- Agregar Unidad
1. Ir al men "Administracin", opcin "Unidades".
2. Presionar botn "Agregar Unidad" .
3. Agregar cdigo, nombre y tipo de medida de la unidad.
4. Presionar botn "Agregar".
10.2.- Eliminar Unidad
1. Ir al men "Administracin", opcin "Unidades".
2. Presionar botn "Eliminar" que acompaa a la unidad.
Nota: Solo se podrn eliminar unidades que han sido creadas por el usuario.